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9/30/2013

Creando una Cultura Nueva de Trabajo Administración de Proyectos Angel (Pepe) Suárez - Peoples’ Advantage

Objetivos Pensando en una Cultura de Trabajo de Proyectos: 1. Crear un lenguaje común: a) Validar la Definición de Cultura Organizacional b) Validar las Definiciones de Proyecto y Administración de Proyectos 2. Proceso a) Identificar los Pasos para Crear la Cultura Nueva (proceso) b) Identificar los Ingrediente Críticos para el Éxito c) Identificar las barreras para el éxito

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Existe una Cultura de Proyectos

Cuando los empleados de la organizaciĂłn: 1. Respetan cada hora invertida en el proyecto,

2. Entienden y miden los gastos incurridos versus el presupuesto del proyecto 3. Defienden la calidad del proyecto contra la velocidad y el cumplimiento de las tareas 4. Trabajan y completan el proyecto aunque los patrocinadores y/o el dueĂąo del proyecto se alejen.

5. El Recurso humano se siente satisfecho y orgulloso de los resultados alcanzados.

Lenguaje ComĂşn

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Cultura Organizacional Es el conjunto de: comportamientos, normas, hábitos, valores, creencias, símbolos y lenguaje; aceptados y ejecutados consistentemente por los miembros de una organización.

Cambiar comportamientos es mucho más complejo que simplemente adquirir un conocimiento.

Cultura Organizacional Estándares Servicio

Gente Recurso Humano

Procesos Medulares

Facilidades

Imagen

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Cortesía

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Eficiencia

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Seguridad

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Modelo de Cultura de Servicio de Disney World

3

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Proyecto • “A temporary endeavor undertaken to create a unique product or service” – Is temporary in that it has a defined beginning and end in time, and therefore defined scope and resources.

– Is unique in that it is not a routine operation, but a specific set of operations designed to accomplish a singular goal.

PMI’s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

Gerencia de Proyectos – Is the application of knowledge, skills and techniques to execute projects effectively and efficiently.

– It’s a strategic competency for organizations, enabling them to tie project results to business goals — and thus, better compete in their markets.

PMI’s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

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Ingredientes de Éxito para Cambiar una Cultura

Gerencias de Proyectos El beneficio debe ser claro, medible y requiere seguimiento constante.

Debe ser importante y prioritario para la organización y los directores.

Es necesario un Dueño del Proyecto con autoridad involucrado durante el proceso de implantación.

La situación organizacional actual debe ser real

Base deConocimiento

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Ingredientes Críticos para el Éxito 1.

Apoyo y Compromiso Gerencial.

2.

Gente Competente

3.

Dueño del Proceso poderoso durante la implementacion

4.

Sistemas Socio-Técnicos Alineados

5.

Estrategia, Misión, Visión y Objetivos de Negocio Claros.

6.

Metodología de trabajo definida, conocida, entendida y aplicada.

1.

2.

Etapas del Proyecto Herramientas de trabajo: (Charter, Plan de Trabajo, Calendario de Trabajo, Presupuesto, Milestones, Definición de Calidad, Voz del Cliente

Ingredientes Críticos para el Éxito 6.

Entender la importancia de la definición y de la planificación del proyecto antes de comenzar a implantar y ejecutar.

7.

Dedicarle tiempo al proyecto: encontrarlo.

8.

Comunicación efectiva entre Gerencia (Toma de Decisiones) y los Gerentes de Proyectos

9.

Trabajar en Equipo.

10. Accountability a través de reuniones, ejercicios semanales y presentaciones mensuales.

6

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Barreras para el Éxito 1.

2.

3.

4.

Ausencia de compromiso gerencial Ausencia de talento – Gente Competente La trampa del día a día de trabajo Confusión entre el Plan de Trabajo del Proyecto y el Calendario de Trabajo 5. Ausencia de prioridades organizacionales 6. Vivir en la zona cómoda.

