Success Stories by Comm-Unity EDV GmbH

Mit GeOrg zum Erfolg.

Ein Dutzend gute Beispiele f端r das Herzst端ck einer modernen Verwaltung.

Inhalt

Marktgemeinde Aigen-Schlägl ........................................ Seite 4 Schulungen vor Ort Marktgemeinde Bad Mitterndorf .................................... Seite 6 Vorschreibungen und Anbindungen Marktgemeinde Eibiswald .............................................. Seite 8 Erfolgreiche Gemeindezusammenlegung Gemeinde Faistenau.......................................................Seite 10 Doppik Gemeinde Hackerberg................................................... Seite 12 Neues Freigabecockpit

Marktgemeinde Irdning-Donnersbachtal ...................... Seite 14 Zählerstände ablesen Gemeinde Kirchberg an der Raab.................................. Seite 16 Grundsteuer @

Marktgemeinde Neuberg an der Mürz ......................... Seite 18 Elektronischer Eingangsrechnungsworkflow Stadtgemeinde Rohrbach-Berg...................................... Seite 20 Gute Gründe für den Umstieg

Marktgemeinde St. Ruprecht an der Raab.................... Seite 22 Doc2GeOrg Gemeinde St. Stefan ob Stainz ..................................... Seite 24

€ Mahnwesen

Marktgemeinde Weißkirchen in der Steiermark............ Seite 26 Erneuerung für die Zukunft

Wir lassen jene zu Wort kommen, die GeOrg bereits nutzen. In beinahe 100 Gemeinden läuft GeOrg bereits. Das ist ein großer Vertrauensbeweis, für den wir uns bedanken. Es ist auch eine große Verantwortung, der wir gerne nachkommen. Denn unser Herzstück sind unsere Kunden, deren Arbeitsleben wir erleichtern wollen. Dass dies mit GeOrg gelingt zeigen zwölf Erfahrungsberichte, die wir hier gerne publizieren.

Marktgemeinde Aigen-Schlägl, Oberösterreich | SCHULUNGEN VOR ORT

Der richtige Partner für die Zukunft. GeOrgs Vorteil Nummer 1: Die Mittelbindungen sind bei Darlehen, Haftungen, Rücklagen usw. zwingend, bei Dauerverträgen sehr hilfreich, da die Zahlungen nicht mehr vergessen werden können und die Werte bereits für die Budgetierung mitgeschrieben werden.

Die Erfahrung von Comm-Unity hat überzeugt.

Walter Fischer spricht über die Vorteile von GeOrg.

„Als wir die Marktgemeinde Aigen im Mühlkreis und die Gemeinde Schlägl freiwillig fusionierten, wollten wir unbedingt das Wissen von CommUnity in Anspruch nehmen. Die große Erfahrung war ein Grund, dass wir zu Comm-Unity wechselten. Eine SAPLösung war Neuland für uns, aber wir sahen sofort die Möglichkeiten, die wir durch den Programmumstieg auf GeOrg hatten. So werden Kreditoren und Vertragspartner immer von einem Stamm abgefragt und die Wege haben sich verkürzt und vereinfacht – vom Einscannen bis zur Bezahlung.“

Mario Gruber spricht über die Schulungen vor Ort.

„Ich bin für Steuern, Abgaben, Kassawesen und für die Bearbeitung sämtlicher Einnahmen zuständig. Seit mittlerweile einem halben Jahr arbeite ich mit GeOrg und konnte mich im Programm selber schnell einlernen, was sicherlich auch ein Verdienst von Comm-Unity ist. Die Mitarbeiter sind sehr kompetent und engagiert. Besonders hilfreich fand ich die Schulungen vor Ort, da mit den Daten der Gemeinde gearbeitet wurde und unmittelbar auf individuelle Fragen eingegangen werden konnte.“

Marktgemeinde Bad Mitterndorf, Steiermark | VORSCHREIBUNGEN UND ANBINDUNGEN

Marktgemeinde Bad Mitterndorf schätzt die Abgaben vorschreibung.

Sachbearbeiter Franz Glawogger über seine anfängliche Skepsis und die Fortschritte, wenn man erst einmal erlebt hat, welche Vorteile GeOrg in der alltäglichen Praxis bietet.

