PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES PRODUCTIVAS, ASOCIATIVAS, DE GESTIÓN Y ARTICULACIÓN EMPRESARIAL DE PEQUEÑOS/AS PRODUCTORE/AS DE UVA EN LOS DISTRITOS DE OCUCAJE, LOS AQUIJES Y PUEBLO NUEVO PROVINCIA Y REGIÓN ICA - PERÚ
CURSO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
MÓDULO
Plan de Producción
Curso de Gestión Empresarial MÓDULO: Plan de Producción
ELABORACIÓN:
Centro de Investigación y Promoción Popular - CENDIPP José Gregorio Paredes 161 - Pueblo Libre Telef.: 261 26 88 e-mail: cendipp@mujer21.net
EDICIÓN:
Julio 2012
IMPRESIÓN:
Fénix Soluciones Gráficas y Digitales S.R.L. Telf. 447 5536
PLAN DE PRODUCCIÓN
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PRESENTACIÓN
E
l Centro de Investigación y Promoción Popular (CENDIPP) y las Municipalidades de Ocucaje, Los Aquijes, y Pueblo Nuevo, Provincia de Ica, están ejecutando el Proyecto “FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PRODUCTIVAS, ASOCIATIVAS, DE GESTIÓN Y ARTICULACIÓN DE PEQUEÑOS/AS PRODUCTORES/AS DE UVA EN LOS DISTRITOS DE OCUCAJE, LOS AQUIJES Y PUEBLO NUEVO, PROVINCIA Y REGION ICA PERU”, con el apoyo solidario del Gobierno de Navarra y la fundación PROCLADE YANAPAY de España. El Proyecto tiene por finalidad: promover y desarrollar las capacidades técnicas y gerenciales de microempresas productoras de uva, con énfasis en las de mujeres, en la perspectiva de promover el desarrollo económico local con equidad de género. Sus funciones están vinculadas al desarrollo de acciones de: 1) Calificación técnica: para elevar los conocimientos técnicos de los/as beneficiarios/as sobre el manejo de cultivo, de agua, de plagas y la calidad de los productos. 2) Capacitación en gestión empresarial: para elevar los conocimientos gerenciales de beneficiarios/as que conducen microempresas productoras de uva. 3) Asociatividad: para consolidar las asociaciones existentes ó contribuir a fortalecer las que están en formación, vinculadas a la producción de la uva, con el objetivo de abaratar costos por compras a gran escala; y, poder articularse horizontal y verticalmente en procesos de subcontratación con medianas y grandes empresas. 4) Articulación: para fortalecer cadenas productivas orientadas hacia el mayor acceso de los/as pequeños/as productores/as de uva a nuevas y buenas oportunidades de negocio. 5) Asistencia Técnica: para elevar los niveles de calidad de la producción, de los procesos gerenciales, de los de asociatividad y articulación al mercado. 6) Información de Mercado: para garantizar que los/as pequeños/as productores/as accedan a buenas oportunidades de negocios. 7) Orientación crediticia: Coordinar para que los/as pequeños/as productores/as accedan a servicios financieros. Como hemos señalado precedentemente una de las acciones principales de la capacitación y asistencia técnica está relacionada a la GESTIÓN EMPRESARIAL, siendo uno de sus grandes factores de éxito el tener conocimiento en “PLAN DE PRODUCCIÓN”.
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PLAN DE PRODUCCIÓN
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TEMA: 1
Plan de Producción y su Importancia Como empresario o empresaria, es importante tener en cuenta que el plan de producción es uno de los instrumentos para asegurar la eficiente gestión de su empresa.
¿Qué es un plan de producción? Es una herramienta que tiene como objetivo tener en cuenta todos los aspectos técnicos y organizativos que tienen que ver con la elaboración de los productos o la prestación de servicios. El objetivo del Plan de Producción es detallar cómo se van a fabricar los productos que se ha previsto vender. Se trata de conocer los recursos humanos y materiales que habrá que movilizar para llevar adelante la empresa.
