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Ano 3 - Número 15 - Dezembro de 2009 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

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management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

Segurança da Informação

Como proteger seu bem mais valioso

Softwares para Scanners Guia de Especificação de produtos

Perspectivas: O que a indústria de ECM no Brasil espera para 2010 15_Capa.indd 1

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Novembro/Dezembro de 2009 | Edição 15 | www.docmanagement.com.br

nesta edição Segurança Como proteger as informações de sua empresa dos cibercriminosos 6 Entrevista

22 Perspectiva 2010

Saiba o que os principais executivos da indústria do ECM no Brasil, projetam para o próximo ano.

40 Cases o recente estudo do

Gartner mostra a evolução do mercado mundial de ECM. Com a publicação do Magic Quadrant 2009 analistas internacionais mostram a evolução dessa indústria.

10 UP Front

Veja aqui as principais notícias do mercado fornecedor e comprador do setor de ECM

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Conheça a experiência dos Correios na digitalização de ARs num volume considerado recorde em projeto realizado pela CNC

51 Softwares de capture

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Veja porque os diferentes tipos de software podem melhorar o desempenho e a forma de projetos de captura.

61 Five Minutes

43 Documentos em saúde

Como em qualquer vertical da economia, as instituíções de saúde também estão estudando formas de gerenciar seus documentos para melhorar a eficiência.

63 Canal Executivo

Arnoldo Mendonça é executivo da Asyst, diretor de processos, mas uma vocação inequívoca para o artesanato o levou à marcenaria. Saiba como ele encontrou esse equilíbrio.

Conheça mais sobre a atuação de duas importantes empresas do mercado: a Tecmach empresa de outsourcing de impressão e gestão de documentos e a Recall empresa global da área de gestão em Records Management.

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carta ao leitor

O que trará 2010?

O

ano de 2009 foi realmente atípico tanto no Brasil quanto no resto do mundo. A tão comentada crise, que se iniciou em 2008, derrubou bolsas, afetou investimentos, levou milhares ao desemprego, mas com o passar dos meses a recuperação veio e ao que tudo indica está se consolidando globalmente. No Brasil, ela esteve sim, mas como dizem o “bicho não

foi tão feio” quanto se esperava. Especificamente para o mercado de Enterprise Content Management (ECM), aconteceu um fenômeno inverso: houve um crescimento mesmo que discreto, segundo dados do Quadrante Mágico realizado pelo Gartner para o segmento. Muitas companhias despertaram ou melhor, “redescobriram” a importância contida em suas informações para tomar decisões mais acertadas de negócios. Nesta edição, veja o que os executivos das principais empresas mundiais fornecedora de sistemas de ECM esperam para o ano que vai começar. Eles falam das principais tendências deste mercado e também sobre suas expectativas de negócios. A matéria sobre Segurança das Informações leva os leitores a uma abordagem mais complexa sobre as políticas de segurança praticadas em suas empresas, mostrando todo o

universo de normas e boas práticas que podem ser seguidas. Veja também as mais recentes normas que os documentos na saúde estão sujeitos e quais as novidades para o setor nesta área. Enfim, chegamos ao final de mais um ano de realizações e muitas conquistas. A equipe da Guia Business Media prepara-se para mais uma jornada de trabalho, mais um ano de muitas notícias, levando conhecimento e ampliando discussões entre todos aqueles que vivem e fazem este mundo do ECM. A todos uma boa leitura e um Ano-Novo de muito sucesso!

Susana Batimarchi EDITORA

CONSELHO EDITORIAL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer

www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br

ARTE E DIAGRAMAÇÃO Flávio Della Torre flavio.dellatorre@gmail.com

DIRETOR Arnaldo David david@editoraguia.com.br

FOTOGRAFIA Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br

EDITORA Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br

GERENTE ADMINSITRATIVO Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br

GERENTE COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@editoraguia.com.br EXECUTIVO DE CONTAS Laura Capo laura.capo@editoraguia.com.br

ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br IMPRESSÃO Copy Press

ASSISTENTE COMERCIAL Karina Rodrigues karina@editoraguia.com.br

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DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

DOCUMENT MANAGEMENT | Novembro / Dezembro 09

GUIA BUSINESS MEDIA

Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 - www.editoraguia.com.br

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entrevista

Mark R. Gilbert

Quadrante Mágico do ECM Estudo realizado pelos analistas internacionais do Gartner, Keneth Chin, Mark R. Gilbert, Toby Bell, Karen Shegda e Mick MacComascaigh, mostra como empresas fornecedoras de soluções de ECM desenvolveram suas estratégias de negócios e qual seu desempenho no último ano.

Mark R. Gilbert Analista de ECM do Gartner Divulgação

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Document Management - O relatório recém divulgado pelo Gartner mostra a incorporação de alguns fornecedores neste setor. No que isso impacta o mercado?

“O mercado de ECM ficou um pouco isolado da recessão”

Mark R. Gilbert- O mercado de ECM passou por um período de consolidação principal de 2003 a 2007. O ritmo de aquisições, em seguida, diminuiu até 2009, quando algumas empresas do mercado foram adquiridas como a Open Text pela Vignette. Estamos agora na fase final de consolidação maior do mercado com os fornecedores atentos para ganhar uma quota maior desse mercado e focados em aumentar a estratégias de negócios em relação à gestão da informação expandindo soluções para aplicação de conteúdo ou para promoção da integração com o SharePoint da Microsoft

DM - Como podemos interpretar a consolidação do mercado no período apontado no relatório de 2004 a 2007? MG - O que aconteceu neste período pode-se atribuir a necessidade de gerenciar os riscos associados com o crescente volume de papel não gerenciado e do conteúdo digital, que requer um foco na virtualização e governança. Fornecedores de software e serviços de diversos mercados estão ressaltando que as ameaças ao conteúdo está descontrolada, abordando diferentes mensagens para diferentes partes interessadas. Hoje , tudo gira em torno da segurança. A fim de estimular um gasto tático, atualmente as empresas investem em produtos para captura de imagem, arquivamento, gerenciamento de emails e dados, gestão de documentos, storage (hardware e software), repositórios de conteúdo federado, busca corporativa, e-discovery, formulários e a regulamentação internacional. O reconhecimento desses aspectos tem incentivado as organizações a rever suas estratégias para o gerenciamento do ciclo de vida de conteúdo, controle de acesso, disponibilidade e custos de forma, mais significativa.

DM - O crescimento do mercado é um indicativo da recuperação econômica das empresas em investimentos nesta área? MG - Em geral, o clima econômico 20082009 obrigou as empresas a fazerem escolhas difíceis em termos de gastos com tecnologia. No entanto, o mercado de ECM foi um pouco isolado da recessão, por três razões: • O aumento do volume e da complexidade dos conteúdos estimulou o interesse das companhias em investir; • A pressão sobre os preços de ferramentas de código-aberto ou vendedores suítes, baixou o valor das licenças nas propostas, o que estimulou a procura (apesar de aumentos nos custos de manutenção e serviços). • Muitas pessoas não só controlam o orçamento para todos os componentes da ECM de uma organização e suas soluções, como também para as compras. Estes responsáveis são frequentemente os mesmos para projetos independentes. Em termos de negócios eles têm um único objetivo: o retorno sobre o investimento (ROI).

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DM - Quais as perspectivas para os próximos anos? MG - Apesar do clima conturbado da economia no último ano. Há uma perspectiva de estimulo para uma mudança positiva em alguns cenários, que também está fazendo com que alguns tomadores de decisão, sejam cada vez mais cautelosos. O atual relatório do Gartner para o Quadrante Mágico de empresas fornecedoras de produtos de ECM aponta uma exigência crescente de casos de negócios, com fortes e

estruturados argumentos sobre ROI. Isto impedirá qualquer mudança significativa nas despesas das companhias, mas poderá ajudar a manter o crescimento do mercado de ECM nos próximos anos. As organizações percebem os benefícios mais tangíveis das plataformas de ECM, enquadramentos e soluções, e estão implementando-as internamente. Com um número de fornecedores que está crescendo ou ampliando uma carteira de soluções em ECM, às vezes é difícil separar uma solução que pode apoiar uma estratégia de ECM em uma organização que oferece apenas, mais uma commodity, as funções básicas, ou que apenas suporta um único processo ou grupo de usuários. Há uma confusão sobre a amplitude e a relevância dos softwares ECM disponíveis, mas isso de certa forma está ajudando a fornecedores estabelecidos, pois com preço de commodity, alternativas ou soluções pontuais, estes podem comprovar o ROI quase que imediatamente. Com tantas aplicações já em execução na maioria das empresas atualmente, a estratégia para novas compras deve concentrar-se na análise de portfólio, projetos e priorização dos interesses e uma complexidade reduzida. DM - Qual a tendência em produtos que o estudo do Gartner aponta que terão maior visibilidade nos próximos meses? MG - Entre as tendências principais que arquitetos da informação, consultores e líderes empresariais devem considerar será a de como desenvolver estratégias de gerenciamento de conteúdo e determinar quais parceiros estratégicos são os ideais para cada projeto.

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entrevista

Mark R. Gilbert

O ECM faz parte da infra-estrutura de TI e as soluções são feitas por fornecedores de infraestrutura, tais como HP, IBM, Oracle, Microsoft e SAP. A partir de consulta feita pelo próprio Gartner, os arquitetos da informação e responsáveis pela TI das empresas estão, cada vez mais, olhando para padronização em uma ou mais das ofertas das empresas fornecedoras de plataformas como estratégica para apoiar sua necessidade de conteúdo. DM - A interoperabilidade de conteúdos é uma perspectiva real? MG - A integração e os repositórios de conteúdo federados são consideradas áreas críticas para as empresa. O Content Management Interoperability Services (CMIS), os protocolos de serviços para Web desenvolvidos em conjunto pela EMC, IBM, Microsoft e outros, poderá ter sucesso onde outros falharam. Ele é projetado para fornecer um produto de forma neutra , independente de aplicativos e podem acessar conteúdos armazenados em qualquer CMIS ou repositório compatível. DM - Como são avaliados os mercados brasileiro e latino-americano? MG - Acredito que um fato se destaca não só no mercado latino-americano. É uma realidade que acontece em nível mundial. Oportunidades atrativas para as empresas para consolidar ou racionalizar certos componentes de conteúdo empresarial possuem vastas arquiteturas. A amplitude e a maturidade de algumas ofertas ECM significam que agora pode ser viável para resolver as necessidades fundamentais de ECM com produtos de fornecedores menores. Fornecedores regionais, especialistas de mercado por vertical, fornecedores de software open-source e de SaaS podem encontrar seu espaço entre os fornecedores de serviços para as empresas, mas os estrategistas de negócios devem procurar racionalizar uma arquitetura de conteúdo que os proteja de isolar as informações do usuário ou grupos de usuários.

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El Quadrant Magico del ECM La Revista Document Management presenta en esta edición una entrevista acerca de una encuesta realizada por los analistas internacionales de Gartner, Kenneth Chin, Mark Gilbert, Toby Bell, Karen Shegda y Mick MacComascaigh que muestra cómo los proveedores de ECM han desarrollado sus estrategias de negocio y de cómo su rendimiento del año pasado ha crecido. Document Management - ¿¿ El informe publicado recientemente por Gartner muestra la incorporación de algunos proveedores en este sector. Como se afecta al mercado con eso ¿¿ Mark Gilbert-El mercado de ECM se ha sometido a un período de consolidación importante desde 2003 hasta 2007. El ritmo de las adquisiciones, disminuyó hasta 2009, cuando algunas empresas fueron adquiridas como la de Open Text por Vignette. Estamos ahora en la consolidación definitiva del mercado con más vendedores para llamar la atención a una mayor proporción más geande de ese mercado y aumentar el énfasis en las estrategias de negocio de soluciones de gestión de información para ampliar el alcance del contenido o para promover la integración con SharePoint Microsoft DM - ¿ ¿ Cómo se evalua Brasil y Latino América en el contexto del escenario de ECM?? MG- Creo que un hecho se destaca no sólo en el mercado de Latino América. Es una realidad que ocurre en todo el mundo. Oportunidades atractivas para las empresas a consolidar o racionalizar determinados elementos de contenido empresarial, con arquitecturas enormes. La amplitud y la madurez de algunas ofertas de ECM significa que ahora puede ser factible para atender las necesidades básicas de productos de ECM con proveedores más pequeños. Los proveedores especialistas regionales de mercados verticales, los proveedores de software de fuente abierta y los proveedores de SaaS pueden encontrar su lugar entre los proveedores de servicios para empresas, pero lo que los estrategas de negocios deberían tratar de piensar la arquitectura de contenidos que les proteja contra tácticas confines de aislar la información del usuario.

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INDICADORES

38%

Em termos de investimentos das empresas, o setor de hardware deve totalizar

317 bilhões

deles fazem um mínimo de esforço ou nenhum para implementar políticas de records management.

de dólares, em 2009, uma redução de 16,5% ano/ano, ficando no mesmo patamar em 2010.

31%

Os gastos com serviços deverão totalizar

das

organizações têm vinte ou mais repositórios de conteúdos que poderiam estar interligados.

Fonte: AIIM

Fonte: Gartner

781 bilhões de dólares, em 2009, com crescimento de 4,5% no ano que vem. Software, por sua vez, sofrerá queda de 2,1% este ano, com expansão de 4,8%, em 2010.

77%

Fonte: Gartner

Fonte: AIIM

Fonte: Gartner

Em 59%

Facebook alcançou

das organizações americanas pesquisadas disseram que nunca usariam uma nuvem pública. No entanto 67% consideram usar uma nuvem de empresas ou do Estado.

das organizações, executivos de TI não aprovam planos para uso parcial ou não admitem o uso do Sharepoint. Fonte: AIIM

Para 2010 a previsão de gastos em TI e de investimentos na área deverão chegar a 3,3 trilhões de dólares - aumento de

3,3%

em relação a 2009. Fonte: Gartner

As empresas podem economizar de

10% a 20% com ferramentas de gestão de conteúdo empresarial (ECM), se migrarem para um modelo de serviços compartilhados.

300 milhões Fonte: AE

Ataques de hackers em agosto a um datacenter desconfiguraram mais de

incluindo os pertencentes a institutos nacionais, universidades, meios de comunicação e empresas do País. Fonte: ESET

Números do Sped em setembro: foram recebidos

50% dos CIOs,

140 mil

Fonte: Gartner

Fonte: Receita Federal

Para mais de

o aumento do orçamento de TI será de 0%, ou menos, em 2010.

arquivos de Sped Fiscal, 10 mil a mais do que era esperado. O volume total previsto era de 180 mil arquivos.

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Com mais de quinze anos no mercado, a NetDS é uma empresa especializada no fornecimento de soluções de gestão do conhecimento e documental, e no desenvolvimento de sistemas. Na área de gestão, atua com atividades que vão desde o levantamento tipológico

de contas em setembro de 2009.

100 websites,

Heloiza Magrin, da Tecmach as políticas de sustentabilidade, dada a geração cada vez maior de documentos digitais e a consequente diminuíção do volume de impressão em papel, tudo isso feito sempre de forma ética e cidadã”, reforça a executiva.

Gestão do Conhecimento

Divulgação

Fonte: AIIM

Maria Heloiza Magrin é a nova diretora TI & Soluções da Tecmach. Atenta à evolução do mercado de outsourcing a empresa está abrindo uma nova área para acompanhar as mais modernas tendências deste segmento. A executiva que tem em seu currículum a Certificação PMP pelo PMI e Six Sigma Green Belt, MBA pela FVG em TI Aplicada a Gestão Estratégica de Negócios, é mestranda da Unicamp e tem mais de vinte anos de experiência na área de Tecnologia da Informação. “O desafio é alçar a companhia à novos patamares. A Tecmach tem crescido e acompanhado as diversas ondas evolutivas do segmento, alocação de equipamentos, outsourcing, outsourcing completo (com controle de impressão), gestão de impressão e gestão documental. Agora estamos nos alinhando com

Divulgação

Pesquisa da AIIM entre 65 mil usuários de tecnologia aponta que

Tecmach tem nova diretora

Nei Grando, da NetDS

de documentos e classificação de informações (taxonomia) até a identificação de ferramentas de gestão adequadas, levando em conta as exigências legais para o arquivamento de documentos e o gerenciamento de prestadores de serviços especializados. “No que diz respeito à gestão do conhecimento (GC), penso que o maior desafio seja cultural, pois as empresas precisam cada vez mais valorizar o planejamento e a organização das informações, bem como o conhecimento e as competências de seus colaboradores para poderem ser competitivas e terem sustentabilidade”, afirma o sócio-diretor Nei Grando, que acredita serem esses os grandes desafios das empresas para gerir a massa documental relativa a todas as suas atividades.

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Carreiras

Autenticação segura

nova unidade da Acervo

O Correio Braziliense preocupado em tornar seus processos sempre mais ágeis e seguros, implementou o projeto Coletor de Dados junto a seus promotores de vendas. A solução desenvolvida pela BRToken, além do software instalado em smartphone, compreende o software instalado no servidor da empresa, responsável pela comunicação a qualquer instante entre a base e os representantes. O projeto Coletor de Dados compreendeu o desenvolvimento de uma ferramenta automatizada com uso de smartphone palm e sincronismo de dados denominado CDW (componente servidor), em plataforma Windows Server 2003 com banco de dados MySQL ou SQL Server.

A Acervo empresa catarinense com quatorze anos de experiência no segmento de microfilmagem, digitalização, guarda de documentos e mídias eletrônicas,inaugurou sua nova sede na cidade de Palhoça, também em Santa Catarina. O novo espaço foi totalmente planejado para assegurar a integridade dos documentos em papel bem como dispõe de uma área  especial para a guarda de mídias. A Acervo também investiu em tecnologia de ponta para levar o melhor serviço aos usuários e representa no estado de Santa Catarina as empresas Prodimage Tecnologia em Documentação Digital, empresa de soluções para gestão de documentos, além dos scanners da Canon.

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Joel Brawerman

Votorantim. O profissional também ministrou aulas na Faculdade de Administração da FAAP e na Escola de Engenharia da UFRGS. Divulgação

é o novo diretor de práticas de Produtos e Soluções para a América Latina (Latin America Division Practice Manager) e Fernando Saffi assume o cargo de gerente de práticas para Serviços Gerenciados à América Latina (Managed Services Practice Manager for Latin America) da EMC.

Marcelo Maciel assumiu o Marketing Estratégico da Softcorp, empresa especializada no fornecimento de soluções integradas de TI para o mercado corporativo no Brasil. O executivo atuava anteriormente como general sales manager da divisão Inside Sales. Álvaro Costa Lobo foi contratado para o cargo de head da área de Telecomunicações, Soluções e Serviços da T-Systems do Brasil, empresa de serviços de Tecnologia da Informação e de comunicações, pertencente ao Grupo Deutsche Telekom, O executivo será responsável por prover e gerenciar serviços de Telecom e soluções de ponta a ponta de LAN e WAN, incluindo todos os protocolos de comunicação, além de soluções wireless e segurança. Luiz Felipe da Rosa Ferlauto assumiu o novo cargo de diretor de Desenvolvimento de Negócios da Senior Solution Financial Expertise, fornecedora de softwares para o setor financeiro. O executivo atuou como CIO do Bandeirantes/Unibanco, executivo de negócios da IBM, gestor de TI do Crefisul/Citibank, Safra e Indústrias

Kátia Fernandes, ex-sócia-diretora da KMMF, passa a fazer parte do quadro da diretoria da Linx Sistemas com a Quadrant, após um ano da fusão entre as empresas. A Linx tornou-se uma referência em softwarehouse especializada em varejo da América Latina. Depois da unificação das operações, a executiva foi convidada a conduzir a filial com o objetivo de fomentar novos negócios e estreitar o relacionamento com a ampla base de clientes no Rio de Janeiro.

