Herramientas de gestión py mejoramiento de la produccion

FO N D O E M PL E O

Cáritas Diocesana Huancavelica

PROYECTO: “MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCIÓN SOSTENIBLE Y RENTABLE DE PAPAS NATIVAS EN LOS DISTRITOS DE HUANDO, PALCA, NUEVO OCCORO, CUENCA, LARIA Y CONAYCA DE LA PROVINCIA DE HUANCAVELICA”

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN n

Excelentísimo Monseñor Isidro Barrio Barrio.

C áritas D iocesana H u an cavelica

o bispo de la Diócesis de Huancavelica

fo n d o em pleó

r

Presidente Cáritas Diocesana Huancavelica

Lic. Fanny Patricia Serpa Carlos.

Secretaria General de Cáritas Diocesana Huancavelica

Ing. Jorge Centurión Cárdenas C oordinador Institucional

Ing. Luis Felipe Córdova Meza D irector del Proyecto

Equipo Técnico: Nino Joel Valentin Bejarano Ivan Huaynate Paucar Rafael Ledesma Espinal W ilm e r Porras Cachuan Orlando Canales Paco Edwin Sayas Enriquez Samuel Lima Rosas Jr. A ntonio Raymondi N° 282 Huancavelica Telf. (067) 453028 E-mail: chuancavelica@ caritas.org.pe

PRIMERA EDICIÓN 2012

< 2 4

P O N D O IM P LIO

Presentación

É il Presente manual, tiene como objetivo generar A - J y fortalecer las capacidades de los Productores Agropecuarios Organizados en Comités de Productores y Asociaciones, para que puedan hacer un uso correc­ to de las Herramientas de Gestión Organizacional, así com o la adecuada administración de su Organización.

H e rra m ie n ta s d e G estió n

Contenido

Presentación

I.

Elaboración del Estatuto

ó

II.

Redacción del Libio de Actas.

8

III

Desarrollo de la Asamblea.

11

IV.

El Reglamento

16

V.

Elaboración del Presupuesto Anual

17

VI

Documentos admimstiativos y de gestión.

18

61

Cartas.

6.2

Solicitudes

63

Oficios Anexos

5

—

-

I ELABORACIÓN DEL ESTATUTO El estatuto es el documento que rige las normas de control interno de la organización debido a que contiene los derechos, deberes, sanciones y estímulos de los y las integrantes de nuestra organización

Para que sirve ?

Para te n e r un mejor control social y orden en el cumplimien­ to de los d eb eres y el ejercicio de los derechos de los y las integrantes del comité de productores.

Como se elabora?

Hay dos formas A.

6

Nombrando una comisión mixta (varones y mujeres), que se encargue de la elaboración de la propuesta de e sta tu to para s e r planteada en una Asamblea para su revisión y aprobación.

H e rra m ie n ta s d e G estió n

FO N D O KM PLEO

CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

Mediante talleres y reuniones con participación de los miembros de la organización de Productores, para re ­ visar participativamente cada capitulo hasta obtener el documento final.

Estructura del Contenido (Ver Modelo 4 en Anexos) CAPITULO I: Determinación, Denominación y Domicilio CAPITULO II: De los Fines CAPITULO I I I : De los Asociados CAPITULO IV: Órganos de Gobierno CAPITULO V: Del Patrimonio CAPITULO VI: De la Modificación CAPITULO VII: De la Disolución CAPITULO V III DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7

<24 FO N D O E M P LE O

H e rra m ie n ta s . d e G estió n “

II. REDACCION DEL LIBRO DE ACTAS Una buena redacción nos evita malos entendidos y? pérdida de tiempo

Qué es un Libro de Actas?

Es un documento, en el cual anotamos todos los ACUERDOS Y DECISIONES tomados en las asambleas ordinarias, ex ­ traordinarias o sesiones del Comité de productores. Debe s e r firmado por todas y todos los asistentes.

El "Libro de Actas" debe e s ta r legalizado en la primera pági­ na, por el J u e z de Paz de la localidad o notario y te n e r todas las hojas selladas y foliadas (enumeradas).

Quién lo debe redactar?

La redacción en el "Libro de Actas" corresponde al s e c re ­ tario o se c re ta ria quien generalmente debe escribir en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.

Qué pasos debemos seguir para elaborar un acta?

1.

8

Registrar el lugar, día, hora, fecha en que se realiza la asamblea.

Ejemplo: Despacho: Se da lectura de la correspondencia r e ­ cibida y/o cursada

Informe: Inicia la autoridad mĂĄxima miembros que ameritan

y

los

Escribir los puntos de la agenda Ordenar la secuencia de la asamblea

informar brevemente

9

â&#x20AC;&#x201D;

Pedidos: Solo se anuncian, mas adelante se fundamentan.

Orden del día: Aquí se expone, de b ate y aprueba o rechaza cada uno de los pedidos que se formularon.

Anotar las opiniones y pedidos de las mujeres y varones Registrar los acuerdos, cantidad y nombre de los asistentes, la persona que dirigió; aprobación o modificación del acta anterior

Lectura al acta Firmas Aquí firman todos los asisten tes mujeres y varones, en sím­ bolo de conformidad de los acuerdos , anotando el nombre y documento de identidad.

(Ver Modelo 1 en Anexos)

1Ü

H e rra m ie n ta s d e G es tió n

roMooiMruo

CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

II I. DESARROLLO DE UNA ASAMBLEA Las Asambleas son reuniones de los integrantes del Comité de Productores y son importantes por que en ellas tomamos decisiones en con­ junto.

Las mujeres y los varones expresamos nuestras opi­ niones y pro­ puestas Los acuerdos son aprobados o desaprobados democrá­ ticamente.

Todos nos comprometemos a re s p e ta r y cumplir los acuerdos y honrar los compromisos Hacemos uso de nuestros derechos y el cumplimiento deb eres Exigimos la igualdad de oportunidades para mujeres, varones, niñas, ninos y jóvenes en las decisiones que toman nues­ tro s re p re se n ta n te s en la Mesa de Desarrollo Econó­ mico Local.

