Handbók starfsmanna. Virk útgáfa by Eirikur Grimsson

Sumar 2011

NÁMSGAGNASTOFNUN

HANDBÓK FYRIR STARFSMENN

FORMÁLI Námsgagnastofnun gefur nú út í fimmta sinn handbók fyrir starfsmenn stofnunarinnar. Fyrsta útgáfa bókarinnar kom út á árinu 1992. Í þessari útgáfu eru innfærðar breytingar sem orðið hafa síðan síðasta útgáfa kom út. Starfslýsingar hafa verið yfirfarnar. Líta ber á starfslýsingar sem ramma um starfið en ekki útfærslu í smáatriðum. Einnig ber að hafa í huga að hægt er að fela starfsmönnum önnur störf eftir því sem nauðsyn krefur og aðstæður leyfa. Nú er tekin upp sú nýbreytni að gefa handbókina út eingöngu á rafrænu formi og verður hún vistuð á samskrá þar sem auðvelt er að nálgast hana. Að sama skapi á það að auðvelda uppfærslur og breytingar. Það er mjög æskilegt að starfsmenn taki svolítinn tíma í að kynna sér efni handbókarinnar, þar sem í henni er að finna margvíslegar og gagnlegar upplýsingar, og nýti sér síðan bókina til að fá svör við spurningum sem kunna að vakna. Finnist svarið ekki í bókinni er sjálfsagt að leita þess hjá næsta yfirmanni eða starfsmannastjóra. Sumarið 2011,

Eiríkur Grímsson

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

EFNISYFIRLIT UM NÁMSGAGNASTOFNUN ............................................................................................................................. 4 LEIÐARLJÓS Í SAMSKIPTUM............................................................................................................................ 5 SKIPURIT NÁMSGAGNASTOFNUNAR ............................................................................................................ 6 NÁMSGAGNASTOFNUN .................................................................................................................................... 6 SKIPURIT 2011...................................................................................................................................................... 6 STARFSMENN OG STARFSSVIÐ ....................................................................................................................... 7 Fjármála- og afgreiðslusvið ................................................................................................................................ 7 Námsefnis- og framleiðslusvið ........................................................................................................................... 7 FORSTJÓRI ............................................................................................................................................................ 8 FJÁRMÁLA- OG AFGREIÐSLUSVIÐ ................................................................................................................ 8 Starfslýsingar ...................................................................................................................................................... 9 NÁMSEFNIS- OG FRAMLEIÐSLUSVIÐ .......................................................................................................... 13 Starfslýsingar .................................................................................................................................................... 13 STARFSMANNASTEFNA NÁMSGAGNASTOFNUNAR ............................................................................... 17 VINNUTÍMI ......................................................................................................................................................... 21 Yfirvinna .......................................................................................................................................................... 22 Vinnustund: fjarvistir og stimplun .................................................................................................................... 23 STARFSMANNA- OG STÉTTARFÉLÖG .......................................................................................................... 24 Jafnréttisnefnd .................................................................................................................................................. 24 RÁÐNING OG MÓTTAKA NÝRRA STARFSMANNA ................................................................................... 25 VEIKINDI............................................................................................................................................................. 26 BARNSBURÐARLEYFI ..................................................................................................................................... 27 ORLOF ................................................................................................................................................................. 28 HEILSUVERND ................................................................................................................................................... 29 SJÓNVERND ....................................................................................................................................................... 30 ENDURMENNTUN ............................................................................................................................................. 31 Nánar um símenntun í Námsgagnastofnun ....................................................................................................... 32 Gerð símenntunaráætlunar ............................................................................................................................... 32 Starfsmannasamtöl ........................................................................................................................................... 32 BRUNAVARNIR ................................................................................................................................................. 33 FUNDIR ................................................................................................................................................................ 35 AFGREIÐSLUTÍMAR ......................................................................................................................................... 36 LOKUN OG FRÁGANGUR ................................................................................................................................ 37 BOÐ-, PÓST- OG VÖRUSENDINGAR .............................................................................................................. 38 SKJALAVARSLA ................................................................................................................................................ 38 OPNUNARTÍMI SKIPTIBORÐS ........................................................................................................................ 39 YFIRLIT UM FYLGIGÖGN ................................................................................................................................ 41 Lög um námsgögn ............................................................................................................................................ 42 Stefna Námsgagnastofnunar ............................................................................................................................. 46 Umhverfisstefna Námsgagnastofnunar............................................................................................................. 48 Jafnréttisáætlun Námsgagnastofnunar .............................................................................................................. 52 Vinnureglur Námsgagnastofnunar varðandi launuð námsleyfi starfsmanna .................................................... 56 Stofnanasamningur BHM ................................................................................................................................. 57 Stofnanasamningur SFR ................................................................................................................................... 60 Lög Starfsmannafélags Námsgagnastofnunar .................................................................................................. 63 Um meðferð tölvupósts og netnotkun starfsmanna Námsgagnastofnunar ....................................................... 65 Stefnumiðað árangursmat ................................................................................................................................. 69 Verkferlar ......................................................................................................................................................... 70 STEVE MAXWELL – Skrifstofuæfingar ........................................................................................................ 71 Netföng starfsmanna og innanhússnúmer......................................................................................................... 74 3

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

UM NÁMSGAGNASTOFNUN Vorið 1979 voru samþykkt á Alþingi lög um Námsgagnastofnun. Með þeim voru stofnanirnar Ríkisútgáfa námsbóka og Fræðslumyndasafn ríkisins sameinaðar í eina stofnun. Námsgagnastofnun tók til starfa í byrjun september 1980. Nú starfar Námsgagnastofnun samkvæmt lögum nr. 71/2007. Í 3. gr. laganna er tilgreint meginhlutverk stofnunarinnar en þar segir: Hlutverk Námsgagnastofnunar er að leggja grunnskólum til námsgögn í samræmi við meginmarkmið náms og kennslu á grunnskólastigi samkvæmt grunnskólalögum og aðalnámskrá. Stofnunin ber ábyrgð á gerð, útgáfu, framleiðslu og dreifingu námsgagna, sem hún framleiðir, í samræmi við ákvæði laga þessara. Stofnunin hefur með höndum þróun námsgagna og hefur frumkvæði að könnunum og rannsóknum á gerð þeirra og notkun. Stofnunin annast kynningar og fræðslustarfsemi fyrir skóla um námsgögn. Stofnunin skal hafa samráð við kennara og skóla og fylgjast með þróun og nýsköpun í námsgagnagerð fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla. Réttur hvers skóla til að fá afhent námsgögn sem Námsgagnastofnun framleiðir ræðst af nemendafjölda, en heimilt er stofnuninni að ívilna fámennum skólum. Heimilt er Námsgagnastofnun að hafa þau námsgögn sem stofnunin framleiðir til sölu á almennum markaði. Stofnunin skal hafa fjárhagslegan aðskilnað vegna sölu á námsgögnum í frjálsri samkeppni við aðra aðila á almennum markaði frá því lögbundna hlutverki stofnunarinnar að leggja grunnskólum til námsgögn skv. 1.–4. mgr. Við verðlagningu skal höfð hliðsjón af hinum fjárhagslega aðskilnaði. Kostnaður við rekstur Námsgagnastofnunar greiðist úr ríkissjóði eftir því sem ákveðið er í fjárlögum. Lög um námsgögn, nr 71/2007 eru á bls. 42. Fjöldi manns tekur á hverju ári þátt í að undirbúa, þróa og semja námsgögn sem Námsgagnastofnun gefur út. Starfshópar, sem í eru kennarar og aðrir sérfræðingar, gera tillögur um nýtt efni, endurskoðun á eldra efni og áætlanir til framtíðar. Hugmyndir um nýtt efni koma einnig frá starfsmönnum Námsgagnastofnunar og eins berst stofnuninni töluvert af efni með ósk um útgáfu. Á annað hundrað höfunda texta og myndefnis vinna árlega fyrir stofnunina. Grunnskólar fá úthlutað efni samkvæmt sérstöku kerfi sem tekur mið af nemendafjölda hvers skóla. Skólar með fáa nemendur fá hærri upphæð á nemanda en skólar með marga nemendur. Úthlutunarfjárhæð á nemanda er ákveðin í samræmi við fjárveitingar á hverju ári.

Nánar má fræðast um Námsgagnastofnun á vefnum www.nams.is

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

LEIÐARLJÓS Í SAMSKIPTUM

Við erum hreinskiptin og gefum skýr skilaboð. Við tölum við fólk, ekki niður til fólks. Við varðveitum gott og skipulagt upplýsingastreymi. Við virðum hvert annað og sýnum gagnkvæmt traust. Við styðjum hvert annað og tileinkum okkur hjálpsemi. Við höldum reglulega starfsmannafundi og notum þá vel. Við tökum undir kveðjur með bros á vör. Við tileinkum okkur jákvæðni. Við tökum vel á móti nýju starfsfólki og veitum því leiðsögn. Við erum vakandi fyrir því sem vel er gert – og sýnum að við metum það.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

SKIPURIT NÁMSGAGNASTOFNUNAR

NÁMSGAGNASTOFNUN NÁMSGAGNASTOFNUN SKIPURIT 2011 SKIPURIT 2011 Menntamálaráðuneyti

Námsgagnastjórn

Forstjóri

Fjármála- og afgreiðslusvið

           

Bókhald Rekstraráætlanir Úthlutunarkvóti Starfsmannastjórn Verk- og útgáfusamningar Kerfisstjórnun Skjalavarsla Húsnæðismál Sala og dreifing Útlán Birgðahald Verðlagning

Námsefnis- og framleiðslusvið

             

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Ritstjórn Þróun og kaup á námsefni Innkaup og gerð fræðslumynda Innkaup og gerð kennsluhugbúnaðar Útgáfuáætlanir Verklýsingar Handrita- og prófarkalestur Útboð og samningar Framleiðsla Hönnun og umbrot Framleiðsluáætlanir Fjölföldun og frágangur Innkaup á námsefni Kynningarstarf

STARFSMENN OG STARFSSVIÐ Ingibjörg Ásgeirsdóttir

Forstjóri

Fjármála- og afgreiðslusvið Afgreiðslusvið Anna B. Steindórsdóttir Guðrún Sigurðardóttir Gunnar Ingi Jakobsson Rúnar Örn Eiríksson

Afgreiðslustjóri Sölumaður Sölumaður Sölumaður

Fjármálasvið Eiríkur Grímsson Erna Jónsdóttir Guðríður Hermannsdóttir Hannes Gíslason Sigríður Sigurðardóttir Þórdís Guðjónsdóttir

Starfsmannastjóri Fulltrúi/símavörður Aðalbókari Fjármálastjóri Aðalféhirðir Skjalastjóri

Námsefnis- og framleiðslusvið Námsefnissvið Aldís Yngvadóttir Ellen Klara Eyjólfsdóttir Elín Lilja Jónasdóttir Guðríður Skagfjörð Hafdís Finnbogadóttir Harpa Pálmadóttir Hildigunnur Halldórsdóttir Ingólfur Steinsson Ragnheiður Grétarsdóttir Sigríður Wöhler Sigrún Sóley Jökulsdóttir Sylvía Guðmundsdóttir Tryggvi Jakobsson

Ritstjóri Kynningarstjóri/ritstjóri Ritstjóri Ritstjóri/kerfisstjóri Ritstjóri Ritstjóri Verktaki/upplýsingatækni Ritstjóri/yfirlesari Fulltrúi Ritstjóri Ritstjóri Ritstjóri Útgáfustjóri

Framleiðslusvið Hafdís Jónsdóttir Margrét Friðriksdóttir Þórhildur Sverrisdóttir

Hönnuður Prentsmiður/framleiðslustjóri Prentsmiður

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

FORSTJÓRI Ábyrgð: Forstjóri ber ábyrgð á fjárreiðum og daglegum rekstri Námsgagnastofnunar. Verksvið: Forstjóri skipuleggur og samræmir í öllum aðalatriðum störf hinna ýmsu sviða í Námsgagnastofnun. Hann undirbýr fundi stjórnar Námsgagnastofnunar og sér síðan um framkvæmd á samþykktum hennar. Forstjóri undirritar verkog höfundasamninga og allar meiri háttar fjárskuldbindingar. Forstjóri annast, eða felur öðrum, erlend samskipti svo og samskipti við fjölmiðla. Forstjóri skipar staðgengil í fjarveru sinni eftir því sem aðstæður krefjast hverju sinni. Næsti yfirmaður: Menntamálaráðherra

FJÁRMÁLA- OG AFGREIÐSLUSVIÐ Fjármála- og afgreiðslusvið hefur umsjón með fjármálum, fjárhags- og birgðabókhaldi, innheimtu, ákvörðun um úthlutunarfjárhæð, lokun reikninga sökum vangreiddra skulda vegna umframúthlutunar og gerð ársuppgjörs. Á sviðinu eru gerðar rekstrar- og greiðsluáætlanir í samvinnu við forstjóra og aðra stjórnendur. Daglegur rekstur skrifstofu, símavarsla, bréfa- og skjalaritun, skjalavarsla og umsjón með ræstingu er á verksviði fjármálasviðs. Fjármála- og afgreiðslusvið hefur umsjón með uppgjöri höfundasamninga, innlendra og erlendra, sem miðast við sölu eða úthlutun eftir eintakafjölda. Fjármála- og afgreiðslusvið annast innra eftirlit að því er varðar verndun eigna, að tryggja öryggi í meðferð bókhaldsgagna og að starf stofnunarinnar sé í samræmi við stefnu stjórnvalda. Fjármála- og afgreiðslusvið sér um birgðahald og afgreiðslu til skóla. Starfsmannahald, gerð útgáfusamninga og umsjón með Stefnumiðuðu árangursmati (Balanced Scorecard) er innan sviðsins.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Starfslýsingar

Fjármálastjóri Ábyrgð: Fjármálastjóri ber ábyrgð á starfsemi fjármálasviðs og afgreiðsludeildar. Verksvið: Fjármálastjóri er yfirmaður fjármálasviðs og afgreiðsludeildar, hann hefur yfirumsjón með fjármálum, bókhaldi og áætlanagerð, svo og fjárlagabeiðnum. Hann hefur umsjón með eignum Námsgagnastofnunar. Hann hefur með höndum yfirstjórn tölvumála Námsgagnastofnunar og annast alla skipulagningu er því viðkemur. Fjármálastjóri annast samskipti við grunnskóla að því er varðar úthlutunarkvóta, uppgjör og eftirlit þar að lútandi og hefur yfirumsjón með starfi afgreiðsludeildar. Fjármálastjóri er prókúruhafi á alla bankareikninga Námsgagnastofnunar. Fjármálastjóri tekur þátt í framkvæmdastjórn Námsgagnastofnunar og situr fundi stjórnar Námsgagnastofnunar eftir því sem tilefni eru til. Næsti yfirmaður: Forstjóri 10

Aðalféhirðir Ábyrgð: Aðalféhirðir ber ábyrgð á öllum út- og inngreiðslum á fé Námsgagnastofnunar að undanskildri notkun starfsmanna á kreditkortum og gjörðum fjármálastjóra. Verksvið: Aðalféhirðir tekur á móti öllum reikningum sem berast Námsgagnastofnun, yfirfer þá og flokkar til áritunar og afhendir viðkomandi sviðsstjóra. Aðalféhirðir hefur eftirlit með greiðsludögum reikninga og útgáfusamninga og greiðir skv. þeim. Hann sundurliðar alla reikninga og skráir þá í viðskiptakerfi stofnunarinnar. Aðalféhirðir hefur umsjón með reikningsviðskiptum viðskiptavina stofnunarinnar. Hann tekur við reikningum frá afgreiðsludeild og fylgist með að allir reikningar skili sér til innheimtu. Aðalféhirðir sendir út alla reikninga til viðskiptaaðila og stemmir reikninga á móti bankalínu og öðrum greiðslum sem berast. Hann gengur síðan frá þessum atriðum til bókunar. Aðalféhirðir stemmir af greiðslur vegna vefsölu og gengur frá til bókunar. Aðalféhirðir er prókúruhafi á alla bankareikninga Námsgagnastofnunar og sér um allar greiðslur. Næsti yfirmaður: Fjármálastjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Aðalbókari Ábyrgð: Aðalbókari ber ábyrgð á að bókhald Námsgagnastofnunar sé fært frá degi til dags, gefi ljósa mynd af fjárhagsstöðu og sé í samræmi við lög og reglur. Verksvið: Aðalbókari sér um færslur í fjárhagsbókhald Námsgagnastofnunar og ber ábyrgð á að allir reikningar séu rétt sundurliðaðir og færðir samkvæmt reglum. Aðalbókari annast afstemmingar á bankareikningum, millifærslur, leiðréttingar og lokafærslur vegna ársuppgjörs. Hann veitir upplýsingar úr bókhaldi eftir því sem þörf krefur. Aðalbókari sér um útreikning á royaltygreiðslum skv. samningum. Aðalbókari annast eignaskrá stofnunarinnar og skráir þar allar eignir samkvæmt reglum. Hægt er að fela aðalbókara önnur störf er tengjast bókhaldi Námsgagnastofnunar. Næsti yfirmaður: Fjármálastjóri Skjalastjóri Ábyrgð: Skjalastjóri ber ábyrgð á skjalavistunarkerfi, skráningu útgáfusamninga í Sagnarita og móttöku og dreifingu á aðsendum pósti. Verksvið: Skjalastjóri hefur umsjón með skjalavistunarkerfi Námsgagnastofnunar, flokkar og skráir gögn til varanlegrar varðveislu. Skjalastjóri hefur umsjón með bókasafni stofnunarinnar og öllum pósti sem berst henni. Hann sér um undirbúning fundagagna og boðun funda til stjórnar Námsgagnastofnunar, skráir og sendir út fundargerðir stjórnarinnar. Skjalastjóri hefur með höndum skráningu útgáfusamninga í útgáfukerfi Námsgagnastofnunar, Sagnarita. Hann reiknar út og útbýr ferðaheimildir vegna utanferða starfsmanna samkvæmt fyrirmælum forstjóra, annast ljósritun og önnur skrifstofustörf og sér um innkaup á almennum skrifstofuvörum. Skjalastjóri tekur að sér yfirlestur handrita og annarra gagna eftir því sem tími og aðstæður leyfa. Næsti yfirmaður: Fjármálastjóri 11 Símavörður Ábyrgð: Símavörður ber ábyrgð á símsvörun og að gefa skýrar og greinargóðar upplýsingar. Verksvið: Símavörður annast símavörslu, gefur upplýsingar eftir því sem er unnt og veitir viðskiptavinum sem besta þjónustu. Símavörður tekur á móti viðskiptamönnum og sér til þess að þeir fái góða þjónustu. Símavörður sér um boðsendingar. Hann aðstoðar viðskiptavini við að nota vef stofnunarinnar og pöntunarkerfið. Hann sér um að uppfæra netfangaskrár viðskiptavina, stofnar viðskiptavini í pantanakerfinu og gefur þeim lykilorð. Hann sinnir ýmsum athugunum og samanburði svo og undirbúningsvinnu vegna endurútgáfusamninga auk annarra verkefna sem til falla. Næsti yfirmaður: Fjármálastjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Afgreiðslustjóri Ábyrgð: Afgreiðslustjóri ber ábyrgð á daglegum rekstri afgreiðsludeildar. Hann ber ábyrgð á færslum birgðasölukerfis og umhirðu lagerhúsnæðis og tækjum. Verksvið: Afgreiðslustjóri sér um daglegan rekstur afgreiðsludeildar, annast verkstjórn og útsendingu dreifibréfa, sýniseintaka, viðskiptayfirlita og annarra gagna. Hann stofnar vörur í birgða- og sölukerfi, setur inn verð á vörurnar og sér um skráningu birgðamagns. Hann annast móttöku pantana og nótu- og fylgibréfaútskrift og önnur afgreiðslustörf sem til falla hverju sinni. Afgreiðslustjóri stjórnar vörutalningum og annast innkaup ýmissa rekstrarvara. Næsti yfirmaður: Fjármálastjóri 12

