Proyecto final parte i

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIRIQUÍ FACULTAD DE ECONOMÍA PRIMERA PARTE DEL PROYECTO FINAL ASIGNATURA: SISTEMAS DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA FACILITADORA: SHEYLA V. CALDERÓN DE RODRÍGUEZ

EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE KEME

INTEGRANTES: RICARDO SÁNCHEZ DANILO CASTILLO

EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE KEME

Punto 1: ¿Es para Multi-Empresa?

R: Sí.

Dada la naturaleza de software libre que tiene KEME y las prestaciones que provee para la edición de lo que es un plan contable desde cero, se puede adaptar a diferentes tipos de empresa, ya sea micro, pequeña, mediana o grande. Esto es gracias también a las diferentes bases de datos que soporta, dándole la flexibilidad de almacenamiento de datos acorde con la empresa en la que se esté implementando.

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Punto 2: ¿Se aplica a Multi-Usuario?

R: Sí.

Dentro de una empresa pueden existir diferentes usuarios por lo que el programa nos provee de un cierto rango de opciones para lo que es el manejo y configuración de los mismos. En términos de la licencia, dada que tiene una libre y está liberado sin ninguna limitación, es posible instalarlo en tantas estaciones de trabajo como sean necesarias sin coste adicional.

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Punto 3: ¿Considera Multi-Monedas?

R: No.

Los códigos y símbolos de moneda todavía no son operativos en la versión 2.9 para monedas distintas al euro dado el origen español de la herramienta. El programa por defecto no trabaja con un tipo de moneda predefinido y tampoco existe una opción para establecer una, sin embargo, trabaja bajo un estándar basado en números ya sean separados por coma o puntos.

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Punto 4: ¿Se puede hacer Back-Up? (Permitir efectuar respaldos sencillos y veloces) R: Sí.

En el menú Utilidades: "Utilidades-->Copia de seguridad". Si la ejecutas, se creará en el directorio de trabajo una copia de seguridad completa de la empresa en curso.

Para crear una empresa nueva con la copia de seguridad, puedes utilizar la utilidad de postgres createdb: createdb empresa Luego tienes que entrar con el programa monitor interactivo psql y cargar la copia de seguridad (fichero .sql): psql empresa Una vez dentro de psql: \i empresaxxxxxx.sql para salir de psql: \q

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Punto 5: ¿Puede integrarse posteriormente con otros módulos? (Por ejemplo: Facturación, Inventarios, Cuentas por pagar y otros) R: Sí.

Este es un módulo de facturación que puede integrarse a KEME y que según la documentación del sitio puede utilizarse en conjunto con la empresa en la que estemos trabajando. Del mismo modo, el sitio web oficial también provee de plantillas adicionales para planes contables y otros ejemplos que pueden ser utilizadas dentro de KEME.

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Punto 6: ¿Tiene niveles de seguridad? (Administrador y Usuarios) R: Sí.

Dentro del submenú de control de usuarios se puede acceder a una completa gama de permisos que se les pueden establecer a los diferentes usuarios de la empresa. Por defecto, si se desea, se puede crear un usuario inicial al momento de crear la empresa y a partir de este crear los demás, o sino también se puede empezar una empresa sin establecer un usuario definido y crear uno o más junto con sus roles a medida que se desarrolla la configuración de la empresa.

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Punto 7: ¿Los reportes se pueden descargar a Excel/Word/PDF? R: Sí.

KEME ofrece la opción de consultar y generar como PDF los diferentes reportes que se generen, del mismo modo permite la exportación de archivos XML, archivos que a su vez son compatibles para su apertura por otros programas contables que soporten este formato.

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Punto 8: ¿Se pueden Administrar Múltiples Centros de Costos?

R: Sí.

Por medio del menú de Empresas y seleccionando la opción Conexión se pueden acceder a los diferentes centros de costos y empresas que se tengan establecidos dentro de la carpeta principal donde se guardan las diferentes bases de datos. Todos de forma individual y no simultánea.

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Punto 9: ¿Permite a los usuarios del sistema contable acceder a actualizaciones vía Internet?

R: No.

El programa no tiene un mecanismo de actualización automática, o de acceso a actualizaciones desde la misma aplicación. Sin embargo, existe la posibilidad de estar al tanto de las actualizaciones que se hagan a KEME por medio de suscripción de correo electrónico en el blog oficial del programa o por medio de suscripción RSS dentro del sitio que hospeda los archivos de KEME, siendo en este caso, Sourceforge.

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Punto 10: ¿Tiene capacidad para soportar el peso de la información contable?

R: Sí.

Una de las principales fortalezas de KEME es la capacidad de poder trabajar con diferentes bases de datos libres como lo son SQLite, MySQL y PostgreSQL, cualidad que también le permite ser multiempresa. Cada una de estas bases de datos brinda un rango variable de prestaciones, que dependiendo del tipo de empresa en la que se quiera implementar KEME, así mismo se podrá seleccionar la base de datos adecuada.

