ABSCHLUSSARBEIT FINAL PAPER

Mentee: MERLIN TRAMPERT

Mentor: Hermann Rauter

Thema / Topic

DIGITALISIERUNG IN DER IMMOBILIENBRANCHE

DIGITALIZATION IN THE REAL ESTATE INDUSTRY

Die re.comm liefert als visionäres und exklusives Forum seit 2012 alljährlich Denkanstöße und Impulse für Top-Player der Immobilienwirtschaft. Sie ist eine Plattform für Visionen und neue Perspektiven und bietet Gelegenheiten für Fachleute, sich über die neuesten Trends und Entwicklungen, auch im Bereich der digitalen Transformation, auszutauschen und zu vernetzen. Die dort erhaltenen Anregungen können somit dazu beitragen, das jeweils eigene Unternehmen zu stärken und zukunftssicher zu gestalten.

Insbesondere zwei Vorträge haben mich inspiriert und mir somit neue Perspektiven eröffnet:

● Maximilian Bröger hat in seinem Vortrag neben den Wesensmerkmalen unterschiedlicher Generationen und jeweils notwendigen Führungsstilen, vor allem über die Wichtigkeit von Digitalisierung gesprochen.

● Frederik G. Pferdt hat als ehemaliger „Chief Evangelist“ bei Google vor allem über Mindset und Visionen gesprochen.

Digitalisierung

Nicht nur in der Immobilienbranche ist die Digitalisierung von zunehmender Bedeutung, da sie bisher analoge / manuelle Geschäftsprozesse „digitalisiert“, also IT-unterstützt bis automatisiert ablaufen lassen kann. Die damit verbundene Beschleunigung und Fehlerreduktion verringert den Ressourcenbedarf und stärkt damit Effizienz und Produktivität, also unsere nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Aber nur, wenn zuvor die Geschäftsprozesse, die in der Folge dann „automatisiert“ ablaufen sollen, auch entsprechend analysiert und optimiert werden. Eine bloße „Asphaltierung von Feldwegen“ sollte jedenfalls vermieden werden.

Landschaft von Einzellösungen vs. Integriertes Gesamt-System

Derzeit gibt es in vielen Unternehmen ein gewachsenes Nebeneinander zahlreicher IT-Einzellösungen ohne eine kongruente IT-Zielarchitektur. Dies verursacht eine Reihe von Problemen. Daten manuell zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen bedeutet z.B. eine gewisse „menschliche“ Fehler- rate, kostet Zeit und Ressourcen und führt in der Folge zu fehlerhaften Entscheidungsgrundlagen mit der Gefahr von Fehlentscheidungen. Eine Vielzahl von IT-Einzellösungen sind in der Regel auch teurer als ein integriertes IT-System, welches auf einer Geschäftsprozess-optimierten IT-Zielarchitektur basiert.

Fällt die Entscheidung zu einem integrierten IT-System im Rahmen einer umfassenden Digitalisierung, sollte der Übergang zu diesem eher ein sukzessiver als ein „Big Bang“ sein. Teilimplementierungen mit temporären „Parallel-Teilsystemen“ um ganze Systemausfälle zu vermeiden, sind zwar etwas arbeitsintensiver, dafür aber deutlich risikoärmer.

Wie Frederik G. Pferdt in seinem Vortrag ausführte, steht es jedem frei, das berühmte Glas eher halb voll als halb leer zu sehen. So auch hier bei der Digitalisierung: wollen wir vornehmlich die Schwierigkeiten & Probleme am Weg zur Digitalisierung sehen oder wollen wir diese vor allem als Chance erkennen und nutzen? Die zu öffnende Tür ist also wie immer eine unternehmerische Entscheidung. Überwiegen die Schwierigkeiten & Risiken oder die sich daraus ergebenden Chancen?

Notwendiges Change Management

Wenn wir uns für Digitalisierung im beschriebenen Sinne entscheiden, heißt das natürlich auch Veränderung, was bekanntlich nicht von jedem Mitarbeiter und jeder Führungskraft gleichermaßen angenommen wird. Die Optimierung von Geschäftsprozessen, die Entwicklung einer darauf aufbauenden IT-Zielarchitektur und die schrittweise Umsetzung in deren Richtung bedeutet immer auch Veränderung. Diese stellen immer Veränderungen dar, welche durch ein begleitendes & unterstützendes Change Management „gefühlt“ abgemildert werden können.

