Publicatiehandleiding

cel Publicaties

Wie schrijft, die blijft!

voor de Chiro

in de Chiro

PUBLICATIEHANDLEIDING VOOR HET CHIROKADER

Opnieuw een Chiropublicatie die voor je ligt!

Het kan niet anders dan dat die door de handen van de cel Publicaties is gegaan.

Cel Publicaties? Een isoleercel voor wie zich moeilijk aan deadlines kan houden? Een portie extra rode bloedcellen om een writer’s block te vermijden? Nee, de cel Publicaties is een verzameling specialisten op het vlak van publicaties binnen de Chiro (en daarbuiten). Het is de taak van de cel om álle publicaties van de Chiro te ondersteunen. Van plannen tot promoten! En we nemen die taak ter harte!

Heb jij een vraag? Richt ze tot cel.publicaties@chiro.be of lees het antwoord in deze handleiding.

Deze handleiding is een werkdocument. Geen boek dat je in één ruk van voren naar achteren uit hoeft te lezen. Je kunt in de verschillende hoofdstukken snuisteren en er iets uitpikken, op maat van je ploeg of afhankelijk van hoe ver je zit in het publicatieproces. Geef het een plaats in jouw ploeg!

INHOUD DEEL 1 : VOORAF 1. Een idee of een opdracht a) Je hebt ideeën b) Je hebt een opdracht c) Oriëntatie op de opdracht 2. Een ploeg 3. De vorm 4. Financieel a) De vorm b) De verspreiding c) Het budget 5. Timing en werkafspraken a) Belang van een goeie planning en deadline b) Wat komt er in een planning? c) Als de planning fout loopt

DEEL 2 : AAN DE SLAG 1. Leescommissie 2. Brainstorm a) Doel van een brainstorm b) Ideeën spuien en verzamelen: enkele vuistregels voor het brainstormen c) Voorwaarden creëren d) Enkele eenvoudige techniekjes 3. Structuur 4. Informatie verzamelen a) De Kipbib b) Aanspreekpunten, diensten, cellen c) Andere kanalen 5. Informatie ordenen: in vijf stappen

4 | Wie schrijft, die blijft...

DEEL 1: VOORAF 6. Schrijven a) Samen of alleen b) Schrijfdagen c) Schrijfstijl d) Onderverdelingen in structuur 7. Feedback 8. Animatie en verlichting 9. Eindredactie

DEEL 3 : DE AFWERKING 1. Taalcorrectie 2. Vormgeving: het oog wil ook wat a) Uitbesteden aan de vormgevers b) Voor de doe-het-zelvers 3. Productie 4. Promotie a) Wat en hoe? b) Le moment suprême c) Dit waspoeder ruilen voor twee dozen van uw oude merk?

5. Verspreiding 6. Evaluatie en opvolging

BIJLAGEN x x x x

Krampsjabloon voor invulling van rubrieken Samen aan een tekst werken Hoe schrijf je een boek in twee jaar?

Blijvende Besluiten over ‘publicaties’

... in de Chiro, voor de Chiro | 5

1. Een idee of een opdracht

2. Een ploeg

a) Je hebt ideeën

Staat er een ploeg paraat of moet je nog op zoek naar schrijvers? Wie kun je aanspreken?

Wat vraag je aan mensen die meestappen in je project?

Wat heb je hen te bieden?

En die wil je met je ploeg de wereld insturen? Volgens jullie is een publicatie daarvoor het meest geschikte middel. Maar hoe begin je eraan? Je beslist niet op eigen houtje of er een welkomstbrochure voor je afdeling, een cursusbundel over een bepaald thema of een Kadermap komt. Je moet dat voorleggen aan de nationale Planning. Elk jaar komen we in mei bijeen met alle commissies en verbonden om het Chirowerk voor het volgende werkjaar te plannen. Ook over publicaties wordt daar beslist. Als het om een samenwerkingsverband gaat met externe organisaties, moet je dat eerst aan de Pedagogische Leiding voorleggen.

Zie pagina 50 en volgende

b) Je hebt een opdracht Als gewest, verbond, commissie of werkgroep krijg je de opdracht om een publicatie te maken. Die opdracht komt van de nationale Planning of van de Pedagogische Leiding. Informeer je goed over wat er precies van jullie verwacht wordt!

c) Oriëntatie op het idee of de opdracht Een idee of opdracht kun je niet zomaar realiseren. Voor je eraan begint, is het goed je opdracht scherp te stellen.

Dat betekent dat je jezelf een aantal vragen moet stellen over wat je wilt en hoe je dat wilt aanpakken (zie checklist), maar ook dat je een aantal vragen moet stellen aan anderen. Soms ligt er al een hoop vast. Schakel zeker de cel Publicaties in. Zij kunnen op een aantal vragen 6 | Wie schrijft, die blijft...

antwoorden. Voor andere kunnen ze optreden als tussenfiguur en het antwoord later aan jullie doorspelen.

Stel een profiel op als je mensen vraagt. Van mensen die meewerken, verwacht je ongetwijfeld kennis en vaardigheden, tijdsinvestering, enz. Je kunt ze anderzijds heel wat bieden op het vlak van soort werk, randvoorwaarden en natuurlijk sfeer. n Wat is de bedoeling van je publicatie? n Welk resultaat wil je bereiken? n Wie is je doelpubliek? n Hebben zij bepaalde verwachtingen? n Hoe zorg je ervoor dat je aan die verwachtingen tegemoetkomt? n Wat is je budget? n Wordt het een gekopieerde publicatie of drukwerk? n Wordt het gratis verspreid of te koop aangeboden? n Wat is de nodige én beschikbare tijd om te schrijven en te herschrijven? n Hoe deel je die tijd best in? n Waar kun je de vereiste informatie verzamelen? n Welke structuur steek je in je publicatie? n Hoe pak je het schrijfproces aan? n Wie geeft feedback op jullie schrijfsels? n Wie neemt de eindredactie op zich? n Wie zorgt voor taalcorrectie en lay-out? n Op welke manier voer je het beste promotie?

Verwacht je mensen met verschillende capaciteiten of interesses in je ploeg, stel dan ook verschillende profielen op , zodat iedereen in het proces aan hun trekken kan komen.

Zie pagina 25, punt 5 a Afhankelijk van wie je zoekt, heb je verschillende kanalen om die ‘vacature’ te verspreiden: x Zoek je plaatselijke leiding, dan zijn Dubbelpunt en De Mix de aangewezen kanalen. x Zoek je mensen uit het kader (gewestelijke afdelingsverantwoordelijken, mensen met cursuservaring als begeleiding,…), dan staat je vacature best in de Kaderbrief. x D≤e website (www.chiro.be) kan in elk geval gebruikt worden, maar daar moet je zeker goed duidelijk maken wie je zoekt, omdat de website geen specifiek publiek heeft.

Een voorbeeld: profiel voor een medewerk(st)er aan een nieuw afdelingsboek Wat verwachten we? x Achtergrondinformatie opzoeken x Mee brainstormen x Thuis dingen uitschrijven x Maandelijks bijeenkomen x 1 x per 3 maanden een schrijfdag x Vaardigheden in redactiewerk: schrijven, nalezen, verbeteren,… x Ervoor openstaan om feedback te geven en te krijgen Wat bieden we? x Een andere manier om aan Chiro te doen x Jezelf verdiepen in de leefwereld van je afdeling x Toffe contacten met andere leiding x Een engagement op maat: redactiewerk uitvoeren, activiteiten opzoeken of zelf voorbereiden, … x Een goeie sfeer en een toffe ploeg x Onkostenvergoeding voor kilometers en andere zaken

Neem contact op met de cel Publicaties om afspraken te maken over wat er wanneer in welke publicatie of op de website kan verschijnen. Normaal gezien schrijft elke commissie dat ook uit in haar communicatieplanning.

Zie pagina 42 - 43 Iemand van je ploeg neemt de eindverantwoordelijkheid

... in de Chiro, voor de Chiro | 7

3. De vorm op voor de redactie. Die volgt de werkzaamheden op, houdt de timing in het oog en bewaakt de kwaliteit. Hij of zij ondersteunt de redactie in hun werk, gaat geregeld na of het huiswerk gemaakt wordt, zorgt dat de bijeenkomsten voorbereid worden,enz. Maak daar duidelijke afspraken over.

Bekijk ook in hoeverre iedereen zich kan en wil engageren. Sta toe dat iemand zich beperkter engageert dan iemand anders, maar spreek wel de verwachting uit dat het opgenomen engagement ingevuld wordt. Op die manier is het voor iedereen duidelijk(er) wat iemand daadwerkelijk kan opnemen.

Sommige zaken kun je uitbesteden en hoef je niet binnen je redactieploeg te houden. Voor het recentste Aspiboek organiseerde de redactie een BAL-weekend

(Brainstormende AspiLeiding). Met aspileiding uit heel Vlaanderen werd een weekend gebrainstormd over leuke aspi-activiteiten. Op die manier kwam het invullen van het hoofdstuk ‘Activiteiten’ niet alleen op de schouders van de redactieploeg terecht. Op het einde van het weekend werden er trofeeën uitgereikt voor ‘origineelste bivakactiviteit’, ‘leukste bosspel’, enz.

Je kunt ook een wedstrijd uitschrijven voor een specifiek publiek. “Stuur ons tegen (datum) zoveel mogelijk spelen op die je kent met een emmer als materiaal.” “Maak om het meeste variaties op het spel ‘zakdoek leggen.”

“Probeer al je buurtbewoners meningen te ontfutselen over het fenomeen ‘jeugdbeweging’!”

Publicaties kunnen in allerlei vormen verschijnen: het kan gaan om een brochure over een bepaald thema, een welkomstpakket, een boek, een Kadermap, enz.

Vormgeving en reproductie gaan hand in hand. Het is belangrijk dat je vooraf goed weet hoe je je schrijfsels zal vermenigvuldigen. Maak daarom op voorhand een keuze. Als het om een kleine oplage gaat (minder dan duizend exemplaren), is kopiëren het meest aangewezen. Voor grotere oplagen kun je je product het beste laten drukken. Een andere mogelijkheid is het digitaal verspreiden (gewoon als Word-document of als opgemaakte pdf ). Bij het kopiëren ben je wat het formaat betreft uiteraard beperkt tot de mogelijkheden van de kopieermachine. Als je bereid bent om wat plooien knipwerk te doen, kun je toch nog tot verrassende resultaten komen Nog meer vragen over productie? Kijk dan ook op pagina 38.

In een boek kun je van alles kwijt: een uitgebreide visie, handleidingen bij activiteiten, een methodiek met bijlagen, enz. Tegelijkertijd vraagt een boek lezen wel wat tijd en dat kan al gauw een drempel vormen om het effectief te gebruiken. Een boek schrijf je pas als je echt veel te vertellen hebt. Binnen de Chiro werken we met afdelingsboeken, er is het Groepsleidingsboek, het Bivakboek, het Chiroboek, enz.

8 | Wie schrijft, die blijft...

Een Kadermap is een ideaal middel om de visie en een aantal voorbeelden over de kaderwerking of een specifiek thema tot bij gewesten, verbonden en nationale medewerk(st)ers te brengen. Een brok visie nodigt echter meestal niet uit tot snel lezen. Er gaat dus best heel wat aandacht naar de teksten leesvriendelijk maken, Zie pagina 29 en volgende. lanceermomenten houden, workshops organiseren, enz.

De Kadermap over ‘Steun Op Maat’ is daarvan een goed voorbeeld.

Een brochure is vlugger gemaakt dan een boek of een Kadermap. Je kunt een brochure maken om een thema uit te werken dat niet zo omvattend is. Denk bijvoorbeeld aan de Alive-brochure van de Aspicommissie. Een bepaald thema – het tekort aan en het belang van aspi’s – wordt belicht en een aantal mogelijkheden om dat aan te pakken worden uitgewerkt.

Brochures kunnen bovendien ook op de website aangeboden worden.

... in de Chiro, voor de Chiro | 9

Een cd-rom heeft het voordeel dat er van alles en nog wat op kan, bv. een spelbord, muziek, tekeningen, filmpjes en teksten. In vergelijking met ingewikkeld drukwerk (zoals voor een spelbord) is het ook veel goedkoper.

Nadelen zijn dat niet iedereen gemakkelijk overweg kan met een computer én dat de productie van een multimedia-cd geen routineklus is (behalve voor de muziek-cd’s en de Chiro-st@rt-cd). Overleg zeker met het aanspreekpunt Muziek en de informatici.

Je boodschap op de Chirosite zetten, kan vrij vlug en goedkoop. Bovendien blijft het lange tijd beschikbaar voor alle surfers. Als je echter een aparte site met een nieuwe lay-out wilt, dan heeft dat wel wat voeten in de aarde.

Bedenk ook dat je bij een site verwacht dat de surfer naar je toe komt en zelf de info opzoekt. Dat betekent dat je veel tijd moet steken in de promotie van de site.

Je moet dat eigenlijk blijven doen voor de volgende generaties leiding.

Flyers zijn een vluchtige vorm je communicatie. Wil je een impuls geven? Mensen aan denken zetten of hen naar je site lokken? Dan is een flyer een optie. Je bent wel beperkt in ruimte, dus vraag je goed af wat

voor korte het

de belangrijkste boodschap is die je wilt meegeven.

De beste voorbeelden van fiches zijn de spelfiches. Het is een bundel losse kaarten over een thema. Het voordeel is dat je later aanvullingen kunt maken om aan je eerste fiches toe te voegen. De Banier verkoopt ringmapjes om zowel grote als kleine fiches op te bergen.

Mapjes maak je aan als je een paar bladen info hebt die je wilt samenhouden en verspreiden. Zowel op het mapje als in de inhoud kun je informatie kwijt. Het wordt gebruikt voor studiedagen of voor jeugddiensten. Hou er wel rekening mee dat het na een jaar (of na je evenement) niet meer bruikbaar is.

Natuurlijk zijn er nog andere vormen van publicaties.

Denk maar aan het spel ‘De Naakte Waarheid’.

Neem contact op met de cel Publicaties om afspraken te maken over wat er wanneer in welke publicatie of op de website kan verschijnen. De cel kan je ook vertellen wanneer bepaalde deadlines vallen. Zij halen die informatie uit de communicatieplanningen die de verschillende kaderploegen opmaken.

4. Financieel Je moet met heel wat financiële aspecten rekening houden: vorm, verspreiding en budget.

a) De vorm Het spreekt voor zich dat elke vorm andere financiële gevolgen heeft.

Vaste budgetten en prijzen kunnen we je niet geven per optie, enkel indicaties. We geven je een lijstje van vorige publicaties, hun oplage en hun drukprijs.

Naam drukwerk

Oplage

Folder voor ouders 08

20.000

€ 2.117

€ 0,106

Zakagenda 08/09

8.500

€ 5.205,66

€ 0,612

Flyer Alive 08

3.000

€ 270

€ 0,09

80.000

€ 5.303,31

€ 0,066

1.500

€ 4.500

€ 3,00

Bekendmakingsaffiches 08/09 Erfgoedboek 08 Nieuwjaarswensen 08 Bivakpostkaartjes Bekendmakingsfolders 08/09 Buitenband Retropostkaarten

Factuur

1 exempl.

3.600

€ 474

€ 0,132

150.000

€ 2.642

€ 0,018

80.000

€ 1.629

€ 0,020

800

€ 166

€ 0,21

1.500

€ 845

€ 0,56

Zie pagina 39-40

b) De verspreiding Er zijn verschillende manieren om publicaties te verspreiden.

De Chiro heeft op maximaal 30 kilometer van bijna elk Chirohuishouden een winkel. Dat netwerk werd mee uitgebouwd om onze uitgaven te verspreiden.

10 | Wie schrijft, die blijft...

... in de Chiro, voor de Chiro | 11

5. Timing en werkafspraken Als je iets via De Banier wilt verkopen, moet je je houden aan de prijsafspraken: Zie pagina 49 en volgende - vooral het blijvend besluit over prijzenbeleid, waarvan 340 F.L. 80.10 het voornaamste is. x Een boek: kostprijs x 2,53 x Drukwerk (stickers, postkaarten, leidingswerkmap, jaarthemamateriaal): kostprijs x 2,89 Al verschillende keren konden groepen met een bon uit de Kluts gratis publicaties ophalen in De Banier. De Banier heeft hiervoor een vaste werkwijze. Vraag ernaar.

Voor een aantal brochures en voor het meeste Spoor ZeS-materiaal werken we met bestellingen. Via mail, telefoon, brief of fax neem je contact op met het nationaal secretariaat. Zij sturen je dan het gevraagde op. Soms is dat gratis, soms tegen verzendingskost, soms tegen druk- en verzendingskost.

Voor de Spoor ZeS-publicaties spreekt de directeur Chiro met de coördinator van Spoor ZeS een prijs af.

Besef wel: ook al verspreiden we het gratis, de aanmaak en verzending kost ons wel geld. Vaak worden die brochures ook wel op de website ter beschikking gesteld.

Een aantal brochures en de Kadermappen bezorgen we sowieso via de post of via het kader aan groepen en/of

12 | Wie schrijft, die blijft...

gewesten. Ook dat gebeurt gratis.

Een groot nadeel hiervan is dat die verspreiding eenmalig is. Denk daar goed over na. Aanvullen met een plaats op de website zorgt ervoor dat je publicatie ook ná die ene verspreiding beschikbaar blijft.

Let wel: als het mogelijk is, kies dan om de informatie die je wil verspreiden op te nemen in een bestaand kanaal, zoals Dubbelpunt, www.chiro.be of De Mix.

c) Het budget In de begroting van Chirojeugd-Vlaanderen vzw worden naargelang de prioriteiten en wensen budgetten voorzien. Zo wordt voor het welkomstpakket voor gewestmedewerkers genoeg ingeboekt om dat gratis te kunnen verspreiden. Van andere publicaties wordt verwacht dat ze op de werkingskosten na break-even draaien. Er is dus geen extra budget voor.

Ga na bij de beheersgroep Chiro en de directeur van de Chiro wat het budget is en wat er verwacht wordt.

Dat zijn belangrijke bedenkingen bij de keuze voor een bepaalde vorm en een bepaalde manier van verspreiden.

a) Het belang van een goeie planning en deadline Geen voorafgaande planning gemaakt? Negen kansen op tien dat jullie publicatie wordt uitgesteld omdat de tekst van Eveline niet op tijd klaar is, ook die van Bram niet, evenmin die van Hilde.

