Mejores Prácticas de Trabajo Remoto - Connpas

Mejores Prácticas de

Trabajo en Remoto Tips para mejorar el trabajo en remoto

Sabes si estas siendo eficiente en las reuniones en remoto o en online?

En tu empresa o negocio han cambiado la forma de trabajar presencial a online/vitual?

Descubre 1.Cinco tips para los líderes de equipos de trabajo.

2.Cinco tips para los colaboradores.

3. Las fases de las empresas.

4. Crear un ambiente adecuado.

5. Gestión de un equipo en remoto.

1. Cinco tips para los líderes de equipos de trabajo o dueños de negocios.

1.1. ESTABLECER UN PLAN DE COMUNICACIÓN Establezca cuando, donde, quienes.

Considere la posibilidad de tener una sala de videoconferencia siempre activa por equipo ,en la que los miembros del equipo puedan permanecer, o entrar y salir a su antojo. Esta simulación ayuda a la aclimatación y aceptar el cambio a distancia de una forma menos brusca.

Muestra intencionalidad en torno a la comunicación informal, un elemento importante elemento que se produce de forma espontánea en una oficina.

1.3. ESTABLECER UN EQUIPO DE LIDERAZGO A DISTANCIA Reúna a un equipo de expertos con experiencia en trabajo a distancia, que puedan comunicar los matices, y que sirvan de recursos a los demás.

Una parte fundamental de la función de este equipo será documentar los retos en tiempo real, priorizar de forma transparente esos retos y asignar directamente responsables para encontrar soluciones.

1.4. MINIMIZAR LAS HERRAMIENTAS 1.2 ESTABLECER UN MANUAL Establezca unas instrucciones que se deben comunicar a toda la empresa. Puede empezar como una única página web de la empresa o un repositorio. Uno de los retos más importantes al pasar a la modalidad remota es mantener a todo el mundo informado de manera eficiente.

Haga un esfuerzo concertado en documentar sistemáticamente los cambios importantes del proceso en un lugar central para minimizar la confusión.

Gestionar una empresa se reduce a la confianza, la comunicación y el apoyo de toda la empresa a los objetivos compartidos.

Google Docs, una herramienta de chat para toda la empresa (como MicrosoftTeams o Slack), y Zoom es todo lo que necesitas para empezar.

Si tu equipo necesita acceder a los sistemas internos a través de una VPN, asegúrate de que todo el mundo tenga un acceso fácil e instrucciones claras sobre su uso.

1.5. IMPULSAR EL CAMBIO

Para las empresas con una fuerte "experiencia en la oficina", es vital que el liderazgo reconozca que la transición remota es un proceso, no un interruptor binario que hay que pulsar.

Los líderes son responsables de aceptar la iteración, ser abiertos sobre lo que funciona y lo que no, y transmitirlo a todos los empleados.

2. Cinco tips para los colaboradores.

2.1. SEPARAR EL TRABAJO DE LA VIDA Es probable que éste sea el obstáculo más difícil de superar, especialmente para los nuevos empleados que trabajan desde casa y tienen familia en casa. Debes tener una conversación dedicada con la familia, ayudándoles a entender que el hecho de que estés en casa no significa que estés disponible.

También puedes considerar un indicador de ocupado/disponible. Cuando no hay una oficina física de la que salir, es fácil trabajar más tiempo de lo que se espera (o es saludable). Si resulta útil, establece recordatorios para empezar y terminar el trabajo, y planificar actividades para llenar el vacío donde antes se encontraba el desplazamiento. que antes había. Planificar de forma proactiva lo que vas a hacer es la clave para entrar en la jornada laboral y salir de ella de la jornada. Esto será diferente para cada persona, pero salir de casa para dar un paseo o hacer un recado es una buena forma de crear una separación inconfundible.

2.2.CREAR UN ESPACIO DE TRABAJO DEDICADO El lugar de trabajo es tan importante como lo que se hace y con quién trabajas. Procura dedicar un espacio donde sólo se trabaje, que te permita concentrarte mientras estás allí y desconectar al salir. La clave es encontrar un espacio que sea exclusivamente para trabajar.

2.3 RELACIONARSE CON LA GENTE Cuando no hay una oficina que influya en la comunicación informal, la comunicación informal es espontánea, hay que ser intencionado para integrarla en el día a día. Programe charlas virtuales periódicas de café y horas felices utilizando una videollamada.

Cree una sala de videoconferencia siempre activa desde la que su equipo pueda trabajar( y recuerda que, en un entorno remoto, no pasa nada por mirar hacia otro lado).

Habla de lo que normalmente harías. Si se trata de deportes, planes de vacaciones y las divertidas historias de insubordinación de los niños son material habitual, trabaje con su equipo para establecer un canal para hablar de cosas fuera del trabajo.

El medio puede ser diferente, pero la conexión es la misma.

