Digitale korrekturprocesser - Workflow, systemer og standarder Jeanel Malou Landau, studerende Medieproduktion og Ledelse, Den Danske Medie- og Journalisthøjskole, Emdrupvej 72, 2400 København N 9. april 2010
Resumé Digitale korrekturprocesser kan mindske fejl og fremme både kvalitet og hensyntagen til miljø. KP2, der er en del af Kontrapunkt Group, har et konkrekt behov for at kunne tilbyde deres kunder, at det selv kan udføre rettelserne i stedet for at skulle i gennem grafikeren. Der er mange løsninger på markedet og dem der er mest relevante for KP2 er: Webproof, WeAllEdit, InDesign/InCopy og Woodwing Enterprise. Artiklens konklusion er en anbefaling til KP2 på at afvente en større investering, indtil der er klarhed over behov og faldgruber. Klarhed over, hvilket system der er bedst på lang sigt opnåes gennem brugertests, foretaget både af grafikere og andre der ikke normalt beskæftiger sig med grafiske opgaver.
Emneord Webproof, Adobe, InDesign, InCopy, WeAllEdit, Korrekturprocesser, WoodWing, SmartConnection, live tekstrettelser, PDF, ISO 14001, standardiseret produktion
1. Introduktion Korrekturprocessen er en betydelig del af de fleste opgaver inden for den grafiske branche. Det er en del af arbejdsprocessen som normalt varetages af grafikeren og kunden, som korrekturlæser, men det er ikke inden for grafikerens primære kompetenceområde. Ved at effektivisere korrekturprocessen og overlade den udførende del til kunden, vil virksomheden spare penge og frigøre grafikerens tid til layout/design opgaver. Denne artikel vil beskæftige sig med forskellige systemer der kan anvendes til et korrekturworkflow. Standarden for korrekturprocesser er i skrivende stund baseret på Adobe PDF og de funktioner, der ligger deri, er primært kommentarer indsat i PDF’en. Informationsudvekslingen er mail-baseret og der ingen standard for struktur eller versionering. Det er ikke nødvendigvis et problem, hvis man beskæftiger sig med et layout der indeholder elementer/objekter og ikke tekst, som f.eks. emballage, postkort og visitkort. Korrekturprocessen for mere teksttunge projekter som f.eks. kataloger, brochurer og rapporter kræver mere tid og korrespondance og der kan nemt opstå forvirring og dermed fejl. Formålet med digitale korrekturprocesser er primært at minimere fejl og omkostninger og højne kvalitetsniveauet. Der findes en stor diversitet af systemer til korrekturprocesser, derfor tages der i denne artikel udgangspunktet i Graphic team i virksomheden KP2, som er en del af Kontrapunkt Group. Graphic team beskæftiger sig med layout og rentegning af årsrapporter, periodica, brochurer, kataloger, flyers m.m. og de vil gerne kunne tilbyde deres kunder en lettere korrekturproces. En optimeret korrekturproces vil for KP2 betyde, at de kan differentiere sig fra deres konkurrenter og skabe en merværdi for kunden, det vil samtidig også betyde signifikante omkostningsbesparelser og færre fejlkilder. Der er ca. 6 grafikere og 2 projektledere i Graphic team. Der findes ikke nogen ISO standard indenfor layout- og tekstkorrektur, som er det emne denne artikel primært vil beskæftige sig med. At digitalisere korrekturprocesser kan dog kobles op på andre standarder. Progammer og systemer, der anvendes kan være defacto standarder, hvis de er anerkendte og udbredte indenfor branchen. Desuden betyder digitale korrekturprocesser, at der spares betydelige mængder print. Papirbesparelser gennem digitalisering vil være en relevant og målbar del af en virksomheds handlingsplan indenfor ISO 14001 miljøledelse. KP2 er ISO 14001 certificeret og det vil derfor være naturligt, at de vælger digitale korrekturprocesser både for at effektivisere deres arbejdsproces og som en del af deres miljøpolitik. En optimeret korrekturproces vil forhåbentligt også medføre færre fejlkilder og dermed øget kvalitet, hvilket hører sammen med ISO 9001, kvalitetsledelse, og kan være et centralt mål for virksomheden i deres handlingsplan for kvalitet. KP2 er også
1
ISO 9001 certificeret. Formålet er også at den enkelte virksomhed får en standard for, hvordan de håndterer korrekturprocesser, som er defineret og implementeret i virksomhedens workflow.