Vish Nandlall é o novo CTO (chief technical officer) da Extreme Networks. O executivo tem experiência de mais de quinze anos na área de redes, tendo participado do desenvolvimento de estratégias inovadoras de criação e potencialização de redes IP escaláveis com recursos de VoIP e comunicação wireless. Divulgação

Jonathan Fratta, gerente de Produtos da D-Link

(Rede Privada Virtual), ou de dentro da rede. “Por isso é vital que a rede como um todo atue de forma única, controlando o acesso dos usuários e monitorando atividades. Para isso, a D-Link possui a tecnologia Zone Defense, que atua em conjunto com a solução de segurança na borda da rede. Se houver um ataque de vírus dentro da rede, o firewall será notificado e, de forma pro-ativa, ele bloqueia a porta do switch de onde provém o ataque de vírus”, explica o executivo. Além disso, a unidade Business Solutions da D-Link possui uma ampla linha de firewalls. “Ao todo, a companhia disponibiliza seis produtos no mercado brasileiro. Esta linha contempla desde firewalls com IPS (Intrusion Prevention System) /IDS (Intrusion Detection System) até produtos completos com UTM (Unified Threat Management), para pequenas, médias e grandes empresas”, conforme afirma Fratta.

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Com uma extensa linha de produtos voltados para o segmento de Segurança da Informação a D-Link acredita na interoperabilidade entre os sistemas de rede para impedir o vazamento das informações. Conforme Jonathan Fratta, gerente de Produtos da D-Link para a unidade Business Solutions os ataques podem vir da Web, ou de uma VPN

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Nova linha de firewalls

Marcelo Duarte acaba de assumir a diretoria de vendas da regional do Rio Grande do Sul da Sonda Procwork, posição que era ocupada por André Lins. Entre suas atribuições está a missão de dar continuidade ao processo de crescimento do escritório regional e incrementar as vendas do portfólio de produtos e serviços da organização.

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Conservação de obras raras Desde julho deste ano a Macrosolution está executando a digitalização do acervo de Obras Raras da Coleção Luiz Viana Filho do Senado Federal. O trabalho está sendo executado nas dependências da Biblioteca do Senado, utilizando um Scanner Planetário da i2s Digibook, modelo Copibook RGB PLUS. Segundo Elvio Baldini, diretor da empresa, os

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serviços para o Senado começaram a ser executados após licitação, in loco, dado o tipo de material a ser manipulado. “A solicitação do cliente era que fossem prestados serviços de digitalização de 60 mil páginas de obras raras, com valor inestimável”, ressalta. A produção foi iniciada em agosto e até o momento 20 mil páginas já foram digitalizadas e a previsão de finalização dos trabalhos está estimada para meados de 2010. As obras digitalizadas já começaram ser disponibilizadas para o público em geral através do site do Senado e permitirá que os internautas façam buscas no acervo da instituição pelo do site: http://www2.senado.gov.br/bdsf/.

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mONTREAL INFORmÁTICA AmPLIA PORTFÓLIO DE NEGÓCIOS Ampliar sua presença nos mercados de São Paulo, Brasília, Norte e Nordeste do Brasil e no setor de impressão. Com essa meta o Conselho de Administração da Montreal Informática fez alterações na direção de suas filiais, criou uma diretoria de negócios e dinamizou o marketing. A estratégia, segundo o diretor comercial Luiz Cláudio Benguigui, está relacionada ao processo que a empresa vem passando nos últimos anos para aumentar sua participação em alguns setores. Para ampliar negócios em São Paulo, que atende as demandas do mercado paulista e também da Região Sul, Luiz Antonio Santos, que respondia pela Diretoria de Tecnologia e que está no grupo há 30 anos, foi nomeado como novo diretor. Tem o auxílio do diretor adjunto Cláudio Pimenta, outro funcionário de carreira

há 17 anos na Montreal Informática. Em Brasília, o novo diretor é o analista de sistemas Jefferson Brasil, cuja experiência nos mercados do Norte e do Nordeste ajudará muito a melhorar a participação naquelas regiões. Ângela Alvarenga Barros que tem experiência de 35 anos no ramo de TI e é diretora da Regional Minas Gerais, acumula agora a nova diretoria criada especialmente para o setor de Impressão. Especialmente para ampliar a participação nesse mercado e integrar as operações das plantas do Rio e de Belo Horizonte, Marcos Arantes foi nomeado como diretor adjunto. O setor de Marketing tem um novo gerente, Alexandre Neves que atua há 18 anos no mercado de tecnologia e une sua experiência a esse novo momento de desenvolvimento da Montreal Informática.

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ITI e ABRID assinam acordo

A Locaweb, empresas de serviços hospedados de TI no Brasil, inaugurou recetemente o primeiro módulo de seu novo Data Center, com capacidade de até mil servidores baseados nos processadores Intel Xeon Série 5500. O projeto prevê uma capacidade total de até 25 mil servidores. De acordo com a empresa, a ampliação desta infraestrutura teve como objetivo suportar a crescente demanda de seus clientes. A Locaweb utiliza servidores da HP, baseados nos processadores low-voltage da Intel. A virtualização do parque de máquinas foi realizada por meio da tecnologia VMware, de modo que a empresa possa rodar o servidor de cada cliente em uma camada virtual dedicada e isolada do restante da rede, o que resulta em maior segurança aos clientes.

No final de outubro, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia em Identificação (Abrid) formalizaram um acordo de cooperação técnica. Este acordo tem por finalidade desenvolver estudos sobre novas tecnologias aplicáveis à certificação digital no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ICP-Brasil, além da capacitação de usuários na utilização dos novos recursos tecnológicos. O acordo ainda visa promover o uso de certificados digitais para facilitar e simplificar os procedimentos administrativos entre órgãos e entidades que são usuárias de certificação digital no Brasil.

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Office Gemini entra no mercado brasileiro A Office Gemini é uma empresa de programação de software especializada em imagem e gerência de documentos. Com mais de 30 anos de experiência no mercado norte-americano, a Divulgação

Novo Data Center Locaweb

Helena Angel, da Office Gemini

empresa possui agora uma diretoria focada no mercado brasileiro, a fim de expandir sua atuação. “A expectativa para o mercado brasileiro é bastante grande. Visto que a ideia é trazer para o mercado nacional uma ferramenta disponível para o bolso do empresário brasileiro”, explica Helena Angel, responsável pela área. Hoje o Dokmee, principal produto da companhia está em sua segunda versão, é apresentado em várias línguas incluindo o português e possui mais de 50 mil usuários a nível mundial. Atualmente, a empresa está buscando canais para a distribuição do produto no Brasil, com o desafio de torná-lo mais conhecido no mercado.

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Fernando Bertelli é o novo gerente de Marketing da Certisign. Com 29 anos de experiência e passagens por companhias como HP, NET, General Motors do Brasil, sua missão será promover a comunicação e o conhecimento da Certificação Digital no mercado brasileiro. Na mesma área Fabiano Leite, assumiu o cargo de especialista em Marketing de Produtos da Certisign, respondendo a Bertelli. Com experiência de seis anos em empresas TI, o profissional já passou por organizações como Citrix Systems e CNT Brasil e será responsável pela execução da estratégia de posicionamento

dos produtos da Certisign para o mercado B2B. “Nosso desafio atual é ampliar o mercado de certificação e fazer a tecnologia mais conhecida e empregada pelos usuários”, ressalta Bertelli. Segundo os executivos da Certisign as perspectivas para o mercado de certificação são bastante positivas diante dos novos usos da tecnologia em várias verticais da economia. “O ano de 2010 será com certeza representativo para o nosso mercado e estamos confiantes”, finaliza Bertelli.

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Plataforma de integração Divulgação

Certisign tem novos executivos

A Inspirit desenvolvedora e provedora brasileira de soluções baseadas em Digital Intelligence, está ampliando a divulgação de seu principal produto: a plataforma Si4. A plataforma possibilita o gerenciamento de conteúdo, comunidades sociais corporativas e aplicações CRM, B2B, B2C e BPM. e fornecida como Software as a Service. Segundo Francisco Monteiro, diretor da Inspirit, a ferramenta permite gerenciar conteúdos variados espalhados em vários ambientes dentro das companhias com o objetivo de ajudar os tomadores de decisão com informações precisas. “São poucas as organizações que

Francisco Monteiro, da Inspirit oferecem este tipo de solução no mercado mundial sem a necessidade de migrar o legado para o novo sistema. O Si4 permite aproveitar todas as soluções já existentes e integrá-las num só ambiente”, reforça.

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Segurança urgente! A tônica dada ao assunto segurança das informações parece mesmo ter tomado conta das principais discussões entre os executivos da área de TI. Hoje o tema é prioridade na maioria das companhias, pois o seu bem mais importante está sob a mira dos criminosos. Os ataques podem vir de fora por meio de todo tipo de inoculação eletrônica ou por ameaças internas, isto é, o vazamento dos dados e informações de dentro

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para fora. Isso sem esquecer a falta de backups e redundâncias que diante de uma falha no sistema de energia põem todo o capital informativo a perder. A esperança, entretanto, está nas mãos da indústria apta a oferecer sistemas cada vez mais complexos para tentar minimizar esses impactos. Susana Batimarchi EDITORA WEB susana@editoraguia.com.br

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ENquETES Sua empresa está aderente as regras internas e externas para segurança? Sim, já realizamos internamente Não, estamos adquirindo produtos e implantando políticas

Sim, realizamos externamente

Não

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NEWS TCE do Paraná avança com processo de digitalização

blogs e Articulistas Canon adquire Océ

O Tribunal de Contas do Estado (TCE-PR) e o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) formalizaram uma parceria que prevê a certificação digital para o Programa TCE Digital, que teve início em maio de 2009 e pretende substituir o uso de documentos em papel por documentos digitais. O Serpro é uma empresa pública vinculada ao Ministério da Fazenda que fornece os certificados digitais aos seus clientes.

Canon acabou de anunciar que adquiriu a holandesa Océ, com o objetivo de expandir as suas operações no negócio das impressoras e aumentar a sua liderança no mercado global de equipamento de escritório. A transação envolveu cerca de 730 milhões de euros. De acordo com o comunidado, a Océ continuará como uma divisão independente, mantendo sua sede na Holanda, além de manter também todas as equipes e contratos já firmados anteriormente.

Leia a reportagem completa:

Acesse a entrevista completa

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ABGD anuncia novo presidente Eduardo Coppola Gutierrez assume em 2010 a presidência da ABGD- Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos. Criada em 2005, a entidade já conta com empresas que representam aproximadamente 80% do mercado nacional de arquivos e documentos, um dos setores que mais crescem no Brasil, em decorrência do espetacular aumento no volume de serviços de gestão da informação.

Leia a reportagem completa:

Acompanhe e participe dos blogs do Portal Docmanagement

Daniel Dias Pinto

A gestão da informação: As tendências do mercado Consultor de projetos para ECM/BPM

Blog da ABGD

Sempre os mesmos procedimentos? Luiz Alfredo Santoyo Presidente da ABGD e especialista em Records Managment (RM)

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perspectivas

Susana Batimarchi

Uma visã o Executivos dos principais players do mercado de ECM falam sobre suas expectativas e tendências para o ano de 2010

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er uma bola de cristal bem que ajudaria muito, quando o assunto são previsões para o futuro. Mas como isso não é possível, muito menos em se tratando de tecnologia, a revista Document Management consultou experientes executivos do mercado para dar a sua visão sobre o que podemos esperar na área de ECM para o próximo ano. Não é fato desconhecido hoje que as organizações precisam de ECM para gerenciar o crescimento, o volume e a diversidade de conteúdos não estruturados, que hoje representa cerca de 80% das informações da empresa (conforme dados estatísticos do Gartner). Há uma clara demanda por oportunidades do mercado de começar a aplicar o conteúdo com um pouco mais de rigor do que é feito atualmente. A demanda mostra que há necessidade de avaliações sobre os dados estruturados, uma vertente muito grande que visa também a eliminação de redundâncias, a otimização de arquiteturas de disponibilidade, além do enriquecimento de metadados e controle do ciclo de vida global das informações pelas empresas. O mercado de ECM registrou um crescimento de dois dígitos entre 2004 e 2007, mas sua expansão desacelerou para uma taxa de dígito único, em 2008, principalmente por causa da deterioração das condições econômicas globais. Segundo as estatísticas divulgadas recentemente pelo Gartner, as licenças de software em todo o mundo no segmento e as receitas de manutenção chegaram à casa dos 3,3 bilhões de dólares, em 2008. A grande novidade do estudo é que se identificou uma previsão de que as receitas totais de software no mercado de ECM crescerão a uma taxa anual de 9,5% até 2013. Um retorno do mercado ao crescimento é esperado para o início de 2010, com as taxas subindo para dois dígitos e a receita mundial em softwares ECM superior a 5,1 bilhões de dólares até 2013. Isso representa um mercado saudável, mas também é aquele que está passando por uma transformação. Aquecidos e esperando por oportunidades, os mercados brasileiro e latino-americano estão aguardando esta mudança, com o otimismo em alta. Veja a seguir o que dizem os especialistas do mercado nacional:

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ã o do mercado André Busnardo Diretor de Vendas Indiretas da Oracle do Brasil “Por muito tempo, o ECM existiu em um universo paralelo aos aplicativos empresariais, bases de dados e ferramentas de BI. Atualmente, todos os grandes fornecedores, em especial os de plataformas de gestão de informação e de aplicativos empresariais, já oferecem soluções de ECM. Com a atual pressão para redução de riscos, auditoria e conformidade legal dos conteúdos, a automação dos processos de negócio torna-se imprescindível. Ao envolver grande quantidade de conteúdo e exercendo impacto significativo no resultado e na agilidade do negócio, a ferramenta é um importante diferencial competitivo em relação à rapidez e à segurança. Hoje, as expectativas dos usuários são interfaces altamente participativas e personalizadas. Por isso, plataformas de ECM tem suporte para serviços da Web 2.0 como Mashups, Wikis, VoIP, alimentações RSS, fóruns de discussão e publicação de conteúdo da Web on-line em aplicativos estruturados, criando um ambiente de trabalho mais produtivo e dinâmico para indivíduos e equipes. As empresas podem usar seus recursos para incorporar e sincronizar portlets orientados pelas tarefas e informações, e serviços da Web 2.0 para criar aplicativos compostos ou “Mashups Empresariais”. Essa é a principal tendência em produtos no próximo ano, na nossa visão. A aplicações com essas características deverão continuar recebendo funcionalidades da Web 2.0, recursos cada vez mais ágeis, de fácil utilização e realmente eficazes.” 

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Eduardo Kfouri Gerente-geral da Open Text para a América Latina “Quando pensamos no mercado de ECM hoje, suas tendências e perspectivas, o primeiro fator que me vem à mente é a justificativa utilizada pelas empresas para concretizar seus grandes projetos. Não existe mais dúvida sobre a importância de permitir que os usuários tenham uma capacidade de acesso ao conteúdo, possibilitando que eles encontrem, recuperem e processem informações onde quer que estejam armazenadas, sem a necessidade de múltiplos logins e aplicações. O que tem mudado, entretanto, é a forma de justificar esse investimento. A questão de conformidade (compliance), que já foi a grande motivadora para suportar projetos de EMC, nos últimos dois anos tem caído de importância. Agora as palavras-chave são: diminuir custos e aumentar a produtividade dos processos. As empresas ampliaram o seu foco de visão em relação ao ECM, percebendo que com o acesso facilitado às informações é possível: aumentar a produtividade; oferecer um melhor serviço aos clientes; ampliar a vantagem competitiva; melhorar a eficiência de processos, além de atender à legislação. O principal desafio desse mercado sempre passou por separar informações relevantes do conteúdo sem valor. E, hoje, ao lembrarmos que os emails crescem vertiginosamente como meio de comunicação profissional, fica a questão: se for necessário buscar uma informação registrada em um email, como as empresas a encontrariam? Sem sombra de dúvidas, apenas uma pequena parcela dos emails pode ser considerada importante, mas de acordo com a renomada entidade americana AIIM, 55% das organizações relatam que possuem pouca ou nenhuma segu-

rança de que emails importantes estão sendo armazenados de forma completa e possível de recuperação. O último ponto que gostaria de ressaltar neste pequeno ensaio sobre as tendências do ECM é a necessidade da gestão de conteúdo ir ao encontro do 2.0. Ainda segundo a AIIM, hoje mensagens de texto, blogs e wikis estão fora do radar em 75% das organizações. Para a entidade, capturar e traduzir as interações que ocorrem nos blogs corporativos, por exemplo, é algo que precisa estar em pauta. Mesmo sabendo da resistência e do receio de algumas companhias se transformarem em empresa 2.0, acredito também no amadurecimento do mercado de ECM rumo à interação com as mídias sociais nos próximos anos.” Yoran Levanon Diretor-presidente da Xerox do Brasil “O que notamos no contato com grandes corporações é uma necessidade crescente da gestão do conteúdo não estruturado. Isto provavelmente acontece devido ao fato de ele representar cerca de 80% do total de informação de uma empresa e por isso, a cada dia que passa tentamos organizá-lo e gerenciá-lo com a mesma eficiência com que fazemos para o conteúdo estruturado. O mercado já passou por uma consolidação em termos de fornecedores de software e as empresas já veem o ECM como uma questão de arquitetura corporativa e não mais como uma aplicação departamental.  Todo esse movimento nos leva a uma expectativa de crescimento de mercado na casa dos dois dígitos percentuais, pois ainda há muito a ser feito para efetivar esse movimento de mercado. Existem duas fortes tendências de mercado visualizadas por nós.  A primeira delas diz