Een goede planning is niet alleen een stok achter de deur. Het geeft je in de eerste plaats zicht op hoe lang het schrijfproces zal duren, hoeveel tijd er nodig is voor taalcorrectie en lay-out, hoe lang de drukker bezig is, wanneer de promotie kan starten, enz.

Wil je nu al een antwoord op die prangende vragen?

Ga dan snel naar deel 2 en 3 Nog niet overtuigd? Een planning geeft een zekere inschatting hoeveel vergaderingen er nodig zullen zijn.

Agenda’s samenleggen met Chiromensen kan een frustrerende bezigheid zijn: we hebben het allemaal zo verschrikkelijk druk dat het dikwijls moeilijk is om geschikte data te vinden. Toch moet jullie publicatie er binnen de voorziene tijd liggen. Bekijk dus met je ploeg: x hoe regelmatig jullie moeten samenkomen; x hoe je de vergadertijd het efficiëntst kunt invullen.

Heb je een ploeg die vlot en regelmatig toegang heeft tot e-mail en internet, dan kun je een deel van jullie ‘vergaderingen’ virtueel laten verlopen: teksten nalezen op een webforum of op Google Docs, discussies voeren via e-mail of een Facebook-groep, kladversies doorsturen, enz.

De verschillende stappen van je schrijfproces noteren en daarvan dan de duur inschatten, is niet zo makkelijk als je denkt. Start met de vraag: “Wanneer moet het af zijn?” en tel vanaf dan terug. Op die manier krijg je zicht op de hoeveelheid tijd waarover je beschikt. Stel: het is begin januari en er moet in november een Kadermap liggen.

Dat betekent 9 maanden tijd om een ploeg te zoeken, te schrijven, feedback te geven, het zootje aan de drukker te bezorgen, enz. Wanneer je ook zicht hebt op die fasen in het hele proces, kan je de planning maken.

Hoe moet je je tijd nu zo goed mogelijk indelen?

Ruim genoeg en realistisch.

Ruim genoeg. Als je bijvoorbeeld te horen krijgt dat layout drie dagen in beslag zal nemen, reken daar dan in je planning een week voor.

Zie pagina 35 en volgende.

Op die manier heb je genoeg reservetijd. Bij eventuele vertragingen komt je vooropgestelde deadline dan niet te veel in gevaar.

Realistisch. Wanneer je jezelf of je ploeg overvraagt, kunnen zaken wel eens blijven liggen omdat ze te enorm lijken om eraan te beginnen. Zo zul je snel tot een gewijzigde deadline en planning komen.

... in de Chiro, voor de Chiro | 13

b) Wat komt er in een planning?

Lees meer bij ‘deel 2’, ‘2. structuur’

In een planning neem je op:

n Brainstorm en structuur n Taakverdeling en tussentijdse deadlines n Tijd om individueel te schrijven n Tijd voor feedback n Tijd om te herschrijven n Eindredactie n Leescommissie n Herwerking n Taalcorrectie n Lay-out n Productie n Promotie

brainstorm en structuur Ook al is inspiratie in de Chiro helemaal niet aan banden te leggen, bepaal toch maar vooraf hoeveel vergaderingen jullie zullen gebruiken voor de brainstorm. In de meeste ploegen zijn 1 à 2 vergaderingen daarvoor voldoende.

Methodieken om goed te brainstormen, vind je op pagina 19 - 20 Na de brainstorm maak je een structuur op. De inhoud van een boek komt in verschillende hoofdstukken aan bod. Hoeveel hoofdstukken dat zijn, zal mee bepalen hoeveel vergaderingen er nodig zijn.

14 | Wie schrijft, die blijft...

taakverdeling, individueel schrijven en tussentijdse deadlines

Tussentijdse deadlines zijn nodig om de uiteindelijke deadline te kunnen volhouden. Zo moet je niet voortdurend verder ploeteren om dat ene afgewerkte product klaar te krijgen. Na elke gehaalde deadline heb je een kleine succeservaring die je ploeg weer energie geeft om de volgende opdracht aan te pakken. Het zorgt er ook voor dat de opdracht overzichtelijk en hanteerbaar blijft.

Die tussentijdse deadlines komen best ook op je planning, eventueel nog ná de structurering van jullie brainstorm.

Geef mensen voldoende tijd om individueel schrijfwerk klaar te krijgen tegen die deadlines. eindredactie Net zoals herwerking zal dit voor (Kader)mappen minstens een week fulltime werk vragen. Voor boeken rekenen we doorgaans twee weken, maar je mag al snel een maand incalculeren. Veel hangt af van hoe degelijk de teksten al zijn wanneer ze bij de verantwoordelijke van jullie ploeg aankomen. Hoe méér mensen teksten aanleveren, hoe langer de eindredactie (lezen, herlezen en structureren) zal duren.

Blader verder naar pagina 32 leescommissie Een publicatie van de Chiro wordt nagelezen voor ze gedrukt en verspreid wordt. Als redactieploeg moet je in je planning rekening houden met de agenda’s van de mensen van de leescommissie om de kladversie door te geven én om feedback te krijgen.

Samenwerken met een leescommissie doe je het beste continu. Als je eerst alle teksten schrijft en ze dan pas doorgeeft, bestaat de kans dat ze je terugfluiten en dat je bepaalde stukken helemaal opnieuw mag doen: omdat de leescommissie informatie heeft die je nog niet had, omdat je tekst te moeilijk of onduidelijk in elkaar zit, enzovoort. Heb je maar één feedbackmoment ingepland, dan komt de deadline in het gedrang. Deel je tekst op in kleinere stukken, en vraag de feedback van de leescommissie al zodra die kleinere stukken af zijn.

Zorg wel dat ze tevoren een globaal overzicht kregen, zodat ze weten waar de tekst in het grotere geheel past.

Alles over feedback kun je vinden op pagina 18 - 19 en 27 -28.

herwerking op basis van de (extern en intern) gegeven feedback

Herwerking kan nogal wat tijd in beslag nemen, en er kan één en ander verkeerdlopen. Je redactieleden (intern) moeten al op tijd teksten doorgeven en van commentaar voorzien en de reacties van buitenuit (extern) moeten er op de afgesproken datum komen. Niets vervelender en dodelijker voor je planning dan dat je moet gaan hengelen naar reacties ! taalcorrectie, lay-out en productie Afspraken maken voor taalcorrectie en lay-out kan via de cel Publicaties. Daarbij zijn telkens twee factoren belangrijk: x De werkplanning van de persoon in kwestie x De tijd die nodig is om een publicatie na te lezen of vorm te geven

Voor een boek moet je zeker twee weken rekenen per fase. Een goede deadline voor de redactie is dan een maand op voorhand, voor de eindredactie twee à drie weken op voorhand – zo heb je nog een klein beetje speling. In ideale omstandigheden betekent dat bijvoorbeeld: x De redactie heeft alle teksten af op 1 maart, inclusief de aanpassingen na opmerkingen van de leescommissie x De eindredactie is klaar op 15 maart x De taalcorrector begint op 1 april x De lay-out kan beginnen op 15 april x Eind april wordt de gelay-oute versie nog eens nagelezen x Op 1 mei is alles bij de drukker.

Maak je afspraken minstens drie maanden op voorhand voor een boek. Hou er overigens rekening mee dat de meeste drukkerijen gesloten zijn van midden juli tot midden augustus, en dat ook de taalcorrector en de vormgevers rond die periode op vakantie gaan.

Kadermappen en dergelijke nemen maar half zoveel tijd in beslag. Toch is het beter de deadlines voor redactie en eindredactie ook zo ruim te houden. Hier ziet zo’n ideaal scenario er bijvoorbeeld als volgt uit: x De redactie heeft alle teksten af op 1 maart, inclusief de aanpassingen na opmerkingen van de leescommissie x De eindredactie is klaar op 15 maart x De taalcorrector begint op 1 april x De lay-out kan beginnen op 8 april

... in de Chiro, voor de Chiro | 15

x Rond 15 april wordt de gelay-oute versie nog eens nagelezen en aangevuld x Kort daarna is alles bij de drukker Blijf je hier nóg op je honger zitten? Een indigestie doe je op in deel 3.

addendum te voorzien! Anderzijds hoef je je geschreven stukken niet eindeloos te blijven herlezen. Op die manier geraakt je publicatie nooit af.

Wanneer een deadline écht niet gehaald kan worden, maak dan nieuwe (en realistische) afspraken met taalcorrector, vormgever en drukker.

promotie Dat je promotie volgt op jullie schrijven, spreekt voor zich. Promotie voeren nog vóór je product klaar is, is absoluut onverstandig. Het is onduidelijk voor je doelpubliek en het legt bovendien een enorme druk op je redactieploeg: “Het moet echt af, want er is al vijfendertig keer naar gevraagd!”

Tijdens het schrijven al nadenken over de promotie mag natuurlijk wél. Het is zelfs al bij het opstellen van de planning/timing aan te bevelen. Het tijdstip van de promotie kan immers mee de deadline(s) bepalen. Een publicatie uitbrengen op een goed uitgekozen tijdstip, is beslist een tactische zet !

De slimme lezer kijkt ook op pagina 39 en 40

c) Als de planning fout loopt Wanneer de deadline krap wordt, ga dan na of extra tijdsinvestering van je ploeg haalbaar is. Probeer de publicatie niet snel-snel af te werken om toch maar die vooropgestelde deadline te halen. Dat laatste zorgt immers voor ondoordachte schrijfsels, en het is niet de bedoeling dat een nieuwe publicatie binnen een jaar herzien moet worden omdat de eindredactie destijds te snel gebeurd is. Beter wat langer en grondiger werken dan het boek of de map een jaar later van een uitgebreid

16 | Wie schrijft, die blijft...

... in de Chiro, voor de Chiro | 17

DEEL 2: AAN DE SLAG b) Klein leesvoer

1. Leescommissie Wat je ook maakt, je hebt een leescommissie nodig, want elke (nationale) publicatie moet nagelezen worden voor ze gedrukt en verspreid wordt. De Pedagogische Leiding (PL) zoekt hiervoor telkens drie of vier mensen.

Zij lezen alle teksten en bezorgen jullie hun opmerkingen. Ze lezen jullie werk in alle fasen na. Vraag hen om feedback over de structuur, over jullie bouwplannen en over de kladteksten.

a) Groot leesvoer Werk je aan een groot project? Dan verwacht je van de leescommissie iets anders dan bij een brochure. Je betrekt hen van bij het begin van het schrijfproces. Zodra je de structuur of je bouwplan hebt, geef je dat aan hen door. Je moet ook niet wachten tot de hele publicatie klaar is. De leescommissie kan gerust per hoofdstuk nalezen. Bij grote projecten (zoals een boek) breng je hen een paar keer bijeen om de feedback te overlopen.

Zie pagina 27.

18 | Wie schrijft, die blijft...

Brochures, flyers of andere kleine publicaties laat je nalezen wanneer ze geschreven zijn. De leescommissie moet niet speciaal bijeenkomen om feedback te geven.

c) Feedback Als redactieploeg moet je in je planning rekening houden met de agenda’s van de leden van je leescommissie: om te bepalen wanneer je de kladversie doorgeeft én wanneer je ten vroegste feedback kunt krijgen. Leg ook best lang op voorhand met de betrokkenen een vergadering vast waarop je bijeenkomt om opmerkingen te bespreken.

Spreek met de leescommissie af op welke manier je de feedback verzamelt. Laat je iedereen afzonderlijk commentaar geven, dan moet je zelf zien dat je die kunt verwerken – zelfs al spreken sommige commentaren elkaar dan tegen. Breng je die mensen bij elkaar, dan heb je natuurlijk wel een (extra) vergadering aan je been, maar dan kunnen knelpunten ineens verder toegelicht en bediscussieerd worden – een meer tijdrovend maar vruchtbaar proces! Iedereen ontvangt voordien de teksten en op de bijeenkomst overloop je stuk per stuk wat de opmerkingen zijn. Zo kunnen de leden van de commissie tot overeenstemming komen over wat er nu precies fout zit én kunnen ze ook voorstellen doen. Het kan nodig zijn om meerdere keren af te spreken.

Let wel: x Bij boeken kun je de leescommissie ook per hoofdstuk laten nalezen. x Voor brochures is het minder nodig dat je mensen bijeenbrengt, hier kunnen de mensen van de leescommissie gewoon hun opmerkingen aan de eindredactie doorgeven. x Druk de leden van de commissie op het hart dat ze op een bijeenkomst opmerkingen moeten formuleren over de structuur en de inhoud, taalfouten kunnen ze veel makkelijker even schriftelijk (per mail) meegeven. x Gebruik je een systeem als Google Docs, dan kunnen ze taal- en typfouten ineens in de bestanden zelf verbeteren. Zo vermijd je ook dat kostbare vergadertijd verprutst wordt door onbenulligheden.

De eindredactie moet nu nog de opmerkingen verwerken en eventueel nog eens opnieuw voorleggen aan de leescommissie. Voorzie ook hier voldoende tijd voor!

2. Brainstorm a) Doel van een brainstorm Een hoop nieuwe, leuke, originele ideeën opdoen.

Brainstormen over een thema, over vormgeving enz.

Er is veel mogelijk. Gekke ideeën van de ene stimuleren de creativiteit van de andere.

Een brainstormproces bestaat uit twee delen: x Ideeën spuien en verzamelen (wat wij gewoonlijk onder ‘brainstormen’ verstaan)

x Ideeën analyseren op haalbaarheid en bruikbaarheid, filteren en keuzes maken (zie uitgebreider stukje 2 over ‘structuur’)

b) Ideeën spuien en verzamelen: vuistregels voor een brainstorm Het onderwerp van de brainstorm moet voor iedereen voldoende duidelijk zijn. Wat is ‘voldoende duidelijk’? x Enerzijds behoed je je er best voor dat de eerste formulering meteen de denkrichting gaat bepalen. x Anderzijds levert een te vage formulering van het onderwerp alleen maar ideeën op die niet echt concreet zijn of te ver afdwalen van het vooraf opgestelde thema.

Kwantiteit is belangrijker dan kwaliteit: het gaat erom veel en gevarieerde ideeën te produceren om er daarna slechts enkele goede over te houden. Hoe meer ideeën, hoe groter de keuze!

Beëindig de brainstorm niet te snel en geef deelnemers de tijd om nieuwe ideeën te laten rijpen.

c) Voorwaarden creëren x Om te brainstormen, is er openheid nodig binnen de groep, en vertrouwen dat groepsleden buiten de groep met hun zotste idee niet belachelijk gemaakt worden. Wanneer er een gebrek aan vertrouwen en angst voor kritiek leeft, zullen er weinig ideeën naar boven komen. Hou in je achterhoofd dat er tijdens het brainstormen geen ‘stomme ideeën’ zijn. x Zorg voor een ontspannen sfeer. Warm wat op. Doe desnoods enkele brainstorms over thema’s die met ... in de Chiro, voor de Chiro | 19

de hele zaak niets te maken hebben. Verzin met de groep bijvoorbeeld zoveel mogelijk activiteiten met pizzarollers, eclipsbrilletjes of tv-antennes.

x Laat geen onderbrekingen, vragen, oordelen of uitleg toe: die breken het ritme. Het brainstormen moet een hoog tempo behouden, zodat het rationele deel van onze hersenen zoveel mogelijk uitgeschakeld wordt. x Creativiteit kent geen maat, maar ook geen tijd. Laat iedereen zijn of haar horloge afgeven en bedek de klok in het lokaal. Zorg voor zo weinig mogelijk onderbrekingen. Het is absoluut niet bevorderlijk voor je brainstorm als Bram over tien minuten al een trein moet halen of als Eveline met een gevulde blaas aan het brainstormen begint. x Ook het tijdstip is belangrijk. Er wordt door creatieve geesten wel eens gefluisterd dat de beste ideeën bovenkomen als je niet helemaal helder bent: om vijf uur in de ochtend of om elf uur ’s avonds na een hele dag werken, bijvoorbeeld. De vraag is alleen of je iedereen zo gek krijgt.

d) Enkele eenvoudige techniekjes Taak van de begeleiding van een brainstorm: x Onmiddellijke oordelen over ideeën stoppen/afblokken x Tegenideeën leveren om ervoor te zorgen dat het denkproces ‘open’ blijft x Ervoor zorgen dat mensen niet te veel door elkaar praten x Dóórvragen x Iedereen aan bod laten komen x De brainstorm opnieuw input geven wanneer die stilvalt x Mensen laten uitspreken x Ideeën vasthouden (door ‘losse flodders’ op flappen te schrijven bijvoorbeeld) x Herhalingen proberen te vermijden x Vragen om verduidelijking bij een onduidelijk idee Hoeft het gezegd te worden dat begeleiding van een brainstorm gerust mee kan brainstormen?

x Ook de plaats speelt een rol. “De beste ideeën ontstaan tussen pot en pint” geeft weer dat je brainstormen niet noodzakelijk hoeft te linken aan een vergaderstructuur.

x Schrijf alle ideeën op een groot blad of bord dat voor iedereen zichtbaar blijft. Zo wordt het vrij associëren bevorderd én worden ideeën losgekoppeld van de persoon die ze geuit heeft. In de beoordeling denkt dan niemand nog “slecht idee, want het komt van Koen” en kun je objectiever de juiste keuzes maken.

x Zorg dat er voldoende inhoudelijk experts bij de brainstorm aanwezig zijn. Heb je die in de ploeg? Ideaal. Zitten er in de leescommissie? Haal ze erbij! Ken je nog anderen? Nodig ook hen uit.

x Hou een soort schrijfgesprek aan de muur. Hang grote vellen aan de muur en laat de deelnemers vrij rondlopen in het lokaal. Ze mogen ideeën noteren op die vellen en reageren op ideeën van anderen, maar

20 | Wie schrijft, die blijft...

alles gebeurt wel al schrijvend en dus in stilte. Doe dat tot je genoeg ideeën verzameld hebt om aan de slag te kunnen gaan. (Gebruik potloden of stiften.

