FORMAÇÃO Formação em Secretariado Forense O CITEFORMA ministrou no passado mês de Setembro, na Ordem dos Advogados (Conselho Distrital de Lisboa), um curso de Secretariado Forense. Tratou-se de uma acção de formação com o objectivo de aperfeiçoar os conhecimentos das secretárias que prestam assessoria administrativa aos advogados. “Há pessoas a desempenhar esta função há dez e quinze anos. É natural que, com o tempo, nos vamos esquecendo de coisas que são básicas” explica-nos Alexandra Costa, uma das formandas do curso. “Estou a absorver tudo, é como se estivesse a fazer uma revisão!” acrescenta. Esta acção de reciclagem desenvolveu temas como: a execução de tarefas inerentes à função de secretariado no apoio jurídico do escritório; a avaliação da importância da comunicação
Painel – As Funções da Secretária Forense O CITE’in’FORMA foi assistir a uma das sessões práticas do curso de Secretariado Forense. O grupo de formandas organizou um Painel sobre “As Funções da Secretária Forense” e os advogados José Armando da Silva Ferreira, Filipe Fraústo da Silva e Leonor Chastre foram convidados a debater o assunto. Um encontro que permitiu às secretárias confrontar os seus advogados com questões que se colocam no dia-a-dia: Quais as características necessárias e essenciais para se ser uma secretária forense? Porque é que é tudo pedido “para ontem”, se os
para a boa imagem da empresa; a transmissão correcta de informação de forma a evitar a distorção do conteúdo da mensagem; o conhecimento das organizações do ponto de vista jurídico; a identificação dos procedimentos na assessoria jurídica das Organizações; o conhecimento das regras deontológicas do advogado. Isabel Pisoeiro, formanda que também frequentou o curso, desempenha estas funções há apenas ano e meio e debate-se ainda com muitas dificuldades inerentes ao contexto em que se encontra inserida “Soube do curso através da Ordem dos Advogados e fiquei imediatamente interessada. Não estou habituada aos prazos, aos tribunais e a todos os procedimentos próprios dos advogados, portanto quando vi o programa,
advogados sabem antecipadamente os prazos que têm a cumprir? O trabalho da secretária é fundamental para o funcionamento do escritório? Os advogados foram unânimes em admitir que são elevadas as aptidões exigidas no desempenho da função, não só ao nível de competências profissionais, como em termos de exigências pessoais. Dedicação, honestidade, inteligência emocional, assiduidade e pontualidade foram algumas das características apontadas por Leonor Chastre. Filipe Fraústo da Silva admitia mesmo que “a secretária não é um subordinado, é um parceiro que trabalha connosco”. No entanto, o volume de trabalho, a complexidade de determinados assuntos
Painel constituído por Leonor Chastre, José Armando da Silva Ferreira e Filipe Fraústo da Silva
fiquei bastante entusiasmada. O advogado com quem trabalho também ficou interessado em que eu fizesse o curso e disponibilizou logo tempo e dinheiro para eu vir frequentar a formação”. O sucesso desta acção de formação e o elevado número de inscrições, levou ao planeamento de outra edição deste curso durante o mês de Novembro.
e obviamente a obrigatoriedade de cumprimento dos prazos culminam, muitas vezes, em trabalho acrescido para a secretária, como referiu José Armando da Silva Ferreira “é que hoje, chega-nos informação pelo telefone, por fax, por correio, por e-mail…e muitas vezes são assuntos que têm de ser estudados, não podem ser tratados a correr!” Entre trocas de elogios e de criticas, as formandas mostravam-se satisfeitas com a dinâmica conseguida neste Painel “Acho que correu bem e que foi interessante confrontarmos os nossos advogados com estas questões. Às vezes não se apercebem do stress que passamos. As exigências são realmente muitas!” acrescenta Isabel Pisoeiro.
Formandos de Burótica apresentam portfolio empresarial Os formandos do curso de Técnico de Secretariado e Burótica apresentaram, no passado dia 22 de Outubro o portfolio dos trabalhos desenvolvidos no âmbito do módulo de Inglês Comercial e Administrativo. “Tentei que o módulo fosse mais ligado à realidade e pensei que talvez fizesse algum sentido propor-lhes a criação de empresas em língua inglesa” explica-nos a formadora, Carmo Machado. “Isto obriga-os a um trabalho sobre a língua que vai ao encontro daquilo que eu preciso que eles aprendam, que é, por exemplo, saber fazer um telefonema, escrever uma carta, redigir um fax, etc. Em vez de aprenderem na teoria, e não aplicarem ou aplicarem num exercício
descontextualizado, fazem-no num contexto que eles sentem que é motivante, na medida em que é algo que eles criaram de raiz”. Divididos em grupos, constituídos por quatros formandos, eles desenvolvem um portfolio com os dados relativos à empresa que imaginaram: o nome, a localização, o slogan, quem é quem dentro da empresa. “Depois há aquela parte a que eles acham muita piada que é a divisão de tarefas ’tu és de relações públicas, eu sou de vendas’ E apesar de estarem no curso de secretariado e burótica, ninguém quer ser secretária! Querem ser todos directores!” conta-nos Carmo Machado. Criam o organigrama da empresa, traçam o perfil
de uma secretária e criam um anúncio de recrutamento dessa função. Do portfolio faz ainda parte relatórios sobre o desenvolvimento da empresa, catálogo, cartão de visita, faxes e toda a documentação interna e externa.
A comercialização de artigos de surf e body board foi o objectivo da empresa idealizada por este grupo de formandos
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