Hay preguntas claves que un productor/a debe efectuarse a fin de analizar cómo se encuentra el proceso de planificación de la producción en su empresa: ! ¿Qué materias primas hacen falta para elaborar mi producto o servicio? ! ¿Cuál es el precio de la materia? ! ¿Qué cantidad mínima de materia prima debo tener en almacén? ! ¿Cuáles son las diferentes fases del proceso productivo o prestación de
servicio? ! ¿Qué técnicas se utilizan en cada fase? ! ¿Qué instrumentos, herramientas y maquinaria son específicas de las
diferentes fases? ! ¿Cuál es la cantidad mínima y máxima que se puede producir en un
determinado período o campaña? ! ¿Cómo se controla la calidad del producto o servicio? ! ¿Cuáles son las diferentes fases de la elaboración de nuestro producto ó
prestación de servicios? Ventajas de planear la producción: Planear la producción trae muchas ventajas para la empresa .Algunas de ellas son: ! Se define el número de unidades a producir en un periodo para determinar si la
productividad es baja o alta.
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! Se pueden calcular, en forma global, las necesidades de mano de obra,
materia, prima, maquinaria y equipo, con base en lo producto en periodos anteriores. ! Se planea el cumplimiento de los pedidos para las fechas estipuladas. ! Se pueden calcular las compras de materia prima teniendo como base las
existencias de la materia prima necesaria para la producción estimada. ! Se pueden estimar los recursos económicos para financiar la producción.
El plan de Producción posibilita disponer de los productos necesarios en el momento adecuado y se debe tener en cuenta las siguientes preguntas a fin de analizar lo que contendrá el plan de producción. Previsión de ventas
¿Cuánto vamos a vender?
Programa de producción
¿Qué necesito producir?
Necesidad de materia
¿Qué materia prima necesito?
Pedido al proveedor
¿Cuánta materia prima vamos a pedirle al proveedor?
Transporte
¿Cómo transportar hasta la empresa la materia prima?
Almacén de materia prima
¿Dónde y cómo vamos a almacenar la materia prima?
Proceso productivo
¿Cómo vamos a transformar la materia prima en producto?
Almacén de producto final
¿Dónde y cómo vamos a almacenar el producto final?
Transporte
¿Cómo vamos a transportar el producto hasta el cliente?
Cliente final
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Aspectos que se tienen que considerar en el Plan de Producción: Se debe prestar atención preferente a los siguientes aspectos: Identificación, en el caso de producción agrícola, de los principales factores y componentes que intervienen en el proceso de producción. Identificar los factores climáticos como la radiación solar, temperatura, agua, minerales en el suelo y composición del suelo, que influyen sobre la producción agrícola. Determinar los nutrientes que requieren las plantas, el tipo de fertilizantes a utilizar. Determinar prácticas agronómicas, como control de malezas, plagas y enfermedades, etc.
LOCALIZACIÓN E INFRAESTRUCTURA: Localización: tener en cuenta factores de diverso tipo, como proximidad a los clientes y a las fuentes de aprovisionamiento de insumos, nivel de equipamiento de la zona o región, posibilidades de sub contratación, disponibilidad de mano de obra adecuado, disposiciones de los Planes de Ordenación Territorial y Ordenanzas Municipales, ayudas fiscales, económicas, formativas o de asesoramiento. Infraestructura: se debe tener bien claro aspectos como el local, la maquinaria, herramientas y los transportes.
PROCESO DE PRODUCCIÓN: Para cada uno de los productos que se ofrece hay que describir su proceso de fabricación desde la recepción de las materias primas hasta el almacenaje y expedición de los productos. Se hará una comparación con otras empresas del sector que serán presumiblemente competencia directa, resaltando las ventajas de la nueva inversión. Esto significa que hay que detallar dónde se compran las materias primas, cómo y a dónde se transportan, cómo se almacena el producto final y cómo se transporta hasta el cliente final. Hay que detallar al máximo el proceso de fabricación del producto –o de prestación de servicio– identificando las partes del proceso y decidiendo si esas etapas se realizaran dentro de la empresa o se van a subcontratar a terceros.
