BOLETÍN OFICINA DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES
NÚMERO Octubre de 2015 ANÁLISIS INSTITUCIONAL (INSTITUTIONAL RESEARCH) El objetivo de este boletín es proporcionar información de interés a la comunidad universitaria en temas de análisis institucional, de manera de dar a conocer noticias, estudios y todo tipo de información generada producto del quehacer de la Oficina de Estudios Institucionales de la Universidad de La Serena.
¿Qué es el Análisis Institucional? El Análisis Institucional es la capacidad que alcanza la Institución para centralizar e integrar información crítica en los procesos de toma de decisiones, utilizando indicadores confiables, pertinentes y oportunos, favoreciendo una comprensión holística de la Corporación y la Eficacia Institucional.1 De esta manera, el quehacer de una Unidad de Análisis Institucional (UAI) se centra básicamente en la gestión de la información para el apoyo de la toma de decisiones, dada la alta complejidad en que las Universidades se insertan. Dadas sus características, las UAI se convierten en la fuente oficial de información de la Institución, funcionando como contraparte de organismos públicos y privados, facilitando los datos para rankings de nivel nacional e internacional y permitiendo el análisis comparativo entre Universidades similares. Entre las tareas de las UAI que son reconocidas como significativas o de impacto en la institución están: - El avance hacia un sistema de información para la gestión. - La facilitación/seguimiento de planes estratégicos. - La evaluación y rediseño de procesos internos - La conformación de una red de información, entre otras.
EN ESTE NÚMERO
Análisis Institucional en Chile
La aparición de las oficinas de análisis en las Universidades chilenas es relativamente reciente y el desarrollo de las mismas es muy variado, contando con distintos niveles de avance. De acuerdo al análisis realizado por el consultor experto de MINEDUC Ricardo Reich3, se pueden identificar 3 fases de crecimiento: Fase 1 – Instalación de la UAI, con jerarquía organizacional, compuesta por un director y su(s) colaborador(es), que están generando “datos” para la toma de decisiones. – Que la UAI se convierta en el canal oficial de información, tanto interno como externo. – Que la UAI entregue información integrada, oportuna y confiable. Fase 2 – Lograr que toda la información generada por la Unidad de análisis sea utilizada por quien deba tomar decisiones, desde el Rector, pasando por decanos, académicos, hasta los estudiantes. Es decir, todos los estamentos universitarios. Fase 3 – Promover la sinergia, el “benchmarking” entre las instituciones. – Lograr efectivamente transparencia de la información; debe existir comparabilidad (hasta la actualidad ha existido mucha desconfianza a mostrar “hacia fuera” de la institución). – Apoyar al aseguramiento de la calidad y la autoevaluación y retroalimentación permanente para una buena gestión académica y administrativa.
“When you can measure what you are speaking about, and express it in numbers, you know something about it; but when you cannot measure it, when you cannot express it in numbers, your knowledge is of a meagre and unsatisfactory kind; it may be the beginning of knowledge, but you have scarcely in your thoughts advanced to the state of Science” Lord Kelvin,1833 1 Pablo
Opazo – Experto en Análisis Institucional Silva, Consultor MINEDUC 3 Ricardo Reich – Consultor Experto MINEDUC 2 Moisés
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ULS forma parte de la II Reunión Plenaria de la Comisión Coordinadora del Proceso de Admisión de Alumnos 2016 Durante dos días, se efectuó el encuentro que contó con presentaciones de distintas universidades, el Sistema Único de Admisión del CRUCh y MINEDUC. Página 2
Oficina de Estudios Institucionales participa en Programa de Formación en Análisis Institucional Los encuentros fueron realizados en el Centro de Estudios Avanzados y Extensión de la P. Universidad Católica de Valparaíso, contando con la presencia de destacados expositores de Chile y el extranjero Página 3
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ULS FORMA PARTE DE LA SEGUNDA REUNIÓN PLENARIA DE LA COMISIÓN COORDINADORA DEL PROCESO DE ADMISIÓN DE ALUMNOS 2016
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Durante dos días, se efectuó el encuentro que contó con presentaciones de distintas Universidades, el Sistema Único de Admisión del CRUCh y MINEDUC. Con las exposiciones "Ingresos, Deserción y Retención Estudiantil de alumnos de primer año" y “Programa de Inclusión e Ingreso de Capacidades Diferentes al Sistema de Educación Superior”, la Universidad de La Serena participó en la II Reunión Plenaria de la Comisión Coordinadora del Proceso de Admisión de Alumnos 2016, siendo representada en la actividad por el jefe del Departamento de Admisión y Matrícula de la casa de estudios superiores, Eduardo Rojo, y por el encargado de la Oficina de Estudios Institucionales, Alejandro Boglio. La reunión se efectuó durante dos días en la Universidad Arturo Prat (UNAP) y contó con la participación de la presidenta de la comisión, María Leonor Varas. En la ocasión, se realizaron distintas exposiciones, correspondientes