Balpennen weigeren dienst als de inkt niet naar de punt kan zakken.) x Iedereen krijgt heel wat kleine kaartjes. Per kaartje schrijf je één idee op. Schrijf 5 à 10 minuten lang zoveel mogelijk kaartjes vol. Daarna leest iedereen om beurten wat er op de verzamelde kaartjes staat en vult eventueel aan met een ander idee. x Geef iedereen een A4-blad. Iedereen schrijft bovenaan op het blad een idee waarmee volgens hem/haar veel te doen valt. Daarna geeft iedereen dat blad door aan hun linkerbuur die er een aanvulling, een suggestie of een opmerking aan toevoegt. Als de bladen rond geweest zijn, worden ze voorgelezen. Staat er twee of drie keer hetzelfde? Dan is dat idee des te interessanter! x Moet je maandelijks brainstormen en bijvoorbeeld rubrieken invullen van een tijdschrift of blad? Dan kun je werken met een sjabloon. Stuur het sjabloon per mail of post door. Laat alle redactieleden het invullen en meebrengen naar de vergadering. De eigenlijke brainstorm zal gegarandeerd vlotter verlopen. Je komt sneller aan oordelen en keuzes maken toe.

In de bijlagen vind je bij wijze van voorbeeld het sjabloon waarmee de Krampredactie tweemaandelijks werkt.

Enkele techniekjes voor als de brainstorm strop loopt: x De brainstorm herhalen x Vraag naar ieders ‘wildste idee’ (alles is toegelaten) x Gooi een paar prikkelwoorden, beelden, metaforen op tafel x Voeg twee of meerdere ideeën samen, ook al passen ze op het eerste gezicht niet bij elkaar (durf bizarre combinaties voor te stellen) x Formuleer het thema eens op een andere manier x In het algemeen zijn vragen meer richtinggevend dan in het wilde weg ideeën spuien

e) Ideeën analyseren op haalbaarheid en bruikbaarheid Denk niet dat de brainstorm voorbij is wanneer die resulteert in een flap met honderden ideeën. Hieruit ideetjes lichten die verder uitgewerkt worden is niet evident en nogal tijdrovend. Vragen die kunnen helpen: n Is het haalbaar? n Is het origineel genoeg? n Blijft het aanleunen bij ons thema? Is de link met het thema nog duidelijk? n Welke ideeën behouden we voor verdere uitwerking en welke niet? n Welke ideeën hangen samen? (die kun je clusteren; zie ook verder bij ‘structuur’)

Na de selectie moeten de ideeën verder verfijnd en uitgeschreven worden. Maak duidelijke afspraken hoe dat best verloopt en wie dat op zich neemt.

... in de Chiro, voor de Chiro | 21

Gooi de ideeën die het niet gehaald hebben toch niet meteen weg. Steek ze in een mapje dat je ergens bewaart. De ideeën kunnen later in het proces nog van pas komen, bijvoorbeeld wanneer je informatie gaat verzamelen (en de ‘verloren’ ideeën als randinfo kunnen dienen) of naar passend beeldmateriaal op zoek bent.

Zie hiernaast (Informatie verzamelen) en pagina 29-31 (Animatie en Verlichting)

3. Structuur Na de brainstorm is het tijd om structuur in je ideeën te krijgen. In de tweede fase van het brainstormproces bepaal je welke ideeën je verder zal uitwerken. Sommige ideeën horen samen. Maak er clusters van. Zo kom je langzaamaan tot deelthema’s. Die zijn een eerste aanzet tot hoofdstukken. Het aantal hoofdstukken geeft waarschijnlijk een goed beeld van het aantal vergaderingen en de tijd tussenin die jullie nodig zullen hebben.

Een structuur in je publicatie krijgen, is belangrijk. Die fase maakt je ideeën concreet. Het ‘wilde idee’ van in het begin krijgt vaste vorm. Maak een structuur op vóór je aan de uitwerking van je stukken begint. Als je losweg begint uit te werken, heb je geen goed overzicht om van te vertrekken, en dan weet je na een tijdje niet meer waar wat thuishoort. Zo geraak je gegarandeerd in de knoop.

22 | Wie schrijft, die blijft...

Schrijf per hoofdstuk uit wat de inhoud ervan is en welke ideeën erin thuishoren. Dat kan een kort overzicht zijn.

Geef alle bruikbare ideeën uit de brainstorm een plaats.

4. Informatie verzamelen In de eerste plaats heb je inhoudelijke informatie nodig, stof om over te schrijven. Maak hiervan een inventaris op. Waar kun je informatie vinden? Ga zeker op zoek in de plaatselijke bibliotheek en op het internet. Maar vergeet niet in de eerste plaats bronnen binnen de Chiro te raadplegen.

Stel een taakverdeling op per onderwerp. Wie zoekt wat op? Wie gaat waar te rade? Zorg dat je niet met een paar mensen dezelfde ‘bronnen’ aanboort of over dezelfde thema’s informatie opzoekt. Spreek duidelijk af wie wat doet.

Als je tijdens je zoektocht nuttige tekeningen en foto’s tegenkomt, hou die dan bij, maar hou wel rekening met de richtlijnen op pagina 29-31.

Actief op zoek gaan naar bruikbaar visueel materiaal kan natuurlijk ook door een oproep op de website te plaatsen.

a) De Kipbib

ñ de Kaderindex

Op het nationaal secretariaat is er een bibliotheek met heel wat informatie over de Chiro en het ruimere jeugdwerk: boeken, thesissen, brochures enz. De bibliotheek bevindt zich op de derde verdieping, in de Palaber.

Als je naar één van de Chirosecretariaten gaat en daar aan een computer gaat zitten, kun je gebruik maken van het intranet van de Chiro. Dat werkt op dezelfde manier als het internet, maar je kunt die pagina’s alleen bereiken als je op een Chirocomputer werkt. Je geraakt er door als adres http://intranet/Kipbib in te tikken (jawel: zonder ‘www’ en ‘.be’!).

De Kaderindex werkt op dezelfde manier als de Dubbelpuntindex, maar nu zoek je in kaderpublicaties: de Kaderberichten van vroeger, de Kadermappen van nu, en de schaarse inhoudelijke artikels in de Kaderbrief. De Kaderindex staat niet op de Chirowebsite, en is dus alleen via het intranet te raadplegen.

Op die intranetpagina kun je allerlei opzoekingen doen. ñ de Kipbib-index Alles wat in de Kipbib zit, vind je hier terug via titelwoorden of auteursnamen. Wil je op trefwoord zoeken, dan klik je op de link ‘Geavanceerd zoeken’. Ook zoeken op uitgever of jaartal is mogelijk.

Bij elk resultaat krijg je een lijstje met trefwoorden, zodat je nog makkelijker kunt nagaan aan welke publicaties je iets kunt hebben. De vindplaats heb je nodig om het boek terug te vinden in de bibliotheekkasten op het nationaal secretariaat.

ñ grasduinen in de elektronische Kipbib Interessante publicaties die digitaal beschikbaar gesteld worden (of werden), kunnen in de elektronische Kipbib terechtkomen: een verzameling pdf- en Word-documenten, gerangschikt in een mappenstructuur. Een zoekfunctie is niet beschikbaar, maar de namen van de mappen geven je wel een idee van wat je kunt vinden.

Publicaties ontlenen kan na afspraak met de verantwoordelijke (documentatie@chiro.be of 03-231 07 95). Als je overdag niet kunt langskomen, legt die klaar wat je wilt meenemen. Vul dan wel een ontleningsfiche in. Je vindt er in de kasten van de Kipbib.

De standaarduitleentermijn is 6 weken. Verlengen kan door contact op te nemen met de verantwoordelijke.

Terugbrengen kan gewoon aan het onthaal.

ñ de Dubbelpuntindex Hou zeker bij uit welke publicaties je informatie haalt, want dat moet later vermeld worden in de bronnenlijst.

De Dubbelpuntindex op het intranet werkt op dezelfde manier als die op de Chirowebsite (www.chiro.be/dp_index). Je kunt dus zoeken op trefwoord, titelwoord of beide. In elk Chirosecretariaat is er een collectie Dubbelpunten te vinden.

... in de Chiro, voor de Chiro | 23

5. Informatie ordenen in vijf stappen b) Aanspreekpunten, diensten, cellen,…

c) Andere kanalen

Stap 1

Stap 4

Voor heel wat inhoudelijke thema’s heeft de Chiro allerlei organen opgericht, of op z’n minst een aanspreekpunt aangesteld. Lees er de Grasduiner en de Kadergrasduiner eens op na, daarin vind je hoe je die mensen kunt contacteren. Je vindt die informatie ook op de website.

x Ga op zoek naar vorming die je nodig hebt of kunt gebruiken. Op het nationaal secretariaat komen er geregeld vormingsbrochures aan van externe organisaties. Vraag naar de vormingsmap. Hieruit kun je specifieke vorming selecteren voor je ploeg. Vaak is zo’n verdieping of extraatje nodig om voldoende gedocumenteerd en genuanceerd over het onderwerp te kunnen schrijven. x Interview specialisten over het thema, organiseer een denkdag met een ruim publiek, speur websites af, vraag plaatselijke leiding naar hun mening of activiteiten.

Bepaal welke boodschap je wilt verspreiden. Hou dat doel van je tekst voor ogen wanneer je bepaalt welke informatie je erin wilt steken en hoe je ze verwoordt.

Doe dat zowel globaal, voor de hele publicatie, als voor alle onderdelen. Wat niet van nut is voor de kern van je tekst, kan hooguit in een kadertje in de marge, maar durf ook schrappen. Laat je boodschap niet verdrinken in niet-relevante feitjes.

Op een volgende vergadering presenteer je aan elkaar een synthese van de informatie. Bekijk samen: Wat is hiervan bruikbaar? Waarover heb je nog méér informatie nodig? Waarmee kun je aan de slag om iets uit te schrijven? Zorg dat je met je hele ploeg op dezelfde lijn zit.

Hoeven we je daarnaar door te verwijzen? www.chiro.be

Het idee van een BAL-weekend bijvoorbeeld: zie pagina 8, ‘2. een ploeg’

Stap 2 Gebruik je vooraf opgemaakte structuur (die na de brainstorm op tafel lag) om er de verzamelde en te verzamelen informatie aan te koppelen. Vermeld in je structuurschema waar je informatie vindt over de deelthema’s.

Zo wordt het voor iedereen overzichtelijk én het is een goeie manier om je bronnen bij te houden. Ook ideeën voor de opbouw van je publicatie en de lay-out kun je in dit overzichtsdocumentje kwijt. De eindverantwoordelijke van jullie publicatie houdt dat bij en vult het telkens aan wanneer er nieuwe informatie bijkomt.

Het structuurschema moet niet per se een apart blad of één schema zijn. Maak er ineens de bestandenstructuur van: een map per hoofdstuk, een bestand per onderdeel, en in elk bestand al de verdere indeling in titeltjes. Dan kun je de bronvermelding ineens onder het juiste titeltje zetten ook.

Stap 3 Nu kun je de deelthema’s verdelen. Iedereen neemt de informatie over een bepaald deelthema mee naar huis.

24 | Wie schrijft, die blijft...

Stap 5 Stel dan een taakverdeling op om te schrijven.

Opnieuw neemt iedereen huiswerk mee. Het is niet noodzakelijk dat iemand die informatie verzameld of een samenvatting gepresenteerd heeft over een bepaald thema dat ook zal uitschrijven. Laat dat laatste vooral afhangen van de interesse van de persoon in kwestie.

Je kunt hier wel al rekening mee houden wanneer je verdeelt wie welke informatie opzoekt.

6. Schrijven a) Samen of alleen?

Sommigen zitten het liefst van al tot een gat in de nacht eenzaam achter hun computer, anderen krijgen pas inspiratie als ze volop in de drukte zitten. Zelden heb je een ploeg waarin iedereen graag op dezelfde manier werkt. Probeer te bedenken hoe iedereen aan zijn of haar trekken kan komen. Hou er ook rekening mee dat niet iedereen zo vlot kan schrijven: in je ploeg heb je (normaal gezien) ook mensen die daar in de eerste plaats ... in de Chiro, voor de Chiro | 25

zitten omdat ze bijvoorbeeld goed activiteiten kunnen voorbereiden of omdat ze de doelgroep goed kennen.

Dat betekent niet dat je een goeie schrijver en een ‘specialist’ niet kan bijeenzetten. De ‘specialist’ kan vertellen, de schrijver maakt hier een boeiend stukje van en kan opnieuw een beroep doen op de ‘specialist’ als er iets nog niet helemaal duidelijk is. Voor de duidelijke formulering en vertaling van het ‘gespecialiseerd’ verhaal is de schrijver er.

b) Schrijfdagen Om het schrijfproces op gang te trekken of feedback te geven op geschreven stukken, kun je schrijfdagen organiseren. Dat kan helpen om de discipline op te brengen die je nodig hebt om voortdurend met dat schrijven bezig te zijn, en je hebt je collega’s om je heen. Je kunt dan ook vragen stellen aan elkaar, verder brainstormen over bepaalde onderdelen, elkaar helpen om goede formuleringen te zoeken, enz.

Leg maanden op voorhand de datum van een schrijfdag vast en controleer twee weken daarvoor nog eens of iedereen nog altijd kan komen.

Een schrijfdag moet voorbereid worden. Binnengekomen stukken zijn al door de verantwoordelijke gelezen, gestructureerd en uitgeprint zodat alle redactieleden op de dag zelf hun commentaar kwijt kunnen.

Schrijf je op de schrijfdag zelf nog stukjes? Verdeel je dan in deelgroepjes. Hoe meer mensen in een groepje, hoe trager het proces.

26 | Wie schrijft, die blijft...

c) Schrijfstijl Er is een brochure over “Schrijven voor de Chiro”. Daarin staan algemene tips over hoe je een vlotte tekst kunt schrijven, en heel concrete aanwijzingen over hoe je bijvoorbeeld namen van commissies en dergelijke schrijft.

Zorg dat iedereen van de ploeg die brochure gelezen heeft, baseer je erop bij het schrijven, en gebruik ze als basis om feedback te geven op taal en schrijfstijl.

Omdat schrijven niet voor iedereen evident is, en omdat je met verschillende stijlen zit die je nog voor een stuk op elkaar moet afstemmen, is het goed om eens een paar oefeningen te doen: schrijven voor je doelpubliek, in naam van de Chiro, in een vlotte stijl, enz. Neem daarvoor contact op met de taalcorrector. Met een paar kleine, begeleide oefeningen in een vroege fase van je schrijfproces los je moeilijkheden op die je later heel wat tijd, moeite en zelfs frustratie besparen.

Eén van de moeilijkste tekstsoorten blijkt een speluitleg te zijn. Hoewel dat meestal vrij korte tekstjes zijn, worden ze af en toe behoorlijk ingewikkeld. Bovendien zijn er heel wat manieren waarop je een speluitleg kunt uitschrijven. Hier geldt des te meer dat je je schrijfstijl op elkaar moet afstemmen. Gebruik de aanwijzingen in “Schrijven voor de Chiro”, er is een aparte tekst over een speluitleg schrijven.

d) Onderverdelingen in structuur In een tekst worden er dikwijls onderverdelingen gemaakt, of er komen opsommingen in voor. Spreek af hoe je bijvoorbeeld je titels zult nummeren, op welke manier je een hoofdstuk wilt indelen, enzovoort. Gebruik ook allemaal dezelfde stijldefinities. Zet je tekst niet gewoon in een groter lettertype en in het vet om een titel te maken: plak er een titelstijl op, en zorg dat die consistent is met

het niveau van je titel.

Hou opsommingen overzichtelijk. In doorlopende tekst som je maar drie zaken op, van ‘klein’ naar ‘groot’. Krijg je de informatie niet in zo’n vlotte opsomming, gebruik dan een lijst met ‘bullets’. Zeven bullets is het maximum.

Een tweede opsomming onder één van die bullets moet je vermijden, zeker wanneer de tekst in kolommen gezet wordt. In Dubbelpunt is dat bijvoorbeeld het geval. Als je al twee tabs moet inspringen, blijft er op zo’n regel niet veel plaats over voor tekst.

Zie ook p.30 onderaan

7. Feedback a) Intern, binnen je ploeg Elkaars teksten nalezen heeft de volgende voordelen: x Wanneer iemand vastloopt, is er vast en zeker iemand anders die inspiratie heeft; x Taalfouten, vanzelfsprekendheden die eigenlijk helemaal niet vanzelfsprekend zijn, gewrongen zinnen, e.d., worden vlugger door anderen opgespoord dan door jezelf (ook na vijftien keer lezen!).

Maak met je ploeg duidelijke afspraken over: x hoe je besprekingen organiseert: geef je teksten al op voorhand door (via mail of een webforum) of deel je ze pas op de vergadering uit? x hoe je opmerkingen over taal, structuur en inhoud doorgeeft aan elkaar.

uit op de vergadering (of de voorafgaande vergadering).

Hierop mogen zij aanduiden wat er nog ontbreekt, wat er nog niet helemaal goed zit, wat anders kan, enz. Let er wel op dat alle opmerkingen en/of aanvullingen bij één persoon aankomen, die het document dan telkens aanpast. Door te centraliseren behoud je een overzicht.

Het lijkt misschien evident, maar let erop dat er geen verschillende kladversies circuleren. Je loopt dan namelijk het gevaar dat je niet meer weet welke de laatste versie is of dat ‘laatste wijzigingen’ in een verkeerde versie aangebracht worden. Verwijder oude versies, want negen kansen op tien bekijk je die nooit meer.

Stuur je de kladversie door per mail, vraag dan om met opmerkingen telkens ‘reply all’ te doen naar iedereen van je ploeg. Zo heeft iedereen altijd de laatst aangepaste versie. Vermijd in ieder geval dat een kladversie bij iemand ‘extern’ terechtkomt als zogezegde ‘definitieve versie’, want dat zorgt voor heel wat misverstanden.

Een andere mogelijkheid is dat je naar iedereen álle geschreven stukken doormailt of opstuurt en voor élk stuk iemand aanduidt die het moet nalezen. In dat geval krijgt iedereen van de redactieploeg de kans om het te lezen, maar de aangeduide ‘nalezer’ moet dat zéker doen tegen de volgende vergadering.

Om problemen met die verschillende kladversies helemaal te vermijden, kun je het beste ineens in de bestanden werken. Dan heb je maar één versie nodig, die altijd de meest actuele is. Zo vermijd je ook een hoop ‘extra’ werk: je hoeft geen dingen meer over te typen die iemand anders op een uitgeprinte versie schreef.

