Manual de asociatividad y herramientas de gestion

1 Caritas Diocesana

FO N D O E M PLE O

Huancavelica

PROYECTO REPLICA: “Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavelica”

MANUAL DE ASOCIATIVIDADy

HERRAMIENTAS de GESTIÓN Segunda Edición

Cáritas Diocesana H uancavelica

EXCELENTISIMO MONSEÑOR ISIDRO BARRIO BARRIO OBISPO DE LA DIOCESIS DE HUANCAVELICA PRESIDENTE CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA Lic. Fanny Patricia Sepa Carlos Secretaria General de Caritas Diocesana Huancavelica Ing. Jorge centurión Cárdenas Coordinador Institucional Ing. Luis Felipe Córdova Meza Director del Proyecto Econ. César Enrique Chanamé Zapata Secretario Ejecutivo de Fondo Empleo Ing. Máximo Palacios Aymara Monitor Interno de Fondo Empleo Ing. Roque Pacheco Sánchez Monitor Externo Equipo Técnico: Niño Joel Valentín Bejarano Iván Huaynate Paucar Wilmer Porras Cachuan Orlando Canales Paco Samuel Lima Rosas Hugo Cajahuanca Camarena Efraín Sedaño Fernández Elaborado por: Ivan Huaynate Paucar Fotografías: Proyecto: "Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavelica” Tiraje: 500 Ejemplares Huancavelica, Junio de 2013

INDICE

PRESENTACIÓN

I. ASOCIATIVIDAD....................................................................................... 7 1. CONCEPTO Y FUNDAMENTOS DE LA ASOCIATIVIDAD............... 7 1.1 ¿QUE ES ORGANIZACIÓN ASOCIATIVA?............................... 7 2. ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES DE CONSTITUIR FORMALMENTE LA ORGANIZACIÓN ............................................8 2.1 ¿Viablidad de la organización en términos legales ? ................. 8 2.2 ¿Viabilidad de la organización económicamente?..................... 9 3. ALTERNATIVAS LEGALES PARA LA ORGANIZACIÓN................... 10 3.1 ¿Qué tipos de organizaciones considera la ley?.........................10 3.2 ¿Qué ventajes y desventajas los tipos de organización............. 10

II. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ............................................................. 15 1. Planificación........................................................................................15 1.1 Plan de Desarrollo de la Organización........................................15 1.2 Plan Operativo Anual................................................................... 15 1.3 Planes de Negocio de la Organización y de los Productores Socios..................................................................... 16 2. Organización...................................................................................... 16 2.1

Organigrama.............................................................................. 16

2.2 Esatuto......................................................................................... 16 2.3 Manual deOrganización y Funciones (MOF)...............................17 3.

III.

Dirección .........................................................................................17

CONTABILIDAD 1. ¿Qué es la Contabilidad?...................................................................18 2. ¿Para qué sirve la Contabilidad?.......................................................18 3. ¿Qué se trabaja en la Contabilidad?..................................................19 4. ¿Qué Contabilizamos?.......................................................................20 5. Archivo

...........................................................................................23

6. Libro de Caja......................................................................................26 7. Informe Económico.............................................................................29

PRESENTACION Queridos hermanos: Los tiempos actuales son tiempos de búsqueda de respuesta a retos planteados desde muchos años atrás a la sociedad y a la Iglesia Peruana El reto de superar la pobreza ha sido nuestra preocupación central y las acciones emprendidas estuvieron marcadas por nuestros elementos que limitan nuestro ejercicio social, como son las restricciones financieras y de recursos de las fuentes donantes tradicionales.

Todo ello nos ha llevado a ser más creativos y audaces. Hemos apostado a un desarrollo integral de calidad con dignidad, el cual nos sigue planteando muchas exigencias por mostrar resultados concretos y de crecimiento sostenido.

Es importante reconocer y sentirnos agradecidos con las agencias cooperantes y entidades nacionales e internacionales, que han posibilitado un trabajo conjunto, acentuando la dimensión de la cooperación fraterna.

No podemos dejar de agradecer a los hermanos beneficiarios, quienes nos han abierto sus corazones brindando su tiempo y esfuerzo para ejecutar los diferentes proyectos mejorando así sus propias condiciones de vida como las de la comunidad.

Con humildad podemos decir que se han cumplido gran parte de nuestras metas. Todavía queda mucho por hacer y esperamos voluntades concretas para que nuestra opción por los pobres sea coherente con el plan de Dios.

