EVENTO N°3
Elaboración de caracterizaciones, teniendo en cuenta la metodología PHVA.
Carolina cristiano Diana enciso Yulieth forero Ligia segura Santiago vega
Propósito.
Por medio de este evento, y a través de actividades conjuntas, las personas interesadas, aprenderán como elaborar correctamente caracterizaciones de los distintos procesos1 que se encuentran en la organización, teniendo en cuenta la metodología PHVA, brindando información clara y precisa de cada uno de elementos que la componen.
MATERIAL DE APOYO Para este nuevo evento se van a brindar tres materiales de apoyo:
Primer material de apoyo Cartilla “construya su caracterización”, para la conceptualización y elaboración de caracterizaciones. Esta cartilla va a cumplir las siguientes funciones: Contextualizar al grupo objetivo sobre la temática a tratar. Servir como guía para el correcto diligenciamiento de la matriz establecida.
SEGUNDO MATERIAL DE APOYO TABLERO MAGNÉTICO El tablero magnético cumplirá la siguiente función:
1
Para ello, recordar evento nº 1 (mapa de procesos), en donde se establece el mapa y sus respectivos procesos.
Servir como soporte para diligenciar la matriz establecida
TERCER MATERIAL DE APOYO
FICHAS MAGNÉTICAS Las cuales servirán como soporte de escritura (títulos), facilitando el desplazamiento de las mismas, si es requerido. TIRAS MAGNETICAS Las cuales servirán para estructurar la matriz establecida para el presente evento.
PARTICIPANTES Se recomienda la asistencia de altos directivos, accionistas, jefes de departamentos y personal involucrado. NOTA: Este evento se va a realizar por procesos establecidos en el EVENTO N°1
DURACION DEL EVENTO El tiempo de duración es de 1 día (8 horas)
ACTIVIDAD PARA la elaboración y diligenciamiento de la matriz (caracterización) Para que esta actividad sea exitosa se deben seguir los siguientes parámetros:
1. Convocar al personal. 2. Suministrar a los participantes los materiales de apoyo (Tablero magnético fichas y tiras magnéticas).
3. Brindar a los asistentes del evento la cartilla denominada “construya su caracterización” para el correcto diligenciamiento de la matriz expuesta. NOTA: Para la realización de este evento es necesario tener presente los anteriormente desarrollados, puesto que la síntesis de la información contribuirá al diligenciamiento del presente acto; Evento n°1 (MAPA DE PROCESOS) Evento n° 2 (DILIGENCIAMIENTO DE LAS MATRICES (PeligrosRiesgos, Aspectos- Impactos)).
4. Generar un espacio para que los participantes del evento lean y analicen el primer material de apoyo (Cartilla). 5. Dar lugar a los participantes para que construyan e inicien el diligenciamiento de la matriz, en el segundo material de apoyo (Tablero) estableciendo entre ellos un representante que plasme las ideas del grupo en el tablero teniendo en cuenta conocimientos propios y los adquiridos con ayuda de la cartilla. 6. Analizar y verificar si la información de la matriz es entendida y aprobada por los asistentes, dando lugar a una discusión grupal. 7. Tomar nota de la información que resulte después de haber llenado la matriz en el tablero, para tener constancia y dejarla plasmada en documentos. 8. Se procede a dar fin al evento.
Construya su caracterizaci贸n
ienvenidos a la explicación paso a paso sobre como elaborar caracterizaciones de procesos para la organización, antes de iniciar se preguntaran ¿que es una Caracterización? ¿En que consiste? Bien, al caracterizar los procesos 2 de una organización, tanto el personal que participa en la realización de las actividades, como el líder, los clientes, proveedores, adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Esto favorece de manera decisiva la calidad de los productos y servicios. Una caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Para ello se debe tener en cuenta el ciclo PHVA.
¿Qué es el ciclo PHVA? Es el ciclo de Deming3, describe las actividades relacionadas con el Planear, Hacer, Verificar y Actuar, estas se constituyen en el ciclo de mejoramiento continuo.
MATRIZ DE CARACTERIZACION La matriz es una herramienta que se utiliza para identificar todos los elementos que hay en la organización y sus actividades, a continuación se muestra el formato para posterior análisis ;
Nota: Recuerde que una vez que se analice cada paso se debe plasmar el conocimiento adquirido en el tablero.
2 3
Para recordar cuales son los procesos que hay en la organización, ver el anexo 1 (evento nº 1) Estadístico estadounidense, consultor y difusor del concepto de calidad total.
PASO A PASO SOBRE COMO ELABORAR UNA CARACTERIZACION A partir de ahora se procederá a realizar la explicación detalladamente, a modo de ejemplo se dará a conocer la caracterización de un proceso (Gestión del talento humano), para que la información brindada sea de fácil asimilación y aceptación, es recomendable tener papel y lápiz a la mano, para ir tomando nota y así en el momento de la socialización sea mucho mas fácil llenar la matriz.
Paso #1: En la primera casilla (NOMBRE DEL PROCESO se determina el proceso a caracterizar según MAPA DE PROCESOS (Evento n°1) ver anexo Nº 1. Ejemplo:
Comentario [U1]: Es el nombre del proceso el cual se va a caracterizar
PASO # 2
En la segunda casilla (OBJETIVO DEL PROCESO Describir el prop贸sito por el cual se est谩 desarrollando este proceso para esto el personal debe dar sus puntos de vista e ideas y el director del evento debe tomar las ideas principales para formar el objetivo y poder colocarlo en el tablero.