2. Metode og eksperimental struktur Først og fremmest foretages der en indledende research for at finde frem til, hvilke korrektursystemer der findes. Denne research vil foregå udfra eksisterende viden om KP2’s behov og erfaringer derfra. Ud fra de systemer, som findes på markedet vil det være nødvendigt at lave en udvægelse, der går forud for udvælgelsen efter nedenstående kravspecifikation. Derfor vil resultaterne i afsnit 3. være udvalgte systemer, hvor andre er blevet sorteret fra efter en kort research. Denne artikel går i dybden med de systemer, der er mest relevante for KP2. Frasorteringen af systemer vil være ud fra to hovedkriterier: · Systemet skal være kompatibelt med Mac og PC · Det skal være muligt for korrekturlæseren at rette direkte i InDesign dokument og dermed er et godt samspil med InDesign nødvendigt Den egentlige kravspecifikation bliver uddybet i afsnit 2.1 og vil danne basis for den videre udvælgelse. Specifikationen er udarbejdet gennem interviews med nøglepersoner fra KP2. Den vil indeholde, de krav KP2 har til et korrektursystem samt med angivelse af hvilke elementer, der er “need-to-have” og hvilke der er “nice-to-have”. Ud fra disse kriterier vil det være muligt at danne sig et overblik over funktionaliteterne. En anden vigtig parameter er prisstrukturen for løsningen og dermed også hvilken løsning, der på længere sigt vil være mest omkostningsbesparende for KP2. For at lave en systematisk fremgangsmetode, vil et system få 2 point for at opfylde et “need-to-have” punkt og 1 point for et “nice-to-have”, på den måde vil der blive skabt et overblik over funktionaliteterne. Udover kravspecifikation vil der være andre faktorer end funktionaliteterne, som har indflydelse på hvilket system, der er bedst for KP2. Det er bl.a. følgende parametre: · Brugervenlighed · Opsætning (tid/penge) · Uddannelse af brugere · Samspil med eksisterende systemer Disse parametre er sværere at måle på og det er derfor også nødvendigt at lave en vurdering af hvert enkelt system udover de optalte point. Dernæst vil det også være nødvendigt at tage det økonomiske perspektiv i betragtning. Mange af disse systemer kan købes i moduler og sammensættes efter virksomhedens behov. Her kan opdelingen i “need-to-have” og “nice-to-have” igen anvendes, da det vil gøre det nemmere af frasortere mindre væsentlige funktioner hvis de har stor økonomisk vægt. I så vid udstrækning som det er muligt vil systemerne blive afprøvet og fordele og ulemper vil blive opridset og lade det indgå i vurderingen. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at teste systemerne, vil andre brugeres erfaringer med systemet blive inddraget. 2.1 Kravspecifikation Krav
Need-to-have
Kompatibel med Mac og PC
X
Samspil med InDesign, rette direkte i dokumentet
X
Samspil med Adobe PDF
Nice-to-have
X
Live tekstrettelser af korrekturlæser
X
Flere brugere på samme tid
X
Muligt at begrænse brugeradgang (låse sider/elementer)
X
Historik over rettelser
X
2
Krav
Need-to-have
Det skal være meget tydeligt når der blevet foretaget en ændring så grafikeren har mulighed for at gennemse dokumentet
Nice-to-have
X
Oversættelse
X
Highligtning af tekst
