Whistleblowing: modalità di applicazione

CPL CONCORDIA Soc. Coop.

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WHISTLEBLOWING DI CPL CONCORDIA: MODALITÀ DI APPLICAZIONE Whistleblowing Il “whistleblower” (letteralmente “soffiatore nel fischietto”) è lo stakeholder che rileva una possibile frode, un pericolo o un altro serio rischio che possa danneggiare clienti, dipendenti, soci, il pubblico o la stessa reputazione dell’impresa; per questo decide di segnalarla. L’istituto del whistleblowing offre una tutela per chi denuncia le irregolarità, proteggendolo da possibili ritorsioni da parte del “denunciato” conseguenti alla segnalazione.

Il “whistleblowing” è uno strumento di recente introduzione in Italia, ma già collaudato da qualche anno nei paesi anglosassoni ( Stati Uniti e Gran Bretagna).

Modalità di gestione del canale whistleblowing di CPL Il canale whistleblowing è dato in gestione esclusiva al Presidente dell’ODV. L’attività è delegabile, in modo formale, ad un qualsiasi membro dell’ODV purché esterno all’azienda. Se il Presidente dell’ODV non è esterno, ha l’obbligo di delegare formalmente la gestione del canale a un membro dell’ODV esterno all’azienda.

Nel caso di segnalazioni tramite lettere postali, queste saranno consegnate ancora chiuse al presidente dell’ODV. Se la gestione delle segnalazioni è stata delegata dal Presidente dell’ODV ad un altro membro, è fatto obbligo al Presidente di trasmettere la busta ancora chiusa al membro delegato .

Nel caso di email, è stato creata un apposito indirizzo di posta elettronica le cui credenziali di accesso sono gestite in modo strettamente personale e riservato dal Presidente dell’ODV ovvero dal membro delegato.

Ad ulteriore garanzia per il segnalante, la casella email è stata predisposta su dei server esterni all’azienda.

Modalità di gestione di ogni segnalazione Ad ogni segnalazione è assegnato un codice univoco, costruito come segue: WB + Anno + progressivo in tre cifre (es WB2015001).

Il presidente dell’ODV (ovvero il membro delegato) riporta la segnalazione in un apposito modulo interno e la trasmette ai restanti membri dell’ODV, avendo cura di omettere qualsiasi riferimento che consenta, anche solo indirettamente, di risalire all’identità del segnalante. A titolo di esempio non esaustivo, sono da oscurare riferimenti a: nome, cognome, ruolo, funzione aziendale, sottounità organizzativa, ufficio, età, sesso, ecc.

In tal modo l’azienda garantisce una piena separazione dei dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione. Ogni segnalazione è oggetto di un’istruttoria da parte dell’ODV. Istruttoria: tempi e modi delle indagini Per una maggiore trasparenza del processo, CPL CONCORDIA ha previsto dei tempi certi per la gestione di ogni segnalazione: »» entro 7 giorni solari dalla data di ricezione, il presidente dell’ODV (ovvero il membro delegato) trasmette la segnalazione (opportunamente resa anonima) ai restanti membri dell’ODV; »» entro 15 giorni solari dalla data di trasmissione, l’ODV valuta collegialmente se la segnalazione è rilevante, ossia reca informazioni utili al fine di perseguire comportamenti criminosi o scorretti. Le segnalazioni ritenute non rilevanti sono archiviate, mentre per le sole segnalazioni rilevanti si procede ad aprire un’attività di indagine; Energy improving life

UNI EN ISO 9001

UNI EN ISO 14001

OHSAS 18001

SA 8000

ISO 50001

Cod. Fisc. - N. Iscrizione R.I. di Modena - P. IVA: 00154950364 Iscriz. albo soc. coop. a mutualità prevalente n° A105548 Cap. soc. e riserve (al 31/12/2014): € 143.442.490

»» entro 30 giorni solari dalla data di apertura l’indagine viene chiusa. Eventuali proroghe al predetto termine dovranno essere decise collegialmente dall’ODV, puntualmente motivate e verbalizzate, e cumulativamente non potranno superare i 90 giorni solari (portando in tal modo la durata massima di un’indagine a 120 giorni solari); »» entro 7 giorni solari dalla data di chiusura delle indagini il Presidente dell’ODV relaziona ai membri del CDA e al Collegio Sindacale, accompagnando la relazione con il suggerimento di opportune azioni correttive; »» le segnalazioni ritenute non rilevanti dall’ODV, sono comunque trasmesse al CDA e al Collegio Sindacale con cadenza almeno trimestrale, riportando l’oggetto della segnalazione e le motivazioni per cui non si è proceduti con successive indagini.

Riservatezza del segnalante CPL CONCORDIA s’impegna a garantire la massima riservatezza del segnalante e a gestire eventuali dati sensibili nel pieno rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

A tal fine, l’identità del segnalante è conosciuta esclusivamente da una sola persona (Presidente dell’ODV o componente dell’ODV delegato esterno all’azienda) e vincolata alla massima riservatezza dal segreto professionale.

L’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo preventivo consenso. L’identità può essere segnalata solo a seguito dell’apertura di un procedimento ove la sua conoscenza, a giudizio collegiale dell’ODV, sia ritenuta assolutamente indispensabile per la difesa dell’incolpato.

Inoltre, CPL CONCORDIA può non garantire il diritto alla riservatezza da parte del segnalante nel caso di un utilizzo improprio del canale.

Stato di avanzamento della segnalazione Per ogni segnalazione è possibile monitorare lo stato di avanzamento, attraverso l’apposita tabella pubblicata da CPL CONCORDIA sul proprio sito internet. A tal fine, il componente dell’ODV delegato alla gestione del canale whistleblowing fornirà al segnalante il codice univoco attribuito alla propria segnalazione.

Denunce anonime CPL CONCORDIA prende in considerazione anche le segnalazioni anonime solo ove queste siano adeguatamente circostanziate. Si sottolinea, tuttavia, che per le denunce anonime non sarà possibile fornire al segnalante il codice univoco di riferimento per il monitoraggio dello stato di avanzamento.

Viste le ampie garanzie fornite in termini di riservatezza al segnalante, si consiglia, pertanto, di optare per segnalazioni non anonime.

Uso improprio della segnalazione CPL CONCORDIA non tollera un abuso dell’istituto del whistleblowing, ossia un utilizzo di detto canale riservato per effettuare segnalazioni con un evidente carattere diffamatorio e opportunistico.

Qualora nella segnalazione si ravvisi una finalità diffamatoria o comunque illecita, CPL CONCORDIA si riserva la facoltà di intraprendere azioni disciplinari e/o legali contro il segnalante.

In tali situazioni CPL CONCORDIA può non garantire il diritto alla riservatezza da parte del segnalante.