Nota: Recuerde que el objetivo se redacta en verbo infinitivo
Comentario [U2]: el objetivo debe ser construido con tanta claridad, que permita al lector conocer a primera vista el proceso
Paso #3
En la tercera casilla DUEﾃ前 DEL PROCESO escriba quien es el lﾃｭder o persona de mando del proceso a caracterizar, para ello el personal debe tener claro quiﾃｩn es el jefe de cada ﾃ｡rea para identificar el jefe de cada proceso Ejemplo:
Paso # 4
En la cuarta casilla ALCANCE DEL PROCESO escriba desde donde empieza el proceso a caracterizar y hasta donde termina; se debe tener claro las actividades que se realizan en cada proceso para poder identificar cual es la primera actividad y cual es la Ăşltima. Ejemplo:
Paso # 5
En la quinta casilla REQUISITOS se identifican los requisitos que debe cumplir la empresa, en cuanto al cliente, referencias legales y normativas aplicables.
Nota: Este paso es para el Gerente General ya que ĂŠl es el que maneja todo los procedimientos legales y normativos en la empresa
Paso # 6
En la sexta casilla Proveedores se identifica el proceso o actividad, entidades internas o externas, que entrega algĂşn insumo que necesite el proceso.
Ejemplo:
PASO # 7
En la sĂŠptima casilla ENTRADAS se debe identificar cuĂĄles son las actividades que se realizan en el proceso que puede tener un resultado; para ello se debe tener en cuenta los eventos anteriores.
Ejemplo:
PASO # 8
En la octava casilla PHVA es un ciclo que se le debe realizar a cada proceso con el fin de identificar si es una actividad del Planear, Hacer, Verificar, Actuar
Ejemplo:
Comentario [U3]: El PHVA es un control de procesos donde está compuesto por cuatro bases del control que son: PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR Comentario [U4]: PLANEAR (P) : Consiste en: Establecer metas para los indicadores de resultado y establecer la manera (el camino, el método) para alcanzar las metas propuestas. Comentario [U5]: HACER (H) : Implementar procesos para alcanzar los objetivos Comentario [U6]: VERIFICAR (V): Realizar seguimiento y medir los procesos y productos en relación con las políticas, los objetivos y los requisito, reportando los resultados alcanzados Comentario [U7]: ACTUAR (A): realizar acciones para promover la mejora del desempeño de los procesos
Nota: Los participantes del evento deben identificar las actividades de cada etapa del PHVA
PASO # 9 En la novena casilla ACTIVIDADES los participantes del evento debe identificar las actividades que se realizan dentro de ese proceso, se debe tener en cuenta a que actividad conlleva la entrada identificada. Ejemplo:
PASO # 10
En la d茅cima casilla SALIDAS los participantes del evento deben identificar el resultado de la ejecuci贸n de la actividad del proceso, por ello se debe saber en que termina la realizaci贸n de esa actividad. Ejemplo:
PASO # 11
En la onceava casilla CLIENTES los participantes del evento deben identificar quien recibe la salida de la actividad identificada. Ejemplo:
Comentario [P8]: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aquĂ se indican nombres de empresas, clientes individuales si es del caso y nombres de las ĂĄreas o procesos internos.
PASO # 12
En la doceava casilla RECURSOS los participantes del evento deben identificar todo lo que se necesita para llevar acabo las actividades propuestas.
Ejemplo:
Paso #13
En la treceava casilla RESPONSABLE los participantes del evento deben identificar quien es el que lleva a cabo la actividad.
Ejemplo;
PASO # 14
En la catorceava casilla ASPECTOS para tener una mayor visi贸n y comprensi贸n, los participantes deben recodar el Evento N潞 2; aspectos e impactos peligros y riesgos (ver anexo 2).
Ejemplo:
Comentario [U9]: actividades que interact煤an con el medio ambiente
PASO # 15
En la quinceava casilla IMPACTOS para tener una mayor visi贸n y comprensi贸n, los participantes deben recodar el Evento N潞 2; aspectos e impactos peligros y riesgos (ver anexo 2).
Ejemplo:
Comentario [U10]: Efecto que produce una determinada acci贸n sobre el medio ambiente en sus distintos aspectos.
PASO # 16
En la dieciseisava casilla PELIGROS para tener una mayor visión y comprensión, los participantes deben recodar el Evento Nº 2; aspectos e impactos peligros y riesgos (ver anexo 2).
Ejemplo:
Comentario [U11]: Fuente, situación o acto que genera un daño a una persona con términos en enfermedad
PASO # 17 En la diecisieteava casilla RIESGOS para tener una mayor visión y comprensión, los participantes deben recodar el Evento Nº 2; aspectos e impactos peligros y riesgos (ver anexo 2). Ejemplo:
Con este último paso, daríamos por terminada la actividad, esperando que haya sido de gran provecho.
Comentario [U12]: Probabilidad que pueda ocurrir un evento o exposición peligroso y severidad de lesión
ANEXOS Anexo numero 1 MAPA DE PROCESOS (Evento n째1)
Mapa de procesos industria del calzado.
Anexo numero 2
Aspectos e impactos (Evento nยบ 2) En este documento se muestran algunos de los aspectos e impactos que se generan normalmente.
Aspectos e impactos
Peligros y riesgos (Evento nยบ 2)
Peligros y riesgos