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CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN: Un aspecto crítico de la empresa es conocer la capacidad de producción que se va a tener y la flexibilidad para adaptar esta capacidad de producción a variaciones, en aumento o en disminución, de la demanda por parte del mercado.
PROVEEDORES: También hay que prestar especial atención en cómo la empresa va a proveerse de los materiales necesarios para la producción, tratando de reducir al mínimo la dependencia de algún proveedor concreto o de algún material determinado.
PERSONAL Y ASPECTOS LEGALES: Es importante tener en cuenta con qué personal se cuenta y cuáles son sus principales funciones. Asimismo si se dispone de patentes o licencias de fabricación hay que detallar en qué consisten y sus condiciones.
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Lectura: Luisa, recientemente, ha implementado un negocio de ventas de productos vitivinícolas, como son Pisco, Vino y también uva, su local es pequeño, está ubicado en un distrito muy cercano a su chacra para así no descuidar las labores de campo. Como ella sola no podía atender contrató a dos personas para que la ayuden en su tiendita ya que las labores de campo le demandan mucho tiempo. De pronto le llegaron las quejas de los clientes porqué no eran bien atendidos, la fruta no estaba bien almacenada por lo que se maltrataba y no tenía buena presentación por lo demás los vinos y piscos no tenían etiquetas y las botellas no se veían presentables. Luisa, pensó que debía hacer algo para cambiar esta situación, por el futuro de su negocio. ¿Qué puede hacer ante este problema? ¿Qué crees que podría hacer Luisa ante esta situación de su negocio? ¿Alguna vez ha sucedido esto en tu negocio?
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TEMA: 2
Elaboración del Plan de Producción Es importante para la elaboración de un plan de producción realizar los siguientes análisis: 1. LOCALIZACIÓN E INFRAESTRUCTURA: Un primer paso es analizar la Localización de la empresa, para ello se realiza las siguientes preguntas: ❖ ¿Cuál es la localización geográfica de la empresa? ❖ ¿Porque elegí esta localización geográfica? ❖ ¿Es estratégica esta localización? ¿porque?
Por ejemplo: Empresa Vitivinícola: ❖ ¿Cuál es la localización geográfica de la empresa?
Estoy localizada en el distrito de Los Rosales por la zona de Santiago. ❖ ¿Por qué elegí esta localización de la empresa?
Porque contaba con un local en el lugar y por estar cerca a la Carretera Panamericana. ❖ ¿Es estratégica esta localización? ¿Por qué?
Si es estratégico, porque puedo recolectar el producto de la uva de todas las chacras aledañas del distrito de Santiago. Además por estar cerca a la Carretera Panamericana es accesible a los pequeños productores que me venden la mercadería. Otro aspecto a revisar es la distribución del área de trabajo es el ordenamiento físico de los elementos de la producción tomando en cuenta sus características y todos aquellos factores que inciden en su funcionamiento, entendiendo estos factores como el flujo de materiales, y todos los requerimientos de espacio. Este orden incluye, tanto el espacio necesario para el movimiento de materiales, de trabajadores, almacenamiento y todas las actividades o servicios que se realizan en la empresa. La distribución en planta tiene dos intereses: A. Interés Económico, aumentar la producción, reducir los costos, satisfacer al cliente mejorando el servicio y funcionamiento de la empresa. B. Interés social, dar seguridad al trabajador y satisfacer al cliente.
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Para una adecuada distribución se debe seguir algunos criterios como: 1.
Funcionalidad: Que las cosas queden donde se pueda trabajar efectivamente.
2.
Economía: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
3.
Flujo: permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.
4.
Comodidad: crea espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los materiales.
5.
Buena Iluminación y buena ventilación.
6.
Accesos libres: permite el tráfico sin tropiezos.
7.
Flexibilidad: permite tener en cuenta cambios futuros en la producción que demanden un nuevo ordenamiento de la planta.
8.
Seguridad: Considera normas de seguridad que eviten accidentes a las personas, al equipo, al material, infraestructura y al medio ambiente.
