FORMATO G05 PLAN DE MEJORAMIENTO ÚNICO
ENTIDAD: EMPRESA DE DESARROLLO URBANO (EDU)
No
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10
NOMBRE DE LA AUDITORÍA
AGEI REGULAR 2009
AGEI REGULAR 2009
AGEI REGULAR 2009
AGEI REGULAR 2009
FECHA DE LA AUDITORÍA (MM/AA)
PLAZO (SEMANAS) DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Y/O DEFICIENCIA
TIPO DE HALLAZGO Y/O DEFICIENCIA
2. El plan de acción presentado por la EDU permite hacer seguimiento a las acciones o actividades que desarrollan los proyectos, pero no es una herramienta que impacte objetivamente en el resultado de la gestión total de cada proyecto, componente, línea estratégica, programa y objetivo; por que las deficiencias en él presentes no permiten medir el plan de acción en forma global.
ADMINISTRATIVA
3. Los planes de negocio y desarrollo necesitan mayores parámetros técnicos y objetivos en su formulación. No se cuenta con la estructura administrativa que les permita ser una herramienta de gestión. El plan de acción aunque establece los recursos, los responsables, los objetivos, los programas, los proyectos, las metas y los datos para la conformación de los indicadores de medición (cuantitativos), están determinados de manera concreta y cuantificable a nivel de las acciones o actividades que desarrollan los proyectos y no de los distintos niveles del plan y del plan en general, por lo que no se logra medir el avance global del plan.
ADMINISTRATIVA
4. No es posible obtener la medición o cumplimiento global del plan de acción, por lo que no es medible el avance de los distintos niveles que componen la estructura del plan. Sólo se puede hacer referencia al cumplimiento de las acciones en forma particular en cuanto a meta física, por lo que no están directamente relacionadas con la ejecución presupuestal.
ADMINISTRATIVA
Con base en la información rendida y la del sistema de gestión de la Calidad de la EDU, se observa que los indicadores de gestión propuestos son particulares de los prcesos o actividades que se desarrollan en ellos y no han sido diligenciados, por lo que no sirven como herramienta de análisis en la toma de decisiones. Con estos indicadores no es viable la medición de la gestión global de la entidad en términos de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales
ADMINISTRATIVA
AGEI REGULAR 2009
No todos los controles están documentados y formalizados, además no se aplican totalmente. Se presentan deficiencias en algunos controles, como es en ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control y monitoreo
AGEI REGULAR 2009
Respecto a la organización de las carpetas de los convenios, algunos soportes no estan escaneados en forma cronológica en mercurio y no son legibles.
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO / CORRECTIVA
DESCRIPCIÓN DE LA META
UNIDAD DE MEDIDA DE LA META
Adecuar los indicadores de gestión de los Realizar el seguimiento seguimientos procesos de la EDU que permitan medir en tres veces al año a los realizados/seguimien términos de eficiencia, eficacia y efectividad indicadores para verificar tos programados con oportunidad para la toma de decisiones. su impacto
RESPONSABLE OBSERVACIONES
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
DEPENDENCIA
abr-11
dic-11
Gerencia General
FUNCIONARIO
PENDIENTE DE CARLOS HENAO MIRAR LA TABLA DE EXCELL MA EUGENIA RAMOS
Replanteamiento de la Planeación Estratégica de la Entidad definiendo instrumentos que permitan la proyeccion.
Elaboracion del documento Documento del que contenga el proceso formalizado direccionamiento en SIGO estrategico y su medición.
oct-10
Diciembre de 2010
PENDIENTE DE CARLOS HENAO MIRAR LA TABLA DE EXCELL
Gerencia General
MA EUGENIA RAMOS
Replanteamiento de la Planeación Estratégica de la Entidad definiendo instrumentos de proyeccion.
Elaboracion del documento Documento del que contenga el proceso formalizado direccionamiento en SIGO estrategico y su medición.
oct-10
Diciembre de 2010
PENDIENTE DE CARLOS HENAO MIRAR LA TABLA DE EXCELL
Gerencia General MA EUGENIA RAMOS
Adecuar los indicadores de gestión de los procesos de la EDU que permitan medir en términos de eficiencia, eficacia y efectividad con oportunidad para la toma de decisiones.
Mejorar en el cumplimiento 100% Nº de procesos de los indicadores de avance del SGC con Indicador de la ejecucion de convenios medido y controlado y contratos
dcbre 2010
dcbre de 2010
PENDIENTE DE CARLOS HENAO MIRAR LA TABLA DE EXCELL
Gerencia Administrativa y Financiera. LUZ ADRIANA CAMPUZANO. LUZ ADRIANA MORALES
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
Certificarnos en la Norma NTC GP 1000 ya que exige la documentación y formalización Cumplimiento en la 3 seguimientos de los controles. implementacion del realizados a los seguimiento a los controles. controles establecidos Implementar metodologia para seguimiento a los controles.
Las nuevas carpetas de los contratos y documentos enviados a digitalizar, seran revisados y organizados en forma cronológica, antes del proceso de digitalización.
Mejorar en la digitalización y organización de los documentos para eficientar la consulta en mercurio en forma cronológica y legible
Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana
abr-11
No. De documentos digitalizados en forma cronológica y legible Desde enero de en un período 2010 determinado/total de documentos recibidos en el periodo
dcbre2011
Permanente
Gerencia Administrativa y Financiera
ok con contralorial LUZ ADRIANA CAMPUZANO. LUZ ADRIANA MORALES
CORREOS CON EVIDENCIA PARA CARLOS . ANA HERNANDEZ.
Gerencia Administrativa y Financiera LUZ ADRIANA CAMPUZANO. MARLON MONSALVE
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