Proyecto final parte ii (2)

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIRIQUÍ FACULTAD DE ECONOMÍA SEGUNDA PARTE DEL PROYECTO FINAL ASIGNATURA: SISTEMAS DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA FACILITADORA: SHEYLA V. CALDERÓN DE RODRÍGUEZ INTEGRANTES:

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA 11/10/2015

RICARDO SÁNCHEZ DANILO CASTILLO

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA

INTRODUCCIÓN A IDEA

¿QUÉ ES IDEA? IDEA es una herramienta de PC basada en la Interrogación de Archivos para ser utilizada por auditores, contadores, investigadores y personal de seguridad informática. Analiza los datos de diversas maneras y permite la extracción, el muestreo y la manipulación de datos para identificar errores, problemas, cuestiones específicas y tendencias.

ÁREAS DONDE SE PUEDE UTILIZAR IDEA



Identificar elementos excepcionales : Las pruebas de excepciones pueden usarse para identificar elementos poco usuales. Pueden ser simplemente elementos grandes o dónde la relación entre dos partes de información de un elemento no están correlacionadas (por ejemplo porcentaje de pagos y nivel de pago). Muchos campos de información pueden verificarse para valores permitidos. Las pruebas se realizan utilizando la función Extracción.



Realizar análisis: IDEA puede ayudar con la preparación de cifras para una revisión analítica. En particular, puede generar análisis que no estarían disponibles en otros casos. La estratificación le brinda un perfil de la población en bandas de valores, grupos, códigos o fechas. Esto es particularmente útil en asuntos de auditoría como cobros de cuentas, inventario, préstamos para análisis de transacciones.

Adicionalmente, la información puede sumarizarse para identificar tendencias. Si se requiere el análisis gráfico por un código particular, puede usarse la opción

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA Graficar datos. Las cifras también pueden compararse con las de ejercicios anteriores para determinar si el archivo debe llevarse a una planilla de cálculo (ya sea usando copiar y pegar o la función Exportar a Microsoft Excel u otros).



Comprobar cálculos: IDEA es excelente para probar cálculos. Para totalizar (o proporcionar información estadística como medias, máximo o mínimo), vea las Estadísticas de campo de la base de datos. Los cálculos pueden comprobarse agregando un campo calculado (utilizando la opción Manejo de Campos) para crear un cálculo.

Alternativamente, use una prueba de excepciones de los cálculos de la administración de sistema de información utilizando la opción Extracciones. La exactitud de cualquier reporte de gestión puede implicar un uso más amplio de funciones para lograr el resultado de reproducir el reporte. En estos casos puede ser necesario Unir Bases de Datos y/o Sumarizar campos, o la función Antigüedad en el caso de análisis de antigüedad de deudas.



Coincidencias cruzadas de datos entre sistemas : Una de las formas más comunes para comprobar la validez de un elemento es cruzarla con otra información. Un ejemplo podría ser comprobar direcciones o detalles bancarios de empleados con archivo de Cuentas de Pagos para ver si un empleado estuviera pretendiendo ser también un proveedor. Esta prueba se realiza importando ambos archivos utilizando la función Unir Bases de Datos. Otra prueba efectiva para la integridad es realizar pruebas cruzadas entre el archivo maestro y el de transacciones para ver si hay algún artículo en el archivo maestro cuya transacción no se ha registrado.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA 

Pruebas para omisiones y duplicados: IDEA puede ser utilizado para pruebas de integridad incluyendo pruebas de omisiones en una secuencia numérica (o búsqueda de faltantes). Al buscar omisiones los datos a verificar deben estar ordenados numéricamente. Pueden aplicarse pruebas de integridad a los archivos de existencias y ventas verificando los números de notas de pedido o los números de órdenes de compra. También puede ser apropiado realizar una búsqueda de omisiones en una serie de números de cheques o de integridad en números de tickets de inventarios.

Las fechas también pueden ser utilizadas para la detección de omisiones buscando por ejemplo días en los que no se produjeron transacciones.



Duplicados: Las pruebas de Duplicados pueden ser muy efectivas en ciertas circunstancias como pruebas de pagos duplicados a proveedores, identificando dobles entradas de números de tickets durante las cuentas de inventario o identificando nombres o direcciones duplicadas en un archivo de seguros o de demandas.



Muestreo: El muestreo estadístico normalmente se usa para realizar pruebas de validez de una forma que permita la evaluación de la población. Los métodos más sofisticados como el Muestreo por Unidades Monetarias son difíciles de implementar manualmente. Cada vez que las pruebas necesitan referirse a una documentación física o a activos en lugar de registros computarizados, debe utilizarse una técnica apropiada de muestreo estadístico. IDEA ofrece cinco tipos de muestreo que son: el sistemático, el aleatorio, el aleatorio estratificado, el de unidad monetaria y el de variables clásicas.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA USUARIOS DE IDEA: •

IDEA está diseñado para auditores internos y externos, aunque el uso del software es normalmente diferente.

