PROYECTO CASA DE LA MUJER DE HUAYCÁN II ETAPA
Curso de Gestión Empresarial Nivel I
MÓDULO:
Planeamiento Estratégico
Curso de Gestión Empresarial MÓDULO: Planeamiento Estratégico
ELABORACIÓN:
Centro de Investigación y Promoción Popular - CENDIPP José Gregorio Paredes 161 - Pueblo Libre Telef.: 261 26 88 e-mail: cendipp@mujer21.net
EDICIÓN:
Agosto 2012
IMPRESIÓN:
Fenix Soluciones Gráficas y Digitales SRL Telf. 447 5536
PRESENTACIÓN E
l Centro de Investigación y Promoción Popular (CENDIPP), esta ejecutando el Proyecto "Casa de la Mujer de Huaycán II Etapa" con el apoyo solidario de Medicus Mundi Alava y el Fondo de Cooperación del Gobierno Vasco.
a) b)
c)
d) e) f) g)
Calificación técnica: para elevar los conocimientos técnicos de los/as beneficiarios/as y la calidad de los productos. Capacitación en gestión empresarial: para elevar los conocimientos gerenciales de beneficiarios/as que conduzcan o tengan la idea de incursionar en el sector MYPE. Asociatividad: para agrupar a empresas del mismo giro, con el objetivo de abaratar costos por compras a gran escala; y, poder articularse horizontal y verticalmente en procesos de subcontratación con medianas y grandes empresa. Articulación: para fortalecer cadenas productivas orientadas hacia el mayor acceso de las MYPES a nuevas y buenas oportunidades de negocios. Asistencia Técnica: para elevar los niveles de calidad de la producción, de los procesos gerenciales, de los de asociatividad y articulación al mercado. Información de Mercado: para garantizar que los/as micro-empresarios/as accedan a buenas oportunidades de negocios. Orientación crediticia: Coordinar para que los/as microempresarios/as accedan a servicios financieros.
Como hemos señalado previamente una de las acciones principales de la capacitación y asistencia técnica que aborda el proyecto está relacionada a la GESTIÓN EMPRESARIAL, siendo uno de sus grandes factores de éxito "EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO" Para garantizar un adecuado aprendizaje del método de planeamiento estratégico se ha elaborado este instrumento metodológico que servirá de apoyo para los y las participantes de los talleres sobre este aspecto, así como de orientación y consulta para los sucesivos procesos de planificación que desarrollen los conductores y conductoras de microempresas, contribuyendo así a su habilitamiento y, en consecuencia, a su empoderamiento individual y colectivo. Es importante señalar que este módulo ha sido validado con la participación del grupo meta, lo que asegura su comprensión y utilidad.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
La Casa de la Mujer de Huaycán tiene como finalidad: promover y desarrollar las capacidades técnicas y gerenciales de conductores/as de microempresas locales, con énfasis en las de mujeres, en la perspectiva de promover el desarrollo económico local con equidad de género. Sus funciones están vinculadas al desarrollo de acciones de:
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MÓDULO: PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
La Importancia del Planeamiento Estratégico Todas las personas y empresas cotidianamente planifican. Esta acción la hacen de manera formal o informal. La planificación es parte de la vida. ¿Qué voy a hacer mañana? ¿Para qué lo voy a hacer?, ¿Cómo lo voy a hacer?, ¿Qué necesito para hacerlo?, ¿Con quiénes lo voy a hacer?, etc., estas son las preguntas más comunes que se tienen que responder cuando se quiere hacer algo, ya sea en la vida personal o en el negocio. Pero como se ha mencionado se hace de manera informal y espontánea y muchas veces no se lleva un registro de lo que se propone hacer el día siguiente, durante la siguiente semana, mes o año. Esto es importante en la vida personal y lo es más aún en el negocio. La planificación, es pensar con anticipación como es que se va a organizar y cómo se va a ejecutar todas aquellas propuestas, objetivos y metas que se proponen las microempresas. Estos pensamientos deben ser ordenados