Nos informamos del avance y dificultades del plan de trab ajo y gestión de las autoridades de nuestra orga­ nización

11

4.1 TIPOS DE ASAMBLEAS Asambleas ordinarias Son las que se realizan de acuerdo al plan de trab ajo Son convocados por el Comité de Gestión La convocatoria se difunde por d ife re n te s medios indi­ cando hora, lugar, fecha y agenda.

Nos informamos y tomamos acuerdos

Asambleas extraordinarias Se realizan por motivos especiales.

Son convocadas por el Comité de Gestión.

Se necesita la asistencia de por lo menos la mitad del número de los y las integrantes del Comité de Produc­ tores.

La citación se difunde por los dife re n te s medios indi­ cando hora, fecha y agenda.

Convocatoria Es muy importante promover la asistencia y participación de todos y todas los integrantes del Comité de Productores, para una gestión tra n sp aren te y concertada

12

H e rra m ie n ta s d e G estió n

FO N D O E M PL E O

4.2 CÓMO ORGANIZAR UNA ASAMBLEA ?

Antes de la asamblea Coordinar con todos y todas los miembros del Comité de Gestión y las sec re ta ría s correspon­ dientes los puntos de la agenda.

Coordinar con las autoridades y agentes locales de la localidad y otros a cto res para asegurar su participación en la asamblea solo si fu e ra necesaria su presencia.

Fijar la fecha, lugar y hora de la asamblea Difundir la convocatoria por lo menos con 3 días de anticipación por los d ife re n te s medios

Durante la asamblea Asistir puntualmente, saludar con amabili­ dad a todos los asistentes Iniciar la asamblea con lectura de la agenda T ra ta r detalladamente cada uno de los puntos de la agenda No pasamos al siguiente punto sm haber re ­ suelto el que estamos tratando, fijando el tiempo para cada intervención.

Promover la participación de mujeres y varones.

13

H e rra m ie n ta s d e G es tió n

Participar activamente y re s p e ta r las opiniones de los demás Aprobar los acuerdos por lo menos con la mitad más uno de los asistentes.

Resumir los acuerdos.

El secretario o s e c re ta ria da lectura al acta. Finalmen­ t e todos y todas firmamos el acta.

Después de la asamblea Todos debemos cumplir los acuerdos tomados en asamblea.

Todos nos encargamos de vigilar el cumplimiento de los acuerdos

14

"

4.3 PASOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ASAMBLEA 1

Saludamos con amabilidad.

2

Registramos la asistencia.

3

Verificamos el quorum, si e sta p resente el 5 0 % más uno de los y las integrantes del ¿om ite de Productores e iniciamos la asamblea.

4

Leemos el acta anterior (S ecretario ).

5

Pasamos a la sección informes sobre los asuntos rela­ cionados con la asamblea

6

Seleccionamos los pedidos, los asisten tes solicitan ha­ blar de un tem a relacionado al plan de trab ajo

7

Pasamos a orden del día, tratam os los puntos de agen­ da incluyendo la sección de pedidos.

8

Tomamos acuerd os, los puntos tra ta d o s en orden del día son sometidos a votación (os acuerdos siempre se aprueban con la mitad más 1 de los votos de los asisten­ tes).

9

Leemos el acta, el secretario o s e c re ta ria lee el acta que ha redactado.

10

Firmamos el a c t a , todos y todas firmamos el acta, para la aprobación del contenido.

i d

IV EL REGLAMENTO Qué es el Reglamento y por qué es importante ?

Es un documento que contiene las normas complementarias del e statuto .

Es importante porque sirve para resolver los problemas que se presentan con mayor frecuencia en la organización

-

-

16

V.- ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL

Para qué sirve?

Para calcular la cantidad de dinero que se necesita para re a ­ lizar las actividades del Plan de Trabajo y cómo las vamos a financiar.

Cómo elaboramos el Presupuesto Anual?

Anotamos todas las acti­ vidades a realizar según el Plan de Trabajo, así como los materiales necesarios para la administración Averiguamos los costos requeridos para cada ac­ tividad C

Calculamos los gastos que se van a realizar en promedio en cada mes

D.

Multiplicamos los gastos de 1 mes por los 12 meses del año y obtenemos nuestro Presupuesto Anual.

17

-

VI. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN Documentos que nos ayudan a convocar a reunión o asamblea.

7.1.

LA CARTA

Es un documento que nos permite comunicarnos en formaes crita, con una persona, organización, institución o empresa.

Para qué la usamos?

La utilizamos para comunicarnos formalmente e n tre las distintas empresas, personas, organizaciones e instituciones que se dedican a d ife re n te s actividades a nivel local, regio­ nal, nacional e internacional.

Qué debe contener?

1

*

4.

—

18

Fecha. Se indica localidad, día, mes y año Ejemplo; Palca, 15 de diciembre del 2011 Destinatario Se coloca el nombre o razón social, c ar­ go, dirección y lugar Ejemplo: Señor: Marcelo Solórzano Esteban* S e c re ta ­ rla de Organización Palca Cuando se t r a t a de una razón social se coloca en plural: Señores.

Vocativo; Es la introducción cordial y respetuosa para la persona a quién nos dirigimos.

Ejemplo.

Estimados señores.

Distinguida señora; De nuestra mayor consideración Cuerpo; Es la p a rte central que contiene el mensaje la

H e rra m ie n ta s d e G es tió n

6.

< 2 1

CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

cual debe s e r red actada evitando e rro re s ortográfi­ cos.

Ejemplo: Le reiteram os las muestras de nuestra estima perso­ nal. Afectuosamente.

Quedamos muy agradecidos de usted. Atentamente.

Antefirma. Nombre de la organización, empresa, co­ munidad; normalmente suele s e r un sello, después la firma se coloca en la p arte inferior el nombre y apellido del que firma, DNI y el cargo que ocupa

7.2.- EL OFICIO: Es un documento de c a rá c te r oficial que t r a t a asuntos públi­ cos e n tre autoridades de instituciones e sta ta le s particula­ res o sociales. De ahí su denominación de documento "Interinstitucional"

Para que lo usamos?

Para comunicarnos e n tre instituciones.

Los oficios son cursados, y por lo tanto rubricados por personas que poseen cargo jerárquico o que son miem­ bros de una directiva.

Son muy utilizados e n tre las distintas áreas de la ad­ ministración pública.

Debe re d a c ta rs e en hojas membretadas.

