Hoja de Información 01

CETPRO PARROQUIAL “LA SAGRADA FAMILIA” ESPEC I ALI D AD D E O PER ACI ÓN D E C OM PUT ADOR AS OPERACIÓN DE BASE DE DATOS

HOJA DE INFORMACION I.

DATOS GENERALES 1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

INSTITUCION EDUCATIVA ESPECIALIDAD CICLO MODULO UNIDAD DIDACTICA DOCENTE

: : : : : :

CETPRO PARROQUIAL “LA SAGRADA FAMILIA” OPERACIÓN DE COMPUTADORAS MEDIO OPERACIÓN DE BASE DE DATOS BASE DE DATOS MS-ACCES LIC. DANY ALBERT DE LOS SANTOS ROSADIO

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II. TEMA: III. CONTENIDO:

1. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS: Access es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation perteneciente al paquete Office. Se trata de un sistema gestor de bases de datos, el cual permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos, organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: Introducir datos, almacenar datos, recuperar datos y trabajar con ellos.

Para empezar a utilizar esta herramienta, debemos tener en cuenta algunas definiciones.

1.1. BASE DE DATOS.- Una Base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o una finalidad, la cual ha sido organizada y presentada para servir a un propósito específico. Por ejemplo, se puede utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización. Podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.

1.2. ENTIDAD / TABLA.- Persona, lugar, objeto o evento de interés acerca de los cuales se necesita información. Las entidades contienen atributos o campos que almacenan los datos, tales como el nombre y la dirección de un estudiante. La Estructura de una entidad es similar a una hoja de Cálculo de Excel que contiene información registrada en filas y columnas de manera organizada. Generalmente el nombre de la tabla o entidad va en singular.

Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada.

1.3. ATRIBUTO / CAMPO.- Un atributo es información específica la cual necesita ser almacenada. Normalmente un atributo está almacenado como una columna o campo de datos en una entidad.

Ejemplo: Atributos de la Tabla Estudiante: Apellidos, Nombres, Dirección, Teléfono, Fecha de Nacimiento, etc.

En Access, cada columna en una tabla es un campo.

1.4. REGISTRO.- Un registro corresponde a una fila dentro de la tabla y representa los datos de un elemento particular de la entidad.

1.5. MODELO RELACIONAL.- Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: Simples y Relaciónales.

Un ejemplo de una base de datos simple es Excel, donde tenemos toda la información en una sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de los clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente.

En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas.

Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas) y a continuación crear relaciones entre esta tablas. Lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información. Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos.

EJEMPLO: Base de Datos: EMPRESA X

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Tabla: EMPLEADO

Apellidos

Nombres

Dirección

Teléfono 232 - 4568

Cargo

1

Bazalar López

Ana María

Av. 28 de Julio N° 142

Supervisora

2

Chávez Osorio

Juan

Calle Fco. Vidal N° 12

3

Gonzáles Díaz

Pedro

Av. Las Flores S/N

232 - 4781

Administrador

4

Morales Álvarez

Verónica

Calle Fco Rosas N° 125

239 -1852

Vendedora

Contador

REGISTROS

Código

Campos: Código, Apellidos, Nombres, Dirección, Teléfono, Cargo 2. CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS: 2.1 INICIO DEL PROGRAMA Existen diversas formas ingresar a MS – Access:

PANTALLA PRINCIPAL DE MICROSOFT ACCESS para

 1° FORMA: Boton Iniciar, Todos los Programas, Microsoft Access.  2° FORMA: Tecla Windows + R, msaccess  3° FORMA: Icono de Acceso Directo que se encuentra en el Escritorio (en el caso que existiera): Al activar el programa, se muestra la siguiente Ventana:

2.2 CREACION DE LA BASE DE DATOS  CRITERIOS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura previa de nuestra base.

Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar: A.

Decidir los campos que vamos a necesitar: Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de libros necesitaríamos crear los campos especiales para Autor, Título, Editorial, Categoría (o Materia), Año de Edición, Precio, Notas.

Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.

B. El tipo de información para cada campo: Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante.

C. Diseñar la estructura: Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.

D. Establecer relaciones entre tablas: Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están en la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalización.

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E. Designar los campos como claves principales: La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creación de una base de datos.

F. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.

En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos, por ejemplo, en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la Tabla de Títulos.

EJEMPLO 1: Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar los empleados de una empresa. Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera nos servirá para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Empresa X y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos.  CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS Para crear un nuevo archivo de Base de datos, pulsar la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará y donde vamos a guardarla.

Seleccionar la ubicación del archivo a crear, digitar el nombre en el espacio correspondiente y finalmente pulsar el botón Crear.

NOTA: A diferencia de los programas anteriores de Office, en el Access el archivo creado es fijado automáticamente en la ubicación indicada, la cual pasa a ser su ubicación predeterminada. Para poder guardar el archivo en otra ubicación se tiene que proceder a cerrar el archivo y utilizar el Explorador de Windows para colocar la base de datos en otra unidad.

2.3 IDENTIFICACIÓN DE OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS: Al crear la Base de Datos aparece la siguiente ventana donde se puede visualizar la base de datos respectiva.

Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos tablas que contienen datos, formularios, las páginas de acceso a datos, los informes, las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas).

Podemos ver todos estos objetos en la pestaña de la Ventana de Base de datos que es lo que primero que vemos al abrir una base de Datos de Access: 

TABLAS: Las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos.