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perspectivas 2010

respeito à especialização em aplicações. Uma vez que os softwares de ECM já são encarados como corporativos e fazendo parte de um backbone de arquitetura, a forma de potencializar o seu uso é justamente por meio de aplicações de negócio que gerem diferenciais competitivos para cada indústria e empresa.  As empresas que tiverem know-how e experiência no desenvolvimento e deployment dessas aplicações, utilizando os principais softwares de mercado, terão grande vantagem neste momento. A segunda grande tendência, está na integração entre aplicações e entre os diferentes tipos de conteúdo.  Afinal, não basta “levantar” aplicações de negócio que fiquem isoladas dos demais sistemas, é preciso garantir a interoperabilidade entre aplicações, sistemas e conteúdos. Em termos de Brasil vimos durante 2009 um aumento na demanda para adoção desse tipo de tecnologia por intermédio do modelo de serviço, onde o cliente paga por um modelo de uso e não por licença de software e sua implementação.  Esse modelo, acelera o uso da tecnologia, pois o cliente faz uso de uma infraestrutura já existente e em alguns casos aplicações já pré-moldadas, gerando um retorno mais rápido e diferenciação perante os concorrentes. O principal obstáculo para esse modelo está no fato de que nem todos os fornecedores de software estão preparados para tal modalidade. No que diz respeito ao crescimento do mercado a tendência é que na América Latina e no Brasil isso ocorra de forma moderada em 2010, tendo como principais alavancadores os segmentos de finanças e governo”. Carlos Cunha, Diretor-geral da EMC Brasil “ O mercado vem respondendo de maneira favorável a soluções de Enterprise Content Management e o que temos observado em nossos clientes é que o tema tem sido

considerado na pauta de investimentos em TI nos últimos anos, mesmo que fragmentado na forma de soluções pontuais. Em pesquisa recente, fonte AIIM, 58% das empresas consideram ECM extremamente importante para ajudá-las nas questões operacionais e estratégicas que envolvem principalmente redução de custos, satisfação do cliente e compliance. A questão da gestão da informação digital e sua transformação é tida como estratégica para o sucesso das empresas e, como pontos principais, vemos uma demanda crescente por solução na linha de gestão de emails, classificação, retenção e busca de documentos corporativos. Todas as linhas de tecnologia de gestão de informação não estruturada estão convergindo cada vez mais no modelo de repositório único corporativo, ou seja, as empresas que implementaram soluções pontuais agora percebem que o custo de manutenção desse modelo é mais alto perante uma arquitetura de ECM. Com isso, não somente as empresas fornecedoras de soluções de ECM, como pessoas com conhecimento adequado, serão necessárias para os novos desafios que as corporações estão enfrentando e estarão demandando nos próximos anos. Um número interessante, que demonstra a fragilidade das soluções pontuais, apesar de já existirem há muito tempo, é que 55% das empresas ainda demonstram insegurança na maneira como classificam, arquivam e disponibilizam a mensagem e os anexos aos usuários finais. Como visão estratégica, as corporações vêm incluindo este tema no planejamento de implementação de uma plataforma de ECM. Como o potencial de crescimento da América Latina é muito grande, a dinâmica do mercado denota a preferência das corporações por soluções maduras e que auxiliem, principalmente, na redução de custo operacional e na excelência nos processos de atendimento ao cliente.  De fato é um mercado em franca expansão e, localmente,

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tem como um dos desafios a criação de profissionais com competência para entender, desenhar, implementar e suportar soluções de ECM. Eduardo Campos de Oliveira Gerente de Marketing Estratégico da Microsoft “O mercado de ECM é um mercado em ascensão, porque as empresas geram no seu dia-a-dia volumes muito grandes de informações espalhados por planilhas, documentos, emails originados em diversas ferramentas. Entre as empresas, além da diversidade de ferramentas para geração, há também uma profusão de endereços onde essas informações se encontram. Ou seja, há um caos não gerenciado de informações e poucas empresas que utilizam este capital intelectual para a geração de negócios e tomada de decisão. Com o Sharepoint a Microsoft conseguiu reunir num único ambiente toda esta sorte de dados e informações. A atualização da plataforma com o lançamento do Sharepoint 2010, previsto para meados do ano, na prática o mercado poderá entender que os grandes ativos poderão ser gerenciados assim como as novas ferramentas, novos veículos e principalmente processos estarão consolidados com esta ferramenta. Será possível criar um mecanismo de pesquisa e fazer as buscas naquilo que é pertinente aos negócios e é nisso que o Sharepoint vai atuar. Hoje o mais emergente dentro de um ambiente de negócios é o compliance e o uso de ferramentas que ajudem na transparência dos processos. A ideia é de que o produto traga essa ajuda fundamental para o gerenciamento do conhecimento dentro das companhias. Um terceiro aspecto é a possibilidade de gerenciamento via Web que passa a fornecer capacidade de gerenciamento de um universo de conteúdo que extrapola os limites físicos da empresa.

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As perspectivas para o próximo ano são bastante positivas e esta realidade vai além do mercado brasileiro. O mercado está se dirigindo para um modelo de maturidade bastante interessante como aponta o próprio Gartner. A realidade é que as empresas precisam de eficiência para competir e atender seus clientes, além disso há uma vertente para a socialização do conhecimento dentro das fronteiras da empresa o que tem ganhado muita força com o incentivo da colaboração.” Eduardo Buck Gerente de grandes contas da Canon do Brasil “Nossa expectativa é de que o setor de ECM cresça nos próximos anos, especialmente no Brasil, que possui um mercado com bastante potencial. O número de vendas de equipamentos com capacidade de digitalizar e prover imagens digitais tem aumentado em relação às vendas de equipamentos de monofunção, como os de impressão. A Canon como fabricante e provedora de serviços de captura de imagem vê como uma das tendências do setor, a integração dos novos produtos às soluções de workflow de uma forma fácil, simples e amigável.” Hans Schroter Gerente de Desenvolvimento de Mercado para Imagem e Impressão da HP “As perspectivas para o mercado de ECM são as melhores e podemos esperar um forte crescimento nos próximos anos. Existem várias razões para isso. A primeira é que continuaremos a observar o crescimento explosivo da geração da informação criando a necessidade da implementação de aplicações de controle, análise, acesso e gerenciamento de grandes volumes de informação. Lembro que estamos lidando com ambientes cada vez mais complexos e que as empresas serão cada vez

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mais desafiadas a gerenciar dados e conteúdos de várias aplicações e repositórios. É importante ressaltar que a informação é meio e não fim e que ela deve cumprir o seu papel que é o de reduzir o risco nas organizações. Serão bem-sucedidas as empresas que souberem gerenciar a informação e tirar proveito dela. A segunda razão é que o ECM é a resposta tecnológica a diversos desafios que as empresas estão enfrentando hoje e que se intensificarão no futuro. Um tema recorrente e de grande importância no mundo empresarial é a redução de custos e o ECM pode contribuir com a melhoria da eficiência operacional das organizações. Ainda sobre redução de custos é comum ver empresas diminuindo substancialmente seus quadros de funcionários e o ECM permite que processos sejam automatizados e que uma empresa possa operar com equipes reduzidas. Um outro desafio é fazer com que a direção e a gerência das empresas tenham ferramentas de acesso e análise de informação para a tomada de decisão e o ECM oferece essas ferramentas de auxílio para a tomada de decisão. Não podemos também esquecer do aumento da concorrência nos mercados o que obriga as empresas a se superar buscando a excelência e proporcionando altos graus de satisfação dos clientes. A contribuição do ECM é a melhoria do serviço proporcionado pela rapidez nos processos e redução substancial dos erros. Empresas verdadeiramente orientadas aperfeiçoarão os fluxos de informação para aumentar o valor aos clientes. Devemos considerar também as possibilidades de capturar e tratar a voz dos consumidores usando a retroalimentação para a melhoria de produtos, serviços e processos. Existe um terceiro tema que começou a tomar espaço na agenda das empresas que é a conformidade e o gerenciamento de risco. Aqui o ECM pode trazer uma importante contribuição permitindo que a infor-

mação possa ser armazenada e enviada de forma segura impedindo possíveis fraudes nas empresas. Sumarizando o ECM tem uma boa proposta de valor e encontrará um bom terreno para crescer nos próximos anos. O que devemos nos lembrar é que um projeto deve sempre ser fundamentado pelo retorno que ele pode trazer como um investimento. Por fim não posso deixar de mencionar a expectativa, não sem fundamento, do crescimento econômico do Brasil. Muitos segmentos da indústria podem se beneficiar e crescer nesse ambiente, incluindo o da Tecnologia da Informação. Particularmente dessa indústria podemos esperar grande crescimento em ECM. O mundo tornou-se complexo e a tendência desse processo é se intensificar nos próximos anos. Esta constatação e previsão aplica-se a todo o ciclo de vida do gerenciamento da informação. Para a captura podemos esperar produtos – scanners, MFPs e Digital Senders – mais sofisticados e capazes de se integrar em ambientes de TI complexos. As aplicações deverão atender à necessidade de integração com o gerenciamento da informação gerada por diferentes aplicações e armazenada em diferentes repositórios sendo integradas para acesso, análise – com ferramentas de análise para a tomada de decisão cada vez mais sofisticadas – e gerenciamento. Ouviremos falar com maior frequência em conceitos como Digital Asset Management e Web Content. Por fim o acesso à informação deverá considerar a forte tendência da mobilidade com acesso a conteúdo a partir de notebooks, celulares e smartphones.” Aureo Fittipaldi Costa Diretor-comercial da Divisão de Produtos Corporativos da Lexmark “Nos dias de hoje, a tecnologia não se limita a facilitar os processos complicados ou que exigem grandes investimentos.

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perspectivas 2010

Tarefas do dia-a-dia como organizar e armazenar documentos, também já dispõem de tecnologias simples e, ao mesmo tempo, eficazes que proporcionam diversas vantagens aos usuários. Cada vez mais as empresas migram para a digitalização de documentos e visualizam ali uma série de benefícios, como redução de custos, elevação de ganhos operacionais, simplificação do modelo comercial e facilidade na busca de informações para tomada de decisões. A facilidade e agilidade na localização de informações e a integração de dados cada vez mais necessária deixam qualquer empresa a um passo à frente de seu concorrente, tornando-a competitiva para atender a demanda de seus clientes. Em resumo, ações simples como a digitalização de documentos podem agregar muito valor ao negócio. E é exatamente neste tópico que as empresas vêm realizando a integração das soluções em software de ECM disponíveis hoje com os equipamentos multifuncionais. Um dos exemplos de integração da ferramenta de software ECM com os equipamentos multifuncionais é o próprio Microsoft Sharepoint, para o qual desenvolvemos interfaces de comunicação unindo os dois mundos (o papel e o digital), para ajudar o negócio de nossos clientes a aprimorar a sinergia organizacional, por meio do gerenciamento de conteúdo como documentos e registros. Com isso é possível agilizar a localização da informação precisa e relevante com a busca corporativa, acelerar os processos de negócios com workflows, facilitar a divulgação de informações dentro e fora da organização, controlar assim todo o ciclo de vida das informações, emitindo alertas, além de encaminhar para um arquivo morto virtual ou iniciar um workflow. Esse é apenas um exemplo dos atrativos do compartilhamento de informações. Com soluções simples, é possível aumentar a produtividade dos clientes e ganhar competitividade no mercado. Além disso, ao optar

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por uma solução como essa é possível reduzir significativamente o consumo de papel, o que mostra a preocupação com o meio ambiente e a busca pela sustentabilidade nas atividades empresariais.” Weber Canova Vice-presidente de Tecnologia e Gestão da Qualidade da TOTVS “Este é um mercado aquecido que vai continuar crescendo na casa dos dois dígitos anuais. Alguns institutos de pesquisa apontam que deva chegar na casa dos 4,2 bilhões de dólares, em 2010. Entendemos que este mercado vai se dividir em duas modalidades. Uma corporativa, para missão crítica de documentos e sistemas orquestrados por processos, e outra em um modelo de software como serviço para pequenas funcionalidades, como versionamento, controle de publicação e compartilhamento. A TOTVS tem obtido bastante sucesso com o recém-lançamento de sua nova plataforma de ECM, que vai ao encontro dessas perspectivas. São várias as novidades, porém o CMIS deve ser adotado como padrão para interoperabilidade nas plataformas de ECM. Isto seria o que o standard SQL foi para os bancos de dados, no passado. Outro ponto a destacar são o mobile ECM para plataforma móveis e interfaces multiidiomas para conteúdo. A demanda nesses países é, significativamente, maior do que nos mercados desenvolvidos, em razão do grau de maturidade das empresas que agora precisam atender aos marcos regulatórios e de governança corporativa, que começam a chegar por aqui. A procura é grande por projetos de ECM nas empresas de todos os portes e segmentos. Os fornecedores de soluções que estiverem em linha com as necessidades dos clientes terão um diferencial competitivo importante”.

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Projetos de ECM

Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC

Definição de taxonomia corporativa Josetti Capusso

Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

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maginemos a seguinte situação: um banco procura ter uma visão holística de seus clientes e almeja ter uma forma única de recuperação de todo o conteúdo não estruturado relacionado a esses, permitindo novas iniciativas como a implementação de Business Intelligence (BI) sobre este conteúdo. Reúne as principais áreas de negócio para definir como o conteúdo relacionado aos clientes será indexado. A área responsável pelo negócio conta corrente logo sugere agência e número da conta. A área de câmbio protesta – “alguns de meus clientes não têm conta corrente”. Quando alguém então propõe o CPF ou CNPJ, a área internacional lembra que alguns dos clientes são do exterior e que não possuem nem conta corrente nem CPF. Está instaurado o impasse (ou a oportunidade)! Com a abordagem de cunho cada vez mais corporativo para a implementação de iniciativas de Enterprise Content Management (ECM) nas organizações, eliminando-se as desvantagens do arquipélago de informações, surgem entre outros desafios a necessidade de criação de uma taxonomia corporativa que permita a unificação da visão do conteúdo (inicialmente) não estruturado sob uma única máquina de pesquisa. Esta abordagem pode ser expandida se levarmos em conta que a tendência de se ter TODO o conteúdo de uma organização estruturado ( oriundo de sistemas e de bancos de dados) e não estruturado (gerado de forma humana) de maneira integrada é cada vez maior. Para tanto é necessária a criação de uma equipe multidisciplinar que vai procurar a melhor forma de fazer este trabalho. Esta equipe deveria ter representantes dos usuários (afinal, são os que mais vão necessitar das informações), da área de sistemas (para assegurar que a infraestrutura computacional suporte as definições), de banco de dados (para ajudar na modelagem) e especialistas em Ciência da Informação (trazendo as visões acadêmicas de criação de taxonomias). Quanto mais cedo se iniciar esta iniciativa, melhor. Aliás, é uma iniciativa independente de implementação de ferramentas de busca. Ou seja, podemos definir a taxonomia corporativa primeiro, fazer sua prototipação, consolidá-la e

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por fim implementar o ferramental de indexação e pesquisa que vai tirar proveito desta. Um ponto importante a ser lembrado é que estamos lidando com um elefante e a melhor (ou única) alternativa para sua ingestão é a de fatiarmos e comermos um bife por vez. Devem ser identificados os requisitos de cada um dos universos usuários para se apontar semelhanças e diferenças. Nesta fase a análise de vocabulários controlados existentes pode ser útil bem como a busca de suporte em padrões de mercado. O padrão Dublin Core, após ter sido normatizado pela ISO é um bom exemplo e a tentativa de se obter padrões para a interoperabilidade entre aplicações e organizações é uma tendência deste mercado. Por outro lado precisamos nos recordar de que existem os sistemas legados e de que esses carregam não só informações valiosas, mas também grandes investimentos em termos de recursos e de tempo. Avaliar o impacto, a coexistência e a integração com esses sistemas visa minimizar o custo de captura e conversão dos metadados e preservar os investimentos já realizados. Para ter mais chances de sucesso nesta empreitada, além da equipe multidisciplinar já citada, é importante a existência de um patrocínio forte que consiga minimizar resistências contra a integração (quebra do domínio das ilhas) e de uma boa metodologia como o Method for an Integrated Knowledge Environment (MIKE2). E, por fim, lembre-se que a melhor ferramenta de pesquisa não é mágica a ponto de recuperar algo que não esteja adequadamente indexado.

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segurança

Ana Lúcia Moura Fé

Informações na mira do cibercrime Multiplicação e sofisticação dos ataques virtuais põem em risco a riqueza intangível das empresas

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onfidencialidade, integridade e disponibilidade. Quem estuda o fenômeno da sociedade em rede e seus impactos no mundo corporativo conhece bem os termos. Eles são a tríade que sustenta a Segurança da Informação (SI), um tópico que se tornou vital na estratégia de empresas de todos os portes. Referem-se a dados, informações e sistemas, ou seja, a um novo tipo de patrimônio corporativo que se acumula de forma explosiva na Sociedade da Informação. “São conceitos relacionados com a capacidade de uma empresa usufruir de ativos intangíveis, um modelo de riqueza que estamos aprendendo a proteger. Nesse modelo, segurança da informação implica proteção da reputação, e não apenas de máquinas”, diz a advogada especializada em direito digital, Patricia Peck, sócia de escritório homônimo. Aplicar conjuntamente os três conceitos, permitindo aos tomadores de decisão

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acesso rápido à informação de qualidade, sem riscos de vazamento, adulteração ou perda, é um desafio que se tornou imperativo em um cenário em que as empresas se tornam dependentes de tecnologia na mesma velocidade com que se multiplicam as ações do chamado cibercrime. Os rastros deixados pelos vilões do ciberespaço são impossíveis de ignorar. De acordo com a McAfee, em 2008 as empresas de todo o mundo amargaram prejuízo de 1 trilhão de dólares com perdas ou roubos de dados confidenciais e de propriedade intelectual. No Brasil, as tentativas de fraudes em 2008 cresceram 209% em relação a 2007, segundo o Centro de Estudos, Resposta e Tratamento de Incidentes de Segurança no Brasil (Cert.br). Na percepção de Patrícia, têm crescido os ataques indiretos às empresas, ou seja, aqueles feitos via parceiros ou fornecedores interligados por Rede Privada Virtual (VPN) e que não dispõem de política de

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Segurança da Informação. “Esse tipo de vulnerabilidade tem sido muito explorado, assim como ataques via website da empresa ou mesmo por meio de redes sociais, além do falso email (phishing) com arquivo malicioso que permite a entrada oficiosa nos sistemas”, diz ela. Como se não bastasse o bombardeio externo, o inimigo pode estar ao lado, dentro da própria companhia. Nesse caso – ela assinala –, o ataque mais comum ocorre pelo fornecimento voluntário de senhas a terceiros que não deveriam ter o acesso. “Um exemplo é o do presidente de empresa que age inocentemente no uso da tecnologia repassando sua senha a uma secretária ou ao help desk.” Essas brechas de segurança que decorrem não de vulnerabilidade tecnológica, mas sim de falhas de procedimentos e políticas de acesso, estão entre as que mais trazem prejuízos às companhias, mais até do que ataques externos, segundo os especialistas.

