DIGITÁLNÍ KANCELÁŘ: CESTA K BEZPAPÍROVÉMU PROVOZU

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Plně digitální kancelář přináší firmám rychlejší a efektivnější práci s dokumenty, nižší provozní náklady a lepší zabezpečení dat. Přesto se mnoho organizací stále spoléhá na „papír“, kterým zpomalují administrativu a zvyšují chybovost. Přechod na bezpapírový provoz je postupný proces, který vyžaduje systematický přístup. Není to přitom jen technologická změna, ale i obchodní příležitost pro IT resellery.

Dnes existuje řada způsobů, jak digitalizovat dokumenty, automatizovat administrativní procesy a zlepšit zabezpečení dat. A je to možnost, kterou může zvolit téměř jakákoliv společnost. Pro resellery tak přichází ideální příležitost, jak nabídnout svým zákazníkům konkrétní řešení, která jim pomohou s digitalizací a správou dokumentů.

Zde je několik kroků k úspěšné digitalizaci firemní administrativy. Představíme si blíže také možnosti, které se otevírají resellerům.

Zavedení jasných pravidel pro organizaci souborů

Digitalizace agendy jakéhokoliv provozu nemusí být složitá. Je důležité dodržovat jistá pravidla, která jsou na první pohled jasná, ale v praxi často představují výzvu. Například digitální dokumenty musejí mít pevně danou strukturu, jinak snadno vznikne digitální chaos. Je nezbytné stanovit pravidla pro pojmenování souborů a jejich ukládání.

Každá firma si musí určit, zda bude soubory třídit podle klientů, projektů, typů dokumentů nebo data.

Názvy souborů by měly být výstižné a krátké, aby byly snadno dohledatelné, například „Faktura_2024-03-10_KlientXYZ.pdf“ místo „scan0023.pdf“. Zaměstnanci musejí být proškoleni, aby tato pravidla dodržovali, jinak celý systém selže. Pravidelný audit souborů pomůže předejít zmatkům a hromadění duplicitních nebo neaktuálních dokumentů.

Jakkoliv jednoduchý a samozřejmý se tento požadavek zdá, v praxi se ukazuje jako jedna z největších překážek.

Digitalizace formulářů a online sběr dat

Papírové formuláře jsou stále běžnou součástí firemní administrativy, ať už jde o registraci zákazníků, interní schvalovací procesy, nebo žádosti o dovolenou. Jejich používání však znamená nejen zbytečnou spotřebu papíru, ale také pomalé a náchylné k chybám manuální zpracování. Každý ručně vyplněný dokument musí někdo přečíst, přepsat do systému a případně opravit chyby způsobené nečitelným písmem nebo neúplnými údaji. Tento zastaralý způsob práce zpomaluje firemní procesy a zbytečně zatěžuje administrativní týmy.

Elektronické formuláře tento problém eliminují tím, že umožňují okamžité a přesné zadání dat. Systém může automaticky kontrolovat, zda jsou všechna povinná pole vyplněná, ověřit správnost e-mailové adresy nebo nabídnout přednastavené možnosti odpovědí, což snižuje riziko chybných nebo nekompletních údajů. Díky tomu odpadají manuální opravy a přepisování, což nejen šetří čas, ale také minimalizuje riziko administrativních chyb. Velkou výhodou digitálních formulářů je také možnost jejich přímé integrace s firemními systémy, jako jsou CRM nebo ERP. Jakmile uživatel formulář odešle, data se ihned uloží do databáze, odkud s nimi lze dále pracovat – například automaticky vygenerovat objednávku, aktualizovat zákaznické údaje nebo spustit interní schvalovací proces. Díky tomu se celý administrativní cyklus zrychluje a firma se zbavuje zbytečné manuální práce.