Hoe verloopt feedback geven praktisch? Kopieer de kladversie voor alle ploeg- of redactieleden en deel die ... in de Chiro, voor de Chiro | 27

Laat eens een spellingscontrole los op je kladversie.

Het kan je al een hoop opmerkingen over taal- en typfouten besparen. Hou er wel rekening mee dat die spellingscontrole niet alles weet. De regels voor de tussen-s zijn bijvoorbeeld iets moeilijks, maar als je een s uitspreekt, moet je ze ook schrijven - wat de spellingscontrole ook beweert.

b) Extern Waarschijnlijk zijn er ook buiten je redactieploeg een aantal mensen aan wie je graag eens vraagt dat ze feedback geven.

Zie ook pagina 18.

Werk je teksten zo goed mogelijk af voor je ze laat lezen.

Anders riskeer je dat die lezers zich laten afleiden door taalfouten en dergelijke, en dat de inhoud dus niet genoeg aan bod komt.

Werk je met een systeem als Google Docs, waarbij ze de tekst zelf kunnen aanpassen, dan kunnen ze die foutjes wel al verbeteren, maar dat is vervelend werk. Het is ook niet de taak van de leescommissie, wel van de redactie!

Schreef je over een onderwerp waar er een aanspreekpunt, commissie of dienst voor is binnen de Chiro, dan zijn zij de ideale mensen om je teksten te beoordelen.

Zelfs al hebben ze je inhoudelijk al goed op weg gezet, dan nog kunnen ze bij je geschreven stuk opmerkingen of aanvullingen hebben.

Heb je er de tijd voor, zoek dan ook wat mensen uit de beoogde doelgroep. Zij lezen de teksten vanuit een ander perspectief, en kunnen nog tips geven over hoe je bepaalde zaken beter kunt aanbrengen om het af te stemmen op de doelgroep.

8.

Animatie en verlichting Een tekst staat niet alleen. Je zet er foto’s bij, tekeningen, schema’s, enz. Zeker in Chiroteksten komen er ook veel ervaringen aan bod. Dat leest niet altijd even makkelijk.

Nadat je je hoofdtekst geschreven hebt of er de grote lijnen van op papier hebt, denk je dus best na over hoe je je tekst verlicht.

Neem de structuur van je tekst. Ga per onderdeel na hoe je het leven kunt en wilt inblazen. We geven je een aantal mogelijkheden. x Bewerk je hoofdtekst. De tekst hoeft niet zomaar mooi recht onder elkaar te staan. Kies er bijvoorbeeld voor om die in tien puntjes te verdelen. Die tien puntjes kunnen dan verdeeld worden over het blad in kadertjes of als papiertjes op een cactus of… x Benut de structuur van je tekst nog duidelijker.

Maak bijvoorbeeld een speciale rubriek, die telkens opnieuw voorkomt en dezelfde vorm meekrijgt. Of werk met een tijdslijn onderaan op elke pagina. In het Speelclubboek wordt de hele structuur opgehangen aan enkele logo’s in plaats van een gewone inhoudsopgave te voorzien (let wel: het maakt opzoeken niet altijd makkelijker). x Voeg grafische elementen toe aan je tekst. We heb-

28 | Wie schrijft, die blijft...

ben het hier over foto’s of tekeningen.

Wil je foto’s of tekeningen bij je tekst, dan moet je die eerst vinden. Bij het opzoeken van informatie kwam je er waarschijnlijk al tegen. Ook de vormgevers hebben wel wat materiaal, maar als jij er al niet aan kunt geraken, dan zullen ook zij heel wat moeite moeten doen. Heb je een gek idee? Vraag dan eerst even na bij de vormgevers of zij ervoor kunnen zorgen of dat je zelf iets moet leveren.

Foto’s kun je vaak zelf nemen. Let er bij alle foto’s op dat je ze scherp en goed belicht neemt. Laat je foto’s ontwikkelen? Kies dan voor glanzende: de kleuren komen dan beter uit. Gaat het om digitale foto’s?

Zorg dan voor een resolutie van minstens 3 megapixels of minstens 300 dpi bij een grootte van 10 bij 15 cm. Voor een Dubbelpuntcover heb je al gauw 5 megapixels nodig.

Zie ook pagina 36-37(Voor de doe-het-zelver).

Chirojeugd Vlaanderen heeft een eigen digitale camera.

Vraag gerust eens na bij de vormgevers of je die kunt lenen en hoe die werkt.

Soms laten we foto’s professioneel maken, zoals voor de affiches. Hiervoor is dan een budget voorzien. Vraag dat na bij de directeur van de Chiro.

Tekeningen en cartoons laat je maken. Misschien ken je zelf iemand die dat graag (en goed) doet? Vraag anders eens aan de cel Publicaties wie zij aanbevelen.

In veel gevallen is ook daarvoor een budget voorzien.

Vraag dat na bij de directeur van de Chiro. Bedenk dat ... in de Chiro, voor de Chiro | 29

tekeningen en cartoons je publicatie speels maken, maar dat ze die ook duurder maken en dat de drempel voor bepaalde mensen dus hoger wordt om zich die aan te schaffen. x Voeg tekstuele elementen toe. In kranten en tijdschriften worden vaak uitspraken uit een interview midden in de tekst in het vet herhaald. In Chiroteksten gaat het vaak om ervaringen. Heb je het bijvoorbeeld over verbondenheid, dan verschijnen er in de marge vaak kadertjes waarin Chiromensen vertellen over het één en ander dat ze meegemaakt hebben.

Dat maakt saaie, algemene teksten al meteen concreet. Probeer échte ervaringen te gebruiken. Je kunt die zeker verzamelen door de Chiromensen rond je te interviewen. Alleen al op de Chirosecretariaten lopen er zo veel rond!

Ook het internet biedt je allerlei mogelijkheden. Ga langs op www.chiroforum.be en start daar een discussie over jouw onderwerp. Vermeld wel dat je reacties zoekt om te publiceren.

Heb je nog niet genoeg reacties en voldoende tijd over, stel dan via de Nationale Raad en de Pedagogische Leiding de vraag aan commissies, verbonden en gewesten om mee ervaringen te verzamelen. x Maak je tekst niet te hoogdrempelig. Gebruik eerder toog- of straattaal dan ‘ambtenarees’ of ‘wetstraatees’.

Let wel: dat betekent niet dat je dialect of tussentaal moet gebruiken!

Ambtenarees / wetstraatees

Toogtaal / straattaal

Reeds

Al

Steeds

Altijd

Slechts

Alleen / enkel / maar

Indien

Als

Te

In

Ontvangen

Krijgen

Wensen

Willen

Zenden

(toe)sturen

Alsook

En (ook)

Betreft

Over

Immers

Want

x In het oog springende woorden werken! Reclamefolders doen je vaak geloven dat je iets gratis krijgt; dat is ook het eerste dat opvalt. Probeer hetzelfde effect ook eens met de naam van je commissie of verbond.

x Als je iets opstuurt dat mensen niet gevraagd hebben, is het belangrijk dat je al van bij de eerste zin prikkelt.

Denk daarom lang na over hoe je begint. x Probeer veel gewicht te geven aan wat er in je tekst staat. Zorg ervoor dat de lezers de indruk krijgen dat ze echt iets missen wanneer ze niet verder lezen. Het is een kunst om dingen die helemaal niet zo spectaculair zijn tóch fantastisch te doen overkomen – zonder flagrant te gaan liegen, natuurlijk …*

x Maak je uitnodigingen zo persoonlijk mogelijk: vermeld de naam van de persoon of speel in op verlangens, verwachtingen, … x Alle goede dingen bestaan uit drie en dus zijn ‘rijtjes van drie’ geschikt om je tekst levendig te maken.

Wanneer je veel wil vertellen, maar het toch aangenaam wil houden, som je dus geen tien elementen op maar drie, best in volgorde van ‘grootte’.

Bv. ga, loop, vlieg Bv. van kippen tot varkens, van katten tot koeien, van honden tot paarden x Onthoud dat de blik van om het even welke lezer zo snel mogelijk naar de rechterbenedenhoek gaat. Aan

30 | Wie schrijft, die blijft...

die menselijke reflex kun je op zich niets veranderen, maar je kunt wel de blik van de lezer in het midden ‘vangen’ en ‘vasthouden’, bijvoorbeeld door net daar een beeldelement in te lassen: een (Chiro)logo, witregels, tussentitels, onderstreepte woorden, woorden in het vet of in kleur, kadertjes, … Hoeft het nog gezegd dat de lay-out van een tekst vaak bepaalt of lezers (verder) lezen of niet?

x Lege woorden zijn blad- en inktverspilling! ‘Worden’ en ‘zullen’ doen dingen veel te veraf lijken, ‘kunnen’ en ‘willen’ zijn te voorzichtig. Formuleer zinnen in het nú en direct. ‘Hebben’ is meestal een hulpwerkwoord, het staat niet op zich en is daardoor niet krachtig genoeg. ‘Eigenlijk’ en ‘feitelijk’ irriteren mensen dikwijls: “Wat wil die nu – eigenlijk feitelijk – zeggen?” x Vermijd woorden die mensen spontaan kippenvel doen krijgen (prikkeldraadwoorden) zoals ‘je moet …’, ‘…en toen …’, ‘… euro te betalen’ x Plaats niet te dikwijls uitroeptekens of drie puntjes aan het einde van een zin. Het komt respectievelijk té zelfverzekerd of té onzeker over. x Interlinie 1, lettertype Arial, lettergrootte 11 zijn het meest courant, maar lezen in het algemeen ook het vlotst. Het huisstijllettertype lijkt daarop: Lucida Grande;, lettergrootte 10.

* Een paar leden van de cel Publicaties volgden in het najaar van 2003 een cursus ‘Doeltreffend schrijven’ bij de vormingsdienst Praxis vzw. Van de cursusgever, Mark Van Bogaert, kregen ze de toestemming weetjes uit de syllabus in deze handleiding op te nemen. Nog meer interesse? Surf naar www.praxisvormingsdienst.be

... in de Chiro, voor de Chiro | 31

9. Eindredactie Je hebt je tekst en je hebt die per deel aangepast aan hoe je hem wilt opfleuren. Dan moet je zorgen dat hij aan elkaar hangt en in dezelfde schrijfstijl is. Dat is de eindredactie.

Begin met al je teksten na elkaar te plaatsen.

Een tweede stap bestaat erin de structuur eenduidig te maken. Zorg dat je kunt onderscheiden welke titels op hetzelfde niveau komen en pas ze allemaal in in dezelfde nummering.

(Normaal gezien is dat al gebeurd als je goede afspraken maakte en een goede bestandsstructuur hanteerde.)

Daarna bekijk je de tekst zelf. Enkele aandachtspunten: x Overloop de tekst deel per deel en haal er alle fouten uit.

32 | Wie schrijft, die blijft...

x Pas de stijlen aan elkaar aan. Let bijvoorbeeld op een zelfde gebruik van tijden. Schrijf je in het ene hoofdstuk in de tegenwoordige tijd, dan moet het andere niet in de verleden tijd. Zorg dat die twee zeker niet in één tekst door elkaar gebruikt worden. x Gebruik overal dezelfde term en afkorting voor hetzelfde. x Zorg waar dat van toepassing is dat je zowel naar jongens als naar meisjes verwijst.

DEEL 3: DE AFWERKING

Gebruik de brochure “Schrijven voor de Chiro” als vertrekpunt – maar dat heb je normaal gezien al gedaan terwijl je aan het schrijven was Zie pagina 26 (Schrijfstijl).

... in de Chiro, voor de Chiro | 33

1. Taalcorrectie De eindredactie zorgt ervoor dat alles op de juiste plaats terechtkomt. De teksten horen thuis op het Kipdorpnetwerk. Je kunt die daar zelf op zetten als je op het nationaal secretariaat aan je teksten komt werken, of je kunt ze doormailen naar de educatief medewerk(st)er die je redactie opvolgt.

Wie de schrijfsels op het netwerk bewaart, moet zich daarbij houden aan de bestaande indeling. Er is een folder voor alle publicaties, met subfolders per tijdschrift (Dubbelpunt, Kramp) en per soort (brochures, boeken).

Als je niet weet waar jouw teksten thuishoren, vraag het dan aan iemand van de cel Publicaties of aan één van de informatici.

Bij teksten die klaar zijn voor taalcorrectie zet je ‘!!!’ voor de bestandsnaam. Wat door de taalcorrector nagelezen is, kun je herkennen aan de ‘oké’ die de uitroeptekens vervangt. Normaal gezien zijn die teksten ook al doorgegeven voor lay-out. Vermijd dus dat je daarin nog dingen moet aanpassen.

Wil je toch nog wijzigingen aanbrengen in een tekst waar al ‘oké’ voor staat, doe dat dan in een kleurtje, en verander de ‘oké’ weer in ‘!!!’. Door de kleur kunnen de aanpassingen makkelijk teruggevonden worden.

Breng dan ook de taalcorrector daarvan op de hoogte.

Laat weten wie de taalcorrector kan aanspreken als er bepaalde stukken tekst onduidelijk zijn, als er moeilijkheden zijn met de structuur, enzovoort.

34 | Wie schrijft, die blijft...

De eindredactie weet de antwoorden op die vragen, dus zie pagina 32.

Zorg dat die vragen makkelijk en snel opgelost kunnen worden. Geef zeker een telefoonnummer door waarop de verantwoordelijke overdag bereikbaar is.

Nadat teksten gelay-out werden, worden ze nog een tweede keer nagelezen, om verkeerde splitsingen te kunnen verwijderen, om wat laatste slordigheidjes aan te passen, enzovoort. Die controle-op-papier gebeurt ook nog eens door iemand van de (eind)redactie. Dat is je laatste kans om iets te veranderen aan jullie publicatie. Dat is ook het moment waarop je de paginaverwijzingen invult en daarmee je eventuele inhoudstafel aanvult.

2. Vormgeving: het oog wil ook wat Wat de vormgeving van je publicatie betreft, heb je twee mogelijkheden: of je besteedt het uit aan de vormgevers, of je doet het zelf.

a) Het uitbesteden aan de vormgevers Bezorg hen een duidelijk gestructureerde tekst. Het beste geef je ook een uitgeprinte versie, waarin je eventueel met kleuren de structuur nog extra benadrukt. Dat maakt het de vormgevers heel wat gemakkelijker.

Grote documenten kun je ofwel in één keer doorgeven, ofwel in stukken. Heb je moeite om je deadline te halen, dan is de tweede optie misschien ideaal. Zorg dan wel voor een duidelijke opsplitsing, bijvoorbeeld: elk hoofdstuk is een apart bestand (met het nummer van het hoofdstuk in de bestandsnaam), of elk deel is een apart bestand. Als je teksten niet in één afgewerkt geheel kunt doorgeven, spreek dan duidelijk af met vormgevers én taalcorrector hoe je de aanpassingen nog doorgeeft en waar ze thuishoren.

Grafische vormgeving van een tekst gebeurt in een layoutprogramma. Dergelijke programma’s werken alleen met tekst zonder opmaak. Koppen en dergelijke kun je dus wel gebruiken om aan te geven hoe de structuur eruitziet, maar de vormgever kan die ‘opmaak vooraf’ niet overnemen. Automatische nummering, opsommingstekens en tabellen moeten omgezet worden in ‘platte tekst’.

Geef als lay-outtip mee hoe een tabel of kadertje er

moet uitzien als je een bepaalde voorkeur hebt.

Bij afbeeldingen is er een onderscheid tussen publicaties die gedrukt worden en andere die gekopieerd worden.

Voor drukwerk is eigenlijk alles wat van het internet komt vrijwel onbruikbaar. Meestal zien die illustraties er mooi uit op het scherm, maar is hun resolutie veel te laag voor drukwerk. De vormgever kan de resolutie wel verhogen, maar dat gaat omgekeerd evenredig met de grootte van de afbeelding, met als gevolg dat de illustratie dan bruikbaar zal zijn, maar wel op postzegelformaat.

Een foto voor drukwerk moet een resolutie hebben van 3 op 5 megapixels, of 300 dpi bij 10 bij 15 cm.

Zie ook pagina 29-31.

Een foto voor drukwerk moet een resolutie hebben van 3 op 5 megapixels, of 300 dpi bij 10 bij 15 cm. Dat is al een serieus zwaar bestand, dat in sommige gevallen te groot is om via e-mail te versturen. Je bezorgt dus beter een cd met je foto’s aan de lay-outers. Of een ontwikkelde foto, zodat ze die kunnen inscannen.

Voor kopieerwerk kan er veel meer. Het resultaat van de kopieermachines en de printers is veel grover dan van drukwerk, dus valt het niet zo op dat de kwaliteit van de afbeeldingen niet zo goed is.

De lay-outers kunnen je niet alleen een idee geven over het geschikte formaat voor jullie publicatie, maar ook over hoe dik (of dun) het zal zijn.

Soms ben je hier in je planning al tegenaan gelopen, omdat het van tevoren vastligt omwille van het prijskaartje dat eraan vasthangt. Een Dubbelpunt bijvoorbeeld bevat standaard 48 pagina’s. Maximaal één A4 in Word ... in de Chiro, voor de Chiro | 35

(lettertype Arial, lettergrootte 10) wordt één gelay-oute Dubbelpuntpagina (dus met beelden en opsmuk erbij).

Een halve A4-pagina staat gelijk aan een A5. Kun je het aantal pagina’s van jouw publicatie moeilijk inschatten?

De vormgevers helpen je graag verder.

b) Voor de doe-het-zelvers We geven hier een aantal tips.

Hele drukke, ingewikkelde en structuurloze lay-outs zetten niet aan tot lezen. Door structuur en eenvormigheid aan te brengen in je lay-out verhoog je de leesbaarheid. Structuur in je tekst (brengen) is dus een eerste werk.

Als je aan een lay-out begint, start je altijd met een vlak waarop je alle elementen (tekstblokken, tekstregels, foto’s, illustraties, lijnen en kleurvlakken,…) moet schikken. Deel de oppervlakte in de breedte en de hoogte op in een aantal stukken. Die hoeven niet allemaal even groot te zijn. Zo bekom je een zelf ontworpen lijnenpatroon (in gedachten of door hulplijnen) op het vlak voor de verschillende elementen erop komen. Dat is je stramien.

