Méně známé, ale rozšířené aplikace které pomáhají v práci

JANA MICHLOVÁ

Ideální pracovní tým je dokonale zorganizovaná, sehraná a synchronizovaná skupina pečlivých a pilných lidí s kompletními informacemi o všem, co ke své práci potřebují. Ve skutečnosti to nikdy není takhle přímočaré ani jednoduché, ale mimo jiné i díky elektronickým pomocníkům se můžeme takovému pracovnímu ideálu snažit aspoň přibližovat.

Je úplně jedno, v jakém oboru pracujete – různé aplikace a nástroje existují už pro všechna odvětví, ať už je vaším oborem výroba šroubků, prodej květin, nebo správa sociálních sítí. Navíc pro úplně všechny obory je nejdůležitější jedna věc: organizace. Kvalitní organizace času, lidí, zdrojů i úkolů je v práci jednou ze stěžejních věcí – naprosto právem tedy existuje nejvíc aplikací, které se věnují právě tomuto aspektu. Nástrojů je samozřejmě mnohem víc a umějí pomáhat způsobem, který nás někdy docela překvapí. Možná některé z následujících aplikací, které nejsou až tak rozšířené, používáte i vy.

Monday.com

Jednoduchý a intuitivní pracovní operační systém, švýcarský nůž mezi manažerskými nástroji. Pomáhá při organizaci projektů, nastavování cílů i procesů. Nabízí jednoduchý způsob, jak organizovat libovolný tým a libovolný projekt a současně udržovat transparentní pracovní prostředí.

Základním stavebním prvkem je takzvaný board neboli nástěnka, na kterou umístíte skupiny (činností), kterými se chcete zabývat. Každá z nich se dělí na sloupce (třeba datum, organizátor, status projektu) a řádky, které se věnují jednotlivým činnostem nebo úkolům. Pro začátečníky zde existuje celá sada šablon, na jejichž základě se můžete naučit organizovat svoje projekty přesně tak, jak jste si vždycky představovali.

Celý tým má přehled o projektu, na němž pracuje, a současně každý přesně ví, která část mu byla přidělena a jaké jsou termíny. Jako bonus ke každému úkolu lze přidávat poznámky, feedback, komentáře, nebo dokonce, ehm, smajlíky.

Monday.com dokáže být užitečným pomocníkem manažerů prakticky v libovolném oboru, protože nabízí i sledování času stráveného na úkolech, přehledné dashboardy včetně sledování rozpočtů a několik možností interpretace dat.

Codingteam

Platforma určená programátorům, a zejména celým týmům. Codingteam se označuje za takzvanou kovárnu, kde vznikají ty nejlepší práce; umožňuje nejen koordinovat práci prostřednictvím internetu, ale také vytvářet kolektivní kód a v neposlední řadě se zviditelnit.

Codingteam nabízí celou řadu nástrojů zaměřených na vývoj, například systém pro sledování chyb. Díky němu je umožněna systemizace chyb a následné uploady oprav. Dalším zajímavým nástrojem je překladatelský systém, který převádí kód z jednoho jazyka do jiného, a programátoři si tak rozšiřují znalosti.

Notion

Notion je nástroj, který je vhodný pro malé a střední firmy i jednotlivce s bohatým životem a potřebou mít všechno dokonale zorganizované. Tato aplikace úplně bourá představu, že by měl být jeden program na dokumenty, druhý na tabulky a třetí na prezentace. Notion dává k dispozici de facto prázdný prostor, v němž si vybudujete vlastní systém. Na druhou stranu ale tento přístup očekává, že víte, co chcete.

Základním stavebním kamenem aplikace je blok. Notion je jako lego, prostě si z bloků sestavíte přesně to, co potřebujete. Můžete začít třeba základními projekty, je možnost si na úvodní obrazovce rozdělit den do bloků a v nich teprve organizovat činnosti, rozdělit bloky na minulost, současnost a budoucnost, prostě záleží to jen na vás.

