CIRCULAR INFORMATIVA REGLAMENTO VERI*FACTU
Apreciado cliente,
Cumpliendo con nuestra voluntad de mantenerles informados de todas las novedades en materia tributaria, mediante la presente circular le recordamos que, a partir del 1 de enero de 2026, será de APLICACIÓN OBLIGATORIA el Reglamento por el que se establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación, el por todos conocidos como Reglamento VERI*FACTU, aprobado por Real Decreto 1007/2023, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y, a partir del 1 de julio de 2026, para el resto de obligados (contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas).
El objetivo de esta nueva normativa es asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación realizados por vía informática. Toda transacción comercial debe estar amparada por la expedición de una factura y por la consiguiente creación de un registro informático, que no podrá ser alterado posteriormente, salvo que se registre la correspondiente anotación de la modificación (por ejemplo, mediante la expedición de una factura rectificativa).
Por tanto, todos los sistemas y programas informáticos de facturación deberán garantizar:
• Que los registros de facturación estén completos y no puedan sufrir alteraciones encubiertas.
• Su adecuada conservación, accesibilidad y legibilidad durante el plazo exigido por la normativa tributaria.
• La trazabilidad de todas las operaciones con capacidad para identificar el origen y modificaciones de los registros.
• La inalterabilidad de los registros, siendo cualquier modificación detectada e identificada por el sistema.
Igualmente, a cada factura expedida deberá asociarse automáticamente un registro de facturación ("registro de alta").
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El Reglamento permite optar entre dos modalidades técnicas:
• Sistemas de emisión de facturas verificables o Sistemas VERI*FACTU, que remiten de forma automática y segura, por medios electrónicos, todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Estos sistemas se presumen conformes por diseño con los requisitos técnicos y eximen al obligado tributario de realizar copias electrónicas para entregar a la Administración, al quedar toda la trazabilidad en poder de esta.
• Sistemas informáticos que no remiten registros automáticamente: en este caso, el obligado tributario deberá garantizar que, en el momento de un eventual requerimiento, los registros se encuentren accesibles, descargables y legibles para la Administración Tributaria, la cual podrá personarse en las instalaciones donde se encuentre instalado el sistema, exigiendo el acceso completo a todos los registros e incluso requiriendo su descarga o remisión electrónica en los términos legalmente establecidos.
Se recuerda que la opción por el sistema VERI*FACTU se entenderá realizada por el hecho de iniciar la remisión automática y sistemática de los registros; estaopción semantendrá, al menos, hasta el final del año natural en curso.
Los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación deberán:
• Generar automáticamente un registro de facturación por cada factura expedida, con el contenido y formato legalmente exigidos.
• Incorporar mecanismos de seguridad como el "hash" (huella digital) para proteger frente a modificaciones indeseadas de los registros.
• Considerar la existencia de un registro de eventos que recoja cualquier interacción relevante con el sistema que pueda afectar a la validez de los registros.
• Contar con una declaración responsable expedida por el productor o desarrollador del sistema informático, asegurando la total adecuación del producto a los requisitos técnicos del Reglamento. Dicha declaración responsable debe constar en el propio sistema y estar disponible en la adquisición del producto tanto para el cliente como para el comercializador. Este documento podrá ser exigido tanto por la Administración como por los usuarios.
A partir de la entrada en vigor del citado Reglamento VERI*FACTU, todas las facturas expedidas mediante sistemas informáticos deberán incluir obligatoriamente un código QR que permita, tanto al destinatario de la factura como a la propia Administración Tributaria, identificar y cotejar la información fiscal relevante asociada a la misma. Adicionalmente, si el sistema funciona en modalidad VERIFACTU, la factura deberá contener la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
Recuerde que las hojas de cálculo u otras utilidades informáticas (Word, Excel, etc.) podrían quedar comprendidas en el ámbito de obligación si se utilizan para procesar, conservar o generar listados de facturación.
No obstante lo anterior, aquellos contribuyentes acogidos al SII, así como, a ciertos regímenes especiales de IVA, como el régimen simplificado o de recargo de equivalencia para operaciones concretas, quedan excluidos del ámbito de aplicación del Reglamento VERI*FACTU
Por último, les advertimos que tanto la tenencia como la utilización de sistemas informáticos que NO cumplan los requisitos exigidos será considerada infracción grave y conlleva la imposición de sanciones muy significativas. La fabricación y comercialización de software inadaptado puede conllevar multas de hasta 150.000 € por cada tipo de programa/sistema y ejercicio afectado, así como multas de 1.000 € por la falta de certificación del software. Además, la mera tenencia de sistemas informáticos que no cumplan los requisitos puede ser sancionada con multas de 50.000 € por cada ejercicio.
Por todo lo anteriormente expuesto, les recomendamos que:
• Revisen sus sistemas de facturación actuales y contacten con sus proveedores tecnológicos para asegurar que, antes del 1 de enero de 2026, los mismos están adaptados según la nueva normativa VERI*FACTU y que disponen de la correspondiente declaración responsable.
• En caso de desarrollar su propio software, procuren la adaptación y certificación, conforme a Reglamento y la Orden Ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas y cuya entrada en vigor y plazos deben ser tenidos en cuenta para cumplir con las fechas señaladas.
• Adopten procedimientos internos para que el personal implicado en la expedición de facturas conozca y aplique los nuevos protocolos, en especial los relativos a la inclusión del QR y la mención VERI*FACTU.
• Consulten con su asesoría fiscal o con nuestro despacho ante cualquier duda relativa a su caso particular o situaciones especiales del sector, actividad o territorio.
• Modifiquen o actualicen los manuales internos de procedimiento y archivo para la correcta conservación, legibilidad y recuperación de registros de facturación ante eventuales comprobaciones e inspecciones de la Agencia Tributaria.
El equipo de Gabinete Enrique de la Orden estará encantado resolver cuantas dudas o comentarios que tengan sobre el contenido de la presente circular informativa.
En Barcelona, a 22 de septiembre de 2025.
Sandra de la Orden