De verschillende stukken die op die manier ontstaan, bepalen de grootte voor alle te gebruiken vormen.

Gebruik dat stramien bovendien voor alle pagina’s in je publicatie.

Het uitlijnen van vormen ten opzichte van elkaar is heel belangrijk. Het brengt orde en rust in het ontwerp. We gebruiken de lijnen en vlakken van het stramien om de teksten, foto’s en illustraties met elkaar in verband te brengen. Twee elementen op eenzelfde lijn ‘horen samen’. Die lijnen zie je staan op je lay-outontwerp, maar zijn natuurlijk verdwenen eens je publicatie gedrukt

36 | Wie schrijft, die blijft...

wordt.

Zorg ervoor dat er tussen de verschillende vlakken een kleine witruimte is. Zo vermijd je dat tekstblokken tegen elkaar of tegen de foto’s plakken. Zet de vormelementen daarentegen ook niet te ver uit elkaar. Als je dat doet, vormt het ontwerp geen geheel, maar een verzameling van elementen die op de pagina zweven. Denk er wel aan dat elementen die buiten een groepering geplaatst zijn opvallen en dat je op die manier aandachtspunten kunt creëren. Vermijd wel trapvormen! Die komen vooral in titels zeer storend over.

Rozen verwelken, scheepjes vergaan, maar onze vriendschap blijft altijd bestaan!

Rozen verwelken, scheepjes vergaan, maar onze vriendschap blijft altijd bestaan!

Witruimtes (de ruimte van je pagina waar niets op staat, die ‘over’ is) zijn even belangrijk als je tekst, foto’s, enzovoort. Witruimte moet je dus inplannen in je lay-out. Je mag daarvan niet te veel of te weinig voorzien. x Te veel witruimte zorgt voor een lege, onaangename pagina. x Te weinig witruimte maakt je pagina zwaar en overdadig.

Vermijd witruimte in het centrum van je pagina. Als je een gat laat in het midden, gaat de samenhang voor een deel verloren en wordt de aandacht van de lezer daarnaar getrokken.

Met illustraties schep je sfeer en laat je zien waarover de tekst gaat. Op pagina’s met veel tekst kies je best voor zware illustraties met dikke lijnen. Pagina’s waar veel witruimte op voorkomt, vragen om fijnere, lichtere illustraties. Of omgekeerd: als je beschikt over lichte, fijne illustraties, zorg dan voor veel witruimte!

De Chiro heeft een huisstijl. Het is de bedoeling om die zoveel mogelijk te gebruiken en zo samen de herkenbaarheid van de Chiro op te voeren. De basis is het logo dat maar op één manier gebruikt wordt: wit, in een rood of grijs kader en altijd in de linkerbovenhoek. We bieden je zoveel mogelijk sjablonen aan om zoveel mogelijk zelf aan het werk te gaan.

Je vindt ze op www.chiro.be/huisstijl

Het lettertype is een onderdeel van onze huisstijl. Het officiële lettertype, dat we in drukwerk gebruiken, is Myriad Pro. In tekstverwerkingsprogramma’s mag je Arial Narrow gebruiken.

Gebruik fantasielettertypes enkel voor titels van affiches, covers… en spring er dan nog zuinig mee om.

Gebruik niet te veel lettertypes door elkaar. Vergroten kan genoeg zijn om wat dynamiek in je tekst te brengen.

Beperk het tot maximaal 2 lettertypes en 3 lettergroottes. Gebruik in één document altijd hetzelfde lettertype voor gelijkaardige stukjes tekst.

Werk met contrasten om de structuur van een tekst duidelijk te maken.

Je kunt dat doen met: x de lettergrootte: lijken belangrijker dan kleinere; x hoofdletters: een korte tekst in hoofdletters lijkt belangrijker dan tekst in kleine letters; x het apart plaatsen van een stukje tekst: tekst lijkt belangrijker als die los staat van andere tekst.

grotere letters

x De ideale lettergrootte is w voor leesteksten: 9-12 pt; w voor titels en slogans: groter dan 12 pt; w voor onderschriften en voetnoten: kleiner dan 9 pt. x 8 tot 15 woorden (ongeveer 50 à 70 letters) op een regel leveren een prettige leesbaarheid op. x Schuin of scheef? Iets dat schuin staat, valt omver. Lezers die met “scheve” teksten, illustraties en teksten geconfronteerd worden, ervaren een onevenwichtige situatie. Dat zet aan tot actie: ideaal voor promoties of waarschuwingen! Maar let op: bewijzen of conclusies stel je beter niet voor op die manier. x Achter iedere goede titel staat… géén punt. Een punt doet lezers stoppen en dat is niet meteen wat we willen na een titel. x Een tekst die in HOOFDLETTERS staat is een tekst die GESCHREEUWD wordt. VERGEET dat vooral NIET wanneer je van plan bent een boodschap over te brengen waarbij je niet de bedoeling hebt om ‘boos’ of ‘luid’ over te komen. x We stoppen voor rood licht, we worden rood van woede, rood is gevaar, rood is de kleur van de liefde.

Kortom, rood is een kleur die tegelijk vraag- en uitroeptekens plaatst. Probeer kleuren te kiezen in functie van de bedoeling van je publicatie.

... in de Chiro, voor de Chiro | 37

3. Productie De vormgever geeft het hele zootje op cd-rom door aan de drukker(ijen). Het is de vormgever die het eerst gecontacteerd wordt als er voor de drukkerij iets niet duidelijk is, als de deadline verschuift, als de aanmaakprijs verhoogt of verlaagt,… Die speelt dan het probleem of de vraag naar jullie ploeg door.

Hoe lang duurt het gemiddeld eer iets van de drukker terugkomt? Dat verschilt uiteraard van publicatie tot publicatie, maar je moet toch minstens twee weken rekenen

Meer over timing en planning vind je op pagina 13-16.

Af en toe kan het wat langer duren, afhankelijk van de drukke periodes van de drukker. Feestdagen gelden ook voor drukkers, in de vakantiemaanden draaien ze op halve kracht. De meeste drukkerijen zijn bovendien gesloten van half juli tot half augustus.

4. Promotie a) Wat en hoe?

Je product is naar de drukker of ligt op tafel. Klaar met je werk? Dat dacht je maar!

Wordt ze nu verkocht dan wel gratis uitgedeeld, je gaat die Kadermap, dat afdelingsboek of die brochure toch wel aanprijzen of niet soms?

Gebruik Dubbelpunt, het verbondelijk krantje of de Kaderbrief om je product aan de Chiroman of –vrouw te brengen. Formuleer duidelijk en kernachtig wat je aanbiedt, dat heeft het meeste effect. Schrijf voor de beoogde doelgroep, vermeld correct waar het product te krijgen is en aan welke prijs (is het gratis, dan kan ‘gratis’ in het groot op je aankondiging: dat leest zeker iedereen). Vraag aan de vormgever om enkele woorden in het oog te laten springen. Smuk eventueel op met een prent van de cover of met een activiteit die doet verlangen naar méér.

Wist je dit? Wanneer je een motivering toevoegt aan je promotieslogan, is er méér kans dat erop ingegaan wordt en dat je product dus gekocht of aangevraagd wordt. Denk maar aan de Alive-brochure: “Omdat aspi’s van levensbelang zijn”! In de veronderstelling natuurlijk dat Chirovolk nog aangemoedigd moet worden om zich de nieuwe versie van het Bivakboek aan te schaffen of eens naar de kersverse rakwisite te kijken …

Herhaling zorgt voor bekendheid, al zijn er natuurlijk

38 | Wie schrijft, die blijft...

grenzen. Vraag je daarom af via welke kanalen je promotie wil voeren. Aan wie wil je laten weten dat het er is? Welke weg is de meest efficiënte? Waarmee bereik je het beoogde publiek het best. Het budget dat je voor promotie hebt, bepaalt de manier van promotie voeren.

Kun je in heel Vlaanderen flyers uitdelen of blijft het bij een aankondiging in Dubbelpunt? Langs welke kanalen en op welke tijdstippen je iets wil bekendmaken, schrijft elke (redactie)ploeg in haar viermaandelijkse communicatieplanning. De cel Publicaties volgt die op en controleert of er geen overlappingen of hiaten zijn in promotie- en andere plannen. Het is belangrijk dat dit van elke ploeg op tafel ligt, zoniet mist de cel het overzicht. Vergeet dus je communicatieplanning niet!

Beperk je niet tot ónze kanalen om promotie te voeren, maar laat het ook weten aan andere jeugdbewegingen, jeugddiensten, de Vlaamse Jeugdraad, enz.

Het blijft een huizenhoog cliché, maar toch is het waar: mondelinge reclame is de beste. Wanneer een redactielid van een Kadermap op een cursus vertelt over hoe boeiend het schrijven aan die Kadermap was, zijn de toehoorders gegarandeerd nieuwsgierig. En wie weet schrijven ze een volgende keer ook wel mee?

b) Le moment suprême?

Wanneer start je promotie best?

Houd in je achterhoofd dat groepen uitgaan van het volgende: zodra iets aangekondigd wordt, is het er ook ... in de Chiro, voor de Chiro | 39

werkelijk. Voer je dus al promotie nog vóór het in De Banier ligt of elders verkrijgbaar is, dan moet je mensen teleurstellen – tenzij je een maand op voorhand een teaser of proevertje publiceert dat vertelt: “Nog een maandje wachten en dan … !” In dat geval moet het wel zeker zijn dat je de deadline haalt.

Heb je een product herwerkt? Dan start je de promotie wél wat vroeger. Je kunt aankondigen dat er een herwerking op til is. Op het moment dat de herwerkte versie bij de taalcorrector ligt, mag de ‘oude’ versie uit de rekken van De Banier of het nationaal secretariaat verdwijnen.

c) Dit waspoeder ruilen voor twee dozen van je oude merk?

Een nieuwe impuls enkele maanden later, eventueel met getuigenissen van mensen die het product gebruikten, is zeker geen slecht idee. Dat kan anderen nieuwsgierig maken of hen overtuigen om het zich ook aan te schaffen.

5. Verspreiding Met veel enthousiasme zul je proberen je product verspreid te krijgen. Belangrijk hierbij is dat je de juiste personen aanspreekt.

Komt je product in De Banier? Neem dan contact op met de directeur van De Banier. Hij weet je duidelijk te zeggen hoe snel elke winkel in het bezit kan zijn van een aantal exemplaren. Als je product van de drukker komt, vertel de directeur van De Banier dan ook duidelijk wat de afspraken zijn. Komt jullie publicatie eerst naar het nationaal secretariaat en wordt ze van daaruit verdeeld?

Of is het adres van het magazijn doorgegeven?

Ligt je publicatie niet in De Banier, maar moet ze meegestuurd worden met een zending naar de groepen of kan ze besteld worden? Dan zijn de secretariaatsmensen de aan te spreken personen. Zij maken facturen op, weten hoeveel eventuele verzendingskosten bedragen, houden de ‘stock’ bij, enz. Voor Spoor ZeS verlopen de verzendingen via bestellingen en dus ook via het secretariaat.

Ga je als lid van de Aspicommissie mee op Afdelingsbivak om een activiteit te spelen, een leefgroep te begeleiden of de Aspicommissie voor te stellen?

Steek dan een aantal gloednieuwe Aspiboeken (of een promotiefolder) in je tas. Je kunt je doelpubliek direct aanspreken, het product laten zien en – wie weet – misschien wel enkele exemplaren verkopen...

Voel je dus niet te beroerd om jullie publicatie overal waar het kan persoonlijk aan te prijzen!

Als een afgewerkt product geleverd wordt op het nationaal secretariaat houdt het onthaal een aantal exemplaren opzij: x 2 voor de Kipbib (Bart Boone) x 2 voor het archief op het nationaal secretariaat (wordt tot het einde van het werkjaar bijgehouden door Chris Nelis) x 1 voor het Wettelijk Depot (Chris Nelis) x 4 voor de regionale bibliotheken (Gaby Truyman zorgt voor de verspreiding, 1 per regio) x 1 voor elk redactielid (de cel Publicaties geeft dat aantal door aan het onthaal)

Bezorg zeker aan elk redactielid een gratis exemplaar van jullie publicatie. Het is belangrijk dat zij bedankt worden. De Chiro heeft dat zelfs ingeschreven in de Blijvende Besluiten, het huisreglement.

Zie ook de Blijvende Besluiten, vanaf pagina 50 Een mooier bedankje dan met fierheid de publicatie vastpakken kan een redactieploeg zich toch niet wensen?

40 | Wie schrijft, die blijft...

... in de Chiro, voor de Chiro | 41

6. Evaluatie & opvolging a) Evaluatie Het product ligt in de winkels of is opgestuurd. Er lijkt een einde in zicht te zijn. Ook al is iedereen (moe maar) tevreden, toch is het goed om je publicatie onder de aandacht te houden – niet alleen bij het grote Chiropubliek (jullie promotie), maar ook bij jullie eigen ploeg.

Bekijk je publicatie zelf eens. Is het iets om trots op te zijn of is het toch te snel afgehandeld omwille van de deadline? Evalueer je publicatie met de hele redactieploeg. Doe dat voor proces, vorm en inhoud. Hieronder geven we vraagjes mee die tijdens de evaluatie ter sprake moeten komen en/of de evaluatie kunnen verdiepen.

42 | Wie schrijft, die blijft...

proces: n Hoe verliep elke fase van het proces? n Als deadlines niet gehaald werden, waaraan lag dat dan? Aan mensen die stopten en nieuwelingen, aan de opgestelde onhaalbare planning, aan het feit dat het geen prioriteit was binnen de commissie of werkgroep, … n Aan welke ondersteuning heb je veel gehad, of welke ondersteuning heb je gemist? n Hoe verliep het samenspel tussen voorzit(s)ter en educatief medewerk(st)er, tussen educatief medewerk(st)er en ploeg, tussen voorzit(s)ter en ploeg? inhoud en vorm: n Wat zijn hier en daar reacties? n Wat zijn echt goede stukken? Waar kon het beter?

Waar ligt dat aan? n Is dit een handig formaat? Nodigt het uit om te gebruiken? n Is het formaat aangepast aan het publiek waarvan je verwacht dat díe het zullen/moeten gebruiken? (vb. cursusgevers die dat tussen hun cursusbundel kunnen steken) n Is de opmaak conform de nieuwe huisstijl? n Is het document technisch in orde om te drukken/ kopiëren?

b) Opvolging Ploegen wisselen al eens van bezetting in de Chiro. Na x aantal jaren zijn de oorspronkelijke schrijvers van een publicatie misschien geen Chirovrijwilligers meer. Toch ligt het boek nog altijd in de winkels of wordt het nog opgestuurd wanneer erom gevraagd wordt. De huidige ploeg moet de publicatie eigenlijk opvolgen. Na enkele jaren is het waarschijnlijk al tijd voor vernieuwing, of op z’n minst voor een update.

Neem daarom als commissie of werkgroep elk jaar even de tijd om de publicaties die bij jullie commissie horen te bekijken. We geven in de checklist enkele voorbeelden om zo’n vergaderpuntje goed aan te pakken:

Is de cirkel rond? Moet de publicatie van vijf of zes jaar geleden herwerkt worden? Hebben jullie zelf energie en zin genoeg om een nieuwe publicatie op te starten of krijgen jullie een opdracht van de Pedagogische Leiding of nationale Planning? Dan kun je met deze publicatie weer op de eerste bladzijden starten. In ieder geval: veel succes en plezier!

n Is de publicatie nog actueel? Welke klanken vingen jullie het voorbije jaar op over die publicatie? n Spreekt de lay-out nog aan? n (Hoe) verloopt de promotie nog? Is die efficiënt? n Wordt de publicatie nog verkocht/opgevraagd?

(Op het nationaal secretariaat kun je verkoopscijfers en stockinfo van élke publicatie opvragen.)

... in de Chiro, voor de Chiro | 43

KRAMP KIPDORP 30 2000 ANTWERPEN (03)231 07 95 kramp@chiro.be

KRAMP - VERSLAG - REDACTIEVERGADERING 1. Nummer van de maand maart-april 2005 - Uit ons planningsdocument - thema: GLUREN BIJ DE BUREN - omschrijving: Over andere jeugdbewegingen (Jong Nederland, Patro, scouts, …), ook een stukje Fimcap, migranten, vreemde producten, racisme, buitenlandse Chirobewegingen, vakantie - Ingepast in de rubrieken: RUBRIEK

INVULLING

1. Intro

een gedicht, een liedje, een gedachte,..;

WIE

2. Edito

de column

3. De Specialist

interview met een ‘deskundige’ (heeft altijd rechtstreeks of onrechtstreeks met het thema te maken) / het moet ook altijd iemand zijn die echt gespecialiseerd is

4. Test-je-…………..-gehalte

we onderwerpen de lezers aan een test. Ben je noord-zuid-kenner of niet? Test je kleurengehalte.

5. Uitgetest

we mogen dit zeer breed bekijken. Het hoeft niet altijd een spel te zijn dat wordt uitgetest. We kunnen zelf aan het experimenteren gaan of iets uittesten.

6. Koetjes en kalfjes

Hier leggen we het thema in één of ander verband voor aan keti’s en/of aspi’s

7. Ruk naar links

www / media / cultuur / andere organisaties / nuttige adressen

8. Straffe kost

één of ander straf ding van een keti- aspiploeg

9. Hoofd en schouders, knie en teen

Chirostructuur)

10. Reageerbuisje

zoals anders

11. Met Liefs Titel Extra

44 | Wie schrijft, die blijft...

omtrent cartoons, foto’s, licht verteerbare info,…

... in de Chiro, voor de Chiro | 45

bijlage

Samen aan een tekst werken 1. De redactie 1.1 Het netwerk Werk je alleen met beroepskrachten? Dan heb je het makkelijk, want iedereen kan aan het netwerk. Heb je ook vrijwilligers in je ploeg? Je kunt afspreken dat je telkens bijeenkomt op een Chirosecretariaat om aan teksten te werken. Thuis verder werken kan, maar dan moet je opletten dat je niet in het versiekluwen verstrikt geraakt. Idem voor de feedbackronde(s) met de leescommissie.