„Nach 37-jähriger Tätigkeit in der Abgabenbuchhaltung mit anfänglicher händischer Vorschreibung sowie vier unterschiedlichen EDV-Programmen haben wir Anfang Februar 2015 das GeOrg-Programm erhalten. Die Programmänderung war anfänglich schon sehr aufwändig. Für mich persönlich war dies vergleichbar mit dem britischen Verkehr – als ob ich jahrzehntelang mit einem linksgesteuerten Auto fuhr und ab diesem Zeitpunkt mit einem rechtsgesteuerten.

GeOrgs Vorteil Nummer 2: Was viele besonders toll am Georg finden ist, dass das Programm auch ständig weiterentwickelt wird und sinnvolle Änderungswünsche rasch eingearbeitet werden.

Nach anhaltender, intensiver Beschäftigung mit GeOrg stellte sich heraus, dass uns das Programm immer mehr seine Vorzüge aufzeigte. Aufgrund der umfangreichen Anbindungen an

die diversen Register (ZMR, AGWR, UR, Finanzamt, etc.) können wir eine starke, fast lückenlose Rechtssicherheit gewährleisten. Da unsere neu fusionierte Marktgemeinde Bad Mitterndorf rund 1.500 Ferienwohnungsabgaben vorzuschreiben hat, hat sich die Verknüpfung des ZMR mit dem AGWR als großer Vorteil erwiesen. Von Tag zu Tag werden die positiven Aspekte des Programmes GeOrg immer deutlicher sichtbar und wir blicken in eine erfolgreiche Zukunft im Bereich der Abgabenvorschreibung.“

„Rechts sicherheit ist gewährleistet.“ 7

Marktgemeinde Eibiswald, Steiermark | ERFOLGREICHE GEMEINDEZUSAMMENLEGUNG

Marktgemeinde Eibiswald. Aus sechs mach eins.

GeOrgs Vorteil Nummer 3 Der Kontoauszug bucht sich fast vollständig über Nacht auf, hier ist nur der Check der nichtzuordenbaren Buchungen durchzuführen. Auf die Datenqualität wird geachtet.

GeOrgs Vorteil Nummer 4 Einlesen der Dokumente mittels Scanner oder Doc2GeOrg (E-Mails, elektronisch zugestellte oder erstellte Dokumente usw.) rasch und unkompliziert.

Christian Krottmaier: „Als Fusionsgemeinde von sechs Gemeinden haben wir festgestellt, dass nur eine funktionierende Datenübernahme und eine hohe Datenqualität wesentliche Arbeitserleichterung bringt. Ziel war es, die drei unterschiedlichen Buchhaltungssysteme der sechs Gemeinden zu einem einheitlichen zusammenzufassen und dabei die höchstmögliche Datenqualität, durch Einbindung der verfügbaren zentralen Verwaltungsregister wie ZMR, Unternehmensregister oder AGWR, zu erreichen. Denn nur dann lassen sich Prozesse vollständig automatisch abbilden.“

DOPPIK | Gemeinde Faistenau, Salzburg

„Doppik im Gemeinde amt. Mit GeOrg geht das leicht von der Hand.“

Albert Radauer über die Prozesse und Eigenschaften von GeOrg. „Ich war immer Gegner der Doppik im Gemeindeamt, aber GeOrg hat mich vom Gegenteil überzeugt. Doppik läuft dezent im Hintergrund – digitale Anordnungen und Freigaben erleichtern die Arbeit und Belege können nicht „verlegt“ werden, wenn sie einmal eingescannt sind. Beim Anlegen von neuen Geschäftspartnern zeigt die direkte Verknüpfung zu den Registern hier die großen Vorteile. Dann wäre da noch der allgemeine Akt, der viele Vorteile und Möglichkeiten bringt: Zum Beispiel die direkte Einbindung von Office-Produkten; digitale Signatur; direkter Versand über Poststraße; Terminverwaltung oder Umlaufmappen.