X
Søg i dokument
X
Arkiv over jobs
X
Hosting løsning
X
Besked via mail eller anden form for notifikation når ny version er opdateret
X
Overblik over projekter ved login
X
Markering af alle ændringer på en side (evt. med farve)
X
Nemt at oprette brugere, både midlertidige og varige
X
Webbaseret og tilgængeligt via internet (ftp er også en mulighed)
X
Tydelig markering af tekstrettelser
X
Samspil med et program der kan vise notifikationer når der er opdateringer så man undgår emails (f.eks. growl)
X
Sikkerhed
X
Deling af fonte uden installering
X
3. Resultater Følgende systemer er udvalgt efter den første frasortering: Webproof 1 Webproof er primært lavet med henblik på redaktionelle virksomheder og har samspil med produktionsdelen. Det indeholder flere funktioner end, hvad der er relevant for KP2. KP2 bruger allerede Webproof, men primært i Consumer team, som arbejder med emballagedesign og produktion. De to teams i KP2, Graphic team og Consumer team, har derfor vidt forskellige behov, men det er meget hensigtsmæssigt både i forhold til indlæring, support og økonomi at systemet allerede er i huset. Den udgave af Webproof som KP2 ville skulle investerere i mulighed for 100 brugere, hvilket er langt over, hvad de har behov for, men det en fordel fordi det ikke er en hindring at køre flere projekter samtidig. Livetekstrettelserne er kun en del af Webproofs Platin pakke, som indeholder langt mere end hvad KP2 ellers har behov for, derudover er det også et tilkøbsmodul. Det kræves at der er en InDesign licens der kan installeres på en PC samt Webflow, der udbydes af Webproof. Fordele
1
Ulemper
Veletableret og brugervenligt
Man skal uploade dokumenter
Webbaseret = ingen installationer
Mange unødvendige funktioner
Kun ét upload
Kræver en PC maskine til at installere Webflow på og en arbejdsdag til opsætning
www.webproof.com
3
Point 31
Fordele
Ulemper
100 brugere
Høj månedlig ydelse
Kan anvendes af hele KP2
Unødvendige funktioner
Pris: · Opsætning: · Månedlig ydelse:
Point
7.500 kr. 6.000 kr. for platin modellen og derudover 1.500 kr. for InDesign Live tekstrettelser. Totalt 7.500 kr. pr. måned. Ja, med prøvelicens.
Test af system:
WeAllEdit2 Systemet udbydes af Languawire, som er en nordisk virksomhed, der arbejder med oversættelser. WeAllEdit er et forholdvis nyt system og deres fokus er “keep-it-simple”3 . Den oprindelige tanke med systemet var at gøre det nemt at lave flere versioneringer af et dokument og dermed forbedre flowet i projekter hvor et dokument skal forekomme på flere forskellige sprog. Systemet er InDesign baseret og understøtter liveopdatering af rettelser. En meget anvendelig funktion ved WeAllEdit er at det opretter en “change report” der indeholder korrekturlæserens rettelser samt kommentarer til layoutet, med farvemarkering og sidetal på de ændrede sider. 4 Fordele
Ulemper
Nemt at bruge
Man skal oploade og hente dokumenter
Webbaseret = ingen installationer
Nødvendigt at installere fonte
Point 32
Ubegrænset antal korrekturlæsere
Pris: · Opsætning: · Månedlig ydelse:
0 kr. 3000 kr. for 2-3 projektledere (administratorer) og et ubegrænset antal korrekturlæsere (editors) Ja, med prøvelicens.
