DESET CHYB, KTERÉ V ROCE 2025 ZNIČÍ VAŠE ONLINE SCHŮZKY

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Online schůzky jsou neodmyslitelnou součástí hybridního pracovního prostředí – ať už jsou krátké, nebo dlouhé, produktivní, nebo úplně zbytečné. Přesto se i v roce 2025 opakují stejné chyby, kvůli nimž se z online schůzek stává časová past. Pojďme se podívat na ty nejčastější přešlapy, a hlavně na to, jak je řešit.

Může se zdát, že schůzky jsou jen nutné zlo, ale ve skutečnosti jsou nedílnou a základní součástí týmové spolupráce. Dobře vedená schůzka dokáže urychlit rozhodování, odstranit nedorozumění a posílit týmovou dynamiku. Osobní diskuze, ať už tváří v tvář, nebo online, má hodnotu, kterou e-mail ani chat nikdy nenahradí.

Právě v rozhovorech s kolegy často vznikají nové nápady, odhalují se problémy, které by jinak zůstaly skryté, a hledají se řešení, která by jednotlivci sami nevymysleli. Schůzky jsou místem, kde se věci posouvají kupředu – ale jen pokud jsou organizované s rozumem. Pokud jsou špatně připravené, bez jasného cíle a vedení, snadno se promění v utrpení pro všechny účastníky.

Je nezbytné ujasnit si, proč se schůzka koná, kdo by na ní měl být a co má být jejím výstupem.

Pokud se schůzky uchopí správně, jsou nejen užitečné, ale mohou být i inspirativní a motivující. A o to přece jde – aby lidé odcházeli s pocitem, že to mělo smysl, a ne s myšlenkou „tohle by se vešlo do e-mailu“.

Které chyby jsou stálicí schůzování v roce 2025?

1. Schůzka bez jasného plánu

Schůzka bez agendy je jako výlet bez mapy –prostě se ztratíte, nebudete vědět, kam jdete a možná ani proč jste tam vlastně přišli. Přitom stačí málo: předem definovat cíle, hlavní body k projednání, a kdo se k nim má vyjádřit. A hlavně – agenda by měla být rozeslána s dostatečným předstihem, aby se účastníci mohli připravit. Pokud ji vidí poprvé až na místě, buď ji nikdo nečte, nebo se schůzka promění ve zbytečné improvizování.

2. Chaos namísto struktury

Každá dobrá schůzka má svůj rytmus: úvod, hlavní část, závěr. Přeskakování mezi tématy nebo nejasné ukončení jen zanechává dojem zmatenosti. Lidé pak odcházejí s pocitem, že něco probírali, ale netuší, co si z toho mají odnést. Schůzku musí někdo jasně vést – určovat tempo, udržovat pořádek a hlídat, aby se neodbíhalo od tématu. Bez moderátora se z každé schůzky snadno stane chaotická diskuze bez výsledku.

3. Pět lidí u jednoho počítače (aneb jak zničit online schůzku)

Všichni víme, jak to dopadá: jeden mikrofon, ve kterém není slyšet ani jednoho účastníka pořádně, zatímco zbytek týmu se krčí někde v rohu mimo kameru nebo čile diskutuje o něčem úplně jiném. Pokud se několik lidí připojí k virtuální schůzce z jednoho zařízení, okamžitě se snižuje její efektivita – někdo není slyšet, někdo není vidět, někdo nemá možnost se zapojit. Každý, kdo se schůzky účastní, by měl mít vlastní připojení s funkčním mikrofonem a kamerou.

4. Prázdné židle a vypnuté kamery

Pohled na poloprázdnou zasedačku nebo řadu černých čtverečků na Zoomu vysílá jasný signál: tahle schůzka asi nebude tak důležitá. Vypnutá kamera a mikrofon znamenají nezájem. Schůzky by měly být interaktivní – pokud se účastníci nemají zapojit, možná ani není nutné, aby byli přítomni. A pokud někdo opravdu nemůže mít zapnutou kameru, měl by alespoň občas reagovat, aby bylo jasné, že vnímá.

5. Řešení jiných věcí během schůzky

Kolikrát už jste na meetingu slyšeli klapání klávesnice, protože si někdo „jen rychle odpoví na e-mail“? Nebo ještě lépe – účastníci si skáčou do řeči, protože v půlce věty někoho napadne „ještě jedna věc“. Schůzka není multitaskingová disciplína. Když se lidé věnují něčemu jinému, není důvod, aby se účastnili. A pokud si skáčou do řeči, je to jasný signál, že chybí moderátor, který by udržoval pořádek.