Systém jednotlivých bloků neboli stránek si vytvoříte tak, jak potřebujete, v libovolně hluboké struktuře a s propojenými tabulkami, můžete mít i adresáře, kalendáře, to-do listy. Pak už jen nastavíte práva členům svých

týmů a pustíte se do práce; spolupráce, komentování, tvoření, evidence, to už je na vás.

Grammarly

Každý se občas překlepne, někdo má problém se správným psaním, a zejména v angličtině, kterou spousta z nás běžně komunikuje, není úplně jednoduché psát bez chyb. A proto je tu Grammarly, aplikace, která dokáže kontrolovat psaný anglický text – ať už píšete dlouhý text, nebo stručný e-mail, Grammarly vám v reálném čase ukazuje chyby.

V současné době běžně funguje s těmi nejpoužívanějšími platformami, jako jsou MS Word, Outlook, Gmail, Facebook, LinkedIn, Wordpress a další. Kromě toho, že najde chybu, vám dokáže poradit i synonyma k použitému slovu. Můžete si dokonce vybrat ze čtyř druhů angličtiny (americká, britská, kanadská a australská) a existuje i rozšíření, které funguje ve webových prohlížečích.

Salesmate

Praktická aplikace, která dokáže pomáhat malým a středním podnikům s organizací kontaktů a prodejů. Salesmate shromažďuje všechny informace o obchodních partnerech, jako jsou kontakty, provedené akce, objemy prodejů, nejčastější objednávky... a pomáhá s hromadnými zprávami, e-mailovými kampaněmi i automatizovanými odpověďmi na vzkazy.

Salesmate dokáže poskytovat i grafy prodejů a různé reporty, které pomáhají obchodníkům i majitelům, ale také navrhovat marketingové kampaně a pomáhat s jejich vyhodnocením. Díky inboxu sdílenému v rámci týmu je pro všechny snadné sledovat ty nejnovější informace.

Blackboard

Ano, dělá to přesně to, jak to zní. Blackboard neboli školní tabule je vzdělávací platforma, která umožňuje sdílet se studenty obsah v centralizovaném místě, rychle s nimi komunikovat a elektronickou formou je hodnotit, zadávat jim úkoly a určovat termíny. Studenti také mohou odevzdávat zadané úkoly a přispívat do diskuzních vláken.

Blackboard samozřejmě nemusí nutně fungovat pouze v rovině učitel–žák, lze jej snadno využívat i při různých školeních a jako firemní pomůcku, ale primárním účelem je vzdělávání. Není jen zdrojem psaných informací, ale také nástrojem komunikace – kromě diskuzí a různých oznámení zde najdete prostor i pro podcasty a videokonference.

Toggl

Jednoduchá aplikace pro měření času, třeba pro sledování pracovní doby. Vytvoříte si jednotlivé úkoly, zadáte popisek činnosti, kterou chcete sledovat, a vždy když se do něčeho pustíte, prostě Toggl spustíte. Všechny úkoly jsou celou dobu automaticky synchroznizovány s cloudem a výsledky měření můžete sledovat ve webové verzi, v aplikaci pro desktop, přes rozšíření prohlížeče Chrome či na hodinkách.

Můžete si zobrazit souhrnné statistiky, které si vyfiltrujete podle projektů, případných vlastních tagů a podle data. Tak zjistíte, čím strávíte nejvíce času – a pak si můžete začít svůj čas lépe plánovat.

Desktopová aplikace vám umí sama dokonce po deseti minutách po zapnutí počítače připomenout, že jste si zapomněli spustit sledování činností, případně když zapomenete Toggl vypnout a odejdete od počítače, všimne si, že nic neděláte, a sám se zeptá, zda nechcete tento čas z odpracované doby odstranit.

Nextiva

Unifikovaná platforma specializující se na cloudovou komunikaci, která kombinuje obchodní hovory, videokonference a zákaznické služby. Poskytuje telefonní služby přes VoIP zejména velkým firmám, které mají pobočky v různých částech světa, protože díky cloudovému řešení není potřeba složitě počítat telefonní poplatky.