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eXÉrcito de Zumbis Alexandre Murakami, especialista em Segurança da Informação da PromonLogicalis, informa que os ataques virtuais externos mais comuns nas empresas de todo o mundo são os chamados Denial of Service (DoS), uma enxurrada de requisições falsas a partir de um computador qualquer, com o objetivo de sobrecarregar o sistema. “Mais recentemente, os crackers partiram para a modalidade distribuída de ataques (Distributed Denial of Service, ou DDoS), que faz a mesma coisa, porém utilizando worms (vermes) que criam máquinas zumbis e disparam ataques sincronizados e simultâneos a um único alvo”, diz Murakami. Estes já são os crimes virtuais mais praticados contra empresas no Brasil. “Para ter uma ideia, os DDoS no País saltaram de 170 mil, em 2007, para 298 mil, em 2009, e tendem a crescer mais ainda, ao lado de outros ataques e códigos maliciosos, como worms, spams, malwares, phishing e spyware, que atacam servidores web, portais, e sistemas, causando indisponibilidade do serviço ou roubo de informações”, diz. Murakami chama atenção para a explosão do uso das telecomunicações sem fio, além da internet, como fator gerador de ambientes propícios para a proliferação de ameaças virtuais. “Novos canais de acesso, como telefones celulares e outros dispositivos pessoais, apesar de terem recursos cada vez mais próximos

crime e castigo (exemplos de infrações e sugestões de punições)

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dos desktops e notebooks, sujeitam-se a uma abordagem bem menos rígida no que se refere a segurança. A mobilidade, portanto, complica ainda mais a questão no âmbito das empresas”, alerta. O diretor de Engenharia de Sistemas da Symantec para a América Latina, Paulo Vendramini, alerta também para o crescimento explosivo de um tipo de tática online que leva o usuário a comprar softwares de segurança falsos. “Os cibercriminosos iludem usuários com falso sentimento de insegurança, convencendo-os a comprar softwares fraudulentos, os “scareware”, que os expõem a riscos mais sérios até do que roubo de identidade e informações”, alerta o diretor. Até junho de 2009, a Symantec já havia detectado mais de 250 diferentes programas falsos de segurança na internet. Entre julho de 2008 e junho de 2009, 93% dos downloads dos principais programas de segurança falsos foram feitos com conhecimento dos usuários, que pagaram entre 30 e 100 dólares pelo aplicativo. Eles foram convencidos por anúncios em websites com falsos alertas de que haviam sido detectados vírus ou brechas de segurança no computador em uso, e com a oferta de solução para o suposto problema detectado. “Além de não obter proteção e de ter a sua identidade roubada, o usuário pode ter alteradas ou desabilitadas todas as configurações de segurança existentes no seu PC, sem que se dê conta”, exemplifica Vendramini.

Para José Antunes, gerente de Engenharia de Sistemas da McAfee, as informações, como base de dados de clientes, projetos de produtos, estratégias de negócios, entre outras, são o bem mais valioso para uma companhia, e sua perda ou adulteração representa prejuízo às vezes irreversível. “Muitas vezes as companhias não possuem o mapeamento das informações perdidas, o que as impede de tomar as medidas necessárias para recuperá-las, quando possível”, diz. Diante desse cenário, permanece a dúvida crucial: estariam as empresas prontas ou totalmente conscientes quanto ao desafio de imprimir confidencialidade, integridade e disponibilidade às informações relevantes para o seu negócio? Não tanto quanto deveriam, na avaliação da advogada Patrícia. Para ela, a conscientização das empresas ainda é insuficiente, assim como o orçamento destinado à educação continuada dos empregados sobre Segurança da Informação. “Investe-se muito mais em soluções tecnológicas do que em treinamento, embora se saiba que 98% dos incidentes são causados por falta de hábito de segurança no dia a dia, decorrente da correria que leva pessoas a sabotarem a proteção tecnológica e a não cumprirem procedimentos”, diz ela, para quem as empresas de menor porte estão entre as que investem menos em segurança, embora sejam as mais vulneráveis. “Um único incidente pode fechar as portas da companhia”, alerta.

Fonte: Patrícia Peck Pinheiro Advogados – 2009

IncIDente gRaVIDaDe Uso indevido da marca da empresa na Internet associando-a a conteúdo Média não apropriado Uso indevido de internet e estação de trabalho para finalidade particular Baixa (não houve incidente SI – vírus) Uso indevido de e-mail corporativo para passar boatos e piadas Média (não houve vazamento de informação confidencial) Empréstimo de senha de login para colega de trabalho e terceirizado Alta (senha de gestor com segregação de funções) Pasta com software de jogo pirata instalado (crime e quebra da política)

Alta

Pastas de diretório com vídeos e arquivos pornográficos

Alta

Violação de regra de segurança que bloqueia o uso da porta USB

Média

Envio de e-mail para pessoa errada com vazamento de informação confidencial e restrita (fato relevante)

Alta

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reaÇÃo insuFiciente

meDIDa DIScIPLInaR Advertência formal pelo gerente responsável Advertência formal pelo gerente responsável Advertência formal pelo gerente responsável Desligamento em função de gravidade (senha de gestor com segregação de funções) Desligamento em função da gravidade Desligamento em função da gravidade Advertência formal pelo gerente responsável Desligamento em função da gravidade

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O fato é que muitas vezes há consciência da empresa quanto à necessidade de segurança e integridade de suas informações valiosas, mas isso não se traduz em ações eficientes para sanar os riscos. Antunes, da McAfee, cita o relatório Economias Desprotegidas, feito com a Forrester Research, que destaca que o vazamento de informações é visto por empresários como o problema número 1 da Web, à frente de malware (software malicioso), perda de produtividade, uso da largura de banda para fins alheios aos negócios e responsabilidade por conteúdo inadequado. “Apesar disso, a comunicação pela rede mundial continua sendo um elo fraco. Apenas uma pequena porcentagem de empresas utiliza tecnologias de DLP (Data Loss Prevention) para a comunicação que sai das suas instalações via web”, diz Antunes. O especialista da McAffee defende que, antes de qualquer coisa, é preciso definir quais informações são realmente confidenciais e importantes para o negócio. “Uma vez que se conhece que dado deve ser protegido, quem deve ter acesso a ele e de que forma deve ser armazenado, é possível determinar e compartilhar com os usuários as políticas de segurança adotadas e garantir a sua proteção”, diz, aproveitando para alertar que 60% das brechas de segurança nas maiores empresas em todo o mundo ocorrem em razão da perda de laptops e outros dispositivos móveis. O alinhamento das políticas de segurança com as estratégias do negócio também é medida essencial – lembra Antunes. “Significa implementar soluções de forma que elas possam ser sempre facilitadoras dos negócios, e nunca instrumentos para criação de barreiras”, esclarece. Para que isto funcione, o departamento responsável pela proteção de equipamentos e dados não pode ser o último a receber informações sobre decisões estratégicas. “Se a equipe de marketing decide que a empresa participará da rede social Twitter, por exemplo, o time de segurança deve ser informado com antecedência. A partir daí, decide-se quem terá acesso à ferramenta, quem produzirá e postará o conteúdo, como se dará o monitoramento dos usuários e como se garantirá a segurança de máquinas e dados compartilhados”, diz o especialista. Em sua opinião, as empresas brasileiras ainda estão

em estágio de aprendizado nesse quesito de alinhamento. Sobre essa questão, Anchises Moraes Guimarães, analista de Inteligência da Verisign e ex-presidente da Information System Security Assotiation (ISSA), ressalta que as necessidades de controle, proteção e monitoração variam muito de acordo com o cenário e com as prioridades estratégicas de cada empresa. “Há empresas, por exemplo, que não precisam operar no período noturno, enquanto outras atuam 24 horas por dia. Há aquelas com maior risco de fraudes financeiras ou de espionagem industrial, e há as que podem estar sujeitas a um conjunto específico de leis ou regulamentações que variam de acordo com o segmento de negócio”, exemplifica. A direção da empresa e a área de Segurança da Informação devem entender o ambiente de negócio, identificar os principais riscos com potencial de impacto e, com esses dados em mãos, criar suas próprias normas internas e definir os investimentos necessários em tecnologia. “Para uma empresa que possua uma pequena quantidade de servidores, por exemplo, pode ser mais seguro e menos dispendioso mantê-los em provedor externo de Data Center, e não em suas próprias instalações”, diz ele, informando que no Brasil muitos fornecedores oferecem soluções de hospedagem de servidores em que a segurança faz parte do pacote. “Também há muitas empresas locais que fornecem serviços de terceirização da equipe de segurança, o que chamamos de MSS, sigla em inglês para Serviços Gerenciados de Segurança”, acrescenta. A advogada Patrícia Peck alerta para a tendência entre empresas brasileiras de “copiar e colar” políticas e normas de Segurança da Informação e de TI. “ Outro dia, fomos chamados para fazer um orçamento e a empresa solicitante disse que não precisava de algumas das normas propostas, porque já dispunha de ‘modelinho’ copiado de outro lugar, o que é um equívoco”, avalia. Para Patrícia, ao alinhar a segurança com o negócio e diferenciar o tratamento do uso dos recursos de Tecnologia da Informação e comunicação por alçadas e poderes, as empresas devem considerar as necessidades específicas de cada área ou usuário. “Ainda há uma tendência a proibir tudo ou liberar tudo, ou de proibir em toda a companhia o acesso a redes sociais,

quando tal ferramenta pode ser de grande valia para áreas como SAC e Marketing, por exemplo”, diz Patrícia. A especialista não aconselha a busca por soluções de prateleira. “Segurança da Informação tem de ser feita sob medida, de forma que permita blindagem técnica e jurídica sem virar camisa de força que inviabiliza o negócio. Diretriz, normas e procedimentos devem ser atualizados a cada dois anos, para assegurar aderência à realidade da empresa”, diz.

Forense computacional A má notícia para quem avançou no quesito da Segurança da Informação é que, mesmo protegidas, máquinas e redes corporativas não se livram totalmente das ameaças virtuais. O cibercriminoso está sempre um passo à frente. O alerta é de Celso González Hummel, gerente de contas da TechBiz Forense Digital, empresa que entra em cena na guerra contra o crime on-line justo após o “leite ser derra-

Rastros do cibercrime no mundo Mais de 1,5 milhão de softwares maliciosos (malwares) foram identificados em 2008, um crescimento anual de 400%. Cavalos de Troia (trojan horses), que roubam dados confidenciais, aumentaram 150% desde 2006. Mais de 14 milhões de computadores foram “escravizados” por botnets (redes zumbis) ou foram controlados por cibercriminosos no segundo trimestre de 2009. Cibercrimes podem ter gerado prejuízo de 1 trilhão de dólares a empresas de todo o mundo em 2008. O custo médio de cada ataque para os usuários é de

1,2 mil dólares, segundo cálculo do FBI. 80% dos ataques pela internet têm motivação financeira. Esse percentual era de 50% há dois anos. O malware, tradicionalmente distribuído por email, já usa a Web como principal canal de distribuição.

40% das empresas despenderam mais de 50 mil dólares no ano passado apenas com a eliminação de malware. Perto de 20% gastaram mais de 100 mil dólares. Fonte: McAfee/Forrester Research

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Estágios de maturidade

segurança

No Brasil, o segmento financeiro é o

que mais investe em Segurança da Informação, seguido de medicamentos, automobilístico e de TI. Segundo José Antunes, gerente de Engenharia de Sistemas da McAfee do Brasil, as empresas desses setores demonstram maior preocupação com suas informações estratégicas e as encaram como ativos valiosos. “Além de possuírem maior consciência dos riscos e de como se proteger, elas realizam campanhas para conscientização de funcionários e investem em soluções de terminais e de redes, em prevenção contra perda e roubo de dados (Data Loss Prevention) e intrusões (IPS – Intrusion Prevention System) e em gerenciamento de riscos.

Por outro lado, os setores de transporte, logística, varejo e utilities ainda precisam ampliar seus investimentos na modernização de suas infraestruturas de TI. “Embora lidem com informações sensíveis, empresas desses segmentos não conhecem os riscos aos quais estão expostas e investem apenas em soluções básicas como antivírus e antispam para estações de trabalho e servidores, deixando suas redes vulneráveis. Na avaliação do especialista, as empresas de Telecom alcançaram apenas nível intermediário em termos de segurança, após investimentos que considera tardios.

Cinco passos para driblar riscos

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Evite seguir links que venham em emails. ele podem levar a websites maliciosos. Nunca visualize, abra ou execute arquivos anexos aos emails, a menos que o arquivo seja esperado ou venha de fonte conhecida e confiável. Suspeite de emails não enviados diretamente para o seu endereço. Cuidado com janelas pop-up e propagandas em banners que imitam sites legítimos. Mensagens de erro exibidas dentro de navegador pode ser método usado por falsários para convencer o usuário a baixar software fraudulento (scareware).

mado”, ou seja, quando já ocorreu o vazamento, a fraude ou o uso indevido dos computadores da companhia. “Atuamos na área de computação forense, ou forense digital, que se vale de hardwares e softwares de detecção e reação às ameaças virtuais”, informa. Ainda pouco disseminada no Brasil, a prática de forense digital ajuda peritos a desvendar crimes que vão de pedofilia a sonegação, passando por fraudes e roubo de propriedade intelectual. A tecnologia faz análise simultânea de máquinas, recupera informações apagadas de computadores e celulares, quebra senhas e pericia arquivos de vários formatos, entre outros recursos. A implementação da forense digital varia em abrangência e custo, de acordo com porte e necessidades da empresa usuária. “Pode custar de 40 mil a 4 milhões de reais e levar de um mês a dois anos para a completa implementação”, diz Hummel. A solução pode ser adquirida de três formas: compra dos programas e do serviço de implementação, aquisição dos softwares juntamente com treinamento dos profissionais internos, ou compra de programas e uso de equipe mista de implementação, composta por técnicos do fornecedor e da própria empresa. “É a forense digital que oferece o rigor científico para encontrar e penalizar os criminosos virtuais, fazendo com que as evidências sejam válidas em processos jurídicos”, diz o gerente da TechBiz, que já soma dezenas de clientes no Brasil, entre empresas públicas e privadas.

Especialistas caros Na guerra diária contra o cibercrime, é importante a empresa contar com profissional especializado e certificado em Segurança da Informação? Não há consenso sobre isso entre os especialistas ouvidos. Para Patrícia Peck, de nada adianta colocar alguém em uma mesa, como gerente de Segurança da Informação, sem que tenha poderes ou verba para atuar. “Mais importante do que isso é a SI ter autonomia, ser área estratégica e se reportar direto à presidência e ao conselho”, diz a advogada. Para ela, os profissionais que atuam na área devem ter muito mais do que conhecimento técnico: “Eles devem ter ao menos noções sobre aspectos jurídicos e conhecer gestão de pessoas, porque há um

fator humano preponderante nessa questão. Conheço um excelente profissional de SI que é formado em Psicologia”, exemplifica. Já Murakami, da PromonLogicalis, percebe que nos últimos anos as empresas estão mais empenhadas em buscar no mercado profissional altamente qualificado para cuidar de toda a informação da companhia, o que considera uma tendência positiva. Mas se trata de profissional caro, com salário acima da média do pessoal de TI, e que obteve certificação ou cursou pós-graduação em Segurança da Informação ou em Governança Corporativa. Guimarães, da Verisign, diz que normalmente o gestor de uma área de Segurança da Informação é chamado de CSO (Chief Security Officer) ou CISO (Chief Information Security Officer). Ele destaca que é importante, também, a formação na empresa de uma equipe de analistas de segurança voltados para a gestão, formulação de políticas e regulamentos, auditoria de processos e análise de riscos. “Essa é uma equipe permanente, uma vez que a gestão da Segurança da Informação é um processo cíclico e interminável”, explica. Também recomenda a criação de uma equipe técnica formada por analistas das ferramentas de segurança existentes e profissionais peritos em investigação de incidentes. “Dependendo do porte e do ramo da empresa, também pode ser necessária a existência de profissionais especializados em Direito Eletrônico”, diz. Uma categoria de profissionais muito respeitada no mercado, segundo Guimarães, é a que detém certificações “vendor neutral”, ou seja, certificados que atestam o nível de conhecimento conceitual do profissional, e não apenas a sua capacidade em utilizar determinada ferramenta. “Nesta categoria, destacam-se as certificações CISSP e CISA (para profissionais de auditoria), Security+, da CompTIA, GIAC, do SANS Institute, e a certificação brasileira MCSO”, informa. Para empresas que não dispõem de recursos para capacitação interna, o ideal é contar com consultoria externa especializada. “O serviço pode incluir a etapa de identificação e análise de riscos, indicação de soluções de segurança mais adequadas e identificação das necessidade de “compliance” da companhia”, finaliza Guimarães.

Fonte: Relatório Symantec sobre Softwares de Segurança Fraudulentos

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capture

Wilton Tamane

Scanners e software de capture: estrelas principais Josetti Capusso

Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

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C

ompletando a tabela comparativa de scanners, publicada na última edição, este número traz também uma tabela comparativa de softwares de capture. Scanners e softwares de capture são os principais componentes de um ambiente de digitalização. E fabricantes de scanner também foram incluídos neste guia, pois normalmente incluem algum tipo de software de capture e este tem tido uma evolução em termos de recursos disponíveis, como detecção e leitura de código de barras, OCR, entre outros. Esses recursos eram inimagináveis em softwares desta categoria alguns anos atrás. A escolha correta desses dois componentes é fundamental para que projetos de Document Imaging tenham sucesso, dai a importância dessas duas tabelas comparativas, onde o leitor poderá ter uma visão mais adequada de cada produto. Porém não basta somente uma boa escolha, ou seja, ter o produto não significa que todos os resultados esperados serão alcançados. Na verdade, antes mesmo da compra, é preciso analisar todas as informações colhidas na fase inicial do projeto para termos todas as especificações adequadas e daí fazer uso da tabela e selecionar os produtos que atendem aos requisitos especificados. E após o produto escolhido é preciso observar mais alguns pontos importantes, como um treinamento de como operar o scanner e como utilizar todos os recursos disponíveis. Quanto ao software, além do treinamento de operação, capacitar a equipe de suporte e customização responsável pela implantação do software. Scanners e softwares somente contribuirão para o sucesso do projeto se forem configurados de acordo com os requisitos do projeto e com sua utilização otimizada. Vale lembrar também um aspecto importante quanto aos custos: Total Cost Ownership (TCO) ou seja, quanto custa utilizar um determinado modelo de scanner com um determinado software de capture. Uma conclusão que podemos tirar quando analizamos todos os recursos hoje disponíveis, tanto nos scanners como nos softwares de capture, é que a cada nova versão e a cada novo modelo, os maiores problemas na digitalização e indexação serão minimizados ou eliminados, viabilizando soluções de custo compatível aliado à qualidade e segurança na operação.

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O gerenciamento de conteúdos de documentos em papel, considerado um dos mais difíceis de gerenciar torna-se a cada dia mais seguro e confiável. E seguindo na linha de conteúdos, a partir de 2008, comecei a observar mais de perto a dificuldade de captar um conteúdo não menos importante: o conteúdo armazenado na memória das pessoas. Muito tem se falado de ferramentas que viabilizam e facilitam a troca de informações entre pessoas em seu dia a dia e sua importância no cenário corporativo. Web 2.0, E 2.0, Facebook, Orkut, Blogs, Twitters, Chats, SMS, são algumas destas ferramentas disponíveis e muito ainda está por vir e este é um grande desafio: como escolher e utilizar essas ferramentas de forma produtiva dentro das corporações. Em uma palestra no AIIM2008, um alto executivo do Google, mencionou que o resultado de uma pesquisa apontou que a ferramenta mais utilizada para buscar informações nas empresas é o telefone. Ou seja pessoas procuram por outras pessoas até que consigam localizar a informação desejada ou pelo menos uma indicação de onde buscar. Frases como “eu não sabia que alguém na empresa sabia disso ou daquilo”, “por que não me perguntaram?” ou ainda “este assunto eu já estou tratando há muito tempo!” mostram claramente a inexistência de comunicação e colaboração. As famosas reuniões de corredor ou na copa, tomando café, costumam ser foros onde se trocam informações, porém com um grave problema, não são documentadas, não são portanto oficiais e com isso todo o conteúdo continua na memória das pessoas. Várias matérias e entrevistas com especialistas em gestão apontam esses fatos como sendo de alta importância na comunicação entre colaboradores e no desenvolvimento e retenção de knowhow nas empresas. E assim como scanners e software de capture, estamos observando uma evolução constante do desenvolvimento de soluções que ajudem as corporações a contornar mais este obstáculo na gestão de conteúdos corporativos.