6. Powerpointová smrt

Pokud je hlavním „komunikačním kanálem“ PowerPoint, schůzka se mění na pasivní sledování prezentace. Přitom i v digitálním světě existují způsoby, jak udržet pozornost: krátká videa, interaktivní diskuze, brainstorming nebo menší skupinové aktivity. Lidé se soustředí přibližně 15–20 minut, pak je potřeba změna dynamiky.

7. Žádný záznam = žádná paměť

Pokud se na schůzce domluví něco důležitého, ale nikdo si to nezapíše, nemuselo se to vůbec řešit. Každá schůzka by měla mít buď písemný zápis, nebo záznam, aby se k ní dalo vrátit. U virtuálních schůzek to platí dvojnásob – pokud někdo nemohl být přítomen, měl by mít možnost si projít, co se řešilo. A pozor – zápis obsahuje ideálně nejen shrnutí, ale i konkrétní úkoly a termíny.

8. Přetahování a zpoždění

Schůzka, která začíná pozdě, je neuctivá k těm, kteří přišli včas. A když navíc končí pozdě, místo efektivní diskuze se z ní stává test trpělivosti. Čas je třeba hlídat, jinak účastníci odcházejí s pocitem, že jejich pracovní den byl právě zkrácen o hodinu nepodstatného bloumání kolem tématu. Když je potřeba delší diskuze, je lepší se domluvit na dalším termínu než protahovat schůzku donekonečna.

9. Bez zpětné vazby není pokrok

Schůzka skončila a všichni se rozutekli? Pak není divu, že se některé chyby opakují. Rychlé hodnocení na konci – třeba škála 1–10 nebo otázky „Co se povedlo?“ a „Co můžeme příště udělat lépe?“ –pomůže do budoucna zvýšit efektivitu. Klíčové je také shrnout, co se na schůzce domluvilo a co se bude komunikovat dál. Bez jasného závěru často vzniká zmatek a dohady o tom, co vlastně padlo za rozhodnutí.

10. Nulová kontroverze

Efektivní schůzka není jen o otupělém odkývání všeho, co bylo řečeno. Pokud v ní není alespoň trocha nesouhlasu, pravděpodobně se o ničem zásadním nemluvilo. Dobrý meeting občas přináší vypjatější momenty – konfrontaci s realitou nebo přiznání, že něco nefunguje. Když se takové momenty objevují, znamená to, že se řeší skutečné výzvy a nejde jen o formální odškrtnutí dalšího setkání.

Jak vést schůzky, které mají smysl?

Efektivní schůzky nespočívají v tom, že se všichni sejdou ve stejné místnosti (nebo na stejném Zoomu, Meetu, Teamsech) a „něco se řeší“. Sledují jasný cíl, vyznačují se dobře řízenou diskuzí a konkrétními výsledky. Dodržování těchto principů je dnes snazší než dříve – a to díky digitálním nástrojům, které mnoho věcí usnadňují.

Co tedy dělat, aby schůzka nebyla ztrátou času?

Příprava je základ: Agenda poslaná s předstihem dává účastníkům čas se připravit. Zároveň je klíčem k tomu, aby schůzka měla jasnou strukturu a nedopadla jako volná diskuze.

• Jasné vedení: Každá schůzka potřebuje moderátora, který řídí tempo, hlídá čas a dbá na to, aby se lidé nepřekřikovali a drželi se tématu.

• Technologie pomáhá: Digitální nástroje, např. Microsoft Teams, Zoom, Miro nebo MURAL, nabízejí funkce jako sdílení agendy, zápisy, hlasování nebo interaktivní prvky. Využití těchto funkcí pomáhá udržet pozornost a zvyšuje zapojení účastníků.

• Záznam je pojistka: Automatické nahrávání schůzek a sdílení zápisů zajistí, že se k obsahu mohou vrátit i ti, kdo chyběli –nebo ti, kteří prostě potřebují osvěžit detaily.

• Interaktivita místo monologu: Prokládejte prezentace diskuzemi, brainstormingem nebo prací ve skupinách. Online nástroje jako Mentimeter nebo Slido umožňují zapojit i ty, kteří se obvykle drží zpátky.

• Respekt k času: Důsledné dodržování začátku i konce schůzky buduje důvěru a ukazuje, že si vážíte času ostatních.

• Zpětná vazba: Rychlé hodnocení po každé schůzce pomůže odhalit, co fungovalo a co příště zlepšit.

V době, kdy existují desítky nástrojů na plánování, moderování a vyhodnocování schůzek, je vymlouvat se na chaos nebo neefektivitu zbytečné. Schůzky mohou být rychlé, smysluplné a přínosné – stačí jim dát řád a využít dostupné technologie.

Dobrá schůzka nekončí tím, že se lidé rozutečou, ale tím, že každý ví, co má dělat dál.

Zdroj: smallbusinessmattersonline.com