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rtículo gestión de datos
zig pero corría el riesgo de colapsarse por la gran cantidad de información y documentos recibidos. Con 800 empleados, Stadtreinigung Leipzig maneja la eliminación de residuos, la limpieza de calles, los servicios de invierno, el cuidado posterior de los vertederos y los espacios verdes urbanos para más de 530.000 personas en más de 300 kilómetros cuadrados. Sin embargo, con alrededor de 70.000 documentos (y en aumento), el esfuerzo realizado al organizar el correo entrante y mantener todos los documentos actualizados simplemente se estaba volviendo demasiado grande y consumía demasiados recursos de la organización. Para enfrentar este desafío, Stadtreinigung Leipzig trabaja con Konica Minolta para implementar soluciones para la gestión de la sala de correo digital. Ahora más del 85% de sus documentos han sido digitalizados. Con la avalancha de documentos significativamente reducida, ahora se pueden ubicar rápidamente y se cumplen todos los requisitos legales para el almacenamiento de datos, así como el cumplimiento de las normas legales de auditoría. "La solución de Konica Minolta para la sala de correo digital es perfecta porque todos los documentos entrantes se archivan digitalmente de inmediato y los procesos de copia para todos los empleados se han reducido drásticamente", explica Elke Franz, Subgerente de Operaciones en Stadtwerke Leipzig. Asegurando la transformación digital Una sala de correo digital es una tecnología vital. Proporciona la base para otras soluciones digitales que, cuando se ejecutan como parte de una REPROpres 26
solución integral, pueden proporcionar enormes beneficios para toda la organización. Además de mejorar las operaciones comerciales habituales en la sala de correos, las soluciones de Digital Mailroom pueden ser una de las claves para lograr una transformación digital más amplia en el negocio. "Al utilizar una solución de Digital Mailroom, puede estar seguro de eliminar los procesos en papel tanto como sea posible, ya que está abordando el problema en el punto de entrada", explica Marcel Cobussen, Gerente de Desarrollo de Negocios y Marketing de Producto de Servicios Administrados de Contenido, Konica Minolta Business Solutions Europa. "Los documentos en papel siempre se digitalizan de inmediato y se almacenan en el sistema de gestión de la información, lo que le permite conectar también este contenido a las reglas que ha establecido en su sistema para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos". La mejora de los procesos comerciales en toda la organización está estrechamente vinculada a la optimización del correo entrante, los faxes y los correos electrónicos, ya que estos a su vez dependen de una gran cantidad de tareas administrativas. Por lo tanto, junto con pasos como el procesamiento de facturas digitales, la gestión de contratos digitales, etc., la digitalización de la bandeja de entrada puede apuntalar la creación de una organización rápida y eficiente y es un punto de partida para una mayor optimización. Desde cuentas por pagar y cuentas por cobrar hasta archivos guardados, gestión de contratos y recursos humanos, todos estos procesos pueden transformarse significativamente al reducir los procesos en papel y la digitalización.