Código de Conduta - Copapel

ABRANGÊNCIA

COMPLEMENTARES 2.1 Políticas

INTRODUÇÃO

NOSSOS

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07 07 07

8. FORNECEDORES 9. CONCORRENTES 10. REPRESENTANTES 11.

1. ABRANGÊNCIA

Este documento aplica-se aos acionistas (sócios), alta direção, colaboradores, sejam celetistas, estagiários, aprendizes ou terceiros, representantes e fornecedores.

2. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

2.1 Políticas

DEP-COR-003 - Política de Medidas Disciplinares.

DEP-COR-005 - Política de Gestão de Riscos.

3. INTRODUÇÃO

A conduta ética e íntegra deve ser a base de todas as nossas ações e o nosso Código de Conduta expressa nossos princípios fundamentais e define o significado de integridade. Mas não se espera, com ele, abranger todas as situações do cotidiano, portanto, na dúvida, o colaborador deve consultar seu líder imediato, gerente ou RD - Representante de Direção.

Todos os colaboradores devem estar familiarizados com este Código e com as políticas e os procedimentos complementares, disponíveis no portal MIC - Mecanismo de Integridade COPAPEL

A alta direção, os gerentes e líderes tem a obrigação de assegurar sua observância, transmitir o seu conteúdo aos

seus colaboradores e servir de exemplo para toda a empresa. Os requisitos desse Código devem ser cumpridos por todos os colaboradores. Se identificar, suspeitar ou souber de desvios ou violações relativas a qualquer de seus requisitos, o colaborador deve informar imediatamente os canais pertinentes, que providenciarão a apuração dos fatos relatados. Veja mais detalhes na seção 6. Violações ao Código de Conduta.

Se comprovados, serão avaliados pelo Comitê de Ética de nossa empresa e terão, como consequência, medidas disciplinares correspondentes, além das punições previstas em lei.

4. NOSSOS

IDEAIS

Os ideais da COPAPEL compreendem a missão, a visão e os valores organizacionais. Você também encontra os “Nossos ideais” em nosso site.

4.1 Nossa Missão

A missão é a razão da empresa existir. É o nosso propósito, ou seja, o porquê da nossa equipe trabalhar todos os dias.

Esta é a nossa missão:

Construir relações duradouras com clientes por meio de soluções profissionais, inovadoras e sustentáveis em higiene e limpeza, proporcionando ambientes limpos e saudáveis para as empresas e para as pessoas.

4.2 Nossa Visão

A visão é um objetivo de longo prazo da empresa. É uma bússola para guiar a empresa para onde ela quer chegar em um determinado tempo.

Esta é a nossa visão:

Ser líder absoluto no mercado de Higiene e Limpeza Profissional em todas as microrregiões onde atuamos nos estados de Santa Catarina, Paraná e Rio Grande do Sul.

4.3 Nossos Valores

Os valores organizacionais definem como a empresa irá se portar. Eles representam um conjunto de crenças fundamentais para o negócio e os pilares da cultura organizacional.

Esses são os nossos valores:

• Ética e Responsabilidade.

• Trabalho em equipe.

• Sustentabilidade.

• Melhoria contínua.

• Manter os compromissos em dia com os Stakeholders.

• Praticar “o Correto a partir de mim”.

5. MIC - MECANISMO DE INTEGRIDADE COPAPEL

O MIC - Mecanismo de Integridade COPAPEL está estabelecido com o propósito de contribuir no atendimento das diretrizes desse Código de Conduta. Portanto, é dever de todos os colaboradores apoiá-lo e engajar-se nas atividades, processos e controles do nosso Mecanismo de Integridade, a fim de mantê-lo efetivo constantemente.

Em especial, enfatiza-se a proibição de conceder ou oferecer propina, suborno, pagamento de facilitação e qualquer outro benefício que se configure em vantagem indevida, seja diretamente ou por meio de terceiros.

