Manual de Operaciones by Centro Comercial El Progreso

MANUAL DE OPERACIONES CENTRO COMERCIAL EL PROGRESO

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BIENVENIDOS A LA FAMILIA EL PROGRESO El presente Manual tiene como objetivo informar los procedimientos y consideraciones necesarias para que su operaciรณn comercial alcance una mayor eficiencia y un alto grado de servicio.

INFRAESTRUCTURA

SABÍAS QUE EL CENTRO COMERCIAL CUENTA CON LA SIGUIENTE

Equipos de transporte vertical conformado por dos rampas eléctricas, dos escaleras eléctricas y dos ascensores. Sistema de extinción de incendios conformado por un motor principal, gabinetes contra incendio y extintores.

Planta eléctrica

Sistema de presión para el suministro de agua potable conformada por motobombas y un tanque de almacenamiento de agua.

Subestaciones eléctricas

Circuito cerrado de televisión

Botones de pánico inalámbrico

HORARIO

¿QUE HORARIO DEBO CUMPLIR? Los horarios mínimos establecidos para la apertura al público son los siguientes:

Locales Comerciales y Burbujas LUNES A SÁBADO APERTURA 10:00 AM CIERRE 8:00PM

DOMINGO Y FESTIVOS APERTURA 11:00 AM CIERRE 7:00PM

Locales de Comidas LUNES A DOMINGO APERTURA 11:00 AM CIERRE 9:00PM

Supermercados DOMINGO A JUEVES APERTURA 8:00 AM CIERRE 9:00PM

VIERNES Y SÁBADO APERTURA 8:00 AM CIERRE 10:00PM

ADECUACIONES

Bancos y oficinas de giros DAVIVIENDA, BANCOLOMBIA, AV VILLAS, BANCO POPULAR, REVAL , WESTER UNION, GIROS Y FINANZAS.

LOS HORARIOS DE APERTURA Y CIERRE SON LOS ESTIPULADOS POR CADA ENTIDAD.

Bodytech LUNES A JUEVES 5:00 AM 10:00PM

DOMINGO Y FESTIVOS APERTURA 7:00 AM CIERRE 4:00PM

VIERNES 5:00 AM 9:00PM

SÁBADO 7:00 AM 5:00PM

APERTURA CIERRE

APERTURA

CIERRE

Cafés y zona Plaza Jardín LUNES A SÁBADO 10:00 AM 8:00PM APERTURA

CIERRE

DOMINGO Y FESTIVOS APERTURA 11:00 AM CIERRE 7:00PM

Cines, juegos infantiles y Salud Total LOS HORARIOS DE APERTURA Y CIERRE SON LOS ESTIPULADOS POR CADA ENTIDAD.

ADECUACIONES

ADECUACIONES LOCALES PRIVADOS La adecuación del local no puede comprometer la solidez y seguridad de la edificación, de los bienes comunes ni de las unidades vecinas; no puede atentar contra la salud integridad física del propietario y/o arrendatario y demás ocupantes; no puede afectar la presentación de servicios comunes, y no puede alterar los elementos estructurales del Centro Comercial, las fachadas interiores, exteriores, ni la infraestructura eléctrica, gas, hidrosanitaria y de seguridad.

¿Qué documentación debo presentar para tener aprobación de mi proyecto de adecuación? Con el fin de mantener la armonía y calidad del diseño del Centro Comercial El Progreso y garantizar el correcto funcionamiento de todos sus locales, previa a la iniciación de las obras de adecuación de cada local, el propietario y/o arrendatario deberá entregar a la administración del Centro Comercial para su revisión y aprobación:

1. 3.

Planos arquitectónicos, incluida fachada y avisos.

Planos Hidrosanitarios.

Planos eléctricos y el cuadro de cargas.

Diseño técnico del sistema de extracción.

*Correspondientes a las obras que se pretenden adelantar. 05

ADECUACIONES

Se debe presentar a la administración el listado de las personas que intervienen a en las adecuaciones con los comprobantes de afiliación a la EPS y ARL y los certificados de trabajo en alturas. Durante la duración de la obra el local intervenido debe tener un cerramiento que evite la visibilidad al interior del mismo.

¿En que horarios puedo trabajar? Los trabajos que ocasiones ruido, polvo u olor al igual que el ingreso de materiales deben realizarse entre las 9 p.m y las 08:00 a.m, aquellas trabajos que no incomoden la operación normal del centro comercial se pueden realizar durante el día.

¿Qué debo hacer con el sobrante de obra? de la Todo el material y los residuos sobrantes adecuación deben ser retirados por el personal

¿Contamos con planta de emergencia? El centro comercial cuenta con una planta de emergencia que provee energía de respaldo al 100% de las zonas comunes del centro comercial y de forma parcial a los locales privados, es muy importante consultar con el jefe de operaciones la capacidad de emergencia asignada al local para evitar sobrepasar la carga y se quede sin servicio de energía de emergencia.

