• Il Regolamento Isvap n. 20 sottolinea l’importanza del rafforzamento degli assetti organizzativi per elevare la qualità del Sistema di Controllo Interno istituendo a tal riguardo la funzione di “Compliance” • La NON “Conformità alla Normativa esterna/interna” porta a : • Sanzioni • Mancanza di controllo nei processi operativi • Indebolimento dell’organizzazione • Pertanto emerge, come primo passo, l’esigenza di avere sotto controllo le scadenze normative
◦ Le scadenze da rispettare sono di tre tipi:
1. Con data già definita e pianificata (singole o ricorrenti) 2. Dipendente da un evento e quindi con data di scadenza definita al momento dell’occorrenza dell’evento 3. “Una tantum”, legata ad impegni non pianificabili
Regolamento 20 ISVAP ISVAP ANIA COVIP INPS Entrate Bilancio Etc.
Impulso Audit Compliance
Controllo dinamico Scadenze Interne / Esterne
La mancanza del controllo comporta: •Sanzioni •Carenze Organizzative
Gescas : Strumento di supporto al controllo
◦ Lo scopo di GESCAS, “Software per la Gestione delle Scadenze”, è quello di: • Consentire il “censimento” delle attività che prevedono una data massima di espletamento (data di scadenza) servendosi anche dell’ausilio di un DB • Monitorare costantemente l’andamento degli obblighi da espletare • Fornire a tutte le risorse coinvolte gli strumenti necessari per il governo del processo di Gestione delle Scadenze
Il back office •Il modulo di back office è riservato all’amministratore dell’applicazione e prevede la gestione di una serie di tabelle: •Fonti normative •Destinatari attività (ISVAP, CONSOB) •Tipo di attività (comunicazioni, flussi dati, pagamenti, etc) •Società gestite •Eventi (Cda, nuovo prodotto, etc) •Uffici •Operatori e uffici di appartenenza •Profilo operatori e relative funzioni •Parametri email •Repository •Anagrafe attività: •Provvedimenti •Struttura attività 6
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Alla base del software esiste un DB (Repository) delle norme di settore con le relative scadenze associate ed i riferimenti alla struttura organizzativa preposta alla gestione
• E’ caratterizzato da una facile manutenzione affidata ad operatori incaricati anche dell’ aggiornamento dei provvedimenti così da consentire ampia flessibilità ed autonomia • Il DB è replicabile di anno in anno
• L’operatività dell’applicazione è affidata secondo le necessità organizzative ai seguenti profili operativi: • Normale: per lo svolgimento dell’attività corrente, il perfezionamento delle scadenze e la chiusura della pratica ( ogni operatore può appartenere ad uno o più uffici ed operare sulle pratiche di competenza) • Administrator : per il caricamento, la manutenzione delle norme, la gestione delle “permissions”, il controllo delle scadenze e la produzione dei report (ha visibilità delle attività di ciascun operatore ed ufficio)
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Le norme che fanno parte del Repository fornito a corredo dell’applicazione provengono da: • Decreti Ministeriali e Presidenza della Repubblica • Agenzia delle Entrate • COVIP • INPS • ISVAP • ANIA
• etc.
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L’operatore viene costantemente e periodicamente aggiornato via e-mail sulle scadenze di competenza propria o dell’ufficio a cui appartiene
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L’operatore svolge nell’ambito della procedura la seguente attività : • Perfezionamento della documentazione richiesta dalla “scadenza” • Produzione e stampa del documento da approvare • Inoltro e gestione dell’attività per la firma (aggiornamento data “richiesta firma”) • Acquisizione del documento firmato e suo inserimento nella procedura come allegato • Chiusura dell’attività
Avviso periodico via e-mail all’operatore per le scadenze di competenza
Perfezionamento pratica e stampa documento da approvare
Inserimento data documento alla firma Acquisizione documento firmato
Chiusura AttivitĂ
Scadenze: Una tantum Periodiche condizionate
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La procedura GESCAS rende disponibili le seguenti funzioni di supporto operativo :
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Sulla singola attività:
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Consultazione della documentazione allegata
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Consultazione della normativa di riferimento
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Verifica nello storico delle operazioni effettuate
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Consultazione della scadenza di tipo periodico o multipla (scadenze mensili/trimestrali)
Sull’insieme delle attività: •
Consultazione scadenzario
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Generazione Report (solo per ufficio di controllo)