Também é proibida qualquer tipo de fraude, divulgação

de informações falsas, formação de cartel e engajamento em atividades ilícitas, tais como, lavagem de dinheiro, concorrência desleal e descumprimento das leis e códigos vigentes.

Casos sensíveis relativos ao Mecanismo de Integridade são tratados com confidencialidade e retaliação de qualquer natureza é proibida. Apenas as pessoas que, obrigatoriamente, precisam saber da informação devem acessá-las.

Para as denúncias, adota-se sempre o princípio de ser o conteúdo importante e não a fonte.

6. VIOLAÇÕES AO CÓDIGO DE CONDUTA

As infrações a este Código estarão sujeitas a medidas disciplinares e/ou penalidades com base na legislação aplicável. Cabe a cada colaborador comunicar formalmente seu superior imediato ou através do Canal de Ética sempre que tomar conhecimento de uma possível violação aos termos deste Código.

Toda denúncia recebida será tratada com confidencialidade e sigilo, com exceção daquelas onde há a obrigação legal de informar às autoridades governamentais.

A denúncia poderá ser feita das seguintes maneiras:

1) comunicado ao seu líder imediato;

2) pelo telefone direto: 0800 517 1002;

3) pelo site: www.contatoseguro.com.br/copapel. Selecionar a opção “Denúncia”;

4) através do aplicativo da Contato Seguro, disponível na App Store e Google Play Store.

Os colaboradores não devem se abster quando houver dúvida, mas sim consultar o RD - Representante da Direção ou enviar sua dúvida pelo site www.contatoseguro.com.br/copapel Selecionar a opção “Dúvidas”.

7. COLABORADORES

7.1 Atender às leis

O colaborador ou terceiro deve cumprir integralmente as leis e demais requisitos regulatórios aplicáveis e respeitar a privacidade e os direitos de todos os seres humanos.

7.2 Cumprimento de políticas e procedimentos

A COPAPEL exige que os colaboradores conheçam e cumpram o Código de Conduta, as políticas e os procedimentos.

Alguns exemplos de políticas que devem ser cumpridas são:

• Política de Medidas Disciplinares;

• Política de RH;

• Política de Gestão de Riscos.

Alguns exemplos de procedimentos, guias, manuais e cartilhas que devem ser cumpridas são:

• Manual do Fornecedor Copapel;

• Cartilha do Comprador;

• Presentes, Hospitalidades, Doações e Patrocínios.

• Relação com fornecedores.

• Relação com concorrentes e política antitruste.

• Proibição de retaliação.

Além das políticas e dos procedimentos citados, o colaborador deve cumprir as demais políticas e procedimentos da empresa, assim como, as condutas a seguir:

• Quando estiver utilizando veículo da empresa, o colaborador deve ter um comportamento apropriado e atender as leis de trânsito;

• Os registros de horas extras devem ser corretos, precisos e com autorização;

• Manifestações e declarações à imprensa, tais como concessão de entrevistas e informações relacionadas à empresa podem ser feitas, desde que devidamente autorizadas;

• Não é permitido o uso dos meios eletrônicos de comunicação da empresa para fins alheios às atividades laborais;

• É proibido o compartilhamento de senhas de acesso aos sistemas internos;

• Não se admite a utilização de recursos, espaços ou imagem da empresa para manifestações políticas ou sindicais;

• Não são autorizadas manifestações em redes sociais que possam causar danos diretos e indiretos à reputação da empresa;

• Não é tolerável a insubordinação ao gestor imediato ou a cadeia hierárquica; e

• Não é admissível violação ou não cumprimento dos processos corporativos.

7.3 Promoção da reputação

O colaborador deve empenhar-se em manter e promover a boa reputação de nossa empresa e agir de maneira transparente, honesta e no interesse da empresa e bem-estar da sociedade.

7.4 Concessão ou recebimento de benefícios

O colaborador não pode oferecer ou conceder vantagens indevidas, direta ou indiretamente a qualquer pessoa ou empresa ou instituição.