19

H e rra m ie n ta s d e G estió n

Qué debe contener?

1.

Lugar y fecha: Se indica localidad, día, mes y denomi­ nación del año por el Estado.

Ejemplo: "Año de la in frae stru c tu ra para la integración". Palca, 5 de diciembre del 2011.

Numeración: Debe contener t r e s datos; orden correla­ tivo, siglas de oficina de procedencia y año de la expe­ dición.

Ejemplo: OFICIO N° 021/PALCA/2011 Destinatario: Se coloca el nombre completo, cargo y lugar.

Ejemplo: Señor: Dr. J o rg e Porras J e f e del Centro de Salud Pre­ sen te ( * )

*

Cuando el oficio se remite a o tra institución de la mis­ ma localidad se dice p resente

4.

Asunto: Aquí se menciona la síntesis del cuerpo. Permi­ t e al lector e n te ra rse rápidamente de la finalidad del documento Ejemplo: Asunto: Revisión del Presupuesto Anual

5.

Referencia- S e utiliza exclusivamente cuando se quie­ re mencionar la numeración de un documento recibi­ do anteriorm ente al cual s e alude o se va responder También sirve para mencionar un d ecreto , resolución,

directiva, convenio, etc., en que se va basar el mensaje a transmitir. Se escribe debajo del ASUNTO. Ejemplo: RO/2011 6.

REFERENCIA:

Oficio

N°

015/N.OCCO-

Contenido: Es la p a rte central del mensaje de la comu­ nicación. Se debe re d a c ta r de manera concreta y clara.

Ejemplo: Tengo el agrado de dirigirme, p a r a comunicarle.

7

Me es muy grato

Despedida: La despedida de un oficio suele ser: Hago propicia e sta oportunidad para testimoniarle nuestra especial consideración y estima personal.

Atentamente.

8.

Firma y post firma; Se acompaña al sello respectivo las iniciales o siglas de la institución, organización o área que remite.

*

Anexo: Sirve para señalar la documentación que se ad­ ju n ta al oficio (catálogo, programa, revista, ta r je ta , etc.).

Distribución Debe hacerse con cargo y firma

(Ver Modelo 2 en Anexos)

7.3.- LA SOLICITUD A trav és de la solicitud hacemos uso de un derecho

21

F O N D O E M P LE O

Herramientas de Gestión

Es un documento mediante el cual la organización o persona natural se dirige a las autoridades superiores, pidiendo o gestionando una necesidad que e s ta amparado por las leyes y disposiciones.

Para que lo usamos?

Se utiliza en todas las organizaciones, empresas, institucio­ nes públicas y privadas. Puede te n e r por rem itente a una persona natural o jurídica Permite comunicarse de persona a autoridad o de una s e c re ­ ta ria al Comité de Productores o del Sub Director al Direc­ tor.

Qué debe contener?

1.

Sumilla: Es la síntesis del pedido. Con pocas palabras se debe describir íntegram ente el pedido Ejemplo: Solicito: Una yugada de te rre n o agrícola Destinatario: Se designa el cargo completo. En renglón seguido sólo las iniciales.

Ejemplo.

Señor Presidente de la Comunidad Campesina de Conay ca S.P.

3.

2 2

Referencias personales: Se consigna los dptos nece­ sarios de acuerdo al pedido que se plantea Cada caso

.

exige determinados datos específicos.

Modelo de una persona natural: Yo, César Sullcaray Común, natural del distrito de Conayca, 5 6 años de edad, con D.N.I. 2 0 3 7 5 6 6 7 , comu­ nero de la Comunidad de la misma, me dirijo a Ud. para exponer lo siguiente.

4.

Considerandos: Es la argumentación de la petición, se debe hacer en un solo párrafo.

Ejemplo: Como comunero activo de la Comunidad Campesina de Conayca, pido que se me conceda en calidad de usuf ructo 1 yugada de te rre n o que me corresponde de acuerdo al e sta tu to y ley de comunidades campesinas por lo que recurro a su despacho para solicitar el respectivo do­ cumento.

5.

Conclusión: Equivale a la despedida POR TANTO Pido a Ud acceder a mi petición por s e r de justicia que espero alcanzar.

6

Lugar y fecha; Ejemplo: Conayca, 5 de diciembre del 2011

7.

Firma: Del que suscribe la solicitud.

(Ver Modelo 3 en Anexos)

23

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H e rra m ie n ta s d e G estió n

CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

Anexo 1

■ l ACTA DEFEUNCNEXTRAGRONARA

En el local comunal de la G m ndad Carpestna de Lana, dstrrto del nrismo, provincia y regon de Huancaveiica, siendo 200 pm del da 12 de Febrero del 2011, reundos los soaos productores de la asociación para tratar la sgurerte agenda 1 IrfomBdeladtstnbuaóndeSernBasyotrosinsumos 2 Informe Economoo dei año 3. Acuerdo de trabajos de labores de preparación de suelos (barbecho), para la «entra 4 Otros B señor presidente da la bienvenida a los asociados y pasa a desarrollar las agendas definidas PRIMERA AGENDA B presidente de la asociación informa que se ha reábkJo 1200 kilogramos de semilla de categoría certifica, 13 sacos de fertilizantes (inkafert) y un paquete de ¡nstmos Qírríoos, por parte dei proyecto “Papas Nativas” Caritas Diocesana Huancaeíica - Rxido Empleo, menciona que la asociación oomo beneficiarios del proyecto se nos ha asignado oomo donación para el mango de carrpos sem'lleros para el mejoramiento de la productividad y por encte de nuestra econorría SEGUCA AGENDA Rara lo cual el Tesorero de la Asociación realiza un informe detallado de los ingesos y egresos, para lo cual indca que los ingesas pnndpalrrente se obtuvieron de la venta de serriHa de Papa Nativa certificada y los egresos generalmente por gastos de víátioos de nuestros representantes, finalmente realiza un balance general en la que registra 3000 soles de ingresos y 500 soles de egesos, tenendo en caja Sasima de 2500 soles

H e rra m ie n ta s d e G estió n

FON DO EM P LEO

CARITAS D IOCESANA HUANCAVELICA

TERCERA AGENDA □ presidente menciona que según ya sabemos las recomendaciones de los técnicos de campo es necesario realizar una preparación anticipada de nuestros suelos, para lo cual es necesario programar ya el barbecho respectivo Para lo cual los presentes sugieren que se debe realizar la primara semana de marzo, en la cual por unanimdad aprueban dicha posición.

