Cartilla Gestión Documental - SENA

CARTILLA GESTIÓN DOCUMENTAL

Organizar Documentos

Cartilla Gestión Documental

Instructora: Nancy González Ramírez

Aprendices Ivonne Nathalia Arteaga Mora Edna Yamile Quintero Páez Gissel Daniela Romero García Andrés Camilo Tinjacá Sánchez

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Tecnólogo en Gestión Administrativa Bogotá, junio de 2021

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Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4 2. OBJETIVOS ....................................................................................................................... 5 2.1. Objetivo general.......................................................................................................... 5 2.2. Objetivos específicos ................................................................................................. 5 3. MARCO NORMATIVO ..................................................................................................... 6 4. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS .................................................................................... 8 4.1. Archivo de Gestión: .................................................................................................... 9 4.2. Archivo Central ........................................................................................................... 9 4.3. Archivo Histórico: ........................................................................................................ 9 5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ....................................................................................... 10 5.1. Recepción .................................................................................................................. 11 5.2. Radicación ................................................................................................................. 11 5.3. Registro ...................................................................................................................... 11 5.3.1. Índice de Comunicaciones Recibidas ............................................................ 12 5.3.2 Índice de Comunicaciones Producidas ........................................................... 12 5.4 Distribución ................................................................................................................. 13 5.4.1 Plantilla de Envíos Postales ............................................................................. 13 5.4.2 Plantilla de Entrega Directa a las Identidades ............................................... 13 5.4.3 Plantilla Recorrido Interno..................................................................................... 14 5.4.5. Empresas de servicios postales ..................................................................... 14 5.5. Servicio de alerta ...................................................................................................... 16 5.5.1 Formato para servicio de alerta ....................................................................... 16 6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ................................................................................ 17 6.1 Clasificación ............................................................................................................... 17 6.1.1. Organigrama CupCakes Dulce Conexión ..................................................... 17 6.1.2. Agrupaciones Documentales en CupCakes Dulce Conexión ........................ 18 6.2 Ordenación ................................................................................................................. 18 6.2.1 Sistemas de Ordenación ....................................................................................... 19 6.2.2 Reglas de la Ordenación para personas naturales. ..................................... 20

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6.2.3. Reglas para la ordenación de nombre de personas jurídicas (razones sociales) ......................................................................................................................... 22 7. DESCRIPCIÓN ................................................................................................................ 25 7.1 Hoja de Control: ......................................................................................................... 25 7.2 Rótulo de Carpeta y de Caja: .................................................................................. 27 7.3 Formato Único de Inventario Documental. ............................................................ 29 8. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR: .................................................. 30 9. PROCESO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMAR....................................... 31 10. ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES ........................................................................................................... 32 10.1 Elementos para la unidad de correspondencia .................................................. 32 10.2. Elementos para el Archivo de Gestión................................................................ 35 10.3 Elementos para el archivo central ........................................................................ 38 10.4 Elementos de protección personal para el Archivista........................................ 40 11. TECNICAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ................... 42 11.1 Condiciones de los soportes y contenedores de archivo .................................. 42 11.2 Condiciones de los depósitos para Archivo ........................................................ 43 12. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 46

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1. INTRODUCCIÓN En esta cartilla se podrá observar el proceso que se debe seguir para obtener una buena organización documental, y así gestionar bien el ciclo documental.

Aquí se pueden definir las técnicas y elementos que debe tener en cuenta el personal responsable de la gestión documental para realizar íntegramente las actividades correspondientes.

El propósito de esta cartilla es brindar orientación sobre la clasificación, organización y distribución de los documentos (ya sean físicos o digitales) y dar a conocer la estructura organizativa de la empresa para identificar cada área en la agrupación de documentos.

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2. OBJETIVOS 2.1. Objetivo general Brindar orientación para la organización, gestión, y conservación de documentos, siguiendo la normatividad interna y la legislación vigente destinada a la gestión de documental.

2.2. Objetivos específicos 2.2.1 Utilizar herramientas de reconocimiento y almacenamiento para facilitar la ubicación del archivo.

2.2.2 Garantizar la organización de los documentos producidos y recibidos por las PYMES.

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3. MARCO NORMATIVO Ley 594 de julio del 2000: es por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 1755 del 30 de junio de 2015: Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Acuerdo 27 de 2006: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acuerdo 02 de 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 60 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 005 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Acuerdo 42 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 49 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

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Acuerdo 006 de 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI conservación de documentos de la ley 594 de 2000.

Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 047 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 056 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. Circular 004 de 2003: Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.

Decreto 1166 del 19 de julio de 2016: Por el cual se adiciona el capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente.

NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

NTC 4436: Información y documentación. papel para. documentos de archivo de conservación. total.

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4. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Es la secuencia de etapas que atraviesa un documento y el tiempo establecido que debe retenerse para cada etapa desde la creación hasta el archivo o eliminación.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

VALORES PRIMARIOS

ARCHIVO HISTÓRICO

VALOR SECUNDARIO

CULTURAL LEGAL

HISTÓRICO

CONTABLE

CIENTÍFICO

ADMINISTRATIVO TÉCNICO FISCAL

Figura 1. Elaboración Propia.

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4.1. Archivo de Gestión: El encargado de los

archivos

es

el

responsable

de

recolectar y mantener los documentos generados

por

actividades,

la

velando

unidad por

en

su

sus

control,

adecuado, almacenamiento adecuado.

Figura 2. Archivador vertical, Internet

4.2. Archivo Central: Responsable de

planificar,

organizar,

dirigir,

normalizar, coordinar, implementar y controlar las actividades de archivo a nivel institucional, así como

administrar,

mantener

y

preservar los archivos en cada archivo de gestión de cada oficina.

Figura 3. Archivo central, Internet

4.3.

Archivo

Histórico:

Archivos

centrales o la organización a la que se trasladen

los

documentos

de

los

archivos de gestión, según la decisión de

la

comisión

correspondiente,

por

de su

archivos valor

en

investigación, ciencia y cultura, deben conservarse para siempre.

Figura 4. Archivo Histórico, Internet

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5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Unidad de Correspondencia

Gestiona de manera

Centralizada

Normalizada

Servicios de

Recepción

Distribución

Radicación Figura 5. Elaboración propia

10

La unidad de correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

5.1. Recepción Es

el

conjunto

de

operaciones

de

verificación y control que las instituciones debe

realizar

para

la

admisión

de

los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Figura 6. Recepción, Internet

5.2. Radicación Es el procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

CUPCAKES DULCE CONEXIÓN Comunicación Recibida N° Radicado: 1-2021-0050 Fecha: 18/02/2021

Hora: 13:05

Figura 7. Elaboración propia

5.3. Registro Es el procedimiento por el cual la empresa ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas: 11

5.3.1. Índice de Comunicaciones Recibidas

Figura 8. Elaboración propia

5.3.2 Índice de Comunicaciones Producidas

Figura 9. Elaboración propia

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5.4 Distribución Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario tanto interna como externamente.

5.4.1 Plantilla de Envíos Postales

Figura 10. Elaboración propia

5.4.2 Plantilla de Entrega Directa a las Identidades

Figura 11. Elaboración propia 13

5.4.3 Plantilla Recorrido Interno

Figura 12. Elaboración propia

5.4.5. Empresas de servicios postales Tabla 1. Empresas Servicios Postales Logo

Razón Social

Servicio prestado

Envía Colvanes S.A.S.

Ofrece el Servicio de transporte y Mensajería para Empresas cubriendo sus necesidades de radicación, administración, transporte y distribución interna y externa de los envíos tanto generados como recibidos, incluyendo la realización de todo tipo de diligencias administrativas de acuerdo a las necesidades del Cliente y utilizando la más avanzada tecnología.

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Transportadora Comercial Colombia S.A.

Servicios Postales Nacionales S.A.

Servientrega S.A.

Inter Rapidísimo S.A.

Ofrece el servicio de transporte de mensajería y paquetería en general tanto local, nacional e internacional, ofrece el rastreo del envió por medio de la guía.

En el marco del contexto organizacional y prestación de servicios de correo, mensajería expresa, postales de pago, comercio electrónico y soluciones de información, se compromete a proporcionar los recursos para mejorar continuamente el desempeño del sistema integrado de gestión soportándose en los procesos de auditorías, con el fin de mantener la integridad y la seguridad de la información y ciberseguridad de los procesos.

Tiene varios servicios especializados para el transporte de documentos como: Envío de Avisos Judiciales, envío de PQRS, envío de documento Unitario, envío de documento Masivo, de publicaciones y de sobre porte, a nivel nacional e internacional.

Ofrece servicio de mensajería rápida para empresas, radicación, Notificaciones Judiciales, tramites y gestiones, a nivel nacional.