Brindes, presentes, entretenimento e hospitalidades só podem ser concedidos ou recebidos se estiverem em concordância com as políticas da empresa.

O colaborador ou terceiro não pode se aproveitar do seu cargo para exigir, aceitar, procurar obter, nem prometer vantagens indevidas.

7.5 Conflito de Interesses

Deve-se evitar conflitos de interesse, potencial ou real. Eles podem ocorrer, nas seguintes situações:

a) em atividade remunerada que possa prejudicar o desempenho profissional ou represente competição à nossa empresa; e

b) na tomada de decisão, que possa configurar em interesse pessoal, em detrimento do interesse da empresa.

Informar o líder imediato, por meio dos processos formais, a existência de potencial conflito de interesse.

7.6 Uso de bens e informações da empresa

No que se refere ao uso de bens e informações da COPAPEL, o colaborador e terceiro devem:

• Utilizar os bens da empresa (ativos, propriedades, equipamentos, softwares, hardwares, etc.) exclusivamente para fins profissionais e de interesse da empresa;

• Zelar pela segurança da informação e uso consciente dos dados a sua disposição, de modo a não ferir os direitos empresariais e de cada indivíduo;

• Manipular dados pessoais somente quando necessário e apenas para propósitos legítimos, claros e predeterminados;

• Manter a confidencialidade no que diz respeito a assuntos empresariais internos, que não tenham se tornado de conhecimento público. Essa obrigação continuará vigorando mesmo depois do término do vínculo empregatício ou rescisão contratual; e

• Gerar registros e relatórios verídicos e exatos, seja para fins externos ou internos.

Nesse mesmo sentido, o colaborador e terceiro não devem:

• Gerar ou transmitir informações com apologia à violência ou outros atos criminosos ou de conteúdo sexualmente ofensivo ou que incitem o preconceito racial;

• Fazer gravações de vídeo ou de áudio, que se relacionem de alguma forma com a empresa, sem o consentimento do superior; e

• Utilizar informações confidenciais privilegiadas para fins pessoais, tais como, listas de clientes ou dados desses clientes, nem compartilhar a terceiros com esse propósito.

7.7 Registros contábeis

O colaborador deve assegurar que os documentos e os registros contábeis da nossa empresa, criados por si ou sob sua responsabilidade, estejam completos, sejam precisos, reflitam honestamente cada transação ou despesa e sejam gerados no tempo devido e de acordo com as regras e normas contábeis aplicáveis.

7.8 Lavagem de dinheiro

O colaborador não deve promover nem se engajar em nenhuma atividade que possa se caracterizar por lavagem de dinheiro e deve auxiliar na sua detecção.

7.9 Fraude, extravio ou roubo

O colaborador deve zelar pelo seu patrimônio, dos colegas e da empresa, por essa razão é proibido apoderar-se de bens (dinheiro, produtos, mercadorias, peças, equipamentos, materiais, objetos, etc.) que não seja seu.

Não é tolerável qualquer ato de má-fé com o intuito de lesar outra pessoa ou descumprir determinada obrigação, tais como adulteração do apontamento do ponto eletrônico, de informações dos cartões de abastecimento ou de relatório ou comprovantes de despesas, falsificação de documentos, entre outras fraudes.

Portanto, fraudes, extravios, furtos e roubos serão tratados com o rigor da lei.

7.10 Assédio moral e sexual

A COPAPEL desaprova qualquer forma de assédio que gere um ambiente ofensivo, constrangedor, humilhante ou hostil a seus colaboradores ou terceiros.

Por este motivo:

• Não é permitido qualquer tipo de ameaça, intimidação, insulto, apelido, piada, bullying, gesto ou outra conduta indesejável cometida por ou contra um colaborador ou terceiro (fornecedor, representante, cliente, visitante, etc.);

• Não é aceita perseguição a colaborador ou terceiro, por meio de ameaças explícitas ou dissimuladas, ou pelo exercício autoritário de um cargo de poder.