Manche Menschen, Mitarbeiter und auch Führungskräfte, „fühlen sich unwohl“ bei Veränderungen durch neue IT-Tools oder gar neue Technologien. Es geht immer um Akzeptanz, weniger um vordergründige, vielmehr um verborgene, nicht offen kommunizierte Akzeptanzschwierigkeiten. Verhalten und Einstellungen zu „verändern“ ist ungleich schwieriger als Methoden & Organisation. Daher ist ein kluges und erfahrenes Veränderungs-Management umso wichtiger.

Trotz aller - scheinbar klarer - Vorteile wird es in jedem Unternehmen immer Kolleg:innen geben , die vor allem oder die Probleme, Schwierigkeiten und Nachteile sehen. Diese „Ja, aber“-Sager müssen dennoch auch abgeholt werden. Umso wichtiger ist es Vertrauen zu erzeugen. Herr Pferdt hat in seinem Vortrag berichtet, wie Google TGIF („Thank Google It’s Friday!“) eingeführt hat. Dabei haben sich Führungskräfte jeden Freitag online mit Mitarbeitern getroffen, um gemeinsam Fragen und Ideen zu besprechen. Dadurch wird Vertrauen durch Transparenz gefördert. Aus einem „Ja, aber“ kann also ein „Ja, und (Vorteile)“ werden. Diese Vorteile, also wie neue Tools & Technologien den persönlichen Arbeitsalltag verbessern und erleichtern können, herauszuarbeiten und damit zu verdeutlichen, geben Zuversicht und erhöhen das Vertrauen in die Maßnahmen, was wiederum deren Akzeptanz deutlich erhöht. Daher ist es auch wichtig, von vorneherein und fortlaufend das Feedback der Mitarbeiter zu Arbeitsprozessen, Tools und Systemen nicht nur einmalig einzuholen, sondern tatsächlich auch ernst zu nehmen und kontinuierlich zu verwerten. Kontinuierliche Feedback-Schleifen und deren Verwertung erlauben kontinuierliche Anpassung und Verbesserung.

Sie bedeuten wahrnehmbare Partizipation des Einzelnen und damit wachsendes Vertrauen in das Management bei der Adaption neuer digitaler Tools und Technologien. Da neue IT-Lösungen meist von Developern der „Generation Z & Y“ entwickelt werden, ist es wichtig, bei der Einführung neuer digitaler Tools die Bedenken und Ängste von älteren Generationen, wie „Baby Boomer“ und „Generation X“, zu berücksichtigen. Daher kann es auch hilfreich sein, Testgruppen zu bilden, die aus Mitarbeitern verschiedener Generationen und Fähigkeiten bestehen, um Feedback und Vorschläge für Verbesserungen zu erhalten. So kann eine kollaborative und inklusive Herangehensweise gefördert werden, die dazu beiträgt, dass alle Generationen bei der Einführung neuer digitaler Tools abgeholt werden.

Außerdem ist wie immer eine klare Kommunikationsstrategie und deren Umsetzung ist auch beim Thema Digitalisierung hilfreich bis notwendig.

Conclusio

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Digitalisierung auch in der Immobilienbranche ein wichtiger Faktor für die Stärkung der relativen Wettbewerbsfähigkeit und damit der Zukunftssicherheit der Branche ist.

Optimierung der Geschäftsprozesse als Basis für die Entwicklung einer integrierten IT-Zielarchitektur und deren schrittweisen Umsetzung hin zu einer umfassenden und zielführenden Digitalisierung, eröffnen zahlreiche Verbesserungspotentiale hinsichtlich Beschleunigung, Effizienz- und Produktivitätssteigerung, die allesamt zur Stärkung der relativen Wettbewerbsposition beitragen.

Allerdings ist das immer auch mit Veränderung verbunden, was nicht jeder nur als Chance wahrnimmt. Daher ist ein kluges & erfahrenes Change-Management und eine klare und partizipative Kommunikation nicht nur förderlich, sondern unabdingbar. Mindsets, Wertekanons unterschiedlicher Generation gilt es zu berücksichtigen.

Am Ende liegt es an uns, wie wir die Digitalisierung betrachten, als halbvolles oder halbleeres Glas!

ENGLISCH

As a visionary and exclusive forum, re.comm has been providing thought-provoking impulses for top players in the real estate industry every year since 2012. It is a platform for visions and new perspectives and offers opportunities for professionals to exchange and network on the latest trends and developments, including in the field of digital transformation. The suggestions received there can thus contribute to strengthening and future-proofing one's own company in each case.

Two lectures in particular inspired me and thus opened up new perspectives:

● Maximilian Bröger spoke in his lecture about the characteristics of different generations and the leadership styles required in each case, and above all about the importance of digitalisation.