EXCELENTÍSIMO MONSEÑOR ISIDRO BARRIO BARRIO. Obispo de Huancavelica y Presidente de Cáritas Diocesana Huancavelica.

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

I.-ASOCIATIVIDAD 1. CONCEPTO Y FUNDAMENTOS DE LA ASOCIATIVIDAD 1.1 ¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN ASOCIATIVA? Es el conjunto de personas que han decidido unir sus esfuerzos para al­ canzar objetivos comunes para ello realizan tareas, se comunican entre sí participan en la marcha de la organización.

Compartiendo las actividades, los resultados y los riesgos.

Para lograr economía de escala, reducir costos, incorporar valor a las co­ sechas, comprar y vender con menor intermediación es el camino más re­ alista cuando los gobiernos no están en condiciones de otorgar subsidios.

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'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavelica '

2. ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES DE CONSTITUIR FORMALMENTE LA ORGANIZACION. Antes de explorar las opciones que la ley les ofrece para organizarse, es nece­ sario considerar un conjunto de aspectos que permiten analizar la viabilidad de la futura organización.

Este análisis deberá realizarse en tres dimensiones: La viabilidad legal La viabilidad económica La viabilidad financiera

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2.1 ¿Viabilidad de la organización en términos legales?

Para definir la viabilidad legal de una organización deberá analizarse sus objetivos y verificar que sus actividades se desarrollen dentro del marco legal que el Estado ha diseñado.

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

El marco legal que una organización debe cumplir incluye obligaciones de carácter tributario, laboral, sanitario, municipal, industrial, de medio am­ biente, etc.

El marco legal que una organización debe cumplir incluye obligaciones de carácter tributario, laboral, sanitario, municipal, industrial, de medio am­ biente, etc.

2.2 ¿Viabilidad de la organización económicamente?

El análisis de viabilidad económica consiste en saber si los beneficios que generará el trabajar de manera organizada, serán suficientes para pagar los costos que requiere una organización y además mejorar los ingresos de sus miembros.

Para entenderlo mejor, echemos un vistazo a los beneficios o ventajas que ofrece trabajar de manera organizada a los productores: Seguridad jurídica: al estar inscrita en los Registros Públicos, la organiza­ ción tiene derecho a un nombre y a un número de registro que la identifi­ quen ante la sociedad, brindando así a sus usuarios o clientes respaldo y seguridad.

Acceso al crédito: al llevar una contabilidad con documentos formales, la organización cuenta con respaldo suficiente para solicitudes de crédito ante bancos o financieras.

Acceso a mercados formales: tener un registro formal permite a la organi­ zación entrar en relaciones comerciales con empresas privadas y entidadespúblicas, a través de licitaciones y concursos públicos.

Acceso a fuentes de cooperación: tener un registro formal permite a la organización formular y gestionar proyectos de fomento del desarrollo con la Cooperación Internacional.

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'Mejoramiento cíe a Capacidad Product/*a-'-ome"ijal de Productores as) cíe CutPvos Andinos en la P'ovmcia de HuancaveUcs'

¿Viabilidad de la organización en términos financieros?

Una vez definida la viabilidad legal y económica de la organización formal se deberá hacer un análisis sobre el capital necesario para constituir la persona jurídico y para que pueda operar en el mercado.

3. ALTERNATIVAS LEGALES PARA LA ORGANIZACIÓN. 3.1. ¿Qué tipos de organizaciones considera la ley?

3.1.1

Organizaciones sin fines de Lucro • Asociaciones • Fundaciones • Ong's • Comités • Organizaciones Sociales de Base (Club De Madres, Comités de Vaso de Leche, Comedores Populares, Centros Familiares, Centro Materno Infantil, Etc).

• Organizaciones Religiosas.

• Partidos Políticos.

•Asociaciones Mutualistas.

• Sindicatos.

• Instituciones Educativas Particulares.

• Centros Culturales.

• Cooperativas.

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MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

3.1.2 Organizaciones con fines de lucro 3.1.2.1 Empresas individuales • Empresa Unipersonal.

• Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

3.2.2.2 Empresas societarias • Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada S.C.R.L • Sociedad Anónima S.A • Sociedad Anónima Cerrada S.A.C • Sociedad Anónima Abierta S.A.A

3.2. ¿Qué ventajas y desventajas tienen los tipos de organi­ zación?

Para analizar las ventajas y desventajas de cada una de Estas alternativas legales, hemos elaborado un conjunto de cuadros que te permitirán una mejor y más rápida comparación de las posibilidades que ofrecen a la futura organización de productores.

