Persondata under ansættelsen
Dette er en kort information til alle medarbejdere om den behandling af personoplysninger, som CG Jensen A/S foretager om medarbejdere.
Typer af personoplysninger CG Jensen behandler om dig
Til brug for administration af dit ansættelsesforhold, håndterer CG Jensen en lang række personoplysninger om dig, eksempelvis stamoplysninger såsom navn, stillingsbetegnelse, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer samt registrering af sygefravær, orlovsperioder og ferieafholdelse. Der vil dog alene være tale om, at CG Jensen håndterer personoplysninger, som er relevante og nødvendige. Du kan læse om de personoplysninger, som vi behandler om dig på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 3 samt punkt 5.
Dataansvarlig
Når du er ansat hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er: CG JENSEN A/S, Fabriksparken 37, 2600 Glostrup, CVR-nr. 30517628, mail: persondata@cgjensen.dk.
Kontakt GDPR-ansvarlig Susan Jannsen Brandt på mobilnr.: 27 25 44 33 eller mail: sjb@cgjensen.dk, hvis du har spørgsmål.
Indsamling af personoplysninger
De personoplysninger, som CG Jensen har liggende om dig, er primært personoplysninger, som du selv har givet på den ene eller anden måde. Derudover er det oplysninger, som opstår som led i din ansættelse, eller som vi modtager eller indhenter hos andre, eksempelvis offentlige myndigheder eller fra kunder, samarbejdspartnere og lignende forretningsforbindelser. Det kan eksempelvis være SKAT. Du kan læse mere om kilder til personoplysninger på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 3.
Formål
Hovedformålet er personaleadministration og dertil knyttede almindelige driftsoplysninger. Der er dog nogle mere præcise underformål, som du kan læse om på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 2 samt i underpunkterne til punkt 5.
Behandlingsgrundlag
Det er persondatalovgivningen, der afgør om vi må behandle dine personoplysninger. Vi skal have lovhjemmel til at håndtere dine personoplysninger. CG Jensen sikrer sig løbende, at vi behandler persondata i overensstemmelse med EU retten - Persondataforordningen – og dansk persondatalovgivning, eksempelvis Databeskyttelsesloven. Du kan læse mere om lovhjemmel til de forskellige behandlinger på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 3.1, 4 samt punkt 5.1-5.9.
Sletning
Når vi ikke længere har et lovligt og sagligt formål med at behandle netop dine personoplysninger, skal vi sørge for at få dem slettet. Det kan du læse mere om sletning på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 7 samt punkt 5.1-5.9.
Videregivelse af personoplysninger
Som udgangspunkt vedkommer dine personoplysninger kun CG Jensen. Der kan dog være visse situationer, hvor CG Jensen deler oplysninger om dig med andre. Det kan være, når vi har en lovgivningspligt til det, eller kontraktretligt er forpligtet til det. Eksempelvis deler vi dine personlige skatteoplysninger med SKAT. Du kan læse mere om de situationer, hvor vi deler dine personoplysninger på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 6 samt punkt 5.1-5.9.
Persondata behandles inden for EU/EØS
CG Jensen overfører ikke persondata uden for EU/EØS. CG Jensen behandler som udgangspunkt dine personlige oplysninger inden for EU, både når det sker direkte hos CG Jensen, men også når det sker via en ekstern leverandør som databehandler. Håndbog/GDPR Håndbog/Persondatapolitik for medarbejdere punkt 8.
Dine rettigheder
Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder: Ret til at se oplysninger (indsigtsret), ret til berigtigelse, ret til sletning, ret til begrænsning af behandling, ret til indsigelse, ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet).
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os ved at sende en mail til: persondata@cgjensen.dk eller din chef. Læs mere om dine rettigheder på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 7.
Klagemulighed
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, hvis du mener, at CG Jensen A/S ikke behandler dine persondata i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Du kan læse mere om din klagemulighed på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen punkt 8.
Vil du vide mere?
Du er velkommen til at kontakte GDPR-ansvarlig Susan Jannsen Brandt, mobil: 27 26 44 33, mail: sjb@cgjensen.dk, hvis du har spørgsmål eller har brug for sparring.
Dette er en kort version af vores oplysninger til jer som ansatte om persondata og personaleadministration. Den fulde version findes på CGJ appen under Håndbog/GDPR Håndbog/Persondata under ansættelsen.
Kategorier af personoplysninger:
Der er tre kategorier af personoplysninger: Almindelige, fortrolige og følsomme oplysninger.
Kategorierne indikerer, hvor forsigtig og påpasselig du skal være med oplysningerne. Altså hvor (ekstra) godt, de skal beskyttes, hvor længe du må opbevare dem, og hvor kritisk et brud på sikkerheden omkring dem (skal) vil være.
Fortrolige og følsomme oplysninger er dem, som du skal passe bedst på.
Du skal også passe på almindelige personoplysninger. Husk på, at ingen personoplysninger uanset kategori må være frit tilgængelige.
Almindelige oplysninger
Navn, Adresse, Fødselsdato, Telefonnr., E-mailadresse, CV, Eksamensbeviser, Tidligere beskæftigelse, Uddannelse, Ansættelseskontrakt, Stilling, Arbejdstider, Arbejdsopgaver, Løn, Pension, Skatteoplysninger
Kontonummer
Ansættelseskontrakt, Advarsler
Billeder
Logning af internetbrug
It-systemer
GPS-oplysninger
Videoovervågning, E-mails mv.
Fortrolige oplysninger
CPR-nr.
Oplysninger om strafbare forhold.
Følsomme oplysninger
Oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, Politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning, Fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger, seksualitet, Genetiske og biometriske data, dvs. fingeraftryk, irisscanning og blodprøver.