● Frederik G. Pferdt, the former "Chief Evangelist" at Google, spoke primarily about mindset and vision.

Digitalisation

Digitalisation is of increasing importance not only in the real estate industry, as it can "digitalise" previously analogue / manual business processes, i.e. make them IT-supported to automated. The associated acceleration and error reduction reduces the need for resources and thus strengthens efficiency and productivity, i.e. our sustainable competitiveness. But only if the business processes that are subsequently to be "automated" are analysed and optimised accordingly. A mere "asphalting of field paths" should be avoided in any case.

Landscape of individual solutions vs. integrated overall system

Currently, in many companies there is an evolved coexistence of numerous individual IT solutions without a congruent IT target architecture. This causes a number of problems. Transferring data manually between different systems, for example, means a certain "human" error rate, costs time and resources and subsequently leads to faulty decision-making bases with the risk of wrong decisions. A multitude of individual IT solutions are usually more expensive than an integrated IT system based on a business process-optimised IT target architecture.

If the decision is made in favour of an integrated IT system in the context of a comprehensive digitalisation, the transition to it should be a gradual rather than a "big bang". Partial implementations with temporary "parallel subsystems" to avoid entire system failures are somewhat more labour-intensive, but considerably less risky.

As Frederik G. Pferdt explained in his presentation, everyone is free to see the famous glass half full rather than half empty. This is also the case here with digitalisation: do we primarily want to see the difficulties & problems on the path to digitalisation or do we primarily want to recognise and use it as an opportunity? The door to be opened is therefore, as always, an entrepreneurial decision. Do the difficulties and risks outweigh the opportunities?

Necessary change management

If we decide in favour of digitalisation in the sense described, this naturally also means change, which, as we know, is not accepted equally by every employee and every manager. The optimisation of business processes, the development of an IT target architecture based on them and the step-by-step implementation in their direction always also means change. These always represent changes that can be "felt" to be mitigated by accompanying & supporting change management. Some people, employees and also managers, "feel uncomfortable" with changes through new IT tools or even new technologies. It is always about acceptance, less about superficial, more about hidden, not openly communicated acceptance difficulties. Changing behaviour and attitudes is much more difficult than changing methods and organisation. Therefore, smart and experienced change management is all the more important.

Despite all the - seemingly clear - advantages, there will always be colleagues in every company who see the problems, difficulties and disadvantages above all else. These "yes, but" sayers must nevertheless also be acknowledged. This makes it all the more important to create trust. In his presentation, Mr. Pferdt reported on how Google introduced TGIF ("Thank Google It's Friday!"). Here, managers met online with employees every Friday to discuss questions and ideas together. This fosters trust through transparency. So a "yes, but" can become a "yes, and (benefits)". Working out these advantages, i.e. how new tools & technologies can improve and facilitate personal everyday work, and thus making them clear, gives confidence and increases trust in the measures, which in turn significantly increases their acceptance. Therefore, it is also important to not only collect feedback from employees on work processes, tools and systems once from the outset and on an ongoing basis, but to actually take it seriously and utilise it continuously. Continuous feedback loops and their utilisation allow for continuous adaptation and improvement.

They mean perceptible participation of the individual and thus growing trust in the management in the adaptation of new digital tools and technologies. As new IT solutions are mostly developed by "Generation Z & Y" developers, it is important to take into account the concerns and fears of older generations, such as "Baby Boomers" and "Generation X", when introducing new digital tools.

Therefore, it can also be helpful to form test groups consisting of employees of different generations and abilities to get feedback and suggestions for improvements. This can encourage a collaborative and inclusive approach that helps to ensure that all generations are acknowledged when introducing new digital tools. In addition, as always, a clear communication strategy and its implementation is helpful or even necessary when it comes to digitalisation.

Conclusion

In summary, it can be said that digitalisation is also an important factor in the real estate industry for strengthening the relative competitiveness and thus the future security of the industry.

Optimisation of business processes as the basis for the development of an integrated IT target architecture and its step-by-step implementation towards a comprehensive and target-oriented digitalisation, open up numerous potentials for improvement in terms of acceleration, efficiency and productivity increase, all of which contribute to strengthening the relative competitive position.

However, this is always associated with change, which not everyone only perceives as an opportunity. Therefore, smart & experienced change management and clear and participative communication is not only beneficial, but indispensable. Mindsets and value canons of different generations have to be taken into account. In the end, it is up to us how we view digitalisation, as a glass half full or half empty!