Gráficos y tablas dinamicas clase 8

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE

1

GRÁFICOS

Los datos numéricos que se encuentran en la hoja, pueden visualizarse a través de gráficos que trae incorporados la hoja electrónica Excel. A continuación veremos el diseño de una gráfica de columnas.

1.1

ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

Para crear un gráfico se deben seleccionar los datos a graficar, incluyendo los títulos, y presionar la tecla F11. Automáticamente, Excel 2013 crea el grafico en una hoja nueva y activa 3 cintas nuevas: Diseño, y Formato.

1.1.1

Ficha Diseño

Al seleccionar el gráfico, aparece una ficha llamada Diseño, en esta ficha encontramos los siguientes iconos:

Permite cambiar el tipo de gráfico.

Permite cambiar los datos del eje. Es decir, los datos que se colocaron en el eje X se cambian para el eje Y, y viceversa.

Permite cambiar el diseño del gráfico.

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE

Permite modificar el estilo de diseño visual (colores) del gráfico.

Mueve el grafico a una hoja existente del libro o a una hoja nueva. Cambia el color del diseño del gráfico

Agrega o elimina los títulos del gráfico Inserta o elimina los títulos de las etiquetas de cada eje.

Permite eliminar o cambiar de posición la leyenda del gráfico.

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE Permite agregar o quitar las etiquetas de los datos, con el fin de mostrar el valor de cada etiqueta del eje.

Inserta la tabla de datos al gráfico.

1.1.2

Ficha Formato

En esta ficha encontramos los siguientes iconos:

Cambia el estilo visual a las líneas del gráfico.

Agrega un color de relleno sólido, degradado, imagen o textura a la forma seleccionada.

Especifica el color, ancho y estilo de la línea del contorno de la forma seleccionada.

Cambia el ancho y alto de la forma seleccionada.

1.1.3

Agregar datos a un gráfico

  

Seleccione los datos de la columna que desea agregar, incluyendo su título.

Presionar las teclas Ctrl + C Ubicarse en el Gráfico y presionar las teclas Ctrl + V

1.1.4

Elaborar un gráfico cuando todos los datos son numéricos

a) Seleccionar los datos que serán el eje Y (Desde B1 hasta D6) b) Presionar la tecla F11 (cambiar el tipo de gráfico a columnas – Ficha Diseño) c) Desde la Ficha Diseño, hacer clic en el icono d) De la caja de diálogo que aparece, clic en el botón Editar

e) De la caja que aparece, ubicarse en el cuadro de texto, pasar a la hoja que contiene la información y seleccionar los datos que serán el Eje X (Desde A2 hasta A6).

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE f)

El gráfico quedará así:

2

TABLAS DINÁMICAS

Los informes de tablas dinámicas permiten crear en cuestión de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de cálculo. Nota: Reciben el nombre de Dinámicas porque permiten manipular los datos de diferentes formas.

Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de cálculo. Estos informes comparan y analizan la información mostrando diferentes vistas de los datos y permitiendo una mejor presentación y facilidad de interpretación de éstos. Además, permiten la creación de Gráficos dinámicos.

Para insertar una tabla dinámica se debe seleccionar alguna de las celdas que hacen parte de la base de datos que se desea resumir y hacer clic en la cinta Insertar, hacer clic en el icono Tabla dinámica y elegir la opción Tabla dinámica.

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE Automáticamente Excel selecciona el rango de celdas donde se encuentran digitados los datos de la base de datos.

Si esta selección es correcta, se hace clic en Aceptar. De lo contrario, se debe seleccionar manualmente el rango de celdas y hacer clic en aceptar.

Excel inserta una nueva hoja al libro donde aparecerá el resumen de los datos. En esta nueva hoja aparecen dos opciones:

Área de diseño de la tabla dinámica En esta opción aparecen los datos resumidos, dependiendo de la selección que se realice en la lista de campos.

Ejemplo: Se tiene la siguiente Base de Datos:

Lista de campos de tabla dinámica En esta opción se deben seleccionar los datos que se desean resumir e indicar su ubicación en la tabla dinámica.

Po defecto Excel ubicará los datos en la opción Rótulos de fila y los datos numéricos los colocará en la opción Valores.

Dependiendo del resumen que se desee obtener, se pueden colocar datos en las columnas, para ello se debe arrastrar el campo hasta la opción Rótulo de columna.

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE

a) Muestre la suma de las ventas por estado Civil y por sexo b) Clic en Insertar – Insertar Tabla Dinámica – Tabla Dinámica c) De la Caja de diálogo que aparece, activar las opciones: Estado Civil, Sexo y Ventas. d) La tabla dinámica quedará así:

2.1.1

Campo calculado en una tabla dinámica

Para obtener cálculos en una tabla dinámica proceda de la siguiente forma: a) b) c) d) e)

Ubíquese dentro de los datos de la tabla dinámica Clic en la ficha Opciones Clic en el ícono Fórmulas Clic en la opción campo calculado Aparecerá la siguiente caja de diálogo donde realizaremos la respectiva fórmula

Digite en esta casilla el nombre de la cabecera de la columna Realice la fórmula en esta casilla y para utilizar uno de los campos selecciónelo y haga clic en el botón insertar campo o doble clic

GUÍA DE EXCEL PROFESORA: ELIANA M ORTIZ YARCE

2.2

GRÁFICO DINÁMICO

Para la elaboración de un gráfico dinámico, tenga en cuenta que se debe ubicar sobre cualquier dato de la tabla dinámica, clic en la ficha Opciones y clic en el ícono Gráfico Dinámico.

Aparecerá inmediatamente el gráfico con un panel de filtro, el cual permitirá ir filtrando los datos para observarlos de acuerdo a la necesidad, como se muestra a continuación: