Olimp Labs - Newsweek 45/2015

NAUKA

WIRTUALNY POMOCNIK

Prezentacja

Wystarczy jedno kliknięcie, żeby zdobyć pełną wiedzę o sprzedaży ponad dwóch tysięcy artykułów. Stworzony we współpracy z Comarch program komputerowy w ramach mobilnych aplikacji zarządzania sprzedażą zainstalowany w 50 sklepach z suplementami diety i odżywkami dla sportowców przesyła raporty do centrali firmy Olimp Labs.

Codziennie w godzinach nocnych system przetwarza dane i przygotowuje raporty, które rano rozsyłane są e-mailem do pracowników. Zawierają one szczegółowe analizy obrazujące sprzedaż produktów poszczególnych marek, stany magazynowe oraz obroty sklepów – mówi Henryk Cieśla, dyrektor finansowy Olimp Labs.

Inteligentny system oprogramowania rejestruje m.in. czas, jaki jest potrzebny od wprowadzenia towaru na magazyn do jego sprzedaży, a nawet jednostko-

we ceny suplementów i odżywek przechodzących przez kasy. W ten sposób menedżerowie Olimp Labs monitorują sprzedaż około 500 własnych artykułów i ponad 1,5 tys. produktów konkurencji.

– To przydatne narzędzie. Dzięki temu możemy śledzić sytuację w każdym sklepie i motywować naszych handlowców do wydajniejszej pracy. Lepiej wyczuwamy też rynkowe trendy – dodaje Cieśla.

Dynamiczny rozwój technologii informatycznych zmienił sposób prowadze-

nia biznesu. Szybko rośnie popularność aplikacji ERP (Enterprise Resource Planning) służących do zarządzania firmą. Specjalistyczne oprogramowanie służy do realizacji zleceń kupna i sprzedaży, wymiany informacji, rozliczeń finansowych czy poszukiwania dostawców. Świetnie nadaje się także do prowadzenia wirtualnych szkoleń, sprawozdawczości oraz współpracy między pracownikami. Krótko mówiąc: do budowy przewagi konkurencyjnej i zwiększania efektywności. I co najważniejsze – dzięki nowoczesnym technologiom przedsiębiorcy nigdy nie tracą kontaktu z firmą. Nosząc biuro w kieszeni, mogą błyskawicznie reagować na zmieniające się rynkowe trendy.

Takie możliwości pracownikom Olimp Labs daje oprogramowanie Comarch ERP XL BI. – System jest bardzo prosty w obsłudze. Wystarczył miesiąc, byśmy poznali wszystkie funkcje i nauczyli się z nich płynnie korzystać – mówi Cieśla.

Comarch ERP XL BI to najchętniej kupowany system klasy ERP w Polsce, z którego korzysta ponad 5 tys. przedsiębiorstw. W tej kategorii Comarch zajmuje pozycję lidera wśród polskich dostawców systemów informatycznych – wynika z raportu International Data Corporation (IDC). Zaletą systemu jest funkcja business intelligence (BI). – To rozwiązanie pozwala gromadzić i w bezpieczny sposób przechowywać informacje w hurtowniach danych. Można również tworzyć różnego rodzaju analizy, czyli przetwarzać duże ilości danych w przydatną wiedzę. Ona umożliwia podejmowanie decyzji wpływających na poziom konkurencyjności przedsiębiorstwa – tłumaczy Michał Stadnicki, dyrektor Centrum Konsultingu Business Intelligence z firmy Comarch.

System umożliwia tworzenie raportów dotyczących wszystkich procesów zachodzących w firmie, dostępnych w wielu układach i przekrojach: tabelach, wykresach i mapach. Ich przygotowanie jest proste dzięki funkcji „przeciągnij i upuść”. W ten sposób można przetworzyć rzędy cyfr, które pozornie są nieczytelne. – Posiadanie systemu ERP bez opcji business intelligence jest nieefektywne. Wiele zarządzanych przez platformę danych pozostaje bezużytecznych, jeżeli pracownicy firmy nie mają narzędzia pozwalającego na ich właściwe odczytanie i przeanalizowanie – mówi Michał Stadnicki.