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Flavio Della Torre

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documentos eletrônicos

Angelo Volpi e Cinthia Freitas

A prova digital Divulgação

Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br  Cinthia Freitas. é doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

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A

tualmente os documentos eletrônicos passaram a ser uma grande fonte de provas processuais, sejam nos negócios, sejam na vida pessoal. Ocorre que, uma boa parte desses documentos são compostos por emails ou conversas em sites sociais. Assim, os arquivos formados por mensagens de email, textos do Word, HTML ou quaisquer outras linguagens de programação, podem ser imprescindíveis quando o objetivo é demonstrar a existência e a verificação de um fato jurídico a ser apreciado pelo Poder Judiciário. O documento eletrônico é formado por uma sequência única de bits, e onde quer que esteja gravado, desde que seja reproduzida exatamente a mesma sequência, será sempre o mesmo. Sendo assim, não há original, tampouco cópias, enquanto for mantido neste formato. Ao ser reproduzido em outro meio físico (o papel, por exemplo), pode-se distinguir o original da cópia. Se o documento foi inicialmente elaborado e assinado no meio eletrônico, o original conterá a mesma sequência de bits, independentemente do meio em que esteja armazenado. Neste caso, o papel é a cópia e o arquivo eletrônico com assinatura criptográfica (ou digital) é o original. Se levantada a alegação de falsidade ou desconformidade entre o original e a cópia, demandará análise pericial do documento eletrônico, visando verificar o arquivo eletrônico e reconhecendo a assinatura por meio da conferência do hash. (Resultado da operação criptográfica entre a chave pública e a privada). Por outro lado, quando um documento originalmente lavrado em papel é digitalizado, seja para fins de armazenamento, recuperação rápida, seja para transmissão, teremos um original em papel, do qual o documento eletrônico é apenas a cópia. Se levantada a dúvida quanto à autenticidade da cópia eletrônica, demandará o exame pericial do original em papel, por isso a nossa recomendação em não descartá-lo, ou no mínimo autenticá-lo em tabelionato. São raros os relacionamentos em que não há um contato digital, e são também raros os negócios onde não há o chamado pré-contrato ou contrato preliminar. Mas nem sempre esta fase é

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formalmente documentada com a assinatura de pactos pré-contratuais, prevendo a expectativa de fechamento do negócio com cláusulas compromissórias, de sigilo, pacto de preferência, entre outras. A fase pré-contratual, como todos sabemos, gera enorme esforço de ambas as partes e subsequentes custos financeiros, além de, invariavelmente, deixar temporariamente indisponível o bem ou serviço a outros atores. Por isso, tem sido cada vez mais comum o Judiciário reconhecer as tratativas negociais, penalizando aquele que, sem motivo, abandona uma negociação entabulada. É importante que se esclareça, que nenhum desses documentos tem força vinculante à consecução do negócio, mas apenas demonstra a intenção, porém, nem por isso deixam de ter relevância jurídica. Não são somente os pré-contratos que devem ser devidamente guardados para ser usados na Justiça. Nosso Código de Processo Civil admite também o contrato informal e até o oral para caracterizar o fechamento de um negócio. Tem sido, por exemplo, cada vez mais frequente decisões reconhecendo o direito de corretores de imóveis à sua comissão, sem a assinatura formal do contrato de corretagem. Bastando a comprovação de que o proprietário do imóvel autorize a venda por email. O mesmo vem ocorrendo com a encomenda de produtos e bens pela Web. As atas notariais têm sido usadas com muita frequência para garantir essas provas eletrônicas. Constatado o conteúdo e endereço IP do remetente pelo tabelião, tem ainda a vantagem da fé pública, fato que inverte o ônus da prova no processo. Seja como for, recomendamos que esses documentos sejam bem guardados em mídia digital, pois imprimi-los não resolve, já que a prova está no original, que é eletrônico.

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COMO ANDAM OS PROCESSOS DE NEGÓCIOS DE SUA EMPRESA? AMOP é uma empresa especializada em projetos de análise, mapeamento, modelagem e melhoria de processos com foco em resultados. Sua expertise conta com a experiência e todo conhecimento acumulado ao longo de quinze anos pela TRCR KNOWLEDGE. A AMOP trabalha com metodologias e ferramentas que oferecem soluções completas para tratar as informações de sua empresa, sejam elas: texto, dados, vídeo, voz, gráficos, plantas, formulários ou apresentações. Suas soluções são aplicadas em programas de melhoria contínua baseados na aplicação de diversas normas de qualidade; desenvolvimento organizacional; análise, desenho, redesenho, organização, implantação, gerenciamento e melhoria de processos de negócios; implantação do e-Process; implantação de tecnologias da informação de última geração. AMOP é a única empresa que tem uma metodologia especialmente voltada à gestão documental.

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FAZENDO DIFERENTE FAZENDO MELHOR 11.08.09 14:51:09


case

Um novo olhar A Universidade de Santa Cruz do Sul (Unisc) realizou a implantação da gestão por processos dando uma nova perspectiva ao modelo de negócios

O atual

cenário das organizações, públicas, privadas ou comunitárias, faz com que busquem mais agilidade, eficiência e também uma postura mais responsável perante a sociedade. Este momento está relacionado à busca pela sustentabilidade que requer o alinhamento entre os objetivos organizacionais e os do mercado. Diante disso, surgiram diversas propostas de mudança organizacional, entre as quais se destaca a gestão por processos. E essa tendência não é diferente nas instituições de ensino comunitárias, como no caso da Universidade de Santa Cruz do Sul. Adotamos uma para a modelagem dos processos, que compreende a identificação, mapeamento, análise e redesenho, que foi adaptada da metodologia criada pelo professor Tadeu Cruz e das práticas adotadas pela Assessoria de Desenvolvimento Organizacional (DO) desde 1994. Para desenho dos fluxogramas, foi adotada a notação BPMN - Business Process Modeling Notation. Essa metodologia foi batizada de Novo Olhar”, esclarece Simone Pradella, coordenadora da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional da Unisc. Nesse sentido, em 2006, visando atender à necessidade cada vez maior de flexibilidade nos processos, das demandas internas dos diferentes níveis de ensino, das integrações com os demais sistemas legados da instituição e ainda das diferentes legislações externas, a Unisc decidiu desenvolver um novo sistema que atendesse aos processos da dimensão de ensino da Divulgação

Da esq. para a dir.: Aline Ramos da Silva, Karine Limberger, Simone Pradella, Liliane Cristina Rodrigues e Aline Rowedder.

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Associação Pró-Ensino em Santa Cruz do Sul, mantenedora da Unisc, do Centro de Educação Profissional, da Escola de Educação Básica Educar-se e do Hospital Santa Cruz. Contudo, durante o levantamento das necessidades para esse desenvolvimento, foram identificadas várias situações que não seriam sanadas apenas com essa proposição. Diante da percepção desses problemas, foi constatada a necessidade de analisar os processos com a expectativa de melhorálos antes do desenvolvimento do sistema. Como não era possível iniciar a análise e o redesenho de todos simultaneamente, foram priorizados para o ano de 2008/2009 um conjunto de 67 processos. As sugestões de melhoria apontadas, até então, totalizaram 216. Dessas 21 foram implantadas, 100 estão em implantação e 95 aguardam a etapa de redesenho. “Como resultado da etapa de redesenho já podemos mencionar: a diminuição da visão fragmentada, onde vários processos transformaram-se em um único; a redução de 65% das atividades manuais para informatizadas em um único processo, o aumento de 38% das atividades informatizadas e o incremento de atividades automatizadas neste mesmo processo. Com isso, obteve-se a redução de custos, de retrabalho e consequentemente o aumento da produtividade. Além disso, para facilitar o gerenciamento de todos os documentos gerados pelos processos está sendo utilizado o software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, sendo avaliados todos os documentos físicos ou lógicos”, explica a coordenadora do projeto. Para redesenhar os processos, a coordenação não esqueceu das pessoas que os conduzem, por isso, analistas de desenvolvimento humano planejam e executam ações para minimizar os impactos causados nas pessoas em razão da mudança nos processos. O projeto Novo Olhar busca contribuir não somente com a qualificação dos processos, mas também das pessoas responsáveis pelos processos. Por isso, é de fundamental importância a participação de todos os envolvidos nas etapas do ciclo da gestão por processos para que tenhamos o envolvimento e consequentemente o comprometimento de todos com as mudanças necessárias, obtendo-se com isso a entrega de valor, ou seja, aquilo que os clientes gostariam que acontecesse – o atendimento de suas expectativas. E, para dar suporte aos processos, está sendo desenvolvido o novo sistema de ensino totalmente aderente aos processos redesenhados.

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case

Em alta escala O projeto da parceria entre a CNC e os Correios destaca-se pelo alto volume de digitalizações e a agilidade do processo

Contratada

inicialmente, em 2007, pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (EBCT), após processo licitatório, para a prestação de serviços de digitalização dos Avisos de Recebimento (ARs), a CNC, suportada pelo seu portfólio de produtos e soluções, assim como pelos seus recursos que desenvolve internamente por meio de sua fábrica de softwares, implementou, em conjunto com os Correios, um processo de excelência para a digitalização de documentos em alta produção. Nos doze meses de duração desse projeto, a CNC processou mais de 64 milhões de documentos, os quais foram processados seguindo as etapas de: recepção dos documentos, preparação, recuperação dos documentos danificados (rasgados ou amassados), conferência da triagem, digitalização, processamento das imagens e dados, geração da imagem com a indexação dos dados através das tecnologias OCR, BCR e ICR no tratamento das imagens e dados, validação de campos por meio de acesso à base de dados externa, armazenamento de imagens e dados em meio eletrônico, transferência eletrônica segura de arquivos, confecção das capas de lotes e guarda temporária de parte do acervo. “A experiência da CNC em projetos de Gestão Eletrônica de Documentos, aliada ao vasto conhecimento dos Correios em pro-

cessos operacionais, resultou em uma parceria de sucesso. Foi desenhada uma linha de produção de digitalizações capaz de chegar a picos produtivos de até 800 mil digitalizações por dia. Isso só foi possível graças ao software CNC Produção, que garantiu nível de indexação automática dos documentos superior a 99%”, explica Mallara de Almeida, diretor-presidente da CNC. O sucesso desta iniciativa pode ser comprovado pelo fato de que, num subsequente processo licitatório, a CNC foi novamente contratada pelos Correios para um projeto similar. Neste novo projeto, em fase de execução há pelo menos três meses, já foram digitalizados aproximadamente 30 milhões de documentos, o que faz com que a CNC esteja perto de alcançar a expressiva cifra de 100 milhões de documentos digitalizados para os Correios. “Alavancada não somente por este case de inegável sucesso e considerando a modularidade e flexibilidade dos softwares produzidos pela própria CNC e a capacidade de sua organização em atender novas demandas de desenvolvimento e customização exigidas pelos clientes, a empresa tem ampliado significativamente a sua presença no mercado de GED, com projetos em diferentes segmentos de negócios, tanto na esfera privada quanto na governamental”, analisa Mallara.

Nos primeiros doze meses do projeto a CNC digitalizou 64 milhões de documentos

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documentos em saúde

Menos papel para melhoria da eficiência Como em qualquer organização, o volume de papel nas instituições de saúde preocupa seus administradores

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ão é de hoje que a gestão da informação é discutida pelo mercado da saúde, que deseja um hospital livre de tanta papelada, assim como tantos outros segmentos da economia, com prontuários eletrônicos, módulos e equipamentos integrados, garantindo o armazenamento de todos os dados do paciente para acesso em qualquer lugar e a qualquer hora. Isso, no melhor dos mundos. Mas, enquanto este desejo não se torna realidade, e na busca desta forma ideal de processamento das informações, nasceu a Certificação de Software SBIS/CFM. Fruto

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Divulgação

documentos em saúde

de uma parceria entre a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) e o Conselho Federal de Medicina (CFM), a Certificação foi elaborada conjuntamente pelas duas entidades que assim estabeleceram uma série de requisitos para melhorar os sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, bem como proporcionam ideias de práticas para a diminuição do papel pelas instituições de saúde. Baseado na Lei Federal para assinaturas eletrônicas (certificação digital), o presidente da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (Sbis) e diretor de TI da Bionexo, Cláudio Giuliano Alves da Costa, Em recente palestra o presidente da SBIS, abordou a importância da certificação digital padrão ICPBrasil como fator fundamental deste processo. Ou seja, o softwares de gestão de documentos em saúde precisão estar de acordo com a normas estabelecidas pelo Sbis e terem como fundamento a cetificação digital. Para Costa, o Hospital Digital possibilitaria não apenas a redução significativa do uso de papéis, mas também a conectividade total da instituição. As informações estariam sempre disponíveis no local de atendimento e haveria uma integração completa dos dados. “Esta tecnologia resultaria na redução de custos, redução de erro médico, aumento da eficiência dos processos e da qualidade do atendimento, além do aumento da produtividade e melhoria dos indicadores de saúde, como redução da mortalidade”, conceitua. Segundo ele são muitas as barreiras enfrentadas no Brasil relacionadas ao custo para implementação da tecnologia, seja por conta da cultura dos profissionais da área de saúde e das próprias instituições, além de questões técnicas referentes à Segurança da Informação, privacidade, legislação, padrões e interface digital, apesar de toda a base de referencial teórico para o desenvolvimento dos certificados SBIS/CFM estarem embasadas em normas nacionais e internacionais já existentes. “Hoje, ainda não existe nenhum

Cláudio Giuliano Alves da Costa , presidente do Sbis

software certificado no Brasil e a certificação, apesar de sua importância, ainda não é obrigatória, somente a certificação conferida pelo ICP Brasil que tem lei Federal regulamentando o tema”, comenta Costa. No entanto, há o Projeto de Lei no Senado de número 474, de 2008, de autoria da senadora Roseana Sarney, que em seu artigo 38-A que regula o uso de meio eletrônico em prontuário de paciente, assim como no registro, na comunicação, na transmissão e na autorização de procedimento ambulatorial e hospitalar, de internação hospitalar, de resultado e laudo de exame, de receita médica e das demais informações de saúde. Conforme explicou o presidente da entidade somente com a aprovação desse projeto, os documentos em saúde passam a ser amparados pela lei.

Esperando a legislação Enquanto a legislação não vem, a SBIS em convênio com o Conselho Federal de Medicina, certifica os Sistemas de Registro Eletrônico de Saúde (SRES), não propriamente os softwares de gestão hospitalar. “Há aí uma diferença básica. O sistema de gestão

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hospitalar não lida com a parte clínica dos pacientes. É possível que sejam dois sistemas completamente diferentes, ou que estejam integrados, já que muitas vezes, o SRES pode indicar que um medicamento foi ministrado, e passar essa informação para o sistema de gestão que vai atualizar o estoque, por exemplo”, explica o diretor de tecnologia da SBIS e diretor da E-val, Luiz Gustavo Kiatake. Conforme exemplifica o executivo, no âmbito do SRES, há uma miríade de documentos que são manipulados, como por exemplo, prescrições, exames, laudos, evoluções clínicas (como os medicamentos que um paciente internado está tomando e suas condições clínicas), além do prontuário do paciente em si. “A imensa maioria dos prestadores de saúde possuem, no mínimo, um legado em papel. Os que já se informatizaram, mas não usam certificação digital, imprimem os prontuários para assinatura física. Nesse contexto, as instituições podem utilizar sistemas de gestão documental, digitalizando os documentos em papel ou em microfilmes, tanto legado e/ou aqueles que estão sendo correntemente produzidos”,

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identifica Kiatake. Toda essa gama de origens forma apenas uma parte dos documentos hospitalares, que são muitos e que está sob a atenção do processo de certificação SBIS/ CFM. “Contudo, não podemos esquecer que existem outros tipos de documentos hospitalares que estão fora desse processo, como contratos, notas fiscais, etc.”ressalva Kiatake. “Então o interesse pelo processo de certificação SBIS/CFM começa assim que exista alguma informação eletrônica de Registro Eletrônico do Paciente, e que envolva informações de contexto clínico, mais que simplesmente cadastrais ou financeiros”, diz o diretor da entidade.

Mudança de paradigma Kiatake é claro quanto à adesão a nova sistemática. “O processo é bastante recente, e existe a necessidade de maior conscientização dos prestadores para essa possibilidade, e as auditorias dos sistemas pela SBIS/ CFM efetivamente começaram apenas há poucos meses”, explica. Mas, o que tem sido ressaltado é que depois do uso da certificação as instituições de saúde não teriam mais a obrigatoriedade de guardar os prontuários em papel. Neste apecto o diretor da SBIS esclarece que “não podemos dizer que o descarte do papel está acontecendo na maioria dos hospitais do Brasil, mas que a maioria está se preparando para isso e tem forte interesse no assunto”, reforça. Com relação ao processo de certificação a SBIS tem controle total dos números. O processo de auditoria começou no mês de setembro e já existem cerca de seis empresas no processo. “Esperamos que em breve possamos anunciar os nomes e companhias que estão se certificando. Esse é um processo sigiloso, já que não pode haver divulgação de que uma determinada empresa está no processo, sem ela o ter concluído com sucesso”, explica. O processo de certificação tem como objetivo levar uma evolução à qualidade

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dos SRES no Brasil, tanto nas questões de segurança e privacidade quanto com relação a funcionalidades, estrutura, conteúdo e interoperabilidade. “O próprio certificado é um instrumento para que o consumidor, seja um médico que vai comprar um software para seu consultório, seja um hospital, possa ter uma opinião isenta e qualificada sobre o sistema”, ressalta Kiatake. Neste sentido, a diretoria de Tecnologia da SBIS, propôs ao comitê do TC-215 (Technical Committee – Health Informatics) da ISO (International Organization for Standardization) que houvesse uma norma internacional de certificação de software, o que, depois de mais de um ano de debate, foi levado em votação em agosto, sendo aprovado o início dos trabalhos. A norma já tem sua denominação: ISO 14441 - Security and privacy requirements for compliance testing of EHR systems, ou Requisitos de Segurança e Privacidade para testes de conformidade de SRES. “Em recente reunião do TC-215 da ISO, tivemos uma apresentação em que vários países apresentaram suas políticas governamentais de informática em saúde, que aconteceu em outubro, e verificamos que países como Estados Unidos, Canadá, Inglaterra, Japão, a União Europeia, possuem em seus planos, iniciativas de tornar obrigatória a certificação dos sistemas de saúde. Outros exemplos vêm de países como Malásia e Rússia, que desejam iniciar o processo, mas precisam de orientação. Isso demonstra que estamos no caminho certo”, reitera o diretor da SBIS A diretoria da entidade apresentou também a iniciativa para o Ministério da Saúde, que segundo a entidade, mostrou-se bastante interessado e já está avaliando as possibilidades de integração nesse processo. “As perspectivas são bastante positivas. Um indício que corrobora para esse cenário é que já foram treinadas pela SBIS mais de oito turmas voltados para desenvolvedores de software de saúde, os quais estão se preparando para a certificação”, conclui Kiatake.