Implementace elektronických podpisů

Tisknout dokumenty jen kvůli podpisu je v dnešní době zbytečná komplikace, která firmám přidává náklady i administrativní zátěž. Každý papírový dokument, který musí projít procesem tisku, podepsání, skenování a archivace, zpomaluje běžnou agendu a prodlužuje schvalovací procesy. Navíc zvyšuje riziko ztráty dokumentu nebo jeho nesprávného uložení. Přitom elektronické podpisy dnes umožňují rychlé, bezpečné a právně závazné podepisování smluv, objednávek či interních dokumentů přímo v digitální podobě bez nutnosti fyzické manipulace s papírem.

Řešení jako Adobe Sign, DocuSign nebo české PostSignum nabízejí nejen pohodlný způsob podepisování, ale také ověřenou identitu podepisující osoby, což zajišťuje stejnou nebo vyšší míru bezpečnosti než ručně psaný podpis. Díky těmto nástrojům mohou firmy okamžitě podepisovat dokumenty na dálku, což eliminuje zbytečné čekání na fyzické podpisy a urychluje obchodní procesy.

Kromě efektivity přináší digitální podpisy i lepší archivaci. Podepsané dokumenty se automaticky ukládají do firemního úložiště nebo DMS, kde se dají snadno dohledat, jsou chráněné proti ztrátě a dostupné pouze oprávněným osobám. Firmy se tak zbavují nejen papírové administrativy, ale i problémů spojených s fyzickým ukládáním a vyhledáváním smluv. Zavedení elektronických podpisů tak znamená nejen zrychlení procesů, ale i vyšší bezpečnost a lepší organizaci firemní dokumentace.

Digitalizace příchozí pošty a dokumentů

I když firma přestane používat papírové dokumenty interně, stále bude přijímat tištěné faktury, smlouvy nebo úřední dokumenty. Je proto důležité zavést efektivní digitalizaci příchozí pošty. Stolní skenery s OCR technologií umožňují okamžitou konverzi papírových dokumentů na editovatelné a vyhledatelné soubory. Firmy mohou také outsourcovat digitalizaci pošty – externí služba skenuje příchozí dokumenty a posílá je elektronicky přímo do firemního systému.

Zavedení systému pro správu dokumentů (DMS)

Pouhé ukládání digitalizovaných dokumentů do běžných složek v cloudu může na první pohled fungovat, ale s rostoucím objemem dat se z něj snadno stane nepřehledné úložiště plné duplicit a neaktuálních verzí souborů. Firmy, které chtějí skutečně efektivně spravovat své dokumenty, potřebují DMS (Document Management System) –specializovaný systém, který zajistí strukturované ukládání, bezpečný přístup, verzování a pokročilé vyhledávání.

Moderní DMS platformy jako M-Files, Laserfiche nebo Microsoft SharePoint umožňují nejen organizaci dokumentů podle metadat místo klasické složkové struktury, ale také automatickou kategorizaci, OCR rozpoznávání textu a integraci s dalšími podnikovými systémy (ERP, CRM, účetní software). Díky tomu mohou zaměstnanci najít požadovaný dokument během několika sekund bez nutnosti ručního procházení složek.

Správně nastavený DMS systém zajišťuje, že každý dokument je vždy dostupný pouze oprávněným osobám a je chráněn proti ztrátě či neoprávněné manipulaci. Firmy tak nejen zlepší organizaci svých dat, ale také splní legislativní požadavky na uchovávání a zabezpečení dokumentů. Investice do DMS se tedy rychle vrátí v podobě úspory času, snížení chybovosti a vyšší efektivity práce.

Propojení dokumentů se stávajícími firemními systémy

Mnoho firem se obává, že přechod na digitální správu dokumentů bude znamenat nutnost kompletní změny jejich zavedených systémů, což je často hlavní překážkou digitalizace. Ve skutečnosti však moderní technologie umožňují hladkou integraci dokumentových řešení s existujícími ERP, CRM nebo účetními aplikacemi, aniž by bylo nutné měnit celou firemní infrastrukturu. Díky tomu mohou zaměstnanci pracovat s digitalizovanými dokumenty přímo v rozhraní svých stávajících systémů, aniž by museli přecházet mezi různými aplikacemi nebo se učit pracovat s úplně novým softwarem.