•

También es una valiosa herramienta para investigadores de fraude, contadores y administradores.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA

BENEFICIOS E INCONVENIENTES DE IDEA

El Software IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) le proporciona a SOLUCIONES INNOVADORA para la implementación del Sistema Libre KEME de Contabilidad las diferentes estrategias de control de gestión

para satisfacer las necesidades de

información de la organización, tener el liderazgo en mercado la ejecución de análisis y auditoria de datos, ofrece la oportunidad de obtener grandes beneficios y ventajas para aumentar la competitividad en el mercado, sin embargo es oportuno la implementación de un sistema eficiente y eficaz que propone una gama de oportunidades, asimismo monitorear el proceso que se lleve de la mejor manera, al mismo tiempo, minimizar o evitar riesgos.

En esta era digital es imprescindible realizar análisis y auditoria de los datos Sin embargo detectar los posibles fraudes o errores que se pueden dar en los informes financieros, por ende, es de gran importancia debido a que le permite a los empresarios que confían en el sistema contable KEME, tener seguridad de sus datos, además, le garantiza tener un sistema robusto, estable, confiable y seguro.

Beneficios:  Ofrece a reconocer y a identificar las posibles debilidades de control, que no se estén aplicando las políticas y reglamentos internos de la corporación.  Permite reducir los costos de la corporación en la aplicación del este sistema.  También garantiza mantener la integridad de la información de los datos de una manera eficaz.  Permite localizar errores, fraudes potenciales y los controla para una buena gestión.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA  Efectúa un test analítico automático y envía una notificación vía e-mail con el resultado.  Determinar los principales factores que influyen en el desempeño individual de los usuarios y en su toma de decisiones  Conocer los puntos más fuertes y débiles en el uso de sistemas de información para la toma de decisiones.  Conocer exactamente las necesidades de los usuarios y de la organización.

Inconvenientes:  Problemas de reconocimiento del sistema operativo a la hora de la instalación.  Mensaje de advertencia dado el no reconocimiento de un conversor de archivos.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA

CUADRO COMPARATIVO DE KEME VS IDEA

PUNTO EN

KEME

CONSIDERACIÓN

IDEA

TIPO DE SOFTWARE

•

Libre

•

Privativo

COSTOS

•

Sin costo

•

De Pago

•

Gratuita

•

Gratuita

•

Pagada

•

Pagada

•

Disponible

•

Bajo solicitud

•

Completa

•

Analítica

•

Continúa con cada

•

Continúa con cada

CAPACITACIÓN MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA GESTIÓN CONTABLE CORRECIÓN DE ERRORES SEGURIDAD MÁXIMA CANTIDAD DE REGISTROS

nueva versión

nueva versión

•

Configurable

•

Sólo lectura

•

Ilimitado

•

2.1 billones

•

Windows •

Windows

SISTEMAS OPERATIVOS •

GNU/Linux

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA

CONCLUSIONES

 Ricardo Sánchez: Los datos representan uno de los componentes más valiosos dentro de una empresa ya que contienen las actividades

o transacciones que se registran

diariamente, sin embargo, sin una herramienta de gestión contable o de análisis, estos datos no nos comunican la situación pasada, presente y un posible futuro de nuestra organización. De modo que se nos encontramos frente a la necesidad de poder procesar estos datos para convertirlos en información que nos sea útil para conocer el estado de nuestra empresa y poder así tomar las medidas o decisiones prudentes según sea el caso que se enfrente.

Hoy día el uso de herramientas informáticas para gestión contable o análisis, dentro de toda gran empresa que desee mantenerse competitiva en el mercado, que desee aprovechar todas las oportunidades que se le presenten y que desee optimizar al máximo el funcionamiento de su organización, ya no se ven como un lujo al que se podía acceder si se quería o no, sino más bien como una necesidad latente que exige una pronta implementación de no existir una presente o de constantemente buscar formas de cómo mejorarla y adaptarla de existir una, conforme la empresa va cambiando con el tiempo.

Los recursos tecnológicos en esta época son indispensables para toda empresa; sin embargo, las corporaciones deben de estar consiente que una buena gestión es el éxito para alcanzar sus objetivo y un fin común, además, un sistema seguro robusto y estable le permitirá poder tener competitividad en el los diferentes entornos. El uso de herramientas como IDEA, en el sistema contable KEME, dará confianza en todo lo que se esté manipulando para así evitar un manejo inadecuado de todo el proceso de gestión de los datos.

9

COMPARACIÓN DE PROGRAMAS: KEME VS IDEA Luego de haber investigado la herramienta IDEA, sus ventajas, limitantes y el gran beneficios que le brinda al sistema contable KEME, se proponen que se realice este tipo de adecuaciones en las corporaciones que implemente sistema contable, para así realizar una excelente gestión de cada uno de los datos que se manipulen.

9