Nejlepší nástroje pro spolupráci v týmu

JANA MICHLOVÁ

Ať už sedíte se svými kolegy v jedné kanceláři, nebo vůbec netušíte, kde se právě nacházejí, nejspíš používáte nástroje, které celému vašemu týmu pomáhají při vzájemné komunikaci, při organizaci času i úkolů a sdílení dat. V posledních letech se objevují nové nástroje a nabízejí neotřelé funkce, které vám stále více usnadňují práci. Které z toho nepřeberného množství stojí za to?

Určitě stejně jako my používáte řadu různých nástrojů... ale možná vám některé jejich vlastnosti nevyhovují, třeba vám některé funkce trošku nebo hodně chybějí, a tak byste rádi přešli na lepší, jednodušší, rychlejší software. Jenže člověk obvykle nemá tolik času, aby pečlivě prohledával internet a zkoušel novinky jednu po druhé. My to víme, a tak vám trochu usnadníme život.

Připravili jsme si malý přehled nástrojů, které se všechny skvěle hodí pro týmovou spolupráci – a pro lepší orientaci jsme je rozdělili do pěti základních skupin.

Asi nejdůležitější součástí práce v týmu je komunikace. Dorozumívat se můžeme různými způsoby, osobním rozhovorem počínaje přes stručné písemné vzkazy až po kolektivní videotelefonáty vedené na dálku. Každému vyhovuje něco jiného a my se mrkneme na pár nejrozšířenějších komunikačních pomocníků.

Máte tým rozprostřený po celém světě, v různých časových pásmech? Potřebujete sledovat postup práce, ale každá pobočka vstává jindy? Nevadí. Dokonce i k řízení projektů lze využívat kvalitní a užitečné online nástroje.

Žádný jednotlivec, natož tým, se ve své práci neobejde bez kvalitní organizace času. Mrkneme se tedy i na pomocníky, kteří vám připomenou nejen termín, ale i schůzku a třeba státní svátek v zemi, kde máte obchodního partnera.

Jednadvacáté století nám umožnilo snížit množství spotřebovaného papíru, a tudíž radikálně zmenšit počet šanonů, složek a zaprášených archivů. Svoje data můžeme mít uskladněna v cloudu a upravovat je klidně z pláže, jedním kliknutím k nim dát přístup kolegům, které vůbec nemusíme vidět, nebo sdílet svoje pokroky v reálném čase. Samozřejmě potřebujeme nástroje, které nám online sdílení, skladování i editaci dat umožní. Ani kreativní profese dávno nejsou bez šance na online tvůrčí spolupráci – nástrojů pro digitální grafiku, tvorbu storyboardů, prezentací a 3D modelů také není úplně málo.

Komunikace

Nástroje pro komunikaci mezi členy týmu jsou základní pomůckou, která obrovským způsobem šetří čas a usnadňuje práci. Máte rychlý dotaz na kolegu, ale nechcete ho rušit? Potřebujete pár informací, ale vlastně ne úplně hned, a možná byste je radši měli v písemné formě? Chystáte schůzku pro víc spolupracovníků, ale každý z vás je jinde? Nic není problém, stačí si vybrat, který z nástrojů vám vyhovuje nejvíc.

- Slack: rychlý komunikátor, můžete sdílet soubory, prezentace, fotografie i videa, zakládat kolektivní či soukromé konverzace. Slack umožňuje vytváření upozornění, seznamů úkolů, nebo dokonce hlasování, dokáže importovat události z jiných aplikací.

- Zoom: aplikace primárně sloužící k online videoporadám nebo výukovým projektům. Můžete navzájem propojit obrazem, zvukem a současně chatem až několik stovek lidí, sdílet obrazovku, Zoom také nabízí možnost nahrávání celé session.

- Google Workspace: Google nabízí komplexní balík služeb obsahující poštu (Gmail), kalendář, chat, videokonference (Google Meet), sdílené dokumenty a kontakty. Pro školení (či výuku) je k dispozici systém Google Classroom. Výhodou je zejména jednolité prostředí všech navzájem propojených aplikací.

- Microsoft Teams: firemní platforma, která uživatelům poskytuje ve své aplikaci textový komunikátor, videohovory, hlasové hovory, datové úložiště pro ukládání sdílených souborů a kalendář propojený s Outlookem. Teams for Education umožňuje distribuovat úkoly a klasifikovat je. Do Teams lze také integrovat další aplikace.