ADECUACIONES

La construcción de las instalaciones internas en los locales hasta el tablero serán a cargo del propietario y/o arrendatario, cumpliendo con todas las normas, de materiales y protecciones exigidas por el operador de red, por el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE) y el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público (RETILAP).

PLAZOLETA DE COMIDAS

SABÍAS QUE:

El Mall de comidas funciona bajo el concepto de autoservicio; los establecimientos deberán operar exclusivamente dentro de su respectiva área privada, quedándoles prohibido, salvo autorización específica del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y previo convenio, la utilización de meseros. 07

PLAZOLETA DE COMIDAS

¿Quien realiza el mantenimiento de los sistemas de extracción de humo y olores? Es obligación de cada local privado instalar un sistema de extracción de humo y olores el cual debe cumplir sin excepción con la normatividad vigente. Además se le debe realizar mantenimiento preventivo y correctivo a estos sistemas con la frecuencia y rigurosidad que ameriten de acuerdo a la actividad comercial que realice, la administración exigirá los soportes que avalen dichos mantenimientos estos deben realizarse con personal especializado en estas labores.

¿Quién realiza el mantenimiento a la trampa de grasas? Es obligación de cada local instalar su sistema de trampa de grasas y realizar limpieza con una frecuencia no superior a una semana, es importante tener en cuenta que los residuos generados de las limpiezas de trampas de grasas son residuos líquidos, por lo tanto no pueden ser dispuestos en el servicio público de aseo, al ser residuo líquido, debe ser dispuesto en Planta de Tratamiento de aguas residuales o ser tratado como residuo peligroso (RESPEL) existen empresas especializadas que se encargan de la disposición final de estos residuos , cada local es responsable de la disposición finas de estos residuos. Todos los sifones de lavaplatos y de piso, deben tener su rejilla de protección, esto con el fin de evitar el ingreso de elementos que puedan tapar las bajantes de aguas residuales. 08

PLAZOLETA DE COMIDAS

¿A qué hora recogen la basura? Se realizan tres recorridos diarios de lunes a domingo para la recolección de residuos en los siguientes horarios:

RE CO GIDA

11:30 A.M A 12:00 M

RE CO GIDA

2:00 P.M A 2:30 PM

RE CO GIDA

8:00 P.M A 8:30 PM

Se debe tener en cuenta que por ningún motivo se deben dejar los residuos en el área común.

Utensilios Se recomienda a los propietarios de los diferentes restaurantes que si requieren el uso de vajillas o utensilios de porcelana, vidrio, barro, plástico, madera o metálicos estos deben ser responsabilidad de cada uno de los locales. En ningún caso LA ADMINISTRACIÓN será responsable por la pérdida de los elementos en mención.

LOCALES COMERCIALES

¿A qué hora recogen la basura? Se realizan dos recorridos diarios de lunes a domingo para la recolección de residuos en los siguientes

LUNES A SÁBADO

RE CO GIDA

12:00 M A 2:00 P.M

RE CO GIDA

6:00 P.M A 8:00 P.M

DOMINGOS Y FESTIVOS

RE CO GIDA

12:00 M A 2:00 P.M

5:00 P.M A 7:00 P.M 10

LOCALES COMERCIALES

¿Cómo es la fumigación? La administración se encargará de la fumigación de las áreas comunes del Centro Comercial El Progreso y cada propietario se encarga de la fumigación de su local.

SEGURIDAD

¿Contamos con seguridad privada? El centro comercial cuenta con una empresa aliada especializada en seguridad preventiva que cubre todas las áreas comunes (puertas de acceso, pasillos, zona de mesas, parqueaderos, baños etc). Además el centro comercial cuenta con un CCTV (Circuito cerrado de televisión) que es atendido de 6:00 a.m a 10:00 p.m todos los días del año, la gran mayoría de locales tienen un botón de pánico que al momento de obturarlo tendrá un guarda de seguridad a su servicio en un máximo de 30 segundos, los locales que no tienen botón de pánico se pueden comunicar a la línea 332 0684. Es importante aclarar que es responsabilidad de cada local privado establecer su propio sistema de seguridad, la administración no se hace responsable por pérdidas o hurtos ocurridos al interior de los locales privados durante las horas de funcionamiento del negocio.

¿Cuándo debo obturar el botón de pánico? Los locales que cuentan con botón de pánico lo pueden obturar en los siguientes casos:

Cuando al interior de su local el número visitantes es mayor que el número de funcionarios.

Cuando se halla consumado un hurto.

SEGURIDAD

Cuando ingrese a su local o a un local vecino una persona que usted considere sospechosa por cualquier razón.

Cuando tenga una situación de emergencia (personas con problemas de salud, rotura de tubería de agua , conato de incendio, etc.)

