Boletín Conexión Humana Edición N° 05

Edición N° 05 / Octubre de 2023

Encuentros con propósito

Editorial

Encuentros con propósito Estimados colegas y co-laboradores de la Clínica Vida, Es un placer dar inicio a esta nueva edición del boletín “Conexión”, con un enfoque renovado, que refleja nuestro compromiso constante con la excelencia en la comunicación y la co-laboración en nuestro entorno laboral.

Hoy, en la Clínica Vida, nos embarcamos en una emocionante travesía hacia una nueva forma de denominar nuestras reuniones: “Encuentros con Propósito”.

Este lema nos invita a repensar la forma en que abordamos nuestras reuniones de trabajo, con la firme convicción de que cada encuentro puede y debe ser una oportunidad para avanzar de manera significativa hacia nuestros objetivos.

En el camino de la cultura de Humanización Clínica Vida, hemos elaborado un decálogo de diez puntos clave que nos servirán como guía en nuestras reuniones.

Son los pilares sobre los cuales construiremos nuestras interacciones y colaboración cotidiana, a partir de hoy: 1. Objetivos Claros: Definir de manera precisa lo que buscamos lograr en cada reunión.

2. Agenda Visual: Utilizar una agenda clara y visual que guíe nuestros encuentros y reuniones.

3. Participación Activa: Fomentar la participación activa de todos los asistentes a la reunión para enriquecer las deliberaciones.

4. Tiempo Controlado: Respetar el tiempo asignado a cada tema, en la reunión, para evitar desviaciones innecesarias.

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5. Toma de Decisiones: Promover las reuniones como espacios para la toma de decisiones, efectivas y basadas en hechos y datos.

6. Seguimiento Definido: Establecer claramente las acciones a seguir después de cada reunión, con responsables, tiempos y criterios de medición.

7. Comunicación Efectiva: Fomentar una comunicación abierta, propositiva y constructiva entre todos los participantes en la reunión.

8. Documentación Visual: Utilizar herramientas visuales para facilitar la comprensión de los datos a exponer en la reunión y el seguimiento de los mismos durante la exposición.

9. Resumen Accesible: Elaborar actas con resúmenes simples, claros y accesibles, como entregable inmediato, al concluir la reunión, garantizarlos seguimientos a las decisiones adoptadas.

10. Evaluación Continua: Reflexionar y mejorar constantemente nuestra forma de llevar a cabo las reuniones, para hacer de ellas instrumentos efectivos de trabajo.

Conexión / Trabajo en y como equipo / Comunidad

Este decálogo es más que una simple lista de pautas; es nuestra brújula en este viaje humanizado hacia “Encuentros con Propósito”. Cada punto nos recordará que nuestras reuniones son oportunidades valiosas para avanzar hacia nuestros objetivos, de manera efectiva, eficiente y significativa.

En la Clínica Vida, creemos firmemente que cada encuentro puede marcar la diferencia. Al adoptar esta filosofía, estamos comprometidos a elevar la calidad de nuestras reuniones y, en última instancia, a fortalecer nuestra misión de proporcionar atención médicohospitalaria de excelencia.

Les invitamos a embarcarse con nosotros en este emocionante viaje hacia “Encuentros con Propósito”.

Juntos, podemos alcanzar nuevos niveles de éxito y colaboración en beneficio de nuestros procesos, pacientes y sus familias y de nuestra comunidad.

Gracias por ser parte de este compromiso.

Jorge Bernal Mesa Gerente (e) Presidente Junta Directiva

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Dra. Gloria María Agudelo Ochoa Coordinación Investigación Propia

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Artículos

Desarrollo del deca

“Encuentros con p 1. OBJETIVOS CLAROS:

Definir de manera precisa lo que buscamos lograr en cada reunión.

Ejemplo 1: Reunión de Deliberación de Casos Oncológicos Objetivo Claro: Evaluar y definir el plan de tratamiento para el paciente Juan Pérez, diagnosticado con cáncer de pulmón en etapa III. Acción: Antes de la reunión, se comparten los informes médicos y pruebas relevantes con el equipo médico.

Resultado: Durante la reunión, se revisan los detalles del caso y se define un plan de tratamiento personalizado para el paciente, incluyendo la quimioterapia y la radioterapia.

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propósito”

Ejemplo 2: Reunión de Investigación Clínica

Ejemplo 3: Reunión de Actualización de Terapia de Apoyo

Objetivo Claro: Discutir los avances y los desafíos en la investigación de nuevos tratamientos para el cáncer de mama.

Objetivo Claro: Revisar y mejorar los programas de apoyo psicológico y nutricional para los pacientes con cáncer.

Acción: Antes de la reunión, se comparte literatura científica y datos de ensayos clínicos relevantes.

Acción: Antes de la reunión, se recopilan comentarios de los pacientes sobre los servicios actuales.

Resultado: Durante la reunión, se intercambian ideas sobre los resultados de investigaciones recientes y se establecen prioridades para futuros estudios clínicos.

Resultado: Durante la reunión, se ajustan los programas de terapia de apoyo en función de las necesidades y comentarios de los pacientes.

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2. AGENDA VISUAL:

Utilizar una agenda clara y visual que guíe nuestros encuentros y reuniones.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Agenda Visual: I. Presentación del Caso: Juan Pérez - Cáncer de Pulmón en Etapa III II. Deliberación de Opciones de Tratamiento III. Plan de Seguimiento IV. Próximos Pasos Acción: Antes de la reunión, se envía la agenda visual a los miembros del comité junto con la información relevante del caso de Juan Pérez.

Resultado: Durante la reunión, la agenda visual guía la deliberación de manera ordenada, asegurando que se cubran todos los puntos necesarios para tomar decisiones informadas sobre el tratamiento de Juan.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Agenda Visual: I. Estado de los Ensayos Clínicos Actuales II. Avances en Investigación del Cáncer de Mama III. Planificación de Nuevos Estudios IV. Comentarios y Preguntas Acción: La agenda visual se muestra en pantalla durante la reunión virtual, con cada punto claramente identificado.

Resultado: Los participantes pueden seguir el progreso de la reunión y anticipar los temas de deliberación gracias a la agenda visual. Esto mejora la eficiencia y la comprensión de la información presentada.

Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Agenda Visual: I. Evaluación de Programa de Apoyo Psicológico II. Actualización de Recetas Nutricionales III. Proalimentación de Pacientes IV. Mejoras en la Terapia de Apoyo Acción: La agenda visual se imprime y distribuye físicamente antes de la reunión.

Resultado: Durante la reunión, la agenda en papel sirve como referencia visual constante y ayuda a mantener el enfoque en los temas específicos a tratar.

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3. PARTICIPACIÓN ACTIVA:

Fomentar la participación activa de todos los asistentes a la reunión para enriquecer las deliberaciones.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Agenda Visual: I. Presentación del Caso: Juan Pérez - Cáncer de Pulmón en Etapa III II. Deliberación de Opciones de Tratamiento III. Plan de Seguimiento IV. Próximos Pasos Fomento de la Participación Activa: Antes de discutir cada punto de la agenda, se da la palabra a cada miembro del comité para compartir sus perspectivas y recomendaciones.

Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Agenda Visual: I. Estado de los Ensayos Clínicos Actuales II. Avances en Investigación del Cáncer de Mama III. Planificación de Nuevos Estudios IV. Comentarios y Preguntas Fomento de la Participación Activa: Se asigna un moderador de la reunión para asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar y contribuir en la sección de “Comentarios y Preguntas”.

Se alienta a los miembros a plantear preguntas y aportar información adicional sobre el caso de Juan Pérez.

Se anima a los investigadores a compartir sus hallazgos y desafíos en la investigación.

Resultado: La participación activa de todos los miembros enriquece la deliberación al traer diferentes enfoques y experiencias, lo que contribuye a la toma de decisiones más informadas.

Resultado: La participación activa de los investigadores y el personal enriquece la reunión al fomentar el intercambio de conocimientos y la colaboración en proyectos de investigación.

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4. TIEMPO CONTROLADO:

Respetar el tiempo asignado a cada tema, en la reunión, para evitar desviaciones innecesarias.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Agenda Visual: I. Presentación del Caso: Juan Pérez - Cáncer de Pulmón en Etapa III (20 minutos) II. Discusión de Opciones de Tratamiento (30 minutos) III. Plan de Seguimiento (15 minutos) IV. Próximos Pasos (10 minutos) Control del Tiempo: Se asigna un cronometrador para mantener un registro del tiempo dedicado a cada punto de la agenda.

El moderador advierte cuando se está acercando el final del tiempo asignado para cada tema y ayuda a la reunión a mantenerse en el camino.