- Discord: další rychlý komunikátor. Nabízí i přímé konverzace mezi jednotlivými uživateli, ale specializuje se na komunitní konverzace na tzv. soukromých serverech. Tyto konverzace lze strukturovat do jednotlivých kategorií a přidávat kanály pro hlasové hovory či sdílení videoobsahu.

Řízení projektů

Mít ve všem systém je důležité. A právě systematickou organizaci práce, její rozdělování, kontrolování a případné úpravy umožňují různé online nástroje pro řízení projektů.

- Trello: jednoduchý systém nástěnek se seznamy úkolů, které lze různě posouvat. Ke každému úkolu lze přiřadit uživatele, časový termín i různé soubory. Úkoly lze i komentovat.

- Asana: propracovaný systém zejména pro větší firmy. Vytvořené projekty lze sdílet s vlastními týmy či klienty, dají se nastavovat úkoly, priority, komunikovat nabídky, řešit centrální správa i fakturace. Asana umí také spravovat rozpočty, sledovat chyby, a dokonce i testovat.

- Smartsheet: připomíná tabulkový procesor. Jednoduché uživatelské rozhraní nabízí tvorbu projektů na jednotlivých listech – vždy si přidáte funkci, kterou pro svůj projekt potřebujete. Smartsheet využívá i nástěnky se seznamy úkolů.

- Basecamp: uživatelsky velmi přívětivý systém. Každý vytvořený projekt je zde samostatný, v rámci jednotlivých projektů lze vytvářet úkoly s deadliny přiřazené konkrétním lidem a označit jejich splnění, zakládat diskuzní vlákna na různá témata, sdílet dokumenty a soubory. Basecamp lze propojit s Google kalendářem.

- Wrike: robustní projektový nástroj, který nastavuje deadliny i zobrazuje jednotlivé úkoly na vizualizované časové ose. Umožňuje přizvat spolupracovníky, sdílet soubory k jednotlivým úkolům a posílat reporty o plnění úkolů. Nabízí také měření času, který se na jednotlivých projektech stráví.

Organizace času

Nejdůležitějším nástrojem organizace času je samozřejmě kalendář, ale jako u všeho i tady záleží především na tom, jakým způsobem se používá a v mnoha případech i s čím vším ho lze snadno propojit.

- Google Calendar: díky své variabilitě i přehlednosti je kalendář od Googlu jedním z nejpoužívanějších pomocníků při organizaci času. Jeho součástí jsou i poznámky, úkoly, kontakty a mapa, kalendář je samozřejmě propojený s Gmailem, můžete si nastavit upozornění, pozvat na akci další lidi, volit způsob zobrazení a spoustu jiných, jednoduchých a užitečných funkcí.

- Outlook: funkce e-mailu a funkce kalendáře je v Outlooku propojená tak skvěle, že ho spousta lidí bez problémů používá pro organizaci času svého i týmového. Nebudeme si nalhávat, že je to mimo jiné i díky tomu, že se nám z e-mailu do kalendáře automaticky propisují meetingy a jiné akce.

- Calendar: tato aplikace díky svým analytickým součástem rozeznává, kolik času strávíte schůzováním, kolik prací a kolik třeba s konkrétními lidmi, a tak vám dokáže pomoci restrukturalizovat čas tak, abyste jej trávili produktivně. Funguje i v týmu, takže snadno uvidíte, kdy mají ostatní členové čas, a můžete jednoduše plánovat práci.

- Calendly: online aplikace určená k plánování schůzek, setkání a událostí. Spolupracuje s různými kalendáři, takže Calendly lze používat jako týmový nástroj i v případě, že jsou členové týmu zvyklí na svoje rozdílné kalendáře.

- Friday: digitální plánovač, který dokáže vytáhnout data z ostatních aplikací, které používáte, a sestavit je do jasného denního programu. Můžete zde sledovat čas strávený na schůzkách i produktivitu a sdílet informace s ostatními.

Sdílení a editace dat

Týmová práce stojí a padá se sdílením informací. Pro všechny členy týmu je klíčová snadná dostupnost aktuálních informací o projektu, na němž pracují, ale i sdílení postupů práce a konkrétních dokumentů. A právě k tomu jsou různá cloudová úložiště jako stvořená.