• É proibido comportamento ou insinuação de caráter sexual, atitudes verbais ou físicas de natureza sexual, pedido de favores sexuais e exibição de objetos ou imagens com conotação sexual.

7.11 Discriminação

A COPAPEL acredita que a diversidade contribui para o desenvolvimento social e para o crescimento pessoal e profissional de todos da empresa.

Logo, não é permitida discriminação relacionada à classe social, etnia, cor, sexo, orientação sexual, credo, religião, idade, estado civil, deficiência e outras formas discriminatórias.

7.12 Comportamento inadequado

A COPAPEL preza por pessoas com comportamento pautado no respeito e profissionalismo e procura manter um ambiente de trabalho profissional.

Por esse motivo é inadmissível o uso de comunicação hostil, tais como, tom de voz elevado, gritos, acusações, uso de vocabulário chulo, xingamentos, comentários depreciativos, etc.

Também não são aceitáveis comportamentos inadequados, tais como, repassar fofocas no ambiente de trabalho, privilegiar um colaborador ou terceiro em detrimento de outro, aplicar medidas disciplinares de forma autoritária ou sem parecer do Comitê de Ética.

A COPAPEL não aprova o uso de roupas justas, decotadas, com estampas partidárias ou ofensivas no ambiente de trabalho. Logo, a vestimenta deve seguir um padrão profissional.

O crachá e o uniforme são meios de identificar o colaborador, portanto, devem ser usados corretamente.

A conduta profissional deve se estender no trajeto de casa para o trabalho e do trabalho para casa, porque enquanto os colaboradores usam crachás ou uniformes, continuam a representar a empresa.

Os aparelhos celulares devem ser utilizados com consciência, de modo que não interfiram no trabalho do colaborador.

7.13 Agressão

A COPAPEL não tolera nenhuma conduta agressiva ou abusiva que possa causar dano físico ou psicológico às pessoas.

Não são permitidas ameaças de agressão e é proibido atentado contra a integridade física de colaborador ou terceiro, tais como, cuspe, chute, soco, arranhão, mordida, beliscão ou qualquer outra agressão física.

8.

FORNECEDORES

• Cumprir todas as leis aplicáveis;

• Proibir atos de corrupção;

7.14 Requisitos

adicionais para ocupante de cargos de liderança ou supervisão

O colaborador que ocupa cargo de liderança (supervisor, gerente, diretor) deve:

• Selecionar seus colaboradores pelas suas qualificações e adequabilidade à função;

• Fornecer instruções precisas (especialmente no cumprimento da lei);

• Comunicar claramente a importância da ética e integridade e incentivar seus liderados a usar o Código de Conduta como referência em seu dia a dia, bem como comunicar que as infrações ao código são inaceitáveis e que implicarão em medidas disciplinares, além das consequências legais;

• Monitorar o cumprimento das diretrizes da empresa, o cumprimento das leis e dos requisitos desse código;

• Avaliar o desempenho de seus liderados e aplicar o princípio da meritocracia;

• Liderar sua equipe com franqueza, profissionalismo, educação, respeito e justiça; e

• Estar acessível e disposto ao diálogo franco e construtivo.

7.15 Saúde e segurança no trabalho

No que se refere a saúde e segurança no trabalho, os colaboradores devem estar constantemente atentos à segurança do trabalho e saúde ocupacional, tanto para benefício próprio quanto a seus colegas.

A COPAPEL espera que nossos fornecedores atuem de acordo com os princípios delineados a seguir e o descrito no Manual de Fornecedor Copapel:

• Engajar-se na implementação de mecanismos de combate à corrupção, fraude, lavagem de dinheiro, cartel e outros atos ilícitos à administração pública;

• Respeitar os direitos humanos básicos dos colaboradores e terceiros;

• Proibir o trabalho escravo e o trabalho infantil;

• Assumir responsabilidade pela saúde e a segurança dos seus colaboradores;

• Agir de acordo com as normas locais e internacionais aplicáveis relativas à proteção ambiental; e

• Promover, dentro de sua cadeia de fornecedores, o cumprimento desses requisitos.