Afgreiðslumaður 1 Ábyrgð: Afgreiðslumaður 1 ber ábyrgð á réttri afgreiðslu pantana samkvæmt nótum. Verksvið: Afgreiðslumaður 1 hefur umsjón með vinnusvæði afgreiðsludeildar. Hann skipuleggur starfsemi á lager í samráði við afgreiðslustjóra. Hann tekur við pöntunum og skrifar út nótur, tekur til efni í pantanir, pakkar og gengur frá fylgibréfum með útsendingu vara. Hann tekur á móti vörum, kemur þeim fyrir til geymslu, telur mótteknar vörur, undirritar fylgiseðla og kemur til afgreiðslustjóra. Hann sér um verkstjórn verktaka vegna útkeyrslu pantana. Hann tekur þátt í vörutalningum og almennri umhirðu húsnæðisins og annast þau störf sem til kunna að falla eftir því sem nauðsyn ber til. Næsti yfirmaður: Afgreiðslustjóri

Afgreiðslumaður 2 (Guðrún) Ábyrgð: Afgreiðslumaður 2 ber ábyrgð á réttri afgreiðslu pantana samkvæmt nótum. Verksvið: Afgreiðslumaður 2 tekur við pöntunum og skrifar út nótur, tekur til efni í pantanir, pakkar og gengur frá fylgibréfum með útsendingu vara. Hann annast um skylduskil til bókasafna. Hann tekur á móti vörum, kemur þeim fyrir til geymslu, telur mótteknar vörur, undirritar fylgiseðla og afhendir afgreiðslustjóra. Hann tekur þátt í vörutalningum og almennri umhirðu húsnæðisins og annast þau störf sem til falla eftir því sem nauðsyn ber til. Næsti yfirmaður: Afgreiðslustjóri 13

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Afgreiðslumaður 3 Ábyrgð: Afgreiðslumaður 3 ber ábyrgð á réttri afgreiðslu pantana samkvæmt nótum. Verksvið: Afgreiðslumaður 3 tekur við pöntunum og skrifar út nótur, tekur til efni í pantanir, pakkar og gengur frá fylgibréfum með útsendingu vara. Hann tekur á móti vörum, kemur þeim fyrir til geymslu, telur mótteknar vörur, undirritar fylgiseðla og afhendir afgreiðslustjóra. Hann tekur þátt í vörutalningum, almennri umhirðu húsnæðisins og annast þau störf sem til kunna að falla eftir því sem nauðsyn ber til. Næsti yfirmaður: Afgreiðslustjóri 13

Starfsmannastjóri Ábyrgð: Starfsmannahald, gerð útgáfusamninga og umsjón með Stefnumiðuðu árgangursmati (Balanced Scorecard) og viðverukerfinu Vinnustund. Verksvið: Starfsmannastjóri sér um ráðningu starfsmanna, launamál og önnur atriði sem tengjast starfsmannahaldi, svo sem vinnuskylduútreikninga, hefur yfirumsjón með viðverukerfinu Vinnustund og annast mánaðarlegt uppgjör þar að lútandi. Hann annast gerð útgáfusamninga ásamt útgáfustjóra. Hann tekur þátt í áætlanagerð um nýjar útgáfur og sér um kerfið sem til þess er notað. Starfsmannastjóri annast skipulagningu endurmenntunar í samráði við forstjóra og sviðsstjóra og sér um önnur atriði er falla undir skilgreiningu á starfsmannastjórn og starfsmannahaldi. Hann sér um greiðslur yfirvinnu og hefur yfirumsjón með skjalasafni. Næsti yfirmaður: Forstjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

NÁMSEFNIS- OG FRAMLEIÐSLUSVIÐ Námsefnis- og framleiðslusvið annast stefnumótun og framkvæmd námsefnisgerðar í samræmi við gildandi lög og námskrá hverju sinni. Í því felst umsjón með gerð og endurskoðun námsefnis, samskipti við höfunda, undirbúningur útboða og verksamninga og þátttaka í gerð framkvæmda- og kostnaðaráætlana. Með námsefni er átt við nemendabækur, kennsluleiðbeiningar og hvers konar hljóð-, mynd- og margmiðlunarefni, ásamt öðrum kennsluhugbúnaði. Námsefnis- og framleiðslusvið annast gerð útgáfuáætlana, bæði um nýjar útgáfur og endurprentanir, og fylgist með framgangi þeirra. Námsefnis- og framleiðslusvið annast val og ráðningu starfshópa og höfunda, alla ritstjórn og frágang handrita, mynd- og hljóðefnis, þýðingu og textun efnis, faglegan yfirlestur og prófarkalestur og ráðgjöf viðvíkjandi námsefni, ásamt kynningu á því. Námsefnis- og framleiðslusvið annast hönnun og umbrot og hefur umsjón með framleiðslu útgáfuefnis á hinum ýmsu miðlum. Sviðið hefur eftirlit með verkefnum og sér um samskipti við verktaka, sem og aðra sem að útgáfu koma hverju sinni, og annast útboð og samninga ásamt efniskaupum. Sviðið sér um innkaup námsefnis frá öðrum útgefendum, innlendum sem erlendum, áætlanagerð og verðsetningu útgáfuefnis, gerir tillögur um endurprentanir og afskráningar og annast vörslu rafrænna gagna og prentgagna.

Starfslýsingar

Útgáfustjóri Ábyrgð: Útgáfustjóri ber ábyrgð á starfsemi námsefnis- og framleiðslusviðs. Verksvið: Útgáfustjóri hefur yfirumsjón með starfsemi námsefnis- og framleiðslusviðs og annast stefnumótun og samhæfingu innan þess. Hann tekur þátt í áætlanagerð og heildarstjórnun Námsgagnastofnunar, annast mat á aðsendu efni ásamt forstöðumanni og gerir, í samvinnu við starfsmannastjóra, útgáfusamninga við höfunda, þýðendur og aðra sem við námsefnisgerð starfa. Útgáfustjóri hefur eftirlit með framvindu útgáfusamninga og verkefna á námsefnissviði svo og yfirumsjón með hönnun og framleiðslu á útgáfuefni. Útgáfustjóri annast einnig ritstjórn tiltekinna verkefna. Útgáfustjóri tekur þátt í framkvæmdastjórn Námsgagnastofnunar og situr fundi stjórnar stofnunarinnar eftir þörfum. Næsti yfirmaður: Forstjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Ritstjóri Ábyrgð: Ritstjóri ber ábyrgð á ritstjórn námsefnis og endurskoðun þess. Hann ber ábyrgð á að námsefni sé í samræmi við gildandi aðalnámskrá og Gátlista Námsgagnastofnunar og að framsetning þess sé skýr og gallalaus. Verksvið: Ritstjóri annast ritstjórn námsefnis og tillögugerð um forgangsröðun efnis til útgáfu. Ritstjóri gerir tillögur um uppbyggingu námsefnis og útgáfuform og vinnur verklýsingar sem útgáfusamningar eru byggðir á. Hann annast gerð verklýsinga vegna útboða og metur aðsent efni; velur verkefni til útgáfu, í samráði við útgáfustjóra og forstjóra, og fylgist með þróun námsefnis á innlendum og erlendum vettvangi. Hann tekur þátt í gerð verkog kostnaðaráætlana á sínu sviði í samráði við útgáfustjóra. Ritstjóri leitar til sérfræðinga á ýmsum sviðum um mat á texta, mynd- og hljóðefni og kennsluhugbúnaði. Hann velur fólk til starfa í ráðgjafarhópum, í samráði við útgáfustjóra, og stjórnar þeim. Ritstjóri annast kynningu á efni Námsgagnastofnunar eftir því sem tilefni gefast, svo sem á þingum kennara, fræðslufundum og ráðstefnum. Hann sér um að koma upplýsingum um útgefið gjaldskylt efni (royalty) á framfæri við bókhald. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri Tölvunarfræðingur Verksvið: Tölvunarfræðingur hefur umsjón með allri gerð stafræns námsefnis hjá Námsgagnastofnun og annast samskipti við aðila sem að slíkum verkum koma. Hann annast gerð þarfagreininga og forritun þeirra verkefna sem unnin eru innan Námsgagnastofnunar, í samstarfi við ritstjóra. Hann ber einnig ábyrgð á frágangi og prófun stafræns námsefnis, hefur umsjón með samskiptum við hýsingaraðila og eftirlit með hýsingu á vefefni. Tölvunarfræðingur er stjórnendum til ráðgjafar um uppbyggingu tölvu- og hugbúnaðarmála hjá Námsgagnastofnun og tekur þátt í gerð kostnaðaráætlana. Hann aðstoðar við uppbyggingu á vef Námsgagnastofnunar (nams.is), þjónustar tölvukerfi stofnunarinnar eins og tími og aðstæður leyfa og veitir starfsmönnum tæknilega aðstoð eftir þörfum. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri

Ritstjóri upplýsingatækni Ábyrgð: Ritstjóri ber ábyrgð á að vefsíða Námsgagnastofnunar sé ávallt í tæknilega góðu lagi og þjóni sínu hlutverki eins og best verður á kosið. Hann annast og ber ábyrgð á innsetningu og uppfærslu hljóðefnis og fræðslumynda í samstarfi við kynningarstjóra. Ritstjóri ber ábyrgð á því að tölvukerfi Námsgagnastofnunar séu í lagi og annast samskipti við þá sem þjónusta þau. Ritstjóri annast almenna ritstjórn námsefnis í upplýsingatækni. Verksvið: Ritstjóri upplýsingatækni annast innfærslu hljóðefnis og fræðslumynda á vefinn. Hann annast einnig aðstoð við notendur vefjarins og hefur yfirumsjón með aðgangsstýringu. Ritstjóri annast almenna ritstjórn í Upplýsinga- og tæknimennt í samræmi við starfslýsingu ritstjóra. Þá annast ritstjórinn eftirlit og umsjón með hug- og tölvubúnaði Námsgagnastofnunar, aðstoðar starfsfólk eftir föngum og annast samskipti við þau fyrirtæki og einstaklinga sem þjóna stofnuninni á þessu sviði. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri 14

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Hönnuður Ábyrgð: Hönnuður ber ábyrgð á útliti og uppsetningu prentgripa og efnis á öðrum miðlum ásamt umbúðagerð. Verksvið: Hönnuður ráðleggur um útlit og uppsetningu námsefnis á hinum ýmsu miðlum. Hann getur einnig eftir atvikum séð um gerð skýringar- og skrautteikninga og leiðbeint og veitt umsagnir um vinnu verktaka á því sviði. Hönnuður annast umbrot ef þörf krefur. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri

Prentsmiður (MF) Ábyrgð: Prentsmiður ber ábyrgð á faglegum frágangi setningar- og umbrotsvinnu svo og tölvubúnaði og geymslu efnis á rafrænu formi. Verksvið: Prentsmiður annast setningu og hönnun, umbrot, vefsmíð, myndvinnslu og frágang prentgripa til prentunar eða annars miðlunarforms, annast meðferð og merkingu prófarka og gengur frá þeim til lestrar og samanburðar. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri

Prentsmiður (ÞS) Ábyrgð: Prentsmiður ber ábyrgð á faglegum frágangi setningar- og umbrotsvinnu svo og tölvubúnaði og geymslu efnis á rafrænu formi. Verksvið: Prentsmiður annast setningu og hönnun, umbrot, myndvinnslu og frágang prentgripa til prentunar eða annars miðlunarforms, annast meðferð og merkingu prófarka og gengur frá þeim til lestrar og samanburðar. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri 18 Fulltrúi í framleiðsludeild (Raggý) Ábyrgð: Fulltrúi ber ábyrgð á frágangi námsefnis innan húss. Verksvið: Fulltrúi annast skráningu og umhirðu útgáfuefnis Námsgagnastofnunar. Hann sér enn fremur um ljósritun, skráningu og umhirðu efnis á vinnslustigi og afgreiðir fullfrágengið efni til lagers. Hann annast afgreiðslustörf eftir þörfum. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Framleiðslustjóri Ábyrgð: Framleiðslustjóri ber ábyrgð á framleiðslu prentaðs efnis hjá Námsgagnastofnun. Verksvið: Umsjón með framleiðslu útgáfuefnis á hinum ýmsu miðlum eftir að hönnun, umbroti og öðrum undirbúningi lýkur hjá ritstjórnardeild. Verkefnisstjóri tekur á móti fullbúnum og umbrotnum verkum, aflar tilboða í framleiðslu þeirra og hefur eftirlit með henni, sér um innkaup hráefnis og skilar fullbúnu útgáfuefni til birgðahalds. Nákvæm skoðun alls efnis áður en til útgáfu kemur. Annast magninnkaup frá öðrum útgefendum, innlendum sem erlendum, gerð útgáfuáætlana, verðlagningu útgáfuefnis og gerir tillögur um endurprentanir og sér um framkvæmd þeirra. Önnur verkefni á námsefnissviði eftir því sem aðstæður krefjast. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri 19 Kynningarstjóri Ábyrgð: Kynningarstjóri ber ábyrgð á að kynna útgáfuefni Námsgagnastofnunar og veita upplýsingar um starfsemi stofnunarinnar. Hann ber ábyrgð á skráningu nýs efnis á vef Námsgagnastofnunar og útsendingu frétta um það, ásamt innsetningu nýs efnis. Kynningarstjóri stjórnar fræðslustarfsemi Námsgagnastofnunar og hefur umsjón með könnunum og rannsóknum á námsefni. Verksvið: Kynningarstjóri hefur umsjón með kynningar- og fræðslustarfi Námsgagnastonunar. Hann stendur fyrir sýningum og kynningum á námsefni, fræðslufundum, námskeiðum, ráðstefnum og skipuleggur þátttöku stofnunarinnar á haustþingum kennara. Kynningarstjóri sér um kynningarheimsóknir í skóla og til stofnunarinnar. Hann hefur eftir atvikum samráð og samstarf við skólaskrifstofur, skóla, kennaramenntunarstofnanir og fleiri um kynningarstarfið. Kynningarstjóri annast skráningu nýs efnis á vef Námsgagnastofnunar, semur um það fréttir og setur inn á vefinn. Kynningarstjóri annast myndvinnslu fyrir vefninn. Hann annast umsjón með póstlistum og sér um útsendingu á þeim. Kynningarstjóri annast kannanir og söfnun upplýsinga um námsefni og notkun þess í samráði við ritstjóra. Kynningarstjóri fylgist með efni á vefnum og gerir viðkomandi ritstjórum og útgáfustjóra viðvart ef efni er orðið úrelt. Hann sér síðan um að fjarlægja efnið af vefnum eftir að ákvörðun um slíkt hefur verið tekin. Kynningarstjóri sér um auglýsingar og kynningar á námsefni og annast samskipti við fjölmiðla. Kynningarstjóri ritstýrir frétta- og dreifibréfum og öðru almennu kynningarefni. Kynningarstjóri annast eftir atvikum almenna ritstjórn í tilteknum greinum. Næsti yfirmaður: Útgáfustjóri

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

STARFSMANNASTEFNA NÁMSGAGNASTOFNUNAR 1. Inngangur Starfsmannastefna Námsgagnastofnunar tekur til allra starfsmanna stofnunarinnar og bera stjórnendur stofnunarinnar ábyrgð á að henni sé framfylgt. Starfsmannastjóri og starfsmannaráð fylgjast með framkvæmd hennar. 2. Markmið Markmið starfsmannastefnu Námsgagnastofnunar er að stuðla að því að stofnunin gegni lögboðnu hlutverki sínu, svo sem kveðið er á um í lögum, og uppfylli þær væntingar sem gerðar eru til stofnunarinnar og starfsmanna hennar. Til þess að svo megi verða þarf Námsgagnastofnun að hafa á að skipa hæfu, áhugasömu og vel menntuðu starfsfólki. Starfsmannastefnunni er ætlað að vera til hvatningar og upplýsinga fyrir alla starfsmenn Námsgagnastofnunar. Hún lýsir vilja til að stofnunin sé góður vinnustaður þar sem gott starf er unnið af áhugasömu, samstilltu og ábyrgu fólki í anda jafnræðis. Starfsmannastefnunni er ætlað að tryggja starfsmönnum sem best starfsskilyrði og möguleika til að vaxa og dafna í starfi. 3. Gagnkvæmar væntingar Meðal þeirra væntinga sem Námsgagnastofnun hefur til starfsmanna sinna er að þeir sýni – kostgæfni í starfi – ábyrgð, sjálfstæði og frumkvæði – vilja og hæfni til samstarfs – sveigjanleika og aðlögunarhæfni Starfsmenn eiga að geta vænst þess að – þeir hafi tækifæri til að axla ábyrgð og taka þátt í að móta stefnu Námsgagnastofnunar svo og koma að ákvörðunum um málefni sem snerta störf þeirra sérstaklega – ábyrgð og skyldur stjórnenda séu skýrar – starfsöryggi sé tryggt svo sem frekast er unnt – þeim séu greidd sanngjörn laun fyrir störf sín21 – þeim sé sýnt traust, tillitssemi og hreinskilni – unnið sé í góðu samstarfi og vinnuanda – vinnuaðstaða og félagslegt starfsumhverfi sé gott – þeim sé veitt tækifæri til að menntast og dafna í starfi – jafnréttissjónarmiða sé gætt á öllum sviðum starfseminnar 4. Stjórnunarhættir Námsgagnastofnun er stjórnað í anda þeirrar meginstefnu að veita öllum starfsmönnum, í samræmi við hæfni þeirra og eðli starfsins, virka hlutdeild í stjórnun stofnunarinnar og ákvörðunum. Stefnt skal að góðum og nútímalegum stjórnunarháttum, sem m.a. felast í jákvæðu viðhorfi til samstarfsmanna og virku upplýsingastreymi. Stjórnendum ber jafnan að hafa samráð við starfsmenn um málefni vinnustaðarins er þá varða og beita sér fyrir sem víðtækastri sátt um þau. Stjórnendur eiga að vinna að settum markmiðum og gera starfsmönnum kleift að taka framförum, bæði faglega og persónulega, í starfi sínu. 17