W praktyce to system ERP organizuje pracę księgowości, ale dzięki BI pracownik ma łatwy wgląd w raporty dotyczące przychodów i kosztów przedsiębiorstwa.

System ERP zarządza transportem, ale to BI „wyrzuci” raport opisujący, co, gdzie i jak się dzieje. Dokąd jedzie kierowca i ile kosztują autostrady w poszczególnych państwach na jego szlaku.

Dzięki temu pracownik odpowiedzialny za logistykę może ułożyć optymalną trasę i zaoszczędzić na opłatach.

Możliwości systemu są niemal nieograniczone. Comarch ERP XL BI przygotowuje kompleksowe raporty związane z transakcjami sprzedaży. Uwzględniają one rabaty i promocje oraz stan zapasów

w magazynie. Oprogramowanie pozwala na dostęp do informacji na temat przychodów i kosztów. Zarówno całej firmy, jak i jej oddziałów. System umożliwia także raportowanie i analizę płatności oraz nierozliczonych jeszcze należności i zobowiązań. Daje możliwość pełnej analizy obrotów i sald na kontach. Dostarcza informacje na temat zleceń, poszczególnych etapów procesu produkcji oraz czasochłonności konkretnych operacji. To pozwala na monitorowanie każdego, nawet najdrobniejszego elementu całego procesu. System wspiera też dokładną analizę wysyłek paczek, dokumentów oraz wizyt handlowych i wydatków pracowników. Przedstawia pełen obraz aktualnych wyników finansowych firmy i znacznie ułatwia planowanie oraz rozliczenia podatkowe. System pomaga też w określaniu i realizacji strategicznych celów przedsiębiorstwa. Możliwe jest łatwe tworzenie wielowariantowych budżetów, np. na podstawie scenariuszy: optymistycznych, realistycznych i pesymistycznych. Następnie wirtualny kontroler stale monitoruje stopień realizacji przyjętych założeń.

Ciekawą opcją jest business scorecard.

To zestawienie od kilku do kilkunastu tzw. Kluczowych Wskaźników Efektywności, czyli barometr kondycji przedsiębiorstwa. Z kolei data mining pozwala na odnajdywanie ukrytych zależności między danymi i prognozowanie przyszłych wartości, np. poprzez analizę koszyka zakupów klientów.

Dostęp do analiz możliwy jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej, poczty elektronicznej oraz urządzeń mobilnych. System generuje też automatyczne powiadomienia i alerty, np. o nieplanowanej zmianie sprzedaży.

– W każdym sklepie rejestrowane są warunki sprzedaży, rabatowanie i kredytowanie transakcji. Te informacje w bezpieczny sposób przesyłane są do centrali firmy i służą do dalszych analiz – mówi Cieśla.

Zanim firma zaczęła korzystać z programu Comarch ERP XL BI, wymiana informacji ze sklepami rozsianymi po całej Polsce była utrudniona. Zarządowi

Olimp Labs zależało też na stymulowaniu sprzedaży suplementów diety i odżywek dla sportowców poprzez skoordynowane akcje promocyjne oraz rozliczanie zamówień. W przyszłości oprogramowanie ułatwi też uruchomienie firmowego sklepu internetowego. Innowacyjne oprogramowanie szyte jest na miarę dla każdego klienta. Dlatego dla Olimp Labs rozbudowaliśmy system, dostosowując go do indywidualnych wymagań – mówi Stadnicki.

Firma zyskała na obniżeniu kosztów prowadzenia analiz. System pozwala uzyskać szybką odpowiedź na postawione pytanie. Lepsza jest organizacja czasu pracy. Łatwiej można zweryfikować realizację strategii firmy. W jednym sprawozdaniu prezentowany jest stopień wykonania założeń oraz trendy dla każdego z kluczowych wskaźników efektywności.

Comarch ERP XL BI chwalą też inni jego użytkownicy. Z badań przeprowadzonych przez Comarch wynika, że aż 87 proc. firm stosujących oprogramowanie przyznało, że skrócił się czas potrzebny na przygotowanie raportów. Blisko połowa użytkowników zauważyła skrócenie czasu ewidencji dokumentów. W 42 proc. firm wzrosła liczba obsługiwanych zamówień, w 18 proc. wzrosła wydajność pracy, a w 15 proc. przychody ze sprzedaży.