Zet de teksten op het netwerk, dan kunnen al je collega’s eraan. Dan moet je geen versies over en weer mailen. Bewerk de tekst en breng je collega’s op de hoogte.

Wil je toch versies bijhouden? Denk er dan aan dat je telkens een kopie maakt van het bestand voor je aan de tekst werkt, en dat je een duidelijke structuur en naamgeving gebruikt. Zorg ervoor dat je niet te lang moet zoeken voor je de recentste versie van een tekst vindt. Begin bijvoorbeeld met een aanduiding van de plaats in de structuur, zet daarachter de datum in de volgorde jj-mm-dd (zoals bij de vergaderstukken), en daarna de titel.

Hfst 1 Deel 1 - 09-11-01 - Blablabla blablabla.doc Bijlage 1 - 09-11-01 - Blabla blabla blablabla.doc

Als je dan alfabetisch sorteert, staan alle versies van dezelfde tekst bijeen, en in volgorde volgens de datum.

46 | Wie schrijft, die blijft...

1.2 Google Docs Werk je met verschillende mensen op verschillende locaties aan teksten? Dan kan een online systeem nuttig zijn. Er bestaan verschillende online tekstverwerkers, maar Google is voorlopig de meest geavanceerde, de meest stabiele en de meest betrouwbare. Maak voor de zekerheid wel op tijd een back-up van alle bestanden.

Op Google Docs kun je bestanden delen met je hele ploeg (én met de leescommissie). Iedereen moet dan wel een Google-account hebben, maar dat is snel aangemaakt. Het grote voordeel is dat alle teksten via het internet bereikbaar zijn, en dat iedereen op dezelfde bestanden werkt. Het systeem houdt bij wie wanneer wat verandert, dus je kunt alle wijzigingen nakijken en eventueel ongedaan maken. Aan de datum waarop de tekst laatst bewerkt werd, kun je zien wie opschiet met zijn of haar werk, en wie misschien wat extra aansporing nodig heeft.

Voor sommige mensen is het een probleem dat alles online moet gebeuren. Ze hebben bijvoorbeeld niet op elk moment van de dag toegang tot het internet, of ze willen op de trein verder schrijven, enz. Met Google Gears kun je dat voor een stuk verhelpen. Als je dat installeert op je laptop kun je al je bestanden offline beschikbaar maken. Wat je aanpast op momenten dat je geen internetverbinding hebt, wordt later gesynchroniseerd. Als je met veel verschillende mensen aan dezelfde tekst werkt, kan dat wel eens wat moeilijkheden veroorzaken,

dus misschien moet je dat vermijden. Dat kan door de teksten in zo klein mogelijke onderdelen op te splitsen, voor elk onderdeeltje een apart bestand te maken en de taken heel duidelijk te verdelen.

Stappen: Ga naar http://docs.google.com. Heb je al een Googleaccount? Gebruik die dan om in te loggen. Anders moet je je nog registreren. Dat kan met een niet-Gmail-adres, dus kun je het beste een adres gebruiken waar je regelmatig nakijkt of je nieuwe mail hebt.

Maak een mapje aan voor je publicatie. Maak daaronder mapjes aan per hoofdstuk of per onderdeel, al naargelang.

Maak per tekst (per tussentijdse deadline) een bestand aan. Google Docs geeft automatisch een naam aan je bestand op basis van wat je in de eerste regel typt, maar je kunt dat achteraf nog aanpassen. Zorg dat er vooraan in de bestandsnaam een aanduiding staat van waar de tekst in de structuur thuishoort.

Zo krijg je een logische volgorde wanneer je de bestanden sorteert.

Deel de hoofdmap met je medewerkers. Daar heb je hun mailadres voor nodig. Vraag op voorhand na naar welk adres je de uitnodiging moet sturen. Iemand die uitgenodigd wordt via zijn of haar Chiroadres kan die link niet gebruiken om dan met een Gmailadres in te loggen.

2. De taalcorrector

De taalcorrector leest de teksten pas na wanneer de definitieve versies op het netwerk staan. Je kunt wel vragen om al een paar korte(re) tekstjes te bekijken, zodat je te weten komt waar je op moet letten. Heb

je een hoofdstuk met spelletjes of methodieken in je publicatie, dan kun je afzonderlijke spelletjes laten nakijken - een speluitleg is één van de moeilijkste ‘genres’ om vlot te schrijven, dus dat kan zeker nuttig zijn.

3. De leescommissie Leden van een leescommissie zijn er doorgaans niet voor te vinden om speciaal naar het nationaal secretariaat te komen om teksten te lezen. Zien ze dat toch zitten, of kunnen ze via een vpn-verbinding aan het netwerk, dan kunnen ze opmerkingen en aanpassingen ineens aanbrengen in de teksten op het netwerk. Dat gaat dan voornamelijk over beroepskrachten. Vrijwilligers lezen bijvoorbeeld thuis of op de trein, dus moet je hen de teksten nog bezorgen.

3.1 Via mail Verzamel mailadressen van de leescommissie. Let wel op dat je hun mailbox niet volpropt. Als je bestanden groter zijn dan 2 Mb, gebruik dan een website als www.yousendit.com om de bestanden te uploaden.

Zo’n website stockeert de bestanden en bezorgt je een link waar ze gedownload kunnen worden.

YouSendIt kan die link ineens doorsturen naar de mailadressen die je opgeeft.

Probeer die mensen zover te krijgen dat ze de teksten niet gewoon uitprinten en daarop schrijven. Als ze taalfoutjes verbeteren in het bestand zelf, en hun vragen en opmerkingen toevoegen als opmerkingen (of in kleur tussen de tekst zelf ), dan kun je de verschillende versies samenvoegen tot één bestand met alle wijzigingen. Sla de bijlage met de wijzigingen ergens op. Open je oorspronkelijke bestand. In ... in de Chiro, voor de Chiro | 47

Word 2003 klik je op Extra > Documenten vergelijken en samenvoegen. Selecteer de opgeslagen bijlage en klik op de knop Samenvoegen. Je krijgt nu de tekst zoals je die terugkreeg, maar alle wijzigingen zijn gemarkeerd. Zo kun je makkelijk overlopen wat er veranderd is: toevoeging staan in kleur en onderstreept en wat verwijderd werd, staat in dezelfde kleur maar doorstreept. Om een wijziging ongedaan te maken, moet je erop rechtsklikken en ‘negeren’ kiezen. Om de wijziging over te nemen, moet je erop rechtsklikken en ‘accepteren’ kiezen.

In Word 2007 klik je op de tab Controleren, en daar op de knop Vergelijken. Je kunt dan nog kiezen voor gewoon vergelijken of ineens samenvoegen.

3.2 Google Docs Om de leescommissie toegang te geven tot je teksten, moet je hen op dezelfde manier uitnodigen als de redactieleden. Vraag dus ook aan hen welk mailadres je het beste gebruikt.

Je kunt er nog voor kiezen om hen ‘alleen lezen’-toegang te geven, maar dan blijft het lastig om fouten aan te duiden, door te geven en te verwerken. Volledige toegang is dus het beste, en Google houdt toch bij wat ze veranderen, dus je kunt het nog nakijken.

Opmerkingen en vragen toevoegen kan ook hier als opmerking (Invoegen > Opmerking), maar dat zorgt ervoor dat de tekst minder overzichtelijk wordt.

Spreek bijvoorbeeld af dat ze vragen en opmerkingen tussen twee alinea’s in kleur schrijven, of dat ze hun tekst een achtergrondkleur geven. Taal- en typfoutjes mogen ze gewoon verbeteren.

48 | Wie schrijft, die blijft...

Hoe schrijf je een boek in twee jaar?

De Chiro verwacht dat een boek in twee jaar tijd geschreven geraakt. Dat is snel, maar niet onoverkomelijk. Een thesis moet ook in twee jaar geschreven worden, en dat is een individueel project.

Hoe geraak je op tijd klaar? We geven je een voorstel om die timing te halen.

Jaar 1 De redactie zoeken en samenbrengen.

De redactie inwerken en brainstormen over het boek.

Brainstormen per thema/onderdeel.

De structuur bepalen.

Beginnen schrijven per onderdeel. Een onderdeel kan uit meerdere thema’s bestaan. Per onderdeel heb je de volgende fasen: studie => bouwplan => schrijven.

Eventueel bivakken of Chirogroepen bezoeken voor getuigenissen, spelen, foto’s, enz.

(Fase 1 tot 4 duurt minstens twee maanden)

Jaar 2 Verder schrijven aan het boek, tot het af is. Dat moet ten laatste 1 april van jaar twee zijn.

Twee tot vier weken eindredactie.

Een week taalcorrectie (als alles samen komt - je kunt de taalcorrector voor dat moment al afgewerkte hoofdstukken geven om na te lezen).

Een maand lay-out (plan die niet in januari of december, die maanden zitten sowieso overvol).

Lay-out aanpassen: nog eens een week.

Drukken: minstens twee weken.

Je kunt geen boek schrijven in twee jaar tijd als je maar één keer per maand contact hebt met elkaar. Er zijn verschillende manieren waarop je als educatief medewerk(st) er het proces onder stoom houdt.

Het is belangrijk om tussendoor te communiceren en te discussiëren.

Als je ploeg dat ziet zitten, spreek je op piekmomenten vaker af dan een keer per maand.

Bekijk als educatief medewerker wekelijks het takenlijstje voor het boek.

Zorg dat je heel regelmatig contact hebt met je redactie. Word vriendjes op Facebook, maak een privégroep aan voor de redactie en laat elkaar geregeld eens weten waar je staat. Spreek eens af om samen iets te gaan drinken - het moet niet altijd over het ‘werk’ gaan.

Hou rekening met de zomerstop. In de maanden juli en augustus is het engagement van je redactieleden waarschijnlijk beperkt. Hou het schrijfproces wel warm, bijvoorbeeld met bivakbezoeken. ... in de Chiro, voor de Chiro | 49

Blijvende besluiten

die van toepassing zijn voor ‘publicaties’ 3.5.3. Bevoegdheden publicaties 348. NL Hans Bouwen, directeur van Chirojeugd-Vlaanderen vzw, wordt verantwoordelijk voor de aanmaak van de drukwerken.

349. FL 77.04 Wat er verspreid wordt, valt onder de bevoegdheid van Chirojeugd-Vlaanderen vzw 350. PL 96.79 De PL gaat de zinvolheid na van - en geeft al dan niet toestemming aan (kader-)leiding om mee te stappen in de redactie van mogelijke nieuwe uitgaven die in samenwerkingsverband op touw worden gezet. Er wordt voor gezorgd dat drukproeven van dergelijke uitgaven tijdig door enkele leden van de vergadering kunnen gelezen worden. Dit laatste geldt eveneens voor uitgaven waarbij Chirojeugd-Vlaanderen mee als uitgever/ initiatiefnemer wordt vermeld.

351. PL 05.36 Externe brochures, die we willen aanbieden, worden inhoudelijk bekeken door de PL, financieel door de PL of de directeur Chiro.

352. NL 84.21 Er zal jaarlijks een overzicht gemaakt worden van de verkoop van Chiropublicaties en ander Chiromateriaal (niet-drukwerken).

353. BGC 03.13 De prijzen van de producten van Spoor ZeS worden vastgelegd door de directeur Chiro in overleg met de coördinator van Spoor ZeS. 354. BGC 05.06 Het uitbesteden van de lay-out voor een boek wordt in overleg tussen Directeur Chiro en Cel Publicaties beslist.

355. BGC 05.07 De vergoeding voor het leveren van cartoons wordt in overleg tussen Directeur Chiro en Cel Publicaties beslist.

50 | Wie schrijft, die blijft...

356. PL 06.63 Als iets met De Mix meegaat en het is meer dan een blaadje of meer dan gewoonlijk (de agenda wordt bvb. gewoonlijk meegestuurd), dan moet dat goedgekeurd worden op de Pedagogische Leiding of dat kan en in noodgevallen bij de Agenda Beweging. De directeur Chiro en de verantwoordelijke voor De Mix maken de reflex om dat te vragen.

357. PL 06/07.92 Een herdruk/herwerking van een Chiropublicatie laten we afhangen van én de evolutie van de verkoop én van hoe verouderd de inhoud is.

In haar jaarlijkse overzicht geeft de cel Publicaties een voorstel aan de PL voor een herdruk, een lichte herwerking of een nieuwe uitgave. Wanneer de voorraad al voordien dreigt uitgeput te raken, kan de Assortimentscommissie de cel Publicaties op de hoogte brengen en kunnen zij in een spoedprocedure nagaan of het werk meteen mag bijbesteld worden of nog moet nagelezen worden op de Pedagogische Leiding.

3.5.4 Leescommissies 358. PL 05.39 De Pedagogoische Leiding leest de Chirouitgaven na. We richten leescommissies op voor:

• (afdelings)boeken,

• brochures voor leiding,

• Spoor ZeS,

• samenwerkingsverbanden,

• externe publicaties die we voor De Banier nalezen.

• Onze doorlopende publicaties bvb. Kramp, web-

site, Dubbelpunt… bevragen we minstens om de 3 jaar met een lezersonderzoek. Dat komt dan aan bod op de PL. A. Boeken In de leescommissie kunnen ook niet-PL’ers zitten.

Stap 1: De redactieploeg houdt eerst een brainstorm over de inhoud van het boek. Dit giet ze in een inhoudstafel waarmee ze aan de slag gaat. Deze inhoudstafel wordt voorgesteld op de PL en besproken voor de redactieploeg aan de uitwerking begint.

Stap 2: Wanneer het eerste hoofdstuk ‘af’ is, stellen we een leescommissie samen. De leescommissie geeft zowel feedback op inhoud, als op taal en stijl. De leescommissie kan een paar keer bijeen komen om teksten te bespreken.

- feedback op de inhoud: de leescommissie denkt mee na over / geeft tips voor inhoudelijke aanpassingen.

- feedback op taal en stijl: zoveel mogelijk individueel, via mail of op papier.

Stap 3: Na de eindredactie komt de leescommissie liefst nog 1 maal samen voor de laatste bespreking van alle teksten.

B. Brochures voor leiding Stap 1: De redactieploeg houdt eerst een brainstorm over de inhoud. Dit giet ze in een inhoudstafel, die ze voorlegt aan de leescommissie.

Stap 2: De leescommissie geeft feedback op de teksten.

Ook hier geven we zowel feedback op taal en stijl als op inhoud, zoals bij boeken. De leescommissie kan in de verschillende stappen samenkomen, maar dat wordt per project bekeken.

C. Spoor-ZeSsolidariteitsmateriaal Dit gaat over de uitgaven die 2 X per jaar terugkeren: het lagere-schoolproject, het bezinningsboekje en de jongerenbrochure. Door de timing in het samenwerkingsverband is het onmogelijk om elk product op te volgen. We zien de Spoor-ZeS-leescommissies voor het solidariteitsmateriaal op lange termijn. De producten worden – na een bepaalde periode - achteraf bekeken om voor de toekomst bij te sturen.

D. Samenwerkingsverbanden Samenwerkingsverbanden worden goedgekeurd op de PL. Bij deze goedkeuring bekijken we ook op welke manier we met een leescommissie aan de slag gaan.

E. Boeken die we voor De Banier nalezen - De Assortimentscommissie werkte hiervoor een standaardformulier uit.

- We lezen deze boeken individueel na, en vullen het formulier in. We bezorgen dat binnen de 2 weken aan de Assortimentscommissie.

359. PL 05.38 In afwachting van een discussie over wie het thema spel opvolgt, lezen we spelfiches, die op zijn, na met de PL en passen die waar nodig aan.

De Assortimentscommissie laat weten wanneer de voorraad op is.

3.5.5 Prijzenbeleid publicaties 360. FL 77.17 Personeelsinzet voor administratief werk, lay-out- en correctiewerk moeten in het kopieerwerk verrekend worden.

361. FL 80.10 Aangepast in BGC 01.09 Berekening verkoopprijzen: ... in de Chiro, voor de Chiro | 51

1. Boeken - voor leid(st)ers en leden verkocht door de C.V. De Banier.

De verkoopsprijs = kostprijs x 2.53 2. Drukwerken - jaarkalender, leidingsmap, stickers, jaarthemamateriaal, postkaarten…

De verkoopsprijs = kostprijs x 2.89 In de verkoopprijs exclusief BTW zit de marge van De Banier (52%), de marge van Chirojeugd Vlaanderen (6%) en de aanmaakkost (42%) 3. Tijdschriften: voor de berekening van de abonnementsprijzen worden volgende elementen in aanmerking genomen: papier, druk, lay-out, administratiekosten, postzegels, foto’s, tekeningen en verzending.

• Leidingsblad Dubbelpunt, 10 nummers € 10.5 per jaarabonnement

• Het ledenblad Kramp, 6 nummers van 24 blz., er zit € 1,41 in het aansluitingsgeld. Voor de jongere afdelingen kan 1 maal iets verschijnen per jaar, deze zending gebeurt naar de groep.

• Kaderbrief, tweemaandelijks, gratis 4. Uitgaven van derden worden met goedkeuring van Chirojeugd-Vlaanderen vzw rechtstreeks aangekocht door C.V. De Banier. Hiervoor wordt een korting gevraagd van 40 %.

5. Verkopen aan erkende jeugdorganisaties met een minimum afname van 1 verpakking (25 stuks) geven recht op een korting van 30 %.

6. Voor catechetische en liturgische centra en boekenwinkels geven we in de regel geen depots. Onze oplage is doorgaans te klein om vele en kleine depots toe te staan. De bestaande depots bij vooral grotere verdeelcentra blijven bestaan. Tevens zijn uitzonderingsmaatregelen n.a.v. bepaalde initiatieven wel te bespreken.

52 | Wie schrijft, die blijft...

Wij geven volgende kortingen op alle facturen inclusief B.T.W.:

• boven de € 150 10 %;

• boven de € 400 15 %;

• boven de € 750 20 %;

• boven de € 1 000 25 %.

Deze kortingen gelden zowel voor de jaarlijkse adventsen vastenuitgaven als voor alle andere publicaties van Spoor ZeS. Broederlijk Delen en Welzijnszorg krijgen een korting van 25 % en een recht op retour van 10 % van het bestelde aantal.

362. BGC 03.13 De prijzen van de producten van Spoor ZeS worden vastgelegd door de directeur Chiro in overleg met de coördinator van Spoor ZeS. 363 . PL 05.33 In de prijs van Chiroboeken wordt naast de drukkost ook de lay-outkost verwerkt.