a universidades, al Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas (CRUCh) y al Programa PACE del Ministerio de Educación. Alejandro Boglio fue el encargado de la presentación de la ULS en la primera jornada. El encargado de la Oficina de Estudios Institucionales, dependiente de la Dirección de Estudios Institucionales y Planificación, abordó el trabajo de la Dirección, la experiencia institucional en materia de análisis de ingresos, deserción y retención estudiantil, finalizando con un sondeo del indicador de retención a nivel nacional. Boglio hizo énfasis en “la utilización de las redes universitarias para la identificación de buenas prácticas, la visión sistémica y global a la hora de analizar el indicador de deserción para evitar un enfoque sesgado y erróneo, la permanente evaluación del entorno mediante el análisis de bases de datos públicas“ y también en el factor gratuidad en la educación superior, “que en 2016 marcará un antes y un después en temas de análisis de ingreso y retención de estudiantes”. En tanto, Eduardo Rojo, quien expuso en la segunda jornada, detalló que la Ley N° 20.422, en su artículo N° 39, señala expresamente que las instituciones de Educación Superior “deben contar con mecanismos que faciliten el acceso de las personas con discapacidad, así como adoptar los materiales de estudio y medios de enseñanza para que dichas personas puedan cursar diferentes carreras”. En la oportunidad, “se produjo un interesante intercambio de opiniones de cómo se resuelven los problemas y cómo se enfrentan las dificultades, ya
que las Universidades, en general, no están preparadas para enfrentar este tipo de ingresos”, agregó. Además, “se destacó que la Universidad de La Serena tiene un Programa de Apoyo a la Discapacidad, dependiente de la Dirección General de Asuntos Estudiantiles, que entrega un apoyo integral atendiendo los aspectos académicos, de salud y social”, precisó el jefe de Admisión y Matrícula de la ULS. El programa contempló, además, las exposiciones "Equidad de acceso a la Educación Superior: Puntaje Ranking de Notas como mecanismo de inclusión en el sistema de admisión de Chile" (U. Católica de la Santísima Concepción), "Puntaje Ranking de Notas: Estudios de capacidad predictiva del rendimiento, realidad institucional" (U. del BíoBío), "Puntaje Ranking de Notas: Estudios de capacidad predictiva del rendimiento, realidad institucional" (U. de La Frontera), "Puntaje ranking de notas" (U. de Concepción), "Estudio de Validez Predictiva del Ranking de Notas" (Sistema Único de Admisión del CRUCH), "Programa PACE" (MINEDUC) y "Experiencia en el Sistema de Admisión de las ocho universidades privadas" (U. Alberto Hurtado). “La Estrategia sin táctica es el camino más lento hacia la victoria. La táctica sin estrategia es el ruido anterior a la derrota” The Execution Premium – Kaplan y Norton
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OFICINA DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES PARTICIPA EN PROGRAMA DE FORMACIÓN EN ANÁLISIS INSTITUCIONAL
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El programa de Formación fue realizado en el Centro de Estudios Avanzados y Extensión de la P. Universidad Católica de Valparaíso En una instancia inédita, la Oficina de Estudios Institucionales participó en una novedosa iniciativa denominada “Programa de Formación en Análisis Institucional” organizado por el Centro Interuniversitario de Desarrollo (CINDA) y Universia. La instancia realizada en tres módulos, contó con la presencia de destacados expositores de Chile y el extranjero, donde acudieron representantes de MINEDUC y de 29 universidades de todo el país, convirtiéndose en una valiosa oportunidad para compartir experiencias y conocer buenas prácticas en temas de análisis institucional. El primer módulo se enfocó en “Gestión Estratégica y Análisis Institucional” liderados por la directora ejecutiva de CINDA, María José Lemaitre, y por el académico y ex vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional de la U. de Chile, Carlos Cáceres y del experto en análisis institucional, Pablo Opazo. En él se expusieron principalmente el rol Análisis Institucional en temas como el Desarrollo de una Visión Corporativa y en la Gestión de la Estrategia Corporativa. El segundo módulo contó con la presencia de la Doctora Victoria Díaz, quien trabajó durante 10 años en la Universidad de Ottawa, Canadá, exponiendo su valiosa experiencia en materias de Inteligencia de negocios, análisis estratégicos y planificación estratégica en educación superior. Finalmente, el tercer módulo del programa de formación fue liderado por el experto en Análisis Institucional Ángel Calderón del RMIT de Australia quien presentó su experiencia y perspectivas sobre la educación superior, metodologías de trabajo en rankings Universitarios, además de compartir algunas estrategias y buenas prácticas en materias de calidad y competencia internacional. El programa se convirtió en una valiosa instancia de capacitación para el equipo de trabajo y se transformó en un interesante observatorio para evaluar el estado de avance de la Oficina de Estudios Institucionales respecto al resto de las Unidades de Análisis presentes en el país.