CUARTA AGENDA •

B sodo Dámaso Pariona Ordoñez propone, realizar la compra de mochilas de fumigar para la asociación, con los fondos que se encuentra en ca|a. B señor presidente pone en consideración de la asarrtíea, en la intervención del Sr. Armando Qicapuza se adiiere á pedido del señor Dámaso pero también se debería comprar ínstanos quírrioos para el control del gorgojo de los ancles y rancha; se somete a votación en cual por unanimidad aprueban dicho pedido.

•

B Sodo Alqandro Barra pide que en la reunión oncfinaria se realice ya la renovación de la junta directiva.

Sin puntos más que tratar se derra la presente reunión siendo 5:00 pm, pasando a firmar los presentes:

25

CARITAS D IOCESANA HUANCAVELICA

H e rra m ie n ta s d e G estió n

Anexo 2 P

“Año del estado de Derecho y de la gobernabilidad democrátita” Palca, 20 de febrero del 2011 OFICIO N° 036-CCAB-Q4 SRITA Lic. Fanrn Serpa Carlos Secretaría General de Cáritas Diocesana Huancavelica Huancavelica Asunto Solicitamos Capacitación en Gestión C o­ munal v Sanidad Animal Tengo el agiado de dirignme a Ud para hacer de su conocimiento que, en la última íeumón desai íollada en nuestra Comunidad, se ha acordado solicitai a CARITAS HUANCAV E IIC A , apovo en desarrollaría el día 24 del presente mes a hoias 9:00 a m en nuestro local comunal, para el cual aseguramos la asistencia de 70 comuneros Consideiamos que la contribución de CARITAS HUANCAVELICA, fortalecerá a las autoridades comunales, líderes, mujeres, responsables de los comités espe­ cializados en la formación de capacidades locales en igualdad de oportunidades ,para que su intervención en la gestión comunal sea positn a } <_on propuestas } así mismo se conoícan el tratamiento de sanidad animal para enadicai la piesencia de enfermedades parasitanas en nuestra gianja comunal y de las familias Aprovecho la oportunidad para reiteiai a usted las muestras de mi especial con­ sideración Atentamente

Sr. Carlos Buendia Salvatiena Piesidente de la Junta Directiva

26

.

Anexo 3

SOLICITA: PRÉSTAM O DE EQ U IPO DE SO N ID O Señor D irector del Colegio Santo Domingo del distrito de Palca.

S.D. Yo, Luis Anas Quinto, identificado con DN I N° 47203050, natural del anexo de Yanama, Presidente del Com ité Directivo del la prom oción 2011 del Colegio Santo Domingo, me dirijo a Ud. para exponer lo siguiente: Que conform e al acuerdo de la última reunión de integrantes de la X II Prom oción, se programó desarrollar una actividad cultural deportiva con la finalidad de recaudar fondos para el viaje de excursión que realizare­ mos a la Ciudad de Cusco, esta actividad se desarrollará el día domingo 10 de Diciem bre del presente en el estadio del anexo, para dar mayor real­ ce a nuestro evento cultural es necesario el equipo de sonido, por lo que recurro a usted, el mismo que será devuelto terminado la actividad.

Pido a Ud. acceder a mi petición por ser de justicia que espero alcanzar.

Palca, 20 de Noviembre del 2011

F ir m a -------------------Nombres y Apellidos: DNI N°: ........................

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r CARITAS D IOCESANA HUANCAVELICA

H e rra m ie n ta s d e G estió n ^

Anexo 4 ACTA DE CONSTITUCIÓN, ELECCIÓN DEL PRIMER CONSEJO DIRECTIVO Y APROBACIÓN DEL ESTATUTO INTERNO DE LA “ASOCIACIÓN DE PRODUC­ TORES AGROPECUARIOS y AGROINDUSTRIALES ALLPARURUCHIQMARISCAL CÁCERES” EN EL LOCAL DEL I.E. INICIAL DEL ANEXO DE MARISCAL CÁCERES DEL DIS­ TRITO DE CONAYCA , PROVINCIA Y DEPARTAMENTO HUANCAVELICA, siendo las horas 11:00 am. Del día veinte y tres de Setiembre del año dos mil diez, se reunieron en asamblea general, con el propósito de constituir una asociación Civil las siguientes per­ sonas: 1. GREGORIO HUAROCC OSORIO DNI N° 2322276Ó 2. ISABEL BARRA HUAROCC DNI N° 23222953 3. FELIX ROMAN BARRA DNI N° 23222159 4 EPIMACO LEDESMA MANlARI DNI N° 23222228 5 RAQUEI RAYDA BARRA HUAROC DNI N° 40531806 6 ALEJANDRO BARRA PARIONA DNI N0 23222266 VICENTE HUAROCC OSORIO DNI Nü 23222892 8 RUFINO HUAROCC LEDESMA DNI N° 23222254 9 ALBINO HUAROCC GARCIA DNI N° 23222856 10 VICTOR RAUL GARCIA HUAROCC DNI N° 23241694 11 MARINA HUAROCC GARCIA DNI N° 23222818 12. JACINTO ASTO BARRA DNI N° 23222185 13 MOISES ÑAHUINRIPA HUAROCC DNI N° 2322^898 14. MASIDONIO RODRIGO HUAROCC BARRA DNI Nü 23222735 15 ISAIAS LEDESMA REYES DNI N° 43875153 Acto seguido se designó al señor M ACEDONIO RODRIGO HUAROCC BARRA iden­ tificado con DNI N° 23222735, para que presida la reunión \ actuando como secretario el señoi SECRETARIO GREGORIO HUAROCC OSORIO' identificado con DNI N° 23222766, para tratar los siguientes puntos de agenda 1 2 3 4

\coidai la Constitución de la Asociación Civil Elección del primer Consejo Dnectivo Aprobación del estatuto interno Designación del representante para la formalización de los acuerdos

Fl señor ISAIAS LEDESMA REYES manifiesta que de conformidad con las conversaciones anteriores, acoidaron la constitución de la Asociación, con los fines y objetivos que serán precisados en el estatuto interno de la asociación, que fueron puestos a considei ación de los concurrentes en días anteriores, por lo que en la piesente fecha es necesario tomai los acuerdos relativos a los puntos de agenda para obtener la personería jurídica y actuar con todas las formalidades de ley

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®

H e rra m ie n ta s d e G estió n

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PRIMER PUNTO DE AGENDA.- Acordamos la constitución de la asociación. Los asis­ tentes acordaron por voto unánime constituir la asociación denominada “ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS y AGROINDUSTRIALES ALLPARURUCHIQMARISCAL CÁCERES” SEGUNDO PUNTO DE AGENDA.- Elección del primer Consejo Directivo.

