INSTRUCTIVO
CORREO INSTITUCIONAL UPB Proceso: Gestión de la información
Código: GI-IN-207
Versión: 01
Fecha aprobación: 9-feb-2017
OBJETIVO: Garantizar criterios de uniformidad para el correcto uso del correo institucional y la comunicación efectiva. ALCANCE: Desde la entrega de la cuenta de correo al funcionario hasta la finalización y cierre de la cuenta. Dirigida a todo el personal interno de la institución. DEFINICIONES: Correo institucional: Es un medio de comunicación oficial, utilizado en la Clínica Universitaria Bolivariana para la difusión de información. ACTIVIDADES, TAREAS O PASOS: 1. Crear cuenta de correo electrónico: Diríjase al procedimiento FT-PC-385 2. El usuario podrá ingresar al correo institucional desde: a. Intranet: Intranet - Utilidades – Correo Institucional b. Acceso WEB: mail.upb.edu.co 3. Manual del buen uso del Correo Electrónico Institucional UPB Aunque la mayoría de los usuarios de la UPB tienen una amplia experiencia en el uso del correo electrónico, es conveniente tener en cuenta una serie de normas para un correcto uso: Diferenciar entre correo institucional y personal. El sistema de correo electrónico institucional de la Universidad debe ser usado únicamente para propósitos laborales. Obtenga una cuenta de correo electrónico para asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su buzón profesional, manteniendo este para sus fines laborales. Los usuarios del correo electrónico institucional no deben enviar mensajes personales, ofensivos, injuriosos, cadenas de mensajes o mensajes que se relacionen con actividades ilegales y no éticas, o que atenten contra el buen nombre de la Institución. El servicio de correo electrónico de la Institución no debe ser utilizado para enviar correo basura (Spam). Usar un estilo de redacción adecuado al destinatario. La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. No escriba en mayúsculas ya que implica gritar. Utilice los smileys (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa. Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita. Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como documentos formales y deben respetar los lineamientos y recomendaciones para dicho tipo de documentos, tales como: Iniciar su correo con un saludo formal. Ejemplo: Buenos días Adriana. Cordial saludo. Nombrar al destinatario de correo por su nombre o profesión. Evitar tutear. Evitar el uso de palabras que puedan resultar ofensivas. Escribir puntualmente. No extenderse demasiado. Al final del correo agradecer por la atención prestada y firmar con los requerimientos establecidos para la firma electrónica institucional (ver al final). El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Clínica Universitaria Bolivariana Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
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