Links de interés Durante el tercer módulo del programa de formación liderado por el profesor Ángel Calderón, se realizó un interesante ejercicio que consistió en compartir entre los participantes los links de interés más utilizados como base de referencias para estudios de Análisis Institucional. A continuación se dan a conocer algunos resultados de este ejercicio grupal: Matrícula Base de datos de Matrícula – MINEDUC: http://www.mifuturo.cl/index.php/bases-de-datos/matriculados Informes de Matrícula – MINEDUC: http://www.mifuturo.cl/index.php/informes-sies/matriculados Base de datos – CNED: http://www.cned.cl/public/Secciones/SeccionIndicesPostulantes/I ndices_Sistema.aspx Retención / Deserción Base de datos de Deserción – MINEDUC: http://www.mifuturo.cl/index.php/bases-de-datos/mi-futuro Informes de Deserción – MINEDUC: http://www.mifuturo.cl/index.php/informes-sies/retencion-depregrado Indicadores – CNED: http://www.cned.cl/public/Secciones/SeccionIndicesPostulantes/i ndices_pregrado_Indicadores.aspx Rankings Nacionales 2014 Revista Qué Pasa:
http://papeldigital.info/qp/index.html?2014121202 América Economía: http://rankings.americaeconomia.com/mejores-universidades-chile-2014/
MORI – Barómetro de la Educación Superior: http://morichile.cl/wp-content/uploads/2015/05/INFORME-DEPRENSA-MAYO-27-2015-BES-.pdf
Rankings Internacionales QS Ranking Latinoamericano: http://www.topuniversities.com/latin-american-rankings ARWU Ranking: http://www.shanghairanking.com/es/ Webometrics: http://www.webometrics.info/es TIMES Higher Education Ranking: https://www.timeshighereducation.co.uk/world-universityrankings/2015/world-ranking/#/ SCIMAGO Institution Ranking: http://scimagoir.com/
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ANALISTAS INSTITUCIONALES CUENTAN CON MODERNO SISTEMA DE BUSINESS INTELLIGENCE Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.4
Datos, información y conocimiento Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente con las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.5 La inteligencia de negocios actúa como un factor estratégico para las instituciones, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc. Para estos efectos, la Oficina de Estudios Institucionales cuenta con la suite de Pentaho BI, la cual dispone de seis distintos programas informáticos que ayudan a la ejecución de la inteligencia de negocios en la Oficina.
Data Warehouse: colección de datos orientada a un determinado ámbito, integrado, no volátil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza Datamart: Subconjuntos de datos con el propósito de ayudar a que un área específica dentro del negocio pueda tomar mejores decisiones
4 Sinnexus 5
- BI Informática Estratégica Q&P - Gestión en Calidad & Procesos
DATOS
INFO ÚTIL
TOMA DE DECISIÓN
“Transformar los datos de la institución en información relevante para robustecer el proceso de toma de decisiones”
¿Cómo convertimos información útil?
datos
en
Cuando la Oficina de Estudios Institucionales recibe un requerimiento de un estudio, actualiza sus indicadores o genera sus productos, se comienza por recopilar los datos fuentes necesarios, los cuales provienen de fuentes externas como Mineduc, Demre, SIES, CNA, etc. Y fuentes internas como la PTDI del Centro de Informática y Computación, Dirección de Personal, Dirección de Investigación, DGAE y otros que proveen datos en distintos tipos de archivos, formatos o fuentes. A continuación, mediante un proceso llamado Extracción, Transformación y Carga (siglas en inglés ETL) se le asigna un formato y orden a los datos, quedando disponibles para ser utilizados en el Data Warehouse. Por último, se le da formato a la presentación de la información dependiendo del requerimiento, pudiendo entregarse en Excel, CSV de carga en plataforma Web, Fichas en formato PDF o Dashboards interactivos desde su navegador Web donde el usuario que consume el reporte puede generar filtros para obtener su propio análisis.
