Manual de administración y gestión

SISTEMA DE AGUA POTABLE Manual de Administraciรณn y Gestiรณ

Proyecto: Fortalecimiento de la Seguridad Alimentaria en localidades de Extrem a pobreza en la provincia de Huancavelica CF-009-2008-FIP

C a rita s D io ce sa n a H u a n c a v e lica

F o n d o Italo P e ru a n o

M u n ic ip a lid a d D is trita l d e H u a n c a v e lic a

ifilM L I I A D M iN I S M I VGESTIÓN

F IP

Càritas Diocesana Huancavelica

'Y

*

F o n d o Ita lo P eru a n o

2009 CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo financiero brindado por el Fondo Italo Peruano; bajo la revisión técnica de la D IRESA HVCA-DESA.

MANUAL DE CAPACITACIÓN: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

PRO Y EC TO : “FO R T A L E C IM IE N T O D E LA SEG U R ID A D A LIM EN TA RIA E N LOCALIDADES DE EXTREM A PO B R EZA E N LA PR O V IN C IA D E H U AN CA V ELICA

Secretaria General

Lic. Fanny Serpa Carlos.

Coordinador Técnico del Proyecto

Lic. Juan J. Porras G uillerm o.

El presente m anual ha sido elaborado por el equipo técnico del Proyecto.

Caritas Diocesana Huancavclica. Area Salud y N utrición - 2009

QàaA À A ^ x L

c

Jr. Cu*c*tr 41« - HUMC470T*. 21*M0

pra/lcacurisüichrjhotmalLcom

SIS ยกTEMA O E AG UA PO TABL E M A N U A i. P E ADM IN ISTRAC Iร N Y JE S 'n r *

Indice P re se n ta ciรณ n

S

Tareas que te n e m o s que te n e r en cu en ta para el so ste n im ie n to

7

de n u e stro sistem a.

Em pezand o ad m in istrar n u estro s fond os A p rend ien d o a guardar o archivar b ien los d o cu m e n to s

8 16

AN EXOS A n e x o A : P adrรณn de U su arios y c o n tro l de recau d ar

20

A n e x o B : L ib ro de C aja

21

A n e x o C : A lm ace n am ien to

22

SIS TE M A DE A G U A P O V B l E M A N U A i OE ADMIPI >TRACIÓN V GES"*1ÓN

Presentación

E

ste m anual es el resu ltad o de la re co p ila ció n de in fo rm ació n publicad a en o tro s m anuales y de la e x p e rie n c ia adquirida en H uancavelica p o r el equ ip o del A rea

D io c e s a n a

H u a n c a v e lic a

“F O R T A L E C IM IE N T O

DE

con LA

L O C A L ID A D E S D E E X T R E M A

m o tiv o

Salud y N u trició n de C aritas de

e je c u t a r

S E G U R ID A D

el

P ro y e c to

A L IM E N T A R IA

EN

P O B R E Z A EN LA P R O V IN C IA D E

H U A N C A V E L IC A ” financiad o p o r el Fondo Italo P eruano.

E l o b je tiv o de este d o cu m e n to es sistem atizar in fo rm a ció n a cerca de la ad m in istració n y g estió n de los sistem as de ab aste cim ien to de agua sin tra ta m ie n to para com u n id ad es ru ra les. D e este m od o busca b rin d ar facilidades a lo s m ie m b ro s de los serv icio s de Agua P otab le, o p erad o res, té cn ic o s y p ro m o to re s de salud que han sido p rev iam en te capacitad os.

La im p o rta n cia de m a n te n e r los fond os para el s o ste n im ie n to del Agua P otable n ace a razón del d e sc o n o cim ie n to de ad m in istrar y g estio n ar ad ecu ad am en te los re cu rso s de la Ju n ta .

E sp eran d o que este m anual co n trib u y a en la G e stió n y ad m inistració n adecuada de los Sistem as de A gua P otable p o r gravedad sin tra ta m ie n to de las p o b lacio n es ru ra les, y co n e llo m e jo ra r la calidad de vida de la p o b lación .

