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CAPÍTULO 3
TABLA 3.1
Habilidades para administrar el tiempo
DIRECTRICES PARA UNA JUNTA EFICAZ
Efectúe en el inicio de la jornada las juntas creativas, y las de rutina, al final del día. Pida a los asistentes que permanezcan de pie durante las juntas breves. Fije un límite de tiempo. APRENDER
Programe las juntas de forma regular y cancélelas cuando no sean necesarias. Prepare un orden del día y lleve minutas. Reparta las minutas poco después de la junta y déles seguimiento. Si la junta es para lidiar con una problemática: Presente el problema t &YQPOHB MPT QVOUPT QSJODJQBMFT EFM QSPCMFNB t $PNQBSUB UPEB MB JOGPSNBDJØO RVF TF SFRVJFSB
t 3FGJÏSBTF B JOUFSFTFT SFDÓQSPDPT Diagnostique el problema t 'PNFOUF BMUFSOBUJWBT t &WBMÞF MBT BMUFSOBUJWBT Genere soluciones t $PODÏOUSFTF FO FM QSFTFOUF
© Cengage Learning 2014
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© Purestock/agefotostock
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Permitir que la gente pase a visitar informalmente al director es un buen camino para la comunicación, pero el exceso de interrupciones podría significar una pérdida de tiempo y también afectar la eficiencia.
Evalúe las soluciones t )BHB VOB MJTUB EF MBT WFOUBKBT EFTWFOUBKBT Z EF MPT DPTUPT CFOFGJDJPT t &ODVFOUSF UJFNQP QBSB IBDFS CJFO MBT DPTBT t &TDPKB VOB TPMVDJØO
lo tanto, aun cuando él quiera aplicar esa política tendrá la necesidad de cerrar la puerta ocasionalmente para concentrarse durante algún tiempo en un proyecto. Asimismo, utilizar a una recepcionista para que se encargue de elegir con cuidado a los posibles visitantes también es un camino efectivo para controlar las interrupciones. Por ejemplo, se puede pedir a los visitantes que saquen una cita a efecto de manejar las juntas de forma sistemática y no ad hoc. Otra práctica cada vez más común para controlar las interrupciones es que el director trabaje durante algún tiempo fuera de su oficina, por ejemplo en casa, en la sala de conferencias, etcétera. Regular el flujo de la información es también un método muy útil para controlar las interrupciones. Significa que las personas que se comunican entre sí toman medidas para que no haya exceso de carga. En el caso del emisor, esto significaría no pasar de una sola vez por el sistema una cantidad excesiva de información. En el caso del receptor, podría significar resaltar el hecho de que estrés respuesta que presenta un individuo a un estímulo fuerte le están pidiendo demasiadas
cosas a la vez. Muchos directores limitan la información que les entra depurando periódicamente la lista de publicaciones y reportes de rutina que reciben, o piden a su asistente que elija con minuciosidad las llamadas telefónicas y a los visitantes. Algunos ejecutivos reciben tantos correos electrónicos que los reenvían a un(a) asistente, quien los revisa, desecha los inútiles (por ejemplo el “spam”), contesta los de rutina, y pasa al director y/o gerente exclusivamente aquellos que requieren de su atención personal.
MANEJO DEL ESTRÉS El estrés es otra consideración de peso para la administración del tiempo en las organizaciones. Como ilustra la figura 3.2, uno y otra se afectan y refuerzan de forma recíproca y cíclica. Por ejemplo, si una mala administración del recurso temporal provoca que el director se atrase en los proyectos importantes, es probable que su estrés aumente. Uno excesivo propiciará que no pueda manejar con eficacia su tiempo, lo cual generará más demoras. El estrés es la respuesta del individuo ante un estímulo muy fuerte,9 o la causa estresante. Por lo habitual, se presenta