en un documento, que normalmente se le denomina plan de trabajo. EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PROPONE PENSAR Y PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO, ES DECIR A FUTURO Es un método y un instrumento que permite conocer bien el negocio. El planeamiento estratégico debe realizarse con la participación de quién conduce y quienes integran la microempresa, es decir los/as trabajadores/as ya que todos/as son parte del mismo proyecto empresarial. Este proceso es importantísimo y debe ser potenciado mediante la adquisición de mayores conocimientos a través de varios medios: participación en cursos y eventos, lectura y estudio de revistas, suplementos, libros especializados, internet, participación en gremios, información que evacuan los sectores del Estado relacionados con la microempresa, las entidades del sistema financiero formal y alternativo, etc. Un adecuado proceso de planeamiento estratégico requiere del conocimiento de la problemática de la microempresa, del sector en el que participa, del giro productivo o comercial en el que se desenvuelve, las reglas de juego, la normatividad, etc. Si bien las conductoras y los conductores de microempresas reflexionan y analizan la problemática de su microempresa y las relaciones que ésta establece con la situación local, regional, nacional y el mercado, este análisis podría desarrollarse más si es que utiliza métodos que ayuden a ampliar y profundizar su reflexión. Estos métodos les ayudarán a definir los problemas claves y las alternativas más apropiadas para hacer que sus empresas sean más rentables. Para posibilitar una eficiente gestión empresarial este módulo le propone como primer paso elaborar el Plan Estratégico de la microempresa. El planeamiento estratégico es una metodología que posibilita planificar en el largo plazo y asegura un proceso de gestión exitoso.
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¿QUÉ ES EL PENSAMIENTO ESTRATÉGICO? Es la capacidad de pensar y saltar al futuro; y, desde allí, construir un puente con el presente, diseñando el recorrido que le permita unir ambos. POR EJEMPLO: FUTURO
Juanita tiene como aspiración tener un mini mercado.
PUENTE
Para lograr su aspiración Juanita tiene que: Contar con personal Contar con local, vitrinas y otros equipos y mobiliario Ser Sujeta de Créditos Aperturar Cuentas Corrientes Inscripción en todos los registros públicos que le permitan operar (SUNAT, Ministerio de Trabajo, ESSALUD, Municipio, entre otros) Personería Jurídica Contar el capital de trabajo necesario Contar con ayuda para resolver sus tareas domésticas Contar con el apoyo de su pareja para el cuidado de sus hijos/as
PRESENTE
Juanita tiene -en el garaje de su casa- una pequeña bodega. Juanita además de atender la bodega, cuida a sus hijos/as y realiza las tareas domésticas. Como todavía Juanita no tiene los ingresos necesarios, participa en organizaciones de base, siendo dirigente.
A partir de la situación actual de la microempresa, el pensamiento estratégico: Explora las posibilidades de futuro. Propone futuros posibles que nos lleven a actuar hoy. Identifica las oportunidades claves y la forma como se van a desarrollar aspectos
que siendo positivos hoy se mantendrán en el futuro. Crea métodos para manejar las situaciones que se van presentando y alcanzar el éxito deseado. El planeamiento estratégico requiere: Análisis
Creatividad
Intuición Decisión
Estos 4 requisitos los tenemos todos los seres humanos - mujeres y hombres - y pueden desarrollarse aún más si NOS LO PROPONEMOS, ES CUESTIÓN DE DECISIÓN. El planeamiento estratégico se desarrolla en tres momentos claves: a. La elaboración de la Visión o imagen-objetivo b. La construcción del camino hacia futuro. c. La acumulación del capital y los recursos empresariales.
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TEMA 1:
La Visión o imagen de Futuro Como primer paso, se debe previamente imaginar cómo sueña su empresa en el futuro, en un plazo mínimo de 10 años.