Tenemos dos modos para trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.

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CONSULTAS: Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes.



FORMULARIOS: Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.). El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla. La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario..



INFORMES: Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único. Ejemplos: informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres, etc.



PÁGINAS: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos, hace posible el acceso a la base de datos desde una Intranet o desde Internet.



MACROS: Igual que otras aplicaciones de Office, Access dispone de herramientas de programación que nos permiten grabar macros para automatizar las tareas habituales o crear soluciones complejas usando VBA (Visual Basic for Applications).



MÓDULOS: Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre basado en el código de Microsoft Visual Basic. Access es un programa creado en una versión antigua de Visual Basic

3. CREACIÓN DE TABLAS - TIPOS DE DATOS - PROPIEDADES 3.1. CREACIÓN: Existen 3 formas básicas de crear una tabla en blanco (vacía): 

Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo después de cero.



Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas.



Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.

Generalmente la forma más usada para crear una tabla es la primera.

CONTINUANDO CON EL EJEMPLO 1: Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos: En nuestro ejemplo, necesitaremos: • N° Empleado • Apellidos, Nombres, dirección, etc., del Empleado • Cargo que Ocupa • Sueldo Mensual • Observaciones A continuación procederemos a crear nuestra primera tabla. Para ello, estando posicionado en la Ficha Tablas de la Base de Datos, seleccionar la opción Crear una tabla en VISTA DISEÑO: Al activar la opción de Creación de tabla en modo Diseño, aparece la siguiente ventana:

Observamos tres columnas: Nombre de campo, tipo de datos y descripción: Escribe como nombre de campo: N° Empleado y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratón. En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (N° Empleado) servirá para introducir el número de empleado.

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3.3. DESCRIPCIÓN DEL NOMBRE DE CAMPO, TIPO DE DATOS Y DESCRIPCIÓN: 

NOMBRE DEL CAMPO: En donde el usuario escribirá el nombre del campo o atributo respectivo. Una vez que se pasa a la siguiente columna, automáticamente se activan las opciones correspondientes a Propiedades del Campo, en la parte inferior de la tabla, dependiendo del tipo de datos que se haya seleccionado.



TIPO DE DATOS: En este campo podemos definir el tipo de valores que podemos escribir en este campo. A continuación se definen las diversas categorías correspondientes:





Texto. En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo, direcciones. También se guardan aquí números con los que no se van a realizar cálculos, como números de teléfonos o códigos postales. Para controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamaño del campo (en la vista Diseño).



Memo. Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.



Número. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de cálculos, utilice el tipo Moneda). Usar la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo específico.

Los tipos específicos de esta categoría son los siguientes: - Byte: Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

- Decimal: Almacena números entre -10^28-1 y 10^28-1. Tiene una precisión decimal de 28 dígitos.

- Integer: Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

- Entero largo: (Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

- Single: Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Tiene una precisión decimal de 7 dígitos.

- Double: Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Precisión decimal de 15 dígitos.



Fecha/Hora. Sirven para almacenar fechas y horas.



Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.



Autonumérico. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuénciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.



Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.



Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.



Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.



Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente.

DESCRIPCIÓN: Es opcional, en el cual se hace un comentario descriptivo y que sirve como un recordatorio para el usuario de los datos a almacenar en el campo respectivo. Esta descripción se puede visualizar en la barra de estado cuando selecciona el mismo campo dentro de un formulario.

CONTINUANDO CON EL EJEMPLO 1: Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno) Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características. De momento no te preocupes por ello. Más adelante veremos cómo modificarlo. Bien, ahora vamos a guardar la tabla. Antes de guardar la tabla vamos a ver qué es un campo clave.

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3.4. CAMPO CLAVE: Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la BD (es un campo único). Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

CONTINUANDO CON EL EJEMPLO 1: 2

-

-

Selecciona con un Clic la fila del campo EMPLEADO (el cuadradito gris a izquierda del nombre) de forma que seleccione toda la fila. Después, pulsa Clic en el botón Clave principal situado la barra de herramientas.

Nº la se un en

1

Otra forma: Clic derecho sobre la fila y elegir clave principal

Luego aparecerá de esta forma:

Al costado del atributo aparece el símbolo de una llave, señal de que se ha definido correctamente.

En caso sean varios atributos, igualmente se marcan varias filas (las que correspondan), y se pulsa botón derecho manteniendo la misma selección, repitiéndose el resto de los pasos

3.5. INSERTAR / ELIMINAR FILAS EN LA VISTA DISEÑO DE TABLA: Se puede observar que igualmente se puede agregar o quitar filas al listado de campos.

3.6. GRABAR LA TABLA: Una vez ingresadas y definidas las propiedades necesarias, se procede a grabar la tabla, y para ello cerramos la ventana de creación de tablas o bien escoger la opción Archivo - Guardar. Sea como sea, te pedirá un nombre para la tabla.

CONTINUANDO CON EL EJEMPLO 1: Colócale como nombre: Empleado y haz clic en Aceptar.

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3.7 VISTA HOJA DE DATOS: Para abrir una tabla en modo Vista Hoja de Datos, con el fin de ingresar los datos correspondientes, entonces simplemente debemos hacer doble clic sobre el nombre de la tabla, ó también seleccionar el nombre de la tabla creada y pulsar el botón Abrir, ó un clic derecho y luego abrir.

CONTINUANDO CON EL EJEMPLO 1: Abrir la tabla Empleado.

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulación o un clic en la siguiente casilla. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Enter.

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