DĂŠpartement Administration Espace Entreprise 2012 - 2013
Espace Entreprise L'Espace Entreprise est un lieu de formation dédié à l'apprentissage de la pratique professionnelle commerciale. Les élèves des Ecoles de commerce de Genève y effectuent des stages pour se former de manière professionnelle dans des conditions similaires à celles d'une entreprise. L’Espace Entreprise est un concept récent (création en 2011) qui a pour but de créer un lien entre l'école et l'économie, c’est-à-dire d’immerger l’élève dans le monde professionnel sur une durée de trois ans. Il répond également, à une demande récurrente des entreprises, d'offrir une formation qui soit en adéquation avec l'évolution des besoins du marché de l'emploi dans le but de permettre une plus grande employabilité des futurs certifiés. L'Espace Entreprise tisse des liens étroits avec divers intervenants de l'économie privée et publique. L’Espace Entreprise fait partie du Département de l’Instruction Publique (DIP).
Département Administration Le département administration occupe une place très importante à l’Espace Entreprise : il offre des prestations administratives à l’ensemble de l’entreprise. Plus particulièrement, ses clients sont les entreprises de pratique commerciale, les départements (ressources humaines, communication, chambre de commerce, etc.) la direction ainsi que les entreprises externes.
Badges et codes d’accès employés
Réception des visiteurs
Economat de l’Espace Entreprise
Réservations salles et projecteurs
Gestion du coffre
Gestion interne du département
Tâches du département
Tâches du département
Gestion interne du département Dans le département de l’administration, nous effectuons diverses tâches de gestion interne. Nous répondons aux appels téléphoniques, traitons les emails, distribuons les différentes tâches aux collaborateurs et gérons les réservations des salles et des projecteurs.
Traiter les e-mails destinés au département
Gestion interne
Distribuer les différentes tâches aux collaborateurs
Réserver les salles et les projecteurs
Gestion interne du département
Répondre aux appels et rediriger les demandes
Réception Les réceptionnistes effectuent les tâches suivantes :
Ne laisser entrer que les personnes autorisées, en utilisant l’interphone de la porte d’entrée
Accueillir les visiteurs, imprimer les badges personnalisés et assurer qu’ils soient pris en charge
Répondre au téléphone, transmettre les appels et prendre les messages
Relire les documents à imprimer en couleurs pour tout l’Espace Entreprise
Réception
Superviser l’équipe de nettoyage (Brigade bleue)
Badges et codes d’accès Le département de l’administration, pour les 450 stagiaires de l’Espace Entreprise, gère les badges pour le contrôle horaire (cartes magnétiques) et les codes d’accès individuels. De plus, toutes les deux semaines, 90 stagiaires quittent l’entreprise et 90 autres la rejoignent. Le département administration prend également en charge les réattributions liées à ces arrivées et ces départs. Pour ces différentes tâches, les outils utilisés sont le logiciel de timbrage Kelio, Excel et Word.
Prendre n° de la carte magnétique
Prendre le nom de l’employé
Associer sur logiciel de timbrage (Kelio) le n° de carte avec le nom de l’employé
Codes d’accès Prendre la liste des codes d’accès
Prendre Prendreliste la des noms des liste des noms employés des employés
Associer les codes d’accès et les noms des employés sur Excel (RechercheV)
Imprimer les fiches individuelles de codes d’accès sur Word
Badges et codes d’accès
Carte magnétique
Economat Les fournitures de bureau de l’Espace Entreprise sont stockées à l’économat, sous la responsabilité directe du département administration. Le stock et les commandes des départements et EPCO sont gérés avec le logiciel Sage et des fiches de gestion du stock (Kaplan).
Outils
Acheter les marchandises à nos fournisseurs Traiter les commandes des clients Faire l’inventaire du stock
Sage Fiches de gestion de stock (Kaplan) Excel (réassort)
Economat
Achats, Traitement commandes, Inventaire
Réservations de salles et projecteurs Le département administration est en charge des réservations de toutes les salles et les projecteurs pour la direction, les entreprises de pratique commerciale et les départements de l’Espace Entreprise.
10 salles de conférence
Réception de l’appel
13 projecteurs mobiles
Saisie dans le système de réservation
Confirmation de la réservation
Réservation de salles et projecteurs
Logiciel de réservation
Gestion du coffre Les objets de valeur de l’entreprise sont gardés et gérés par le département administration dans un coffre, comme par exemple :
Les cautions de tous les stagiaires Les appareils photo La caméra Le micro
Gestion du coffre
Pour cela, nous utilisons un registre de coffre, pour enregistrer les entrées et les sorties.