¿QUÉ ES LA VISIÓN O IMAGEN DE FUTURO? Es la imagen de la empresa pensada a futuro, es el conjunto de aspiraciones y objetivos de quién conduce la empresa basados en la evaluación actual de su realidad, del entorno y de las propias capacidades de los conductores y las conductoras y del conjunto de integrantes de la misma. Así la visión es: Retrato de lo que la empresa quiere alcanzar en el futuro, como resultado de su
trabajo. Resumen de las expectativas o aspiraciones de quien conduce la empresa en relación a la misma. Dirección hacia la cual se encamina la empresa. Imagen (foto) de lo que la empresa quiere lograr. Representación de lo que la microempresa no es en la actualidad, pero quiere ser en el futuro. Resultados que se quieren conseguir.
La visión no podrá alcanzarse de un solo salto, sino a través de una serie de pasos planificados. Teniendo en cuenta la definición descrita anteriormente y siguiendo el ejemplo de Juanita, la VISIÓN de ella sería:
Juanita quiere tener un Mini Mercado.
MINI MERCADO
Juanita
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TEMA 2:
El Diagnóstico Situacional Definida la visión de la empresa, se pasa a elaborar el diagnóstico situacional.
¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL? Es una evaluación de la realidad actual de la empresa, teniendo en cuenta la VISION que se ha formulado. Esta evaluación debe tener en cuenta: Con qué fuerzas cuenta la empresa para llegar allí; Cuáles son las debilidades de la empresa que le dificultarán el camino; Qué oportunidades debe aprovechar la empresa para alcanzar la meta que se ha
propuesto; y, Cuáles son las amenazas del entorno que dificultarán o serán un obstáculo para el
desarrollo de la empresa. El diagnóstico situacional consiste en un análisis del interno y el entorno.
EL INTERNO Y EL ENTORNO EL INTERNO, está constituido por todos aquellos aspectos que están dentro de la empresa. Tiene que ver con personas, nivel de organización, recursos, capacidades, calidad de producto, normas, procedimientos, es todo lo que el conductor o la conductora de la empresa puede controlar. La mayoría de las microempresas en nuestro país, cuentan con la participación de familiares constituyéndose en los recursos humanos o trabajadores/as que sin lugar a dudas son los recursos más importantes para asegurar el éxito empresarial. Esto hace importante que el conductor o la conductora de la empresa junto con su pareja y otros familiares que intervienen en la empresa analicen si el hecho de que intervenga la familia es positivo o negativo para: Su desarrollo y éxito empresarial; La eficiencia en la gestión. El proceso de toma de decisiones. Su sostenibilidad o rentabilidad. Las relaciones de pareja y familia. La equidad y relaciones democráticas.
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EJEMPLO: Juanita trabaja en su bodega con su pareja, sin embargo ella además se encarga de cuidar a sus hijos/as, de realizar las tareas domésticas y de participar como dirigenta en la organización de Comedores y la de Vaso de Leche porque los ingresos de la bodega no alcanzan para sostener a la familia. Frente a esto, Juanita "ha cuadrado" a su pareja y ahora él ha asumido la corresponsabilidad en el cuidado de sus hijos y en la realización de las tareas domésticas. Juanita está menos cargada de trabajo y se siente mejor y con más tiempo para el negocio. Ella ha resuelto un problema que está bajo su control y que forma parte del interno de la empresa y de la familia, siendo también una decisión eficiente en términos empresariales.
EL ENTORNO, es la realidad que circunda, rodea o se vincula con la empresa, es todo lo externo - y que afecta de manera positiva o negativa su proceso de desarrollo (mercado, servicios, políticas, etc.) Está constituido por aquellos elementos, personas, instituciones, fuerzas, mercados, legislación, normas, procedimientos, etc. de esa realidad externa, que sirven para avanzar o que dificultan alcanzar la visión y los objetivos empresariales que se ha trazado. El conductor o la conductora de la empresa no controla el entorno. EJEMPLO: Juanita aceptó un pedido grande para surtir de 50 cajas de conservas a un cliente. Ella hizo la cotización y contrato respectivo. Al realizar la compra de la conservas a sus proveedores, se da con la sorpresa de que el precio de la conserva había subido en 5%, no quedándole más remedio que adquirirla y respetar el contrato, dejando de ganar ese porcentaje. Juanita tomó la decisión acertada cumplir con su cliente de acuerdo al precio pactado. La subida en el precio de un producto a adquirir no está bajo el control de quién conduce la empresa, sino del mercado.