05

,31 S T E m OF A G U A P O . \ B l £ M A N U A L DE A D M IN IS TR A B A N v OEó'TIÓN

Tareas que tenemos que tener en Cuenta oara el Sostenimiento de Nuestro Sistema OPERAR Y MANTENER EL SISTEMA: Se entiende por operación y m antenim iento del sistema a las actividades que realizamos con la finalidad de conservar en buen estado y funcionando nuestro sistema. Esto debe realizarse cada m es, moviendo las válvulas y limpiando las estructuras; se debe recordar que la desinfección de las estructuras es cada 6 m eses (2 veces al a ñ o ). y

/

t/Z Canal de scu rrim íento

Es

necesario

s is te m a personas

reparar

cuand o o

el la s

anim ales

lo

dañen y cuando presenten fallas

por

tra b a jo s

el son

uso.

Estos

co n o cid o s

com o tem porales.

07

SISTEMA PF AoüA POTABLE NUAl DF ADMI4U r P AU áN ' GESTIÓN

EMPEZANDO A ADMINISTRAR NUESTROS FONDOS Para iniciar a administrar nuestros fondos necesitam os realizar un plan de trabajo, el cual facilitara la operación y el

m a n t e n im i e n t o

sistem a,

además

d el

ayuda

a

tener listo los m ateriales, las herram ientas

y accesorios

para operar y m antener el sistema.

ESTAS TAREAS PRO D U CEN GASTOS FIJO S Y GASTOS TEMPORALES

¿QUÉ SON GASTOS FIJOS?

Son aquellos gastos generados por la operación, m antenim iento y administración

Ejem plo: Para la revisión y limpieza se necesita 3 días cada m es, y la realiza un m ie m b r o

de

la

ad m in istrad o ra u tiliz a

lo s

necesarios escoba).

08

ju n ta

el

cual

m a t e r ia le s (pico,

lampa,

S IS TE M A DE AfiU \ P f '-'A B l E M AN UAL DE VOM IN IVR ACIM N • G E J ' ^ N

h acer

la

d e s in f e c c ió n

P ara

se

necesita 3 días dos veces al

año,

r e a l i z a m ie m b ro u

n

lo un

de t

la a

administradora el cual

n e c e s it a r a

lejía y cloro.

Asimismo la administración necesitara contar con materiales com o:

- 3 cuadernos de control.

- C ontrol de m ateriales - Inventario - Libro de caja

y

YA CONOCEMOS QUE SON GASTOS FIJO S ANOTÉMOSLO E N U N PAPEL

09

<5ISTEMADEAi»UAPOTABLE MANO«LOE/‘DMIN.>tRa IÚN•'GESTIÓN

GASTOS FIJOS TAREA

TIEMPO

Revisión Limpie/a Mover válvula Desinfección

3 dias x 12 meses 36 dias al año

PERSONA

MATERIAL COSTO MATERIAL Juma Pico administradora Lampa

3 dias x 2 veces año Junta 1 Iejia o 6 dias al año administradora cloro

DE COSTO JORNAL S/. 5 x 36 dias/año SI. 1SO anuales

1 Iejia - S '. 1.50

S/. 5 x 6 dias/año S/. 30 anuales

TOTAL SI.

180.0

SI.

31.5

En esto ejem plo, los gastos fijos son en total: S /. 211.50

¿CÓMO REUNIMOS FONDOS PARA PAGAR LOS GASTOS FIJOS?

Los podemos reunir de la siguiente manera.

Utilizando el ejem plo anterior, necesitam os S / . 2 1 1 .5 0 nuevos soles al año para poder pagar los gastos fijos y som os 4 0 familias los usuarios del servicio.

Entonces.

S/.

2 1 1 .5 0

Dividimos los gastos fijos

=

S/.

5 .2 9

40 entre el N° de usuarios *

Luego nos reunim os en Asamblea

para

sobre

presupuesto

el

inform ar y

aprobarlo.

10

Cada familia pagara al año

S IS TE M A DE A G U A P O TAP LF M AN U AL Ü£ ADM IN ISTRACIÓN y G ES TIO N

¿QUÉ SON LOS GASTOS TEMPORALES?

Son los gastos que sirven para reponer herram ientas, tuberías, accesorios y m ateriales; también para hacer reparaciones cuando se presenten.

Así mismo nos servirán para hacer m ejoras al sistem a, com o ampliaciones o instalaciones de piletas publicas.