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

5. Upplýsingar, boðmiðlun og samskipti Allar almennar upplýsingar um stefnu og starfsemi Námsgagnastofnunar skulu vera skýrar og öllum starfsmönnum ávallt aðgengilegar. Stjórnendur leggja áherslu á að upplýsa starfsmenn um málefni sem varða störf þeirra sérstaklega, með reglulegum upplýsingafundum eða eftir öðrum leiðum. Námsgagnastofnun vill stuðla að góðum starfsanda, þar sem ríkir traust, trúnaður, jafnræði og hreinskilni milli allra starfsmanna. Þess er vænst að allir starfsmenn, hvaða starfi sem þeir gegna, temji sér kurteisi og háttvísi í framkomu og auðsýni hver öðrum tilhlýðilega virðingu, umburðarlyndi og jákvætt viðmót. 6. Jafnrétti Námsgagnastofnun starfar í anda þeirrar jafnréttisstefnu sem hún hefur sett sér og fram kemur í jafnréttisáætlun Námsgagnastofnunar sem er á bls. 52. 7. Ráðning og móttaka nýrra starfsmanna Námsgagnastofnun vill ráða til sín hæfa, dugandi og heiðarlega starfsmenn sem þykir eftirsóknarvert að starfa hjá stofnuninni vegna vinnubragða, starfsaðstöðu og starfsanda sem þar er og þeirra launakjara sem boðin eru. Námsgagnastofnun fylgir þeirri meginreglu að öll störf séu auglýst, vandað sé til starfsauglýsinga og þar sé gætt jafnréttissjónarmiða. Lögð er sérstök áhersla á að taka vel á móti nýjum starfsmönnum og að þeim líði vel í starfi frá byrjun. Fylgja skal sérstökum leiðbeiningum sem gerðar hafa verið hjá Námsgagnastofnun um móttöku nýrra starfsmanna. Leiðbeiningar þessar voru gefnar út í júní 2004 og eru á bls. 25 8. Starfsþróun Námsgagnastofnun kappkostar að veita öllum starfsmönnum góða starfsþjálfun og viðhalda henni með endur- og símenntun. Starfsmenn skulu leitast við að laga sig að síbreytilegum kröfum sem starfið gerir til þeirra. 9. Starfsmannasamtöl Reglubundin starfsmannasamtöl eru vettvangur samræðu milli starfsmanna og stjórnenda. Tilgangur samtalanna er að stuðla að velferð starfsmanna, gæðastjórnun og bættum starfsárangri sem og gagnkvæmri upplýsingamiðlun. Samtölunum er ætlað að auðvelda starfsmönnum og stjórnendum að ná settum markmiðum, að skerpa vitundina um þessi markmið og þá ábyrgð sem þeim fylgir og að skapa gagnkvæmt traust. Mikilvægt er að starfsmannasamtöl séu vandlega undirbúin, þeim fylgt eftir, úrræði séu skipulögð og trúnaðar sé gætt á öllum stigum. 10. Starfslok Námsgagnastofnun vill koma til móts við óskir starfsfólks um starfslok, til dæmis með því að breyta ráðningarformi, starfshlutfalli eða starfsskyldum síðustu misserin í starfi. Við starfslok fastráðinna starfsmanna gefst kostur á starfslokaviðtali. Viðtalið gefur Námsgagnastofnun tækifæri til að draga lærdóm af reynslu starfsmanna og fá ábendingar um það sem betur mætti fara í starfi Námsgagnastofnunar.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

11. Launamál og starfsskilyrði Námsgagnastofnun vill búa starfsfólki sínu góð launakjör, starfsskilyrði og starfsaðstöðu svo hún geti ráðið til sín og haldið hæfu starfsfólki í samkeppni við vinnumarkaðinn. Laun eru ákvörðuð í samræmi við kjarasamninga og stofnanasaminga. 23 12. Vinnutími og fjölskylduábyrgð Námsgagnastofnun vill eftir megni taka tillit til óska starfsmanna um vinnutíma og starfshlutfall. Lögð er áhersla á góða ástundun og stundvísi. Námsgagnastofnun leitast við að skapa starfsmönnum sínum aðstæður til að samræma þær skyldur sem starfið og fjölskyldan leggja þeim á herðar. Starfsmönnum skal gefinn kostur á tímabundinni lækkun á starfshlutfalli og sveigjanlegum vinnutíma vegna fjölskylduábyrgðar/-aðstæðna eftir því sem tök eru á. 13. Orlof Við töku orlofs skulu starfsmenn hafa hliðsjón af því að Námsgagnastofnun er þjónustustofnun þar sem ýmis störf eru háð öðrum, til að mynda störfum grunnskóla. Um orlof skal sækja til næsta yfirmanns með góðum fyrirvara. Óskir um orlof skulu skráðar í Vinnustund. 14. Starfsaðstaða Námsgagnastofnun leggur áherslu á að tryggja hverjum starfsmanni þau skilyrði og vinnuaðstöðu sem geri honum kleift að sinna starfi sínu af kostgæfni og uppfylli jafnframt ströngustu kröfur um öryggi, hollustu og vinnuvernd. Starfsmenn bera sjálfir ábyrgð á að fylgja þeim kröfum sem gerðar eru til þeirra um aðgætni í starfi og leggja þannig fram mikilvægan skerf til aukins starfsöryggis. 15. Heilbrigði, heilsurækt og félagsstarf Æskilegt er að starfsmenn leggi rækt við eigin heilsu og ástundi heilbrigt líferni. Námsgagnastofnun stuðlar að þessu með því að veita starfsmönnum styrki til líkamsræktar. Námsgagnastofnun er reyklaus vinnustaður og óheimilt er að reykja eða vera undir áhrifum áfengis eða annarra vímugjafa í vinnunni. Námsgagnastofnun vill efla samvinnu og samneyti starfsmanna og stuðla að ýmiss konar samtökum þeirra á milli, til dæmis með því að leggja þeim til aðstöðu eftir því sem unnt er.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

VINNUTÍMI 

Dagvinna skal unnin á tímabilinu kl. 07:00 til 17:00.

Fastur viðverutími – kjarnatími – er milli kl. 09:00 og 15:00. Starfsmönnum er heimilt að hefja störf milli klukkan 07:00 og 09:00 og að sama skapi ljúka störfum milli klukkan 15:00 og 17:00.  7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17   Sveigjanleiki (fleytitími) er 5 klukkustundir plús eða mínus á hverju tímabili, sem miðast við 15. hvers mánaðar en tímajöfnun er framkvæmd á þriggja mánaða fresti, sbr. 3. gr.  Starfsmenn við símavörslu og afgreiðslustörf hafa ekki sveigjanlegan vinnutíma þar sem vinnutími þeirra miðast við auglýstan opnunar- og afgreiðslutíma stofnunarinnar.  Uppgjör fleytitíma er á 3 mánaða fresti; 15. mars, 15. júní, 15. okt. og 15. des. Er þá miðað við að á þeim tímamótum sé starfsmaður hvorki með inneign eða skuld umfram þá 5 tíma sem heimilaðir eru skv. 2. gr. Sé starfsmaður eigi að síður í skuld umfram heimild er heimilt að skrá skuldina sem orlof hafi ekki verið um hana samið. Inneign umfram heimilaða 5 tíma fellur niður hafi ekki verið sérstaklega um hana samið.  Komi upp sérstakar aðstæður getur starfsmaður rætt við næsta yfirmann sinn eða starfsmannastjóra um frávik. 26

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Yfirvinna Eftirfarandi reglur eru í gildi um yfirvinnu: 

Meginstefnan er sú að ekki skuli unnin yfirvinna hjá Námsgagnastofnun nema í sérstökum tilvikum og þá samkvæmt fyrirframgerðu samkomulagi við viðkomandi sviðsstjóra eða forstjóra. Heimilt er starfsmanni að taka frí út á unna yfirvinnu, klukkustund á móti klukkustund, óski hann þess. Þetta skal þó gert í samráði við forstöðumann viðkomandi sviðs. Tilkynningar um áætlaða yfirvinnu skulu berast starfsmannastjóra um leið og ákvörðun hefur verið tekin. Fyrir unna, samþykkta yfirvinnu verður greitt samkvæmt kjarasamningum nema starfsmaður óski eftir að taka frí á móti yfirvinnu og skal það þá vera klukkustund á móti klukkustund. Þurfi starfsmenn að sitja fundi eða ráðstefnur erlendis á laugardögum eða sunnudögum geta þeir tekið frí á móti.

 

Áríðandi Munið að láta símavörð vita þegar farið er af vinnustað og gefa upp áætlaðan komutíma. Eins ber að skrá allar aðrar fjarvistir, t.d. frí. Sjá nánar hér á eftir í leiðbeiningum um Vinnustund. Minnt er á að matartími er 30 mín. (sumir starfsmenn taka ekki matartíma) og að allir starfsmenn hafa afsalað sér kaffitíma gegn styttri viðveru.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Vinnustund: Fjarvistir og stimplun Heimilar fjarvistir á launum eru eftirfarandi:       

Heimsóknir til lækna Foreldraviðtöl Sjúkraþjálfun Jarðarfarir allt að hálfum vinnudegi Veikindi barna (í samræmi við kjarasamning) Veikindi Orlof

Aðrar fjarvistir eru í tíma starfsmanns. Hafa skal samráð við næsta yfirmann um fjarveru frá vinnustað, tilkynna símaverði um fjarvistir og stimpla sig út þegar farið er af vinnustað vegna ofangreindra erinda svo og annarra einkaerinda. Þegar komið er til baka á að stimpla sig inn og skrá síðan fjarvistina í Vinnustund. Muna að fylla inn athugasemd. Ekki er nauðsynlegt að stimpla sig út þegar farið er á fundi eða út í öðrum erindagjörðum á vegum stofnunarinnar og vinnu lýkur utan vinnustaðar. Þá þarf einungis að ganga frá stimplun í Vinnustund næsta dag. Eftir sem áður þarf að láta vita af sér. Sveigjanleiki (fleytitími) er 5 klukkustundir plús eða mínus og fer uppgjör fram í mars, júní, október og desember. Tímar umfram 5 eru felldir niður og skuld umfram 5 tíma er skráð sem orlof.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

STARFSMANNA- OG STÉTTARFÉLÖG Starfsmenn Námsgagnastofnunar eru annaðhvort í Starfsmannafélagi ríkisstofnana, SFR, sem er aðili að Bandalagi starfsmanna ríkis og bæja, eða í Fræðagarði – félagi háskólamanna og Kjarafélagi viðskiptafræðinga og hagfræðinga sem eru aðilar að Bandalagi háskólamanna, BHM. Þessi félög fara með samningamál fyrir félagsmenn sína og starfsmenn greiða félagsgjöld til þeirra. Í apríl 2005 var formlega stofnað starfsmannafélag innan Námsgagnastofnunar. Tilgangur félagsins er að standa vörð um sameiginlega hagsmuni starfsmanna Námsgagnastofnunar, aðra en þá sem teljast lögbundin málefni stéttarfélags. Í þessu felst meðal annars: – Að standa vörð um framkvæmd starfsmannastefnu Námsgagnastofnunar. – Að standa vörð um ýmis félagsleg velferðarmál starfsmanna. – Að hvetja til heilsueflingar og forvarna meðal starfsmanna. – Að annast varðveislu og ráðstöfun félagsgjalda, samkvæmt nánari reglum. Árgjald hvers félagsmanns er kr. 12.000.- og skal það innheimt mánaðarlega. Allir starfsmenn Námsgagnastofnunar eru sjálfkrafa félagsmenn í starfsmannafélaginu. Trúnaðarmenn 2011:

Stjórn starfsmannafélags 2011:

SFR Margrét Friðriksdóttir BHM Aldís Yngvadóttir

Sigrún Sóley Jökulsdóttir Guðríður Hermannsdóttir Guðrún Sigurðardóttir

Jafnréttisnefnd Samkvæmt jafnréttisáætlun Námsgagnastofnunar skal skipa jafnréttisnefnd til tveggja ára í senn. Jafnréttisnefnd útnefnir síðan trúnaðarmann jafnréttismála til tveggja ára í senn. Jafnréttisnefnd frá 28. febrúar 2012: Aldís Yngvadóttir, sem einnig er trúnaðarmaður jafnréttismála Ellen Klara Eyjólfsdóttir Gunnar Ingi Jakobsson Harpa Pálmadóttir

Frekari upplýsingar um hlutverk jafnréttisnefndar Námsgagnastofnunar er að finna á bls. 52.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

markmið

jafnréttisáætlunar

RÁÐNING OG MÓTTAKA NÝRRA STARFSMANNA Um leið og gengið er formlega frá ráðningu nýs starfsmanns skal starfsmannastjóri gera honum grein fyrir handbók starfsmanna og hvar hana er að finna. Einnig skal veita greinargóðar upplýsingar um vinnuaðstæður, vinnutíma, aðbúnað og húsnæði. Æskilegt er að forveri nýs starfsmanns vinni með honum í einhvern tíma til að koma honum inn í starfið og setja inn í aðstæður. Þessi tími ákvarðast af kringumstæðum hverju sinni. Þegar nýr starfsmaður mætir til vinnu er afar mikilvægt að næsti yfirmaður hans taki á móti honum og byrji strax að setja hann inn í verkefni og vinnuferla. Í framhaldi af þessu er einnig nauðsynlegt að starfsmanni sé fylgt eftir þannig að hann finni að hann sé velkominn og mikils virði. Nýjum starfsmanni skal fenginn sérstakur tilsjónarmaður/-menn af sama verksviði sem hjálpa honum að komast inn í starfið fyrstu mánuðina. Nýr starfsmaður skal við fyrstu hentugleika kynntur fyrir öllum starfsmönnum og þeir fyrir honum. Næsti yfirmaður ber ábyrgð á að hlúa að starfsmanni, fylgjast með honum og leiða áfram. Starfsmenn skulu leggja sig fram um að taka vel og hlýlega á móti nýjum starfsmanni.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

VEIKINDI Tilkynning um veikindi (úr kjarasamningum) 12.1.1 Ef starfsmaður verður óvinnufær vegna veikinda eða slyss, skal hann þegar tilkynna það yfirmanni sínum sem ákveður hvort læknisvottorðs verður krafist og hvort það skuli vera frá trúnaðarlækni hlutaðeigandi stofnunar. Krefjast má læknisvottorðs af starfsmanni vegna óvinnufærni hvenær sem forstöðumanni/yfirmanni stofnunar þykir þörf á. 12.1.2 Ef starfsmaður kemur ekki til starfa vegna veikinda eða slyss í meira en 5 vinnudaga samfleytt skal hann sanna óvinnufærni sína með læknisvottorði. Ef um er að ræða endurteknar fjarvistir starfsmanns, skal hann sanna óvinnufærni sína með læknisvottorði eftir nánari ákvörðun forstöðumanns/yfirmanns. Um veikindi barna yngri en 13 ára 12.8.1 Annað foreldri á rétt á að vera frá vinnu í samtals 10 vinnudaga (80 vinnuskyldustundir miðað við fullt starf) á hverju almanaksári vegna veikinda barna sinna undir 13 ára aldri, enda verði annarri umönnun ekki við komið. Í þessum fjarvistum skal greiða starfsmanni dagvinnulaun og vaktaálag skv. reglubundinni varðskrá/vaktskrá. Réttur þessi hefur ekki áhrif á rétt starfsmanns skv. öðrum greinum. Ákvæði um veikindi barna á ekki við í sumarorlofi starfsmanna. Veikindi (úr kjarasamningi) 12.2.1 Starfsmaður sem ráðinn er til starfa á mánaðarlaunum skv. gr. 1.1.1 í kjarasamningi í a.m.k. 2 mánuði, skal halda launum skv. gr. 12.2.6–12.2.7 svo lengi sem veikindadagar hans, taldir í almanaksdögum, verða ekki fleiri á hverjum 12 mánuðum en hér segir: 30 Starfstími: Fjöldi daga 0–3 mánuði í starfi 14 dagar Næstu 3 mánuði í starfi 35 dagar Eftir 6 mánuði í starfi 119 dagar Eftir 1 ár í starfi 133 dagar Eftir 7 ár í starfi 175 dagar Við framantalinn rétt bætist auk þess réttur til mánaðarlauna skv. gr. 1.1.1 í kjarasamningi í 13 vikur eða 91 dag ef óvinnufærni stafar af vinnuslysi eða atvinnusjúkdómi. Við þessi laun bætast ekki greiðslur skv. gr. 12.2.6–12.2.7. Starfstími: Fjöldi daga Eftir 12 ár í starfi 273 dagar Eftir 18 ár í starfi 360 dagar Laun greiðast þó ekki lengur en ráðningu er ætlað að standa. Starfsmenn í tímavinnu eiga rétt á launum í einn mánuð árlega vegna veikinda.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

BARNSBURÐARLEYFI Í mars 2000 voru samþykkt lög nr. 95/2000, um fæðingar- og foreldraorlof. Lögin tryggja að starfsmenn í a.m.k. 25% starfi, sem starfað hafa í sex mánuði á innlendum vinnumarkaði, fái greidd 80% af meðaltali heildarlauna tiltekins viðmiðunartímabils í fæðingarorlofi og mun fæðingarorlofssjóður annast launagreiðslurnar og launagreiðslur frá launagreiðanda falla niður á meðan. Á meðan á fæðingarorlofi stendur er starfsmaður leystur undan vinnuskyldu en nýtur ávinnslu sumarorlofs, persónu- og orlofsuppbótar miðað við ráðningarhlutfall, skv. samkomulagi ríkisins og BHM, BSRB og KÍ. Foreldrar eiga hvort um sig sjálfstæðan rétt til fæðingarorlofs í allt að þrjá mánuði sbr. 8. gr. laganna. Auk þess eiga foreldrar sameiginlegan rétt í þrjá mánuði til viðbótar sem annað foreldrið getur tekið í heild eða þau skipt með sér. Skilyrt er í lögunum að móðir skuli vera í fæðingarorlofi fyrstu vikurnar eftir fæðingu barns. Sjálfstætt fæðingarorlof föður tekur þó gildi í áföngum, einn mánuð í senn á árunum 2001–2003. Starfsmaður á rétt á að taka fæðingarorlof í einu lagi en heimilt er með samkomulagi við vinnuveitanda að haga töku þess með öðrum hætti, m.a. með lengingu og breyttu launahlutfalli. Þá er starfsmanni nú heimilt að vera að hluta til í fæðingarorlofi og að hluta til í starfi og gætu foreldrar þannig t.d. verið í fæðingarorlofi á sama tíma. Töku fæðingarorlofs skal þó vera lokið þegar barn nær 18 mánaða aldri. Starfsmaður skal, skv. 9. gr. laganna, tilkynna vinnuveitanda skriflega a.m.k. átta vikum fyrir fyrirhugaðan fæðingardag barns hvenær hann ætlar að hefja töku fæðingarorlofs. Í tilkynningunni skal m.a. tilgreina upphafsdag, lengd, tilhögun og fyrirhugaða skiptingu sameiginlegs fæðingarorlofs barns. 9. greinin hljóðar svo: 32 Þegar starfsmaður hyggst nýta sér rétt til fæðingarorlofs, skal hann tilkynna það vinnuveitanda eins fljótt og kostur er og í síðasta lagi 8 vikum fyrir fyrirhugaðan fæðingardag barns. Vilji kona breyta áður tilkynntum upphafsdegi fæðingarorlofs, sbr. 2. mgr. 8. gr., ber henni að tilkynna það vinnuveitanda 3 vikum fyrir hinn nýja fyrirhugaða upphafsdag fæðingarorlofs. Tilkynning um töku fæðingarorlofs skal vera skrifleg og skal þar tilgreina fyrirhugaðan upphafsdag orlofsins, lengd og tilhögun. Skal jafnframt tilgreina fyrirhugaða skiptingu sameiginlegs fæðingarorlofs milli foreldra barns. Þá skal vinnuveitandi árita tilkynninguna með móttökudagsetningu og afhenda starfsmanninum afrit hennar. Vinnuveitandi getur krafist sönnunar á að foreldri fari með forsjá barnsins eða að fyrir liggi samþykki þess foreldris sem fer með forsjána, telji hann þess þörf. Mjög áríðandi er að starfsmaður og vinnuveitandi gangi tímanlega frá tilhögun fæðingarorlofs og á það bæði við um móður og föður. Síðan þarf starfsmaður að sækja um fæðingarorlof til Fæðingarorlofssjóðs sex vikum fyrir áætlaðan fæðingardag barns á sérstöku eyðublaði sem Fæðingarorlofssjóður lætur gera.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

