СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци
Предмет:Информатичка технологија
Бази на податоци – Open Office. org Base
1.ОСНОВНИ ПОИМИ Во комјутерот не можеме да ги складираме вистинските предмети,но затоа, пак, податоците кои ги опишуваат предметите се чуваат во дигитален запис. Оттаму, под поимот база на податоци се подразбира организирана целина на меѓусебно поврзани податоци кои се чуваат во една или во повеќе табели во компјутерот. Релациски бази на податоци претставуваат бази на податоци каде е возможно податоците да ги организираме по сличност на поимите,во повеќе табели,а потоа табелите да ги поврземе меѓусебно и да ги здружиме податоците. 2.КРЕИРАЊЕ РЕЛАЦИСКА БАЗА НА ПОДАТОЦИ -Креирање празна база и нејзино меморирање на хард дискот во некоја папка -Креирање табели во базата -Дефинирање полиња и типови на податоци во табелата -Поставување на примарен клуч и зачувување на табелата -Поставување релации меѓу табелите во базата -Креирање форми во базата -Креирање прашалници во базата -Креирање извештаи во базата
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци Табелата е основен елемент за организирано чување на податоците во рамките на базата на податоци.Во неа се запишуваат податоци за личности или за предмети со слични својства. Табелите претставуваат целина од редици и колони. Еден ред во табелата кај релациските бази на податоци претставува запис. Секоја колона претставува поле.Записот ги содржи сите податоци за поимите во табелата,додека колоната-поле,содржи ист тип на податоци. Во секоја табела обично првото поле е поле на идентификација (ИД) кое најчесто е бројач,кој автоматски се зголемува и всушност ги брои редиците (записите) во табелата. Полето за идентификација овозможува уникатност на редиците, т.е да не се појават две исти редици. Нова база на податоци можеме да креираме со:
1. Отварање на апликацијата Open Office. org Base 2. Кога апликацијата е веќе отворена, преку опцијата Датотека/Нов/База на податоци. 3. Кога базата ќе биде готова последенно што треба да направиме е да ја зачуваме. Елементи на базата на податоци Откако ја креиравме базата која на почеток е празна,програмата го отвара прозорецот на базата,кој ги содржи сите елементи објекти,менија и алатници за работа со базата. Објекти во базата на податоци Да ги објасниме функциите на основните објекти со кои се работи во базата на податоци: -ТАБЕЛИ -БАРАЊА -ФОРМИ -ИЗВЕШТАИ Табелите претставуваат основен објект во базата во кој се чуваат податоците.Во нив подоцна може да се додаваат или да се бришат податоци,но добро е напочеток тие добро да се осмислат затоа што од тоа зависи функционалноста на базата и можноста за пребарување податоци. Барањата или Прашања служат за пронаоѓање,избирање и комбинирање податоци од една или од повеќе табели.Но во исто време, овозможуваат комбинирање и здружување на повеќе табели во една нова. Со прашањата од сите податоци ги одделуваме само оние и се прикажуваат само оние кои ги бараме според некој зададе критериум. Форми се прозорци кои ги креираме за визуелно попрегледно внесување и пристап до полиња од повеќе табели,кои се поврзани со формата.Тоа всушност е графички интерфејс меѓу нас и базата. Формите може да се уредуваат во различни дезени како за формата така и за копчињата во формата,но ефекти може да се поставуваат и за текстот во формата и др. 3.КРЕИРАЊЕ ТАБЕЛИ ВО БАЗАТА НА ПОДАТОЦИ За да креираме табели најпрво од објектите на базата избираме Табели,а потоа од понудените можности во прозорецот Задачи ќе избереме Креирај табела во поглед дизајн,по што се отвара прозорец за креирање табела. Горниот дел од прозорецот е поделен на три колони. Име на поле-каде се запишува името на полето кое може да содржи букви,бројки,но обично се задава кратко име или скратеници кои пак се објаснуваат во делот Опис. Тип на поле-се дефинира каков тип на податок ќе содржи полето а се одбира од понудената листа,која автоматски се појавува во секој ред.