YA CONOCEMOS QUE SON GASTOS TEMPORALES ANOTÉMOSLO £ N UN PAPEL

\_____________________________

11

Sfc TEMA PE A vjüA p o t a b l e Ma NUAJ DE ADMINISTRA IÔN ; GESTIÓN

GASTOS TEMPORALES I \RK \ ÍILMPO Cambio de I dia tubería de ln Red de Distribución

_

Pl RSON v Fontanero o Casillero

_

MAIl.RIAL COSTO Dh MATERIAL I pico 1 lampa 1 sierra de arco 1 lubería 1" S . 11 x 1 tubería 2 uniones 1" S». 3 x 2 uniones ~ S/. 6 pegamento S . 3 x 1 pegamentos - S 3

COSIO JORNAL S'. 5 x 36 din* jfto S \ ISO anuales

TOTAL S/. 180.0

l n este ejem plo, los gastos tem porales son en total S /. 180 .00 corresp ond iendo el ap o rte a cada familia d e S / . 3.18 ¿CÓMO REUNIMOS FONDOS PARA LOS GASTOSTEMPORALES?

Estos fondos pueden salir de:

L.os usuarios que usan el agua para hacer trabajos especiales (A rtesanía, Fábrica de Chupetes, Adobes, e tc .) deberán pagar una cuota mas.

12

bl^TEM* DE AGUA PC iABLE MANUAL DE ADMINISTRACION Y GESTIÓN

O tra form a de reunir fondos es por el cobro de multas a quienes no cumplen con sus deberes, ni cuidan el servicio.

Si el uso d e l a g u a es com u n al, com o p o r ejem p lo p a r a la es cu ela o la p o s ta m éd ica , su

RECUERDE:

costo se r e p a r t e en tre to d a s ¡ a s fa m ilia s .

¿CÓMO CUIDAMOS LOS FONDOS?

El tesorero es la persona quien se encarga de cuidar los fondos. Para lo cual hace una lista de los usuarios anotando su nom bre y si tiene una conexión domiciliaria o no.También cobra a los usuarios por los gastos fijos o tem porales.

SIS ¡ EM * D E A G U A P O TA B LE MANUAL Ofc ADM IN ISIRAC IÓN Y G E >TlóN

F-l tesorero también da recibos a los usuarios por el Fago hecho.

Ejem plo: Se ha decidido en asamblea que los usuarios deberán pagar 5 cuotas de S/. 1 .8 0 cada dos meses para cubrir los gastos fijos. Fl tesorero entrega el siguiente recibo (K- ingresos al usuario y se guarda una copia para la junta administradora.

R l - C I B O D I. I N G R I S O S

U ccílii tic

O

l,.< MI 111.1 «If

<2 )

l*or i'uiu f ili o ilc

" ‘ ' ’ “ *~ S / ----------- ( 2 ) __________

1. N om bre de la persona o usuario que nos entrega el dinero.

2. C a n t id a d

OI

d e d in e r o

que

recibim os en letras y núm eros.

3. La razón porque recibim os el

Sin t.i C'ru*/. tic lia ..

dinero.

-----

. . . . H )---------------KICIHI lO V IO RM t 11 NOR(IU)

_('•) ----\ 1> I*K IM l)lM c

4 . Firm a

y

sello del

te so re ro

aceptando el ingreso del dinero.

5. Fecha.

6. Vo B°presidente.

Si eltesorero

tiene que pagar jornales o hacer gastos pequeños y la persona a

quien se pagan no tiene factura, se hace un recibo de egresos.

Por Ejemplo: Si se tiene que pagar un jornal de S / . 1 5 por la revisión y limpieza del sistema, se entrega un recibo de egresos ' se guarda la copia.

N---------S/___ (2). -----......

RfctIBO DF FGRFSOS 1.

Nombre

de

la

comunidad que paga 2.

Cantidad que se paga

Recibí<k_ l-iMimaJe Porconceptode

en núm eros y letras 3.

Razón porque se paga

4.

Fecha

5.

_

___

(4) R1CIB1LOMORM1 Nombre

(*f*rM ) DlMtPR

Firma y datos de la persona que recibe el dinero.

6.

(|) (2)

V" B'Tcsorero.

14

II M*_________________

S IS TE M A O E A G U A P O TA B LE M AN UAL DE ADM IN ISTR AC IÓ N i G ES TIO N

Recordar que estos documentos son de manejo exclusivo del tesorero.

Cuando se hacen com pras grandes en tiendas, por ejem plo tuberías, accesorios o m ateriales debem os reclam ar que nos entreguen una boleta de venta o factura.

RA ZÓ N SO C IA l DE LA EM PRESA PROVEEDORA

BOLETA DE VENTA RU C. 14838201 N ° 001 -4 5 0

S c ñ o r(a) CA.NT.