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'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavehca'

¿PERMITIRA A LOS PRODUCTORES ACCEDER A SERVICIOS DE ASESORIA

ALTERNATIVA

TECNICA DE CALIDAD PARA PLANIFI­

JURIDICA

CAR Y EJECUTAR MEJOR LA CAMPA­ ÑA Y COMERCIALIZAR EN MEJORES CONDICIONES? No es objetivo de la sociedad anónima que

Sociedad Anónima

sus accionistas, perciban servicios, sino uti­ lidades por su capital invertido.

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prestar servicios para sus miembros.

La organización puede tener como finalidad prestar servicios para sus miembros.

¿ P E R M IT IR A A LOS P R O D U C ­ T O R E S A C C E D E R A FU EN TES DE F IN A N C IA M IE N T O 0 A P O Y O

ALTERNATIVA JURIDICA

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Sociedad Anónima

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C ua lqu ie r apoyo financiero que consigna tiene que pagar el 30 % de im puesto a la renta.

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

Asociaciones civil sin fines de lucro

C ua lq uie r apoyo financiero que consigna no está gravado con im puestos.

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Cooperativa

consigna no está gravado con im puestos.

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ALTERNATIVA JURIDICA

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Sociedad Anónima

socios pero cada incorporación requiere m uchos procedim ien­ tos legales costosos que tom an m ucho tiem po

Asociaciones civil sin fines de lucro

Perm ite en form a fácil, rápida y barata la incorporación de nue­ vos asociados.

Perm ite en form a fácil, rápida y

Cooperativa

barata la incorporación de nue­ vos asociados

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■Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comerc/al de Productores(as) da Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavelica'

ALTERNATIVA JURIDICA

¿Perm itiría a los productores to­ m ar decisiones de m anera dem o­ crática dentro de su organización?

La tom a de decisiones se da en

Sociedad

función al capital aportado. Los

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socios m ayoritarios m anejan la em presa.

Asociaciones civil Cada asociado tiene derecho a un sin fines de lucro Cooperativa

ALTERNATIVA JURIDICA

voto.

Cada asociado tiene derecho a un voto.

¿Perm itiría a los productores to­ m ar decisiones de m anera dem o­ crática dentro de su organización?

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Cada asociado tiene derecho a un voto.

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

II.- HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Para gestionar con efectividad una organización económica, es indispensable identificar claramente los 3 principales procesos que supone la gestión, así como las herramientas que podemos usar en cada uno de ellos. Veamos cuáles son:

1.- Planificación.Este proceso consiste en definir las metas u objetivos que quieren alcan­ zarse en un determinado período de tiempo, las actividades que debe­ rán realizarse para lograrlo, así como las responsabilidades y recursos necesarios. Para realizarlo con éxito, una organización cuenta con las siguientes herramientas de planificación:

1.1.- Plan de Desarrollo de la Organización: Entendido como el Instrumento de planificación para el mediano y el largo plazo.

1.2.- Plan Operativo Anual: Entendido como el instrumento de Planificación para el corto plazo.

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Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(asi de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavelica'

1.3.- Planes de Negocio de la Organización y de los Produc­ tores Socios: Referidos a los cultivos o crianzas que producen los socios en una campa­ ña o un año.

2.- Organización.Este proceso consiste en disponer, una vez definido hacia dónde se quiere llegar, de los recursos humanos, financieros, tecnológicos, a fin de lograr las metas u objetivos que quieren alcanzarse. Para lograr una buena orga­ nización se cuenta con las siguientes herramientas:

2.1.- Organigrama: Que es un dibujo o esquema que muestra gráficamente la estructura de la organización, señalando los niveles, las instancias, las áreas y las relacio­ nes de autoridad existentes.

2.2.- Estatuto: Entendido como la norma básica y fundamental que establece las posibi-

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

lidades de acción de los socios y trabajadores dentro de la organización.

2.3.- Manual de Organización y Funciones (MOF): Entendido como una norma específica que detalla los roles y las funciones definidas de manera general en el Estatuto.

3.- Dirección.Este proceso consiste en conducir la ejecución de las acciones coordinan­ do las diversas áreas y/o recursos de la organización, promoviendo el com­ promiso y la motivación del personal involucrado. Para una buena labor de dirección se cuenta con las siguientes herramientas:

- Plan Operativo Anual.

- Manual de Organización y Funciones (MOF)..

- Registros Contables, de Compras, de Ventas, etc.