Test af system:
InDesign 5 / InCopy 6 / Dropbox 7 el. FTP server InDesign er et professionelt layout- og designprogram fra Adobe. InCopy er et skrive- og redigeringsprogram, der kan integreres med Adobe InDesign for at muliggøre samarbejde mellem grafikere og korrekturlæsere. Dropbox er et gratis webbaseret fildelingsværktøj, hvor der er mulighed for at få en mappe lokalt på computeren. Fordele
Ulemper
Grafikere er allerede uddannet i InDesign
Man skal uploade og downloade dokumenter
Virksomheden kan selv foretage opsætning
InCopy og fonte skal installeres på korrekturlæsers maskine Større risiko for Mac vs. PC problemer
2
www.WeAllEdit.com
3
Ole Presskorn, WeAllEdit
4
http://mediegruppen.WeAllEdit.dk/Cases.aspx
5
http://www.adobe.com/dk/products/indesign/
6
http://www.adobe.com/dk/products/incopy/
7
www.dropbox.com
4
Point 21
Pris: · InDesign: · InCopy: · Dropbox: · FTP:
Er indkøbt 2.800 kr. 550 kr. pr. år med 50 GB serverplads Gratis hvis man har plads, ellers skal man skaffe mere plads som kan være omkostningsfuldt 5.000-10.000 kr. Nej, men løsningen er tidligere anvendt i KP2 ved et projekt og der er derfor en vis kendskab til systemet og faldgruber
Test af system:
InDesign / InCopy / WoodWing Enterprise8 Woodwing Enterprise er et redaktionelt system, der binder InCopy og InDesign sammen. Det er serverbaseret og kræver installation. Det er muligt enten at foretage en stor investering og købe systemet eller leje det. Den månedlige ydelser bliver sammensat alt efter hvor mange brugere, der skal være af systemet og om de skal kunne bruge det gennem InCopy eller i en webbaseret løsning. Fordele
Ulemper
Fungerer som et plugin i InDesign og ryger direkte på en server
Skal installeres på server hos KP2
Der er ubegrænset antal brugere, så længe de ikke er på samtidig
Fonte skal installeres
Høj sikkerhed
Dyr opstart
Pris: · InDesign: · InCopy: · Licens til Incopy: · Licens til web: · Licens til InDesign: · Opsætning & kursus: · Server: Test af system:
Point 26
Er indkøbt 2.800 kr. 1.497 kr. for 3 samtidige brugere 759 kr. for 3 samtidige brugere 998 kr. for 2 samtidige brugere 20.000 + 5.000-10.000 kr. (medmindre virkesomheden har en server hvor der er plads) Nej.
4. Diskussion På trods af at udbyderne af alle systemer lover, at der er ikke er nogen problematik i at arbejde på tværs af platforme (Mac og PC), viser det sig i praksis at skabe en del problemer. I forhold til InDesign/InCopy har det været et problem i forhold til navngivning af filer, fordi InDesign navngiver de enkelte syntakser udfra bl.a. tekstindholdet i den enkelte syntaks. Hvis indholdet indeholder ÆØÅ og filerne har fået et navn der indeholder ÆØÅ kan det ske at InCopy ikke kan relinke eller finde filerne, hvorfor der ikke kan redigeres i dem. For sikre og skabe yderligere afklaring over hvilket system, der er mest brugbart for KP2 vil det derfor være nødvendigt at foretage flere brugertests. Det er vigtigt at de brugerne, der skal teste systemerne er udvalgt repræsentativt, det vil sige at der er også er respondenter i blandt, som ikke er bekendt med InDesign eller andre grafiske programmer. Det vil skabe et mere realistisk billede af, hvordan det er for kunden at bruge et korrektursystem. Implementering af nye systemer handler ikke kun om hvilke funktioner, der er nødvendige og ikke nødvendige, det handler også om de ansattes og kundernes indstilling til forandringer. Adgangsbarrierer kan være svære at forudse og det vil derfor være klogt at undersøge og kortlægge hvilke adgangsbarrierer der er før implementering af et nyt system. Det kunne f.eks. indebære, at virksomheden tester de forskellige systemer på en fokusgruppe, bestående af grafikere og personer, som ikke har kendskab til den grafiske branche eller arbejdsgangene heri. En væsentlig adgangsbarriere for virksomhed vil sandsynligvis være tid. Den tid de skal bruge på at undersøge og teste systemet, oplære medarbejdere og oplære kunden. 8