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци Својства на полето-можат да се дефинира со три податоци: име на полето, формат на податок и
опис.
Оптимална големина на поле во бази на податоци се користи за рационално користење на меморијата. Типови податоци во полиња Во табелите може да бидат внесени различни типови податоци од текст,броеви во различни формати на запис,до слики,датуми,време и сл. Во втората колона при креирањето на табелите,автоматски е внесена листа од типови на податоциод која избираме соодветен тип на податок кој ќе го внесуваме во првото поле (Име на поле). Најчесто користени типови на полиња се:
1. Цел број (Integer) – цел број,кој автоматски се зголемува со секој нареден внесен запис (ред), доколку својството Автомат.вредност е поставено на ДА.
2. Број (Numeric)-само број. 3. Децимален (Decimal)- децимален број каде во делот Својства,во долниот дел од прозорецот,може да се поставува бројот на децимални места.
4. Текст (Varchar)- обичен текст кој може да биде буква,број,симбол. 5. Да/Не (Boolean)- логички оператор, кој има две вредности-Да или Не,што се поставува означување во полето. 6. Датум (Date)-датум кој во својствата на полето може да се определи во кој формат ќе биде запишан. 7. Време (Time)-време, исто така,може да се постави форматот на испис на времето,во делот Својства на полето. За сите типови податоци кои ќе се изберат од листата, во делот Својства се овозможува менување некои својства или формати на испис на различните типови податоци.
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци Примарен клуч Предноста на релациските бази на податоци пред обичните табели е во тоа што кај релациските бази записите во табелите се уникатни и нема повторување на ред (запис) со потполно исти податоци во сите полиња.Податоците се разликуваат барем во едно поле.За да се одржи тоа,во табелите првото поле обично е идентификациско поле за табелата и во него се поставува примарен клуч. Неговата намена е да ги определува записите.Тој е најчесто Цел број чие својство Автом.вредност е поставено на ДА,со што авотматски се зголемува со секој нов внесен запис и практично ги брои редиците и записите во табелата. Овој клуч се поставува при дизајнирањето на табелата,со селекција на полето (најчесто тоа е првото поле) па со десно кликнување од паѓачкото мени се избира Примарен клуч. По неговото поставување се забележува знакот клуч на полето.
Зачувување на табелата По именување на полињата и поставување на примарен клуч табелата треба да се зачува, преку Датотека/Зачувај како.. и во дијалог прозорецот се задава името на табелата. Затварање на табелата Табелата можеме да ја затвориме на два начини и тоа: 1. со стандарниот начин на X 2. преку менито Датотека/Затвори
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци
Отварање табела за уредување Спомнавме дека табелите исто така можат и да се уредуваат.Тоа можеме да го постигнеме со отварање на базата,селектирање на објектот Табели и во прозорецот каде се излистани сите табели ја селектираме табелата.Потоа во менито Уредување/Уреди или со десно кликнување на табелата,па од паѓачкото мени ја избираме опцијата Уреди по што се отвара табелата за уредување во дизајн поглед. Бришење полиња За да се избришат полиња,прво се селктира редица па,потоа со десен клик на правоаголничето,пред редицата што сакаме да ја избришиме од паѓачкото мени,избираме Избриши или Уредување/Избриши. Додавање полиња Полињата се додаваат со допишување на крајот од табелата,Може и со десно кликнување,пред редицата,па од паѓачкото мени ја избираме опцијата Вметни редови, но и оваа опција не поставува со курсорот на крај од веќе напишаните редови. Релации меѓу табелите
1.Додавање табели Табелите треба да се поврзат,да се постават релации меѓу нив за потоа да може да се комбинираат податоци од повеќе табели. Потребно е во прозорецот на базата да го отвориме прозорецот за релации преку менито Алатки/Релации. Во него потоа се додаваат табелите,кои сакаме да ги поврзиме,а кои ги избираме од прозорецот Додавање табели,кој најчесто се отвора да го вклучиме во Вметнување/Додавање табели.Од него потоа се селектира првата табела,на пример,Книги,се кликнува на Додај и табелата и со тоа се внесува во прозорецот Релации.потоа се додава втората Ученици и така се додаваат сите по ред табели во прозорецот на релации кои треба да се спојат со релацијата. 2.Поврзување на табелите Најчести релации помеѓу табелите се: еден спрема еден и еден спрема повеќе.
