Vejledning til den fælles kontaktdatabase Rev. 2010/03/19 - Ole Stauning I foråret 2009 indførte vi en fælles kontaktdatabase. Hensigten var heri at samle en ældre, delvist fælles Access-database og flere individuelle løsninger, samt de selvtilmeldte modtagere af skolens nyhedsbrev, på ét sted, hvor alle medarbejdere kunne få adgang til de registrerede oplysninger, og hvor ansvaret for vedligeholdelse ligeledes var delt ud på flere. Der importereredes data fra de gamle systemer og oprettedes dertil en hel del nye poster, således at antallet af registrerede kontakter hurtigt nåede op på over 3.000. Kvaliteten af data var imidlertid meget svingende, idet en del af det importerede materiale var af ældre dato og/eller med meget sparsomme oplysninger. Der blev iværksat en intensiv indsats for at rydde op inden basens ibrugtagning i forbindelse med dimission og afgangsudstilling i juni 2009. Det var dog ikke tilstrækkeligt til at nå til bunds i ajourføringen af de mange poster. Derfor er det særligt vigtigt, at de medarbejdere, der står som ansvarlige for de enkelte kontakter, bidrager til at tjekke at de er ajour og fortsat relevante. Ligeledes skal nye kontakter løbende tilføjes til basen for at den skal bevare sin værdi.
1. Adgang til kontaktdatabasen Kontaktdatabasen er tilgængelig efter login på Designskolen Koldings intranet via et menupunkt Kontaktdatabase i venstre spalte. Alle fastansatte medarbejdere (men ikke studerende og andre med intranetadgang) kan søge i den og trække resultater ud, f.eks. til udsendelse af email til en gruppe af kontakter. Derimod skal man være medlem af gruppen “Kontaktbaseredaktion” (en sikkerhedsgruppe i Active Directory) for at have adgang til at foretage ændringer. Februar 2010 er følgende medarbejdere med i gruppen: AF, AG, BBH, HTA, HJH, KP, KB, LB, LW, LWJ, LNN, OLS, SRS og sidst men absolut ikke mindst VS. Ved behov for ændringer i denne gruppe kontaktes IT-administrationen. 2. Vejledning i søgning Figur 1 viser, hvad man ser, når man går ind i kontaktdatabasen. Det antages automatisk, at formålet er at foretage en søgning og udtrække data, f.eks til adressefeltet på en email. Med andre ord, så kan man ikke få adgang til data uden først at foretage en søgning. Øverst er der dog links til at oprette en eller flere nye kontakter og til at supplere listen med “Abonnementer”. Dette gennemgås i afsnit 4. Som udgangspunkt søger man i alle “Eksterne kontakter”. Det vil normalt ikke være relevant at søge i “Interne kontakter”, da det drejer sig om personer, der er registreret i vores Active Directory og er placeret på distributionslister heri. Benyt derfor oversigten over Vejledning til den fælles kontaktdatabase
Side 1