Un ejemplo del diagrama de distribución de la planta de una Empresa de Vinos y Piscos:
VENDIMIA
ESTRUJADO DE DESPALILLADO
LAVADO
RECEPCIÓN
DESCUBE
FERMENTACIÓN ALCOHOLICO
TRASIEGO
CLARIFICACIÓN
ENCUBADO DE MOSTO
FILTRACIÓN
ALMACENAMIENTO
ESTABILIZACIÓN
EMBOTELLADO
También es importante determinar las máquinas, equipos y herramientas con las que debemos contar para elaborar el producto o servicio del negocio. Es importante considerar los siguientes criterios: ! Para las maquinarias: Definir aquellas operaciones que se harán
manualmente y aquellas en las que se usarán máquinas, esto depende del nivel de tecnificación de la empresa. Por ejemplo: Si nuestra producción es artesanal requeriremos sólo de pequeñas pozas de maceración para la pisa de la uva. ! Definir las operaciones que se harán directamente y aquellas para las que se
contratará servicios de terceros. Por ejemplo: Si necesitamos estrujar una gran cantidad de kg de uva necesitaremos tipos de despalilladoras para cumplir con la producción requerida.
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! También se tiene en cuenta la cantidad de máquinas que se requerirá en
función a la producción. Por ejemplo si inicialmente vamos a tener una producción de 10 cajas de vinos diarias y mi capacidad de producción es de 25 cajas de vinos requeriremos un mayor número de pozas de maceración. ! Evaluar la capacidad operativa de las máquinas, ¿Cuánto pueden producir?,
para ello tomamos en cuenta las especificaciones técnicas de la máquina, así como los años de vida útil de la misma. Por ejemplo: la capacidad operativa de una máquina despalilladora de 5 años de uso será menor la capacidad operativa que una nueva. ! Para los Equipos y Materiales: para cada una de las actividades del proceso
productivo definimos los equipos y herramientas con las que debemos contar para una producción de buena calidad por ejemplo: para la elaboración de los vinos necesitamos jarras de medida, cuchillos, botellas, embudo, tina, malla o tela de tocuyo, etc. ! También es importante el número de personal involucrado y técnico en la
elaboración del vino, cada persona debe contar con su propio instrumental para no demorar en la producción.
2. PROCESO DE PRODUCCIÓN: Es importante tener en cuenta: EL PROCESO PRODUCTIVO Para elaborar un producto o brindar un servicio se requiere de una secuencia de transformación que se inicia con el ingreso de la materia prima y continua con un proceso de transformaciones para convertir la materia prima y los insumos requeridos en un producto final determinado. La secuencia de transformación depende del equipamiento, maquinaria, instalaciones y personal que se empleará. A esta secuencia de transformaciones se denomina tal y como se había visto en el plan de negocios proceso productivo. Asimismo, todo proceso productivo tiene que ser representado gráficamente, para lo cual se puede usar el Diagrama de Operaciones en Proceso - DOP. El diagrama de operaciones en proceso es una representación grafica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, identificándolos mediante símbolos; este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones en la elaboración de vinos, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.
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Los símbolos usados son cinco: SÍMBOLO
REPRESENTA Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento Inspección: Indica que se verifica la calidad o cantidad de algo Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
Ejemplo de DOP de Producción de Vino Tinto: Trituración
Cosecha
Presionar
Estabilización
Fermentación 1
Fermentación 2
Mezclas
Pruebas de Laboratorio
Conservantes
Filtración
Embotellado
Etiquetado
Producto Terminado
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3. CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN: En el plan de producción es importante saber cuánto podemos vender a los clientes y que necesitamos. Para ello analizaremos un ejemplo de producción de vinos. PASO UNO: Definir el periodo para el cual va a planear la producción. Con el fin de facilitar la ilustración de los pasos a seguir en la planeación de la Producción, se ha escogido una de las referencias de la producción de vinos. Ejemplo: Luisa va a planear la producción de los vinos para los meses de Enero, Febrero, Marzo. De acuerdo a las estimaciones de ventas realizadas el año pasado espera vender en el mes de Enero 484 botellas de vino, en febrero 484 botellas de vino, en marzo 968 botellas de vino. Luisa estima que al final de cada periodo va a tener en inventario 100 botellas de vino.