Se acordó por voto unánime nombrar a los integrantes del Primer Consejo Directivo que regirá los destinos de la Asociación, el cual quedó conformado de la siguiente manera: PRESIDENTE: MACEDONIO RODRIGO HUAROCC BARRA DNI N° 23222735 VICE-PRESIDENTE: ALEJANDRO BARRA PARIONA DNI N° 23222266 SECRETARIO: GREGORIO HUAROCC OSORIO DNI N° 23222766 TESORERO: RAQUEL RAYDA BARRA HUAROC DNI N° 40531806 FISCAL VICENTE HUAROCC OSORIO DNI N° 23228228 VOCAL EPIMACO LEDESMA MANTARI DNI N° 23222228 El nombramiento del Consejo Directivo es poi un periodo de dos (2) años, contado a partir de la presente asamblea TERCER PUNTO DE AGENDA - Aprobación del estatuto interno Se aprobó por voto unánime el contenido íntegio del Estatuto Interno de la asociación, que a continuación se transcribe ESTATUTO TITULO PRIMERO DENOMINACION, DURACIÓN Y DOMICILIO ARTICULO UNO - La asociación que se constituye se denominará “ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS y AGROINDUSTRIALES ALLPARURUCHIQMARISCAL CÁCERES’ ARTICULO DOS - El domicilio de la Asociación queda ubicado en el local comunal del anexo de Mariscal Caceres del distrito de Conayca , Provincia v Departamento de Huancavelica.

ARTICULO TRES - El plazo de duración de la asociación, será por tiempo indefinido e inicial á sus actividades despues de su inscripción en el Registro de Personas Jurídicas en la ciudad de Huancavelica TITULO SEGUNDO DE SUS FINES

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CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA

H e rra m ie n ta s ... d e G es tió n “

ARTICULO CUATRO.- La Asociación, tiene por fines: a) Promover la Producción y comercialización de papas nativa y semillas de calidad. b) Procesamiento e industrialización de papas nativas y diversas variedades. c) Producción y comercialización de granos, animales mayores y menores. d) Producción, acopio y comercialización de leguminosas cereales en general. e) Producción y comercialización E INDUSTRIALIZACION de alpacas. f) Producción y comercialización de artesanías. g) Promover la organización de los productores agropecuarios, comerciantes y artesanos del Distrito de CONAYCA - MARISCAL CACERES h) Promover e impulsar en coordinación con las instituciones financieras de orientación de las diversas figuras asociativas de ahorro y crédito. i) Promover el aprovechamiento de la rentabilidad v capitalización de las actividades agropecuarias y agroindustriales. j) Generación de empleos para los asociados y el intercambio comercial con otros lugares desarrollando los canales de comeicialización entie asociaciones afines k) Realizar gestiones) negociaciones ante las autoridades locales \ instituciones piivados y públicos instituciones bancarias y financieras para fortalecei las capacidades organizativas de los asociados 1) Apoyar, asesorar a los asociados para el mejoramiento de 'os intereses económicos y sociales, tanto individuales como colectivos de los asociados, contiatando para tal efecto los sei vicios de asesores en la matena m) Desarrollar e implementai procesos de foirnauóm talleie> de capacitación que fomenten el ti abajo en equipo, los principios de solidandad y convicción democi ática entre los asociados n) Piomovei procesamiento de los derivadas del de pioductos agiopecuanos como son de papas nativas, cereales, LACLEOS etc •\RTIC ULO CINCO - La asociación que se constituye está confoimada poi personas natulales que a través de sus actividades persiguen un fin no luciati\o ARTICULO SEIS - Con el objetivo de cumpln con sus fines, la asociación podra efectuar v celebrar convenios y contratos con peisonas natuiales y/o juiídicas TITULO TERCERO DEL PATRIMONIO \.RIlClTLO SIETE - Constituye el patrimonio de la Asociación a) Las cuotas de admisión fijada poi Asamblea Geneial b) Las cuotas ordinarias y extiaordinanas de sus miembros c) Los muebles e inmuebles que adquieian a título oneioso que provengan de donaciones, legados y liberalidades que reciban de entidades publicas v pavadas d) Transferencia de dinero que leciban de Entidades Públicas v Pavadas e) Los fondos que recauden como producto de la realización de actividades v ejecución de

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H e rra m ie n ta s d e G estió n

FO N D O EM PL E O

CARITAS DIOCESANA HUANCAVEUCA

sus proyectos. Los frutos y productos de sus bienes, f) Otros ingresos por servicios o por diversas actividades que puedan obtener. La totalidad de los ingresos de la asociación se destinará exclusivamente a los fines y objetivos que señala el Estatuto.

La asociación estará exonerada del Impuesto a la Renta por realizar actividades sin fines de lucro, por lo que las rentas que perciba así como el patrimonio en general, no podrá distri­ buirse directamente ni indirectamente entre los asociados. En conformidad con el inciso b) (18) del Articulo 19 de la Ley del Impuesto a la Renta.

ARTICULO OCHO.- Los fondos que recaude la asociación para si, deberán estar deposita­ dos en una institución bancaria que fije el Consejo Directivo; el manejo de la cuenta deberá ser realizada por el Presidente y el Tesorero del Consejo Directivo, en forma conjunta, bajo responsabilidad de ambos.

TITULO CUARTO. RÉGIMEN ADMINISTRATIVO. ARTICULO NUEVE.- Son Órganos de la Asociación: a) Asamblea General de Asociados. b) Consejo Directivo.

