La responsabilità amministrativa degli enti

L’approccio operativo all’implementazione ed all’aggiornamento del Modello 231

L’approccio al D. Lgs. 231/01

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Il d.lgs. 231/2001 ha introdotto nel nostro ordinamento la nozione di responsabilità “amministrativa” degli enti (persone giuridiche, le società, le associazioni anche non riconosciute, consorzi) per specifici reati commessi da persone riconducibili all’organizzazione aziendale.

La responsabilità ha natura sostanzialmente penale perché:  è derivante da reato;  viene accertata con procedimento penale;  comporta l’applicazione di sanzioni particolarmente afflittive (sino all’interdizione definitiva dall’esercizio dell’attività).

Presupposto necessario della responsabilità dell’ente associativo è che il reato sia commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente stesso.

Non rientrano dunque nell’ambito di detta responsabilità i reati commessi esclusivamente nell’interesse o a vantaggio del loro autore materiale.

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L’evoluzione L evoluzione del Decreto 231/01 2001-2005

2006-2007

2008-2011

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Gestite attraverso

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Per rispondere alle esigenze dei clienti, l’approccio al progetto viene personalizzato partendo dal seguente schema:

OBIETTIVI

Individuare le “attività sensibili”, i relativi Process Owner e programmare le diverse attività progettuali

Mappare le “attività sensibili” e i relativi meccanismi di controllo in essere

Individuare le opportunità di miglioramento e definire un piano di remediation

Predisporre/aggiornar e il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo articolato in tutte le sue componenti

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Obiettivi  Individuare le “attività sensibili” ed i relativi Process Owner e, di conseguenza, programmare le diverse attività progettuali (“planning”) Attività  Avvio del Progetto: Sviluppo e condivisione degli standard di reporting periodico e piano temporale del progetto Definizione ruoli e responsabilità del progetto Definizione e condivisione degli standard di controllo Kick off meeting di presentazione del Progetto  Comprensione del sistema organizzativo: Raccolta ed analisi della documentazione societaria/organizzativa ed individuazione dei Key Officer Analisi del sistema di deleghe Pianificazione delle interviste con i Process Owner individuati

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Obiettivi  Mappare le “attività sensibili” e i relativi meccanismi di controllo in essere Attività  Individuazione e valutazione delle aree di rischio previste dai D.Lgs. 231/01  Interviste per la rilevazione e valutazione preliminare del sistema di controllo esistente a fronte dei rischi individuati  Formalizzazione e condivisione di una mappa delle aree sensibili con la rilevazione e valutazione preliminare dei controlli e degli elementi di compliance esistenti rispetto ai rischi/reati potenziali

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La mappatura delle attività sensibili è fatta con l’obiettivo di identificare dentificare i protocolli di controllo esistenti, secondo quanto previsto dalle Linee Guida di Confindustria e, se presenti, da quelle specifiche di settore.

In particolare, la mappatura ha l’obiettivo di identificare i seguenti standard di controllo:  Esistenza di procedure che definiscano ruoli, responsabilità ed attività nell’ambito del processo sensibile.  Adeguata segregazione del processo, realizzata attraverso il coinvolgimento di funzioni diverse nella fasi di esecuzione, controllo ed autorizzazione.  Esistenza di un sistema di deleghe e procure che assegna ai vari soggetti coinvolti nel processo in oggetto gli ambiti di autonomia a livello economico.  Esistenza di un sistema che garantisca la tracciabilità ex post dei principali rapporti avuti con funzionari pubblici nel corso dello svolgimento del processo sensibile

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Obiettivi  Individuare le opportunità di miglioramento e definire un piano di remediation Attività  Analisi comparativa tra il modello organizzativo e di controllo esistente (“AS IS”) ed il modello astratto di riferimento (“TO BE”) ai sensi del D.Lgs. n. 231/01  Individuazione delle azioni di miglioramento dell’attuale sistema di controllo  Individuazione delle aree di miglioramento dell’attuale modello organizzativo, se già implementato  Confronto con l’OdV sulle possibili azioni di miglioramento  Condivisione delle possibili azioni di allineamento con il Management  Predisposizione di un action plan delle azioni condivise che identifica attività, priorità, responsabilità e tempi delle singole azioni

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La fase di Gap analysis è svolta con particolare attenzione all’individuazione sia di sinergie sia di opportunità di miglioramento dei processi esistenti in termini di efficienza degli stessi, nel rispetto dei requisiti richiesti dalla normativa.

In tale ottica, possono essere segnalate anche eventuali opportunità di miglioramento dei processi che, pur esulando dal tema 231, sono ritenute utili per la Società.

Il piano d’azione ha l’obiettivo di supportare la Società nella definizione delle priorità e nella stima delle tempistiche delle azioni da implementare.

Elemento critico di questa fase è la piena condivisione delle azioni identificate con il Management della Società.

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Obiettivi  Predisporre/aggiornare il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo articolato in tutte le sue componenti Attività  Predisposizione/aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01, articolato in tutte le sue componenti con le relative regole di funzionamento, potenzialmente idoneo alla prevenzione dei reati e personalizzato alla realtà aziendale secondo le disposizioni del D.Lgs. 231/01 e le linee guida di Confindustria.

Il documento riassume quanto definito nelle fasi precedenti descrivendo le aree sensibili ai fini 231 individuate, i meccanismi di controllo generali e specifici che si intendono adottare per prevenire gli specifichi rischi per ciascuna area (procedure adottate, sistema sanzionatorio, flussi di comunicazione tra organismo di vigilanza e gli altri attori ecc.).

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Al fine di garantire il buon esito del progetto, l’organizzazione raccomandata prevede i ruoli riportati a fianco.

Tale struttura può essere personalizzata sulla base delle specifiche esigenze del cliente.

Evidenziamo comunque l’importanza di avere un Project Sponsor di adeguato livello organizzativo ed un referente interno di progetto che affianca i consulenti in tutte la fasi.

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Riportiamo di seguito una stima dell’impegno previsto per le risorse coinvolte nel progetto: Fase Fase 1 – Planning

Fase 2 - Documentazione

Funzioni coinvolte Responsabile di progetto Funzioni di business Funzioni corporate

Attività

Impegno

Supporto raccolta documentale e pianificazione incontri

2 incontri di pianificazione e supporto organizzativo continuativo

Interviste di mappatura e condivisione

Circa 2 ore per intervista e breve incontro di condivisione

Fase 3 – Gap analysis

Responsabile di progetto

Analisi e condivisione risultati

2 incontri di condivisione dei risultati

Fase 4 - Modello

Responsabile di progetto

Condivisione della bozza di Modello

2 incontri di condivisione del Modello

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