¿Cómo me contactan cuando pasa una emergencia y el local está cerrado? La administración del centro comercial cuenta con unas ficha de seguridad en el debe quedar consignado los datos de la persona que se deba contactar ante emergencia cuando el local este cerrado, es importante que cada local actualice cuando se realicen cambios al interior del mismo.

¿El Centro Comercial tiene un plan de emergencias? El centro comercial tiene establecido y documentado el plan de emergencias que incluye todas las áreas comunes, es necesario que cada local determine y documenten su propio plan de emergencia, el cual debe ir alineado con el del centro comercial. El centro comercial cuenta con una brigada de emergencia capacitada para realizar la primera de atención de pacientes.

PARQUEADERO

¿Sabes cuál el horario del parqueadero? LUNES A VIERNES 4:30 AM 12:00 AM APERTURA CIERRE

SÁBADO Y DOMINGO 6:00 AM 12:00 AM APERTURA CIERRE

Existe cobro por el uso de parqueadero? Para nuestros clientes son dos horas gratis de parqueadero por cualquier compra en nuestros locales el valor es indiferente, o por el uso de cualquiera de nuestros servicios (Cajeros, gyros, pagos, cita médica u odontológica) los clientes que usan nuestros cines y nuestro gimnasio tienen tres horas gratis. Los visitantes que no compren o que no usen ningún servicio si deben pagar parqueadero. 12

PARQUEADERO

¿Cómo puedo registrar la placa de mi vehículo para el no pago de parqueadero? Se aginaron cupos para el registro de placas de acuerdo al área de cada local, para realizar el registro de la placa de su vehículo se debe enviar una carta a la administración en la cual mencione el nombre del propietario del vehículo y la placa del mismo. La asignación o no del registro depende de que el local tenga cupo disponible.

PROCEDIMIENTO FINANCIERO Propietarios y arrendatarios nuevos: El propietario del local debe informar a la administración a nombre de quien se debe realizar la facturación; para los arrendatarios nuevos se requiere la entrega de los siguientes documentos en la administración así: 1. Rut

2. Copia de cedula

3. Cámara de comercio

Al mismo tiempo debe informar donde se le debe hacer entrega de la factura. 13

PROCEDIMIENTO FINANCIERO

Facturación: Las cuotas de administración se estarán facturando los primeros 5 días del mes, donde la política interna y dado la naturaleza de las cuotas de administración estas deberán ser canceladas a más tardar el ultimo día hábil del mes.

Intereses de mora: Una vez las cuotas de administración pasan al siguiente mes, estas cargan de forma inmediata para la siguiente facturación intereses de mora.

Acuerdos de pago: La administración eventualmente puede hacer acuerdos de pago dependiendo del tiempo y monto de lo adeudado validando el comportamiento de pago del deudor.

Cobro prejurídico: Cuando las cuotas de administración cumplen un plazo máximo de 40 días estas se pasarán a cobro prejurídico generando un sobre costo del 10% por honorarios sobre el valor adeudado reportado a los abogados.

Cobro jurídico: Las cuentas por cobrar que superen los 60 días de pago serán enviadas a cobro jurídico generando para el copropietario o arrendatario un incremento del 20% sobre el valor adeudado, esto en razón a los honorarios de los abogados. 14

PROCEDIMIENTO FINANCIERO

Paz y Salvo: En el evento que el local vaya a ser desocupado se debe contar con el Paz y salvo de la administración.

Autorización del copropietario: Es el dueño del local que mediante mail o documento escrito debe informar sobre novedades como: Entrega del local , Reformas y remodelaciones

Pagos: Los pagos deberán realizarse dentro del mismo mes de facturación en la cuenta de ahorros Davivienda No. 127470030447 y en la casilla de referencia el número de identificación de la empresa o persona a la que se le factura, con el fin de identificar más rápido el pago y aplicarlo de forma correcta.

Registro de propietarios y residentes: Se debe informar a la administración los nombres, apellidos, identificación de los arrendatarios, teléfonos correos electrónicos.

Certificaciones: Cuando el copropietario o arrendatario necesiten de una certificación que bien puede ser un paz y salvo, estado de cuenta, pagos realizados de un periodo a otro estos se deberán solicitar a la administración vía mail o telefónica mínimo con un día de anticipación. 15

ADECUACIÓN LOCAL

Descuentos o condonación de intereses de mora: La administración no está autorizada para dar descuentos y/o condonación de intereses.

RESUMEN PASOS ADECUACIÓN LOCAL Definición Legal

Presentación Planos a la administración y al propietario

Planos Arquitectónicos: Incluyendo fachada y avisos Planos Eléctricos: Incluyendo cuadro de canyas Plano Hidraulico y Sanitario Plano diseño de gas y extracción: Incluyendo trampas de grasa

Aprobación de la administración

Inicio de Obra

Presentar listado de trabajadores Definir responsable para contacto con el Centro Comercial

MANUAL DE OPERACIONES