ANALIZANDO EL INTERNO Y EL ENTORNO Para analizar el interno y el entorno se utiliza el método FODA: FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
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EL INTERNO Para analizar el interno se utilizan las FORTALEZAS y DEBILIDADES, estas son:
FORTALEZAS
Aquellas características naturales o desarrolladas por quien conduce la empresa y sus integrantes para la construcción del futuro deseado.
Con ellas se cuenta para lograr los objetivos propuestos, aprovechar las oportunidades que se le presentan a la empresa y vencer o neutralizar las amenazas del entorno. Ellas pueden ser: costumbres, habilidades adquiridas, recursos, infraestructura, equipos, capacidades organizativas, de producción, de ventas, de marketing, de liderazgo, de concertación, visión empresarial, etc.
POR EJEMPLO: Juanita tiene una pequeña bodega
DEBILIDADES
Aquellas características que en la actualidad tiene la empresa y sus integrantes, que hacen más difícil lograr sus objetivos y cumplir su visión.
Estas características disminuyen las posibilidades de la empresa para aprovechar las oportunidades, traban o dificultan la construcción del futuro planeado. Por último, exponen a la empresa a las amenazas, poniendo en riesgo su continuidad, sostenibilidad o rentabilidad.
POR EJEMPLO: Juanita tiene poco capital.
Las debilidades no son las fortalezas que faltan, sino las características negativas que existen. Las fortalezas que faltan son las carencias, que con voluntad, esfuerzo y dedicación deben superarse para que no influyan negativamente en el cumplimiento de la visión.
POR EJEMPLO: El negocio de Juanita es informal.
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EL ENTORNO
OPORTUNIDADES
Son situaciones externas, no generadas por la microempresa, que pueden ser aprovechadas para el logro de sus objetivos y para avanzar en hace realidad su visión de futuro.
Son hechos creados por otros. Se encuentran fuera del control de quién conduce la empresa. Las oportunidades pueden ser: necesidades no satisfechas (mercados), surgimiento de nuevas tecnologías, surgimiento de nuevos actores, posibilidades de alianzas, cambios positivos en las reglas de juego, nuevos mercados, legislación, información, servicios financieros, etc.
POR EJEMPLO: La ley de Promoción de la Micro y Pequeña Empresa
AMENAZAS
Son factores externos, no generados por la microempresa, que escapan a la decisión o control de la microempresaria y que restringen las posibilidades de realizar su visión de futuro.
Las amenazas no son la falta de algo positivo, sino la existencia real de algo que puede incidir negativamente en el logro de sus propósitos. Las amenazas pueden ser: personas, empresas, productos, normas, políticas, instituciones pública y privadas, costumbres, formas de pensar, mercados, etc.
POR EJEMPLO: La Política de apertura comercial del Estado si las Microempresas no son competitivas.
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¿CÓMO UTILIZAR EL MÉTODO FODA EN SU MICROEMPRESA? Este ejercicio lo puede hacer solo/a, sin embargo es preferible involucrar a todos/as los/as integrantes de su empresa, sean socios/as o trabajadores/as. PARA ANALIZAR EL INTERNO: FORTALEZAS Y DEBILIDADES Esto se puede realizar en forma de lluvia de ideas. Es decir, lanzando ideas, sobre cuáles cree la conductora o el conductor de la microempresa o el conjunto de sus integrantes que son las fortalezas y debilidades con las que en la actualidad cuenta y que van a influir positiva o negativamente en el cumplimiento de su visión empresarial. Las ideas se registran en papeles para su posterior reflexión o discusión. Las fortalezas y debilidades que luego se registran en el Plan Estratégico son aquellas que hayan sido "aprobadas" por la mayoría de los y las integrantes de la empresa. PARA ANALIZAR EL ENTORNO: OPORTUNIDADES Y AMENAZAS Se propone la misma forma que en el caso anterior, definiendo el grupo cuáles son las oportunidades y amenazas que existen en la actualidad y que favorecen o ponen en riesgo el cumplimiento de la visión empresarial, así como su continuidad, sostenibilidad y rentabilidad. Las ideas se registran en papeles para su posterior reflexión o discusión. Las oportunidades y amenazas que luego se registran en el Plan Estratégico son aquellas que hayan sido "aprobadas" por la mayoría de los y las integrantes de la empresa.