ARTICULO DIEZ - La Asamblea General de Asociados es la autoridad máxima de gobier­ no de la ASOCIACIÓN, y esta integrada por todos los miembros activos y hábiles reunidos; es piesidida por el Presidente del Consejo Directivo, quien a su vez es el representante legal Poi ausencia temporal o permanente del Presidente del Consejo Directivo asume sus funciones el Yrce-Presidente ARTICULO ONCE.- Las atribuciones de la asamblea ordinaria son: a) Apiobar los reglamentos, planes, cuentas \ balances propuestos por el Consejo Directivo. b) Fijai lus cuotas ordinarias y extraordinarias de sus miembros c) Todos los demas que esten permitidos por la Lev Las atribuciones de la asamblea extraordinaria son; a) Modificar )’ aprobar el estatuto de la asociación. b) Ti atar asuntos específicos de interés de la asociación c) Elegir a las personas que integren el Consejo Directivo. d) Resolvei sobre la disolución de la Asociación y de los demás asuntos que no sean de competencia del Consejo Directrvo ARTICULO DOCE - Laa sesiones de la Asamblea General de Asociados son: ordinal las y extraordinarias Las asambleas generales ordinarias serán convocadas con seis días de anticrpacrón Las asambleas generales extraoidiñarías seián convocadas para tratar asuntos es­ pecíficos de interés de la asociación cuando el Consejo Directivo lo estime por convenrente

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o cuando lo soliciten un tercio de los miembros activos hábiles, con una anticipación no menor de veinticuatro horas. Las convocatorias tanto para las asambleas generales ordina­ rias o extraordinarias se realizarán mediante esquela o citación firmado por el presidente o avisos públicos radiales, u otro medio que permita dejar constancia de su realización. La convocatoria deberá contener obligatoriamente: Agenda, día y hora de realización de la asamblea, lugar, fecha de convocatoria y firma del presidente o de su reemplazante, confor­ me al presente estatuto.

ARTICULO TRECE.- El quorum para la validez de las reuniones y acuerdos que se adop­ ten en la Asamblea General en primera convocatoria es de más de la mitad de los miem­ bros activos hábiles y en segunda convocatoria, basta la presencia de cualquier número de miembros activos hábiles concurrentes. Los acuerdos se adoptan con el voto de más de la mitad de los miembros concurrentes.

ARTICULO CATORCE.- Los acuerdos de las Asambleas Generales tanto ordinarias como extraordinarias son de cumplimiento obligatorio entre los miembros de la asociación Los acuerdos de las asambleas geneiales deberán constar en acta para lo cual la asociación contai a con un libro de actas de asambleas geneiales pieviamente legalizado, en cuyo con­ tenido se deberá consignar los siguientes datos - Órgano que sesiono - Fecha y hora de inicio y conclusion de la asamblea - Lugai de la asamblea con precisión de la dirección correspondiente - Nombie completo de la persona que presidio la asamblea y de la persona que actuó como secretario - Los acuerdos con la indicación del numero de votos que fueron aprobados salvo que se haya apiobado poi unanimidad, en cuyo caso bastara consignai dicha circunstancia - La fiima de quien piesidió la asamblea y de quien actuó como secretario, y en su caso las demás firmas que deban constai en el acta confoime a las disposiciones legales, estatuta­ rias o a lo que acuerde el organo que sesione ARTICULO QUINCE.- Es de exclusiva atribución de la Asamblea General Ordinaria de cada año, la aprobación de cuentas, balances y la memoria de actividades que presente el Consejo Directivo, así como el Plan General de Actividades para el siguiente año ARTICUL O DIECISÉIS - El Conseio Directivo es el órgano de gobierno de la asociación, adnnmstiadoi \ ejecutoi de los acueidos de la Asamblea Geneial, su Presidente es el lepiesentante legal El Conseio Directivo se reúne ordinal lamente mínimo una vez al mes y ex­ traordinariamente cada vez que el intei és de la Asociación así lo lequieia, el quorum paia el funcionamiento de la leunión del Conseio Directivo será necesariamente de la totalidad de sus miembros en pnmeia convocatoria, y en segunda convocatoria, se lle\ ará a cabo con la concuirencia de por lo menos tres miembros de éste Los acuerdos se adoptan con el voto de más de la mitad de los miembros concui i entes

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La convocatoria a las reuniones del Consejo Directivo la realiza el Presidente con una anti­ cipación de tres días, en caso de reuniones ordinarias; y con un día de anticipación en caso de reuniones extraordinarias. Y las reuniones serán convocadas por esquelas, citaciones, avisos radiales, etc.

La convocatoria deberá contener obligatoriamente: Agenda, día y hora de realización de la reunión, lugar, fecha de convocatoria y firma del presidente o de su reemplazante conforme al presente estatuto.

Los acuerdos de las sesiones del Consejo Directivo deberán constar en acta para lo cual la asociación contará con un libro de actas del Consejo Directivo previamente legalizado, en cuyo contenido se deberá consignar los siguientes datos: - Órgano que sesiono.

- Fecha y hora de inicio y conclusión de reunión.

- Lugar de la reunión con precisión de la dirección correspondiente.

- Nombre completo de la persona que presidió la reunión y de la persona que actuó como secretario.

- Los acuerdos con la indicación del número de votos que fueron aprobados salvo que se haya aprobado por unanimidad, en cuyo caso bastará consignar dicha circunstancia.

- La firma de quien presidió la reunión y de quien actuó como secretario, y en su caso las demas firmas que deban constar en el acta conforme a las disposiciones legales, estatuta­ rias o a lo que acuerde el Consejo Directivo.

ARTICULO DIECISIETE.- Son funciones y atribuciones del Consejo Directivo: a) Establecer las políticas que debe seguir la Institución de acuerdo a sus fines y objetivos. b) Organizar y administrai los presupuestos de la asociación. c) Ejercer todos los medios necesarios para el cumplimiento de los fines de la asociación en concordancia con los artículos del presente Estatuto. d) Realizar actividades que permita a la asociación obtener recursos propios. e) Conservai y manejar los documentos legales de la Asociación tales como: títulos, regis­ tros, convenios, compromisos y otros. f) Presentar a la Asamblea General la memoria anual, presupuesto general y el Balance Económico de los ejercicios inmediatos anteriores g) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos adoptados por la Asamblea General h) Presentar anualmente a la Asamblea General informes sobre la admisión, renuncia y exclusión de los miembros ARTICULO DIECIOCHO - El Consejo Directivo tendrá una duración de dos años y estará integrada por los siguientes miembros: Presidente, Vice-presidente, Secretario, Tesorero, Fiscal y un Vocal.