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5.5. Servicio de alerta Consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

5.5.1 Formato para servicio de alerta

Figura 12. Elaboración Propia

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6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

6.1 Clasificación En esta etapa del proceso, se identifican las diferentes agrupaciones documentales comenzando por el fondo, las secciones y las subsecciones.

Todo esto teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional (organigrama), de las empresas, identificando las dependencias productoras de los documentos.

6.1.1. Organigrama CupCakes Dulce Conexión ADMINISTRACIÓN

ÁREA DE PRODUCCIÓN

ÁREA COMERCIAL

VENTAS

VENTAS MOSTRADOR

MARKETING

ECONOMATO

FABRICACIÓN

DOMICILIOS

Figura 13. Elaboración Propia

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6.1.2. Agrupaciones Documentales en CupCakes Dulce Conexión Tabla 2. Agrupaciones Documentales ENTIDAD

DEPENDENCIA/ÁREAS

FONDO

SECCIÓN

CupCakes Dulce Conexión

Administración

Área Comercial

GRUPOS DE TRABAJO SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN 1 2

Ventas

Ventas de Mostrador Domicilios

Marketing Área de Producción

Economato Fabricación

6.2 Ordenación En esta etapa se implementan los dos principios

archivísticos

el

de

procedencia y orden original, teniendo en cuenta algún sistema de ordenación teniendo en cuenta las características como pueden ser numérico, alfabético mixto (alfanumérico)

Figura 14. Sistemas de Ordenación, Internet

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6.2.1 Sistemas de Ordenación Tabla 3. Sistemas de Ordenación

Sistema de ordenación Numérico Ordinal

Numérico Cronológico

Alfabético Onomástico

Forma en que se ordena

Usos y aplicabilidad

Ejemplo

Cuenta No 0003221 Cuentas internas de los usuarios Forma consecutiva, progresiva Cuenta No 0003222 de servicios públicos.

Cuenta No 0003223 Se organiza el documento uno detrás del otro de forma 2021, 01, 08 secuencial de acuerdo con la Unidades documentales simples 2021, 02, 29 fecha que el documento ha sido 2021, 04, 10 tramitado. (año, mes y dia) Se debe organizar de la siguiente Expedientes que permanecen manera: primer apellido, segundo abiertos por mucho tiempo apellido y nombre como historias clínicas.

Alfabético Toponímico

Se ordena por nombre de lugares

Asistencias técnicas

Alfabeto temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido

Informes

Mixto Alfanumérico

Se ordena usando a la ver el orden alfabético y numérico cronólogico

Contratos de prestación de servicios

Se organizan por el numero de la Mixto original Cronológico unidad documental y despúes por el cronológico

Resoluciones, acuerdos y decretos

ARTEAGA MORA, Ivonne Antioquia Atlántico Bolivar Caquetá Estudios Informes Órdenes de prestamo 1997 ARTEAGA MORA, Ivonne 1998 QUINTERO PAEZ, Yamile 0003 2021, 01, 04 0004 2021, 03, 18 0005 2021, 02, 20

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6.2.2 Reglas de la Ordenación para personas naturales.

Primera regla: Los nombres de las personas se dividen en dos unidades: Segunda Unidad

Primera Unidad

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Segundo Nombre

ACOSTA

RUÍZ

Primer elemento

Es la palabra de orden

Carlos

Alberto

Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres: ACOSTA RUÍZ, Carlos Alberto

Figura 15. Elaboración Propia

Segunda regla: Si los nombres tienen la primera unidad igual, se ordena por la segunda.

Ejemplo:

QUINTERO PÁEZ, Edna Yamile QUINTERO PÁEZ, María Fernanda Figura 16. Elaboración Propia

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Tercera regla: Si los nombres y apellidos son iguales se considera el número de identificación, teniendo en cuenta los números y su orden. Ejemplo: QUINTERO PÁEZ, Yeni Carolina

C.C. 1026564341

QUINTERO PÁEZ, Yeni Carolina

C.C. 1026571482

Figura 17. Elaboración Propia

Cuarta regla: Apellidos con prefijo y apellidos compuestos, se escriben igual y no se separan por elementos, conforman la misma unidad. Ejemplo:

Carlos Diaz-Granados Pérez

=

DÍAZ - GRANDOS PÉREZ, Carlos

Figura 18. Elaboración Propia

Quinta regla: Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios, cuando las personas son solicitadas por su título, se pone al final entre paréntesis, se considera un elemento de ordenación si hay homónimos. Ejemplo:

Sor Alba Abadía = ABADÍA, Alba (Sor)

Figura 19. Elaboración Propia

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Sexta regla: Para las mujeres casadas hay dos formas la hispana el apellido paterno no desaparece y va primero, la americana se toma el apellido del esposo primero. Ejemplo:

1. Alba Rojas de Calvo = ROJAS de Calvo, Alba 2. Sara Luz Luna de Mora = MORA, Sara Luz Luna de Figura 20. Elaboración Propia

Séptima regla: Nombres desconocidos y nombres usados indistintamente como nombres o apellidos, cuando no existe seguridad o certeza sobre cuál es el nombre o el apellido, pueden clasificarse tal como aparecen escritos. Ejemplo:

Idinael Alfonso Jaime Víctor Figura 21. Elaboración Propia

6.2.3. Reglas para la ordenación de nombre de personas jurídicas (razones sociales) Primera regla: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal y como aparecen registrados.

Tendrán tantas unidades como correspondan, excepto los artículos, conjunciones y preposiciones que no vayan al comienzo de la razón social. Ejemplo:

CALZADO COLOMBIAMODA de Bucaramanga

Primera Unidad

Segunda Unidad

Tercera Unidad

Figura 22. Elaboración Propia

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Segunda regla: Las abreviaturas deben evitarse para no generar error, salvo que el nombre de la razón social este registrada de esa forma. Ejemplo: ASOCIACIÓN Protectora de Animales (APA) J.V. Durarco & Cía.

Figura 23. Elaboración Propia

Tercera regla: Cuando existan números en una razón social deben escribirse en letras, excepto si son en consecutivo, como es el caso de las notarías, juzgados entre otros. Ejemplo:

Droguería 39

DROGUERÍA Treinta y Nueve

Notaría 14

NOTARÍA 14 Figura 24. Elaboración Propia

Cuarta regla: Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido. Ejemplo:

Ramón H. Londoño & Cía.

LONDOÑO & Cía., Ramón H.

Figura 25. Elaboración Propia

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Quinta regla: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén, etc., cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, estas constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabra de orden, sino la subguía, se clasificarán a partir de la segunda unidad. Ejemplo: Empresa Nacional de Electricidad S.A.

EMPRESA

Empresa Transportes S.A.

Colombiana de Colchones S.A. (Empresa)

Empresa Nacional de Motores S.A

Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)

Empresa Colombiana de Colchones S.A.

Nacional de Motores S.A. (Empresa)

Empresa Seguridad & Cía.

Seguridad & Cía. (Empresa) Transportes S.A. (Empresa)

Figura 26. Elaboración Propia

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7. DESCRIPCIÓN 7.1 Hoja de Control:

Figura 27. Elaboración Propia

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Se diligencia para las unidades documentales compuestas o expedientes, con el propósito de llevar un registro individual de los documentos que lo conforman y evitar así la pérdida o uso indebido de estos.

Esta debe incluirse al principio del expediente, no debe foliarse (enumerarse) con el resto de los tipos documentales ya que, es utilizada para el registro durante la gestión del archivo. Debe cumplir con la siguiente información:

7.1.1 Nombre completo de la persona al que corresponde el expediente

7.1.2 Fecha del documento (dd/mm/aa), por lo general es la fecha de registro de este.

7.1.3 Tipo documental, esta parte se diligencia teniendo en cuenta la TRDTablas de Retención y Transferencia Documentales.

7.1.4 El número de folio(s) que le corresponde(n) al documento, que debe relacionarse con la última foliación realizada y validada.

7.1.5 Fecha en que se elaboró o el formato de Hoja de Control.

7.1.6 Firmas del jefe del Área encargada del registro y del empleado responsable de la sección o subsección

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7.2 Rótulo de Carpeta y de Caja:

RÓTULO DE CARPETA FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE NOMBRE DEL EXPEDIENTE

CUPCAKES DULCE CONEXIÓN

CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO

INICIAL

FECHAS EXTREMAS FOLIOS

DEL___________AL_____________

No.

CARPETA

_____________DE___________

No.

FINAL

CAJA No.

Figura 28. Elaboración Propia, Va en la ubicado en la esquina superior derecha.