Ein anderes Stichwort ist der Workflow: Vordefinierte Abläufe (Rechnungen, Dokumente für Bauakt, Dokumente allgemeiner Akt, usw.) erleichtern in allen Bereichen (Finanz, Buchhaltung, Aktenverwaltung, usw.) das Arbeiten. Auch die Schulungen sind ein Plus: Kompetente Trainer lassen keine Frage unbeantwortet. Egal, ob vor Ort oder per Fernwartung – Änderungen oder Anpassungen werden auf Wunsch umgehend erledigt.“

Gemeinde Hackerberg, Burgenland | NEUES FREIGABECOCKPIT

Gemeinde Hackerberg nähert sich dem papierlosen Büro. GeOrgs Vorteil Nummer 5 Verfügungsberechtigte müssen bei Überweisungen nicht jedes Mal ins Gemeindeamt, sondern können ihre Arbeit von überall mit einem gesicherten EDV-Zugang erledigen.

GeOrgs Vorteil Nummer 6 Inventarisierungsvermerke oder Vermerke des Prüfungsausschusses sind direkt im Rechnungsakt gespeichert.

Amtsleiter Norbert Riedl über die Arbeit mit GeOrg.

„Gerade in einer Pendler gemeinde ist die Zeiteinsparung im Aktenlauf ein großer Gewinn.“

„Vor der Umstellung auf GeOrg wurden eingehende Rechnungen geprüft, danach die Zahlungsanordnung auf Papier gedruckt und sachlich bzw. rechnerisch frei gegeben. Der Bürgermeister ordnete die Zahlung mit seiner händischen Unterschrift an. Dann konnten Buchung und Überweisung durchgeführt werden. Mit dem neuen Freigabecockpit in GeOrg wollen wir uns der papierlosen Verwaltung, dem sogenannten ELAK (Elektronischer Akt, Anm.) nähern. Die Belege müssen nicht mehr aufwendig in Ordnern gelagert und nach 10 Jahren vernichtet werden. Wir wollten ein zeitgemäßes und übersichtliches Instrument haben, das uns die tägliche Arbeit beschleunigt. Der Bürgermeister hat ein Werkzeug in der Hand, mit dem er rasch Anordnungen freigeben und sich alle notwendigen Informationen zur Rechnung oder dem Budgetverbrauch anzeigen lassen kann.“

Marktgemeinde Irdning-Donnersbachtal, Steiermark | ZÄHLERSTÄNDE ABLESEN

Servicegewinn und Zeitersparnis bei der Abrechnung für Wasser und Kanal.

Ein großes Plus bei der Verbrauchendabrechnung. Jörg Rüscher über die neue Ära der Zählerstandsabfrage Zählerstand.at und GeOrg. „Die im vierten Quartal durchzuführende Endabrechnung für Wasser und Kanal war in der Zeit vor GeOrg ein erheblicher Aufwand. Jetzt hat sich das verbessert. Die Vorbereitungsarbeiten mit Zählerwechsel und der Überprüfung, ob der korrekte technische Platz hinterlegt ist, waren einfach zu erledigen. Nach diesen Arbeiten wurden die relevanten Daten auf Zählerstand.at automatisch hochgeladen, damit die Ablesekarte gedruckt und verschickt werden konnte. Unsere Gemeindebürger konnten die Ablesung bequem mittels Karte durchführen oder auch direkt über das Mobiltelefon bzw. online erledigen. Das war ein echter Mehrwert.

Mit dem Ende der Ablesefrist haben wir von zählerstand.at die Ablesedaten wieder in den GeOrg überspielt bekommen. Die Nachbearbeitung im bereitgestellten Cockpit funktionierte einwandfrei und die Endabrechnung konnte fristgerecht und korrekt den Bürgern zugestellt werden.“

GeOrgs Vorteil Nummer 7 Aus Sicht der Verwaltung bringt dieser Teilbereich einen große Qualitätsverbesserung und eine wesentliche Zeitersparnis, die wieder den Bürgern zu Gute kommt.

GRUNDSTEUER | Gemeinde Kirchberg an der Raab, Steiermark

„Alles läuft zur vollsten Zufriedenheit.“ Amtsleiterin Jutta Rath über den Wegfall alter Gewohnheiten und optimierte Prozesse bei Grundbuchsbeschlüssen und Co.