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци Релацијата еден спрема повеќе конкретно за релацијата помеѓу табелите Книги и Зајмување подразбира дека насловот на една книга може да се најде во повеќе редици во табелата Зајмување. Тоа е нормално бидејќи од еден наслов може да има 10 исти книги и може да зајмат повеќе ученици и таа да биде запишана повеќе пати во табелата Зајмување. Поставувањето на релации се изразува преку полињата за врска. Релациите се користат за поврзување на колоните помеѓу табелите. 3.Уредување на релациите За да се избрише релацијата, на линијата од релацијата се кликнува со десен клик и се избира Избриши.За да се уреди релацијата се кликнува на Уреди, при што се отвара дијалог-прозорец,каде треба да се вклучат опциите означени претходно за да се ажурираат табелите во релацијата, доколку настане некоја промена во самите табели. 4.Пребарување податоци Многу лесно можеме низ базата на податоци да пребараме зададени податоци. Се отвара табелата во која сакаме да пребараме со двоен клик.Потоа се клика во полето каде треба да се најде податокот и се одбира опцијата Најди запис од алатникот.Во прозорецот што се отвара Барање запис се внесува текст,податокот што треба да се пребарува. 5.Филтрирање на податоци Филтрирање податоци користиме кога од мноштвото податоци потребни ни се само оние според некој зададен критериум.За да ги филтрираме податоците прво ја отвараме базата потоа со двоен клик се отвара табелата од која сакаме да ги користиме податоците и на крајот од алатникот се кликнува на опцијата Филтер при што ни се отвара нов прозорец.Во него се поставува условот за филтрирање т.е нашето барање по кое треба да се одделат податоците од останатите. 4.КРЕИРАЊЕ И РАБОТА СО ФОРМИ
Внесувањето податоци директно во табелите понекогаш може да претставува потешкотија,особено кога треба да се внесуваат податоци во повеќе табели и треба секоја поединечно да се отвори. За оваа цел да ни биде полесно го користиме објектот од базата на податоци т.е ги користиме Формите. Преку формите можеме да внесуваме податоци автоматски во една или во повеќе табели истовремено а може и да се одберат полиња во кои ќе бидат внесени податоци.Формите може да се креираат во дизајн-поглед , но и преку поедноставен начин односно со помош на волшебник.
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци 1.Внесување податоци преку формата Формата прво се отвара со двоен клик на името на формата или десен клик на именто на формата па Отвори.Потоа се кликнува во првото поле и се внесува податок.Низ полињата може да се движиме со TAB. Со внесувањето на податоците, истите ведаш се меморираат така да не е потребно дополнително меморирање на податоците, додека податоците од формата можат да се избришат со тастерот delete со тоа што истовремено се брише и записот од изворната табела. 2.Уредување на формата Откако ќе се креира формата таа исто така може да се уредува по желба и по потреба.Со десен клик на формата од паѓачкото мени се избира Уреди или од менито Уредување/Уреди. Контроли се сите елементи кои можат да се вметнат во формата како:полиња, текстуални записи,листи, полиња за потврда итн. 3. Креирање поле со листа Полињата со листи се употребуваат за да се олесни внесувањето податоци кои се повторуваат. За да не се запишуваат постојано, може еднаш да се дефинираат во листата и потоа само се избираат од неа. 4. Промена на тип на контрола Откако ќе се постави контролата во формата може да се менува нејзиниот тип. Да смениме тип на контрола од поле, во поле со листа.