Například smlouvy, faktury nebo objednávky se mohou automaticky propojit s příslušnými zákazníky v CRM systému, což umožňuje jejich okamžité zobrazení bez složitého dohledávání. V účetním softwaru mohou být digitální faktury okamžitě dostupné pro kontrolu a schválení, čímž odpadá potřeba ručního zadávání a přepisování údajů. Integrace s DMS (Document Management System) zároveň zajistí automatické verzování dokumentů, kontrolu oprávnění a snadné vyhledávání. To usnadní audit i archivaci.

Automatizace firemních procesů

Pouhá digitalizace dokumentů neřeší zásadní problém, kterým je často zbytečná administrativní zátěž spojená s jejich ručním zpracováním. Pokud firma stále ručně přeposílá faktury ke schválení, tiskne smlouvy k podpisu nebo manuálně zadává údaje do různých systémů, digitalizace sama o sobě nepřinese očekávanou efektivitu. Automatizace workflow umožňuje nastavit jasná pravidla pro schvalování a distribuci dokumentů, díky čemuž se procesy zrychlí a eliminují se lidské chyby.

Například přijatá faktura může být automaticky předána k odsouhlasení příslušné osobě na základě částky, dodavatele nebo jiných kritérií. Po schválení se může automaticky přenést do účetního systému a zařadit k platbě bez nutnosti ručního zásahu. Stejně tak mohou být plně automatizovány interní schvalovací procesy, jako jsou žádosti o dovolenou nebo nákupní požadavky. Tak se zamezí zbytečnému zdržení a nekonečnému přeposílání e-mailů.

Moderní nástroje jako Microsoft Power Automate, UiPath nebo Nintex umožňují firmám relativně snadno nastavit automatizované procesy bez nutnosti rozsáhlého programování. Správně nastavená automatizace znamená nejen rychlejší a efektivnější administrativu, ale i větší přehled o firemních procesech – management může snadno sledovat, kde se dokumenty nacházejí, kdo je schválil a jak dlouho celý proces trvá. Pro firmy to znamená nižší náklady, méně chyb a vyšší produktivitu.

Minimalizace fyzické pošty pomocí digitálních doručovacích služeb

I v roce 2025 je v českém podnikatelském prostředí běžné, že firmy a instituce posílají dokumenty fyzickou poštou, přestože existují efektivnější digitální alternativy. Státní správa sice prosazuje datové schránky, ale stále dochází k absurdním situacím, kdy úřady zasílají důležité dokumenty jak elektronicky, tak zároveň poštou. Firmy mezitím stále trpí „papírovou setrvačností“ – faktury, smlouvy nebo výpisy se tisknou, skenují a znovu ukládají, což je nejen neefektivní, ale i nákladné.

Hlavním důvodem je často neochota ke změně a přetrvávající obavy o právní platnost elektronických dokumentů. Přitom digitální podpisy i e-faktury jsou dlouhodobě uznávány jako právně závazné a jejich použití šetří čas i peníze. Každá papírová faktura nebo dopis znamená nejen náklady na tisk a poštovné, ale také zbytečnou administrativní práci spojenou s jejich zpracováním a archivací. Firmy by měly aktivně požadovat od svých partnerů a dodavatelů elektronickou komunikaci a odmítat zbytečné papírové zásilky.

Řešením je nejen přechod na plně digitální doručování dokumentů, ale i automatizace jejich zpracování. Moderní DMS systémy dokážou přijímat a organizovat digitální faktury, smlouvy i další dokumenty bez nutnosti fyzické manipulace. Nutný je ale aktivní přístup – dokud firmy a instituce nebudou pod tlakem, budou dál neefektivně tisknout a posílat poštou dokumenty, které mohly být dávno digitální.