Concluido el periodo del Consejo Directivo, éste tendrá continuidad solo para fines de convocar a una asamblea eleccionaria para el nombramiento del nuevo Consejo Directivo.

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FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO. ARTICULO DIECINUEVE.- El Presidente del Consejo Directivo representa formal y le­ galmente a la Asociación, orienta todas las acciones, cuidando el cumplimiento de las leyes, el presente estatuto y demás disposiciones que rige la organización.

ARTICULO VEINTE.- Son funciones y atribuciones del Presidente del Consejo Directivo: a) Presidir las sesiones del Consejo Directivo. b) Convocar y presidir la Asamblea General. c) Velar por la mejor marcha administrativa y funcional de la Asociación. d) Representar a la Asociación en todos los actos que lo requiera.

Representar a la Asociación ante toda clase de autoridades públicas, administra­ tivas, policiales, políticas, militares, tributarias, laborales, municipales, etc.; fueio común, privativo y arbitral; con todas las facultades v atribuciones generales de representación, así como de los espacios para disponei de los derechos sustan­ tivos, iniciando todo tipo de acciones o excepciones, sean civiles, penales, adrnrnistrativas, ya sea en procesos contenciosos o no contenciosos, paia demandar, reconvenir, contestar demandas, y reconvencrones, desistirse del pioceso, de un acto procesal o de la pretensión, allanaise o reconocer la demanda o pretensiones conciliar, transrgn dentro o fuera del proceso, someter a arbrtraje las pretensiones controvertidas en el proceso o fuera del, sustrturr o delegar la representacrón pro­ cesal, nombrar o revocar apoderados )udrciales, celebiai cualquiei acto jurídreo posterior a la -.entencia en interés de la Asociación, otorgar contraactelas, interve­ nir como terceros en cualquier proceso que tenga interés la Asociación, solicitar medidas cautelares, prueba anticipada, mterponei todo tipo de solicitudes, peti­ ciones o recur sos, sean de reconsrderacrón, apelacrón. revrsión, casación, o nulidad ordmarros o extraoidinarros, íntervenu en la ejecución de las sentencias incluso para el cobro de costas costos, consignai y/o cobiar consrgnauones, asistn a las audiencias de saneamrento, concrhacton y pruebas, prestando declaración de parte, declaración testimonial, reconocimiento y exhibición de documentos, con las más amplias atnbuciones y demas facultades contenidas en los artículos "4, 75 v 77 del Código Procesal Civil = e) Firmar convenios con entidades financieras y otras instituciones públicas \ privadas f) Gozará de las facultades suficientes para celebiai los siguientes contiatos bancarros, con firma conjunta con el TESORERO a nombre de la ASOCIACIÓN - Créditos en General - Créditos en cuenta corriente Créditos Documéntanos - Préstamos o mutuos - Adv anee Accounts.

- Solicitarv contiatar fianzas abrir cartas de crédito, abm y cenai cuentas comentes, abril retirar y cerrar cuentas a plazo, abrir, retrrar y cerrar cuentas de ahorro, deposrtar \ retirai

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valores en custodia, comprar muebles, vender muebles, comprar inmuebles, vender in muebles, comprar valores mobiliarios, vender valores mobiliarios.

- Cobrar y otorgar recibos y cancelaciones, dar y tomar arriendo de muebles, dar y tomar arriendo de inmuebles, otorgar fianza a favor de si mismo, ceder créditos.

CHEQUES: - Cobrar cheques, girar sobre saldos deudores, endosar para abono en cuenta de la asocia­ ción, girar sobre saldos acreedores, endosar terceros.

LETRAS Y PAGARES: - Girar letras, aceptar letras, endosar letras, avalar letras, descontar letras, renovar letras, emitir pagarés, endosar pagarés, avalar y descontar pagarés.

COBROS Y PAGOS. - Cobrar giros, cobrar transferencias, cargos, abonos en cuenta, pago de transferencias.

- Resolver transitoriamente los asuntos que revistan carácter de urgente con cargo a dar cuenta a la Asamblea General - Representar a la asociación ante la SLTNAT, SUNAD, Municipalidades y demás autorida­ des tributarias, administrativas y locales ARTICULO VEINTIUNO.- El Vice-presidente, es quien remplaza al presidente en caso de ausencia con todas las atribuciones señaladas en el presente estatuto.

ARTICULO VEINTIDOS.- El Tesorero asume las funciones de: a) Administrar los fondos y sei el custodio de los bienes de la Asociación. b) Firmal conjuntamente con el Presidente todas las actas, balances, memorias y todo ins­ trumento de interés económico de la Asociación c) Gozaiá de las facultades bancanas señaladas en el literal f) artículo 20 del presente es­ tatuto con firma conjunta con el PRESIDENTE) a nombre de la ASOCIACION. d) Llevai un balance, libro diario preciso y completo de todas las operaciones de la Asocia­ ción sus respectivos libros, cuidando de entregarlos oidenadamente a su sucesoi Debe­ rá informar poimenonzadamente de la marcha económica de la Asociación cada vez que el Consejo Directivo lo solicite y cuando lo requiera la \samblea General e) Revisar e informar el estado corriente mensual de las cuentas bancanas f ) Velai por el buen uso de los fondos, bienes y valores g) Supeivigilar el movimiento de los ingresos, egresos y rentas h) Llevai inventario de los bienes debidamente valorizados y actualizados. i) Realizar cualquier otra labor que la Asamblea General y/o el Consejo Directivo le asigne.

ARTICULO VEINTITRES.- Son funciones del Secretario a) Llevar el Libro de Actas de las sesiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo, coordinando la ejecución de los acuerdos. Los libros deberán estai legalizados y ac-

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tualizados, asimismo podrá otorgar constancias de las actas asentadas a cualquier miem­ bro de la asociación que lo solicite. b) Transcribir los acuerdos a quien corresponda. c) Llevar y conservar la correspondencia, los archivos y el acervo documentario. d) Realizar toda labor que le asigne la Asamblea General y/o el Consejo Directivo le asigne.

