JAK SNÍŽIT NÁKLADY NA KANCELÁŘSKÝ TISK

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Navzdory rostoucí digitalizaci a snaze firem o bezpapírový provoz zůstává kancelářský tisk důležitou součástí každodenního fungování podniků. Mnoho organizací stále spoléhá na tištěné dokumenty, ať už kvůli interním procesům, legislativním požadavkům, nebo jednoduše ze zvyku.

Přestože se technologie posouvají směrem k efektivnějším a ekologičtějším řešením, tiskové náklady, spotřeba papíru a správa tiskového prostředí zůstávají významnými faktory, které ovlivňují firemní rozpočty i provozní efektivitu.

Pro IT resellery, výrobce tiskových zařízení a distributory představuje kancelářský tisk stále atraktivní oblast, kde je dostatek obchodních příležitostí. Firmy čím dál více hledají způsoby, jak snížit provozní náklady, automatizovat tiskovou infrastrukturu a zajistit vyšší bezpečnost tištěných dokumentů. Trendy jako řízené tiskové služby (Managed Print Services – MPS), monitoring tisku, cloudová tisková řešení a energeticky úsporné tiskárny ukazují, jakým směrem se tento segment vyvíjí.

Jaké jsou aktuální náklady na kancelářský tisk? Jak se mění tiskové návyky firem? Jaké technologie pomáhají snižovat plýtvání a zvyšovat efektivitu? Podívejte se na možnosti, jak mohou firmy – i jejich IT partneři – přistupovat k optimalizaci tisku v roce 2025.

Roční náklady na tisk na zaměstnance: Skrytá položka firemních rozpočtů

Tiskové náklady se v mnoha firmách neřeší systematicky, přesto mohou tvořit 1–3 % celkových příjmů organizace. Na jednoho zaměstnance připadá roční tiskový rozpočet v průměru 725 dolarů (16 500 korun), což se v součtu u větších firem promítá do statisícových, až milionových částek. Když se k těmto výdajům připočítají náklady na papír, tonery, energii, údržbu tiskáren a servisní zásahy, ukazuje se, že kancelářský tisk je významnou a často podceňovanou položkou firemního rozpočtu.

Průměrný zaměstnanec vytiskne až 10 000 stran ročně. To odpovídá téměř dvěma balíkům papíru měsíčně na osobu, což je při větším počtu zaměstnanců značná spotřeba. Papír však není jedinou nákladovou položkou – k němu se připočítávají náklady na tonery, údržbu tiskáren, energii a likvidaci odpadu, což z tisku dělá významnou provozní položku.

Kromě přímých výdajů přináší tisk i skryté náklady spojené s plýtváním. Průzkumy ukazují, že 45–65 % vytištěných dokumentů se vyhodí během jednoho dne, což naznačuje, že velká část tisku není vůbec potřebná. Tento problém souvisí s neefektivními tiskovými návyky zaměstnanců, jako je tisk e-mailů, dočasných dokumentů nebo neúmyslné opakované tisknutí stejných dokumentů.

Zbytečné výtisky nejen zvyšují provozní náklady, ale také zatěžují životní prostředí, protože vedou k vyšší spotřebě papíru a tonerů.

Existuje několik možností, jak tiskové náklady snížit.

Oboustranný tisk: Jednoduché a účinné

Oboustranný tisk (duplex printing) jako výchozí nastavení dokáže okamžitě snížit spotřebu papíru až o 50 %, což přináší přímé úspory.

Oboustranný tisk je jedním z nejjednodušších a nejrychlejších způsobů, jak zredukovat spotřebu papíru a zároveň firemní náklady, protože každý dokument se tiskne na obě strany listu místo na dva samostatné. Tento přístup nejen omezuje plýtvání, ale také snižuje náklady na nákup papíru, což je zvláště důležité pro firmy s vysokým objemem tisku. Kromě ekonomického přínosu přináší oboustranný tisk i environmentální výhody, protože menší spotřeba papíru znamená nižší potřebu dřevní hmoty, vody a energie při jeho výrobě.