Školení zaměstnanců a změna firemní kultury

Úspěšná digitalizace firmy není jen o zavedení nových technologií, ale i o změně myšlení zaměstnanců. Mnoho lidí je dlouhodobě zvyklých pracovat s papírovými dokumenty a vnímají je jako důvěryhodnější nebo přehlednější. Často se obávají, že digitální systémy budou složité, nepřehledné nebo že „někde něco zmizí“. Proto je důležité digitalizaci správně komunikovat a ukázat, že nejde jen o nutnost používat nové aplikace, ale o cestu, jak jim usnadnit práci.

Klíčovou roli hraje pravidelné školení, kde se zaměstnanci nejen naučí pracovat s novými nástroji, ale pochopí i jejich přínosy. Digitalizace znamená konec nekonečného hledání složek ve skříni, okamžitý přístup k dokumentům odkudkoli a rychlejší schvalovací procesy. Automatizace navíc eliminuje chyby spojené s manuálním přepisováním dat nebo zapomenutými dokumenty na stole. Když lidé vidí konkrétní výhody, jsou ochotnější změnu přijmout a aktivně ji podporovat.

Změna firemní kultury směrem k digitální kanceláři ale nejde přes noc. Management by měl jít příkladem a podporovat zaměstnance v přechodu na nové procesy, nikoli je nutit. Důležité je ukázat, že digitalizace není komplikací, ale ulehčením každodenní práce. Pokud lidé vidí, že nové systémy opravdu šetří čas a zbavují je rutinní administrativy, přirozeně je začnou využívat a papírové dokumenty se stanou minulostí.

Postupný přechod, nebo kompletní digitální transformace?

Firmy mohou volit mezi postupnou digitalizací a kompletní transformací. Velké organizace s rozsáhlými procesy obvykle potřebují dlouhodobý plán rozdělený do jednotlivých fází, zatímco menší firmy mohou zavést digitální nástroje okamžitě. Důležité je jasně definovat cíle digitalizace a sledovat jejich dopad na efektivitu firmy.

Přechod na digitální kancelář není jen otázkou moderních technologií, ale i změny přístupu k práci s informacemi. Každý krok směrem k eliminaci papíru přináší firmě vyšší efektivitu a lepší správu dokumentů. Digitální kancelář není jen budoucnost – je to současnost pro firmy, které chtějí zůstat konkurenceschopné.

Jak mohou IT reselleři využít trend digitalizace kanceláří?

Mnoho firem si uvědomuje, že digitalizace přináší úsporu času i nákladů, ale často neví, jak se do ní pustit, jaké technologie zvolit nebo jak je propojit s existující IT infrastrukturou. IT reselleři mohou pomoct nejen s dodávkou DMS systémů, cloudových úložišť nebo skenovacích řešení, ale i s jejich implementací a integrací do stávajících podnikových systémů, jako jsou ERP, CRM nebo účetní software. Specializované služby, jako je zavedení elektronických podpisů (což je proces, který je v českém prostředí poměrně boj), mohou firmám výrazně urychlit a usnadnit přechod na digitální správu dokumentů.

Nejde jen o jednorázový prodej – reselleři mohou těžit z pravidelných příjmů z licencí cloudových služeb, softwarových předplatných a outsourcingu správy dokumentů. Kromě toho mohou nabídnout školení zaměstnanců, bezpečnostní audity nebo helpdesk pro správu digitálních dokumentů. Firmy, které jednou začnou digitalizovat, budou potřebovat dlouhodobou podporu a inovace, což vytváří prostor pro dlouhodobé obchodní vztahy a rozvoj byznysu.