RV.

DETA LLE

P. TO TA L

Se debe recordar que en el m om ento que hay una entrada o salida de dinero, se tiene que anotar en un libro de caja o cuaderno.

1.

Fecha.

2.

N um ero de factura o recibo.

3.

D etalle: escribir la razón del pago.

4.

Ingreso: Entrada

5.

Egreso: Salida

6.

Saldo: Es lo que queda de restar la entrada de la salida.

1 I B R O D I C A JA M ES D I PECH A

N" DOC

D ET A LLE

O

(2 )

0 )

IN G .

S / .( 4 )

15

EGR. S/ . (S )

SA LD O S / .( 6 )

b lf T E M / DE A G l'A P O TA B LE M A N U A L DE ADM INISTRA* IÔN V G E S TIO N

A P R E N D IE N D O DOCUMENTOS

A

GUARDAR

O A R C H IV A R

B IEN

LOS

Es im portante guardar los docum entos de ingreso y egreso para dar cuenta a la comunidad de cóm o se esta usando el dinero. iPI S e p a ra r

los

r e c ib o

in g r e s o

y

eg reso s

co lo carlo s

en

un

!UlÍC>M<Í*JK

de

**uco¡

y

lugar

adecuado y por separado.

~’KI0O01

>9 Wt> » S.0Q

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jatíga:*U0w mü,,jr®-

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Rim ov/;o.'j* "i7??)

Wl »<1¡f

jjÄWrg«» H* «ccr¿

O rdenar por fechas los recibos de ingresos y egresos.

Finalm ente el tesorero (a) dará un inform e económ ico para que los usuarios conozcan com o han sido utilizados sus aportes para el sistema de abastecim iento.

S IS TE M A DE A G L \ P O TA B LE M \ N L A l PF ADM IN ISTR AC IÓ N Y Q E F T fO N

b

inlorm e económ ico que presente el tesorero debe contar con los datos

ni ;esarios com o se observa en el m odelo siguiente:

IN FO RM E ECONÓM ICO

C O M U N ID A D (1) M IS (2) FECHA 0)

DCTO.

DETALLE (5)

(«)

TOTAL S/.

INGRESO

EGRESOS

(6)

(7)

OBSERV. (9)

(8)

(9) RESU M EN : T O T A L IN G R E SO S

S/.

TO TA L EG RESO S

S/ .

SA L D O

S/.

-----------('0)--------------

--------------(II)-----------

A PR O BA D O PRESID ENTE

HECHO PO R TESO R ER O

1

N om bre de la comunidad .

2

Mes que se inform a.

3

Fecha del docum ento.

4 S.

D ocum ento: sea de ingreso o egreso.

6

,

7.

8

.

D etalle: concepto del ingreso o egreso.

M onto del ingreso.

Rubro de los egresos o gastos.

Totales de ingresos y egresos.

9.

Resum en.

1(

Aprobado Presidente: ñrm a y sello.

1

Elaborado por el tesorero: firma y sello.

i:

Observaciones.

17

S IS TE M A DE A G U A P0 1 AP LE M A N l'A L OS A DM IN ISTRA C IÓN Y G ES TIO N

Reuniendo, cu id an do y usando bien nuestros fondos p odrem os ten er agua segura siem pre y así vivirem os m ejor.

^ /i\

Ya vez que fácil es cu id ar nuestros fondos para el m antenim iento del agua.

18

S IS TE M A D E A G U A P O TA B LE M A N U A L D E AO K !N t<íT R A C IÓN Y «C A T IÓ N

Anexos ANEXO A Padrón de usuarios y control de recaudar

ANEXO B Libro de caja

ANEXO C A lm acenam iento

19

m

nd

-O

Ö

O

h

cô

2 0

3.5 0

0008

TOTAL

5.0 0

Tomás Alarcón

<D

Carlos Chucjuisengo

£

0007

z

3.5 0

H Z

Jorge Campos

22,00

10.00

u <

0006

Ë

3.5 0

<3 Q ?2û£ o a§ o <

Luis Panduro

O

0005

cd 5.0 3.5 3.5

5.0 3.5 3.5

3.5

3.5 3.5

3.5 3.5

3.5

3.5

5,0 i. 5

5.5

31,0 31,0 22,5 22,5

3.5 3.5

3.5 3.5

5.0 5,0

3.5

5.0

3.5

-

5.00

0

-

José Mega

O •rH «

0004

C/2

7.00

d)

-

5.00

o U X o

3.50

Ö

£

3.5 0

a

María Huúmán

o u

Alberto Tulumba

S ÿ

0003

< Ö oj "■Ö

0002

çC

3.5 3.5

2

3.5

r“ü

Fidel Perea

< H

0001

A-> O <N

TARIFA

o3 O OJ

CONTROL MENSUAL DETARIFAS (S/.)

o

TARIFA (S/.)