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certificaçãodigital

Stefano Kubiça, MSc

A eliminação de documentos em papel depois de digitalizados Divulgação

Stefano Kubiça, MSc consultor especializado em Certificação Digital stefanokubica@gmail.com

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

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oje, todos os que de alguma forma atuam com o gerenciamento de documentos eletrônicos, estão tentando chegar a uma conclusão sobre a possibilidade do descarte dos originais em papel depois de digitalizados. Normas, opiniões e pareceres, muitas vezes contraditórios, têm contribuído para gerar mais dúvidas do que certezas. Este texto tem como propósito lançar um pouco de luz sobre esse ainda tão controverso tema. Para tanto, considerando matérias pertinentes já pacificadas na área do Direito e aspectos inerentes ao tema tecnicamente comprovados na área de Informática, é necessário assumir como verdadeiras as seguintes afirmações: • A imagem resultante do processo de digitalização de qualquer documento original em papel é cópia eletrônica; • Portanto, a legislação aplicável para cópias de documentos em papel, aplica-se também para cópias eletrônicas; • No entanto, é possível existirem adulterações no original em papel produzidas de tal forma que somente uma perícia teria condições de detectar e; • Ainda não se conseguiu provar que a digitalização, da forma como é hoje praticada para documentos, consegue captar para a imagem TODAS as evidências de possíveis adulterações existentes no documento original em papel. Diante disso, pode-se concluir que um documento digitalizado a partir do original em papel que não tenha sido certificado por uma perícia como íntegro, não pode ser legalmente presumido autêntico, porque o documento original pode ter sofrido adulterações anteriores ao processo de digitalização. Isso porque, o processo de digitalização pode não captar evidências que possibilitariam detectar essas eventuais fraudes através de uma perícia na imagem do documento. Assim, se o original em papel for eliminado, não será possível provar por meio da imagem que o mesmo era autêntico quando foi digitalizado. Algumas normas permitem descartar os originais dos documentos em papel quando digitalizados sob certas condições como é o caso

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da Resolução nº 1.821 do Conselho Federal de Medicina (CFM). Neste caso, não há dúvida de que a imagem tem validade jurídica no âmbito de competência do CFM, mas em caso de arbitragem, se a parte contra quem está sendo apresentada a imagem como prova contestar a autenticidade, certamente será aplicado o Artigo 225 do Código Civil que diz textualmente: “As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas, fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão”. Mas e se a imagem estiver autenticada com fé pública? Vejamos então o que diz o Artigo 223 do Código Civil: “A cópia fotográfica de documento, conferida por Tabelião de Notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original”. E se a imagem estiver registrada? Neste caso, se a transladação pelo Registro de Títulos e Documentos se deu por meio da digitalização, então a autenticidade do original pode ser contestada. Com tudo isso, recomenda-se que a eliminação dos documentos originais em papel, depois de digitalizados, seja tratada considerandose em cada caso a futura necessidade ou não de mediação ou arbitragem e a temporalidade. Observe-se que mesmo em situações onde a eliminação do papel não seja possível, a digitalização não deve ser desconsiderada quando a acessibilidade é importante. Um aspecto que precisa ser levado em conta em qualquer projeto de migração dos documentos em papel para eletrônicos é a possibilidade de geração de originais eletrônicos com assinatura digital, principalmente dos documentos produzidos dentro da organização. Neste caso, o documento não nasce mais em papel, inexistindo a digitalização e assim acaba-se de vez com os problemas anteriormente citados. Um bom exemplo é a Nota Fiscal Eletrônica que, até o final de outubro de 2009, eliminou a impressão de mais de 1,5 bilhão de folhas em papel onde inúmeros benefícios podem ser relatados, como as 300 mil árvores que deixaram de ser derrubadas.

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Bob Larrivee

aiim

BPM: Uma perspectiva ética

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Flavio Della Torre

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lhando holisticamente para o Business Process Management (BPM), podemos ter por definição do que significa o estudo, a mudança e o monitoramento dos processos de negócios. Ele inclui ainda técnicas, métodos e tecnologias para implementar e alinhar os processos de negócios às metas da organização. Ele toma o estado das coisas e o transforma para um estado futuro ou estado que se deseja nas organizações. As perguntas que fazemos não são simplesmente o que se está fazendo hoje, mas como queremos fazer isso amanhã. Existe um lado do BPM que às vezes é negligenciado. É o lado ético. Quando se implementa um projeto de BPM, vai mapear e documentar os processos correntes da empresa, vai procurar por ineficiências e caminhos para implementar o processo mesmo antes de aplicar tecnologias de automação. Como se vai documentar e mapear esses processos, de repente você pode enfrentar uma situação onde tenha descoberto algo importante e, talvez, inadequado, que poderia ter um impacto pessoal em seus colegas e amigos. Quando o projeto estiver concluído, você pode optar por usar um software de Business Activity Monitor (BAM) para manter o controle de seus processos com a finalidade de aperfeiçoamento e melhoria, mas e se encontrar algo que parece fora de lugar? O que faria? É nesta hora que a ética entra no jogo. Ética para a finalidade desta discussão é concentrar-se em fazer o que é certo. O sentido diz respeito ao que é correto mais do que é certo do ponto de vista jurídico. Às vezes o que ocorre pode ser legal, mas do ponto de vista ético, não é aceitável pela sociedade como um todo. Portanto, se você olhar o BPM de uma perspectiva

Bob Larrivee é diretor da AIIM International e reconhecido expert na aplicação de tecnologias e gerenciamento de processos. blarrivee@aiim.org e no Twitter como BobLarrivee

ética, como e quando agirá quanto às questões dessa natureza? O BPM muda a forma como uma organização faz seus negócios e terá impacto sobre os indivíduos dentro de uma organização, às vezes removendoos completamente do processo. Terão como resultado, o aparecimento da etapa seguinte do processo. Cheques são digitalizados na boca do caixa e potencialmente destruídos. Os scanners são utilizados para capturar a imagem, cujo índice de seleção também capta o código MICR especial do lançamento de um sistema no processo do sistema de conexão do computador de um banco para outro, para verificação de fundo e sua transferência. Não há mais a necessidade do envio de malotes para pegar os cheques. Não há mais a necessidade de um departamento ter de comprovar a autencidade do documento ou a pessoa pelo microfilme. Tudo é feito eletronicamente e é muito mais eficiente.

A questão é que agora é muito mais pessoal. O que fazer com esses funcionários que não têm mais postos de trabalho por causa das mudanças? provavelmente oferecer-lhes novas capacitações e postos, a fim de aproveitálos da melhor maneira possível. Algumas perguntas devem ser feitas antes de tomar as medidas apropriadas quanto à metodologia a ser aplicada, com vista ao BPM ético, como: Você já definiu as situações onde deverão incidir o controle da empresa de forma rigorosa? Quantas e como são essas situações? Você pode discutir os problemas com as partes envolvidas antes de tomar decisões? Você acredita que sua posição será válida durante um longo período de tempo do mesmo modo que é agora? Você precisa controlar a informação nos ambientes de negócios para garantir a melhoria e o crescimento da empresa. Para que acompanhe e tome as medidas necessárias é preciso entender que nunca poderá saber tudo, mas saberá somente aquilo que precisa para ter um controle suficiente sobre as medidas para evitar situações que possam pôr em risco a sua organização ou mesmo você. Além disso, é preciso compreender que as coisas nem sempre acontecem do jeito que se espera e que as pessoas nem sempre respondem da maneira que você necessita. Então é preciso fazer um esforço para demonstrar e provar que procurou identificar os principais riscos e os previu antecipadamente. Quando descobrir algo que parece estar errado, reúna todos os fatos antes de agir, e lembre-se de que erros acontecem. O objetivo aqui deve ser o de reduzir ou eliminar qualquer incerteza e focar nas melhorias que vão beneficiar a organização como um todo.

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canais

EVENTO INTERNACIONAL

Localizada no Pólo de Informática de São Leopoldo, Rio Grande do Sul, a Menthor acaba de se tornar a primeira representante da CorpFlex na Região Sul do País. A meta da parceria é atender a região metropolitana de Porto Alegre, o Vale dos Sinos, a Serra a partir de São Leopoldo e, a longo prazo, todo o estado do Rio Grande do Sul com as soluções e serviços da operadora tecnológica paulistana. A CorpFlex atuava na Região Sul com a oferta de SaaS apenas com as Alianças Estratégicas, produtoras de ERP, CRM e BI. Agora a empresa passa a ter um canal dedicado, que representa a marca CorpFlex na região e ofertará o portfólio completo.

A iFactory, empresa brasileira especializada em serviços e soluções de TI, foi uma das patrocinadoras oficiais do evento mundial da Open Text, maior fornecedora de software de gerenciamento de conteúdo. A provedora de serviços brasileira foi a única parceira local da Open Text presente no evento, que foi realizado em Orlando, nos Estados Unidos. A companhia mostrou todo seu know-how e casos de sucesso que obteve ao longo dos últimos anos com as soluções da Vignette, empresa comprada pela Open Text no meio deste ano. A iFactory já está apta a customizar soluções de gestão de conteúdo Web da Open Text para simplificar a publicação de conteúdo e a adoção de projetos Internet 2.0 pelas empresas.

OKI Printing lança o programa para canais A OKI Printing Solutions, empresa de soluções de impressão, acaba de lançar o programa “Rede Conecte”, que consiste em estreitar o relacionamento da fabricante com os principais revendedores, e auxiliar diretamente no Divulgação

REPRESENTANTE CORPFLEX NO SUL

desenvolvimento de negócios. A princípio, participarão desse projeto um grupo seleto de revendedores que foram especialmente escolhidos por vários critérios visando atender o mercado alvo da OKI, além de eles possuírem uma metodologia estruturada de vendas e buscarem o crescimento financeiro contínuo. O programa baseiase em quatro pilares principais: oferecer preço competitivo; realizar treinamentos; criar e disponibilizar ferramentas de marketing e, por último, estabelecer oportunidades de negócios com os clientes de forma mútua.

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MUDE É NOMEADA DISTRIBUIDORA

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS

A Mude, distribuidora nacional nos segmentos de comunicação, segurança e armazenamento de dados, foi selecionada pela Imperva, empresa norte-americana de aplicação de segurança de dados, como distribuidora para o mercado brasileiro. A parceria abrange a oferta de todas as linhas de produto da empresa. A companhia comercializará as soluções de segurança com foco em empresas de todos os portes e segmentos verticais como Finanças, Governo, Telecom, entre outros. Entre os produtos de destaque está o Imperva SecureSphere. Solução que inclui firewall de aplicações e segurança de banco de dados, evitando desta forma, problemas de fraude interna e invasões externas.

A CLM Software, Distribuidora especializada em tecnologias para internet, web métricas, segurança da informação e infraestrutura avançada, passa a distribuir no Brasil produtos da Accellion, empresa americana especializada em appliances para transferência de arquivos. A empresa americana entrou recentemente no Quadrante Mágico do Gartner, que analisou as soluções para transferência gerenciada e segura de arquivos, em ambientes virtuais ou em “nuvem”. As soluções Accellion protegem a propriedade intelectual e garantem privacidade para o envio e recebimento de informações sigilosas.

Redisul é o novo canal da 3Com A 3Com divulgou que a Redisul é o seu mais novo parceiro para integração de produtos H3C, que são focados em grandes empresas de Data Center. Recentemente, a fabricante anunciou dois outros canais para atender a marca Hi-End da 3Com: Getronics e Ziva. O diretor de canais da 3Com no Brasil, Aléssio Marasca Júnior, afirma que a Redisul conta com profissionais altamente qualificados para oferecer soluções de comunicação e networking para o segmento enterprise, atendendo às exigências do programa de canais da 3Com. Na China, onde a 3Com é líder de mercado, a H3C já corresponde a 50% do faturamento da empresa. As

marcas 3Com e TippingPoint completam o portfólio de soluções de redes e segurança para empresas pequenas, médias e grandes. Para atender as necessidades de computação em nuvem (Cloud Computing), a 3Com desenvolveu uma nova geração de soluções para Datacenter, baseada em arquitetura CLOS, que garante, ao mesmo tempo, alta performance, baixa latência e extrema capacidade de crescimento, pronta para 40 e 100 Gigabit Ethernet. A solução de Datacenter H3C suporta desde serviços de segurança até virtualizados de rede, permitindo, assim, a adaptação ao crescimento dos negócios.

Prêmio CENADEM - Os Melhores do Ano de 2009 Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Empresa Micrográfica do Ano Especializada em equipamentos para o segmento GED, nos últimos 12 meses, forneceu ao mercado micrográfico brasileiro mais de dez sistemas de digitalização (scanners) de grande porte, para conversão de microfilmes e microfichas para sistemas digitais. Nesse último ano, destacou-se como o maior fornecedor de scanners de produção para microformas dos principais birôs de serviços, em vários estados do país. Em 2008, a empresa foi considerada a maior distribuidora da Nextscan, fabricante dos scanners de microfilmes, fora dos Estados Unidos da América. Os equipamentos estiveram envolvidos em grandes projetos de digitalização de microfilmes, como por exemplo, a digitalização das microfichas relativas aos extratos dos planos econômicos, onde foram digitalizadas mais de 200 milhões de extratos bancários em apenas seis meses. Os equipamentos comercializados pela Scansystem já ajudaram a converter mais de 600 milhões de páginas de documentos para formatos digitais, contribuindo assim para o crescimento das soluções de GED no Brasil.

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sustentabilidade

É possível ser sustentável na impressão Canon aposta em equipamentos remanufaturados, provenientes de seu “Programa de Reconstrução de Multifuncionais” em Manaus. Divulgação

A Canon, empresa japonesa especializada no desenvolvimento de tecnologias de gerenciamento de documentos e de imagem, possui entre seu grande portfólio de ofertas, soluções de impressão de baixo consumo de energia e equipamentos remanufaturados. A empresa mantém uma área especialmente voltada para recuperação de equipamentos e uma das atividades é o Programa de Reconstrução de Multifuncionais, localizado na fábrica de Manaus (AM) da companhia. A área já reconstruiu mais de 2 mil equipamentos possibilitando o reaproveitamento de 460 toneladas de resíduos sólidos como metais, plásticos e componentes eletrônicos. Além disso, outros produtos oferecidos pela empresa também já são concebidos com o mesmo conceito de sustentabilidade. È o caso do scanner imageFORMULA 3010 e da multifuncional digital colorida Color imageRUNNER 3080i, ambos com certificação Energy Star, além da multifuncional digital colorida Color imageRUNNER 3220i com selo BR, ou seja, solução remanufaturada. “Todas as nossas práticas comerciais são aplicadas respeitando o objetivo de equilibrar questões ambientais, econômicas e sociais. Desta forma, desenvolvemos produtos de baixo impacto ambiental e eliminamos atividades que possam ameaçar o meio ambiente”, afirma Jun Otsuka, presidente da Canon do Brasil. No mundo, a Canon também está atenta à produção sustentada de produtos e possui um programa de redução de emissão de CO² no ciclo de vida de seus produtos, que resultou na diminuição de emissão em 6,99 milhões de toneladas nos últimos oito anos. “Os programas de reconstrução em Manaus e de redução de emissão de CO² são alguns dos vários projetos alinhados à nossa política de conservação ambiental”, explica Otsuka. A filosofia institucional Kyosei, adotada

Multifuniconais Canon com baixo consumo de energia

em 1988, coloca a Canon na posição de uma empresa que se preocupa com o meio ambiente. Com estratégias e medidas introduzidas para minimizar o impacto ambiental, a Canon posiciona-se entre as empresas globais no desenvolvimento da sustentabilidade. Além da área de impressão a empresa possui outras linhas de produtos com a mesma preocupação. No ano passado, a companhia lançou a primeira série de calculadoras ecológicas – produzidas a partir de materiais reciclados de fotocopiadoras da marca que inclui modelos com impressão, de secretária e portáteis que tiveram grande reconhecimento.

Principais Características da impressora • Velocidade: cores até 28/30 e preto e branco até 30/34 ppm respectivamente; • O tamanho máximo do papel é de12” x 18”; • Resolução de 1200 x 1200 dpi; • Capacidade máxima para até 4.950 folhas com 6 bandejas de papel, incluindo a bandeja de alimentação manual; • Imprime em ampla variedade de papéis, inclusive pesados de até 209g/m2;

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• O tempo de saída da primeira página é de 5.9 segundos para folhas em preto e branco e de 8.9 segundos para folhas em cores; • As opções de acabamento disponíveis variam de grampeamento a criação de livreto até perfuração; • Possui DADF padrão para até 50 folhas; • Digitalização padrão para a área de trabalho, servidor FTP ou e-mail; • Possui frente e verso automático; • Ciclo máximo de funcionamento de até 105 mil/120 mil páginas respectivamente por mês; • Possui um sistema padrão de envio universal colorido avançado, como PDF de assinaturadigital do equipamento, PDF criptografado, PDF OCR e PDF compacto para melhorar os processos de seu ambiente de trabalho.

Principais características do Scanner image Formula DR-3010 C: • Velocidade de até 30 ppm simplex e 60 dúplex • Ciclo máximo de funcionamento de até 3000 páginas por dia • Sistema de roletes de alta precisão oferece maior confiabilidade no apanhamento do papel • Eliminação de cor RGB • Capacidade de 50 folhas no alimentador manual • Interface USB de 2.0. Recursos que reduzem custos • Detecção ultrassônica de alimentação de folhas duplas • Detecção automática de cor • Digitaliza cartões plásticos de até 0,76mm e com letras em relevo • Função digitalizar documentos A3, através do modo Folio que vai juntar as duas partes para formar um único como o original • Elimina o acúmulo de papel

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capture

Softwares que realçam as funções dos scanners Nem só de ICR vivem os scanners. Fato! É preciso saber o que mais os softwares podem fazer para enriquecer essa captura

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s funções básicas dos scanners como a captura de textos em formulários ou manuscritos é atividade essencial de todos os equipamentos. Tendo em vista que captura é uma parte muito importante do mundo do Enterprise Content Management (ECM), principalmente, se a partir dessa entrada muitos documentos que não nasceram digitais tornam-se digitais, em diversos processos de negócio, esta é a primeira etapa para um sistema de gestão eletrônica de documentos, que otimizará o fluxo de processos dentro da empresa.