ANALIZANDO EL FODA El objetivo central de la reflexión o discusión del conductor/ra de la empresa y los/as otros/as integrantes aprovechen al máximo las oportunidades que les ofrece el contexto y el entorno; y, minimizar todo lo negativo que las amenazas les pueda ocasionar. Esto se va a lograr en la medida que se desarrollen AUN MAS LAS FORTALEZAS CON LAS QUE CUENTAN Y SUPEREN LAS DEBILIDADES Y CARENCIAS EXISTENTES. Para ello, es imprescindible reflexionar sobre las relaciones que se dan entre ellas, es decir, ver qué relaciones se dan o se pueden dar entre fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Para ello, es necesario identificar:
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"Fortalezas con las que cuenta su empresa y se pueden potenciar para
aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno a la microempresa. "Debilidades con las que cuenta su empresa y que impiden que esta aproveche
las oportunidades. "Fortalezas que ayudan a que su empresa neutralice las amenazas del entorno. "Debilidades de la empresa que facilitan la acción de las amenazas en perjuicio
de ésta y ponen en riesgo su continuidad, sostenibilidad y rentabilidad. Siguiendo el EJEMPLO de Juanita: Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Tiene una pequeña bodega en el garaje de su casa.
Ley de Promoción Tiene poco de Mypes ofrece capital de facilidades para trabajo. su formalización.
Tiene experiencia de abastecerse y comercializar.
Existen créditos alternativos para microempresas.
La zona se está Cuenta con poblando en tanto personal experimentado. se construyen nuevos edificios.
Amenazas
Carencias
La Política de apertura comercial del Estado si las Microempresas no son competitivas.
Bodega informal.
Clausura de local por ser informal.
Insuficiente capacidad de gestionar su negocio.
Se hace cargo del cuidado de sus hijos/as y de las tareas domésticas Es dirigente en organizaciones sociales de base.
Demanda que puede Insuficiente infraestructura y ser insatisfecha y mercadería. recurre a otros locales comerciales.
Este cuadro que se ha elaborado siguiendo el ejemplo inicial y adicionándole otros aspectos nos demuestra clara y gráficamente el resultado del FODA, que en su caso haría Juanita. Analizando este FODA: Juanita puede concluir en que cuenta con una serie de fortalezas como ser recursos
humanos con experiencia y una trayectoria empresarial, que si bien es informal tiene una serie de posibilidades que desarrollar. El contexto o el entorno le ofrece oportunidades que la van a llevar a formalizarse, a
conseguir créditos alternativos y nuevos clientes superando así la debilidad y a neutralizar las amenazas identificadas y el cumplimiento de su visión empresarial. Identificar las carencias la van a ayudar a establecer las formas de superarlas ya sea
a nivel familiar dialogando con su pareja y a nivel empresarial vía la formalización, el acceso a acciones de capacitación y asistencia técnica y el acceso a créditos. El ÉXITO de la empresa depende del máximo aprovechamiento de las OPORTUNIDADES que se le presentan, en base a las FORTALEZAS O CAPACIDADES con que cuenta y con las que debe desarrollar en el proceso de gestión empresarial.
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El FRACASO de la empresa proviene de una AMENAZA que actúa aprovechándose de sus DEBILIDADES. Si se quiere alcanzar la visión que se ha propuesto lograr, tiene que aprovechar las oportunidades que se presentan, basándose en las fortalezas con las que cuenta y las que debe desarrollar. El objetivo de este análisis es determinar: Las oportunidades que puede aprovechar con las fortalezas que tiene su
empresa. Las fortalezas que debe desarrollar su empresa para aprovechar las
oportunidades que se presentan. Las debilidades que debe superar su empresa para aprovechar las
oportunidades. Las debilidades que debe superar la empresa para neutralizar, bloquear o
disminuir las amenazas o riesgos. Una vez obtenida la visión de futuro y levantado el diagnóstico situacional, está Ud. en capacidad de elaborar sus objetivos estratégicos y el desafío central.