364. PL 06.10 Bij elke publicatie bekijkt de cel Publicaties en de directeur Chiro het aantal aan te maken exemplaren. Ze houden rekening met de verkoopscijfers van de vorige versie of een gelijkaardige publicatie, met hoe ‘centraal’ de plaats van de uitgave is in ons aanbod en hoe de aankoopprijs varieert met het aantal gedrukte exemplaren.

365. PL 05.34 Bij alle publicaties (ook samenwerkingsverbanden) vertrekken we van de bestaande prijssettingsafspraken. Wanneer er uitzonderingen zouden moeten gemaakt worden, dan wordt eerst de vraag gesteld aan de PL en bij een positief antwoord, worden er afspraken gemaakt tussen de directeur Chiro en de directeur De Banier.

366. PL 05.35 Chirobrochures worden gratis verdeeld, zonder kopieer- of verzendingskosten, zowel via de website, het secretariaat, als De Banier. Het ter beschikking stellen in De Banier en/of het bekend-

maken van de brochures wordt zo snel mogelijk in orde gebracht door de Assortimentscommissie en opgevolgd door de winkelcoach, binnen de beperkingen van elke winkel.

367. BGC 02.06 De agenda wordt een jaarthema-agenda. We verlaten de koppeling met fondsenwerving voor gewesten en fimcap. Het artikel zal dan ook in de toekomst een normaal BTW-artikel worden in De Banier. De verkoopprijs is 4 euro. Bij een bestelling van 10 agenda’s krijgen groepen 10 % korting.

368. BGC 05.03 De Chiroagenda wordt vanaf 1 februari aan de helft van de prijs verkocht. De agenda wordt vanaf 1 juni uit de rekken genomen.

369. BGC05.05 De schrijvers van een boek krijgen een gratis exemplaar.

370. PL 06.05 De voorraad van oude Chiro-uitgaven, die niet meer verspreid worden, wordt opgeruimd.

3.5.6 Boeken 3.5.6.1

Afdelingsboeken

371. PL 07/08.71 De Pedagogische Leiding vindt Afdelingsboeken belangrijk als naslagwerk, waarin alle info over een afdeling samengebracht is.

372. PL 07/08.100 We blijven voor Afdelings-‘boeken’ kiezen. Verder bekijken we per thema of een boek of site of een combinatie of CD of brochure of fiches of… het beste kanaal is.

373. PL 06.14 Een afdelingsboek kan/mag 10 jaar meegaan. Als een boek 7 jaar oud is, wordt het bekeken om te zien of het aan herwerking toe is. Een afdelingsboek wordt bekeken door een leescommissie van de Afdelingscommissie in kwestie en de PL. Die ploeg geeft een advies aan de PL, waarin ze ook vermelden of zij het zelf zien zitten om dat

boek te (her)schrijven of er een redactieploeg rond samen te stellen. De PL neemt de uiteindelijke beslissing over de herwerking van het boek. Als er beslist wordt om het nog niet te herwerken, wordt het vanaf dan elk jaar opnieuw grondig bekeken volgens dezelfde procedure. We schrijven geen afdelingsboeken te gelijkertijd.

374. PL 06.15 We voeren een overgangsperiode in voor Rakwi- en Titoboek. De Rakwi’s bekijken het tegen de planning. De cel Publicaties volgt op wanneer ze de opdracht geven aan de Tito’s.

375. PL 07/08.93 Na het Rakwiboek herwerken we het Titoboek, met extra aandacht voor het verwijderen van de spelen met vuur die erin staan. Tot het verschijnen van het nieuwe Titoboek zorgen de cel Publicaties, de Titocommissie en de leescommissie Titoboek voor een blad in het boek met onze bedenkingen over o.a. spelen met vuur. Na het Titoboek wordt het Speelclubboek herwerkt. Om te vermijden dat de voorraad van het Speelclubboek uitgeput raakt voordat we het kunnen herwerken laten voldoende exemplaren van het Speelclubboek bijdrukken op basis van de verkoopscijfers van de afgelopen jaren.

376. PL 07/08.94 Bij de komende herwerkingen van afdelingsboeken willen we expliciet kiezen voor het herwerken van wat nodig is en niet voor het schrijven van een boek vanaf nul. We voorzien daarenboven slechts 2 werkjaar per boek voor het schrijfproces. We vragen daarbij de cel Publicaties om in de voorbije redactieprocessen op zoek te gaan naar de ophoudende en bevorderende factoren en die door te geven aan bevoegde redacties.

377. PL 07/08.73 De Pedagogische Leiding vraagt de Afdelingscommissies om de Afdelingsboeken ... in de Chiro, voor de Chiro | 53

actiever te promoten, door ze bv. te verkopen op Afdelingsbivak, materiaal eruit meer te gebruiken in andere media en er daarbij vaker naar te verwijzen.

We vinden het heel belangrijk om op zoek te gaan naar manieren om communicatiekanalen te linken aan elkaar.

378 . PL 07/08.72 De Pedagogische Leiding verwacht een eenvormig formaat en lay-out voor de reeks Afdelingsboeken.

3.5.6.2

Andere boeken

379. PL 06.04 Het Chiroboek wordt verlaagd in prijs, bvb. de helft van de prijs, of net genoeg om de kosten te dekken, zodat de voorraad misschien nog wat verder op raakt voor we een nieuw maken.

380. PL 07/08.96 De PL vraagt de werkgroep 75 jaar Chiro om een leuke actie te bedenken waarmee we het Chiroboek kunnen ‘weggeven’, om na te gaan of ze een museumshop bij de tentoonstelling kunnen organiseren, waarbij duidelijk aangeduide oude publicaties o.a. kunnen verspreid worden.

381. NP06/07.08 Het opstarten van het schrijven van het nieuwe Chiroboek wordt uitgesteld.

382. PL 06.07 We verkopen Speel je verhaal niet meer.

3.5.7 Brochures 383. PL 05.37 Chirobrochures worden gemaakt in een makkelijk kopieer- en printbare vorm en hebben een A5-formaat.

384. PL 06.37 We sturen de brochure Recepten voor Chirolokalen mee met De Mix. 385. PL 06/07.64 De PL vraagt DArtA om het maken van spelfiches met expressietechnieken op te nemen in hun planning, wanneer ze daar klaar voor zijn.

386. PL 06/07.65 De cel Publicaties herwerkt in 200754 | Wie schrijft, die blijft...

2008 “Spelen binnen hevig” en “Spelen binnen rustig” op basis van de opmerkingen van een leescommissie.

387. PL 06/07.66 We maken de spelfiches Speel met spel niet meer aan.

388. PL 06/07.67 We laten een brochure aanmaken over PR voor Chirogroepen door een student of stagiair. De cel Publicaties zoekt vooraf bijeen wat de andere bewegingen daarover hebben.

389. PL 07/08.16 De veiligheidsfiches zullen in een speciaal bedrukt kartonnen A4-mapje met flappen gestopt worden en meegestuurd met De Mix. 390. PL 07/08.41 De VB-brochures mogen zonder inhoudelijke verandering bijgedrukt worden.

3.5.8 Kaderuitgaven 391. PL 07/08.63 We willen de inhoud van een kadermap zo goed mogelijk verspreiden. We verwachten van de bevoegde ploegen dat ze voldoende aandacht aan de promotie besteden. Dat kan door de methodieken apart te verwerken in de methodiekendatabank (of in tussentijd in een lijst op de kadersite) met telkens ook een verwijzing naar de map zelf. Daarnaast kunnen inhoud of methodieken ook in een rubriek van de Kaderbrief verwerkt worden.

392. PL 07/08.62 Er is voldoende aanbod voor gewesten om een vormend afdelingsmoment voor leiding te organiseren in de Kadermap.

393. PL 07/08.02 We maken opnieuw een uitgave aan om het kader in te lichten over de voordelen van, de relatie met en de werking van De Banier en de huizen. We houden hierbij speciaal de leesbaarheid en het aantrekkelijk karakter in het oog.

394. PL 07/08.99 We drukken de Kaderbrief net zoals De

Mix in vier kleuren vanaf mei 2008.

3.5.9 Spoor-ZeS-materiaal 395. PL 04.13 We willen mee stappen in de uitbreiding van het lagereschoolproject met een aanbod voor kleuters, zonder het volledig op ons te nemen. De PL blijft leescommissie voor het materiaal van dit project, dus in de toekomst ook voor het materiaal voor de kleuters.

396. PL 05.47 De PL besluit om het spel en de uitleg over de campagne van de spelbrochure voor Broederlijk Delen en Welzijnszorg te ontdubbelen, zodat het spel ook los van de campagne kan verspreid worden.

397. PL 05.48 We sturen het bezinningsboekje mee met De Mix. De spelbrochure kan gratis aangevraagd worden.

398. PL 06/07.40 De jongerenbrochures van Spoor ZeS van meer dan twee jaar geleden mogen ingevoerd worden op de spelensite van jeugdwerknet onder de noemer Verdraai-de Wereld.

3.5.10 Groepszendingen / De Mix 3.5.10.1 Gratis exemplaren 399. NP06/07.14 We sturen De Mix ook naar de commissievoorzitters.

400 . PL 07/08.10 De Mix gaat zonder bijlagen ook naar 1 VB per groep.

3.5.10.2 Inhoud 401. PL 07/08.04 We versturen bindende info voor de groepen altijd via De Mix. De daarbij horende bijlagen worden altijd op hetzelfde kleur papier geprint.

We leggen in De Mix telkens uit wat de kleurencode is.

3.5.10.3 Bijlagen 402. PL 06.63 Als iets met De Mix meegaat en het is meer dan een blaadje of meer dan gewoonlijk (de agenda wordt bvb. gewoonlijk meegestuurd), dan moet dat goedgekeurd worden op de Pedagogische Leiding of dat kan en in noodgevallen bij de Agenda Beweging. De directeur Chiro en de verantwoordelijke voor De Mix maken de reflex om dat te vragen.

403. PL 07/08.13 In de communicatieplanning moeten alle commissies, diensten,… laten weten welke bijlagen ze wanneer willen meesturen met De Mix. Maar het is De Mix-verantwoordelijke, eventueel in samenspraak met de PL of de Agenda Beweging, die mag beslissen of die bijlage al dan niet verstuurd mag worden.

404. PL 07/08.12 Wanneer iemand aan de PL wil vragen of iets mag meegestuurd worden met De Mix, vraagt die ter informatie van de vergadering bij De Mixverantwoordelijke ook na hoeveel bijlagen al meegestuurd zullen worden.

405. PL 07/08.08 We sturen enkel bijlagen mee met De Mix als we expliciet voor het initiatief oproepen of als het gaat over een samenwerkingsverband. De bijlage moet een duidelijke meerwaarde hebben bij het informeren of oproepen van onze groepen.

406. PL 07/08.06 Voor eigen brochures en gratis publicaties wordt stuk per stuk bekeken door de PL of we ze meesturen met De Mix of niet. We verwachten van commissies en aanspreekpunten dat ze komende publicaties – intern of van samenwerkingsverbanden en partners – opnemen in hun communicatieplanning, zodat we ook voor het komende jaar kunnen zien dat er niet te veel publicaties in hetzelfde thema meegestuurd worden.

407. PL 07/08.05 Brochures van organisaties waar we geen samenwerkingsverband mee hebben sturen we niet op met De Mix. 408. PL 07/08.07 Interne initiatieven mogen 1 keer per initiatief een bijlage meesturen met De Mix die als reclame in het leidingslokaal kan dienen. Die bijlage moet in de huisstijl en mag niet op de kleur van de bindende info (die de cel vastlegt). Als het meer is dan een A4, blijft het eerst langs de PL gaan.

409. PL 07/08.09 Vacatures verspreiden we niet via De Mix. Die kunnen we gerichter verspreiden per brief of in de Kaderbrief.

3.5.10.4 Vorm 410. PL 07/08.34 De naam van de nieuwsbrief bij de tweemaandelijkse zending aan de groepsleiding en VB’s verandert vanaf januari 2008 van Kluts in De Mix, met als onderschrift: Nieuwsbrief voor groepsleiding.

411. PL 07/08.11 We vragen de cel Publicaties om zo snel mogelijk een aantrekkelijk gedrukte versie van De Mix in te voeren. Enkel bij noodgevallen (bv. i.v.m. een geval dat juist veel in de pers komt) stoppen we er nog een niet-gedrukt stukje bij. De Mixverantwoordelijke staat niet in voor het lay-outen en drukken van bijlagen, dat doen de ploegen zelf.

Zij vragen de toestemming van de directeur Chiro voor het drukken van folders.

3.5.11 Tijdschriften 3.5.10.1 Dubbelpunt en Grasduiner 412. PL 06.19 Dubbelpunt wordt opgevolgd door een vrijwilligersploeg, ondersteund door een beroepskracht. De voorzit(s)ter krijgt dan de titel van hoofdredacteur, de beroepskracht van eindredacteur. De hele werking, van planning, over redactie

tot eindredactie en evaluatie wordt opgenomen door de hele ploeg. De manier van werken zoals beschreven in PL-document 28 van 02-02-2006 wordt goedgekeurd.

413. PL 97.28 De Dubbelpuntredactie wordt gevraagd om binnen de eigen planning het verzamelen en verwerken van evaluatieve klanken een duidelijke plaats te geven.

414. PL 96.75 De Pedagogische Leiding bepaalt de redactionele lijn van Dubbelpunt.

415. PL 96.74 Omtrent de afdelingspagina’s stelt de Dubbelpuntredactie een voorstel tot jaarplan op, dat op het afdelingsoverleg besproken en op punt gesteld wordt.

De afdelingscommissies zoeken gelegenheidsschrijvers.

De Dubbelpuntredactie volgt de contacten verder op.

416. PL 97.21 De nationale afdelingscommissie werkt mee aan afdelingspagina’s voor Dubbelpunt en activiteitenaanbod omtrent het jaarthema. Eindverantwoordelijkheid blijft respectievelijk bij de redactie/werkgroep.

417. PL 07/08.74 De Pedagogische Leiding besluit dat de afdelingsartikels in Dubbelpunt inhoudelijk over een jaar een variatie moeten vertonen tussen concreet spel en inhoudelijke verdieping (bv. begeleidingshouding, resultaten van onderzoek…).

Daarbij wordt ook variatie verwacht in spel qua de grootte van de groepen, kleine spelletjes, een groot spel, een themaspel… De Dubbelpuntredactie en het Afdelingsoverleg zitten na de Planning samen om de thema’s van de afdelingsartikels vast te leggen en te zorgen dat ze niet overlappen, onderling of met de inhoud van het inhoudelijk dossier van Dubbelpunt.

418. PL 07/08.75 De Pedagogische Leiding verwacht jaarlijks een afdelingsgerelateerd inhoudelijk dossier in Dubbelpunt. De Dubbelpuntredactie en het Afdelingsoverleg spreken af welk, wanneer en wie meewerkt afhankelijk van de mogelijkheden van elke Afdelingscommissie dat jaar. Het kan ook breder dan één afdeling gaan, bv. + of – 12, groeilijn, begeleidingshouding, Alive...

419. NP 07/08.26 Er komt geen speciale uitgave voor Aspiranten in Dubbelpunt.

420. PL 06.22 We voorzien een sterk inhoudelijk artikel over het Solidariteitsfonds in Dubbelpunt januari.

421. PL 06.23 We vragen de Groepsleidingscommissie om 1 of 2 themadossiers van Dubbelpunt per jaar, die bij hun expertise aansluiten, mee op te nemen.

422. PL 96.110 Zowel het januari- als het juninummer plaatsen het bivak centraal.

- Het januarinummer brengt het bivakthema.

- Het juninummer brengt vooral concreet activiteitenaanbod naar de afdelingen en groep toe (i.s.m. de afdelingscommissies).

423. PL 06.20 Wie twee jaar aspirant is geweest, ontvangt in de maand september van het daaropvolgende werkjaar een Dubbelpuntnummer. Voor hen wordt er in dat nummer een verduidelijking gedrukt op de cover of bij de inleiding of het edito.

424. PL 00 We versturen jaarlijks in september een Grasduiner naar alle groepsleiding en Dubbelpuntabonnees. In deze Grasduiner willen we een overzicht bieden van onze dienstverlening op het regionale en nationale secretariaat, onze vorming en de vormingskalender, het aanbod van onze commissies en diensten, info over De Banier en de Chirohuizen,…

Daarnaast worden de cursussen, wanneer dit wenselijk

is, later op het werkjaar nog eens apart gepromoot in Dubbelpunt.

425. PL 06.25 Het Dubbelpuntabonnement loopt van oktober tot en met september. De Grasduiner hoort bij het septembernummer. Nieuwe abonnees (die vorig jaar niet aangesloten waren) krijgen óók meteen een Grasduiner opgestuurd. Nieuwe abonnees krijgen dus bij hun eerste abonnement 2 Grasduiners (in het begin van het werkjaar en op het einde van het werkjaar).

426. De Grasduiner wordt in de toekomst verspreid aan de abonnees van vorig jaar en aan de nieuwe abonnees.

Het septembernummer van Dubbelpunt wordt verspreid aan de abonnees, aan de tweedejaars aspi’s en aan de nieuwe abonnees met nazending (exclusief de aspi’s die dit nummer al kregen) 427. PL 06.26 Ook het septembernummer wordt nagezonden aan nieuwe abonnees die vorig jaar geen tweedejaars aspi waren.

428. PL 06.21 De PL bevestigt de regeling van de beheersgroep Chiro (22 juni 2004) voor groepen, waarvan niemand een Dubbelpuntabonnement neemt en vragen hen dit te evalueren: we bezorgen elk gewest een lijstje (samen met de GTP-cijfers en de gevolgde vorming?) van de groepen die geen abonnement hebben, zodat de gewesten de groepen die geen abonnement hebben kunnen stimuleren om dit toch te nemen. We sturen de gewesten die de groepen willen stimuleren exemplaren van DP op om hiermee aan de slag te gaan (in de vorm van een proefabonnement). De gewesten vragen dit aan (promotie hiervoor in de kaderbrief van december). Groepen die DP niet kunnen betalen vanuit de groepskas, kunnen hiervoor een aanvraag

doen bij het Solidariteitsfonds.