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Punto 11: ¿Cuál es la capacidad de la carga del número de transacciones diarias?

R: No lo establece.

El programa no tiene definido un número de transacciones diarias límites que se puedan realizar dentro de la aplicación, ya que estás guardaran relación con la base de datos utilizada o de las políticas que tenga la empresa. Como en muchos casos, el funcionamiento de un programa de forma fluida va en función de dos puntos importantes, que serían las prestaciones del equipo en el que se esté usando y la eficiencia del código que se esté implementando o utilizando en un momento dado.

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Punto 12: ¿Es compatible con la mayoría de las plataformas Windows? (ME, 2000, XP, Vista, Windows 10, etc).

R: Sí.

KEME ha sido desarrollado utilizando el lenguaje de programación C++ y las librerías QT4, por lo que se integra perfectamente en entornos de ventanas GNU/Linux o bajo el sistema operativo Windows. Es un programa de contabilidad diseñado para funcionar en ambientes de escritorio de una estación de trabajo. Tiene la facilidad de que al proporcionar el código fuente se pueda compilar para su uso en otras distribuciones GNU/Linux que sean diferentes de las principales soportadas, que en este caso serían Ubuntu y sus derivados.

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Punto 13: ¿Posee los derechos de las Fuentes y Bases de datos?

R: Sí.

KEME está bajo una licencia de software libre, en este caso la GNU GPL Versión 3. El código fuente del software está disponible para todas las personas para su descarga en el sitio web que aloja los archivos del programa, ya sea para su estudio, modificación o compilación para otras distribuciones GNU/Linux. En cuanto a las bases de datos, todas las que soporta son libres o de código abierto, por lo que los usuarios son libres de acceder al código fuente de las mismas si así lo requieren.

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Punto 14: ¿Cuenta con material de apoyo para el soporte del usuario, como manuales para los distintos módulos y/o tutoriales?

R: Sí.

La página Web del proyecto nos ofrece diferentes opciones al momento de requerir ayuda con respecto al uso del programa, así como también nos da libre acceso a foros de discusión y al manual de la aplicación. Es importante también destacar que existen diversos tutoriales en inglés y en español realizados principalmente por usuarios frecuentes de KEME.

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Punto 15: ¿Cuenta con la opción de trabajo en red?

R: Sí.

Keme nos brinda el manejo de ambientes multipuesto y multiusuario. Lo mejor es instalar PostgreSQL o MySQL en el servidor - se necesitaría un pequeño esfuerzo de configuración para que la base de datos sea accesible, pero esto solo ocurre al principio. Después el funcionamiento ofrece una gran estabilidad y rendimiento.

También se puede realizar este cometido con la base de datos SQLITE - en este caso toda la contabilidad se graba en un archivo cuyo nombre coincide con el de la conexión; suele estar en el directorio "keme" como subdirectorio del de usuario y no posee extensión. Se puede definir un directorio de red y copiar allí este archivo. Después en Utilidades->Preferencias de KEME se tendría que cambiar el contenido del campo "directorio de trabajo" a este directorio de red.

Más que un botón para examinar las posibles conexiones de contabilidades, KEME posee un combo-box en el que se guardan las últimas conexiones realizadas; tan solo hay que seleccionarlas de la lista para que se carguen todos los parámetros necesarios.

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Punto 16: ¿Se puedan consolidar empresas?

R: Sí.

Para conseguir esto, el siguiente paso será el de incorporar la contabilidad de cada empresa a la del grupo. Para ello ejecutaremos Utilidades-−→Consolidación contable; aparecerá, entonces, el siguiente cuadro de diálogo:

La ventana posee varias zonas bien delimitadas: en la parte superior detallaremos los parámetros necesarios para la conexión con la base de datos de la empresa a consolidar.

El siguiente paso será el de asignarla un código numérico (podremos consolidar hasta nueve empresas).

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Punto 17: ¿Tiene el Plan de cuentas tantos niveles como se desee?

R: No lo establece.

No hay información referente al límite de cuentas que pueden existir tanto de grupos como de cuentas auxiliares. No obstante, es posible crear un plan contable personalizado, así como también modificar los planes existentes o importar nuevos.

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Punto 18: ¿Permite la creación, Modificación o Eliminación de cuentas?

R: Sí.

Dentro del Menú Diario así como también de algunos de los botones de la barra de herramientas para acceso rápido, se cuenta con una serie de opciones referentes a la creación, modificación y eliminación de las cuentas con las que estemos trabajando dentro de nuestro libro Diario, del mismo modo se pueden configurar las cuentas en el menú de Plan.

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Punto 19: ¿Se pueden consignar las aperturas de centros de costo que sean necesarios?

R: Sí.

El programa KEME nos brinda Regularización, cierre y apertura de ejercicios de forma automática.

El cierre de ejercicio se efectúa de forma similar: elegiremos Diario−→Fin de ejercicio−→Cierre de ejercicio, indicaremos el ejercicio 2008, y pulsaremos el botón generar. La contabilidad quedará cerrada y preparada para generar el asiento de apertura de un nuevo período.

