Jak efektivně komunikovat na dálku

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Vzdálená spolupráce k dnešní době neodmyslitelně patří. Meetingy, obchodní porady, schůzky, brainstormingy… to všechno probíhá v online prostoru. Vzdálená spolupráce a komunikace je prostě způsob, jakým moderní svět poslední dva roky funguje. Přesto je pro mnoho týmů stále obtížné vytvářet a udržovat efektivní virtuální pracovní proces, který by jim umožnil udržet stejnou úroveň produktivity, jaké dosahovaly před přechodem na vzdálenou spolupráci. Jak se s tím popasovat?

Největší rozdíl mezi vzdálenou spoluprací a tou „naživo“ je samozřejmě ve způsobu, jakým lidé komunikují a vzájemně interagují. Neznamená to jen přechod od osobních rozhovorů k chatům a videokonferencím, ale také změnu způsobu udělování pokynů a sdílení a předávání myšlenek. Klíčem k úspěšné vzdálené spolupráci je komunikace.

Komunikace při práci na dálku má svá specifika, musí jí být dost, ale zase ne zbytečně časté. Přehnaný mikromanagement virtuálního týmu prostřednictvím častých kontrol a zasílání zpráv může být spíš na obtíž a bude členy týmu rozptylovat. Svědčí také o nedostatku důvěry ve schopnosti týmu dokončit práci podle specifikace a včas, což může být pro prostředí vzdálené spolupráce destruktivní.

Komunikace s týmem, který funguje remote, musí být jasná a stručná. Zde je několik strategií, které mohou v tomto ohledu pomoci:

- Pořádejte pravidelné videohovory. E-maily a messengery nezprostředkují takovou formu kontaktu, ke kterému patří i mimika, pohyby, jež pomáhají předat zprávu.

- Věnujte zvláštní pozornost tomu, jak formulujete své zprávy, a upřednostňujte stručnost.

- Ujistěte se, že všichni rozumějí tomu, co říkáte, chápou problém, který se řeší. Vaše sdělení by měla být jednoznačná a srozumitelná.

- Povzbuzujte členy týmu, aby se ptali, pokud nějaký pokyn, postup, zpráva nebo cokoli jiného vyvolává nejasnosti.

Spolupráce v cloudu

V dnešní době jde o samozřejmost – remote spolupráce bez cloudu by byla značně nepohodlná. Pokud ještě neukládáte všechny své dokumenty do cloudu, není na co čekat. Mít všechny důležité soubory k dispozici na jednom místě usnadňuje přístup všem členům týmu, ale také pomáhá předcházet problémům s verzemi a eliminuje potřebu zbytečných kontrol. Přeposílat si „do zblbnutí“ e-maily je neefektivní.

Místo toho, abyste pokaždé když potřebujete, museli žádat členy týmu o nejnovější verze čehokoli, na čem pracují, lze ke všemu přistupovat jednoduše online. Tím také zajistíte, že různá oddělení vašeho týmu nebudou pracovat s různými verzemi téhož dokumentu, tj. že nikdo nebude ztrácet hodiny přípravou zprávy založené na starých, neaktuálních datech.

Mnohé služby také nabízejí funkce zvyšující produktivitu, jako je společná úprava textových dokumentů a tabulek v reálném čase, takže můžete zprávu upravovat v průběhu diskuze s týmem. A pokud se obáváte, že se členové týmu dostanou k dokumentům, ke kterým by neměli mít přístup, většina cloudových služeb umožňuje vytvořit účty správce, aby bylo možné přizpůsobit, kdo má k jakým souborům přístup.

Umění produktivních schůzek

Každá schůzka by měla mít jasný program a účel. To platí i pro schůzky v reálném světě, ale virtuální týmy se scházejí přece jen častěji.

Málokdy stačí mít jen obecné téma, které chcete probrat během 30 minut. Pokud jste tím, kdo schůzku řídí, jste zodpovědní za to, že vymyslíte program s podrobným popisem hlavních bodů, které chcete probrat.

Pokud chcete, aby ostatní členové týmu během schůzky promluvili nebo se podělili o svůj názor, informujte je o probíraných tématech dopředu. Mohou si tak předem připravit přesné údaje, které budou potřeba.

Během schůzky by měl někdo pořizovat zápisy a poznámky. Zápis by měl shrnout všechny důležité myšlenky sdělené během schůzky, klíčové body jednání nebo zajímavá klíčová slova, která by mohla být důležitá pro budoucí použití.

Mimochodem – na virtuálních schůzkách je skvělé, že stačí jediné kliknutí a spustíte videozáznam, ke kterému se můžete kdykoli vrátit. Je namístě sdílet zápis/ záznam se všemi účastníky schůzky.

Komunikační protokol není nesmysl

Každý tým musí mít jasný komunikační protokol, který určuje, jak bude tým komunikovat pracovní záležitosti. To znamená stanovit, jaké aplikace budete používat, jak bude fungovat plánování, kdy jsou povoleny osobní zprávy a co je přijatelné a nepřijatelné chování v komunikaci. Nepředpokládejte, že sociální normy, které považujeme za samozřejmé v reálném světě, se přenesou i do virtuální spolupráce. Respektujte čas a soukromí svých kolegů. To, že můžete člena týmu kontaktovat v kteroukoli denní dobu, neznamená, že byste měli. Ačkoli každý jednotlivec bude na kontaktování mimo běžnou pracovní dobu reagovat jinak, přesto je důležité stanovit základní pravidla a hranice. Ujistěte se, že členové vašeho týmu jsou srozuměni s tím, co se má a nemá dělat při komunikaci mimo pracovní dobu.