Implementace je navíc velmi snadná –většina moderních tiskáren podporuje duplexní tisk, stačí jej pouze nastavit jako výchozí režim v tiskových ovladačích nebo v politice správy tisku. Tato změna je ideální pro kanceláře, školy, vládní organizace i korporace, kde se tiskne velké množství dokumentů, a přitom není nutné, aby byl každý výtisk na samostatném listu.

Prodloužení životnosti tiskáren a spotřebního materiálu

Mnoho firem zbytečně přichází o peníze kvůli špatné údržbě tiskového vybavení a neefektivní správě spotřebního materiálu. Časté výměny tiskáren, špatná organizace objednávek tonerů nebo nedostatečná péče o zařízení mohou vést ke zbytečně vysokým nákladům. Přitom existují jednoduché kroky, které mohou prodloužit životnost tiskáren a snížit výdaje na jejich provoz.

Pravidelná údržba tiskáren pomáhá zamezit častým poruchám a prodlužuje jejich funkčnost. Například pravidelné čištění součástek, správné skladování tonerů a kontrola tiskových válečků mohou zabránit problémům, které vedou k drahým opravám nebo předčasné výměně zařízení. Firmy, které dbají na pravidelný servis svých tiskových zařízení, dokážou snížit náklady na opravy a prodloužit životnost tiskáren až o několik let.

Dalším opatřením je centralizace tiskového vybavení. Místo toho, aby každé oddělení mělo svou vlastní tiskárnu, lze využívat jednu výkonnější multifunkční tiskárnu, která má nižší provozní náklady, delší životnost a lepší správu spotřebního materiálu. Tento přístup nejen snižuje spotřebu toneru a papíru, ale také minimalizuje počet zařízení, která vyžadují údržbu a servis.

Omezení barevného tisku a kontrola spotřeby toneru

Barevný tisk patří mezi největší nákladové položky v kancelářském tisku, přičemž jeho cena může být až pětkrát vyšší než u černobílého tisku. Přesto mnoho firem nemá nastavené žádné restrikce na jeho používání, což vede k plýtvání a zbytečným výdajům. Zaměstnanci běžně tisknou e-maily, interní dokumenty nebo prezentace v barvách, i když by zcela postačil černobílý výstup.

Řešením je nastavení černobílého tisku jako výchozího režimu ve firemní tiskové infrastruktuře. Tím se zajistí, že barevný tisk se bude používat pouze v případech, kdy je skutečně potřeba. Firmy mohou také zavést kontrolu barevného tisku na úrovni uživatelů nebo oddělení, což znamená, že pouze vybrané osoby (například marketingový tým) budou mít přístup k barevným tiskárnám. Tento přístup nejen snižuje náklady, ale také pomáhá zabránit nadměrné spotřebě toneru.

Dalším efektivním opatřením je využití ekonomických režimů tisku, které nabízejí některé moderní tiskárny. Tyto režimy umožňují optimalizovat spotřebu toneru tím, že snižují hustotu tisku nebo využívají speciální algoritmy pro úspornější tisk dokumentů, aniž by výrazně ovlivnily čitelnost. V některých firmách může správné nastavení tiskových pravidel a režimů ušetřit až 20 % nákladů na spotřební materiál, což se v dlouhodobém horizontu výrazně projeví v rozpočtu.

Neefektivní tiskové návyky a jak snížit plýtvání

Kancelářský tisk je často doprovázen neefektivitou, která zbytečně zvyšuje náklady a zatěžuje firemní procesy. Mezi nejčastější problémy patří nepotřebné výtisky, nevyzvednuté dokumenty a špatně nastavené tiskárny, což vede ke zbytečné spotřebě papíru, tonerů a energie. Podle studií 17–23 % vytištěných dokumentů nikdy neslouží rozpočtu a eliminaci neočekávaných výdajů spojených s údržbou a nákupem spotřebního materiálu.