5.БАРАЊЕ ИЛИ ПРАШАЊЕ ИЛИ ПРАШАЛНИК Барање претставува начин како одредена информација да ја извлечеме од базата на податоци. При креирање на барањето,може да се комбинираат податоци од повеќе табели или, пак и од други барања. Во барањето се внесуваат само оние полиња кои требаат за даденото барање,кои може да бидат поставени во различен редослед од оние кај табелата. Не мора сите полиња да бидат вклучени. Тоа е еден вид филтрирање и сортирање на податоците,со можност за поставување повеќе услови истовремено. 1.Креирање на барање -прво селектираме Барање во левиот панел -потоа од Задачи десно избираме Креирај прашање во преглед на дизајн за сами да ги поставиме потребните полиња за прашањето -додавање на табели или прашање ги избираме табелите и прашањата кои ни требаат за даденото барање со селеквија на името на табелата па на Додај -се поставува условот на барањето во редот Критериум и по него -барањето се зачувува преку Датотека/Зачувај. Од табелите се гледаат кои полиња ќе бидат видливи во барањето Алијас е име под кое полето ќе се прикаже во барањето, додека полето критеруим е услов кој се задава и по кои податоците се филтрираат од останатите и се филтрираат само тие. Во критериум можат да се постават релациони оператори <, >, <= или >= со кои се филтрираат податоците од полињата.Во критериум податоците се запишуваат во наводници “ “. Пример: Ако се стават само “ “ во критериум тоа значи да се прикажат сите записи во кои се
наоѓаат празни полиња
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци
2.Активирање на барањето Откако сме го креирале Барањето,треба да го погледнеме резултатот што сме го постигнале со барањето.Барањето треба да се активира,а тоа се изведува со отварање на барањето,со двоен клик на името или со десен клик на името,па Отвори. Резултатот ги прикажува само оние податоци кои сме ги зададиле со условот во барањето. Ако подоцна во табелата внесеме уште некој податок,тогаш при повторно отварање на барањето се добиваат нови резултати. Алијас е име под кое полето ќе се прикаже во барањето, додека полето критеруим е услов кој се задава и по кои податоците се филтрираат од останатите и се филтрираат само тие. Во критериум можат да се постават релациони оператори <, >, <= или >= со кои се филтрираат податоците од полињата
6.КРЕИРАЊЕ ИЗВЕШТАЈ Извештаите се објекти во кои податоците се организирани и групирани и во кои може да се додаваат и дополнителни текстуални полиња,логоа,слики така што се подготвени за финално печатење. Може да бидат креирани од полиња на табели или барања.Како и сите други објекти во базата и нив може да ги креираме а потоа и да ги уредиме. 1.Креирање извештај со волшебник -од панелот на Базата на податоци се избира Извештаи, а потоа од панелот со Задачи, Користи волшебник за креирање извештаи. -се дефинираат полињата што ќе ги содржи извештајот и може да се изберат од табелата или барање со префрлање на десната страна од прозорецот -во вториот чекор се избираат насловите на полињата за појасна претстава на некои полиња кои ги имаме поставено како кратенки во табелите -потоа се прави групирање на податоците,по кое ќе се појават во извештајот
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци -потоа резултатите може да се подредат -се одредува дизајнот и ориентацијата на листот -на крај барањето се зачувува на стандарен начин и се кликнува на Заврши.
2.Печатење извештај Ако сме задоволни со извештајот тогаш можеме да го печатиме.За печатење ја применуваме опцијата Датотека/Печати,по што се отвара прозорец Печатење каде може да ги дефинираме стандарните можности за печатење број на копии,ориентација на листот и сл.За брзо печатење ја користиме опцијата од алатникот Печати датотека директно.
СОУ Гимназија „Добри Даскалов“ Кавадaрци