„Wenn in einer Fortschreibungsveranlagung gleichzeitig mehrere verschiedene Messbeträge aufgerollt werden sollen, kann man sich 100-prozentig auf die Umsetzung verlassen. Es passiert selbstverständlich automatisch, was eine enorme Zeitersparnis darstellt. Ist eine Auskunft notwendig, entfällt das Hervorkramen der Einheitswerte aus den verstaubten Akten. Die neuen elektronischen Einheitswerte werden automatisch eingespielt und beim Vertragspartner

hinterlegt und sind somit jederzeit abrufbar. Auch Grundbuchsbeschlüsse werden bei uns sofort eingearbeitet. Diese Möglichkeit hatten wir vorher nicht. Bis endlich (oft Jahre später) der neue Einheitswertbescheid vom Finanzamt kam, hatten wir viele Anrufe der Steuerpflichtigen, wann denn nun endlich die Grundsteuer dem neuen Besitzer vorgeschrieben wird. Solche Anrufe haben wir seit dem Einsatz von GeOrg nicht mehr.

GeOrgs Vorteil Nummer 8 Die elektronische Lieferung der Einheitswerte von FinanzOnline in GeOrg beschleunigt und vereinfacht die Verwaltungsarbeit.

16 © Albert Rauscher

Marktgemeinde Neuberg an der Mürz, Steiermark | ELEKTRONISCHER EINGANGSRECHNUNGSWORKFLOW

GeOrgs Vorteil Nummer 9 Eingangsrechnungen werden gescannt und sind für weitere Arbeitsschritte verfügbar. Das Dokument ist bereits elektronisch archiviert.

GeOrgs Vorteil Nummer 10 Die sachliche und rechnerische Richtigkeit, sowie die Anordnung erfolgt elektronisch und wird revisionssicher gespeichert.

Den perfekten Workflow gefunden.

Christian Gatschelhofer lobt den Ablauf der Kontierung im GeOrg.

Christian Gatschelhofer: „Die Eingangsrechnungen werden gescannt und elektronisch an die Buchhaltung weitergeleitet. Dort wird die Anordnung samt Kontierung erstellt und gespeichert. Damit das Vier-AugenPrinzip gewahrt bleibt, muss die rechnerische und sachliche Richtigkeit von unterschiedlichen Personen bestätigt werden. Diese Schritte passieren mit einem vordefinierten Ablauf und werden auch dokumentiert. Der Anordnungsbefugte hat vor der Freigabe die Möglichkeit sowohl die Anordnung als auch die Eingangsrechnung anzusehen.“

GUTE GRÜNDE FÜR DEN UMSTIEG | Stadtgemeinde Rohrbach-Berg, Oberösterreich

„Die richtige Lösung für eine moderne kommunale Verwaltung.“

Bürgermeister Andreas Lindorfer

Immer mehr Entlastung der Mitarbeiter durch die hohe Automatisierung. „Schon bei der ersten Präsentation von GeOrg waren die durchgängigen Prozesse und Möglichkeiten dieser integrierten Lösung beeindruckend. Dies und die Kompetenz von Comm-Unity waren für einen Umstieg auf GeOrg ausschlaggebend. Die hohe Datenqualität zu erreichen, die Georg benötigt, war zu Beginn schon eine Herausforderung – natürlich auch bedingt durch die Fusionierung und Zusammenführung der beiden Vorsysteme.

Nun wird aber immer ersichtlicher, mit welchem hohen Automatisierungsgrad die Mitarbeiter mehr und mehr entlastet werden. Gerade als Bürgermeister ist ein ortsunabhängiger Zugriff auf GeOrg wichtig. Dies ist, egal wo ich bin und ob mit dem PC, Notebook oder Tablet, immer gewährleistet. Ich bin überzeugt, für eine moderne kommunale Verwaltung mit dem GeOrg auf die richtige Lösung gesetzt zu haben.“

DOC2GEORG | Marktgemeinde St. Ruprecht an der Raab, Steiermark

Ein Programm für alle Dokumente. GeOrgs Vorteil Nummer 11 Die einfache Bedienung von Doc2GeOrg findet große Akzeptanz unter den Kollegen. Das ebnet den Weg von der Papierablage zum digitalen Archiv.

GeOrgs Vorteil Nummer 12 Doc2GeOrg ist schnell installiert und funktioniert einwandfrei. Auch um Updates muss man sich nicht kümmern, die holt sich das hilfreiche Programm automatisch.