- Inventarios, que nos muestran la existencia de productos,insumos o equipos en el almacén.

- Padrones o listas de asociados, proveedores y clientes.

- Registros Contables, de Compras, de Ventas, etc., para contarcon datos que permitan hacer un balance económico.

- Liquidaciones de Compra y de Venta, entregadas a los productores socios, para analizar el manejo del negocio agrícola del productor.

- Inventarios, en tanto servirán para hacer el balance económico.

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CONTABILIDAD 1. ¿Qué es la Contabilidad?

Es llevar todos los días con exactitud las cuentas de la organi­ zación

2. ¿Para Qué Sirve La Contabilidad?

Tener escritos y no olvidar todos los ingresos y gastos. Así llevar de manera ordenada nuestras cuentas evitando que nos enga­ ñen.

Para el control: Tener escritos y no olvidar todos los ingresos y gastos. Así llevar de manera ordenada nuestras cuentas evitando que nos enga­ ñen.

Para la Información: Sabremos e informaremos cuánta plata ingresa (entrada ) y cuánta plata egresa (salida) de la organización y en qué hemos gastado.

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MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

3. ¿Qué se trabaja en la contabilidad?

• Libro de caja, donde se registra los ingresos y egresos de la Comunidad.

• Libro de inventarios y balances, documento que recoge la codificación y patrimonio de la comunidad.

• Libro Mayor, y • Libro Diario.

Una organización sólo está obligada a llevar el Libro de Caja, y el Libro de Inventarios, y es rellenado por el tesorero.

Para que nuestros Libro de Caja .inventarios y balances, tenga valor debe estar legalizado por el Juez o notario todas sus pági­ nas, deben estar numeradas y selladas.

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'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercta! de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavehca'

4. ÂżQuĂŠ Contabilizamos?

4.1. Ingresos (Entradas) Se registra, todo el dinero que recibe la comunidad, que ingresa en la Caja: En el caso de:

Ventas Animales, pastos, etc

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Ventas lana.

Hijos residentes , entidades beneficios

Retiros de Banco

Coutos y Multas

Efectivo de los bancos

Ordinarias y Extraordinarias

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

Prestamos que recibe la comunidad

Pagos que recibe la comu­ nidad por deudas

No debe ser mayor de su capital

Actividades Prestación de servicios de maquinarias, equipos, etc.

Por cada ingreso que recibe la comunidad, debe te­ ner un documento como puede ser recibo, o si tiene factura o boleta de venta deberá expedirla.

MODELO DE RECIBO DE INGRESO N”..............

Por S/ RECIBO DE INGRESO La comunidad d e ....................

Sr................................................... la suma d e .................................

Por concepto de ...................... ..................del 20.......

Tesorero

V°B” Presidente

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'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(es) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavehca'

Para cada gasto que hace la Comunidad, debe tener comprobante de pago como: recibo de egreso, factu­ ra o boleta de venta (en caso de compra)

MODELO DE RECIBO DE EGRESO (Gastos - Salidas)

Por S/ „

N°.

RECIBO DE EGRESO Nom bre_____________________________________________________ ha recibido de la comunidad de______________

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nuevos soles

Por concepto d e _____________________________ _

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Tesorero

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MODELO DE BOLETA DE VENTA

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MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTION

MODELO DE FACTURA

(Reclamar este documento cada vez qu la Comunidad hace compra) En el caso de que la Comunidad tenga RUC (Registro Único del Contribuyente) solicitar factura.

5. ARCHIVO: Es el documento en el que guardamos los recibos, boletas de venta, facturas y otros, en orden por los ingresos y egresos del año.

¿Por qué guardamos los documentos y los cui­ damos Nos permite ordenar nuestro informe económico y rendir cuentas clara y oportunamente.

• Rápidamente conocemos los ingresos , gastos .deudas, sal­ dos (cuánto queda en caja y bancos).

• Para que no se pierdan los documentos, recibos y facturas.

'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancaveltca"

¿Cuántos archivos o fólderes debemos tener?

Dos principalmente a.- Archivo de Ingresos

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b.- Archivo de Egresos

INGRESOS

EGRESOS

(Entradas)

(salidas o Gastos)

Comunidad Campesina de Huarisamoa

Comunidad campesina de lüaricam&a

MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

¿Cómo archivamos?

Se ordenan los documentos por fecha, meses y por comités es­ pecializados, si la caja central comunal administra todos los fon­ dos primero se archivan los recibos más antiguos y en la parte inicial debe estar el último recibo que hemos recibido.