No que se refere aos fornecedores, nossos colaboradores devem:

• Auxiliar no monitoramento dos fornecedores;

• Avaliar as qualificações e a reputação dos fornecedores e terceiros antes da contratação (por meio de investigações);

• Assegurar que os fornecedores entendam aos princípios de nossa empresa e se alinhem a eles;

• Acompanhar as atividades dos fornecedores, de modo a assegurar que cumpram os princípios de ética e integridade; e

• Não utilizar os fornecedores ou terceiros, em nenhuma circunstância, para a realização de qualquer atividade ilícita ou que contrarie os requisitos desse Código de Conduta.

9. CONCORRENTES

A COPAPEL é conhecida como uma empresa idônea e está comprometida em exercer uma concorrência justa. Por isso sempre busca a transparência em seus negócios, mantendo assim a competitividade leal com seus concorrentes.

Por essa razão seus colaboradores e terceiros devem seguir essas diretrizes:

• Zelar pela concorrência leal e não se engajar em atividades ou negócios lesivos ao consumidor, à administração pública ou sociedade;

• Não se relacionar com concorrentes com a finalidade de acordos quanto a preços, capacidades de produção, repartição de mercado ou territórios de venda e com propósito de qualquer conduta que elimine a competição sadia;

• Não estabelecer acordos com concorrentes no sentido de não competir, restringir negócios com fornecedores, apresentar ofertas fictícias no âmbito de propostas ou repartir clientes, mercados ou territórios; e

• Não obter e não usar informações confidenciais de concorrentes.

10. REPRESENTANTES

No que se refere aos representantes, nossos colaboradores devem:

• Avaliar as qualificações e a reputação de representantes antes da contratação (por meio de investigações);

• Assegurar que os parceiros entendam aos princípios de nossa empresa e se alinhem a eles.

• Acompanhar as atividades dos parceiros, de modo a assegurar que cumpram os princípios de ética e integridade.

GOVERNOS

Os contatos com o Governo em nome da empresa serão coordenados pela Alta Direção ou colaborador por ela designado.

São deveres da gestão e dos colaboradores:

• Respeitar a legislação aplicável e os princípios éticos deste código nas relações estabelecidas com órgãos públicos em geral;

• Estabelecer relacionamento com autoridades, políticos e agentes públicos pautado pela ética, profissionalismo e transparência, reportando imediatamente à empresa qualquer forma de pressão, oferta ou solicitação por parte de agente público contrária a estes princípios;

• Não oferecer brindes, presentes ou qualquer espécie de vantagem financeira ou não, a qualquer agente público ou político, às pessoas a eles relacionadas, em contrapartida à benefícios particulares ou para a empresa; e

• Não utilizar interposta pessoa física ou jurídica para ocultar ou dissimular interesses ou a identidade de quem vier a se beneficiar de eventuais atos ilícitos praticados.

• Não utilizar os parceiros, em nenhuma circunstância, para a realização de qualquer atividade ilícita ou que contrarie os requisitos desse Código de Conduta.

• Não impor restrições ilegais para representantes.

Fica expressamente proibido aos colaboradores da empresa em contratos e licitações com o Poder Público:

• Acordos ou combinações prévias com concorrentes, que tenham por objetivo fraudar o caráter competitivo do procedimento de licitação estabelecido pela Lei 8.666/93 e demais normas aplicáveis;

• Fraudar a realização de qualquer licitação ou contrato decorrente, incluindo práticas que tenham por objetivo afastar concorrentes de forma ilícita, inclusive pelo oferecimento de qualquer espécie de vantagem; e

• Dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos, ou intervir em sua atuação.