ORLOF Orlofsárið er frá 1. maí til 30. apríl. Samkvæmt lögum um orlof er orlofsrétturinn minnst tveir orlofsdagar fyrir hvern unninn mánuð á síðasta orlofsári. Þá reiknast hálfur mánuður eða meira sem heill mánuður en skemmri tími telst ekki með. Lágmarksorlof skal vera 192 vinnuskyldustundir miðað við fullt ársstarf. Starfsmaður sem nær 30 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir, fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnuskyldustunda í dagvinnu. Starfsmaður sem nær 38 ára aldri á því almanaksári sem tímabil sumarorlofs tilheyrir, fær að auki orlof sem svarar til 24 vinnuskyldustunda í dagvinnu. Starfsmaður skal fá 10,17% orlofsfé á yfirvinnu- og álagsgreiðslur samkvæmt kjarasamningi. Við 30 ára aldur skal hann fá 11,59%. Við 38 ára aldur skal hann fá 13,04%. Sumarorlofstímabilið er frá 1. maí til 15. september. Orlof þarf að ákveða fyrir fram að vori í samráði við yfirmann. Orlofsdagar sem ekki hafa verið þannig ákveðnir skulu háðir samþykki yfirmanns viðkomandi starfsmanns. Sé orlof eða hluti orlofs tekið eftir að sumarorlofstímabili lýkur, skal sá hluti orlofsins lengjast um fjórðung. Sama gildir um orlof sem tekið er utan sumarorlofstímabils að beiðni yfirmanna. (Grein 4.4.3 í kjarasamningi.) Ef starfsmaður tekur ekki orlof eitthvert ár á hann rétt á, með samþykki yfirmanns, að leggja saman orlof þessa árs og hins næsta til orlofstöku síðara árið. Nú tekur starfsmaður ekki orlof eða hluta af orlofi, samkvæmt beiðni yfirmanns síns og geymist þá orlofið til næsta árs ella ber honum þá yfirvinnukaup fyrir starf sitt þann tíma. Annars er starfsmönnum óheimilt að taka vinnu í stað orlofs í starfsgrein sinni. Nánar um orlof er að finna í Kjarasamningnum. Hjá Námsgagnastofnun er stefnan sú að sem flestir starfsmenn séu mættir til vinnu eftir verslunarmannahelgi. Í júlí er afgreiðsludeildin lokuð í fjórar vikur og einnig skiptiborðið.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

HEILSUVERND Námsgagnastofnun styrkir fólk til líkamsræktar og er hægt að fá greiddar kr. 2.500.- á mánuði upp í kostnað. Greiðsla þessi er innt af hendi um leið og framvísað er löglegum reikningi frá líkamsræktarstöð eða öðrum viðurkenndum aðila.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

SJÓNVERND Í reglum um skjávinnu nr. 498/1994 segir svo: 9. gr. Augn- og sjónvernd starfsmanna 

Starfsmenn skulu eiga rétt á að hæfur aðili prófi augu þeirra og sjón á viðeigandi hátt: – áður en skjávinna hefst, – með jöfnu millibili eftir það, – ef fram koma vandkvæði tengd sjón sem gætu átt rót að rekja til skjávinnu. Starfsmenn skulu eiga rétt á skoðun hjá augnlækni ef niðurstöður prófsins sem um getur í 1. mgr. gefa til kynna að þess þurfi. Sjá verður starfsmanni fyrir sérstökum búnaði til úrbóta sem hæfir því starfi sem um er að ræða ef niðurstöður prófsins eða skoðunarinnar sem um getur í 1. og 2. mgr. sýna að það sé nauðsynlegt og ekki er hægt að nota venjuleg gleraugu, snertilinsur eða þvíumlíkt. Ráðstafanir sem gerðar eru samkvæmt þessum reglum mega aldrei hafa í för með sér aukakostnað fyrir starfsmenn.

 



Skýringargagn fyrir túlkun á 9. gr. reglna nr. 498/1994 Á fundi stjórnar Vinnueftirlits ríkisins þann 26. febrúar 1996 var samþykkt eftirfarandi túlkun á 9. gr. reglna nr. 498/1994 um skjávinnu.  Þurfi starfsmaður nauðsynlega á búnaði til sjónleiðréttingar að halda vegna skjávinnu sérstaklega, að mati augnlæknis, skal vinnuveitandi leggja honum til slíkan búnað, þ. á m. sérstök gleraugu. Búnaðurinn telst eign vinnuveitandans.  Ef augnlæknir telur nauðsynlegt að starfsmaður noti gleraugu með tví- eða fleirskiptum brennivíddum, í stað sérstakra gleraugna fyrir skjávinnu, er eðlilegt að vinnuveitandi taki þátt í kostnaði við slík gleraugu. Starfsmanni ber að snúa sér til vinnuveitanda áður en ráðist er í kaup hjálpartækja, svo sem gleraugna, og hlíta fyrirsögn hans um það hvernig skuli að slíku staðið. 37 Í samræmi við þetta hefur verið ákveðið að Námsgagnastofnun styrki starfsmann sem framvísar vottorði frá augnlækni um að viðkomandi þurfi tvískipt gleraugu sérstaklega vegna skjávinnu. Styrkurinn nemur kr. 30.000.- Þurfi starfsmaðurinn sömu gleraugu vegna annarrar vinnu og í daglegu lífi er ekki veittur styrkur. Eftir sem áður greiðir Námsgagnastofnunin að fullu fyrir sérstök skjávinnugleraugu, sbr. lið 1 hér að ofan, telji augnlæknir þau nauðsynleg.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

ENDURMENNTUN Í starfsmannastefnu Námsgagnastofnunar segir um starfsþróun í 8. kafla: Námsgagnastofnun kappkostar að veita öllum starfsmönnum góða starfsþjálfun og viðhalda henni með endur- og símenntun. Starfsmenn skulu leitast við að laga sig að síbreytilegum kröfum sem starfið gerir til þeirra. Starfsmenn eru eindregið hvattir til að hafa augun opin fyrir ráðstefnum eða námskeiðum sem snerta starfssvið þeirra. Hugmyndir sínar skulu starfsmenn leggja fyrir sinn yfirmann sem metur, í samráði við forstjóra, hvort stofnunin greiðir þátttökugjald eða annan kostnað. Starfsmenn eru einnig hvattir til að kynna sér ákvæði í kjarasamningum og stofnanasamningum um námskeið sem nýtast í starfi og geta verið metin til hækkunar á launum. Námsgagnastofnun mun beita sér fyrir því að einstakir starfsmenn eða hópar fari á námskeið sem beinlínis snerta starfssvið þeirra. Í þessum tilvikum verður eingöngu óskað eftir þátttöku þeirra sem talið er að eigi beint erindi, starfsins vegna, á tiltekin námskeið eða ráðstefnur. Það skal skýrt tekið fram að yfirvinna verður eingöngu greidd í þeim tilvikum sem námskeið eða fundur kann að standa lengur en venjulegur vinnudagur starfsmanns, hafi starfsmaður farið á námskeið samkvæmt beiðni yfirmanna stofnunarinnar. Um þetta skal undantekningarlaust rætt fyrir fram. Sérstaklega er minnt á að endurmenntun er mikilvægt umræðuefni í starfsmannasamtölum. Nánar er fjallað um símenntun á bls. 32. Mat til launa: Miðað er við klukkustundir sem setið er á námskeiði en ekki tekið tillit til heimavinnu.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Nánar um símenntun í Námsgagnastofnun Í stefnumótun Námsgagnastofnunar segir: Starfsmenn fái hvatningu og möguleika til símenntunar og tækifæri til að þroskast í starfi. Markvisst verði unnið að góðum samskiptum og starfsanda innan stofnunar og að starfsumhverfi stuðli að því. Starfsmenn ræki störf sín af alúð og fagmennsku. Tekið skal á móti nýjum starfsmönnum samkvæmt reglum þar um. Markmið Námsgagnastofnunar er að hún hafi ætíð á að skipa hæfum starfsmönnum sem veiti góða þjónustu og uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til stofnunarinnar. Í stofnanasamningi er ákvæði um launahækkanir að vissu marki í kjölfar viðbótarmenntunar. Þrátt fyrir að einstaklingar hafi náð fram allri samningsbundinni hækkun launa vegna sóknar á námskeið heldur þörfin áfram og nauðsynlegt er að ekki verði látið staðar numið við þann áfanga. Sérstaklega er brýnt fyrir starfsmönnum að vera vakandi fyrir möguleikum á endurmenntun til að viðhalda þekkingu og auka færni. Í kjarasamningum er kveðið á um almennar heimildir til endurmenntunar og um kjör starfsfólks á meðan endurmenntun stendur yfir. Sérstaklega skal tekið fram að öll sókn á námskeið í vinnutíma skal vera með samþykki stofnunar.

Gerð símenntunaráætlunar Til þess að gera raunhæfa og vandaða símenntunaráætlun er nauðsynlegt að skilgreina þarfir stofnunar fyrir aukna þekkingu starfsmanna eftir sviðum eða deildum. Að því verki koma yfirmenn sem taka saman yfirlit um símenntunarþörf. Gera þarf könnun á hvaða þekking er þegar fyrir hendi og meta síðan það bil sem er þarna á milli. Einnig þarf að kanna meðal starfsmanna hvaða endurmenntun þeir telja sig þurfa.

Starfsmannasamtöl Í stofnanasamningi starfsmanna og Námsgagnastofnunar er ákvæði um starfsmannasamtöl einu sinni á ári. Sá vettvangur er kjörinn til þess að starfsmenn og yfirmaður ræði um hvaða þörf viðkomandi starfsmaður hefur fyrir aukna þekkingu. Einnig gefst starfsmanni þá kostur á að koma sínum óskum á framfæri. Áður en starfsmaður kemur í viðtal fær hann undirbúningsblað varðandi samtalið þar sem meðal annars koma fram óskir um endurmenntun.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

BRUNAVARNIR Ef eldur verður laus er mikilvægt að fólk bregðist við af rósemi og öryggi og umfram allt að öllum sé ljóst hvað þeim ber að gera. Eldvarnir í Námsgagnastofnun snúast fyrst og fremst um öryggi fólks. Björgun mannslífa hefur ávallt forgang fram yfir björgun muna. Búnaður Eldvarnabúnaður í Námsgagnastofnun er þrenns konar: 1. Viðvörunarbúnaður 2. Slökkvibúnaður 3. Rýmingarleiðir 1. Viðvörunarbúnaður Viðvörunarbúnaður er í húsnæði stofnunarinnar að Víkurhvarfi 3. Eldviðvörunarbúnaðurinn byggist á stjórnstöðvum sem eru í anddyri á 1. og 2. hæð. Við búnaðinn eru tengdir fjölmargir reyk- og hitaskynjarar. Kerfin eru yfirfarin reglulega og eiga ævinlega að vera í fullkomnu lagi. Kerfin gefa hættuástand til kynna með bjölluhringingum á öllum hæðum hússins og samkvæmt prófun heyrist í þeim hvar sem er í húsunum. Kerfið er beintengt við stjórnstöð Öryggismiðstöðvarinnar sem bregst við boðum frá kerfinu.

Mikilvægt er að starfsmenn séu vel meðvitaðir um staðsetningu slökkvibúnaðar svo og útgönguleiðir. 40 Viðbrögð Þegar hættuástand skapast hefur öryggi fólks algeran forgang. Fari viðvörunarkerfið í gang skal sérhver starfsmaður gera ráðstafanir til að geta yfirgefið húsið á svipstundu.

Þegar út er komið skulu starfsmenn safnast saman á bifreiðastæði fyrir framan húsið til að unnt sé að ganga úr skugga um hvort allir hafi komist út.

Það skal sérstaklega ítrekað að tekið verði mark á brunavarnakerfinu, fari það í gang.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

2. Slökkvibúnaður Slökkvibúnaður er á öllum hæðum í húsnæði Námsgagnastofnunar. Brunaslanga og slökkvitæki eru á lager á 1. hæð þar sem gengið er inn, og slökkvitæki á gangi þar fyrir framan. Á annarri hæð eru brunaslöngur og slökkvitæki á þvergöngum, bæði í norðvesturenda og suðausturenda hússins. Á þriðju hæð eru brunaslanga og slökkvitæki í suðausturenda hússins (hjá fatahengi). Í tölvuherbergjum eiga að vera sérstök slökkvitæki. Tæki þessi eru yfirfarin árlega og prófuð og eiga ævinlega að vera í fullkomnu lagi. Handboðar eru á öllum hæðum hússins, við inn- og útgönguleiðir.

Kynntu þér staðsetningu þessara tækja í nánasta vinnuumhverfi þínu. 3. Rýmingarleiðir Rýmingarleiðir eru að sjálfsögðu fyrst og fremst þeir útgangar sem nærtækir eru. Í lagerrými á 1. hæð eru þeir, auk aðalinngangs og vörudyra, tvennar dyr á framhlið hússins og einar á gaflvegg hjá vörumóttöku. Á annarri hæð eru þær auk aðalinnganga úr stigagangi, útgönguleið á sauðausturgafli og þrjár útgönguleiðir af skrifstofum ritstjóra. Á þriðju hæð eru útgönguleiðir niður stiga og af svölum á suðausturgafli niður á pallinn á annarri hæð (brunastigi).

Kynntu þér rýmingarleiðir í næsta nágrenni við vinnustöð þína. Öryggistrúnaðarmaður er Tryggvi Jakobsson Öryggisvörður er Rúnar Örn Eiríksson

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

FUNDIR Vikulega heldur forstjóri fundi með sviðsstjórum. Á þessum fundum eru rædd þau málefni sem efst eru á baugi hverju sinni og lagðar línur um verkefni sem fyrir liggja. Fundir innan sviða eru haldnir eftir þörfum. Fundargerðir eru ritaðar á þessum fundum og sendar jafnharðan til allra starfsmanna. Fjórum sinnum á ári heldur forstjóri fund með öllum starfsmönnum stofnunarinnar og fer dagskrá eftir þörfum hverju sinni. Í febrúar ár hvert fer fram heildarmat á starfi liðins árs og samanburður við fyrri ár. Allir starfsmenn taka þátt í uppgjörinu. Þá skal farið yfir útgáfu- og rekstraráætlanir og metið hvernig tekist hefur að fara eftir þeim og reynt að leita skýringa á frávikum svo læra megi af reynslunni. Mat verði lagt á starfið í heild með misjöfnum aðferðum og áherslum frá einu ári til annars. Stefnumiðað árangursmat (Balanced Scorecard) er haft til viðmiðunar þegar markmið eru sett og mat lagt á árangur.

Úr stefnumótun 2011

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

AFGREIÐSLUTÍMAR Afgreiðslutímar hjá Námsgagnastofnun eru sem hér segir: Skrifstofa, námsefnisgerð Afgreiðslutími er kl. 8:20 til 12:30 og 13:00 til 16:15 alla virka daga nema meðan lokað er vegna sumarleyfa. Útborgun reikninga er á þriðjudögum og fimmtudögum. Greiðslubeiðnir þurfa að hafa borist gjaldkera viku fyrir greiðsludag. Útborgun reikninga getur fallið niður vegna sumarleyfa og er það auglýst sérstaklega.

Afgreiðsludeild Afgreiðsludeildin í Víkurhvarfi 3 er opin frá kl. 8:20 til 12:30 og 13:00 til 16:15 alla virka daga. Í júlímánuði er lokað í fjórar vikur vegna sumarleyfa en opnað aftur eftir verslunarmannahelgi.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

LOKUN OG FRÁGANGUR Nauðsynlegt er að starfsmenn hafi fáein atriði í huga þegar þeir yfirgefa skrifstofu sína og vinnustaðinn á kvöldin. 1. 2.

Gæta þess að gluggar séu lokaðir. Slökkva ljós á skrifstofunni. Ganga frá tölvunni. Gögn eiga að vera vistuð á H-drifi eða I-drifi á samskrá, til þess að tryggt sé að öryggisafrit séu tekin. Þeir sem fara síðastir úr húsi þurfa að gæta þess að hurðir séu læstar. Einnig á að slökkva öll ónauðsynleg ljós.

Sá sem ALLRA SÍÐASTUR fer út á að setja öryggiskerfið á Mikilvægt er að þeir sem eiga erindi í húsnæði stofnunarinnar utan vinnutíma gæti þess vandlega að útidyr séu tryggilega læstar og öryggiskerfið sé virkt þegar húsið er yfirgefið.

MUNIÐ ÖRYGGISKERFIÐ

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

BOÐ-, PÓST- OG VÖRUSENDINGAR Almennt eru allar boðsendingar sendar með Fyrirtækjaþjónustu Íslandspósts. Ef það er eitthvað sem liggur sérstaklega mikið á er notast við greiðabíla. Fyrirtækjaþjónusta Íslandspósts kemur daglega í Víkurhvarfið, eftir hádegi, með póstsendingar og tekur sömuleiðis þær póstsendingar sem starfsmenn láta frá sér. Meiri háttar vörusendingar til skóla á höfuðborgarsvæðinu eru sendar með sendiferðabíl.

SKJALAVARSLA Skjöl stofnunarinnar eru nú vistuð í GoPro. Öll aðsend bréf verða að berast skjalastjóra sem sér um að skanna þau inn, annaðhvort sem nýtt mál í kerfinu eða undir mál sem þegar hefur verið stofnað. Þegar mál er orðið til er mikilvægt að öll þar að lútandi bréfaskipti fari fram í GoPro, hvort sem notaður er tölvupóstur, símbréf eða sendibréf. Enn fremur skal skrá inn þær upplýsingar úr símtölum sem máli skipta. Eftir sem áður er mikilvægt að afhenda skjalastjóra afrit allra geymsluskyldra skjala (ekki vinnugagna).

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

OPNUNARTÍMI SKIPTIBORÐS Skiptiborð Námsgagnastofnunar er opið frá kl. 8:20–12:30 og 13:00–16:15 árið um kring nema í júlímánuði, þá er lokað. NÁMSGAGNASTOFNUN Víkurhvarfi 3, 535 0400 Samband frá skiptiborði kl. 8:20–12:30 og 13:00–16:15 Stofnunin er lokuð kl. 12:30–13:00 Fax skrifstofa 535 0401 Fax afgreiðsludeild 562 3720 Netfang skrifstofa postur@nams.is Netfang afgreiðsludeild uthlutun@nams.is Veffang http://www.nams.is Símavörður framsendir símbréf í tölvupósti eða prentar þau út og kemur þeim til viðtakanda.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

FYLGIGÖGN

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

YFIRLIT UM FYLGIGÖGN Lög um námsgögn Stefna Námsgagnastofnunar Umhverfisstefna Námsgagnastofnunar Jafnréttisáætlun Námsgagnastofnunar Vinnureglur Námsgagnastofnunar um launuð námsleyfi fyrir starfsmenn Stofnanasamningar BHM Stofnanasamningur SFR Lög Starfsmannafélags Námsgagnastofnunar Um meðferð tölvupósts og netnotkun starfsmanna Námsgagnastofnunar Stefnumiðað árangursmat Verkferlar STEVE MAXWELL skrifstofuæfingar Netföng starfsmanna og innanhússnúmer

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Lög um námsgögn Nr. 71 28. mars 2007 LÖG um námsgögn. FORSETI ÍSLANDS gjörir kunnugt: Alþingi hefur fallist á lög þessi og ég staðfest þau með samþykki mínu: I. KAFLI Markmið og skipulag. 1. gr. Markmið laga þessara er að tryggja framboð og fjölbreytileika námsgagna í samræmi við þarfir nemenda og skóla. Í lögum þessum er kveðið á um ábyrgð og stuðning ríkisins við þróun, gerð og útgáfu námsgagna fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla og um öflun námsgagna fyrir grunnskóla. 2. gr. Ábyrgð og stuðningur ríkisins skv. 1. gr. felur í sér eftirfarandi: 1. rekstur Námsgagnastofnunar, sem leggur grunnskólum til námsgögn, sbr. II. kafla laga þessara, 2. fjárframlög til námsgagnasjóðs, sem úthlutar fé til grunnskóla til kaupa á námsgögnum, sbr. III. kafla laga þessara, 3. fjárframlög til þróunarsjóðs námsgagna, sem styrkir nýsköpun, þróun, gerð og útgáfu námsgagna fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla, sbr. IV. kafla laga þessara.