RÓTULO DE CAJA FONDO CUPCAKES DULCE CONEXIÓN SECCIÓN SUBSECCIÓN

CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO

FECHAS EXTREMAS

INICIAL

FINAL

___________DE____________ CARPETA

No. ____________DE_____________

ESTANTE

No.

DEPÓSITO

No.

CAJA No. AÑO

Figura 29. Elaboración Propia, deben ser ubicado en las tapas laterales.

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Deben contener los siguientes datos según corresponda: 7.2.1 Fondo: Es el conjunto de documentos producidos, el cual se identifica con el nombre de la entidad.

7.2.2 Sección: Es la unidad productora de los documentos, esta se identifica con el área o departamento.

7.2.3 Subsección: Es la oficina productora de los documentos en ejercicio de sus funciones.

7.2.4 Serie: Se entiende como el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido iguales, producidas por la misma área en el ejercicio de sus funciones.

7.2.5 Subserie: Se entiende como el conjunto de unidades documentales que forman parte de la serie, pero identificadas por un asunto en específico.

7.2.6 Fechas Extremas: Se identifica la fecha inicial del primer documento registrado y la fecha final que pertenece al último documento.

7.2.7 Carpetas: Se identifica el número de la primera carpeta y de la última que contiene la caja, el consecutivo del orden que se lleva en las diferentes cajas y el total de las carpetas reservadas en esa caja.

7.2.8 Estante: Se identifica en caso de transferencia y para facilitar la ubicación.

7.2.9 Depósito: Se identifica en caso de transferencia y para facilitar la ubicación.

7.2.10 Año de registro.

7.2.11 Nombre del Expediente.

7.2.12Folios: Se identifican la numeración del folio inicial y final que conforman la carpeta o el expediente, teniendo en cuenta que por carpeta son máximo 200 folios.

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7.2.13 Caja: Se identifica la con el número de la caja donde va a reposar la carpeta o expediente, para evitar pérdidas de los dichos.

7.3 Formato Único de Inventario Documental.

Figura 30. Elaboración Propia.

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8. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR:

Figura 31. Elaboración Propia.

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9. PROCESO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMAR

Figura 32. Elaboración Propia.

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10. ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES 10.1 Elementos para la unidad de correspondencia 10.1.1 Computador: Es una herramienta indispensable para el desarrollo de las actividades cotidianas, también es un elemento esencial en la fabricación, redacción y distribución de las correspondencias.

Figura 32. Computador, Internet

10.1.2. Impresora: Es una herramienta que tiene como fin la fabricación de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.

Figura 33. Impresora, Internet

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10.1.3. Impresora de etiquetas para radicación: Estas máquinas permiten no solo imprimir grandes lotes de etiquetas idénticas, sino también imprimir datos variablesen cada una de forma automática, como números o códigos serializados. Por otro lado, también son la mejor opción al imprimir documentos personalizados.

Figura 34. Impresora de etiquetas, Internet

10.1.4. Reloj radicador: Se utiliza en la unidad de correspondencia para la recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de estas, ya que el funcionamiento de este depende de su programación, es una

Figura 35. Reloj radicador, Internet

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eficiente herramientaya que se le pueden ingresar los datos necesarios para la radicación automática.

10.1.5. Colmena para clasificar los documentos: Este tiene como función la organización de la correspondencia para su distribución, el cual se divide por dependencias, facilitando así la entrega oportuna de estas.

Figura 36. Colmena, Internet

10.1.6 Sello fechador: También nombrado como sello radicador, cuentan con un sistema más complejo, sirve para señalar, datar y autentificar un documento en el momento exacto.

Figura 37. Sello fechador, Internet

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10.2. Elementos para el Archivo de Gestión 10.2.1 Archivador vertical: Permite mantener los documentos en mejores condiciones,así como manejar más fácil y rápido cada documento por medio de las guías.

Figura 38. Archivador vertical, Internet

10.2.2 Carpetas 4 Aletas: Es la carpeta que sugiere el Archivo General de la Nación para el archivar los documentos, ya que por sus aletas este se protege completamente, también por el manejo es útil ya que no maneja gancho legador, siendo así de fácil manejo y al agrupar no se verán afectadas otras carpetas.

Figura 39. Carpeta cuatro aletas, Internet

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10.2.3 Carpetas archivo 2 tapas: Su material indicado es en propalcote o Kraft Café, se usan con frecuencia en historias clínicas, historias laborales, expedientes

de

tránsito,

o

expedientes

controlados

y

numerados.

