Nuestra cartilla metodológica

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INICIATIVAS y proyectos TÚ FORMAS NUESTRAS

Si estás leyendo esto...

es porque eres la pieza fundamental para que nuestra estrategia corporativa siga fortaleciéndose y nuestra empresa crezca aún más. Conocerás el proceso, la metodología, tendrás a la mano tips y aprendizajes que hemos obtenido desde el primer día que nos adentramos al mundo de los proyectos en Cueros Vélez.

Metodología de nuestras Iniciativas y Proyectos.

Artefactos para una ejecución excelente.

Nuestros 4 acuerdos.

Tips para gente pro, como tú.

Consejos de nuestra experiencia en proyectos.

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Índice

INICIATIVAS y proyectos

Están conformados por 4 etapas esenciales que se van a ejecutar al interior de la compañía para cumplir los objetivos estratégicos.

METODOLOGÍA
METODOLOGÍA 2 3 IMPLEMENTACIÓN 1 IDEACIÓN
OPERACIÓN ESTRUCTURACIÓN Pág05
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El Líder de la Iniciativa, en caso de tener un componente tecnológico, activa a soluciones T.I; si es otro tipo activa a Planeación estratégica.

IDEA CIÓN

Es una conversación abierta para conocer el impacto de la iniciativa y sus procesos.

Se realiza el entendimiento de la solución para definir si la idea es un proyecto o una mejora.

Si la idea es un posible proyecto se activa a Planeación Estratégica para incluirlo en el boletín organizacional.

Si no es aprobada, se deben validar los ajustes y presentar nuevamente para su aprobación.

Se presenta la iniciativa, con datos iniciales, al Comité de Gerencia para aprobación y así continuar con la estructuración.

Recuerda

Las ideas que inicien este proceso deben estar previamente validadas por el líder inmediato y deben cumplir con la priorización dada por Comité de Gerencia.

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El Líder de la Iniciativa debe activar las posibles áreas impactadas.

ESTRUC TURACIÓN

En esta etapa ya se cuenta con un alcance mucho más definido.

El Líder de la Iniciativa diligencia el detalle del requerimiento (Proceso actual – Proceso esperado).

Se hace referenciación y se revisan las propuestas de proveedores (en caso de que aplique).

El Líder de la Iniciativa presenta al Comité de Gerencia el caso de negocio para aprobación.

El Líder de la Iniciativa diligencia el caso de negocio y este debe ser validado por el área financiera.

Si es aprobada, continúa el proceso de contratación de proveedores, en caso de que no se apruebe se deben validar los ajustes y esperar aprobación.

Una vez aprobada la iniciativa, Planeación Estratégica solicita la creación de CECO al equipo financiero.

Al finalizar esta etapa ya podremos hablar de proyecto y la entrega.

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LA INICIATIVA ES

¿Mejora O Proyecto?

Su costo es menor o igual a $100 millones.

Su costo es mayor a $100 millones.

Dura 2 meses o menos.

Dura más de 2 meses.

No debe ir a Comité de Gerencia, sólo se da visibilidad.

Se presenta avances al Comité de Gerencia.

Durante el paso de Ideación se define si la iniciativa es un proyecto o si es una mejora.

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IMPLEMEN TACIÓN

El insumo para iniciar esta etapa es el caso de negocio.

Conoce este paso

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El PM y el Líder del Proceso deben validar los entregables de las etapas anteriores para dar inicio con el proyecto.

El PM levanta acta de constitución y conforma el equipo de trabajo.

Gestión del Cambio presenta el plan para el proyecto.

El PM realiza los seguimientos periódicos durante la ejecución y comunica los avances del proyecto.

IMPLEMEN TACIÓN

El PM realiza el kick off de manera organizacional.

El PM levanta cronograma, matriz de riesgos y RACI con equipo de trabajo.

Planeación Estratégica realiza validaciones del estado del proyecto.

Una vez finalice el proyecto, el PM realiza el acta de cierre.

Se realizan lecciones aprendidas en el transcurso del proyecto.

Planeación Estratégica manda a cerrar CECO del proyecto con financiera.

El PM presenta ante Comité de Gerencia el cierre.

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OPERA CIÓN

El proyecto inicia su fase de materialización, en la que se da el seguimiento a los objetivos e inicia su ciclo del logro de los beneficios.

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Al finalizar el proyecto se realiza entrega a la operación.

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Líder del proceso y el PM realizan seguimiento a la estabilización.

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Se presenta ante Comité de Gerencia el estado de la operación y los indicadores de éxito.

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Planeación Estratégica realiza seguimiento a indicadores de éxito y beneficios del proyecto.