Resultado: Al respetar estrictamente el tiempo asignado a cada tema, la reunión se mantiene enfocada en los aspectos más críticos de la discusión, evitando desviaciones innecesarias.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Agenda Visual: I. Estado de los Ensayos Clínicos Actuales (20 minutos) II. Avances en Investigación del Cáncer de Mama (25 minutos) III. Planificación de Nuevos Estudios (30 minutos) IV. Comentarios y Preguntas (15 minutos) Control del Tiempo: Se utiliza un temporizador visible para mantener a los presentadores al tanto del tiempo asignado para sus informes.

El moderador aplica de manera estricta el límite de tiempo para las secciones de comentarios y preguntas.

Resultado: El control del tiempo garantiza que se cubran todos los temas importantes y permite a los participantes enfocarse en la discusión sin desviaciones prolongadas.

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Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Agenda Visual: I. Evaluación de Programa de Apoyo Psicológico (25 minutos) II. Actualización de Recetas Nutricionales (20 minutos) II. Proalimentación de Pacientes (15 minutos) IV. Mejoras en la Terapia de Apoyo (30 minutos) Control del Tiempo: Se establece un límite de tiempo para cada presentación y discusión.

Se alienta a los presentadores a sintetizar sus puntos clave y destacar los aspectos más relevantes.

Resultado: Al respetar el tiempo asignado a cada tema, la reunión se mantiene eficiente y enfocada en las áreas que requieren atención, evitando desviaciones innecesarias.

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5. TOMA DE DECISIONES:

Promover las reuniones como espacios para la toma de decisiones, efectivas y basadas en hechos y datos.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Toma de Decisiones Basadas en Datos: Antes de la reunión, se comparten informes médicos detallados y resultados de pruebas con todos los miembros del comité.

Durante la reunión, se discuten los datos clínicos, se revisan los estudios relevantes y se considera la evidencia científica actual.

Se toma una decisión sobre el plan de tratamiento de Juan Pérez basada en la información y los datos disponibles.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Toma de Decisiones Informadas: Antes de la reunión, se comparten resultados de ensayos clínicos y datos de investigación recientes con los investigadores.

Durante la reunión, se discuten las implicaciones de los hallazgos y se toman decisiones sobre qué investigaciones futuras persiguen en función de la evidencia científica.

Las decisiones sobre nuevos estudios se basan en la calidad de los datos y la relevancia para los objetivos de investigación.

Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Toma de Decisiones Colaborativas: Antes de la reunión, se recopila proalimentación de pacientes sobre los programas de apoyo.

Durante la reunión, se comparten las opiniones de los pacientes y se discuten las posibles mejoras en función de sus necesidades.

Las decisiones sobre mejoras en la terapia de apoyo se toman en colaboración con el equipo de atención y se basan en la proalimentación de los pacientes y los datos relevantes.

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6. SEGUIMIENTO DEFINIDO:

Establecer claramente las acciones a seguir después de cada reunión, con responsables, tiempos y criterios de medición.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor

Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación

Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo

Seguimiento Definido: Se asigna al oncólogo principal la responsabilidad de coordinar el tratamiento de Juan Pérez.

Seguimiento Definido: Se asigna al coordinador de investigación la tarea de resumir las decisiones tomadas durante la reunión y comunicarlas a los investigadores correspondientes.

Seguimiento Definido: Se designa a un representante del equipo de terapia de apoyo para recopilar y resumir las sugerencias y mejoras propuestas durante la reunión.

Se establece un plazo de una semana para que los investigadores presenten propuestas detalladas de nuevos estudios o proyectos basados en las decisiones tomadas en la reunión.

Se establece un plazo de dos semanas para que el equipo implemente las mejoras acordadas en los programas de apoyo psicológico y nutricional.

Se establece un plazo de 48 horas para que el equipo médico defina el plan de tratamiento completo y lo comparta con Juan y su familia.

Se acuerda realizar un seguimiento mensual para evaluar el progreso de Juan, con criterios de medición que incluyen reducción del tamaño del tumor y efectos secundarios del tratamiento.

Los criterios de medición incluyen la presentación oportuna de propuestas de investigación y su alineación con los objetivos establecidos en la reunión.

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Los criterios de medición incluyen la satisfacción de los pacientes con los cambios realizados y la observación de mejoras en los servicios de apoyo.