http://www.trigono.dk/produkter/woodwing/woodwing-enterprise-7/
5
Den 12. april 2010, få dage efter at denne opgave er afleveret, bliver Adobe Creative Suite 5 lanceret. Det betyder nye funktioner i InDesign som måske vil ændre på den måde man kan udføre korrekturprocesser. Måske bliver det en mere integreret del af InDesign og måske bliver de eksisterende systemer på markedet nødt til at indpasse sig efter det. Det kan derfor anbefales at KP2 afventer en eventuel investering eller udvidelse indtil der er fuld klarhed over de kommende funktioner i Adobes programmer. Andre aspekter der ville være relevante at medtage i vurderingen er videreudvikling af systemerne. Udbydes systemet af en virksomhed der er på forkant med den teknologiske udvikling og har de økonomisk råderum og ekspertise til at videreudvikle systemet? Det er svært at vurdere, men et pejlemærke kan være virksomhedens historik og hvad de har under udarbejdelse indenfor andre områder. Det kan være svært for en virksomhed der har meget ringe erfaring med digitale korrekturprocesser i praksis at vurdere hvilket system, der er mest anvendeligt for dem. En testperiode af et system vil skabe klarhed over hvilke behov der er i det daglige og hvilke faldgruber der er.
5. Konklusion Det kan klart anbefales at anvende et system/program til digitale korrekturprocesser. Det kræver dog med alle systemerne at virksomheden har tid til at sætte sig ind i systemet og uddanne medarbejdere. Man skal være forberedt på opstartsvanskeligheder, især med InDesign/InCopy. Webproof er i forhold til de andre systemer et dyrt system, der binder virksomheden til en høj månedlig ydelse. Derudover er der heller ikke mulighed for at købe systemet som en engangsinvestering - det er selvfølgelig klogt fra Webproofs side fordi det sikrer dem konstante indbetalinger, men dyrt for KP2. Fordelen ved at anvende webproof er for KP2 at systemet kan anvendes i begge teams og at det allerede er forholdsvis implementeret. Det vil derfor kun være en fordel at skifte til et andet system, hvis det andet team, Consumer team, også vil kunne anvende dette system. Det vil i så fald kræve en analyse af deres behov og derefter en yderligere udvælgelse. Derudover er det vigtigt at KP2 vælger et system, som udbydes af en virksomhed der er i vækst oog udvikling. At være på forkant, med den teknologiske udvikling vil styrke KP2’s position på markedet og de skal vælge en leverandør der kan udnerstøtte den position. Konklusionen er at KP2 her og nu bør vælge et system, der kræver et minimun af uddannelse af både grafikere og korrekturlæsere (kunden). Efter et par projekter vil erfaringen med digitale korrekturprocesser, hvilke projekter det med fordel kan anvendes på og hvilke faldgruber være øget. Det vil gøre det muligt at foretage et valg der er bedre for KP2 på lang sigt. Artiklens anbefaling til KP2 er at vælge et system, der har lave opstarts-/ installeringsomkostninger. Dermed kan de bedre forsvare at teste et system over en kortere periode inden de foretager et endeligt valg og investering. Konklusionen er at WeAllEdit er det bedste opstartssystem for KP2. Det er nemt, brugervenligt, billigt, kræver ingen installering og meget lidt uddannelse. Det har en stærk integration med InDesign og stemte også overens med kravspecifikationen på næsten alle punkter. Det er vigtigt at KP2 skaber deres egen standard for korrekturprocessen og derigennem øger deres effektivitet og anvender systemet som et værktøj til at fremme kvalitet og mindre fejl.
6. Referencer, Kilder, Litteratur Referencer Ole Presskorn, WeAllEdit.com Peter Gersman, Trigono.dk Jan Adeltoft,Webproof.com Websites/kilder www.adobe.com www.webproof.com www.wealledit.om www.pressport.dk www.agi.dk www.grafiskworkflow.dk www.trigono.dk www.woodwing.com www.dnv.dk
6