Especialmente para el manejo dedocumentos prioritarios y misionales. Incluye grabados para dobleces, pestaña de identificación superior, gancho plástico.

Figura 40. Carpeta dos tapas, Internet

10.2.4 Ganchos legajadores: Deben ser de plástico.

Figura 41. Ganchos legajadores, Internet

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10.2.5 Caja x200: Esta se utiliza de forma vertical, la tapa abre en forma de nevera.

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.

Figura 42. Caja x200, Internet

10.2.6 Caja x300: Con tapa independiente y capacidad aproximada para 30 carpetas, hecha en cartón Kraft de 400 gramos, con pared sencilla más dos pestañas internas para colocar carpetas colgantes, y dos orificios que funcionan como manijas.

Figura 43. Caja x300, Internet

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10.2.7 Fotocopiadora: Fotocopiadora es un aparato que sirve para hacer copias en papel de un documento impreso.

Figura 44. Fotocopiadora, Internet

10.3 Elementos para el archivo central 10.3.1 Archivo rodante: Es un mueble metálico diseñado para almacenar grandes volúmenes de documentación, valores u objetos, priorizando el acceso y la facilidad dentro de la oficina.

Figura 45. Archivo rodante, Internet

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10.3.2 Luxómetro: Aparato que realiza medidas de los niveles de iluminación ambiental. Contiene de una célula fotoeléctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad.

Figura 46. Luxómetro, Internet

10.3.3. Termohigrómetro: Instrumento para medir temperatura y humedad ambiente de forma continuada.

Figura 47. Termohigrómetro, Internet

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10.3.4 Estanterías:

Figura 48. Estantería para cajas x200, Internet

Figura 49. Estantería para cajas x300, Internet

10.3.5 Microfilmadora: Genera una ficha de microfilm de un documento dispuesto sobre una superficie plana. En este tipo de configuración tanto el documento como la película filmadora deben estar inmóviles durante el proceso de toma de la muestra.

Figura 50. Microfilmadora planetaria, Internet

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10.4 Elementos de protección personal para el Archivista

Bata

Gorro

Figura 52. Gorro, Internet Figura 51. Bata, Internet

Guantes Tapabocas

Figura 53. Tapabocas, Internet

Figura 54. Guantes, Internet

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11. TECNICAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 11.1 Condiciones de los soportes y contenedores de archivo 11.1.1

Como

sistemas

de

almacenamiento

se

recomienda

utilizar

contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.

11.1.2 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

11.1.3 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

11.1.4 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

11.1.5 Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente: 11.1.5.1. Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

11.1.5.1. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

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11.1.6 Se recomienda que las carpetas deben ser de material que tenga pH neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. El tamaño carpetas debe ser: Carpeta Cuatro Aletas (Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm. De la base central: Ancho: 22 cm.), Carpeta Dos Tapas (Ancho: 26 cm. X largo: 37 cm) 11.1.8 El tamaño de las cajas debe ser x100(Largo: 39 cm x Ancho: 27 cm x Alto: 12,5 cm), x200 (alto: 26 cm x ancho: 21 cm y fondo: 40 cm) y x300 (Alto: 27x Ancho: 31 cm y de fondo 41 cm) apertura tipo nevera, material parafinado.

11.2 Condiciones de los depósitos para Archivo 11.2.1 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

11.2.2 Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

11.2.3 Condiciones ambientales generales 11.2.3.1 Ventilación •

•

La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

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11.2.3.2 Iluminación •

•

Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.

Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.

11.2.3.3 Material Documental: Soporte en papel.

• •

Temperatura de 15 a 20 C° con una fluctuación diaria de 4 C°.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Figura 55. Soporte papel, Internet

11.2.3.4 Material documental: Fotografía.

•

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 C°.

Humedad relativa de 40% a 50%

•

Color: Temperatura menor a 10 C°.

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Humedad relativa de 25% a 35%

Figura 56. Soporte Fotográfico, Internet

•

Grabaciones: Temperatura 10 a 18 C° Humedad relativa de 40% a 50%

•

Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 C°.

Humedad relativa de 40% a 50%

•

Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 C°.

Humedad relativa de 35% a 45%

•

Microfilm: Temperatura 17 a 20 C°.

Humedad relativa de 30% a 40% Figura 57. Soporte de almacenamiento, Internet

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12. BIBLIOGRAFÍA

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