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7. COMUNICACIÓN EFECTIVA:

Fomentar una comunicación abierta, propositiva y constructiva entre todos los participantes en la reunión.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Comunicación Efectiva: Se establece un ambiente de apertura donde los miembros del comité se sienten cómodos compartiendo sus opiniones y preocupaciones.

Se alienta a los especialistas en oncología, radioterapia y cirugía a contribuir con sus perspectivas para enriquecer la discusión.

Se asigna un moderador para garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar y se siga una estructura de comunicación que fomente el respeto y la escucha activa.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Comunicación Efectiva: Se promueve la discusión abierta y propositiva entre los investigadores, con un énfasis en compartir ideas y colaborar en proyectos.

Se fomenta la presentación de desafíos y obstáculos en la investigación para que el grupo pueda brindar soluciones y apoyo.

Se asigna un moderador de la reunión para facilitar la comunicación y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de participar.

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Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Comunicación Efectiva: Se anima a los terapeutas y profesionales de apoyo a compartir historias de éxito y desafíos enfrentados en la atención a los pacientes.

Se establece un espacio donde los pacientes también puedan expresar sus experiencias y opiniones de manera abierta y constructiva.

Se implementa una política de no culpar ni juzgar, lo que fomenta una comunicación respetuosa y positiva entre todos los participantes.

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8. DOCUMENTACIÓN VISUAL:

Utilizar herramientas visuales para facilitar la comprensión de los datos a exponer en la reunión y el seguimiento de los mismos durante la exposición.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Documentación Visual: Se utilizan gráficos y diagramas para representar el tamaño y la ubicación del tumor de Juan Pérez.

Se muestra una línea de tiempo visual que ilustra el cronograma propuesto para el tratamiento.

Se comparten imágenes de diagnóstico por imágenes para respaldar la discusión sobre el estado actual del paciente.

Beneficio: La documentación visual ayuda a los miembros del comité a comprender de manera más clara y rápida la situación de Juan Pérez y facilita la toma de decisiones informadas durante la reunión.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Documentación Visual: Se proyectan gráficos y tablas que resumen los resultados clave de los ensayos clínicos en curso.

Se utiliza un mapa visual que muestra la progresión de los estudios y su relevancia para la investigación actual.

Se comparten presentaciones visuales que resumen los hallazgos más importantes de los informes de investigación.

Beneficio: La documentación visual ayuda a los investigadores a asimilar rápidamente datos complejos y a identificar áreas de interés y colaboración potencial en la investigación.

Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Documentación Visual: Se muestran gráficos que resumen las encuestas de satisfacción de los pacientes y muestran las áreas donde se necesitan mejoras.

Se utiliza un diagrama de flujo visual para ilustrar el proceso de terapia de apoyo desde la admisión hasta la finalización.

Se comparten fotos de recursos y materiales utilizados en las sesiones de terapia de apoyo para dar una idea visual de la experiencia del paciente.

Beneficio: La documentación visual ayuda a los terapeutas y al equipo a identificar áreas de mejora y a brindar una visión más completa de la experiencia del paciente en la terapia de apoyo.

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9. RESUMEN ACCESIBLE:

Elaborar actas con resúmenes simples, claros y accesibles, como entregable inmediato, al concluir las reunión, y así garantizar los seguimientos a las decisiones adoptadas.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Resumen Accesible: Al iniciar la reunión, se asigna a un secretario o asistente la responsabilidad de elaborar un resumen de las decisiones tomadas y los pasos a seguir.

El resumen incluye un resumen breve del caso de Juan Pérez, los tratamientos recomendados y los responsables de cada tarea.

El resumen se envía por correo electrónico a todos los miembros del comité y se archiva en una carpeta compartida de fácil acceso.

Beneficio: El resumen accesible permite que los miembros del comité tengan una referencia rápida de las decisiones tomadas y facilita el seguimiento de las tareas asignadas.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Resumen Accesible: Al iniciar la reunión, se designa a un redactor para crear un resumen que destaque los proyectos de investigación prioritarios y las próximas acciones.

El resumen se comparte con todos los investigadores a través de un correo electrónico que incluye enlaces a documentos y recursos relevantes.

Se establece un sistema de seguimiento en línea donde los investigadores pueden actualizar el progreso de sus proyectos y marcar las tareas como completadas.

Beneficio: El resumen accesible proporciona a los investigadores una visión clara de los pasos a seguir y fomenta la responsabilidad en la ejecución de las tareas.

Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Resumen Accesible: Al finalizar la reunión, la persona asignada elabora un resumen que resume las mejoras acordadas en los programas de apoyo psicológico y nutricional.

El resumen se comparte con el equipo y se presenta de manera visual con gráficos que muestran el impacto esperado en la experiencia del paciente.

Se establece un sistema de seguimiento en el que los terapeutas pueden registrar su progreso en la implementación de las mejoras.

Beneficio: El resumen accesible brinda a todo el equipo una visión clara de las mejoras planificadas y permite realizar un seguimiento efectivo del progreso.

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10. EVALUACIÓN CONTINUA:

Reflexionar y mejorar constantemente nuestra forma de llevar a cabo las reuniones, para hacer de ellas instrumentos efectivos de trabajo.

Ejemplo 1: Reunión del Comité de Tumor Evaluación Continua: Al final de cada reunión, se dedica tiempo para recopilar comentarios de los miembros del comité sobre la efectividad de la reunión.

Se utiliza una encuesta breve o se solicita proalimentación verbal para evaluar aspectos como la claridad de la presentación, la toma de decisiones y la gestión del tiempo.

Se asigna un responsable para analizar los comentarios y proponer mejoras para la próxima reunión.

Beneficio: La evaluación continua permite identificar áreas de mejora y ajustar la estructura y el formato de las reuniones para que sean más efectivas en el futuro.

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Ejemplo 2: Reunión Mensual de Actualización de Investigación Evaluación Continua: Se realiza una revisión periódica de la eficacia de la reunión mediante encuestas a los investigadores y un análisis de la asistencia y la participación.

Se establece un grupo de trabajo adicional que se reúne después de cada reunión para discutir las lecciones aprendidas y proponer mejoras.

Se lleva un registro de las decisiones tomadas en las reuniones anteriores y se realiza un seguimiento para evaluar su implementación y su impacto en la investigación.

Beneficio: La evaluación continua garantiza que la reunión de investigación sea un instrumento eficaz para el avance de la investigación oncológica y la colaboración entre equipos.

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Ejemplo 3: Reunión del Equipo de Terapia de Apoyo Evaluación Continua: Se invita a los pacientes a proporcionar proalimentación anónima sobre su experiencia en las reuniones de terapia de apoyo.

El equipo de terapeutas se reúne regularmente para discutir casos y compartir mejores prácticas para mejorar la atención a los pacientes.

Se lleva un registro de las sugerencias de mejora y se implementan cambios en los programas de apoyo según sea necesario.

Beneficio: La evaluación continua garantiza que las reuniones sean instrumentos efectivos para brindar apoyo a los pacientes oncológicos y mejora la calidad de la atención.

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Tips

Tips para

reuniones efectivas

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Construyamos Juntos

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Demostrar pasión

Objetivos y prioridades Claras

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Limitar la participación a las personas necesarias

Asignar responsabilidades personales.

Retar a los participantes para que den lo mejor de si mismos

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Tips

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Poner primero lo primero

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No importante

Importante

Urgente Cuadrante I

No urgente Cuadrante II

(Dedicar el mayor tiempo)

Necesidad o supervivencia

Liderazgo personal y planeación

- Crisis - Problemas apremiantes - Proyectos con fechas - Emergencias - Preparaciones de último minuto

- Planificación - Preparación - Entrenamiento - Ejercicio, salud y recreación - Relaciones sociales (parejas, familia...)

Cuadrante III

Cuadrante IV menor tiempo) Desperdicio - Banalidades - Desperdiciar el tiempo - Surfear la web sin propósito alguno - Desperdiciar horas en la tele - Desperdiciar horas en las redes sociales

Decepción o engaños - Interrupciones - Juntas - Llamadas imprevistas - Correos electronicos - Consultas de compañeros

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(Dedicar el

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No importante

Importante

Poner primero lo primero

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Urgente

No urgente

Hazlo

Decide

(Ahora)

(Programa cuándo)

Delega

Elimina

(¿Quien lo puede hacer por ti?)

(A la basura)

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Decálogo: Encuentros con Propósito.

Clínica Vida Construyamos Juntos

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Objetivos Claros Agenda Visual Participación Activa Tiempo controlado Toma de decisiones

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Seguimiento definido Comunicación efectiva Documentación visual Resumen accesible Evaluación continua

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