Jak mohou IT reselleři profitovat z optimalizace tisku?

Reselleři jsou důležitou součástí optimalizace tiskového prostředí firem. Mnoho organizací chce snížit tiskové náklady, čímž se otevírá prostor pro konzultace, prodej tiskových řešení a dodávky spotřebního materiálu.

Oblastí, kde mohou reselleři dlouhodobě profitovat, je v neposlední řadě prodej originálního spotřebního materiálu (tonery, inkousty, válce), který oproti neoriginálním alternativám zaručuje vyšší kvalitu tisku, delší životnost tiskáren a nižší celkové náklady na tisk.

Originalita vs. kompatibilita: Proč prosazovat originální spotřební materiál?

Je naprosto běžnou praxí, že se firmy snaží snižovat tiskové náklady používáním kompatibilních nebo repasovaných tonerů, což sice přináší okamžitou úsporu, ale často vede k vyšším dlouhodobým nákladům. Ne všechny kompatibilní tonery jsou totiž správnou volbou. Vedle etablovaných značek a certifikovaných alternativ se totiž objevuje záplava laciných produktů, které mohou naopak znamenat daleko vyšší náklady. Reselleři by proto měli zákazníkům vysvětlovat, že:

• Originální tonery jsou optimalizovány pro konkrétní modely tiskáren, což znamená nižší spotřebu toneru na stránku a delší výdrž náplně.

• Používání neoriginálních náplní může vést k vyšší chybovosti tiskáren, například ucpávání trysek u inkoustových tiskáren nebo nesprávnému rozprostření toneru u laserových modelů. To zvyšuje náklady na opravy a servis.

• Nekvalitní tonery mohou mít negativní dopad na záruku tiskáren – někteří výrobci odmítají reklamace zařízení poškozených neoriginálním spotřebním materiálem.

• Kvalita tisku hraje roli – neoriginální náplně mohou způsobovat blednutí barev, pruhy nebo rozmazání, což vede k nutnosti opakovaného tisku, a tím ke zvýšení nákladů na papír i energii.

Krátkodobá úspora na toneru se tedy nutně nemusí vyplatit, a reselleři tak mohou firmám nabízet třeba bundlované služby, kde vedle originálního spotřebního materiálu zahrnou i garanci kvality a prodloužený servis tiskového zařízení.

Dlouhodobé zisky z pravidelných dodávek spotřebního materiálu

Zatímco jednorázový prodej tiskáren přináší resellerům vyšší marži, skutečný dlouhodobý zisk pochází z pravidelných dodávek spotřebního materiálu. Reselleři mohou zvýšit svůj obrat pomocí automatizovaných objednávek spotřebního materiálu – například pomocí softwaru pro monitoring tiskového prostředí lze zajistit, že zákazníkům nikdy nedojdou tonery, a předejít tak nákupům levných kompatibilních alternativ.

Dále také prostřednictvím smluvních dodávek tonerů a inkoustů – firmy často ocení možnost pravidelných dodávek originálních tonerů za zvýhodněné ceny, což zajišťuje resellerům pravidelný cashflow a loajální zákaznickou základnu.

Oblíbené jsou také tiskové služby (Print-as-aService) – nabídka kombinace pronájmu tiskárny, dodávky originálního spotřebního materiálu a pravidelného servisu může firmám přinést úspory a resellerům zajistit dlouhodobý příjem.

Originální spotřební materiál jako cesta k vyšším ziskům

Reselleři, kteří se zaměří na prodej originálního spotřebního materiálu nebo na poskytování rozšířených tiskových služeb, mohou těžit z vyšších dlouhodobých zisků a loajality zákazníků. Důležitá je správná edukace firem, důraz na dlouhodobé úspory a nabídka služeb, které zajistí pravidelnou a dlouhodobou spolupráci.