II. KAFLI Námsgagnastofnun. 3. gr. Hlutverk Námsgagnastofnunar er að leggja grunnskólum til námsgögn í samræmi við meginmarkmið náms og kennslu á grunnskólastigi samkvæmt grunnskólalögum og aðalnámskrá. Stofnunin ber ábyrgð á gerð, útgáfu, framleiðslu og dreifingu námsgagna sem hún framleiðir í samræmi við ákvæði laga þessara. Stofnunin hefur með höndum þróun námsgagna og hefur frumkvæði að könnunum og rannsóknum á gerð þeirra og notkun. Stofnunin annast kynningar- og fræðslustarfsemi fyrir skóla um námsgögn.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Stofnunin skal hafa samráð við kennara og skóla og fylgjast með þróun og nýsköpun í námsgagnagerð fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla. Réttur hvers skóla til að fá afhent námsgögn sem Námsgagnastofnun framleiðir ræðst af nemendafjölda, en heimilt er stofnuninni að ívilna fámennum skólum. Heimilt er Námsgagnastofnun að hafa þau námsgögn sem stofnunin framleiðir til sölu á almennum markaði. Stofnunin skal hafa fjárhagslegan aðskilnað vegna sölu á námsgögnum í frjálsri samkeppni við aðra aðila á almennum markaði frá því lögbundna hlutverki stofnunarinnar að leggja grunnskólum til námsgögn skv. 1.–4. mgr. Við verðlagningu skal höfð hliðsjón af hinum fjárhagslega aðskilnaði. Kostnaður við rekstur Námsgagnastofnunar greiðist úr ríkissjóði eftir því sem ákveðið er í fjárlögum. 4. gr. Menntamálaráðherra skipar forstöðumann Námsgagnastofnunar til fimm ára í senn. Forstöðumaður skal hafa háskólamenntun og þekkingu á verksviði stofnunarinnar. Forstöðumaður annast daglega stjórn stofnunarinnar og ber ábyrgð á fjárreiðum hennar. 5. gr. Menntamálaráðherra skipar Námsgagnastofnun fimm manna stjórn til fjögurra ára í senn.Skulu tveir stjórnarmenn tilnefndir af Kennarasambandi Íslands, einn af Sambandi íslenskra sveitarfélaga og einn af landssamtökum foreldra grunnskólabarna samkvæmt nánari ákvörðun menntamálaráðherra. Menntamálaráðherra skipar einn stjórnarmann án tilnefningar og skal hann vera formaður en varaformaður skal skipaður úr hópi tilnefndra aðalmanna. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti. Stjórnin markar Námsgagnastofnun stefnu í samráði við forstöðumann, staðfestir að árlegar starfs- og fjárhagsáætlanir séu í samræmi við markaða stefnu, veitir forstöðumanni ráðgjöf og fylgist með starfsemi stofnunarinnar.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

III. KAFLI Námsgagnasjóður. 6. gr. Hlutverk námsgagnasjóðs er að leggja grunnskólum til fé til námsgagnakaupa í því augnamiði að tryggja val þeirra um námsgögn. Framlag til námsgagnasjóðs er ákveðið í fjárlögum ár hvert. Menntamálaráðherra skipar námsgagnasjóði þriggja manna stjórn til fjögurra ára í senn.Skal einn stjórnarmaður tilnefndur af Kennarasambandi Íslands og einn af Sambandi íslenskra sveitarfélaga. Menntamálaráðherra skipar einn stjórnarmann án tilnefningar og skal hann vera formaður en varaformaður skal skipaður úr hópi tilnefndra aðalmanna. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti. Stjórn námsgagnasjóðs ákveður skiptingu fjármuna milli grunnskóla til námsgagnakaupa. Hlutdeild hvers skóla ræðst af nemendafjölda en heimilt er að ívilna fámennum skólum. Menntamálaráðherra setur sjóðnum úthlutunarreglur þar sem m.a. er kveðið á um skilyrði fyrir úthlutun. Sjóðstjórn hefur eftirlit með að farið sé að úthlutunarreglum. Ákvarðanir sjóðstjórnar um úthlutanir eru endanlegar og verður ekki skotið til æðra stjórnvalds. Menntamálaráðuneytið annast umsýslu sjóðsins og ber ábyrgð á henni. Umsýslukostnaður skal greiddur af ráðstöfunarfé sjóðsins.

IV. KAFLI Þróunarsjóður námsgagna. 7. gr. Hlutverk þróunarsjóðs námsgagna er að stuðla að nýsköpun, þróun, gerð og útgáfu námsgagna fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla í samræmi við markmið 1. gr. Framlag til þróunarsjóðs er ákveðið í fjárlögum ár hvert. Menntamálaráðherra skipar þróunarsjóði námsgagna fimm manna stjórn til fjögurra áraí senn. Skulu tveir stjórnarmenn tilnefndir af Kennarasambandi Íslands, einn af Sambandi íslenskra sveitarfélaga og einn af Félagi íslenskra framhaldsskóla. Menntamálaráðherra skipar einn stjórnarmann án tilnefningar og skal hann vera formaður en varaformaður skal skipaður úr hópi tilnefndra aðalmanna. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti. Stjórn þróunarsjóðs námsgagna ákveður skiptingu á fjárveitingu sjóðsins og ber ábyrgð á umsýslu hans. Sjóðnum er heimilt að fá aðstoð sérfræðinga við mat á umsóknum.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Menntamálaráðherra setur þróunarsjóði námsgagna reglugerð þar sem m.a. er kveðið á um skipulag sjóðsins og reglur um úthlutun. Þeir sem fá fé úr þróunarsjóði skulu gera grein fyrir framvindu verkefna og ráðstöfun fjár samkvæmt nánari fyrirmælum í úthlutunarreglum. Verði misbrestur á, eða séu önnur skilyrði fyrir styrkveitingu ekki uppfyllt, er stjórninni heimilt að stöðva greiðslur eða eftir atvikum fara fram á endurgreiðslu styrksins. Stjórn þróunarsjóðs námsgagna skal eiga samráð við kennara og skóla og fylgjast með þróun og nýsköpun í námsgagnagerð fyrir leik-, grunn- og framhaldsskóla.Ákvarðanir sjóðstjórnar um úthlutanir eru endanlegar og verður ekki skotið til æðra stjórnvalds.

V. KAFLI Gæðamat, gildistaka o.fl. 8. gr. Ef vafi leikur á að námsgögn uppfylli réttmætar gæðakröfur eða samrýmist markmiðum aðalnámskrár er heimilt að óska eftir því að menntamálaráðuneytið meti hvort viðkomandi námsgögn séu hæf til notkunar í kennslu. 9. gr. Heimilt er menntamálaráðherra að setja reglugerð um nánari framkvæmd laga þessara. 10. gr. Lög þessi öðlast þegar gildi. Við gildistöku laga þessara falla úr gildi lög um Námsgagnastofnun, nr. 23/1990. Ákvæði til bráðabirgða. Lög þessi fela ekki í sér breytingar á stöðu og réttindum starfsmanna Námsgagnastofnunar.

Gjört á Bessastöðum, 28. mars 2007. Ólafur Ragnar Grímsson. (L. S.) Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir. A-deild – Útgáfud.: 4. apríl 2007

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Stefna Námsgagnastofnunar Hlutverk Námsgagnastofnun er þjónustustofnun sem gegnir mikilvægu hlutverki í íslensku menntakerfi. Stofnunin starfar samkvæmt lögum nr. 71/2007 og er hlutverk hennar samkvæmt þeim að leggja grunnskólum til námsgögn í samræmi við meginmarkmið náms og kennslu á grunnskólastigi samkvæmt grunnskólalögum og aðalnámskrá. Stofnunin ber ábyrgð á gerð, útgáfu, framleiðslu og dreifingu námsgagna fyrir grunnskóla.

Framtíðarsýn Námsgagnastofnun er í fararbroddi við útgáfu á vönduðu námsefni og notar til þess þá miðla sem best henta hverju sinni.

Leiðarljós Námsgagnastofnun leggur áherslu á að framleiða vandað námsefni af hagkvæmni og að veita fyrsta flokks þjónustu. Námsgagnastofnun fylgist vel með þróun og nýjungum í námsefnisgerð og breytilegum þörfum grunnskóla. Námsefni stofnunarinnar og öll starfsemi hennar skal stuðla að mannréttindum, umhverfisvernd og virðingu fyrir öllu lífi.

Markmið Námsgagnastofnunar eru að 

bjóða fram vandað og fjölbreytt námsefni sem uppfyllir kröfur Aðalnámskrár grunnskóla og Gátlista Námsgagnastofnunar kynna námsefni markvisst fyrir hagsmunaaðilum og dreifa því hratt og örugglega til skóla gæta hagkvæmni í námsefnisgerð og rekstri stofnunarinnar veita viðskiptavinum góða og faglega þjónustu eiga árangursríkt samstarf við kennara og aðra fagaðila í skólakerfinu svo og stofnanir, fjölmiðla, fyrirtæki og samtök foreldra hafa á að skipa hæfu og framsæknu starfsfólki sem starfar af fagmennsku í sátt við samstarfsaðila skapa starfsfólki gott starfsumhverfi og styrkja þátttöku þess í starfstengdri símenntun hafa skýr boðskipti og stöðugt upplýsingastreymi, bæði innan stofnunar og til hagsmunaaðila

      

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Helstu leiðir að settu marki 1.

Þörf skólanna fyrir námsefni verði könnuð reglulega og mið tekið af niðurstöðum við gerð útgáfuáætlana. Fylgst verði með nýjungum í námsefnisgerð og séð til þess að þær komi fram í bættu námsefni. Leitast skal við að ná fram hagstæðum kjörum á aðkeyptri vinnu og þjónustu fyrir stofnunina. Tilboða verði aflað í námsefnisgerð og framleiðslu eftir því sem kostur er. Öllum erindum er svarað innan hálfs mánaðar. Pantanir á námsefni eru afgreiddar í þeirri röð sem þær berast. Áhersla er lögð á jákvætt viðmót starfsmanna við viðskiptavini. Tryggja þarf aðkomu fagaðila skólakerfisins að stefnumótun og mati í námsefnisgerð m.a. með þátttöku í starfshópum, yfirlestri og annarri ráðgjöf. Leitast verður við að koma á samstarfi um námsefnisgerð við stofnanir og fyrirtæki sem búa yfir þekkingu sem á erindi við grunnskólanemendur. Upplýsingum um nýtt námsefni verði komið til skóla með ýmsu móti svo sem með stafrænum dreifpósti og fréttabréfum, bæklingum, sýningum og fræðslufundum. Þess verði gætt að heimasíða Námsgagnastofnunar sé lifandi og að markvisst verði unnið að eflingu hennar. Starfsmenn fái hvatningu og möguleika til símenntunar og tækifæri til að þroskast í starfi. Markvisst verði unnið að góðum samskiptum og starfsanda innan stofnunar og að starfsumhverfi stuðli að því. Starfsmenn ræki störf sín af alúð og fagmennsku. Tekið skal á móti nýjum starfsmönnum samkvæmt reglum þar um.

Árangursmat Í febrúar ár hvert fer fram heildarmat á starfi liðins árs og samanburður við fyrri ár. Allir starfsmenn taka þátt í uppgjörinu. Þá skal farið yfir útgáfu- og rekstraráætlanir og metið hvernig tekist hefur að fara eftir þeim og reynt að leita skýringa á frávikum svo læra megi af reynslunni. Mat verði lagt á starfið í heild með misjöfnum aðferðum og áherslum frá einu ári til annars. Stefnumiðað árangursmat (Balanced Scorecard) er haft til viðmiðunar þegar markmið eru sett og mat lagt á árangur. Þjónustukannanir verði gerðar annað hvert ár meðal viðskiptavina. Starfsánægjukönnun verði gerð annað hvert ár. Gerð verði reglulega úttekt á samstarfi við skóla og aðra hagsmunaaðila og árangur metinn. Símenntun, starfsárangur og starfsánægja er metin sameiginlega í árlegum starfsmannasamtölum.

Júní 2011

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Umhverfisstefna Námsgagnastofnunar Markmið 

Markmið þessarar umhverfisstefnu er að fella starfsemi Námsgagnastofnunar að sjónarmiðum umhverfisverndar og sjálfbærrar þróunar, þannig að hún valdi sem minnstri mengun og álagi á auðlindir og umhverfi. Hafa ber sjónarmið umhverfisverndar í huga við alla þætti rekstrar og ákvarðana. Leitast skal við að ná hámarksnýtingu og draga úr hvers kyns sóun verðmæta, t.d. orku og aðfanga. Fremur ber að velja viðurkenndar umhverfismerktar vörur en þær sem valda meiri skaða á umhverfinu. Úrgang sem til fellur ber að endurnota og endurvinna eftir því sem kostur er og tryggja að spilliefnum sé fargað á viðeigandi hátt. Draga skal úr notkun einnota hluta eins og kostur er. Stefnt skal að því að mæla eftir föngum innkaup og notkun á vöru og þjónustu og þann sparnað sem hlýst af því að draga úr sóun og koma endurnýtanlegum hlutum í verð.

  

Leiðir að markmiðum Innkaup  Við innkaup skal tekið tillit til umhverfissjónarmiða jafnt sem kostnaðar og gæða. Ef vörur eru sambærilegar að öðru leyti ber að velja þá tegund sem telst síður skaðleg umhverfinu. Vara sem er dýrari í innkaupum kann að leiða til beins sparnaðar þegar til lengri tíma er litið, t.d. orkusparandi ljósaperur.  Við innkaup á vöru skal athuga hvort hún er merkt með viðurkenndu umhverfismerki, s.s. merki Evrópusambandsins eða norræna svansmerkinu eða uppfylli þær kröfur sem þar eru gerðar.  Til eru ákvæði um umhverfisvænar vörur inni í rammasamningum hjá Ríkiskaupum, t.d. um ljósritunarpappír og sumar skrifstofuvörur. Einnig má minna á bæklinginn Umhverfisvæn innkaup, sem umhverfisráðuneytið gefur út. Hægt er að nálgast ritið á www.stjr.is/umh undir útgefið efni og á www.rikiskaup.is. Prentað eintak er til hjá útgáfustjóra.  Áréttað skal að allir þeir sem annast innkaup fyrir Námsgagnastofnun hagi þeim með tilliti til framangreindra atriða.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Pappírsnotkun  Nota skal pappír sem ekki er klórbleiktur og æskilegt er að hann sé endurunninn að hluta eða öllu leyti og/eða merktur með viðeigandi umhverfismerki. Þetta á jafnt við um pappír til prentunar og notkunar á skrifstofum.  Forðast skal að nota gluggaumslög með plastfilmu, heldur með glugga úr endurnýjanlegu efni. Einnig ber að forðast umslög með lími úr leysiefnum, þar sem ekki er hægt að endurvinna þau. Best er að kaupa svansmerkt umslög. Hvatt er til aukinnar notkunar fjölnota umslaga.  Draga ber eftir föngum úr pappírsnotkun jafnt í útgáfustarfsemi sem annarri starfsemi. Þetta er hægt með því m.a. að: forðast prentun á tölvupósti og lesa yfir texta á tölvuskjá fremur en í útprentun; ljósrita og prenta báðum megin á hverja síðu; nýta úrgangspappír til gerðar minnismiða; nota sérstakan prentara með notuðum blöðum (þ.e. með texta öðrum megin) til útprentunar á handritum, minnisblöðum og öðrum óformlegum texta. Einnig skal gæta þess að draga sem mest úr pappírsnotkun við frágang samninga. Sjálfsagt er að reyna að mæla pappírsnotkun og fylgjast með hvernig gengur að draga úr henni. Mikilvægt er að starfsmenn meti hverju sinni hvað unnt er að gera í þessu sambandi.  Allan pappír á að flokka og senda í endurvinnslu. Sjá einnig www.gamar.is Ýmis skrifstofugögn og vélar  Forðast á að nota vörur sem innihalda lífræn leysiefni. Yfirleitt er hægt að fá vörur sem nota vatnsleysanleg efni í stað hinna. Oft er hægt að þekkja vörur sem ber að forðast á því að á þeim eru varúðarmerkingar vegna hugsanlegs heilsutjóns.  Forðast ber vörur sem innihalda PVC-plast (s.s. möppur) en nota þess í stað sambærilegar vörur úr pappa eða öðrum gerðum plasts. Þetta á einnig við um frágang á bókakápum.  Nota skal fjölnota vörur fremur en einnota þar sem hægt er að koma því við.  Velja skal tæki sem eru merkt umhverfismerki, s.s. svaninum eða bláa englinum. Slíkar vélar fullnægja ströngum kröfum um losun ryks og ósons; hávaða, orkunotkun og möguleika á endurvinnslu ákveðinna hluta vélanna. Blekhylki í ljósritunarvélum og bréfsímum skulu sett í endurvinnslu; æskilegt er að þau séu merkt umhverfismerki.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Notkun upplýsingatækni  Með markvissri notkun upplýsingatækni er unnt að koma við mikilvirkum umhverfisbótum og jafna aðgengi að þjónustu stofnunarinnar, óháð búsetu og afgreiðslutíma. Leggja þarf aukna áherslu á að þjónusta við viðskiptavini fari fram á Netinu og að þar verði hægt að reka öll erindi við stofnunina.  Markviss notkun tölvupósts og netsamskipta innanhúss er mikilvægt framlag til umhverfisverndar. Gögn sem þurfa að berast á milli manna fari með tölvupósti og fundir skulu boðaðir rafrænt. Forðast skal alla óþarfa útprentun. Umbúðanotkun og endurnýting  Hægt er að draga úr sóun vegna umbúðanotkunar m.a. með því að velja fremur vörur sem nota minni umbúðir og með því að kaupa fremur inn í stórum einingum en smáum.  Úrgang á að flokka, þannig að endurnýtanlegum úrgangi sé safnað sérstaklega og skilað til endurvinnslu. Móttökustaði fyrir pappír, umbúðir og rafhlöður á að merkja sérstaklega til að minna á slíka flokkun.  Umbúðir sem berast stofnuninni á að endurnota eins og kostur er og nota skal endurunninn umbúðapappír.  Námsgagnastofnun stuðlar að því að draga úr úrgangi með því að nota lágmarksumbúðir, sem þó hlífa því sem sent er út á fullnægjandi hátt. Efnanotkun og hreingerningar  Forðast ber að nota hvers kyns eiturefni og hættuleg efni til hreingerninga. Hafa ber í huga að ráðlagðir skammtar framleiðenda á þvottaefnum eru oft óþarflega stórir. Eðlilegt er að setja umhverfiskröfur í þjónustuútboð varðandi hreingerningar.  Halda skal uppþvotti í lágmarki með skynsamlegri notkun matar- og drykkjaríláta. 58 Orkunotkun  Slökkva ber á ljósum og öllum rafmagnstækjum í lok hvers vinnudags til þess að draga úr orkunotkun.  Forðast skal að láta ljós loga og tæki ganga að óþörfu.  Leitast skal við að draga úr hljóðmengun, nýta dagsbirtu til lýsingar eins og kostur er og lágmarka orkunotkun, m.a. með reglubundinni stillingu tækja og fyrirbyggjandi viðhaldi.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Samgöngur  Minnt er á að samkvæmt alþjóðlegum skuldbindingum Íslendinga ber okkur eftir megni að draga úr útstreymi svokallaðra gróðurhúsalofttegunda. Leita skal allra leiða til að draga sem mest úr ónauðsynlegum akstri vegna starfsemi stofnunarinnar og ferða starfsmanna. Bent skal á að nota þjónustu Íslandspósts sem mest. Virk þátttaka starfsmanna – fræðsla  Bjóða á starfsfólki upp á námskeið og fyrirlestra um umhverfismál og aðgengilegt fræðsluefni þar um.  Umhverfisstefna á vinnustað verður ekki virk nema að baki liggi áhugi og vilji starfsfólks. Takmarkið er að slík stefna verði hluti af daglegu lífi starfsfólks, jafnt á vinnustað, heimili, ferðalagi eða annars staðar.  Hvetja skal til líkamsræktar, neyslu á hollu fæði og heilbrigðra lífshátta starfsmanna eins og kostur er. Ábyrgð og framkvæmd Mikilvægt er að sérhver starfsmaður finni til ábyrgðar á því að hrinda þessari stefnu í framkvæmd og að allir standi saman um að svo verði. Tryggvi Jakobsson er ábyrgðarmaður stefnunnar í heild. Stöndum saman um að vera í fararbroddi ríkisstofnana á sviði umhverfismála.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Jafnréttisáætlun Námsgagnastofnunar Markmið áætlunarinnar er að stuðla að jafnri stöðu kvenna og karla í Námsgagnastofnun og jöfnum möguleikum kynjanna til að nýta sér allan rétt sem kveðið er á um í lögum nr. 10/2008 um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla. Lögð er áhersla á að yfirmenn hafi frumkvæði til aðgerða sem hafa ofangreind markmið að leiðarljósi, gæti kynjasamþættingar við alla stefnumótun og áætlanagerð og leiti eftir samvinnu og samábyrgð allra starfsmanna. Hverjum starfsmanni ber að stuðla að því að jafnréttisáætlunin sé haldin, m.a. með því að koma fram við samstarfsmenn, starfsumsækjendur og viðskiptavini af réttsýni og óhlutdrægni. Sérstaka áherslu skal leggja á að námsefni, sem stofnunin gefur út og dreifir, mismuni ekki kynjum eins og kveðið er á um í Gátlista Námsgagnastofnunar fyrir höfunda texta og myndefnis. 1. Framkvæmd og umfang 1.1 Um áætlunina Áætlun þessi tekur annars vegar til stjórnunar stofnunarinnar og starfsmanna og hins vegar til þjónustu sem stofnunin veitir viðskiptavinum sínum. 1.2 Jafnréttisnefnd Skipa skal jafnréttisnefnd til tveggja ára í senn. Hlutverk hennar er að fylgjast með lögum og reglum stjórnvalda varðandi jafna stöðu kynjanna, fylgja eftir jafnréttisáætlun stofnunarinnar, kynna hana og endurskoða eftir þörfum. 1.3 Nefndir og ráð Við skipan í nefndir og ráð á vegum stofnunarinnar skal leitast við að hafa hlutfall kynja sem jafnast.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