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“Todas as empresas possuem sistemas de gestão e controle, que dependem de entrada de dados externos para funcionar. Esse é o início do processo de negócio. Muitos processos se iniciam a partir de um documento, seja físico ou eletrônico. As aplicações de Capture modernas colocam os scanners nesse ponto, pois esses processos já nascem na corporação em formato digital e são inseridos no workflow dessas companhias mais rapidamente”, explica Marcos Souza, gerente de vendas para Soluções e Software da Kofax do Brasil. Segundo Souza, no passado aplicativos de scanners eram voltados única e exclusivamen-

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capture

te para o processo que denominamos “imageto-archive”. Processos de negócios já prontos e finalizados cuja documentação comprobatória precisava ser arquivada. Alinhados com a estratégia do oferecer soluções completas e integradas os vários fabricantes voltam sua atenção para soluções em softwares especiais de imagens como parte de uma solução completa de Enterprise Content Management (ECM). Esses aplicativos podem ser integrados à sistemas de ERP, por exemplo, a fim de oferecer agilidade, segurança e eficácia a partir da entrada dos documentos. “Além das integrações com sistemas, existe também a oferta da ferramenta de captura, o repositório de conteúdo, o motor de processos, o dashboard de acompanhamento em tempo real, as interfaces de integração, além de sistemas de gestão, que irão ajudar os usuários em seus processos”, esclarece Márcio Butuem, diretor de Consultoria de Vendas da Oracle do Brasil. O uso dos softwares para scanners extrapolam as fronteiras da captura.“Isso se deve em muito pela maneira como as empresas fazem negócio, já que essas características mudam frequentemente, e os softwares devem acompanhar essa evolução”, diz José Roberto de Lazari da SML, Uma dessas possibilidades que vem se apresentando com assiduidade é a possibilidade de se digitalizar documentos com qualidade de resolução, em uma interface Web, que vem de encontro à demanda por uma integração dos documentos e processos em ambientes de trabalho distribuído. Nesse tipo de solução as imagens dos documentos já digitalizadas podem chegar a qualquer parte do mundo rapidamente por meio de um ser-

vidor e podem ser utilizadas por departamentos distintos dentro das organizações, como base de sustentação à tomada de decisão. Este tipo de uso viabiliza o emprego de recursos para projetos como: Análise de Crédito, Centros de Serviços compartilhados e qualquer outro processo em que seja necessário integrar documentos que estão espalhados geograficamente. Há de se ressaltar ainda que os diferentes tipos de sistema de captura irão determinar a escolha dos softwares pelas empresas. Nos Sistemas de Captura dedicados, que podem ser definidos como aqueles cuja finalidade específica é converter papéis em imagens digitais, ou seja, digitalização pura. ”Estes Sistemas controlam e exploram muito bem os recursos de scanners de produção; tem uma interface adequada para gerenciamento de lotes e monitoração de produção. Eles são voltados para converter grandes volumes de documento em imagens”, explica João Rotta, country manager da ABBY no Brasil. Ricardo Campello da TIS, assinala que seja qual for o sistema, a captura inteligente de dados das informações recebidas é vital para o sucesso de qualquer organização. Informações críticas dos documentos necessitam de uma classificação e sua entrega muitas vezes envolve funcionários extremamente capacitados, dedicados à tarefas triviais. Roberto Brant da Prodimage, observa também que a indústria oferece soluções de captura cuja tecnologia possibilita ao usuário melhorar a qualidade das imagens já existentes, sem a necessidade de redigitalizá-las. Além de incrementar o uso dos scanners para realizar a captura, essas soluções possibilitam a conversão dos documentos em imagens digitais de alta qualidade. “Com dessas funções,

52   Document Management | Novembro Julho / Agosto / Dezembro 09 09

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há possibilidade do usuário ter maior domínio sobre as imagens para usos específicos. O usuário poderá configurar suas preferências no tratamento, fazer digitalização e gerenciar as imagens por meio de funcionalidades que permitem novas inserções, exclusões, alterações, re-digitalização, impressão, controle de qualidade, indexação e exportação”. Segundo Enrique Chauffaille da CNC, o processamento de imagem com tecnologia de escaneamento virtual, possibilita a restauração de uma imagem binarizada, por exemplo, com a possibilidade de retrabalhar a mesma. “A indexação de imagens por critérios definidos pelo usuário é outra características que os softwares podem integrar ao processo. Hoje é possível trabalhar com processamento multinúcleo, que garanta a simultaneidade entre os trabalhos de digitalização e aumento da produtividade”, enfatiza. Entre as características dos softwares para captura, que marcam o mercado é a capacidade de dar suporte a vários tipos de scanners de diferentes marcas, além da integração dessas ferramentas de scanners com outras plataformas de ECM de mercado, como EMC, IBM, Oracle, Microsoft entre outros grandes players. Outra característica desse tipo de software é ter a funcionalidade de OCR, gerando o PDF pesquisável, além de fazer também também o reconhecimento de código de barras. “O uso destes aplicativos em conjunto com as soluções de Document Imaging e Enterprise Content Management permitem estruturar e gerenciar todo o  conhecimento de uma organização”, reforça Chauffaille. “Hoje os produtos oferecidos ao mercado compreendem desde ferramentas para desktops mono usuários/departamentais

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capture

Veja no Guia os principais softwares para scanners e suas funções. Faça o download da versão completa em www.docmanagement.com.br/portal/whitepapers

ou corporativas. Além de diferenciais utilizados em grandes volumes de entrada de papel que automatizam a identificação e classsificação do tipo do documento no momento da ingestão agilizando e automatizando a aplicação de templates para extração e indexação das imagens, permitindo flexibilidade de captura central ou distribuída”, explica Gilberto Lanzer Engenheiro de Sistemas da EMC. Nelson Scarpin , diretor da Divisão Office da Xerox reforça a idéia das soluções integradas à plataformas de ECM. “O tratamento de imagens em documentos hoje está crescendo rapidamente em quase todas as empresas. A medida que mais usuários adotam soluções de digitalização e tratamento de imagens de documentos e não são especialistas em digitalização, as soluções simplificadas, são aquelas que mais ganham espaço, pois só requerem apontar e clicar e oferecendo imagens de alta qualidade, além da integração com outros aplicativos para encaminhamento das informações ”, avalia.  O foco em soluções e softwares tem ganho espaço entre as empresas fornecedoras de equipamentos. Segundo Scarpin, a tendência de oferecer soluções completas aos clientes no Brasil ainda é pequena em comparação as oferecidas nos Estados Unidos, mas há vertentes apontadas para unidades de business exclusivamente voltadas para esse tipo de oferta ao mercado cuja estimativa de crescimento é bastante grande. Para Marcos Souza da Kofax, quando a informação é tratada na origem de forma digital, muitas reproduções, cópias, reimpressões serão evitadas, reduzindo custos e trazendo uma imagem extremamente sustentável para quem a utiliza. O mercado de Captura Transacional dispõe de estações de digitalização e até multifuncionais que estão popularizando a digitalização. Através de equipamentos que se assemelham aos equipamentos de uso cotidiano, profissionais,não especializados

em digitalização, poderão iniciar seus processos digitais com o mínimo impacto no seu dia-a-dia.

Tendências Como uma tendência identificada existe a possibilidade de desenvolvimento de ferramentas para tornar os scanners equipamentos independentes dentro das corporações, principalmente, diante de uma expectativa mundial de mercado que é a diminuição progressiva de consumo de papel. “A demanda pela redução do consumo de papel já existe hoje e indícios que mostram que os scanners já tem um posicionamento garantido no futuro. O desenvolvimento de funcionalidades para aplicativos de gestão eletrônica de documentos, assim como os desafios apresentados pelo setor para soluções mais completas e muitas vezes específicas para determinadas aplicações, tendem a alavancar o uso dos documentos virtuais”, analisa Chauffaille. Para José Roberto de Lazari hoje o mercado já possui produtos que atendem a essa expectativa, porém segundo ele, a integração de scanners de rede com camadas de software devem se intensificar ao longo dos anos. “A tendência, nesse caso, é a de levar para “dentro do equipamento” um software personalizado, que permita executar tarefas mais específicas que atendam às demandas de cada situação. Dessa forma, este produto composto de hardware e softwar deve agregar valor ao negócio do cliente e não se limitar a digitalizar adequadamente. Deve-se considerar que os documentos farão parte de processos mais complexos, serão utilizados como base para tomada de decisão e estarão contidos em diversos fluxos de negócios”, exemplifica. Márcio Butuem faz uma reflexão sobre como o processo de gerenciamento de documentos eletrônicos torna muito mais ágil, flexível, seguro e barato os processos de negócios, se comparado com o processo manual que envolve papel, transporte, suprimentos,

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15_CAPA_Soft Scanner.indd 54

entre outros fatores. “Essa manipulação execessiva eleva tanto o custo do processo, quanto consome o tempo de tramitação dos documentos entre as diversas áreas, gerando uma quantidade de papel, ainda maior e muitas vezes, desnecessária”, diz Para o executivo da Oracle, cada vez mais as empresas compartilham desta visão. “Isso torna o scanner um componente fundamental em um ambiente dinâmico de processos e que eventualmente levará ao chamado paperless office (escritório sem papel), que, além da economia, também está alinhada com a visão de verde e de sustentabilidade”, conclui Butuem “Vejo como tendência a possibilidade de captura automática com Reconhecimento Inteligente de Dados (IDR), Além é claro das aplicações que permitam classificação automática dos documentos, provendo controle total do fluxo de informações na empresa e dando destino correto a elas, baseadas no conteúdo dos documentos capturados”, acresenta Ricardo Campello da TIS. Hoje entendemos que os scanners serão utilizados, cada vez mais, para agilizar a entrada de informação em um processo de negócio, a diferença aqui é precisamente a visão do scanner como mais uma forma de entrada de informação ao processo, mas não a única. Sem dúvida, há intenção de diminuir a impressão em papel, mas obviamente ainda há um longo caminho pela frente, muitos documentos dependem ainda de sua forma de representação em papel. “ Isso fica claro quando falamos de documentos do tipo RG, Carteira de Motorista, Certidão de Nascimento, Atestado de Óbito, Carteira de Vacinação e outros documentos neste formato. Será que eles tem uma vida curta? Muitos outros documentos que já possuem uma versão digital trazem muito mais benefícios do que restrições, estes sim podem e devem ser pensados em outra forma que não papel com o intuíto de melhorar o fluxo, a guarda e a recuperação destas informações” , finaliza Gilberto Lanzer da EMC.

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CANON

CNC

Scanners - bundle incluso no preço do scanner

Software de capture

Software de capture

Software de capture

Software de capture

Software de capture

Software de capture

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Multiusuário / Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Mono/Multiusuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Modo de digitalização

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Web

Automação na extração de dados

OCR

OCR, OBR

OCR, ICR, OMR, OBR

OCR, ICR, BarCode

OCR

OCR, CMC7, BCB (30 tipos)

OCR, ICR, WCR, OMR CMC7, BCB, (30 TIPOS), CHECK

Identificação de formulários / documentos

l

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Tipificação de documentos

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Sistemas operacionais

Windows

Windows, Mac

Plataforma de desenvolvimento

Windows

Windows

Javascript, VB Script

7.5

6.0

3.0

10.0

1.0

2.0

8.0

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Software de capture

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Software de capture

Software de capture/ Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Software de capture

Software de Capture

Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Monousuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Monousuário

Multiusuário

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

OCR, ICR,WCR, OMR, CMC7, BCB (30 tipos), Check

OCR, ICR, OMR, CMC7, BCB (30 tipos), Check

OCR, ICR, OMR, BarCode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR, BarCode

Ocr, Barcode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR, BarCode

OCR, ICR , OMR, BarCode

CNC ECM

CNC Produção

CNC Document

Kofax Capture

Categoria

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l

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l

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows, Linux

Windows

Windows

Windows

Windows

C# , VB6

C# , VB6

C# , VB6

C# , VB6

C# , Asp.net

C# , VB6

C# , Asp.net

.Net

Java, .Net, VB

VB, C

VB, C

C++

.Net

.Net

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Controle de acesso e permissões

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Log de atividades por estação/usuario

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Relatorios e estatisticas de produção

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Customização via scripts

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Criptografia

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Compatível com PDF/A

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Windows

l

Suporte ao uso de Certificação Digital

l

Windows

Validação e correlação com BD

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l

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l

Windows

Indexação via imagem

l

KOFAX

Software de Captura Kodak PRO

6.5

KODAK

Mark Imagem

3.0

HS

e2docBasic

CNC Capture Standard

9

ESTEC

e2doc

Capture Perfect

10

EMC

Captiva

ABBYY FlexiCapture

6

DATAFIX

Taskmaster

ABBYY FineReader Professional / Corporate

Versão

CNC Document WEB

ABBYY FineReader Sprint

CNC Capture Advanced Plus

ABBYY

Nome

CNC Capture Advanced

Empresa

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Teclas de atalho para as principais funções

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Workflow de produção com gerenciamento de todas as etapas da digitalização Geração e controle de protocolos de envio e recebimento

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Julho / Agosto 09 | Document Management  

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IRS

Enterprise

SPX

PRODIMAGE

Professional

PANASONIC RTVI Reliable Throughput Imaging Viewer

Oracle Distributed Document Capture

ORACLE

Oracle Distributed Document Capture

KYOcapture Express

MACR0 SOLUTION

SCANWIZARD MICROTEK

KYOCERA KYOcapture Workflow

KONICA MINOLTA PageScope Workware

Kofax Desktop

Kofax Express

KCS - Communication Server

VRS - Virtual ReScan

Nome

KTM - Transformation Module

KOFAX

KFS - FrontOffice Server

Empresa

Versão

4.5

2.7

4.5

8.3

1.1

1.0

2.2

5.0

5.0

1.404

10g

10g

5.7.0.24

9.0

9.0

V 9.0

1.0

Categoria

Scanner - bundle incluso no preco

Software de Capture

Software de Capture

Sofware de Capture

Software de Capture

Software de Capture

Software de capture

Software de capture

Software de capture

Scanners - bundle incluso no preço do scanner

Software de capture

Software de capture

Scanners - bundle incluso no preço do scanner

Softwares sem inclusão de scanners

Softwares sem inclusão de scanners

Softwares sem inclusão de scanners

Softwares sem inclusão de scanners

Multiusuário / Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Modo de digitalização

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local / Aplicação Web

Automação na extração de dados

BarCode

OCR, ICR, BarCode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR

OCR, Zone OCR, BarCode

OCR, Zone OCR, BarCode

OCR

OCR, BarCode

OCR

OCR, BarCode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

l

l

l

Identificação de formulários / documentos

l

Tipificação de documentos

BarCode

l

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Sistemas operacionais

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Plataforma de desenvolvimento

.Net

Java

.Net

.Net

.Net

.Net

Windows

l l

Windows

Windows

Própria

Própria

Indexação via imagem

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Validação e correlação com BD

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Controle de acesso e permissões

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Log de atividades por estação/usuario

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l

Relatorios e estatisticas de produção

l

l

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Customização via scripts

l

l

l

Criptografia

l

l

Compatível com PDF/A

l

l

Suporte ao uso de Certificação Digital

l

l

l

l

Importação automática de imagens em lote l

Teclas de atalho para as principais funções

l

l

l

Workflow de produção com gerenciamento de todas as etapas da digitalização

l

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l

Geração e controle de protocolos de envio e recebimento

l

l

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Windows

Windows

.Net

.Net

Windows

l

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Windows

Windows

Windows

VB

VB

VB

.Net

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l Windows, Mac

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Controle e gereciamento de lotes

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EIP - Extensible Interface Platform

Xerox DocuShare CPX

Xerox DocuShare

Xerox DocuShare Express

Xerox SMARTdocument Travel Workflow

Xerox Scan to PC Desktop SE

Xerox SMARTdocument Travel Express

XEROX Xerox Scan to PC Desktop Professional

TIS

eFLOW ScanPortal

Converge Professional Scan

Converge WebScan

SML

smartGED Syncron

smartGED Bureau

Invoice Management for SAP

ReadSoft Documents for Classify & Index

ReadSoft Documents for FORMS

SMARTGED ReadSoft Documents for INVOICES

READSOFT

SCD - Gerenciamento de Documentos

Corporate

RCTASK

1.0

4.1

5.3

5.5

6.3

3.1

3.0

2.0

2.9.4

1.0.1

4.5

10.0

10.0

5.0

5.0

6.5

6.5

6.5

Softwares sem inclusão de scanners

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Software de capture

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Software de capture

Scanners - bundle incluso no preço do scanner

Scanners - bundle versão com mais recursos e custo adicional

Software de capture

Software de capture

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Módulos de uma solução de GED - ECM – BPM

Multifuncionais - via SDK

Multiusuário

Multiusuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Monousuário

Monousuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Multiusuário

Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Local

Apilicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Local

Aplicação Local

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Local / Aplicação Web

Aplicação Web

Aplicação Web

Aplicação Web

Kit de desenvolvimento de soluções integradas a Multifuncionais

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

Integração com CAD e recursos de OCR,

OCR, ICR, OMR, BarCode, IWR

OCR, OMR, BarCode

OCR, ICR, OMR, BarCode, IWR

OCR, OMR, BarCode

OCR, BarCode

BarCode, ICR, OCR, OMR

BarCode, ICR, OCR, OMR

OCR, ICR, OMR, MICR, BarCode

OCR, ICR

OCR, ICR

OCR, ICR, MICR, BarCode (O MICR depende somente do scanner utilizado)

OCR, ICR, MICR, BarCode (O MICR depende somente do scanner utilizado)

OCR Opcional

Sim, com desenvolvimento.

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Windows

Windows, Linux

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows, Linux

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Windows

Aplicação Web - navegador web compatível. Aplicação servidora - Window Server

Aplicação Web - navegador web compatível. Aplicação servidora - Window Server, Linux, ou Solaris

Aplicação Web - navegador web compatível. Aplicação servidora - Window Server, Linux, ou Solaris

Todos os disponíveis, mas os exemplos de código vem desenvolvidos para a plataforma .NET, mas pode ser utilizada qualquer linguagem e qualquer Sistema Operacional.

.Net

Delphi, Visual Studio 2006, .Net

C##, .Net

C##, .Net

C##, .Net

C##, .Net, ABAP/4

.Net

Java

Microsoft

Microsoft

.Net

.Net

.Net

C++, .Net

C++, .Net

Java J2EE 5

Java J2EE 5

Java J2EE 5

Amostras em .NET, mas pode ser desenvolvido em qualquer uma.

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Agora o

Onde Encontrar

ficou ainda melhor, virou o

Guia ECM O GUIA ECM é o principal guia de fornecedores de produtos e serviços de ECM do mercado. Fabricantes, distribuidores, revendedores, prestadores de serviços, consultores e integradores de sistemas, agora em 2 lugares:

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DOCUMENT MANAGEMENT | Novembro / Dezembro 09

15_onde encontrar.indd 58

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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. ARMARIOS/ARQUIVOS • CNC

P.20 E 21

COPIADORAS • CANON • CNC • REIS OFFICE

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ENVELOPADORAS • CNC

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ETIQUETADORA • REIS OFFICE

P.19

ETIQUETAS FITAS • REIS OFFICE

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FRAGMENTADORES DE PAPEL • REIS OFFICE

IMPRESSORAS • • • • • •

AKAD CANON CNC COGRA FUJITSU REIS OFFICE

P.19 P.26 P.67 P.20 E 21 P.41 P.68 P.19

MICROFILME • CNC • KODAK • SCANSYSTEM

P.20 E 21 P.13 E 60 P.49

MIDIAS MAGNETICAS • CNC

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MIDIAS OPTICAS • CNC • REIS OFFICE

P.20 E 21 P.19

MULTIFUNCIONAIS • • • • •

CANON CNC COGRA REIS OFFICE SIMPRESS

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PAPEL • CANON • CNC

ESTEC KODAK MACROSOLUTION P3IMAGE PRODIMAGE SCANSYSTEM SML

P.67 P.20 E 21

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CANON CNC MACROSOLUTION SML

• • • •

CENTRAL CNC ESTEC P3IMAGE

• ESTEC • PRODIMAGE • SML

AKAD CANON CNC FUJITSU KODAK PRODIMAGE REIS OFFICE SCANSYSTEM

P.26 P.67 P.20 E 21 P.68 P.13 E 60 P.53 P.19 P.49

SOFTWARE - BPM / WORKFLOW • • • •

CENTRAL CNC ESTEC SML

CAPA P.20 E 21 P.14 P.18

SOFTWARE - DIGITALIZAÇÃO • CANON • CENTRAL` • CNC

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P.53 P.18

SOFT. - GESTÃO DE DOCUMENTOS • • • • • • • • •

CANON CENTRAL CNC ESTEC I9DOC P3IMAGE PRODIMAGE SCANSYSTEM SML

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Novembro / Dezembro 09 | DOCUMENT MANAGEMENT

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Arnoldo Mendonça

five minutes

Com as próprias mãos

Arquivo pessoal

Arnoldo Mendonça, executivo da Asyst, tem uma vocação inequívoca de ser artesão. A marcenaria para ele é mais que um hobby é um exercício de equilíbrio e arte

Arnoldo Mendonça, diretor de processos da Asyst Sudamérica, empresa especializada em gestão e operação de Tecnologia da Informação

DM- Quando você descobriu a marcenaria como hobby?