12. COMUNIDADE LOCAL E MEIO AMBIENTE

12.1 Doações, contribuições e patrocínios

Patrocínios, contribuições e doações só podem ser realizadas se forem transparentes, não causarem aparência de improbidade ou má-fé e estiverem em concordância com as leis aplicáveis e as políticas de nossa empresa, tais como a Política de Presentes, Hospitalidades, Doações e Patrocínios.

Não é permitido prometer, oferecer ou prestar contribuições com a finalidade de garantir benefícios competitivos injustificados. Não podem ser prestadas contribuições para eventos organizados por pessoas ou organizações com objetivos incompatíveis com os nossos princípios empresariais e/ou que possam prejudicar a reputação de nossa empresa.

Além disso:

a) uma doação só será permitida se for dedutível de tributos e, a qualquer momento, for possível justificar a sua razão e o seu destino;

b) um patrocínio só será permitido se basear-se num contrato escrito e adequado à contrapartida oferecida; c) doação ou patrocínio não podem ser concretizados em dinheiro ou através de depósitos em contas particulares.

12.2 Proteção ambiental

No que se refere a proteção ambiental os colaboradores devem contribuir para a proteção do meio-ambiente e a preservação de seus recursos.

13. CLIENTES

A COPAPEL se compromete em atender seus clientes com cortesia e respeito, considerando o interesse dos negócios entre ambas as partes.

A COPAPEL preza pelo cumprimento de suas obrigações, estando estas previamente estabelecidas nas suas relações comercias.

A COPAPEL deve prestar informações aos clientes conforme os seus procedimentos, com igualdade de tratamento, sem fazer distinções influenciadas por interesses ou sentimentos pessoais, prezando pela honestidade nas negociações.

A COPAPEL comercializa mercadorias, respeitando as legislações vigentes e prezando por sua qualidade e preservação.

Interesses pessoais de qualquer natureza não devem influenciar os negócios. O relacionamento entre a COPAPEL e seus clientes deve estar pautado em critérios profissionais, técnicos e comerciais, baseado na confidencialidade, mantendo os acordos estabelecidos.

É proibido oferecer ou aceitar empréstimos e cortesias, como dinheiro ou equivalentes, que possam caracterizar propina, suborno e corrupção.

No que se refere aos clientes, nossos colaboradores, representantes e terceiros devem buscar demonstrar:

• Cordialidade;

• Habilidade de entender e atender as necessidades, expectativas e requisitos do cliente;

• Capacidade de responder as dúvidas do cliente em um tempo apropriado;

• Aptidão em transmitir confiança e segurança; e

• Empenho em fazer o que foi acordado e quando foi combinado (compromisso com o cumprimento de prazo).

14. TERMO DE COMPROMISSO

Todos os diretores, gerentes e supervisores, colaboradores, estagiários e aprendizes são responsáveis por conhecer, aceitar, respeitar e divulgar as informações deste Código de Conduta, além de zelar pelo estrito cumprimento de suas regras. Também deverão permanecer atentos na prevenção e detecção de infrações a este Código, comunicando qualquer violação à empresa.

Preencha os campos no verso desta página, coloque data e assine. Depois, destaque a próxima página e a encaminhe para o responsável do DHO - Desenvolvimento Humano e Organizacional.

TERMO DE COMPROMISSO

Declaro que tomei conhecimento e compreendi que devo cumprir as diretrizes e regras contidas no Código de Conduta, cuja cópia me foi entregue neste ato, e que me comprometo a respeitar, no desempenho de minhas atividades junto à COPAPEL, em todos os seus termos, condições e princípios éticos e zelar para que elas sejam observadas pelos meus colegas de trabalho.

Declaro, ainda, que no caso de dúvida ou conhecimento de violações a este código, informarei imediatamente o RD - Representante da Direção ou por meio dos canais disponíveis.

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