2. Starfsmannastefna, starfsaðstæður og kjör 2.1 Auglýsingar og ráðningar Í auglýsingum um starf skal koma fram hvatning til þess kyns sem er þá í minnihluta í starfsgreininni eða hvatning um að konur jafnt sem karlar sæki um starfið. Þegar ráðið er í stjórnunarstöðu skal þess gætt að hafa bæði kynin í huga við gerð auglýsingar. Við tilfærslur í störfum eða tímabundnar afleysingar skal einnig gætt sérstaklega að jöfnum rétti kynjanna. Jafnréttissjónarmið skulu metin til jafns við önnur sjónarmið þegar ráðið er í stöður. Það kynið sem er í minnihluta í viðkomandi starfsgrein skal að öðru jöfnu ganga fyrir við ráðningar þegar umsækjendur eru jafnhæfir. 2.2 Starfsaðstæður og kjör Við úthlutun verkefna, tilfærslur í störfum og uppsagnir skal þess gætt að kynjum sé ekki mismunað. Gæta skal þess að konur og karlar njóti að öllu leyti sambærilegra kjara og starfsaðstæðna og er í því sambandi vísað til laga nr. 10/2008. Það telst þó ekki mismunun að taka sérstakt tillit til kvenna vegna þungunar, barnsburðar og umönnunar ungbarna. 2.3 Launamál Við ákvörðun launa og fríðinda skal þess gætt að kynjum sé ekki mismunað, sbr. 25. grein laga nr. 10/2008. Í því sambandi skal leitast sérstaklega við að meta jafnt starfssvið, reynslu og menntun karla og kvenna. 2.4 Vinnutími Starfsfólk Námsgagnastofnunar skal eiga kost á sveigjanlegum vinnutíma, hlutastörfum eða annarri hagræðingu vinnutíma, þar sem því verður við komið Þannig skal starfsfólki auðveldað að samræma fjölskylduábyrgð starfi. Konum og körlum skal einnig gert kleift að minnka við sig vinnu tímabundið til að sinna fjölskylduábyrgð, eins og umönnun barna og sjúkra fjölskyldumeðlima. 2.5 Endurmenntun Tryggt verði að bæði kynin eigi sama rétt til endurmenntunar og starfsþjálfunar svo og til að sækja námskeið til að auka hæfni í starfi. 2.6 Vinnuaðstæður Tryggt verði að vinnuaðstæður henti báðum kynjum. 2.7 Misbeiting Telji starfsmaður sér misboðið eða á sér brotið á grundvelli kynferðis skal honum tryggður vettvangur til að koma kvörtun sinni á framfæri.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

3. Fræðsla og ráðgjöf 3.1 Fræðsla Fræðsla um jafnréttismál og leiðir til að vinna að jafnri stöðu kynjanna skal vera virkur þáttur í öllu starfi innan Námsgagnastofnunar. 3.2 Hvatning, jákvæðni, samkennd Námsgagnastofnun skal vinna að því að jafna stöðu kynjanna og veita starfsmönnum af báðum kynjum hvatningu til að rækta sín séreinkenni, jákvæð samskipti kynjanna og samkennd. 3.3 Ráðgjöf Einstaklingum, starfsmönnum og stjórnendum, skal standa til boða ráðgjöf í jafnréttismálum. Þetta á bæði við um störf þeirra og starfsaðstæður, s.s. kjör og samskipti á vinnustað, kynferðislega áreitni, valdbeitingu og önnur þau mál sem snúa að jafnrétti og samskiptum kynjanna á vinnustað.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Aðgerðalisti 1. Auglýsingar Í auglýsingum um starf skal koma fram hvatning til þess kyns sem þá er í minnihluta í starfsgreininni. Ef umsækjendur falla ekki undir skilgreininguna skal auglýst öðru sinni. 2. Starfsaðstæður og laun Gera skal árlega úttekt á launum starfsmanna og tryggja þar með símat á launajafnrétti kynjanna. Símatið taki einnig til ýmissa fríðinda eða aukagreiðslna, s.s. greiðslna fyrir afnot bifreiða, aðgengi að tölvum eða öðrum tækjum utan vinnustaðar o.s.frv. Niðurstöður skulu kynntar öllum starfsmönnum. 3. Kannanir á aðstæðum á vinnustað Á tveggja ára fresti skal gera könnun meðal starfsmanna, m.a. um líðan, vinnuaðstöðu og launakjör. 62 4. Fræðsla Starfsmönnum standi til boða fræðsla eða námskeið um jafnréttismál á ári hverju. Lagt er til að m.a. verði fjallað um eftirfarandi atriði: jafnrétti kynjanna, launajafnrétti, einelti, kynferðislega áreitni og framgangsmöguleika eftir kynferði. 5. Hvatning, jákvæðni, samkennd Til að stuðla að hvatningu, jákvæðni og samkennd, sbr. lið 3.2 í jafnréttisáætlun, er lagt til að Leiðarljós í samskiptum, sem starfsfólk kom sér saman um á Flúðum haustið 1999 og voru yfirfarin í Kríunesi í febrúar 2009, verði gerð sýnileg þannig að það verði starfsmönnum stöðug áminning. Karlar innan stofnunarinnar skulu hvattir til að kynna sér réttindi sín skv. kjarasamningum, t.d. rétt til að vera frá vinnustað vegna veikinda barna undir 13 ára aldri. 6. Hvert á að leita? Jafnréttisnefnd útnefnir trúnaðarmann jafnréttismála til tveggja ára í senn. Hlutverk hans er að vera starfsmönnum til ráðgjafar finnist þeim á sér brotið á grundvelli kynferðis, sbr. 2.7 og 3.3 í jafnréttisáætluninni. Trúnaðarmaðurinn útfærir hlutverk sitt í nánu samráði við forstjóra og jafnréttisnefnd. Nefndina skipa í júní 2010: Aldís Yngvadóttir, sem jafnframt er trúnaðarmaður jafnréttismála Eiríkur Grímsson Margrét Friðriksdóttir

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Vinnureglur Námsgagnastofnunar um launuð námsleyfi starfsmanna 1. gr. Starfsmaður sem uppfyllir ákvæði um launuð námsleyfi skv. þeim kjarasamningi sem hann þiggur laun eftir, á kost á að sækja um slíkt leyfi. Hámarkslengd leyfis ákvarðast af rétti starfsmanns skv. viðeigandi kjarasamningi en getur þó aldrei orðið lengri en eitt ár. Starfsmenn geta einnig sótt um leyfi til skemmri tíma vegna viðurkenndra endurmenntunarnámskeiða í sérgrein sinni og ákvarðast þær heimildir skv. kjarasamningi viðkomandi starfsmanns eða mati yfirmanns á mikilvægi námskeiðsins fyrir starfið. Hafi starfsmaður fengið leyfi samkvæmt þessari reglu dregst sá tími frá við veitingu langs leyfis. 2. gr. Hafi starfsmaður unnið hjá ríki eða sveitarfélagi áður, t.d. við kennslu eða önnur störf þar sem viðkomandi hefur áunnið sér rétt til námsleyfis en ekki nýtt, er stofnuninni heimilt að taka tillit til þess við mat á lengd leyfis. Þó skal starfsmaður hafa starfað hjá Námsgagnastofnun í tvo þriðju hluta þess tíma sem lengd námsleyfisins byggist á. 3. gr. Umsóknarfrestur er til 1. október fyrir leyfi sem áætlað er á næsta almanaksári, ef leyfið er þrír mánuðir eða lengra. Er þá miðað við að hægt verði að taka tillit til leyfisins við fjárhagsáætlun komandi árs. Í umsókn þarf m.a að koma fram hvaða framhaldsnám umsækjandi hyggst stunda, hvar það verður stundað og hvernig það tengist starfi hans. 4. gr. Við veitingu leyfis er fyrst og fremst tekið mið af því hvernig það nýtist starfsmanninum í því starfi sem hann gegnir. Starfsmenn í hlutastörfum, eða þeir starfsmenn sem hafa verið í hlutastörfum, eiga rétt á námsleyfum jafn títt og starfsmenn í fullu starfi. Mánaðarlaun þeirra í leyfinu miðast við meðaltal starfshlutfalls síðustu fjögur ár í starfi. 5. gr. Að leyfi loknu skilar starfsmaður vottorði um námslok og/eða skriflegri greinargerð þar sem greint er frá framvindu náms. Þessi gögn skulu berast eigi síðar en þremur mánuðum eftir að launagreiðslum í námsleyfi lýkur. 6. gr. Þiggi starfsmaður slíkt námsleyfi á launum skuldbindur hann sig til að starfa hjá stofnuninni eftir að námi lýkur í tvöfaldan þann tíma sem leyfið varði, eða í mesta lagi tvö ár. Þannig er tryggt að endurmenntunin nýtist bæði starfsmanni og stofnun.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Stofnanasamningur BHM milli Námsgagnastofnunar, Útgarðs og Félags viðskiptafræðinga og hagfræðinga (FVH) 1. maí 2006 til 30. apríl 2008 1. Gildissvið Samkomulag þetta nær til þeirra félagsmanna í Útgarði sem starfa við Námsgagnastofnun. Samkomulagið er hluti af kjarasamningi félagsins og fjármálaráðherra, dags. 28. febrúar 2005, grein 11.1. 2. Markmið Með samkomulagi þessu er ætlunin að launakerfi Námsgagnastofnunar verði sveigjanlegt og gagnsætt og að ákvarðanir um launaröðun byggist á málefnalegum forsendum. Auk þess er það ætlunin að launakerfið feli í sér hvatningu fyrir starfsmenn um markvissa vinnu sem tekur mið af stefnumótun stofnunarinnar og þeim markmiðum sem þar hafa verið sett fram undir kjörorðinu framúrskarandi þjónusta. Allir starfsmenn leggja þannig sitt af mörkum til að stuðla að árangursríku starfi Námsgagnastofnunar. Um markmið þessa samkomulags vísast enn fremur til greinar 11.2.1. í kjarasamningi. 3. Röðun starfa og mat álags Við ákvörðun um röðun starfa í launaflokka skulu metin þau verkefni og skyldur sem í starfinu felast auk þeirrar færni, þ.e. kunnáttu og sérhæfingar, sem þarf til að geta innt starfið af hendi. Raðað er í launaflokk í samræmi við forsendur röðunar eins og þær eru settar fram í 4. kafla þessa samkomulags og beitt við það hlutlægum mælikvörðum eftir því sem unnt er. Meta skal persónu- og tímabundna þætti, sbr. gr. 11.3.2, sem álag á launaflokka. Slíkt álag er háð endurmati. Meta má vægi álags beggja þátta til hækkunar um allt að 20% samanlagt af viðkomandi launaflokki í 2,5% bilum. Tímabundnir þættir geta verið breytilegir frá einum tíma til annars. Forsendur álagsþátta skulu endurskoðaðir við breytingar á starfssviði starfsmanns eða eftir nánari útfærslu í samkomulagi þessu. Ákvörðun, sem tekin er um hvaða þættir hafa áhrif á laun og með hvaða hætti, skal hafa ígildi vísireglu gagnvart öðrum starfsmönnum svo tryggt verði að þeir njóti jafnræðis. 4. Forsendur röðunar Við mat á því hvernig störfum er raðað í launaflokka skal taka tillit til þeirra verkefna sem í störfunum felast og þess hvers þau krefjast af starfsmönnum, sbr. starfslýsingu hvers starfs, og þeim raðað í launaflokk á bilinu 01 til 18 samkvæmt:    

Skipuriti Námsgagnastofnunar og skyldum þess skv. lögum og/eða starfaskipulagi deilda í stofnuninni. Umfangi starfs, t.d. álagi eða þyngd verkefna. Ábyrgð.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Almennt skal miðað við að grunnröðun eftirtalinna starfa sé með neðangreindum hætti: Skrifstofustjóri 08 Skjalastjóri 01 Kynningastjóri 03 Útgáfustjóri 09 Tölvunarfræðingur 03 Ritstjóri 03 Þá skal tekið tillit til einstaklingsbundinna þátta, svo sem:   

Hæfni; m.a. menntun, formleg og/eða óformleg. Formleg: Diplóma – 30 háskólaeiningar, 1 launaflokkur. Tvær BA/BS/B.Ed. gráður (eða sambærilegt) sem kemur stofnun til góða, 1 launaflokkur. MA/MS (eða sambærilegt) 2 launaflokkar. Doktorspróf, 2 launaflokkar. Óformleg: Endurmenntun, þ.e. áhugi eða framtak starfsmanns við að afla sér símenntunar eða þekkingar sem að gagni kemur í starfi.



Óformleg starfstengd menntun, sem starfsmenn afla sér eftir að starf hófst hjá Námsgagnastofnun, skal metin sem hér segir: 60 klukkustundir; hækkun um einn launaflokk 120 klukkustundir; hækkun um einn launaflokk 180 klukkustundir; hækkun um einn launaflokk Ef námskeið sem tekin eru sem hluti af formlegri menntun eru metin til launahækkunar undir formerkjum óformlegrar menntunar er ekki unnt að nýta þau aftur til launahækkunar þegar og ef gráðu er náð. Starfsreynsla: Eftir eitt ár í starfi hækki starfsmaður um tvo launaflokka, eftir tvö ár í starfi hækki starfsmaður um einn launaflokk, eftir þrjú ár í starfi hækki starfsmaður um einn launaflokk og eftir sex ár hækki starfsmaður um einn launaflokk. Heimilt er að meta starfsreynslu úr sambærilegum störfum af öðrum vettvangi. Sé það gert skal reynslan metin að hálfu og fær starfsmaður þá ofangreindar launahækkanir fyrr en ella. Síðan eru launahækkanir í samræmi við þá reglu sem að ofan greinir. Dæmi: Starfsmaður sem ráðinn er inn með tvo launaflokka vegna fyrri reynslu hækkar um einn launaflokk eftir tvö ár í starfi o.s.frv.    

Árangur eða færni, gæti tengst árangurs- eða frammistöðumati. Frumkvæði og sjálfstæði í starfi. Samstarfshæfni. Jákvætt viðmót.

Enn fremur skal taka mið af öðrum þáttum í starfi sem skipta máli fyrir stofnunina.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

5. Ýmis ákvæði 5.1 Réttur til endurmats á starfi og framgangur Telji starfsmaður að miðað við fyrirliggjandi forsendur sé honum ekki rétt raðað á hann rétt á að fá röðun sína endurmetna. Ágreiningsmálum skal skotið til samstarfsnefndar samanber 11. kafla kjarasamnings. Hækkun skv. nýju mati tekur gildi við fyrstu mánaðamót eftir að lögð hefur verið fram beiðni um endurmat og það samþykkt. Starfið skal endurskoðað eftir þörfum. Á grundvelli mats skal færa starfsmenn milli þrepa innan launaflokka. Vegna þess skal Námsgagnastofnun meta árangur í starfi með tilliti til einstakra starfsþátta. Stofnunin skal halda nákvæmt yfirlit um launabreytingar og forsendur þeirra hjá einstökum starfsmönnum. 5.2 Ákvæði um endurskoðun Samningur þessi skal endurskoðaður eigi síðar en í 30. apríl 2008 sbr. grein 11.4.3.1 í kjarasamningi. 5.3 Starfsmannaviðtöl Starfsmannaviðtöl skulu fara fram eigi sjaldnar en á 12 mánaða fresti. 5.4 Skipurit Við endurskoðun skipurits fyrir stofnunina skal haft samráð við starfsmenn. 5.5 Gildistími

Samningur þessi gildir til 30. apríl 2008. Reykjavík, 11. apríl 2006, F.h. Námsgagnastofnunar, Ingibjörg Ásgeirsdóttir Guðmundur B. Kristmundsson

F.h. starfsmanna, Aldís Yngvadóttir Eiríkur Grímsson

Bókun Sérstök tímabundin umbun Heimilt er að greiða starfsmanni sérstaklega fyrir verkefni sem fela í sér tímabundið álag, svo sem erindi eða fræðslufundi á haustþingum kennara eða ráðstefnum. Í utanlandsferðum skulu starfsmenn í hlutastarfi fá dagvinnulaun sem þeir væru í fullu starfi.