A paixão pelos trabalhos manuais sempre esteve presente em minha vida. Ainda criança me envolvia na construção de objetos com as mãos e com algumas ferramentas. Acho que herdei essa característica dos meus avós, que em algum momento de suas vidas trabalharam como marceneiros ou carpinteiros. No término da faculdade, querendo me casar e sem grana, me aventurei na fabricação dos meus próprios móveis. Dividi meu escasso tempo entre a formatura, o estágio e a marcenaria. Consegui fabricar uma sala de estar e mais alguns objetos. Neste momento, compreendi que a marcenaria seria o meu principal hobby por toda a vida. E assim tem sido. Sempre procuro um tempo livre para pensar, projetar, cortar, lixar e montar.

DM- Onde você pratica esse hobby? Você temumgrupo de amigos que o acompanha?

Hoje, tenho minha própria marcenaria.

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Um local aconchegante e que considero muito agradável. Nesse espaço, tenho alguns tesouros que ganhei da família como, por exemplo, máquinas alemãs sensacionais, presente pelos meus 40 anos. Gosto de praticar marcenaria sozinho, mas há momentos em que compartilho meu espaço, minhas ideias e os objetos construídos com familiares e com os amigos. Para mim “marcenerar” é algo contemplativo, quase uma oração. São momentos reflexivos e de muita concentração.

DM- Qual a importância de manter esta atividade paralelamente á sua atividade profissional?

Certamente é o equilíbrio. Profissionalmente, estou sempre em uma velocidade alucinante. Preciso ter respostas rápidas, focadas em processos otimizados, nas melhores práticas e nos diversos negócios dos clientes que atendemos. Ao entrar em minha oficina, deixo esse turbilhão de compromissos, resultados, métricas e desempenho para trás. No meu refúgio, como costumo chamar a oficina, o equilíbrio

chega aos poucos, de maneira silenciosa, apesar do barulho das máquinas. Isso me ajuda a contrabalançar as emoções.

DM- Oque a marcenaria faz pelo Arnoldo pessoa, que pode repercutir no Arnoldo profissional?

Justamente aquilo que nem sempre é fácil adquirir no ritmo das atividades profissionais. É como se minhas baterias se recarregassem mais facilmente. Saio mais equilibrado emocionalmente e, com isso, tenho conseguido levar esse equilíbrio às minhas atividades, às equipes de trabalho e aos nossos clientes. E, em momentos de estresse, uso a experiência adquirida com a marcenaria. Sempre há uma saída, que muitas vezes não é aquela lembrada rapidamente, mas que pode estar escondida e precisa ser, apenas, melhor procurada. Na marcenaria, várias vezes precisamos de ideias nem sempre tão comuns e triviais para conseguirmos evoluir no manuseio com a madeira, parafusos, colas e com os instrumentos disponíveis.

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BPM

Tadeu Cruz

Knowledge management Josetti Capusso

Tadeu Cruz prof. M.Sc., formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie

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T

ema recorrente a partir do fim do século XX, a gerência do conhecimento, Knowledge Management, tem sido estudada e discutida sob variados aspectos. Entretanto, por causa da rapidez, da volatilidade e inconsistência das ideias, uma característica exacerbada da nossa época, a maioria dos que a discutem esquece de contextualizá-la; isto é, estão mais interessados em explicar o “quê” em vez do “porquê”. Por isso, cabe aqui citar Francis Bacon (1561-1626). Não me parece cabível estudarmos KM sem falarmos das ideias de Bacon sobre o conhecimento humano e sobre Advancement of Learning. Há os que defendem e há os que denigrem Bacon, igual a tudo que diz respeito ao ser humano. Alguns o apontam como um dos pais da ciência moderna, outros o chamam de vendido, de politiqueiro; mas todos reconhecem a importância fundamental da obra de Bacon, como no texto abaixo, na reformulação da visão de conhecimento. “O intelecto humano não é luz pura, pois recebe influência da vontade e dos afetos, donde se poder gerar a ciência que se quer. Pois o homem se inclina a ter por verdade o que prefere. Em vista disso, rejeita as dificuldades, levado pela impaciência da investigação; a sobriedade, porque sofreia a esperança; os princípios supremos da natureza, em favor da superstição; a luz da experiência, em favor da arrogância e do orgulho, evitando parecer se ocupar de coisas vis e efêmeras; paradoxos, por respeito à opinião do vulgo. Enfim, inúmeras são as fórmulas pelas quais o sentimento, quase sempre imperceptivelmente, se insinua e afeta o intelecto.” E completa com magistral pertinência: “Mas os maiores embaraços e extravagâncias do intelecto provêm da obtusidade, da incompetência e das falácias dos sentidos. E isso ocorre de tal forma que as coisas que afetam os sentidos preponderam sobre as que, mesmo não o afetando de imediato, são mais importantes. Por isso, a observação não ultrapassa os aspectos visíveis das coisas, sendo exígua ou nula a observação das invisíveis. Também escapam aos homens todas as operações dos espíritos latentes nos corpos sensíveis. Permanecem igualmente desconhecidas as mudanças mais sutis de forma das partes das coisas mais grossas (o vulgo sói chamar

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a isso de alteração, quando na verdade se trata de translação) em espaços mínimos. Até que fatos, como os dois que indicamos, não sejam investigados e esclarecidos, nenhuma grande obra poderá ser empreendida na natureza. E ainda a própria natureza do ar comum, bem como de todos os corpos de menor densidade (que são muitos), é quase por completo desconhecida. Na verdade, os sentidos, por si mesmos, são algo débil e enganador, nem mesmo os instrumentos destinados a ampliá-los e aguçá-los são de grande valia. E toda verdadeira interpretação da natureza se cumpre com instâncias e experimentos oportunos e adequados, onde os sentidos julgam somente o experimento e o experimento julga a natureza e a própria coisa”. Problemas que afligem nossa sociedade imediatista, cuja sofreguidão impõe males de difícil cura para todos nós. As tecnologias vêm em primeiro lugar. O “fazer” tem prevalência sobre o “saber”. Nem bem compramos a última versão de qualquer “coisa” e a última versão já não o é. A gerência do conhecimento seria a responsável por criar as condições para operacionalizar os seguintes verbos: identificar, capturar, integrar, guardar, recuperar e compartilhar conhecimento existente de forma latente e/ou ativa seja tácito e/ou explícito existente em qualquer tipo de organização. A gerência do conhecimento seria responsável por nos preparar para enfrentarmos o dia a dia nas organizações. Infelizmente muitos, talvez a maioria, não entendam e nem estejam preparados para desempenhar o papel funcional (conjunto de conhecimentos, características, competências e habilidades) que lhes fora atribuído. A informalidade e a desorganização dos processos, e o consequente despreparo das pessoas em qualquer tipo de organização, são frutos da ignorância de muitos e das más intenções de poucos em manter o status quo que lhes dá poder ao empregarem a máxima romana de dividir para governar. Quando fazemos documentação, organização e melhoria de processos de negócio damos às pessoas conhecimento sobre suas respectivas responsabilidades, o que as torna mais produtivas e felizes ao entenderem a importância do próprio trabalho para o sucesso da organização. Um excelente 2010 a todos!

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Tania Garcia

canal executivo

Compromisso Global A Recall é uma das grandes fornecedoras de Records Management do mercado. Quais são as principais políticas da companhia mundialmente?

Divulgação

A Recall é, sem dúvida, uma das grandes companhias mundiais no seu segmento e está presente em mais de vinte países. Hoje, temos mais de 4,5 mil associados, nestes vinte países e prestamos serviços para aproximadamente 80 mil clientes e temos em nosso trabalho reconhecimento nesta área. A Recall conquistou a sua reputação por ajudar as empresas a gerenciar com segurança as informações ao longo do seu ciclo de vida. Este compromisso é a base do nosso negócio. Nosso foco principal são nossos clientes. Cada processo, cada solução foi concebida tendo o cliente em mente. Para nos certificarmos de que o nosso foco, ou seja, nossos clientes estão satisfeitos com nosso trabalho, verificamos em todos os níveis, em todos os locais, se nossas premissas estratégicas estão sendo cumpridas. Essas premissas são a consistência, a precisão, a confia-

Tania Garcia – Gerente global de Marketing da Recall

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bilidade e a eficiência. Para ser um dos líderes de mercado em nível global é preciso que nossas premissas sejam sempre avaliadas em cada localidade onde mantemos nossas operações.

Como esta estratégia é avaliada?

Todo trabalho é medido de acordo com nossos resultados no desempenho e eficácia. Realizamos avaliações permanentes, internas e externas, com relatórios mensais enviados ao cliente, visando a excelência operacional em tudo que fazemos. Realizamos ainda um programa de melhoria de qualidade e de negócios e todas as unidades das empresas estão empenhadas em programas como Six Sigma e metodologias de Gestão de Projetos para todos os processos e projetos, a fim de identificar, avaliar e melhorar as operações de negócio.

Quais as principais metas da companhia em nível mundial?

A palavra que pode resumir esta nossa meta é a segurança. A empresa acredita que todos têm o direito fundamental à segurança, na prática do seu trabalho. Mas a questão vai além. O princípio da segurança se expande a todos os níveis da companhia. Os clientes têm o direito de ter um serviço prestado dentro dos máximos padrões de segurança de seus dados e informações, seus documentos serão preservados e manipulados dentro desses padrões. Muitos de nossos clientes precisam atender a padrões internacionais de segurança seja por leis locais, seja por regulamentações internacionais a que estão sujeitas as auditorias, etc. Por isso, a segurança é prioridade número 1. Claro que ampliar nossa participação nos mercados

onde atuamos é outra prioridade, mas ela está subordina indelevelmente aos princípios da segurança.

Sustentabilidade faz parte da política mundial da empresa?

Acreditamos que as comunidades em que atuamos têm o direito de esperar que a Recall seja socialmente responsável pelo meio ambiente. Para isso, a Recall estabeleceu uma política chamada de Zero Harm que enfatiza “zero danos e prejuízos ambientais”, como um componente integral de nosso negócio. Para atingir os nossos objetivos diante dessa política é que os princípios e as melhores práticas em segurança, saúde e meio ambiente para nossos funcionários, fornecedores e comunidades onde atuamos, são regras fundamentais. Para isso, a tecnologia vem agregar meios para que a preservação ambiental seja uma realidade.

Como a empresa avalia os países de maior potencial de mercado? Como está colocado o Brasil entre eles?

Como uma companhia global, entre os mercados mais importantes para o nosso negócio estão os que elegemos como regiões onde atuamos. Entre as regiões de nosso foco de atuação estão as Américas, Europa, Austrália, Nova Zelândia e Ásia. Especificamente, o Brasil está entre os países com grande potencial de mercado onde já temos uma grande atividade. Entre os países latinos escolhemos o Brasil pelo seu potencial de negócios, visto que ele se destaca entre as economias emergentes em todo o mundo. A Recall hoje possui clientes muito representativos no mercado brasileiro. O País é grande territorialmente e possui um real potencial para o crescimento.

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canal executivo

Álvaro Silva

Tecmach foca no desenvolvimento A Tecmach realizou uma fusão entre as três empresas do grupo, Tecmach, Supricoph e GedePrint. O que ocorreu dessa fusão das empresas? Qual é hoje a sua percepção do mercado quanto à essa união?

Divulgação

A fusão teve como finalidade, definir uma identidade única para as atividades da empresa, na área de Gestão Documental e Outsourcing. A empresa escolhida foi a Tecmach e, para que ficasse bastante claro para o mercado a marca, investimos também numa nova identidade visual e em várias ações de marketing diferenciado. Neste aspecto, a Tecmach foi a primeira empresa deste segmento que entrou como patrocinadora no mercado de futebol.

Álvaro Silva – diretor da Tecmach

Patrocinamos o Guarani Futebol Clube, de Campinas, interior de São Paulo, durante o Campeonato Paulista, alguns jogos do Campeonato Brasileiro e Copa do Brasil. Isso foi apenas um ensaio de marca, para ir ao mercado e testar esta visibilidade com ótimo resultado.

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Esta opção pelo interior de São Paulo faz parte de alguma estratégia da empresa?

Sim teve um propósito bem claro. Ao escolher um time do interior para patrocinar, a ação coincidiu com a nossa estratégia de fidelização e escolha de parceiros no interior do estado de São Paulo. Hoje temos um gerente de Canais que percorre todo o interior, mapeando as áreas de atuação da empresa e desenvolvendo ações nesta região.

Quais outras ações a Tecmach está iniciando visando a ampliação da atuação da marca?

A Tecmach, acaba de se certificar em ISO 9001:2008 pela Fundação Vanzolini, evidenciando assim a todo o mercado a preocupação que tem em garantir a qualidade de seus serviços. Tivemos também recentemente a criação da Diretoria de Tecnologia e Soluções e, para ocupar essa posição, contratamos a executiva Heloiza Magrin. Ela é a responsável pela implementação das soluções, levantamento e entrega de projetos especiais. Assim, o roll-out de todos os projetos da empresa passa agora por esta diretoria. Estamos também dando foco às soluções de gerenciamento de documentos, por meio da nossa parceria com a GedSul, colocando suas soluções em nossos principais clientes, desenvolvendo para eles uma solução piloto, treinando seu pessoal, para que a partir daí eles possam desenvolver seus próprios projetos.

É intenção da Tecmach ampliar sua atuação em outros estados brasileiros?

Da mesma forma que iniciamos nossa penetração no interior do estado de São Paulo, por meio de um

escritório base, temos um escritório no Rio de Janeiro, que já possui um leque significativo de clientes e a partir dele atendemos todo o interior daquele estado. Estamos estudando a expansão de nossa atuação para duas novas áreas que são a Sul e a Nordeste do País.

Como o senhor analisa o mercado de outsourcing de impressão hoje no Brasil e a busca pela verticalização de serviços?

Hoje o mercado de outsourcing por si só não atrai mais os clientes. Eles precisam de soluções mais globalizadas que permitam agregar mais valor aos serviços contratados. Daí nossa percepção em oferecer soluções mais completas aos nossos clientes. Outro aspecto do amadurecimento deste mercado é exatamente a oferta de serviços por segmentação de mercado. Especificamente essas demandas acontecem com maior frequência e para eles estamos direcionando nossos serviços. O BPO é bastante forte nessas verticais e vital para a maioria dos negócios.

Como o senhor analisa a oferta de soluções da Tecmach para o mercado hoje?

O importante a destacar é que independentemente das soluções que ofertamos, nosso foco está na metodologia que desenvolvemos para revisão de processos, levando a uma otimização dos negócios de nossos clientes. Nossa preocupação é levar aos clientes soluções e métodos que respeitem a necessidade de reduzir o número de cópias e ofereça outros meios racionais que permitam o funcionamento do negócio sem impactos no orçamento, não só de impressão, mas de todos os implementos de TI.

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Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

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reflexões “Distributed Denial of Service cresceram no País de 170 mil, em 2007, para 298 mil, em 2009, e tendem a crescer mais ainda” Alexandre Murakami especialista da PromomLogicalis ”Os cibercriminosos iludem usuários com falso sentimento de insegurança, convencendo-os a comprar softwares fraudulentos, os scareware, que os expõem a riscos mais sérios até do que roubo de identidade e informações” Paulo Vendramini diretor da Symantec “Fazemos nosso trabalho com rigor científico para encontrar e penalizar os criminosos virtuais” Celso González Hummel da TechBiz Forense Digital “Como o potencial de crescimento da América Latina é muito grande, a dinâmica do mercado denota a preferência das corporações por soluções (ECM) maduras e que auxiliem, principalmente, na redução de custo operacional e na excelência nos processos de atendimento ao cliente“ Carlos Cunha Diretor-geral da EMC Brasil

crônica

Homus Conectatus O homus conectatus é um novo ser habitante deste planeta, dificilmente ele fica livre de ser encontrado e consequentemente de encontrar pessoas, trabalho, informação e por tabela; problemas. Querendo mesmo nem no meio da floresta amazônica ou do oceano deixa de estar conectado. Para o bem? Sim, sem dúvida, nas emergências, solidão, previsão do tempo etc. Mas... E sempre tem o mas... É possível hoje tirar, efetivamente, férias? Aquele famoso discurso, “vou dar uma desligada” realmente existe? Quantos de nós conseguem passar mais de três dias sem abrir o correio eletrônico? Antigamente, ainda tinha-se o costume de mandar uma mensagem a “supostamente todos” da agenda com o aviso: Estarei em férias durante... Ou programar a resposta automática aos emails comunicando a ausência. Mas isso provavelmente é resquício de nossas mentes analógicas, ao tempo em que tirar férias significava, literalmente, desligar-se dos “pepinos”. No endereço comercial, por exigência das próprias empresas, pode até funcionar. Mas quem consegue separar seu endereço profissional do pessoal? Vamos confessar, é muito raro. Nem as normas das empresas mais rígidas são respeitadas, mesmo porque, nesta nova era o pessoal e o profissional andam cada vez mais conectados. O sujeito sai de férias, cumpre o protocolo,

mas tem certeza de que aquele email do amigo, do parente, do prestador de serviço da sua casa, mesmo avisado, vai pintar em sua caixa. E quando ele acessa para ver somente esses, jurando que não vai dar uma olhada nos outros, não resiste, afinal... “É bom estar sempre antenado” é regra básica destes tempos. Mas, pode sim existir alguém que discorde e heroicamente não acesse sua conta de email durante suas férias. Só que aí tem o tal celular. E esse não respeita banheiro, funeral, parque de diversões, pescaria, seja lá o que for. Nos leva em frações de segundos da singeleza do lugar mais belo e ermo da terra à realidade nua e crua. Justo aquela que precisamos desligar, tirar da cabeça, desconectar. Lembro que, quando criança, meu pai ao sair com sua Rural Willys carregada para o Pantanal, dizia à minha mãe em tom irônico - mesmo que com certa preocupação -: “Se alguém morrer só chego para a missa de sétimo dia...” Isso sim eram férias, hein?

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Document Management - 15  

Edição 15 da sua revista de novas tecnologias, processos e soluções para ECM

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