¿Quién es responsable del archivo?

El tesorero o la tesorera Cuando se renueva la Junta Directiva, debe entregar los libros y archivos al nuevo tesorero y lo tesorera, mediante un acta de transferencia de responsabilidades.

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Mejoramiento de la Capacidad Producttva-comercia! de Productones(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavehca'

6. LIBRO DE CAJA En este libro anotamos todo el dinero que ingresa (entrada) y egreso ( salida ) de la comunidad.

¿Cómo llenamos el libro?

En el lado izquierdo, donde dice DEBE anotamos todos los reci­ bos de ingresos o entradas.

En el lado derecho, donde ingresos o entradas de dice HABER, apuntamos todos los recibos de egresos, boletas de ventas y facturas, declaraciones juradas y otros gastos son los egresos, salidas o gastos de la Comunidad.

Para que nuestro Libro de caja tenga validéz es necesario que este LEGALIZADO Y FOLIADO (enumerado sus páginas) por el juez o notario.

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¿Cómo llenamos el DEBE ?

0 sea los ingresos o entradas de la Comunidad.

Ejemplo: (par el mes de enero del 2003) • Anotamos en orden, por fecha, todos los recibos que tene­ mos en el archivo de ingresos.

• Las cantidades las escribimos número por número en cada casillero.

• Sumamos todos los ingresos

¿Cómo llenamos el HABER? O sea, los egresos, salidas o gastos de la Comunidad.

Ejemplo, (par el mes de enero del 2003) • Anotamos por fecha cada recibo de egresos, boletas de ventas o factura que tenemos en el archivo de egresos.

• Las cantidades las escribimos número por número en cada casi­ llero.

• Sumamos todos los egresos.

• Cerramos la página con una raya para que nadie pueda aumentar o corregir nada.

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'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancavehca'

No borronear, ni tarjar las operaciones porque no se entiende y puede parecer que hemos cambiado datos.

No arrancar, ni dejar hojas en blanco porque los nú­ meros ya no están seguidos y también parece que se ha hecho trampa.

Al escribir, no debemos dejar ninguna línea en blan­ co, porque otros pueden escribir allí y poner otros datos o cambiar las cantidades.

Ahora que sabemos cuanto ingresó de dinero a la Caja Comunal y cuanto a salido.

Cómo sabemos cuanto queda de SALDO, es decir, cuánto queda en manos del tesorero.

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MANUAL DE ASOCIATIVIDAD Y HERRAMIENTAS DE GESTION

Y si en algún caso la Comunidad tiene dinero en los bancos, en­ tonces, queremos saber cuánto se tiene en total, sumamos así: Nota: Si en los bancos estuviera en dolares, hacer una conver­ sión en soles al tipo de cambio actual, para trabajar en soles.

Saldo de Caja: Caja Municipal: Banco Crédito: Banco de crédito

35,642.00 48,325.00 82,038.00 166,005.00

7. INFORME ECONÓMICO: El informe económico es un documento que redactan los direc­ tivos con el cual se informa en asamblea la gestión económica.

El informe es un resumen de todas las operaciones registradas en el Libro de Caja. Ver ejemplo del libro de caja del mes de enero que hemos elaborado.

Algunos datos: Las Boletas de Venta, Facturas, Recibos Egresos y Recibos de Ingresos, son los documentos para la contabilidad de nuestro Libro de Caja.

'Mejoramiento de la Capacidad Productiva-comercial de Productores(as) de Cultivos Andinos en la Provincia de Huancaveüca'

Sirven: Para poder demostrar las operaciones económicas realizadas (son elementos de prueba o respaldo en cualquier momento).

Sirven como documento fuente de información para el Registro Contable.

• Siempre debemos tener la contabilidad al día para poder rendir cuentas a la Comunidad cada vez que sea necesario.

• El Tesorero debe asistir a cursos para capacitarse.

• Los gastos grandes deben ser discutidos y aprobados en asam­ blea. Si hacemos gastos menores en la que no nos pueden dar comprobantes de pago como por ejemplo en restaurantes co­ lectivos, llamadas desde teléfonos públicos, etc. hacemos un recibo de la Comunidad por dichos gastos.

Sólo estos documentos respaldarán al tesorero y al presidente a demostrar que durante su gestión eco­ nómica se llevaron bien las cuentas. ¡ La Comunidad les agradecerá por su buena admi­ nistración y uso de sus patrimonios!

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