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ALGUNOS RESULTADOS Además de conocer los intereses y preferencias de los estudiantes, este estudio busca capturar datos que no se obtienen de las bases de datos disponibles en la Institución y MINEDUC
OFICINA DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES REALIZA COMPLETA CARACTERIZACIÓN DE NUEVOS ALUMNOS ULS CON INGRESO 2015
DOMINIO DE INGLÉS BÁSICO
21% MEDIO
19% AVANZADO
4%
36% 25% 13% 5% Adicionalmente, el 6% de los encuestados declaró no utilizar redes sociales
CIFRAS
5%
Proporción de alumnos que tiene hijos.
Por prestigio de la institución
PREFERENCIAS – REDES SOCIALES
Por tener la carrera que yo quería
56%
Razones por la escogí postular a la ULS Por ser la única estatal y pública de la región
NULO/VACÍO
21,2% 20,9%
18,7%
75%
Proporción de alumnos que declara tener computador propio.
MÁS INFORMACIÓN Si desea incoporar preguntas a la encuesta 2016, puede enviarnos sus consultas y /o sugerencias a estudiosinstitucionales@userena.cl
El manejo de idiomas y TICs, ascendencia indígena, participación en actividades extracurriculares y uso de redes sociales forman parte de los variados aspectos que se pueden conocer con este estudio. El análisis de caracterización de estudiantes de primer año es un estudio de carácter anual y que se realiza mediante una encuesta aplicada a una muestra confiable de las cohortes entrantes. El principal objetivo de la encuesta es conocer el entorno, las preferencias, intereses y razones que motivaron al estudiante a escoger la ULS como su Alma Mater. Los resultados de este estudio da cuenta de la diversidad de perfiles de estudiantes que ingresa anualmente a la Institución, considerando que la actual oferta académica cuenta con 40 programas de pregrado de las áreas OCDE de “Pedagogía”, “Salud y Servicios Sociales”, “Humanidades y Artes”, “Ingeniería, Industria y Construcción”, “Ciencias”, “Ciencias Sociales, Enseñanza Comercial y Derecho” y “Agricultura”. Otro de los beneficios de este estudio es que permite realizar un seguimiento acabado de los alumnos, cruzando los resultados académicos obtenidos durante el año con sus declaraciones en la encuesta, posibilitando una mayor profundidad en el análisis de indicadores de retención y aprobación de asignaturas.
¿Por qué medio conociste la campaña de admisión 2015 de la ULS? RADIO DIARIOS S/R TV NINGUNA VÍA PÚBLICA PÁGINA WEB
¿Con tu colegio visitaste la expo ULS? 5,85%
1,22% 3,14% 3,58% 3,75% 11,08%
49,79 %
44,36 % 22,69%
54,54%
SI
NO
S/R
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ULS EN CIFRAS - PREGRADO EVOLUCIÓN MATRÍCULA TOTAL PREGRADO 8000
7507
7326
7143
6887
6997
7000 6000 5000 4000
4,9 AÑOS
PROMEDIO DE AÑOS ACREDITACIÓN POR CARRERA
3000 2000 1000
2011
2012
2013
2014
2015
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BOLETÍN N°1 7
OFICINA DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES Dependiente de la Dirección de Estudios Institucionales y Planificación, la Oficina de Estudios Institucionales apoya efectivamente la toma de decisiones de las autoridades y cuerpos colegiados de la Universidad de La Serena a través de la centralización y gestión de la información institucional derivada de las distintas áreas del quehacer universitario, convirtiéndose en la fuente oficial de información en el ámbito interno y externo. Información oficial - Apoyo en la toma de decisiones
OFICINA DE ESTUDIOS INSTITUCIONALES Dirección de Estudios Institucionales y Planificación Universidad de La Serena Avenida Raúl Bitrán 1305, La Serena, Chile (56)(51)2204353 estudiosinstitucionales@userena.cl http://estudiosinst.userena.cl/