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TEMA 3:
Los Objetivos Estratégicos y el Desafío Central ¿QUÉ SON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y EL DESAFÍO CENTRAL? Son las grandes oportunidades que la empresa puede aprovechar sobre la base de sus fortalezas y que le sirven para alcanzar la visión que se ha propuesto. OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
VISIÓN
Los principales objetivos están dados por aquellas oportunidades para las que la empresa mejor preparada, porque tiene las fortalezas que le van a permitir aprovecharlas de la mejor manera. Siguiendo el ejemplo anterior el objetivo podría ser: Incrementar el capital de trabajo de mi negocio en un 25% anual.
Cada objetivo tendrá estrategias. Estas son el conjunto de actividades que Ud. se propone desarrollar para lograr el objetivo. En función del mismo ejemplo: Reservar 25% de mi utilidad mensual.
EL DESAFÍO CENTRAL Una vez definidos los objetivos estratégicos, se determina el desafío central, es decir el objetivo estratégico central. Los desafíos puede ser varios, pero es recomendable escoger uno que lidere a todos, que sea como el eje central, el desafío principal. El desafío central define un paso clave en el proceso de construcción de la visión. En el caso del ejemplo, el desafío central sería el objetivo propuesto: Incrementar el capital de trabajo de la microempresa en un 25% anual
Un desafío de esta naturaleza no sólo asegura la continuidad, sino fundamentalmente una posición importante en el mercado y la rentabilidad necesaria para garantizar su desarrollo y crecimiento. Desarrollados los objetivos estratégicos y el desafío central se está en capacidad de priorizar el capital y los recursos que requiere para desarrollar su actividad empresarial.
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TEMA 4:
La Construcción del Capital y los Recursos Empresariales La ejecución del plan no es la obra sólo de quién conduce la empresa sino del conjunto de integrantes de la misma. Para lograr resultados exitosos será necesario establecer relaciones y alianzas estratégicas de carácter duradero y sólido. Es importante -así mismo- contar con el capital necesario para desarrollar las actividades productivas y de comercialización. Este es producto o resultado de la gestión empresarial y/o de la obtención de recursos financieros para cumplir tal cometido. Los recursos empresariales fundamentales son los humanos quiénes deben tener la capacidad y/o potencialidad para intervenir en la gerencia, producción y comercialización; y, aptitudes y actitudes sólidas de responsabilidad y eficiencia. Los recursos humanos deben ubicarse en aquellas actividades donde mejor pueden desempeñarse en función de su calificación, habilidad y experiencia y de acuerdo a los requerimientos de la actividad empresarial. Las empresas modernas se preocupan por el bienestar de sus recursos humanos. Si se tiene en cuenta que las microempresas en el Perú -como en muchas otras partes del mundo- están integradas por familias, es importante que éstas sean equitativas y democráticas. Es decir, que asuman de manera grupal las tareas reproductivas y que no las dejen en manos de las mujeres sobrecargándolas de trabajo y responsabilidad lo cual no sólo es negativo para su productividad sino que es injusto y viola sus derechos humanos. Dependiendo de las actividades a desarrollar y de las necesidades de calificación la empresa también contrata servicios de terceros, en forma temporal. Los recursos materiales están constituidos por el patrimonio de la empresa (infraestructura, equipamiento); y, por aquellos que se contraten para desempeñar la actividad empresarial.
El método de PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ayuda a levantar la problemática de su microempresa, sus posibilidades y límites, así como sus potencialidades y retos que va a enfrentar en el contexto actual y futuro. Este es un instrumento no una solución. Las soluciones están en sus manos, en su decisión y en su actitud frente a su empresa. SI UD. QUIERE SER UN/A EMPRESARIO/A DE ÉXITO LO SERA, NO DEPENDE DE NADIE MAS.