7. La arrogancia del éxito y/o dominio del mercado

Proceso para Crear la Cultura de Proyectos

7

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Proceso 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Defina una Metodología de Trabajo Haga un Diagnostico (Qué tiene vs Qué Necesita) Tome la decisión Defina la Nueva Cultura de Proyectos Cree un Equipo de Cambio de Cultura Defina una Estrategia de Comunicación Cree e Implemente los Sistemas Socio Técnicos Cree y/o Valide su Modelo de Competencias Capacite a la Organización

1. Metodología de Trabajo Reglas Básicas 1.

Hay diferentes tipos de Proyectos: a) b) c)

2.

3.

4.

5.

Todos los empleados trabajan en al menos un proyecto.

Hay ejercicios de trabajo semanales y presentaciones mensuales.

Se divide el tiempo de trabajo de los empleados.

Herramientas de trabajo definidas: a) b) c)

6.

7.

10 Proyectos Estratégicos.

5 Proyectos departamentales 2 ó 3 proyectos individuales

Charter, Presupuestos, Plan de Trabajo, Plan de Acción, Milestones, Critical Path, Definición de Calidad, 6S Calendarios Instituacionales

Apertura a trabajar diferente Equipos Multifuncionales – Misiones Claras

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1. Metodología de Trabajo Tiempo de los Empleados

1. ¿Qué podemos pensar?

25% Tareas Diarias

25% Proyectos

2. ¿Qué podemos hacer?

25% Imprevistos

3. ¿Quién toma la decisión?

2. Diagnóstico 1.

Gente: a) b)

¿Cuántos empleados hay en la organización? ¿Cuántos empleados conocen las herramientas básicas de ADP? a) b)

c)

¿Cuántos empleados utilizan las herramientas básicas de ADP? a) b)

2.

¿Cuánto tiempo llevan en la organización? ¿Cuáles son sus competencias tecnológicas? ¿Cuánto tiempo llevan en la organización? ¿Cuáles son sus competencias tecnológicas?

Proyectos: a) b) c)

¿Cuántos proyectos tiene la organización? ¿En cuántos proyectos se utiliza una metodología de ADP? ¿Resultados? ¿En cuántos proyectos no se utiliza una metodología de ADP? ¿Resultados?

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2. Diagnóstico 4. ¿Cuál es la cultura organizacional?

5. ¿Cómo son los hábitos de trabajo? a) b) c) d) e)

Puntualidad Analizar problemas Tomar de decisiones Comunicar Pedir cuentas

6. ¿Cuál es el idioma organizacional?

7. ¿Cuál es el lenguaje organizacional?

8. ¿Cuáles son los símbolos organizacionales?

1.

2.

3.

Formales Informales No hay

2. Diagnóstico 9. ¿Cuáles dimensiones de trabajo están presente en la cultura organizacional? a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Integración: [mucho, poco, nunca] Alcance: [mucho, poco, nunca] Tiempo: [mucho, poco, nunca] Costos: [mucho, poco, nunca] Calidad: [mucho, poco, nunca] Recursos Humanos: [mucho, poco, nunca] Comunicación: [mucho, poco, nunca] Riesgos: [mucho, poco, nunca] Cumplimiento: [mucho, poco, nunca]

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2. Diagnóstico 10. FDOA: a) b) c) d)

¿Cuáles son las fortalezas organizacionales? ¿Cuáles son las debilidades organizacionales? ¿Cuáles oportunidades tiene la organización? ¿Cuáles amenazas tiene la organización?

3. Tomar la Decisión A. Comenzar a trabajar en el cambio de cultura.

A. Programa piloto B. Toda la organización C. Voluntario

B. No hacer nada – Mantener la cultura actual

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4. Nueva Cultura Organizacional Estándares Servicio

Gente Recurso Humano

Procesos Medulares

Facilidades

Imagen

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Cortesía

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Eficiencia

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Seguridad

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Modelo de Cultura de Servicio de Disney World

4. Nueva Cultura Organizacional

Comenzar a Hacer 1……………………………………..

2……………………………………..

3…………………………………….

4…………………………………….

Dejar de Hacer 1……………………………………..

2……………………………………..

3…………………………………….

4…………………………………….

Hacer Más 1……………………………………..

2……………………………………..