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ARTEFACTOS

para que la ejecución de tu proyecto sea

excelente

Caso de negocio

Acta de constitución

Plantilla avance de proyecto

Identificación de riesgos

Cronograma del proyecto

Cambio de alcance

Matriz RACI.

Responsable - Aprobador - Consultado - Informado

Acta cierre de proyecto

Control presupuestal

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Continúa con una

EJECUCIÓN

Adicional a los artefactos anteriores, tenemos para ti estos documentos trasversales, los cuales se diligencian dependiendo del tipo de proyecto.

¡Lo mejor es que puedes encontrarlos en nuestra Intranet Corporativa!

Para seguir ejecutando de la mejor forma los proyectos conoce nuestros 4 acuerdos

1 Plan Cutover

2

Pruebas Funcionales e Integrales

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excelente

4 N U ESTR O Acuerdos

No supongas.

Honra tus palabras.

Haz siempre lo mejor.

No te tomes nada personal.

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PA RA GE N T E T
PR IPS
O, como tú

T P

Liderazgo

La dinámica de un equipo, depende de sus miembros, pero también, y principalmente, de un buen liderazgo.

Buen liderazgo

En Cueros Vélez fortalecemos un liderazgo humano y coherente, fomentando la capacidad de nuestros líderes en ser inspiración y motivación para su equipo. Guiar, mantener la calma y perspectiva durante tiempos difíciles es una habilidad a la que le apostamos constantemente en nuestra cultura.

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T PSeguimiento

La microgestión ha quedado en el pasado. Los líderes no verifican cada paso que da su equipo, les brindan la autonomía necesaria para tomar decisiones, incluso si eso implica equivocarse. Un líder es una guía, pero no alguien que se interpone en las labores. El espacio hace sentir el desafío como una motivación.

T PEquipo eficaz

La base para un equipo eficaz es la inteligencia emocional y la comunicación, así cada uno comprende cómo sus acciones impactan en los demás, explican sus ideas y tienen sentido de pertenencia.

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T P Motivación

La salud mental y un buen ambiente laboral es la prioridad para lograr los objetivos en un equipo, manteniéndose aunque pueden pasar situaciones no agradables. La integración del equipo siempre debe tener un lugar importante en el desarrollo del proyecto.

T P Comunicación

Tener claridad en la información, procurar resolver conflictos y no crearlos, es la base para una buena comunicación. Hay que ser conscientes que cada situación comunicativa en el trabajo es un intercambio de información, aunque nos comuniquemos de manera no verbal.

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PIENSAdiferente

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T P

PIENSAdiferente

Crear y proponer nuevas ideas, opciones o caminos alternativos a lo que se está presentando, es ver el mundo con más matices y de diferentes perspectivas. Todas las personas que piensan diferente también se atreven a vivir de forma diferente, ¡atrévete!

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C O NSEJO S D E Proyectos EN EXPERIENCIA
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NUE
STRA
“ No hay nada peor que hacer muy bien hecho, lo que no había

que hacer.

Ejecutando proyectos que no estaban apuntando a ningún objetivo estratégico. “

Alinear los proyectos con la estrategia es clave para lograr nuestras metas. Comunicar donde queremos llegar como organización, evita que caigamos en la frase de Peter Drucker: Los pilares son determinantes en cada uno de los entregables que hacemos, ¿qué pasaría si nos falta alguno de ellos? Todos los pilares deben tener equilibrio entre sí, estar en el presente y futuro que estamos construyendo.

01 C ONSE J O 02 C ONSE J O
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El agilismo lo asocian con velocidad, pero no es su fin último, lo que busca es hacer entregas de valor oportunas a la compañía y la agilidad no significa que no exista planeación ni control.

El trabajo colaborativo es el futuro de los proyectos: entre áreas de la organización, empresas que sean o no sean del mismo sector y aliados estratégicos que complementan nuestras capacidades.

03 C
04 C
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La simultaneidad no existe y adicional genera pérdidas de efectividad por parte de los colaboradores que deben responder por varios proyectos al mismo tiempo, debido al cambio de contexto.

La presencia del sponsor y los altos directivos es necesaria, aunque va más allá; es estar involucrado y comprometerse con el avance, con el equipo y los componentes del proyecto.

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ONSE J O

De nuestra gente espero seguir recibiendo concentración, compromiso, lealtad y resiliencia para alcanzar nuestros objetivos, resultado de la unión y entrega de los saberes de todos quienes hacemos parte de esta compañía.

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN:

Comunicaciones Corporativas Cueros Vélez S.A.S. Juliana López Moná.

-JUANVélez

RAÚL Vélez

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SIGAMOS IMPULSANDO JUNTOS NUESTRA ESTRATEGIA CORPORATIVA.

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