429. PL 01.13 Gratis abonnementen op het leidingsblad Dubbelpunt worden verleend aan de leden van de NR, de PL, de BR, de Dubbelpuntredactie, de mensen van de afdelingscommissies en de trekkers van onze commissies en redacties.

Mensen die vorig jaar stopten met de PL en de NR krijgen een gratis abonnement als zij dat wensen.

Nieuwe groepen, de regionale secretariaten, de meeste personeelsleden, heel wat bevriende organisaties, oud-Fimcapkader, de overheid, enkele bisschoppen en de pers krijgen gratis exemplaren van ons leidingsblad in hun brievenbus.

Verder hebben we ruilabonnementen met VVKSM, KSJKSA-VKSJ en KLJ. 430. PL 05.68 De Dubbelpuntredactie neemt het op zich om de groepen te laten weten dat ze bij themaspelen moeten oppassen op welke plaatsen ze schatten of namaakbommen achterlaten en dat ze de politie moeten inlichten om hen te vertellen dat ze zo’n spel doen, zodat die weten dat het om een Chiropakket kan gaan. Aan de maatschappij kunnen we de boodschap geven dat ze wat minder paranoïde moeten zijn, als er zich nog zo’n voorval voordoet en daar heftig op gereageerd wordt.

431. NP 06/07.18 We geven de opdracht aan de Dubbelpuntredactie om na te denken over het bereik van Dubbelpunt, en mogelijk acties die ondernomen kunnen worden.

432. NP 07/08.23 De planning vraagt aan de Dubbelpuntredactie om de promo van Dubbelpunt nog eens te bekijken.

433. NP 07/08.22 Er is geen enthousiasme om de zoektocht naar een andere naam voor Dubbelpunt te starten.

58 | Wie schrijft, die blijft...

3.5.10.2 Afdelingsuitgaven en Kramp 434. PL01.06. We richten ons met onze uitgaven niet prioritair naar onze leden, de zangboekjes blijven wel behouden. Als er ideeën zijn voor een ledenuitgave, b.v. bij het verschijnen van een nieuw afdelingsboek, dan kan dit zeker.

435. NL 76.20 De PL en de NR krijgen de ledenbladen, de afdelingscommissies en de redacties het ledenblad van hun leeftijdscategorie.

436. PL 95.30 De doelstelling om jongeren via Kramp te confronteren met verschillende aspecten uit onze hedendaagse maatschappij en/of uit Chiro en/of hun leefwereld blijft behouden.

437. PL 07/08.79 We vragen de Krampredactie om een beter evenwicht te zoeken tussen aspigerichte inhoud en ketigerichte inhoud.

438. PL 98.27 Kramp stelt enkel redactionele ruimte ter beschikking voor landelijke initiatieven waar keti’s en/of aspiranten het doelpubliek voor vormen.

439. NL 88.39 De nazendingen van Kramp en andere ledenuitgaven worden stopgezet. Dit is van toepassing op de bijaansluitingen.

3.5.10.3 Snelle berichtenlijst 441. PL 04.15 We kiezen niet voor een digitale nieuwsbrief, maar behouden de snelle berichtenlijst. Een snelbericht bestaat uit slechts één sober en goed leesbaar bericht.

De Mix wordt vanaf nu ook via een snelbericht bekend gemaakt.

We laten verbonden vrij om te beslissen omtrent het al dan niet aanmaken van een eigen nieuwsbrief.

442. PL 05.66 De PL besluit dat er snelle berichtenlijsten moeten aangemaakt worden voor jeugdraders, voor groepsleid(st)ers en voor VB’s. We halen voor

die categorieën een eerst maal de adressen uit de Kipadmin en sturen een mail waarop ze kunnen antwoorden dat ze uit de lijst willen worden geschrapt. De verschillende informaticaploegen kijken hoe er dan op die lijsten kan ingeschreven worden via site en Chiro-st@rt-cd.

443. PL 06.46 Merijn zal een voorzet geven over de criteria voor de verschillende snelle berichtenlijsten. We zullen er op de PL over beslissen.

444. PL 06/07.01 De PL wil een snelleberichtenlijst voor het nationaal kader. Die zal opgebouwd worden op de commissie-…vergaderingen zelf.

445. PL 06/07.95 De Pedagogische Leiding ziet niet in wat we op regelmatige wijze aan onze leden willen communiceren per mail en vindt een snelleberichtenlijst voor leden dus niet nodig.

3.5.10.4 Nieuwsbrieven voor oud-leiding en Netwerk: Vrienden van de Chiro 446. PL 06/07.37 We informeren oud-leiding via een nieuwsbrief met een frequentie van 2 per jaar. Digitaal of analoog moet nog bekeken worden. Inhoudelijk komen informatie over de beweging en de groep Chiro, impulsen aan de ondersteunende rol van oud-leiding en de mogelijkheden die wij voor hen hebben aan bod.

Ook in onze andere publicaties (Grasduiner, site, Dubbelpunt) hebben we het over onze mogelijkheden voor oud-leiding.

447. PL 06/07.90 De nieuwsbrief voor oud-leiding verschijnt 2 keer per jaar digitaal op vaste tijdstippen.

De periodiciteit wordt in de brief vermeld. Hij gaat naar één verantwoordelijke per oud-leidingsploeg, maar ook individuen kunnen zich inschrijven.

3.5.12 Website 448. PL 00.22 Over de website: we installeren een chatbox en een nieuwsgroep. Inzake het aanmaken van mailinglists bekijken we wat interessant kan zijn.

We zorgen er steeds voor dat informatie nooit enkel via de website verspreid wordt.

We bekijken de mogelijkheid om voor elke Chirogroep webruimte te voorzien, mits betaling.

We gaan niet in op het voorstel om voor elk Chirolid gratis internettoegang te voorzien.

449. NR 01.06 De Websiteredactie bouwt het systeem voor een mailinglist en nieuwsbrieven uit.

450. PL 06.34 Discussies over partijpolitiek hebben geen plaats op de Chirowebsite of het Chiroforum.

451. PL 05.43 De PL vindt dat het programmaatje van twee leiders om een leidingsverdeling te maken op de website kan als er voldoende uitleg bij staat en het duidelijk is dat het een gadget is. De Groepsleidingscommissie bekijkt eerst of het werkt.

452. PL 06/07.93 De Pedagogische Leiding ondersteunt het plan van de websiteploeg om over te schakelen op een standaard content managing system als dat kan in een tijdsspanne en met een hoeveelheid energie die het inhoudelijke werk en het werk voor 75 jaar Chiro niet bedreigt.

453. PL 06/07.94 De Pedagogische Leiding steunt de vraag van de websiteploeg naar professionele technische ondersteuning.

3.5.13 Muziek 454. PL 06.39 De PL keurt de omschrijving van Chiromuziek uit document 38 goed met de toevoeging: “Auteurs van Chiroliederen staan hun auteursrechten af aan de Chiro.”

455. PL 99.20 Er worden nieuwe inhoudelijke liederen

aangemaakt. De PL zorgt voor de inhoudelijke input en is verantwoordelijke uitgever.

456. PL 06.40 We zullen nieuwe Chiroliederen aanmaken. Daarbij kunnen ook herwerkingen van oudere liederen, luisterliederen en experimenten met nieuwe vormen van Chiromuziek zitten.

457. PL 06.41 We verspreiden de nieuwe Chiroliederen op een nieuwe cd. We zetten er ook partnershipliederen (Zuid-Afrika, Litouwen, volgend partnership), de voorbije jaarthemaliederen en oudere liederen die we herbevestigen op. De partituren zetten we erop in pdf en indien mogelijk ook in midi. We willen een zeer scherpe prijs voor deze cd en nemen dit in rekening bij de aanmaak.

458. PL 06.42 Er mag een Chiroliedjeswedstrijd georganiseerd worden voor de groepen, maar we verbinden er het verschijnen op de cd niet aan als prijs.

Dat hangt af van de kwaliteit.

459. PL 06.43 Het inzingen de Chiroliedjes gebeurt door kinderen en jongeren in een groepsproces. We kunnen wel eens een bekende Chiro-Vlaming vragen om een lied in te zingen of zo voor de promotie. We werken niet met professionals (behalve voor de productie en de opname), wel met personen die kunnen zingen en/of instrumenten kunnen spelen.

We streven naar een jonge, frisse sound.

460. PL 03.23 We maken en verkopen geen cd van oude Chiroliedjes 461. PL 03.26 We zetten de partituren van zowel de hele nieuwe als de hele oude Chiroliedjes op de website.

Bij de oude liedjes voegen we een beetje uitleg toe.

Liedjes uit de Notelaar zetten we niet op de site, als er vraag naar is kunnen we wel de partituren van één of enkele liedjes opsturen, voor meer partituren verwijzen we hen door naar de Notelaar.

462. PL 03.24 We verkopen in De Banier geen cd’s van dit solidariteitskoor.

463. PL 06.06 We verkopen Ayubowan niet meer in De Banier.

464. PL 06.08 We verkopen de Cassette Zingen op twaalf niet meer.

465. PL 06/07.63 Op de nieuwe Chiro-cd zullen we – naast de partituren van de liedjes op de CD, die ook in midi en zo erop komen – een PDF voorzien met de partituren van de liedjes uit de Notelaar waar we nog achterstaan.

3.5.14 Bekendmakingsactie 466. NR 88.32 De NR behoudt het concept van de bekendmakingsactie, met als “instrumenten”: de Chiroaffiche en de Chirobekendmakingfolder. We blijven het bekendmakingmateriaal duidelijk van het jaarthemamateriaal onderscheiden.

467. BGC 05.04, PL 05.04 Groepen kunnen bekendmakingsaffiches bijbestellen aan verzendingskosten, we verkopen ze niet meer. De affiches worden gedrukt op 75.000 exemplaren. De folder blijft aan dezelfde prijs verkocht worden. De oplage verhoogt tot 80.000 468. NR 88.35 Bij het ontwerp van de bekendmakingfolder moet gelet worden op de reproduceerbaarheid.

Het formaat van de bekendmakingfolder is din-A4.

469. PL 05.04 We versterken de bekendmakingsactie:

- We onderzoeken ook of het uitdelen van affiches bij de aankoop van een Chiroartikel kan. We bekijken daarbij of de affiches altijd of voor een beperkte periode gratis kunnen uitgedeeld worden.

- De Chiro-agenda wordt een agenda in het kader van het jaarthema.

- We plaatsen een bon voor affiches en de Chiro-

folders in De Mix van juni. De groepen kunnen de affiches afhalen in De Banier. Affiches die niet afgehaald worden, nemen gewesten mee naar de groepen.

- De affiches zijn elk jaar anders en wervend. Ze hebben één duidelijke tekst.

470. PL 05.05 We breiden de bekendmakingsactie uit:

- Jaarlijks worden er bekendmakingfolders gedrukt.

- We maken bekendmakingszeilen op stokken.

- We maken screensavers.

- We maken e-mailsjablonen en banners in de nieuwe huisstijl.

- We bundelen tips voor het werven in scholen en elders op een briefje bij de bekendmakingaffiches.

- Er komt een nationale sticker- en vlagjesactie.

- We verzamelen filmmateriaal en bekijken of het zinvol is om er een promotiefilm of powerpointpresentatie van te maken.

- We bekijken of het zinvol is een achterruitsticker te hebben.

471. PL 06.16 De grafische vormgevers en de Cel Publicaties maken een eerste selectie uit de voorstellen die binnenkomen voor de bekendmakingsaffiche.

De PL beslist welke affiche het wordt.

472. PL 06.36 We proberen voor de bekendmakingsaffiche 2006-2007 een reeks uit.

473. NR 06/07.07 We roepen verbonden op om de bekendmakingsbaches vaker als bekendmaking te gebruiken.

474. PL 07/08.104 We vragen de Assortimentscommissie om na te gaan hoe ze tegen een redelijke prijs pijlen of borden voor Chirolokalen kunnen aanbieden in De Banier.

3.5.15 Zakagenda 475. NR 92.26 De Chirozakagenda wordt elk jaar mee verzonden met het aansluitingspakket voor de groepen.

476. PL 06/07.99 De Zakagenda blijft in de huidige uitvoering (ongeveer A6, zachte, geplakte kartonnen kaft). We voorzien voor de maanden oktober, november en december van het werkjaar erop telkens 2 pagina’s.

3.5.16 Chiro-st@rt-cd en bivakaangifte 477. PL 06/07.89 Vanaf volgend jaar vragen we ook gegevens op over een eventuele kookploegverantwoordelijke in de bivakaangifte, zodat we daar rechtstreeks mee kunnen communiceren indien nodig.

3.5.17 Bivakkaartjes 478. PL 05.50 We kunnen de foutgedrukte bivakkaartjes van zomer 2005 gebruiken voor bekendmakingsacties (bvb. als flyers voor een stadswerking) of bedankingskaartjes voor medewerk(st)ers van kaderinitiatieven (bvb. nationale startdag). We sturen ze niet op aan alle leiding. We geven ze enkel aan groepen, als de sturende ploeg ervoor gezorgd heeft dat de groepen ze niet meer als bivakkaartjes kunnen gebruiken.

3.5.18 Spelen 479. PL 07/08.97 We verlagen de prijs van de Naakte Waarheid permanent. De cel Publicaties kijkt hoeveel. We blijven promotie voor het spel maken bij de verspreiding van het pre-leidngsvormingsspel.

3.5.19 Externe publicaties 3.5.19.1 V!rus 480. PL 06.58 We sturen 1100 gratis exemplaren van de V!rus over het opmaken van het volgende lokaal jeugdbeleidsplan mee met De Mix van november.

481. PL 05.67 De PL besluit dat het nummer van V!rus over de gemeenteraadsverkiezingen mag meegestuurd worden met De Mix. 3.5.19.2 Externe uitgaven waar we aan

meerwerken of aanbieden 482. PL 06.09 Het boek Patronaten worden Chiro mag verkocht worden in De Banier.

483. PL 06/07.11 We stappen mee in de herwerking van www.drugsinbeweging.be en dragen dus ook ons financieel steentje bij.

484. PL 06/07.69 Chiro werkt mee aan de herwerking van Kiekebos, als we de nodige korting krijgen om het in De Banier te kunnen verkopen. Het aanspreekpunt Natuur en milieu zoekt daarvoor vrijwilligers.

485. PL 07/08.03 De Chiro zal feedback geven en eventueel een testgroep leveren voor het project van Jongeren Tegen Racisme voor het jeugdwerk.

486. PL 07/08.98 De cel Publicaties gaat het gesprek aan met het JRK: we willen het boekje of fiches goedkoop kunnen verkopen en op onze site.

487. PL 07/08.14 We vragen de Assortimentscommissie om te bekijken of we de EHBO-fiches tegelijkertijd op de site kunnen aanbieden en als zakboekje in De Banier.

488. PL 07/08.102 We bestellen en versturen de nieuwe locomotiefbrochure over inbraak(preventie). Die wordt niet in september verstuurd.

3.5.19.3 Uitzonderingen prijssetting 489. L 05.77 Voor de +12-methodiekenmap van Spoor ZeS en het Netwerk voor Pastoraal met Jongeren maken we een uitzondering qua prijssetting voor De Banier. De beide directeurs werken de regeling verder uit.

490. PL 06/07.74 We bekijken de twee nieuwe publicaties van Jeugd en seksualiteit (Groeispurt en Vrijspel) met een leescommissie. Die bekijkt ook de brochure van Zin-d’erin(g) over SOA’s en voorbehoedsmiddelen. Het Zin-d’erin(g)sbestuur kijkt of dat praktisch kan.

3.5.19.4 Externe uitgaven die we niet aanbieden of waar we niet aan meewerken 491. PL 05.45 De PL beslist om niet mee te werken aan een methodiekenmap voor +18-jarigen van het Netwerk voor Pastoraal met Jongeren.

492. PL 06.11 Als we voor de publicaties van Jeugd en Seksualiteit en voor Loslopend Wild niet de nodige korting van 30% krijgen, verkopen we die niet. We kunnen wel nog doorverwijzen naar de organisaties zelf op de site.

493. PL 06.54 We bieden het boek Adem halen van Broederlijk Delen niet aan in De Banier omdat we het te moeilijk en te weinig toepasbaar in de Chiro vinden.

494. PL 06/07.31 De PL beslist om het boek ‘Al wat je moet weten over het Vlaams Belang’ van uitgeverij EPO niet aan te bieden in De Banier. We geven de titel door aan Dubbelpunt en Kramp, die er iets mee kunnen doen als het in één of ander thema past.

495. PL 06/07.39 Het boekje Tof van Commerce van Oxfam Wereldwinkels mag verkocht worden in De Banier mits de nodige korting (de korting werd niet toegekend).

496. PL 06/07.68 We maken geen opvolgers voor Soort

zoekt andere soort en Uitgesloten wegens naast de brochure Komkommerin.

497. PL 06/07.70 We stoppen met de verspreiding van de Milieuwerkdoos wegens verouderde gegevens.

498. PL 06/07.71 We vragen het aanspreekpunt Natuur en milieu om na te gaan welke materialen van Inverde we aan welke voorwaarden zouden mogen verspreiden. Die leggen we voor aan een leescommissie van de PL. 499. PL 06/07.72 Als de nieuwe versie van Pesten in het jeugdwerk uitgegeven wordt, bestellen we die bij.

Anders verwijzen we naar de webversie.

500. PL 06/07.73 We bekijken het pakket Mikpunt van Jeugd en vrede. (n.v.d.r. We bieden het niet aan wegens te veel op scholen gericht 501. PL 06/07.79 Het Chirologo mag niet op de CD van BMI met kampvuurklassiekers geplaatst worden.

502. PL 07/08.95 We zetten de Stukadoos, Levende Lijven, De gemeente en het jeugdwerk, Pesten in het jeugdwerk, Genoeg geweld en de spelfiches Speel met spel in liquidatie. De boekjes van Locomotief blijven wel op de Chirosite en we blijven nagaan of er nieuwe publicaties zijn bij Jeugd en Vrede en Jeugd en Seksualiteit.

Chirojeugd-Vlaanderen vzw

Kipdorp 30 | 2000 Antwerpen

[ Tel.] 03-231 07 95 [ Fax ] 03-232 51 62 [ E-mail ] info@chiro.be [ Site ] www.chiro.be