3…………………………………….

4…………………………………….

Hacer Menos 1……………………………………..

2……………………………………..

3…………………………………….

4…………………………………….

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5. Cree el Equipo de Cambio 1.

¿Quién es el campeón principal del proyecto?

2.

¿Quiénes son los 3 principales patrocinadores del proyecto? [Finanzas, Operaciones, Recursos Humanos] = Equipo Guía

3.

¿Quiénes integran el equipo de comunicación?

4.

¿Quiénes integran el equipo de diseño?

5.

¿Quiénes integran el equipo de agentes de cambio y manejo de transición?

[Coaches]

6.

¿Cuánto tiempo le dedicarán semanalmente al proyecto? ¿Cuánto tiempo hay para crear la base de la nueva cultura de trabajo?

7.

¿Cómo es la cadena de mando para tomar decisiones?

6. Integración y Comunicación Equipo

Objetivos

Frecuencia

Duración

Gerente General y Directores

   

Estatus de métricas críticas Estatus de proyectos estratégicos Milestones próximos 3 meses proyectos tácticos Retos próximos 3 meses

Directores y Gerentes

   

Estatus de métricas criticas Estatus de proyectos estratégicos Milestones próximo mes proyectos tácticos Retos próximo mes

Mensual

3h

Gerentes y Supervisores

    

Estatus de métricas Estatus de proyectos estratégicos Estatus de proyectos tácticos Milestones próximo mes proyectos tácticos Retos próximo mes

Semanal

1.5h

Mensual

4h

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6. Integración y Comunicación

Calendario Q1 Ene

Feb

Q2 Mar

Abr

May

Q3 Jun

Jul

Ago

Q4 Sep

Oct

Nov

Dic

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

7. Sistemas Socio -Técnicos 1. Nuevo Modelo de Competencias 2. Sistema de Reclutamiento 3. Sistema de Desempeño 4. Sistema de Desarrollo Profesional 5. Sistema de Compensación 6. Sistema de Reconocimientos

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8. Modelo de Competencia Plan Estratégico Proceso Gerencial

Planificar

Organizar

Definición

Etapas Proyecto Etapas Equipos

Promesa de Servicio

Misión

Formación

Planificación

Negación

Transición

Etapa final

Comunicar

Dirigir

Controlar

Implantación

Conclusión

Tormentosa Normalización Realización

Etapas del Cambio

Proceso Gerencial

Coordinar

Visión

Resistencia

Exploración

Etapa neutral

Aprendizaje

Compromiso

Etapa inicial

Analizar problemas Tomar decisiones Pedir cuentas

8. Modelo de Competencias Competencias Conocimientos Manejar Proyectos

Comportamientos

Charter, Plan Trabajo, Calendario, Presupuesto

PM Proceso Gerencial

Herramientas

Planificar Comunicar

Destrezas Actitudes Escuchar Analizar

Apertura Disposicion

Plan Comunicación 7 Solución Problemas

Solucionar Problemas

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5. Integraci贸n y Comunicaci贸n

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5. Integración y Comunicación

Cree el Equipo de Cambio • •

• • •

¿Quién es el campeón principal del proyecto? ¿Quiénes son los 3 principales patrocinadores del proyecto?

[Finanzas, Operaciones, Recursos Humanos] ¿Quiénes integran el equipo de diseño? ¿Quiénes integran el equipo de agentes de cambio y manejo de transición? [Coaches] ¿Cuánto tiempo le dedicarán semanalmente al proyecto? ¿Cuánto tiempo hay para crear la base de la nueva cultura de trabajo?

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Cree el Equipo de Cambio • •

• • •

¿Quién es el campeón principal del proyecto? ¿Quiénes son los 3 principales patrocinadores del proyecto?

[Finanzas, Operaciones, Recursos Humanos] ¿Quiénes integran el equipo de diseño? ¿Quiénes integran el equipo de agentes de cambio y manejo de transición? [Coaches] ¿Cuánto tiempo le dedicarán semanalmente al proyecto? ¿Cuánto tiempo hay para crear la base de la nueva cultura de trabajo?

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