Prodej a integrace DMS systémů

Firmy potřebují robustní systémy pro správu dokumentů, ale často nevědí, jaký produkt je pro ně nejvhodnější. IT reselleři mohou nabídnout nejen prodej licencí k DMS řešení, ale i konzultace, implementaci a školení zaměstnanců. Přidaná hodnota spočívá v tom, že reseller dokáže propojit DMS s firemním ERP, CRM nebo účetním systémem, což zákazníkovi usnadní přechod na digitální správu dokumentů.

Nabídka skenerů a OCR technologií

Firmy, které přecházejí na digitální dokumenty, budou potřebovat kvalitní skenery a software pro rozpoznávání textu (OCR). IT reselleři mohou doporučit stolní skenery nebo multifunkční zařízení, která umožňují efektivní skenování. Klíčové je však nabídnout i software pro automatickou indexaci a třídění dokumentů, což zvýší hodnotu celého řešení.

Cloudová úložiště a hybridní infrastruktura

Digitální kancelář znamená nutnost bezpečného ukládání a sdílení dokumentů. IT reselleři mohou zákazníkům nabídnout cloudové služby (Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox Business) nebo hybridní infrastrukturu, která kombinuje cloud s lokálním úložištěm. Důležité je nabídnout řešení s pokročilými možnostmi zabezpečení, verzování dokumentů a přístupových práv, aby firmy měly nad svými daty plnou kontrolu.

Prodej elektronických podpisů a bezpečnostních certifikátů

Bezpapírový provoz znamená nutnost elektronického podepisování smluv, objednávek a dalších dokumentů. IT reselleři mohou nabídnout implementaci řešení, včetně integrace do firemních systémů. Elektronické podpisy často vyžadují kvalifikované certifikáty a autentizační nástroje, což otevírá prostor pro dodávku USB tokenů, čipových karet a multifaktorového ověřování.

Správa a ochrana digitálních dokumentů

Jakmile firmy přestanou používat papír (určitě se ho nikdy plně nezbaví), budou potřebovat řešení pro zálohování, ochranu proti ransomware útokům a řízení přístupových práv. IT reselleři mohou nabízet enterprise backup řešení (Veeam, Acronis, Synology Active Backup) nebo zabezpečení dat pomocí DLP technologií. Důležitá je také správa uživatelských oprávnění v dokumentových systémech, aby citlivá data nebyla přístupná neoprávněným osobám.

Školení a podpora zákazníků

Úspěšná digitalizace nespočívá jen v technologiích, ale také v lidech, kteří s nimi budou pracovat. IT reselleři mohou nabídnout školení zaměstnanců na používání digitálních nástrojů, správu dokumentů a kybernetickou bezpečnost. Firmy ocení i pravidelnou podporu a servisní smlouvy, které zajistí, že jejich systémy budou vždy aktuální a správně nastavené.

Proč by měli IT reselleři využít tento trend?

• Nové obchodní příležitosti – digitalizace kanceláří není jen jednorázový prodej softwaru nebo hardwaru, ale dlouhodobý proces, který otevírá prostor pro konzultační služby, školení a podporu.

• Vyšší marže a pravidelné příjmy – nabízení cloudových služeb, softwarových licencí a správy dokumentových řešení znamená stabilní příjmy z předplatného.

• Rozšíření portfolia produktů – digitalizace kanceláří zahrnuje širokou škálu řešení od skenerů a DMS až po bezpečnostní nástroje a automatizaci procesů.

• Zvýšená loajalita zákazníků – firmy, které přejdou na digitální správu dokumentů s pomocí resellerů, budou pravděpodobně pokračovat ve spolupráci při dalším rozvoji svých IT systémů.

• Pro IT resellery je digitalizace kanceláří ideální příležitostí, jak rozšířit své portfolio a nabízet nejen technologie, ale i přidanou hodnotu v podobě konzultací, integrací a podpory. Firmy potřebují spolehlivého partnera, který jim pomůže přejít na bezpapírový provoz hladce a efektivně – a tím partnerem mohou být právě IT reselleři.