- Google Drive: mimořádně jednoduchý online systém a současně cloudové úložiště, které umožňuje uživatelům na úrovni pracovat s textovými dokumenty, s tabulkovými procesory i prezentacemi online, podle potřeby povolovat přístup, spravovat možnosti editace. Google Drive je samozřejmě propojen se všemi ostatními službami Google a díky aplikacím funguje na všech operačních systémech i mobilních zařízeních.

- AirTable: hybridní služba, zjednodušeně řečeno kombinuje databáze s tabulkami. Funguje na principu vytváření jednotlivých projektů, do nichž se přidávají témata a v těch vytváříte tabulku. Nejde jen o sdílení dokumentů, ale o práci s evidencí prakticky čehokoli. Můžete si zde například vytvořit systémy evidence objednávek, zaměstnanců či obchodních případů a z nich získávat reporty.

- OneDrive: pro změnu projekt společnosti Microsoft, který umožňuje zálohovat dokumenty, fotografie a jiné soubory v cloudu a potom je sdílet. Výhodou je zejména integrace aplikace OneDrive do Microsoft Office a ostatních produktů společnosti Microsoft, takže můžete přímo ze svého editoru zálohovat dokumenty, případně na nich spolupracovat s kolegy v komunikačních programech atd.

- Dropbox: jednoduchá synchronizace dokumentů mezi několika zařízeními. Po instalaci aplikace Dropbox se v přístroji vždy vytvoří složka, ve které se automaticky synchronizuje obsah, který byl změněn na jiném přístroji. Bez problémů se tedy v reálném čase aktualizuje obsah souborů, které jsou uloženy v mnoha počítačích.

- Evernote: služba, jejímž primárním účelem je pořizování „poznámek“ různého typu, jejich sdílení a archivace. Poznámky mohou mít třeba podobu formátovaného textu s přílohami, nejde tedy o primitivní nástroj. Všechny poznámky lze organizovat do takzvaných zápisníků, označovat štítky, díky nimž se v nich snadno vyznáte, samozřejmě je lze sdílet a editovat. Evernote dokáže fungovat také jako skladiště dat.

Kreativní práce

Ani tvůrčí lidé nejsou odkázáni na prehistorické metody práce – návrháři už nemusejí modelovat svoje produkty z hlíny, ilustrátoři mohou kreslit obrázky do knih digitálně, a dokonce ani projektové plány domů dávno nemusejí být jen narýsované... od toho tu máme 3D modely.

- Milanote: webová aplikace, která zjednodušeně řečeno funguje jako nástěnka, kam můžete připínat fotografie, texty, videa, linky, komentovat je a vzájemně propojovat. Umožňuje vytvářet také virtuální storyboardy. Struktura Milanote je na první pohled neobvyklá: na hlavní nástěnku můžete umístit materiály, které vidíte jako ikonky. Když na ně kliknete, ponoříte se o úroveň níže. Můžete vytvářet i seznamy úkolů.

- Canva: online grafický nástroj, který nabízí práci s designem, editaci fotek a různé layouty. Canva pomáhá díky spoustě šablon i negrafikům snadno vytvářet plakáty, grafické přehledy, vizitky, pozvánky, nebo dokonce videa. Veškerou práci je možno sdílet v rámci týmu, projekty komentovat, tagovat uživatele i zadávat úkoly.

- Boords: aplikace, která nabízí snadnou tvorbu storyboardů a animací jako primární krok při přípravě videí, a to v týmu tvůrců i objednavatelů. Umožňuje přijímat feedback od zákazníků, revidovat verze, měnit titulky, upravovat automaticky číslované framy a plynule přecházet od pracovních verzí k definitivním dílům.

- ArchiCad: software, který je určený pro navrhování, projektování a simulaci staveb. Umožňuje pracovat na jednom projektu více lidem, nabízí koordinované zpracovávání projektové dokumentace i správu dokumentů. Obsahuje dokonce integrovaný systém pro vyhodnocování energetické náročnosti.

- AdobeXD: multiplatformní vektorový editor, který je určený pro UX/UI designéry k navrhování mobilních aplikací, webových stránek a podobně. Každý rozpracovaný projekt lze kompletně sdílet online, je možno zde komentovat, lze vytvářet prezentace rozpracovaného díla klientům i sdílet jednotlivé artboardy.