Ejemplo: Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irán referidos, para ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación Empresa−→Ejercicios Contables. Aparecerá entonces el diálogo de edición de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos: • Código: no tiene por qué coincidir con la cifra de un año natural, puede estar constituido por cualquier cadena de caracteres alfanuméricos • Apertura: fecha de apertura del ejercicio • Cierre: fecha de cierre del ejercicio • Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable • Prox_asiento: nos muestra el número del próximo asiento del ejercicio correspondiente

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EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE KEME • Cerrando: nos indica si el ejercicio está en proceso de cierre Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botón “Nuevo”. Acto seguido aparecerá la plantilla de nuevo ejercicio:

Es importante hacer señalar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el año natural, esto es, que no tienen por qué comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre.

El botón “Editar fecha de cierre” del diálogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable; esto es útil para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidación de la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que cerraremos el período no coincide con la prevista inicialmente.

Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identificación de un ejercicio contable tan solo tendremos que pulsar el botón “Eliminar”. Sólo es posible borrar ejercicios que no contengan información contable El botón "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrirá el diálogo de "Períodos de ejercicio":

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EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE KEME Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botón “Meses año” creará automáticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un año.

El botón “Numeración” sirve para controlar el código numérico del siguiente asiento a introducir en la contabilidad; cómo podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de la contabilidad (cuando éste se produzca):

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Punto 20: ¿Existe límite de caracteres al ingresar los conceptos en las cuentas de la partida contable?

R: No lo establece.

No hay documentación respecto al límite que existe al ingresar los conceptos de las cuentas, sin embargo, por medio de una prueba sencilla se pudo comprobar que pueden ser más de 200 caracteres. Es posible suponer que este límite va establecido por la capacidad que tenga la base de datos utilizada para cada uno de los tipos de dato que maneje.

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Punto 21: ¿Existe proceso de verificación de inconsistencias?

R: Sí.

KEME tiene en su sistema opciones que se activan para la verificación de muchas operaciones que realiza el sistema para así brindarle al usuario cualquier tipo de reporte que indica la inconsistencia en el sistema. Tal es el caso de las siguientes casillas: 

Casilla de Verificación de desglose de inventario



Casilla de Verificación de Grafico



Casilla de Verificación analítica



Casilla de Verificación del diario



Casilla de Verificación Previsiones ejercicios



Casilla de Verificación contabilizable

Sin embargo nos facilita una opción “GUARD” para cada variable definida este comando nos proporciona guardar el ultimo valor introducido.

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Punto 22: ¿Realiza automáticamente la partida de cierre anual?

En las Operaciones que se realizan tales como libros de facturas, registro de IVA, cuadres, apertura y cierre de ejercicios automática, amortizaciones, cuentas anuales normales o abreviadas, cuadros de vencimiento para cuentas y contabilidad analítica. Brinda cierre anual automaticamente.

Punto 23: ¿Las transacciones que se repiten el sistema las hace de forma automática?

Tal es caso que si llega a repetir alguna transacción el sistema manda un cuadro de dialogo donde se ha repetido algún dato.

Punto 24: ¿Realiza o ejecuta Balance General? (Mensual y Acumulado) Este sistema brinda los balances mensual y acumulado, sin embargo, en el botón “COPIAR” permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados esto posibilita cargar la información en una hoja de cálculo tal es el caso de OpenOffice de GNU/Linux.

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Punto 25: ¿Realiza o ejecuta Balance de Comprobación Acumulado?

El botón “Verifica” mostrará el asiento en la tabla de edición para su comprobación y/o edición antes de su pase definitivo al diario.

Punto 26: ¿Realiza o ejecuta Balance General Comparado con el presupuesto?

La casilla de verificación “Previsiones ejercicio” en el apartado “CÁLCULO” nos va a permitir obtener un estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especificados; esto sería ideal para obtener, por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias prevista.

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Punto 27: ¿Realiza o ejecuta Estado de Pérdidas y Ganancias? (Mensual- Acumuladocomparado con el presupuesto)

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Si pulsamos el botón “Detalle”, accederemos a una ventana con la evolución por periodos del presupuesto de la cuenta correspondiente a la línea señalada en la tabla de desviaciones:

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Esta característica de la aplicación permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de saldos que engloban a múltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de KEME-Contabilidad podrían ser la liquidación del IVA de forma automática, o el cálculo de cuentas de beneficios o pérdidas y ganancias en cascada Punto 28: ¿Realiza o ejecuta Estados de Resultados por Centro de Costos? (Comparativo)

R: No lo establece.

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Punto 29: ¿Realiza o ejecuta Estado de Resultado comparado con el presupuesto?

La herramienta de facturación va a permitirnos la elaboración de documentos relacionados con la facturación de la empresa (facturas, presupuestos, estimaciones, albaranes) y su integración con la contabilidad.

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