Deja de lado la vergüenza. Todo el mundo está en el mismo barco. No se preocupe y siéntete bienvenido a dejar que tus mascotas y tu familia entren en las llamadas en ocasiones. Esto humaniza la experiencia y nos recuerda a todos que primero somos personas y luego colegas.

Conecta con la familia y la comunidad. Trabajar a distancia te da la oportunidad de pasar tiempo con diferentes personas que no son sólo tus compañeros de trabajo. Busca oportunidades de crear vínculos con otras personas, lo que podría ser imposible o limitado cuando tenías que desplazarte al trabajo.

2.4 RESPETA LA RUTINA, PERO EXPERIMENTA CON CAMBIO Aunque los flujos de trabajo asíncronos son una ventaja importante de un equipo totalmente equipo remoto, los acuerdos de trabajo temporal desde casa pueden ser menos susceptibles de adoptar cambios masivos de uso horario. Si este es el caso, es prudente formular una rutina que se alinee estrechamente con su rutina anterior. Sin embargo, no te sientas obligado a seguir una rutina. Una ventaja del trabajo a distancia es la posibilidad de experimentar con días de trabajo no convencionales.

Se entiende que no todo el mundo comparte las mismas horas punta de energía y concentración.

Si crees que trabajas mejor por la tarde, por ejemplo, ten esa conversación con tu equipo y experimenta con una jornada laboral no lineal.

2.5 FLUYE CON LOS CAMBIOS Tranquilo: no se nace sabiendo trabajar desde casa. Las empresas que cambian de equipos presenciales a remotos probablemente experimenten dolores de crecimiento. Si no se toman con calma, esta fricción puede causar graves daños, tanto en el plano operativo como en el cultural. Recuerde que la transición al trabajo remoto, aunque sea temporal, es un proceso.

Mientras se adapta al trabajo a distancia, esté abierto a probar y experimentar con nuevas formas de trabajo, comunicación y de trabajar, comunicarse y programar su jornada.

3. Las fases de las empresas.

NO REMOTO Algunas empresas no permiten el trabajo a distancia. Esto puede deberse a un mandato de la dirección, o a la naturaleza de la propia empresa.

Las empresas multinacionales con oficinas en todo el mundo son intrínsecamente remotas.

REMOTO PERMITIDO Esta etapa de remoto permite a algunos empleados trabajar algunos días (pero no todos) fuera de la oficina.

Esto se ve comúnmente en entornos de agencias y empresas donde los "viernes remotos" se venden como una ventaja para el empleo.

La empresa esta escuchando las demandas de los empleados para una mayor flexibilidad.

HIBRIDO REMOTO En un escenario híbrido-remoto, hay una o más oficinas a las que un subconjunto de la empresa se desplaza cada día, junto con un subconjunto de la empresa que trabaja a distancia. Los empleados que buscan más libertad, autonomía y flexibilidad en el lugar de trabajo probablemente considerarán que "algo de distancia" es mejor que "nada de distancia", pero la distancia híbrida puede tener algunos retos: 1. Los empleados de la modalidad híbrida-remota pueden tener menos acceso a la información.

2. Menos oportunidades de carrera y desarrollo.

3. La sensación de ser una oficina satélite.

4. El manejo y la gestión de la culpa.

5. La carga de la presión por el trabajo a distancia.

6. Determinar si el trabajo a distancia se ofrece y apoya realmente.

7. Riesgo de quedar en evidencia. "¿Cómo has conseguido un acuerdo remoto?

8. 8. Exigencias de rendimiento excesivo.

3. Las fases de las empresas.

REMOTO PARCIAL Remoto, sesgado hacia una zona horaria: Ciertas empresas permiten que los empleados trabajen de forma remota pero mantengan “alineada las horas del equipo central" Algunas empresas, por ejemplo, tiene miembros repartidos en varios países y zonas horarias, pero apunta a lograr "al menos una superposición de 4 horas con el horario del equipo directivo, de 10 a.m. a 6 p.m., hora estándar del este".

Esto tiende a atraer a los empleados que están relativamente cerca de entre sí, o al menos en una zona horaria cercana, incluso si se encuentra en una zona horaria diferente hemisferio.

TODO REMOTO

Una empresa totalmente remota significa que no hay una oficina donde los equipos trabajen.

En las empresas totalmente remotas, no hay ningún esfuerzo para alinear a los miembros del equipo a una zona horaria. Más bien, una tendencia a la comunicación asíncrona fomenta la documentación, desaconseja las reuniones sincrónicas como valor por defecto para la colaboración y proporciona una mayor flexibilidad para que cada miembro determine las horas de trabajo que mejor se adapte a su estilo de vida.

Actualmente ya hay empresas 100% de trabajo en remoto, donde cada individuo trabaja de forma separada y no hay oficinas propiedad de la empresa. Con miembros del equipo en diferentes países, se consideran muchas zonas horarias.