Reykjavík, 11. apríl 2006,

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Stofnanasamningur SFR Stofnanasamningur milli SFR og Námsgagnastofnunar, sem gerður er skv. ákvæðum 11. kafla kjarasamnings félagsins og fjármálaráðherra fyrir hönd ríkissjóðs, frá 9. mars 2005. Samningurinn gildir frá 1. maí 2006 til 30. apríl 2008. 1. Gildissvið Samkomulag þetta nær til allra félagsmanna SFR sem eru í starfi hjá Námsgagnastofnun. Samkomulagið er hluti kjarasamnings félagsins og fjármálaráðherra. 2. Meginmarkmið Með samkomulagi þessu er ætlunin að launakerfi Námsgagnastofnunar verði sveigjanlegt og gagnsætt og að ákvarðanir um launaröðun byggi á málefnalegum forsendum. Auk þess er það ætlunin að launakerfið feli í sér hvatningu fyrir starfsmenn um markvissa vinnu sem tekur mið af stefnumótun stofnunarinnar og þeim markmiðum sem þar hafa verið sett fram undir kjörorðinu „framúrskarandi þjónusta“. Allir starfsmenn leggja þannig sitt af mörkum til að stuðla að árangursríku starfi Námsgagnastofnunar. Um markmið þessa samkomulags vísast ennfremur til greinar 11.2.1. í kjarasamningi. Ennfremur að leitast verði við að samræma laun starfsmanna, sem eru þó ekki félagar sama stéttarfélags, þegar um sambærileg störf er að ræða og að starfsmannaviðtöl/frammistöðumat verði a.m.k. einu sinni á ári og því skuli lokið fyrir fyrsta sumardag ár hvert. 3. Grunnröðun starfa eftir starfslýsingum Launakerfi Námsgagnastofnunar byggir á eftirfarandi starfaflokkum. Starfsheiti eru skilgreind í starfslýsingum sem eru í starfsmannahandbók og voru endurskoðaðar í febrúar 2006. Afgreiðslustörf: Almenn afgreiðslustörf og símsvörun sem eru unnin undir daglegri stjórn eða eftirliti annarra og felast fyrst og fremst í afgreiðslu pantana, þjónustu við viðskiptamenn, færslum í og úr birgðabókhaldi og daglegri umhirðu lagers. Í þessum flokki eru: Afgreiðslumaður1, Afgreiðslumaður 2, Fulltrúi í framleiðsludeild og Símavörður. Skrifstofustörf: Umsjón og eftirlit með inn- og útgreiðslum og dagleg færsla bókhalds í samræmi við lög og reglur undir ábyrgð og/eða yfirstjórn annarra. Verkefnin felast í sérhæfðri úrvinnslu gagna sem útheimtir mikið frumkvæði og útsjónarsemi. Í þessum flokki eru: Afgreiðslustjóri, Aðalféhirðir og Aðalbókari. Tæknistörf: Störfin fela í sér umsjón og ábyrgð einstakra verkefna eða verkþátta sem krefjast verulegrar hæfni, sjálfstæðis og sérþekkingar. Verkefnin felast í sérhæfðri úrvinnslu gagna sem útheimtir mikið frumkvæði og útsjónarsemi. Störfin eru unnin undir ábyrgð eða yfirstjórn annarra. Í þessum flokki eru: Kerfisstjóri, Prentsmiður 1, Prentsmiður 2 og Hönnuður. Stjórnunarstörf: Starfsmaður sem hefur umsjón með starfi annarra starfsmanna. Verkefni hans fela í sér stjórnun, áætlanagerð, skipulagningu og samhæfingu við meginmarkmið Námsgagnastofnunar sem og samhæfingu við aðrar deildir stofnunarinnar. Hann deilir út verkefnum og ber ábyrgð á verkefnum sem eru jafnvel í daglegri umsjón annarra. Hann sér auk þess um samskipti við ráðuneyti, stofnanir og verktaka. Í þessum flokki eru fjármálastjóri og framleiðslustjóri. 60

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

4. Niðurröðun í launaflokka 4.1 Grunnröðun Eftirfarandi launaflokkar skulu vera lágmarkslaun fyrir hvern starfaflokk. Afgreiðslumaður 1 005 Afgreiðslumaður 2 005 Fulltrúi í framleiðsludeild 005 Símavörður 009 Afgreiðslustjóri 012 Aðalféhirðir 014 Aðalbókari 014 Kerfisstjóri 016 Prentsmiður 1 016 Prentsmiður 2 016 Hönnuður 016 Fjármálastjóri 023 Framleiðslustjóri 023 Að öðru leyti er vísað til ákvæðis 9. kafla í kjarasamningi SFR og fjármálaráðherra f.h. ríkissjóðs, um afleysingar. 4.2 Starfsreynsla Meta skal þá auknu starfsreynslu sem starfsmaður öðlast í starfi hjá Námsgagnastofnun með eftirfarandi hætti: Eftir eitt ár í starfi skal starfsmaður hækka um tvo launaflokka. Eftir tvö ár í starfi skal starfsmaður hækka um einn launaflokk. Eftir þrjú ár í starfi skal starfsmaður hækka um einn launaflokk. Eftir sex ár í starfi skal starfsmaður hækka um einn launaflokk Heimilt er að meta starfsreynslu úr sambærilegum störfum af öðrum vettvangi. Sé það gert skal reynslan metin að hálfu og fær starfsmaður þá ofangreindar launahækkanir fyrr en ella. Síðan eru launahækkanir í samræmi við þá reglu sem að ofan greinir. Dæmi: Starfsmaður sem ráðinn er inn með tvo launaflokka vegna fyrri reynslu, hækkar um einn launaflokk eftir tvö ár í starfi o.s.frv. 4.3 Menntun Starfsmaður sem hefur lokið jafngildi vetrarnáms til viðbótar við þá grunnmenntun sem starfið krefst og nýtist í því starfi sem hann sinnir hjá stofnuninni, skal hækka um einn launaflokk m.v. grunnröðun fyrir hvert jafngildi vetrarnáms (30 háskólaeiningar) í viðurkenndum framhaldsskóla. 4.4 Starfsnám, símenntun Starfsmaður sem lokið hefur starfsmenntun eða námskeiði sem nýtist í starfi og viðurkennt er af samningsaðilum skal hækka m.v. grunnröðun um einn launaflokk þegar 60 klukkustundum er náð, einn flokk þegar 120 klukkustundum er náð og einn flokk þegar 180 klukkustundum er náð. Ef námskeið sem tekin eru sem hluti af formlegri menntun eru metin til launahækkunar jafnóðum, er ekki unnt að nýta þau aftur til launahækkunar þegar og ef gráðu er náð.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

4.5 Starfstengdar forsendur Heimilt er að hækka starfsmann um launaflokka umfram forsendur í greinum 4.1 til 4.4 ef starfið eða starfsmaður uppfyllir m.a. einhverjar af eftirgreindum forsendum. • Starfsmaður sýnir góðan árangur, hæfni til samskipta, samvinnu, sýnir frumkvæði í starfi og sækist eftir að afla sér símenntunar. Starfsmaður sem tekur að sér aukin verkefni, sem sinnt hefur verið af öðrum, á rétt á endurmati á röðun sinni. Þetta á fyrst og fremst við þegar um breytingar eða hagræðingar á skipan starfa er að ræða og starfslýsingar breytast frá því sem var fyrir gerð þessa samnings. Einnig skal taka tillit til þess hvort fyrra starf hefur líka breyst, t.d. ef dregið hefur úr verkefnum eða álagi í því starfi. Stofnuninni ber að halda til haga skriflegum rökum sem liggja að baki hækkunar launaflokka skv.þessari grein. 5. Ýmis ákvæði 5.1 Endurmat röðunar og starfa Starfsmaður á rétt á endurmati á röðun sinni teljist hún röng að hans mati miðað við forsendur í samkomulagi þessu. Samstarfsnefnd, sbr. 11. grein kjarasamnings, skal fjalla um ágreiningsatriði og röðun starfa, sbr. 25. grein laga nr. 94/1986. Nýtt mat tekur gildi frá og með fyrstu mánaðamótum eftir framlögn beiðni, sé hún samþykkt. Störf og starfslýsingar skal endurskoða reglulega, m.a. þegar starfsmaður leggur fram rökstuddar ástæður. Á grundvelli nýs mats getur grunnröðun starfsmanns einungis hækkað. 5.2 Frammistöðu- og starfsmat Aðilar eru sammála um að kanna hvort og með hvað hætti unnt er að taka upp kerfisbundið frammistöðu- og starfsmat í þeim tilgangi að tryggja starfsmönnum, óháð kynferði, laun í samræmi við ábyrgð, álag, afköst og sérhæfni sem og laun starfsmanna annarra stéttarfélaga. 5.3 Skipurit stofnunar Við endurskoðun skipurits fyrir stofnunina skal haft samráð við starfsmenn. 6. Endurskoðun og gildistaka Hvorum aðila, stofnun eða fulltrúum stéttarfélags er heimilt að óska eftir endurskoðun stofnanasamnings verði umtalsverðar breytingar á forsendum hans, t.d. vegna frammistöðu og starfsmats og/eða samanburðar á launaþróun starfsmanna stofnunarinnar, óháð stéttarfélagsaðild. Endurskoðun samnings þessa ber að gera eins og kveðið er á um í 11.4.1 kafla kjarasamnings SFR og fjármálaráðherra fyrir hönd ríkissjóðs. Samningur þessi tekur gildi þann 1. maí 2006.

Reykjavík, 11. apríl 2006. Fyrir hönd Námsgagnastofnunar ,

Fyrir hönd starfsmanna,

Ingibjörg Ásgeirsdóttir Guðmundur B. Kristmundsson

Sigríður Sigurðardóttir Bogi Indriðason Margrét Friðriksdóttir

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Lög Starfsmannafélags Námsgagnastofnunar 1. gr. Félagið heitir Starfsmannafélag Námsgagnastofnunar. Heimili þess og varnarþing er að Víkurhvarfi 3, Kópavogi. 2. gr. Tilgangur félagsins er að standa vörð um sameiginlega hagsmuni starfsmanna Námsgagnastofnunar, aðra en þá sem teljast lögbundin málefni stéttarfélaga. Í þessu felst meðal annars:  Að standa vörð um framkvæmd starfsmannastefnu Námsgagnastofnunar.  Að standa vörð um ýmis félagsleg velferðarmál starfsmanna.  Að hvetja til heilsueflingar og forvarna meðal starfsmanna.  Að annast varðveislu og ráðstöfun félagsgjalda, samkvæmt nánari reglum. 3. gr. Félagar í Starfsmannafélagi Námsgagnastofnunar eru allir fastráðnir starfsmenn stofnunarinnar og þeir sem hverju sinni gegna lausráðinni stöðu í einn mánuð hið minnsta. 4. gr. Stjórn félagsins skal skipuð fulltrúum starfsmanna í starfsmannaráði sem kjörnir eru samkvæmt gildandi reglum þar um. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn og skipta með sér verkum, en formaður skal kosinn á hverjum aðalfundi. Formaður boðar stjórnarmenn á stjórnarfundi þegar þurfa þykir og annast daglega umsjón félagsins. 5. gr. Starfstímabil félagsins er almanaksárið. Aðalfundur skal haldinn í febrúar ár hvert. Á aðalfundi skal stjórn gera upp árangur liðins starfsárs. Rétt til setu á aðalfundi eiga allir skráðir félagsmenn og fer hver með eitt atkvæði.90 6. gr. Árgjald hvers félagsmanns er kr. 12.000.- og er innheimt af gjaldkera. Árlega skal hver félagsmaður fá staðfest yfirlit yfir greiðslustöðu sína. Árgjöld mynda starfsmannasjóð Námsgagnastofnunar og skal honum varið í samræmi við 2. gr. þessara laga og sérstakar reglur um sjóðinn sem fylgja með þessum lögum. 7. gr. Heimilt er að boða til almenns félagsfundar ef meirihluti stjórnar, eða helmingur félagsmanna hið minnsta telur ástæðu til. Ákvörðun um slit félagsins verður aðeins tekin á almennum félagsfundi eða á aðalfundi með hreinum meirihluta og skulu eignir félagsins þá renna til starfsmannaráðs. 8. gr. Lög þessi voru samþykkt á stofnfundi félagsins, 11. maí 2005 og öðluðust þegar gildi.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Reglur starfsmannasjóðs Námsgagnastofnunar 

Sjóðurinn heitir Starfsmannasjóður Námsgagnastofnunar og er varðveittur hjá stjórn Starfsmannafélags Námsgagnastofnunar og á ábyrgð þess. Skylt er að ávaxta sjóðinn á bestu mögulegum kjörum hverju sinni. Árgjald skal ákveðið á aðalfundi. Aðild að sjóðnum eiga allir félagsmenn í Starfsmannafélagi Námsgagnastofnunar. Því fé sem safnast í sjóðinn verður varið til kaupa á gjöfum til starfsmanna vegna stórafmæla og annarra tímamóta, eða vegna andláts einhvers nákomins. Að auki verður fénu varið til skemmtiferða starfsfólks og annarra félagslegra þarfa.

   

Endurskoðað í mars 2011

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Um meðferð tölvupósts og netnotkun starfsmanna Námsgagnastofnunar 1. gr. Tilgangur Tilgangur reglna þessara er að upplýsa starfsmenn Námsgagnastofnunar um stefnu stofnunarinnar, þ.e. á hvern hátt þeir eiga að umgangast tölvupóst og haga netnotkun sinni. Reglurnar eru jafnframt hluti af öryggiskerfi Námsgagnastofnunar og er ætlað að auka rekstraröryggi stofnunarinnar. Þá er reglunum ætlað að tryggja að jafnvægi ríki annars vegar á milli hagsmuna Námsgagnastofnunar af því að geta fylgst með því að sá hug- og vélbúnaður sem stofnunin leggur til sé nýttur í þágu stofnunarinnar og hins vegar hagsmuna starfsmanna af því að njóta eðlilegs einkalífsréttar á vinnustað. 2. gr. Skilgreiningar Í reglum þessum hafa eftirfarandi orð merkingu sem hér greinir: 1. Einkatölvupóstur merkir tölvupóst sem starfsmaður Námsgagnastofnunar sendir eða móttekur með vél- eða hugbúnaði stofnunarinnar, og lýtur einungis að einkamálefnum hans en varðar hvorki hagsmuni Námsgagnastofnunar né starfsemi hennar. 2. Netnotkun merkir notkun starfsmanns á þeim hug- og vélbúnaði sem Námsgagnastofnun lætur honum í té, t.d. til að vafra um netið, til að taka við og senda tölvupóst eða til snarspjalls (msn). 3. Netvöktun merkir viðvarandi eða reglubundna söfnun upplýsinga um netnotkun starfsmanna, s.s. með atburðaskrám (log-skrám). 4. Tölvukerfi tekur m.a. til tölvupóstkerfis og þess hug- og vélbúnaðar sem þarf til að tengjast Netinu. 3. gr. Heimil einkanot Starfsmönnum Námsgagnastofnunar er heimilt í einkaerindum að nýta tölvukerfi Námsgagnastofnunar bæði til að vafra um netið og taka við og senda tölvupóst, enda séu slík einkanot í hófi með sama hætti og á við um notkun á öðrum búnaði, s.s. símtækjum og faxtækjum. 92 4. gr. Óheimil netnotkun Eftirfarandi netnotkun er starfsmönnum óheimil: 1. Sending dreifibréfa sem er óviðkomandi starfsemi Námsgagnastofnunar og inniheldur efni af því tagi sem nefnt er í 3. lið 4. gr. 2. Sjálfvirk áframsending tölvupósts úr tölvupóstkerfi Námsgagnastofnunar, t.d. á einkatölvupóstfang starfsmanns hjá netþjónustuaðila, nema slíkt sé gert með leyfi forstjóra eða annarra þar til bærra yfirmanna. 3. Sending efnis sem er ólöglegt, ósiðlegt, illgjarnt, hótandi, hrottafengið, ærumeiðandi, hatursfullt, hvetur til ólöglegs athæfis eða getur gefið tilefni til skaðabótakröfu á hendur stofnuninni. Þetta gildir bæði um efni tölvupósts og efni viðhengja. Sama á við um notkun efnis sem hætta er á að geti verið vírussmitað. 4. Notkun á tölvukerfi stofnunarinnar til að nálgast ósiðlegt efni á netinu, s.s. klám, og/eða skoða eða vista slíkt efni í tölvukerfi Námsgagnastofnunar eða á öðrum miðli. 5. Starfsmönnum er óheimilt að tengjast spjallrásum, s.s. IRC, frá tölvukerfi stofnunarinnar. Með samþykki forstjóra er starfsmanni þó heimilt að stofna tengingu út á netið fyrir algengar tvívirkar þjónustur, s.s. snarspjall (msn). 6. Vegna þess skaða sem tölvuveirur geta valdið á gögnum í tölvukerfi er starfsmönnum óheimilt að opna tölvupóst með viðhengi frá óþekktum sendanda eða að opna viðhengi með