Díky implementaci služeb takzvaného automatického operátora, řazení volání do front a monitorování hovorů se zvyšuje kvalita komunikace s klientem, a jednotná komunikační platforma NextOS, fungující v podobě desktopové nebo mobilní aplikace, umožňuje uživatelům využívat existující telefonní systémy a neutrácet za další vybavení.

If This Then That

Jednoduchá softwarová služba, která dokáže propojit dvě odlišné aplikace a spustit automatizovanou interakci. Název odkazující na programátorskou podmínku vystihuje funkci celé aplikace: Pokud se stane tohle, udělej tamto. Pokud napíšu příspěvek na LinkedIn, na mém Twitteru se objeví věta „Mrkněte ke mně na LinkedIn.“ Pokud bude za dva dny úplněk, přijde mi e-mail, abych si nachystal prášky na spaní.

IFTTT se dá skvěle využívat v práci – vzhledem k tomu, kolik elektronických pomocníků využíváme, se úplně nabízí vytvořit si soustavu takzvaných appletů, které na základě nějaké informace spustí navazující akci: Pokud začíná podle mého kalendáře mítink, můj telefon si automaticky vypne zvuk. To zní docela dobře, ne?

Friday.app

Aplikace, která dokáže používat nástroje, jež už týmy ke své práci využívají, a zpracovávat jejich data tak, aby dávala snadno smysl. Friday.app nabízí několik klíčových funkcí, například denní plánování – uživatelé si rozplánují den a sdílejí ho s ostatními členy týmu, včetně projektů, jichž se účastní. Tato aplikace funguje jako moderní intranet, kde se tým pravidelně potkává a komunikuje.

Snadno se zde dostanete k informacím o tom, na čem pracují lidé okolo vás, sdílíte svoje pokroky v projektu, a dokonce můžete i sledovat, kolik času trávíte na mítincích. Díky propojení s jinými komunikačními platformami lehce najdete všechny informace pohromadě v přehledném dashboardu. Todoist

Komplexní aplikace pro organizaci času. Umožňuje efektivně plánovat dny, přidávat úkoly a jejich popisy, sdílet úkoly v rámci týmu, dělit projekty podle různých kritérií, tagovat a filtrovat úkoly a sledovat aktuální i budoucí úkoly. Nabízí také spoustu šablon, které pomáhají lépe nastavit rozložení činností.

Todoist samozřejmě umí i posílat upozornění na úkoly, lze zde komentovat i přidávat přílohy nebo hlasové komentáře. Jako jedna z nejstarších aplikací tohoto typu se Todoist nestydí za svoje začátky a stále udržuje tradici: každý úkol splníte odfajfkováním čtverečku. Je to zvláštně uklidňující, že?

Book Creator

Nástroj, který umožňuje učitelům a školitelům vytvářet multimediální e-knihy, které se věnují tématům, o nichž potřebují přednášet. Existuje ve formě webové aplikace nebo samostatné aplikace pro iPady a poskytuje možnost využívat kromě textu a obrazů ve výukových materiálech i audio- a videovýstupy.

Kromě učitelů je Book Creator vhodným nástrojem i pro všechny, kteří chtějí něco prezentovat v online podobě, využít při tom tradiční formu knihy nebo časopisu a současně přidat multimediální obsah. Hotové knihy se dokonce skládají do online knihovny.

Piktochart

Všichni milují infografiku. Veselé grafy na libovolné téma mají zaručený úspěch a chtěl by je dělat každý. A klidně může – Piktochart je intuitivní a jednoduchý způsob, jak pomocí prezentací, reportů a infografiky vyprávět příběh nebo prodat nový produkt.

Piktochart nabízí kvanta šablon, jejichž pomocí snadno vyrobíte úchvatné reporty, chytlavé plakáty a přehledné infografiky, aniž byste měli byť i nejmenší tušení, jak upravovat fotografie, pracovat s fonty nebo animovat grafy. A dokonce to celé můžete provádět v rámci týmu a sdělovat si poznatky v reálném čase.