PASO DOS: Cálculo de la producción requerida. Con la ayuda del siguiente cuadro, Vinos Juanita calcula las unidades de vino a producir en los meses de enero febrero, marzo. Empresa: Juanita Producto: Vinos Periodos Producción requerida Número de unidades estimadas en ventas (+) Numero de unidades en Inventario al finalizar el periodo Total de unidades disponibles (-) Numero de unidades en inventario al iniciar producción. Total unidades a producir
Enero
Febrero
Marzo
524 50 574 90 484
484 50 534 50 484
968 50 968 50 968
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PASO TRES: Cálculo de las necesidades de la materia prima Con base en el consumo de materia prima de los meses anteriores, Se calculan las necesidades para la producción de vino durante el mes de Enero. Empresa Producto Periodo Materia prima requerida Lista de materia prima
Uva Azúcar Levadura Bisulfito de Na Bicarbonato de k Biopectinasa Detergente (paquete) Botellas(unidad) Etiquetas Corchos Capuchón Algodón(pqte)
Cantidad necesaria por producto
1.5 kg 3.00 0.03 0.01 0.01 0.01 0.08 0.30 0.15 0.15 0.22 2.25
Número de unidades Cantidad total de materia a producir prima requerida
484 484 484 484 484 484 484 484 484 484 484 484
500 75.00 87.50 30.00 225.00 30.00 5.00 524 524 524 524 6.25
El cálculo de materia prima para los meses de Enero, Febrero se efectúa de la misma manera que el de marzo. PASO CUATRO: Cálculo de las necesidades de insumos, mano de obra. Con base en la experiencia de periodos anteriores. Juanita considera que con los insumos y mano de obra puede cumplir con la producción estimada.
4. ORGANIZACIÓN DE LAS PERSONAS EN EL PROCESO PRODUCTIVO Y ASPECTOS LEGALES Es muy importante tener en cuenta al personal que labora en la empresa generalmente, en una micro o pequeña empresa un mismo operario realiza varias actividades, pero, éstas deben funcionar de forma independiente para trabajar ordenadamente y con eficiencia. ! La estructura organizacional indica los puestos de trabajo que tiene el
negocio y las personas encargadas de cada uno de ellos. ! El organigrama es una herramienta gráfica que permite visualizar las relaciones
de supervisión y dependencia que existen dentro del negocio, así como también las diferentes líneas de mando y autoridad en la empresa.
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! Áreas funcionales: Un área funcional es la agrupación de funciones y
responsabilidades que requieren para ser atendidas, de conocimientos y habilidades afines. En todo negocio, independientemente del tamaño que posea, existen cuatro funciones básicas que se deben realizar: la función de administrar (dirigir y coordinar), de producir, de vender y, por ultimo de costear (finanzas). Gerencia general
Gerente de administración
Gerente de ventas
Gerente de producción
Gerente de finanzas
En cuanto a los aspectos legales es importante contar con todos los documentos que exige la ley para la implementación de una empresa, asimismo revisar la fecha de expiración de los permisos y documentos a fin de no tener problemas con las autoridades. Esto lo pueden ver en el módulo de formalización de pequeñas unidades productivas. 5. PROVEEDORES: Es importante tener en cuenta los proveedores de materia prima con los cuales tenemos contacto para nuestro negocio. Por ello es importante incluir en el plan un análisis de los proveedores como el siguiente ejemplo: De la Bodega Vitivinícola: Nombre de la Proveedora
Dirección y teléfono
Chacra Don Tito
Av. JJ S/N Telef: 214655
Tienda Felipe
Mercado las Flores 215858
Comercial Dante
Av. Alegre 110
Producto
Cantidad
Periodicidad
Uva
50
Semanal
Insumos
11
Semanal
Materiales
10
Semanal