ARTICULO VEINTICUATRO.- El Fiscal tiene las siguientes atribuciones: a) Fiscalizar las acciones y las gestiones del Consejo directivo y de los integrantes de la asociación. b) Hacer cumplir los acuerdos tomados por los integrantes en asamblea ordinaria y ex­ traordinaria. c) Vigilar el cumplimiento del estatuto, así como los acuerdos sociales con sujeción de la Ley, igualmente denunciar o informar sobre infracciones o de cualquier otro hecho que afecte la existencia o integridad de la asociación.

ARTICULO VEINTICINCO - El Vocal tiene las siguientes atribuciones a) Cumplir con lo encomendado a la laboi que le asigne la Asamblea Genei al y o el Consejo Directivo TITULO QUINTO DE LOS ASOCIADOS ARTICULO VEINTISEIS - Las condiciones para la admisión son a) Ser mayoi de edad b) No estar impedido o limitado de ejercer sus derechos civiles c) Contai con los íequisitos que la Asamblea determine ARTICULO VEINTISIETE.- Las condiciones paia la lenunua son a) La renuncia de un miembio seia formulada por escrito, con firma legalizada ante un Notario Público y dirigida di Piesidente del Consejo Directivo, salvo que tenga el carác­ ter de irrevocable, en cuyo caso se tendrá por consentida b) No adeudai cuotas ordinarias o especiales, salvo exoneración poi la Asamblea ARTICULO VEINTIOCHO - Las condiciones paia la exclusión son a) Cuando atente deliberadamente lo establecido por el presente estatuto ARTICULO VEINTINUEVE - Es miembro activo y hábil, aquel miembro que esté al día en sus aportaciones oí dinanas y extiaoi diñarías que acuerde la asamblea, y que cumpla las disposiciones del presente estatuto ARTICULO TREINTA - Son derechos de los integrantes de la asociación a) Participai de todos los servicios y beneficios de la asociación b) Intei venir activamente en las asambleas

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c) Participar con voz y voto en todas las asambleas. d) Fiscalizar la marcha de la asociación. e) Proponer planes, proyectos estrategias de desarrollo en beneficio de la asociación.

ARTICULO TREINTIUNO.- Son obligaciones de los asociados: a) Cumplir con lo establecido en el estatuto y reglamento. b) Acatar los acuerdos de la asamblea general. c) Cumplir los compromisos contraídos. d) Desempeñar las funciones que se les encomiende y asistir a reuniones. e) Abonar puntualmente las cuotas ordinarias y extraordinarias. f) Asistir a los actos en reuniones a los que fueran convocados.

ARTICULO TREINTIDOS.- Las faltas cometidas serán sancionadas con: a) Amonestación. b) Suspensión. c) Exclusión.

Las sanciones son impuestas por el Consejo Directivo, y la apelación es ante la asamblea general, cualquier decisión es definitiva.

MODIFICACIÓN DEL ESTATUTO. ARTICULO TREINTITRES.- Para modificar el Estatuto se requiere en primera convocatona, la asistencia de más de la mitad de los miembros activos. Los acuerdos se adoptan con el voto de más de la mitad de los miembros activos concurrentes. En segunda convocatoria, los acuerdos se adoptan con los miembros que asistan y que representen no menos de la décima parte de los miembros activos TITULO SEXTO DE LA LIQUIDACIÓN Y DISOLUCIÓN. ARTICULO TREINTICUATRO.- Procede la liquidación y disolución en casos de: a) Cuando se haga imposible la continuación de la vida institucional. b) Cuando no pueda funcionar según el presente estatuto. c) Por declaración judicial. d) Por quiebra.

La liquidación de la asociación se efectuara conforme a las reglas del artículo 98 del Código Civil.

ARTICULO TREINTICINCO.- Disuelta la asociación y concluida la liquidación, el pa­ trimonio se destinará a una entidad cuyos fines esté contemplado en el inciso b) (18) del Art.l9° del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, institución de fines similares preferentemente de la ciudad de Huancavelica. Siempre que no se distribuyan, directamente ni indirectamente entre los asociados y que en sus estatutos esté previsto que su patrimonio se destinará, en caso de disolución, a cualquiera de los fines contemplados

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en este inciso.

ARTICULO TREINTISEIS.- Los acuerdos de las asambleas generales así como de las reu­ niones del Consejo Directivo constarán en libros de actas aperturados para cada órgano de gobierno, cuya trascripción es de responsabilidad conjunta del presidente y secretaria, quienes firmarán y sellarán en cada uno de los folios, independientemente a las firmas de todas las asistentes quienes firmarán o imprimirán sus huellas dactilares al final del acta correspondiente.

ARTICULO TREINTISIETE.- En todo lo no previsto en el presente estatuto, además de lo que la Asamblea General de Asociados no pueda decidir se acogerá al Código Civil en el ca­ pítulo que corresponde a Asociaciones. El presente Estatuto regirá luego de su inscripción en la Oficina Registral de esta ciudad.

Sin haber otro punto que tratar, se culminó con la presente Asamblea siendo 2.00 PM de la tarde del mismo día pasando a firmal los presentes en señal de conformidad 1. GREGORIO HUAROCC OSORIO DNI N° 23222766 2. ISABEL BARRA HUAROCC DNI N° 23222953 3 FELIX ROMAN BARRA DNI N° 23222159 4. EPIMACO LEDESMA MANTARI DNI N° 23222228 5 RAQUEL RAYDA BARRA HUAROC DNI N° 40531806 o. ALEJANDRO BARRA PARIONA DNI N° 23222266 7 VICENTE HUAROCC OSORIO DNI N° 23222892 8 RUFINO HUAROCC LEDESMA DNI N° 23222254 9 ALBINO HUAROCC GARCIA DNI N° 23222856 10 VICTO R RAUL GARCIA HUAROCC DNI N* 23241694 11 MARINA HUAROCC GARCIA DNI Nu 23222818 12 JACINTO ASTO BARRA DNI N° 23222185 13. MOISES ÑAHUINRIPA HUAROCC DNI N° 23229898 14. MASIDONIO RODRIGO HUAROCC BARRA DNI N° 23222735 15 ISAIAS LEDESMA REYES DNI N° 43875153

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