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

tölvupósti sem auðkennd eru með endingunum .exe, .vba, .sit eða .zip nema þeir séu þess fyrirfram fullvissir að slíkt sé óhætt. 7. Notkun á tölvukerfi stofnunarinnar til að nálgast og/eða hala niður mjög stórum skrám á netinu, s.s. kvikmyndum og tónlist, og vista í tölvukerfi Námsgagnastofnunar. Að öðru leyti skulu starfsmenn hlíta fyrirmælum frá forstjóra, eða öðrum til þess bærum starfsmanni, um að opna ekki eða eyða tölvupósti eða viðhengjum, s.s. vegna aðsteðjandi hættu á tölvuvírussmiti eða annars konar skaða fyrir tölvukerfi stofnunarinnar. Sama á við um aðgerðir sem geta stofnað öryggi gagna stofnunarinnar í hættu, eða sem teljast vera óhóflegar, íþyngjandi fyrir tölvukerfi stofnunarinnar eða henni of kostnaðarsamar. Ef starfsmaður fær sendan tölvupóst, eða ratar fyrir mistök inn á vefsíðu sem inniheldur slíkt efni er greinir í 3. og 7. tl. 1. mgr., skal hann tafarlaust tilkynna yfirmanni sínum um það og eftir atvikum eyða viðkomandi efni eða loka netvafra sínum. 5. gr. Meðferð einkatölvupósts og annars tölvupósts 5.1. Einkatölvupóstur Óheimilt er að skoða einkatölvupóst starfsmanna. Til viðmiðunar um það hvort um slíkan póst sé að ræða skal m.a. litið til þess hvort hann sé: 1. Auðkenndur sem einkamál í efnislínu (e. subject), eða að öðru leyti þannig að augljóst sé að einungis sé um einkamálefni er að ræða. 2. Vistaður í sérstakri möppu (e. folder) á vinnusvæði starfsmanns í tölvupóstkerfinu sem er auðkennd þannig eða ef af öðru má ráða að um einkamál sé að ræða. 3. Vistaður á vefpóstsvæði starfsmannsins hjá öðrum en Námsgagnastofnun (t.d. á vefslóðunum torg.is, strik.is, visir.is, hotmail. com og yahoo.com.) og tölvukerfi stofnunarinnar er eingöngu notað til að vinna með slíkan póst í vefskoðara starfsmannsins. 4. Að öðru leyti þannig úr garði gerður að hann varði augljóslega einkamálefni. Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. er heimilt að skoða einkatölvupóst starfsmanna ef brýna nauðsyn ber til, s.s. vegna tölvuveiru eða sambærilegs tæknilegs atviks, eða ef grunur vaknar um brot á reglum stofnunarinnar eða ólöglegt athæfi. Slíka skoðun má aðeins framkvæma að fyrirmælum forstjóra. Ávallt skal þó fyrst leita eftir samþykki starfsmanns ef þess er kostur. Enda þótt starfsmaður neiti að veita slíkt samþykki skal veita honum færi á að vera viðstaddur skoðunina. Ef ekki reynist unnt að gera starfsmanni viðvart um skoðunina fyrirfram skal honum gerð grein fyrir henni strax og hægt er. Starfsmaður á rétt á vitneskju um hver eða hverjir hafa skoðað einkatölvupóst hans. 5.2. Annar tölvupóstur Tölvupóst sem vistaður er á vinnusvæði starfsmanns, og ekki telst vera einkatölvupóstur, má skoða ef: 1. Nauðsyn ber til vegna lögmætra hagsmuna Námsgagnastofnunar, s.s. til að finna gögn þegar starfsmaður er forfallaður, hefur látið af störfum eða grunur hefur vaknað um misnotkun. 2. Nauðsyn ber til vegna tilfallandi atvika, s.s ef endurbætur, viðhald á tölvukerfum eða eftirlit með þeim, þ. á m. tölvupóstkerfum og búnaði til að tengjast netinu, leiða óhjákvæmilega til skoðunar á netnotkun einstakra starfsmanna, t.d. vegna þess að tölvukerfi stofnunarinnar virkar ekki sem skyldi. Skoðun á tölvupósti skv. 1. mgr. má aðeins framkvæma að fyrirmælum forstjóra, en ávallt skal kappkostað að leita eftir samþykki viðkomandi starfsmanns og veita honum kost á að vera viðstaddur skoðunina. Þetta á þó ekki við ef brýnir hagsmunir mæla gegn því að beðið sé eftir starfsmanni, s.s. í því tilviki þegar um er að ræða alvarlega bilun í tölvukerfinu, og ekki verði talið að einkalífshagsmunir starfsmanns vegi 66

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

þyngra. Ríki um það vafi hvort svo sé má ekki skoða tölvupóstinn nema honum hafi fyrst verið veittur kostur á að vera viðstaddur skoðunina. Starfsmaður á rétt á vitneskju um hver eða hverjir hafa skoðað tölvupóst hans. 5.3. Um meðferð tölvupósts við starfslok o.fl. Starfsmanni ber að eyða einkatölvupósti sínum þegar hann lætur af störfum. Geri hann það ekki verður slíkum pósti eytt einum mánuði eftir að starfsmaður hefur látið af störfum. Við starfslok er óheimilt að framsenda tölvupóst úr netfangi viðkomandi starfsmanns á netfang forstjóra eða annarra starfsmanna. Ekki er heimilt að taka umrætt netfang í notkun fyrr en að liðnum sex mánuðum frá starfslokum. Við starfslok skal starfsmanni gefinn kostur á að taka afrit af einkatölvupósti. Þegar starfsmaður lætur af störfum skal slökkva á sjálfkrafa framsendingu tölvupósts sem berst á netfang hans hjá Námsgagnastofnun. Samtímis skal stilla tölvupóstkerfi stofnunarinnar þannig að allur tölvupóstur á það netfang verði framvegis endursendur ásamt ábendingu um að starfsmaðurinn hafi látið af störfum og á hvaða netfang stofnunarinnar nú eigi að senda erindið. Þar skal og tilgreina nýtt netfang starfsmannsins, óski hann eftir að það verði látið fylgja með. Starfsmönnum er óheimilt að auðkenna eða vista tölvupóst sem eingöngu varðar starfsemi Námsgagnastofnunar þannig að ætla megi að um einkatölvupóst sé að ræða. Tölvupóst, sem eingöngu varðar starfsemi Námsgagnastofnunar, skulu starfsmenn án tafar færa undir viðhlítandi mál í málaskrá stofnunarinnar. 6. gr. Notkun nets og tölvupósts Þegar um er að ræða annan tölvupóst en einkatölvupóst skulu starfsmenn vanda frágang tölvupósts, stafsetningu og málfar. Starfsmenn skulu hafa í huga að samskipti um netið eru ekki með öllu örugg og oft hentar tölvupóstur ekki fyrir viðkvæm gögn eða trúnaðarupplýsingar, einkum vegna hættu á að óviðkomandi geti komist yfir og lesið tölvupóstinn einhvers staðar á leið hans eða hann glatist. Skjal sem hefur að geyma efnislega úrlausn máls skal aldrei senda eingöngu með tölvupósti. Vegna þeirrar hættu að tölvupóstur berist í rangar hendur skal allur útsendur tölvupóstur frá Námsgagnastofnun hafa að geyma staðlaðan niðurlagstexta þar sem kveðið er á um að pósturinn kunni að innihalda trúnaðarupplýsingar sem ekki eru ætlaðar lesanda ásamt leiðbeiningum um hvernig hann skuli bregðast við ef svo háttar til. Þegar efni standa til skal dulkóða póstsendingar. 7. gr. Varðveisla upplýsinga um tölvupóst- og netnotkun Allan tölvupóst sem sendur er úr tölvupóstkerfi Námsgagnastofnunar eða móttekinn skal vista sjálfkrafa. Hann skal, í samræmi við öryggisstefnu stofnunarinnar, afrita einu sinni á sólarhring. Fræða skal starfsmenn um að upplýsingar um uppflettingar þeirra á netinu varðveitast í vafra í tölvu starfsmanns og að auk þess er hægt að rekja notkun hverrar útstöðvar stofnunarinnar. Tryggja skal að upplýsingar um tölvupóst- og, eftir atvikum, netnotkun og viðkomandi starfsmaður hafi aðgang að þeim. Óheimilt er að gera ráðstafanir til að varðveita upplýsingar um netnotkun starfsmanns eftir starfslok. Að öðru leyti fer um varðveislu eftir 7. gr. laga nr. 77/2000. 8. gr. Starfsmenn við kerfisstjórn og notendaaðstoð Starfsmönnum Námsgagnastofnunar, og þjónustuaðilum sem annast rekstur tölvukerfa stofnunarinnar, þ. á m. tölvupóstkerfis og búnaðar til að tengjast netinu, er með öllu óheimilt að notfæra sér þekkingu sína og aðstöðu til að tengjast tölvukerfunum undir notendaheiti og leyniorði annarra starfsmanna, fara fram hjá aðgangsstýringu, opna og lesa tölvupóst sem þeir kunna að komast yfir við rekstur og viðhald tölvukerfisins. Þetta á m.a. við þegar þeir aðstoða einstaka starfsmenn, sbr. þó undantekningarákvæðin í greinum 5.1. og 5.2. Hið sama gildir

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

um skoðun hvers kyns upplýsinga sem kunna að varðveitast í tölvukerfi Námsgagnastofnunar um netvafur starfsmanna og önnur persónuleg gögn þeirra. 9. gr. Kynning og birting vinnureglna Starfsmanni skulu kynntar reglur þessar og skal tryggja að þær séu honum ávallt aðgengilegar. Kynna skal væntanlegum starfsmanni reglur þessar áður en hann undirritar ráðningarsamning. Ráðningarsamningurinn skal bera með sér að viðkomandi hafi kynnt sér efni reglnanna. Kjarasamningur gengur framar reglum þessum feli hann í sér ríkari rétt fyrir starfsmann. Sama gildir um bindandi samkomulag á milli Námsgagnastofnunar og starfsmanns stofnunarinnar. Þjónustuaðilum sem annast rekstur tölvukerfa Námsgagnastofnunar, þ. á m. tölvupóstkerfis og búnaðar til að tengjast netinu, skulu birt sérstaklega ákvæði 8. gr. vinnureglnanna. Skal ákvæðið, ásamt öðrum ákvæðum þessara vinnureglna eftir því sem við á, gert að hluta af sérhverjum samningi sem Námsgagnastofnun gerir við slíka þjónustuaðila. Vinnureglurnar, eins og þær eru hverju sinni, skal birta í heild sinni á heimasíðu Námsgagnastofnunar. 10. gr. Eftirlit Eftirlit með því að reglum þessum sé fylgt er í höndum forstjóra eða þess sem hann felur slíkt eftirlit sérstaklega. Ef eftirlitið er falið öðrum en forstjóra skal það tilkynnt starfsmönnum stofnunarinnar. Upplýsingar sem aflað er vegna eftirlits með reglum þessum má eingöngu nota í þágu eftirlitsins. Þær má ekki afhenda öðrum, vinna frekar eða geyma nema með samþykki starfsmanns. Þó er heimilt að afhenda lögreglu efni með upplýsingum um meintan refsiverðan verknað en þá skal gæta þess að eyða öðrum eintökum. Þá er heimilt að nota gögn til að afmarka, setja fram eða verja réttarkröfu vegna dómsmáls og annarra laganauðsynja, t.d. í tengslum við brottvikningu úr starfi. Sá sem sætt hefur eftirliti skv. 1. mgr. á rétt á að skoða gögn þau sem aflað er um hann í tengslum við eftirlitið. Þegar beiðni um slíkt berst forstjóra skal hann svo fljótt sem verða má, og eigi síðar en innan eins mánaðar, verða við beiðninni. 11. gr. Afleiðingar brota Brot gegn reglum þessum geta, samkvæmt lögum nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, eins og önnur brot í starfi, varðað áminningum eða, ef um endurtekin eða alvarleg brot er að ræða, brottvikningu úr starfi. 12. gr. Gildistaka o.fl. Reglur þessar eru settar í samræmi við reglur Persónuverndar nr. 888/2004 um rafræna vöktun á vinnustöðum, í skólum og á öðrum svæðum þar sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði, sem settar voru samkvæmt heimild í 5. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 5. gr. laga nr. 81/2002. Vinnureglur þessar taka þegar gildi. Yfirfara skal vinnureglur þessar eftir því sem þörf krefur, þó ekki sjaldnar en árlega.

Námsgagnastofnun, 8. maí 2006 Ingibjörg Ásgeirsdóttir forstjóri.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Stefnumiðað árangursmat

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Verkferlar

Verkferlar eru í vinnslu.

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

STEVE MAXWELL – Skrifstofuæfingar Styrktar- og liðleikaæfingar til að gera á skrifstofunni! Gott að endurtaka hverja æfingu 10–50 sinnum, eftir þörfum. Hula-hopp/Pelvic tilt: Hreyfa mjaðmir fram og aftur, báðar áttir til að ná hreyfingu á mjaðmavöðva og mjóbak, en vöðvar á því svæði styttast gjarnan við mikla setu. Verkjastillandi æfing. Salsa: Hreyfa mjaðmir til hliðanna, með því að beygja annan fótinn og halda hinum beinum. Skipta. Office party: Blanda hula hopp og salsa saman, snúa mjöðmum í hring, fara í báðar áttir. Beygja til hliðar: Halla út á hlið, (eitt af því fyrsta sem stirðnar með aldrinum er þessi hreyfing). Standa beinn, renna vinstri handlegg niður eftir vinstri fótlegg og svo hægri handlegg niður eftir hægri fótlegg. Passa að halla ekki fram eða aftur og að láta ekki mjaðmirnar hreyfast mikið. Anatomical breathing: Anda inn um nefið, setja fingur á maga og láta loftið fara langt niður, þannig að magi ýtist út. Anda út um munninn og magi dregst inn. Beygja- sveigja: Nota „anatomical“ öndun, standa beinn með hendur á mjöðmum, halla fram og anda inn. Rétta úr sér, anda út og halla sér um leið aðeins aftur. Endurtaka. Orkuæfing: Standa með slaka handleggi, snúa sér, kíkja aftur um leið og handleggir „slá í líkama“, annar á brjóstvöðva og hinn á bak í hæð við nýru, „feel the energy rise!“. Rúlla öxlum: Gera stóra hringi með öxlum, halda handleggjum slökum, ekki beygja olnboga. Spinal wave: Beygja sig fram, bogið bak og rúlla svo upp lið fyrir lið. Eins og alda upp bakið. Muna að opna axlir vel og halla aðeins aftur. Anda í takt við hreyfingu. Rag doll: Halla út á hlið, eins og strengjabrúða. Fara í hring, þannig að höfuð myndar hringhreyfingu. Handleggir alveg slakir. Anda út um leið og þú hallar fram. Anda að á leið upp. Fara í báðar áttir. Hálsinn hreyfður: Hugsa öxul í gegnum höfuð, lengja hálsinn og hreyfa svo fram og aftur. Hugsa svo öxul lóðrétt í gegnum höfuð, lengja háls og horfa til hliðanna. Heyrir kannski brak eða „sandhljóð“, en það er gott því þú ert þá að liðka liðina í hálsi „braking calcium deposits“. Figure 8 with nose: 71

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Gera stórt 8 með nefi, losar mjög vel um hálsliði. Góð hreyfing við hausverk og spennu í öxlum. Baksund: Standa með fætur í axlabreidd, tær vísa fram. Sveifla handleggjum aftur eins og við baksund, en báðar í einu. Einnig sveifla handleggjum fram. Squat/hnébeygja: Beygja sig alveg niður, halda hælum í gólfi og hnjám yfir tám. Bakið beint, horfa fram. Anda frá á leið niður, anda að á leið upp. Muna að rétta alveg úr mjöðmum. Ef erfitt er að halda jafnvægi má halda sér í borðið á leið niður. Gott að sveifla handleggjum með. Endurtaka oft og þá getur þetta jafnast á við að skokka/hlaupa. Downward-facing dog: Standa á gólfi, með hendur á stöðugum stól, með beina fótleggi og hæla í gólfi. Ýta mjöðmum niður og fram um leið og þú andar að þér, rúlla öxlum, fá herðablöð saman, opna bringu og horfa upp. Lyfta mjöðmum og ná fyrri stöðu. Ef úlnliðir eru aumir, má láta fingur vísa aðeins út. Muna að ýta í hælana á leið upp. Ef liðleiki leyfir, er gott að gera þessa æfingu með hendur á gólfi.

Æfingar á stól Fætur: Sitja á stól, rétta úr fótleggjum, kreppa ökkla. Halda fótleggjum beinum í 1 mín, „ýta“ hælum í burtu. Mjög góð æfing fyrir hné. Liðka brjóstbak: Halla sér aftur að stólbakinu, ýta hælum í gólf, horfa upp um leið og þú lyftir bringubeini upp. Þessi æfing er verkjastillandi fyrir háls og höfuð, ef verkur hins vegar kemur aftan á háls, á að halda höku inni um leið og þú „lengir“ hálsinn. Snúningur í baki/liðkun: Sitja beinn í stólnum, setja hægri hendi utan á vinstra læri og vinstri hendi við stólbak. Kíkja aftur á bak um leið og þú snýrð vel upp á efri hlutann. Muna að lengja hrygginn, passa að anda (ekki halda andanum inni). Ef önnur hliðin er stífari, á að leggja áherslu á hana. Mjóbakið: Setjast framarlega á stólinn og hanga fram. Teygir á baki, og ef þú vilt auka teygjuna má ýta létt á hnakkann. Halda teygju í 30–60 sek. Brjóstvöðvar/bringa: Standa svo upp við skrifborðið, hendur á borði. Halla sér fram, ýta bringu niður og fetta bakið. Finna teygjuna í handarkrikanum, beygja svo hnén og rúlla upp. Aftan á læri: Standa á gólfi, setja annan fótinn upp á stól. Bakið beint, hendur á mjöðm. Teygja aftan á læri. Ef það kemur verkur í hnésbót áttu að ýta mjöðmum aðeins aftar eins og þú sért að reyna að toga stólinn aftar með hælunum. Fingraæfingar með teygjum: 72

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Setja nokkrar teygjur utan um fingurna. Rétta úr fingrum 50–100 sinnum, styrkir vöðva aftan á fingrum og léttir oft á verkjum í úlnliðum.

Orkuæfingar Höfuðnudd: Sitja á stól, nudda höndum fast saman í ca. 30 sek. Setja síðan lófana yfir augun, anda inn um nef og út um munninn. Renna svo fingrum yfir enni, gegnum hárið og aftur á hnakka, hrista fingur, endurtaka stroku frá enni, gegnum hár og aftur á hnakka nokkrum sinnum. Sitja svo rólegur með lokuð augun í stutta stund, anda djúpt og rólega. Finna orkuna aukast. Tappa á hné: Finna hnéskeljar, renna með vísifingri út á hlið hnjánna í vöðvafestingar þar. Gera hnefa og „tappa“ / slá létt utan á hné 50–100 sinnum. Minnka streitu/kvíða: Anda rólega að, halda inni, anda frá. Láta hvert um sig taka 4 sek. Hugsa þegar þú andar að þér um hvítt ljós sem er að fara inn í líkamann, endurnærir allar frumur, styrkir þig og gefur þér hugrekki. Þegar þú andar frá þér, andar þú svörtu lofti út og losar þig við allt erfiði. Einnig er hægt að nálgast fleiri æfingar eftir þá Steve Maxwell og Steve Cotter á vef Samtaka verslunar og þjónustu, slóðin er:

http://www.svth.is/images/stories/documents/aefingar_maxwell_cotter.pdf

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Netföng starfsmanna og innanhússnúmer Starfsmenn

Netföng

Aldís Yngvadóttir

aldis@nams.is

411

Anna Brynhildur Steindórsdóttir

anna@nams.is

441

Eiríkur Grímsson

eirikur@nams.is

416

Elín Lilja Jónasdóttir

elinlilja@nams.is

427

Ellen Klara Eyjólfsdóttir

ellen@nams.is

430

Erna Jónsdóttir

erna@nams.is

Guðríður Hermannsdóttir

gudr@nams.is

418

Guðríður Skagfjörð

gurry@nams.is

412

Guðrún Sigurðardóttir

gudrun@nams.is

442

Gunnar Ingi Jakobsson

gunnaringi@nams.is

443

Hafdís Finnbogadóttir

hafdis@nams.is

408

Hafdís Jónsdóttir

hafdisj@nams.is

426

Hannes Gíslason

hannes@nams.is

419

Harpa Pálmadóttir

harpa@nams.is

409

Ingibjörg Ásgeirsdóttir

ingibjorg@nams.is

410

Ingólfur Steinsson

ingo@nams.is

424

Margrét Friðriksdóttir

mar@nams.is

422

Ragnheiður Grétarsdóttir

ragnheidur@nams.is

446

Rúnar Örn Eiríksson

runar@nams.is

443

Sigríður Sigurðardóttir

sigridurs@nams.is

417

Sigríður Wöhler

sigridurw@nams.is

407

Sigrún Sóley Jökulsdóttir

sigrun@nams.is

406

Sylvía Guðmundsdóttir

sylvia@nams.is

404

Tryggvi Jakobsson

tryggvi@nams.is

420

Þórdís Guðjónsdóttir

thordis@nams.is

414

Þórhildur Sverrisdóttir

thorhildur@nams.is

428

Afgreiðsla lager

uthlutun@nams.is

441/442

Skrifstofa

postur@nams.is

Símaverðir

simi@nams.is

STARFSMANNAHANDBÓK| NÁMSGAGNASTOFNUN

Innanhússnúmer