IX!

NOMBRES Y APELLIDOS

Ío

CÓDIGO

SIS'ÆMA DE -\<$UA PCT a BLE MANUAt DF ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

O fxí

O 5 s 2

í

= o

»

o

«

............................................................

Anexo B

S IS TE M A D E A U U A P O TA B LE M AN UAL D E A D M WBTRAC1ÓN Y G ES TIÓ N

21

S IS TE M A D E A G U A P O TA B LE M A N U A L D E AD M IN ISTR AC IÓ N Y G E S TIÓ N

Anexo C Almacenamiento Es necesario que la Junta Administradora tenga un lugar donde guardar las herramientas, las tuberías y los accesorios.

El almacén debe estar en orden y bien limpio.

Cada cosa debe tener su lugar; las herramientas, las tuberías y los accesorios.

El lugar debe ofrecer seguridad

M S TE M A D E A G U A POTA¿*L£ M A N U AL DE A DM IN ISTRAC IÓN Y G E ó TIÓ N

Se debe anotar en el cuaderno quién las usa, para qué se usan, la fecha de salida e ingreso y quién las entrega y recibe.

Por ejemplo: se va a reparar una tubería de la red de distribución, para eso se necesita un pico, una lampa, una barreta, una sierra de arco, una brocha, una tubería de 1 pulgada y 2 uniones simples de 1 pulgada.

Veamos cóm o se anota en el cuaderno: Herramientas Accesorio

Fecha Salida

Firma

Ingreso

Uso

1 Pico

Reparación

1 Lampa

de

1 Sierra de arco

tubería

1 Brocha

1 " red de

1 Tubería de 1 pulgada

distribución

Recibe

Entrega

C erca a 2 Uniones simples de 1 pulgada

3/11/95

5/11/95

la cueva

23

Gasfitcro

Almacenero

!►

También se lleva un C ontrol de Existencia o Libro de Inventario que sirve para saber qué materiales se han gastado y cuales se han repuesto.

Por ejemplo: al final de la obra quedaron 6 herramientas, 10 tubos y 2 0 accesorios, al hacer la reparación de la red de distribución, se usó 1 tubería de 1 pulgada y 2 uniones; después de dos meses se com pró una llave inglesa.

Fecha

Concepto

Ingreso

Salida

Saldo

5/11/95

Herramientas

6

6

7/11/96

Se com pró llave inglesa

1

7

5/11/95

Tuberías y accesorios

10

1

9

20

2

12

Tuberías 3/11/95

Accesorios 2 uniones de 1 pulgada

24

SISTEM A DF m G U A P O TA B LE MANUAL DE ADM IN ISTRACIÓN Y CFS?1ÓN

Cuidados Especiales en el Almacenamiento

El hipoclorito de calcio o cloro no se puede guardar por mucho tiempo, porque pierde su poder de desinfección.

Hay que guardarlo en envases de cerámicas o vidrio bien cerrados, con su nom bre escrito para identificarlo.

25

S IS TE M A D E A G U A P O TAí. UE M A N U U D E A O .V

•USTKiCfÓNYOEbnÓN

C U ID A D O !

El hipoclorito puede producir quemaduras. Por eso, es debe usar así: 1. No acercarlo a la cara porque daña la nariz y los ojos.

2. Protéjase la manos con bolsas plásticas para no agarrar el cloro directamente.

Se alm acena en lugares frescos y secos.

C U ID A D O !

El hipoclorito de calcio debe esta r lejos del alcance de los niños porqu e es m uy peligro.

ü it

26

S IS TE M A DE A G U A P O TA B LE MANUAL DE ADM INISTRVGIÓN V G ES TIÓ N

Para almacenar las herramientas, las tuberías y los accesorios hay que: Cuidarlos para que no se dañen o pierdan -

Llevar un control de su uso, para poder reponer lo que falta.

Notas