Werner Reisenhofer über den neuen Umgang mit E-Mails, Anhängen und Dateien. „Doc2GeOrg hat die Verwendung des elektronischen Aktes in GeOrg extrem vereinfacht. Die Frage „Was tun mit wichtigen E-Mails“ kann einfach beantwortet werden. Der direkte PDF-Import ermöglicht nun auch die einfache Übernahme von umfangreichen farbigen PDFs oder von Fotos in den Akt. Neben den Dateianhängen wird auch die E-Mail selbst über Doc2GeOrg dem elektronischen Akt zur Verfügung gestellt. Somit kann die komplette Kommunikation (E-MailNachricht samt Dateianhänge) in GeOrg nachvollziehbar zur Verfügung gestellt werden. Vor allem im Bauamt können so Planunterlagen oder Foto dokumentationen schnell archiviert werden.“

SPEICHERN AUF KNOPFDRUCK.

MAHNWESEN | Gemeinde St. Stefan ob Stainz, Steiermark

€

GeOrgs Vorteil Nummer 13 Gemeindekassier Michael Jeschelnig kann das Service seinen Amtskollegen wirklich empfehlen.

Mit einem Klick auf die ZahlungsPositionszeile wird automatisch die dazugehörige Rechnung eingeblendet.

Mahnungen gibt’s jetzt „automatisch“. Zeitliche und örtliche Flexibilität bei den Zahlungsfreigaben – Michael Jeschelnig über seine tägliche Arbeit mit GeOrg. „Nach einer anfänglichen Umgewöhnungsphase bin ich mit GeOrg sehr zufrieden. In der Zwischenzeit haben wir auch unser Mahnwesen umgestellt und damit unsere offenen Posten wesentlich senken können. Im Vorfeld haben wir die Bevölkerung in unseren amtlichen Mitteilungen von der gesetzlichen Lage in Kenntnis gesetzt. Die Mahnungen werden jetzt automatisch monatlich von GeOrg erstellt. Als Gemeindekassier mache ich die elektronische Zahlungsfreigabe im GeOrg auch außerhalb des Gemeindeamtes. Damit bin ich in der Ausübung meiner Tätigkeit zeitlich und örtlich flexibel. Ich kann die Benützung nur empfehlen. Anmerken möchte ich, dass wir für die Kosten von GeOrg auch entsprechende Leistungen bekommen, da bei Comm-Unity hervorragende Fachleute am Werk sind.“

Marktgemeinde Weißkirchen in der Steiermark | ERNEUERUNG FÜR DIE ZUKUNFT

Mitarbeiter werden in Zukunft immer stärker von GeOrgPotentialen profitieren. GeOrgs Vorteil Nummer 14 Die Innovationen und zukunftsweisenden Entwicklungen von GeOrg machen das System zu einem verlässlichen Partner für jede Gemeinde.

Gerhard Freigaßner nahm die Heraus forderung an.

Nach anfänglicher Skepsis gelang mit Weitblick der Schritt zu einer modernen Verwaltung in der Gemeinde.

„Es erforderte schon viele Anstrengungen, aber je weiter man den GeOrg schließlich kennt, desto mehr erkennt man, welche großen Vorteile und welche Zukunftsträchtigkeit diese neue Software hat. Am Anfang war ich skeptisch. Der Mensch, und da der „reformresistente“ Österreicher umso mehr, neigt ja grundsätzlich dazu, Neuem gegenüber skeptisch zu sein. Doch wer im Alten verharrt und nicht flexibel ist, der fällt unweigerlich zurück und „bremst“ dadurch auch andere Mitarbeiter. Ich bin seit jeher notwendigen Erneuerungen immer positiv gegenüber gestanden. Daher habe ich auch die Herausforderung GeOrg angenommen, trotz der Tatsache, dass ich nahezu am Ende meiner Berufslaufbahn bin.“

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Für den Inhalt verantwortlich: Comm-Unity EDV GmbH in Kooperation mit den Gemeinden, Konzeption und Gestaltung: Kufferath Werbeagentur, Graz. Fotos Cover: Thinkstock (Ralf Nau, Jupiterimages, J. Wackerhausen, Bonninstudio) und Shutterstock (Minerva Studio, Kinga), 2015. Alle Inhalte und Darstellungen vorbehaltlich Satz- und Druckfehler. Änderungen vorbehalten.