4. Crear un ambiente adecuado.

SILLA Elija una silla que apoye las curvas de su columna vertebral.

Ajuste la altura de la silla para que los pies estén apoyados en el suelo o en un reposapiés y los muslos queden paralelos al suelo.

MONITOR

Ajuste los reposabrazos para que sus brazos descansen suavemente sobre ellos con los hombros relajados.

Coloque el monitor directamente frente a usted, a un brazo de distancia. La parte superior de la pantalla debe estar a la altura de los ojos o ligeramente por debajo

ESCRITORIO

nivel de los ojos. El monitor debe estar directamente detrás de

Debajo del escritorio, asegúrese de que hay espacio libre para las rodillas, los muslos y los pies. Si el escritorio es demasiado bajo, coloque tablas o bloques resistentes bajo las patas del escritorio. Si el escritorio es demasiado alto, eleva la silla. Utilice un reposapiés para apoyar los pies si es necesario. Si su escritorio tiene un borde duro, acolche o utilice un reposamuñecas. No guarde objetos debajo del escritorio.

TECLADO Y RATÓN

Coloque el ratón al alcance de la mano y en la misma superficie que el teclado. Mantenga las muñecas rectas, la parte superior de los brazos cuerpo, y las manos a la altura o ligeramente por debajo nivel de los codos. Utiliza los atajos de teclado para reducir el uso prolongado del ratón. Ajusta la sensibilidad del ratón para que pueda utilizar un toque ligero para manejarlo.

del teclado. Si lleva gafas bifocales, baje el monitor una o dos pulgadas más para que la visión sea más para una visión más cómoda.

TELÉFONO Si suele hablar por teléfono y escribir o escribir al mismo tiempo, ponga el teléfono en el altavoz o utilice unos auriculares en lugar de acunar el teléfono entre la cabeza y el cuello.

REPOSAPIÉS Si su silla es demasiado alta para que pueda apoyar sus los pies en el suelo, o la altura de su escritorio le obliga a elevar la altura de su silla, utilice un reposapiés. Si no dispone de un reposapiés.

Si no dispone de un reposapiés, pruebe a utilizar un pequeño taburete o una pila de libros de libros resistentes.

5. Gestion de un equipo en remoto.

En realidad, la gestión de una empresa totalmente remota es muy parecida a la gestión de cualquier otra empresa. Todo se reduce a la confianza, la comunicación y el apoyo de toda la empresa a los objetivos compartidos, todo lo cual ayuda a evitar las disfunciones.

El control remoto obliga a hacer las cosas que se deberían hacer mucho antes y mejor. Obliga a una disciplina que sostiene la cultura y la eficiencia a gran escala, en particular en áreas que son fácilmente a las que se les quita la prioridad.

Es importante no asumir que los miembros del equipo entienden las buenas prácticas de trabajo a distancia.

Se espera que los directivos deben enseñar a sus subordinados a utilizar la comunicación asíncrona, a dar prioridad a los manuales, a diseñar un espacio de trabajo óptimo y a comprender la importancia de la comunicación a distancia.

Diseñar un espacio de trabajo óptimo y comprender la importancia del autoaprendizaje y el autoservicio.

Los directivos deben asegurarse de que los nuevos contratados a distancia lean una guía de inicio y estén disponibles para responder a las preguntas a lo largo de su trayectoria en la empresa.

Consejos para la contratación de nuevos miembros del equipo:

1.

Sea claro y directo en todas las comunicaciones con los candidatos. Las entrevistas virtuales pueden ser

difíciles para ambas partes, así que establezca las expectativas tanto para usted como para el candidato al principio del proceso. Fomente las preguntas, pida aclaraciones cuando sea necesario y sea útil y receptivo en cualquier interacción de seguimiento.

2.

Busque candidatos que se alineen con los valores de la empresa. Mientras se trabaja a distancia, es im-

portante es importante adherirse a los valores de la empresa para mantener una mentalidad de equipo, por lo que será útil evaluar a los candidatos por esos valores también.

3.

Busque las cualidades que hacen que un empleado remoto sea fuerte. Entre ellas, la puntualidad, la fia-

bilidad, respeto, colaboración, perseverancia, empatía, amabilidad y orientado a resultados.

4.

Utiliza las videollamadas para entrevistar y relacionarte con los candidatos. Elimine algunas barreras de

comunicación con las videoconferencias. Informe a los candidatos con antelación de que la llamada será a través de vídeo, para darles tiempo a prepararse y garantizar una conexión a Internet estable.

Esperamos te haya sido de provecho esta información.

Si necesitas profundizar en alguno de los temas o implementar nuevas estrategias de trabajo contáctanos y con gusto te podemos enseñar los casos de éxito de algunas organizaciones.