Pozor na zahlcení informacemi, používejte více kanálů

Chatovací platformy jsou neocenitelné pro rychlou a efektivní komunikaci na dálku, ale omezení všech konverzací na jediný univerzální kanál může ve skutečnosti snížit produktivitu. Pokud všechny diskuze probíhají přes stejný kanál, mohou být členové týmu zahlceni velkým množstvím zpráv, z nichž většina má jen málo společného s jejich prací. Pokud člověk zjistí, že v chatu se budou vyskytovat zprávy, které se ho netýkají, bude ho to zbytečně otravovat.

Nastavte kanály pro různá klíčová témata a povzbuďte svůj tým, aby je používal. Například můžete mít vyhrazený kanál pro konverzace týkající se jednotlivých projektů – jeden pro marketing, další pro obchod a jiný pro IT podporu.

V závislosti na počítačové gramotnosti členů týmu bude možná nutné strávit několik týdnů seznamováním virtuálního týmu se základy vícekanálové komunikace. Může to být frustrující, ale je to jednorázový projekt. Jakmile se do toho jednou dostanou, už se nebudou chtít vrátit.

To neznamená, že byste měli zrušit obecné chatovací kanály. Hlavní chatovací kanál je sběrným místem pro členy všech divizí svého týmu, kde se členové mohou zapojit do klábosení nebo diskutovat o lehčích tématech, když zrovna nepotřebují hrotit pracovní povinnosti. I když tým pracuje na dálku, nutit ho diskutovat pouze o specificky rozdělených tématech souvisejících s prací nepřispívá k přátelskému pracovnímu prostředí, ve kterém se spolupracuje.

Používejte video

Chat je nejjednodušší a nejrychlejší způsob, jak předat své sdělení, ale je důležité si uvědomit, že je důležité vidět osobu, se kterou mluvíte. Podle časopisu Harvard Business Review je video nejlepším způsobem, jak zvýšit výkonnost týmu, zaměřit se na zlepšení hodnot, důvěry a vzájemné závislosti mezi členy týmu. Při pořádání schůzek požádejte členy týmu, aby pokud možno používali video. I kdyby to bylo jen 15 minut dvakrát do týdne, pravidelné videohovory mohou hodně přispět k posílení vazeb a vytvoření empatie mezi členy vašeho týmu.

Někdy nemusí jít ani o živé videohovory. Často se stává, že podrobné vysvětlování něčeho přes chat může způsobit, že vznikne zdlouhavý a těžkopádný text, který je stejně únavné číst jako psát. Nahrané video může z desetiminutové diskuze v chatu udělat rychlý třicetisekundový návod. Vidět a slyšet mluvit jiného člověka pomáhá, pokud se nemůžete vidět naživo.

Překonejte vzdálené spolupráce

V kancelářském prostředí je zastihnout člověka z marketingu tak jednoduché. Virtuální týmy tento luxus nemají. Jedním z největších problémů, kterým musí každý při přechodu na vzdálenou práci čelit, je naučit se přijmout fakt, že máte omezený přístup k ostatním lidem v týmu.

Neexistuje způsob, jak zaručit, že si členové vašeho týmu přečtou vaše zprávy ihned. Naléhavost v reálném světě a virtuální naléhavost nejsou totéž. Když jste v kanceláři, musíte pracovat s nekompromisním časovým omezením.

Pokud v běžném pracovním dni od 9 do 17 hodin potřebujete důležitý dokument od kolegy, máte od 9 do 17 hodin čas na to, abyste zjistili, co potřebujete, sdělili to příslušné osobě, a nakonec vše dobře dopadne – obzvláště pokud řeknete, že ho potřebujete hned, ve skutečnosti tím myslíte, že ho potřebujete do hodiny nebo dvou. Při vzdálené spolupráci to tak zdaleka nefunguje.

Vzdálená naléhavost

Upravte svá očekávání tak, aby odpovídala nové definici naléhavosti. Naučte se rozpoznat, co potřebujete právě teď a co potřebujete naléhavě. V závislosti na tom, jak je nastavena vaše komunikace, může stačit žádost v příslušném chatovém kanálu nebo e-mail, abyste dostali to, co potřebujete.

Stále budou existovat situace, kdy právě teď znamená právě teď, a proto je důležité se na tyto situace připravit. Například mohou všechny konverzace probíhat prostřednictvím platformy týmového chatu, a přímé, osobní zprávy jsou určeny pouze pro časově kritické záležitosti. Další strategií by bylo zřízení speciálního „nouzového kanálu“. Ať už zvolíte jakoukoli strategii, nezneužívejte své kolegy a „nouzové kanály“.

Spolupráce na dálku zůstane

Očekávalo by se, že dnes už se spolupracovat na dálku naučila většina týmů. Některým to trvalo delší dobu, jiným se na dálku pracuje lépe, ale jsou i tací, kteří se do toho stále nemohou dostat. Nepodceňujte ani výběr správných nástrojů pro spolupráci, kterým se věnujeme na dalších stránkách tohoto vydání. Vybírejte dobře, vylepšujte svou vzdálenou komunikaci i kooperaci, protože spolupráce na dálku bude v roce 2022 stále aktuální a dnes už je jasné, že se u ní v mnoha firmách zůstane.