Manual de Inducción y reinducción - SG Secretaría General CARDER

INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN - CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISARALDA

CONOCE TODO LO QUE HACEMOS EN LA

SECRETARÍA GENERAL

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISARALDA

La Secretaría

General de la Corporación Autónoma Regional de Risaralda, CARDER, según el

Acuerdo No. 013 de 2004 con el cual se determinó la estructura interna de la entidad, tiene dentro de sus responsabilidades, entre otras, asesorar a la Dirección en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, tecnológicos, económicos y financieros de la entidad.

En la Secretaria General trabajan

32 servidores públicos

quienes conforman los diferentes procesos y subprocesos como son:

Subproceso Gestión Documental Subproceso Talento Humano Subproceso Oficina de Comunicaciones Subproceso Tecnologías de la Información Subproceso Recursos Físicos Unidad de Control Interno Disciplinario Proceso Gestión Financiera: (Contabilidad Tesorería - Presupuesto)

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SECRETARÍA GENERAL Subproceso Gestión Documental: Encargados de desarrollar sistemáticamente los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.

Subproceso Talento Humano: Este subproceso se encarga de planificar, gestionar, ejecutar actividades relacionadas con la administración de personal, novedades administrativas y lo relacionado con bienestar y capacitación de los 136 Servidores Públicos de la Entidad; así como lo correspondiente al tema de Seguridad y Salud en el Trabajo de todos los funcionarios.

Subproceso Oficina de Comunicaciones: Apoya a la entidad en los pasos para comunicar las actividades que desarrolla, expresando los intereses y objetivos a nivel interno, local, regional, nacional e internacional, buscando siempre fortalecer su imagen corporativa.

Subproceso Tecnologías de la Información: Este subproceso gestiona la estrategia y el gobierno de las tecnologías de la información, basado en servicios tecnológicos e infraestructura, sistemas de información, explotación de datos e información, buen uso y apropiación de la tecnología, contribuyendo a la implementación de soluciones tecnológicas y el logro de los objetivos estratégicos de la entidad.

Subproceso Recursos Físicos: Tiene como función principal la administración de bienes muebles e inmuebles de la entidad; a través de la planeación y control de las actividades requeridas para la adquisición, mantenimiento, almacenamiento, custodia y registro del control de inventarios de elementos devolutivos, de consumo, inventario de bienes inmuebles (predios) y prestar los servicios para el funcionamiento administrativo de la Corporación.

Unidad de Control Interno Disciplinario: Determinar la responsabilidad de los servidores públicos dentro de la CARDER, aunque se hayan retirado del servicio, en la realización de conductas disciplinariamente relevantes, y en el marco de la función preventiva capacitar a los servidores en prevención de conductas disciplinables.

Proceso Gestión Financiera: Contabilidad: su principal función es la generación y presentación de los estados financieros de la CARDER, a través del reconocimiento de hechos económicos inherentes al ejercicio como autoridad ambiental.

Tesorería: cumplen la tarea de facturar y recaudar todos los conceptos requeridos por la CARDER. Además, de cobrar las obligaciones en mora, buscando sanear la cartera de la entidad.

Presupuesto: es la encargada de elaborar, gestionar, presentar y tramitar la aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la Corporación para cada vigencia fiscal, tanto con Recursos Propios como con los Recursos de la Nación.

La Secretaría General es una dependencia de puertas abiertas, que facilita y apoya a la entidad para su buen desarrollo.

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SUBPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.

Desarrollar sistemáticamente los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.

Enmarcados en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos

¿PARA QUÉ SIRVE? Para coordinar y controlar mediante los instrumentos archivísticos las actividades específicas que afecten la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos producidos derivados de las funciones de la Corporación.

¿QUÉ DOCUMENTOS LO CONFORMAN? PL-10-04 Política Gestión Documental V1 Plan Institucional de Archivos – PINAR Programa de Gestión Documental – PGD PR-16A-01 Recepción y distribución interna de comunicaciones oficiales - V8 PR-16A-02 Preparación y despacho de comunicaciones oficiales- V11 R-16A-12 Procedimiento Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias- V13 PR-16A-21 Notificación y comunicación de actos administrativos V9 OD-16A-19 Registro de activos de información CARDER V2 OD-16A-29 Esquema de Publicación Transparencia y Acceso a la Información Púbica V1 OD-16A-28 Índice de información Reservada y Clasificada V1

¿CÓMO ESTÁ COMPUESTO? NOTIFICACIONES Establecer el procedimiento para notificar y comunicar los actos administrativos que lo requieran, emitidos en la CARDER. Este procedimiento aplica para los actos administrativos (Resoluciones) emitidos por la Corporación, que requieran ser numerados, notificados y comunicados y los autos que requieren ser notificados.

CORRESPONDENCIA Recepcionar, radicar y distribuir correcta y oportunamente a las diferentes dependencias, todas las comunicaciones oficiales y toda la documentación que ingresa a la CARDER. Este procedimiento aplica para todas las comunicaciones oficiales, desde que se reciben hasta que se entregan en las dependencias correspondientes.

La documentación se recibe en medio físico o por el correo electrónico de la CARDER carder@carder.gov.co

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SUBPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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GESTIÓN DOCUMENTAL El programa de Gestión documental – PGD, se articula con el plan institucional de archivos y el Plan de Capacitación Anual de la Corporación, permitiendo el mejoramiento de la gestión documental en toda la entidad, porque establece los lineamientos en materia documental para todos los documentos producidos y generados por la Corporación y sus dependencias, así como para la documentación conservada de anteriores vigencias y aplica para todo tipo de documentación independientemente de su soporte Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias: Registrar y hacer seguimiento a la presentación, radicación y constancia de todas aquellas peticiones, que se gestionan a través del módulo habilitado en la Web como quejas, reclamos, sugerencias o denuncias de hechos de corrupción que presentan los usuarios verbalmente en forma presencial, por vía telefónica, por medios tecnológicos o electrónicos, frente a hechos o actos que afecten el servicio o por los actitudes de los servidores públicos ante la atención al usuario o solicitudes de información.

¿QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DEL SUBPROCESO EN LA ENTIDAD? Secretario General Profesional especializado Profesional universitario Auxiliar administrativo (4) Secretaria (2)

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN - CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISARALDA ASAMBLEA CORPORATIVA CONSEJO DIRECTIVO

REVISORÍA FISCAL

DIRECCIÓN GENERAL OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

OFICINA ASESORÍA JURÍDICA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL SECTORIAL SECRETARÍA GENERAL

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

CODIGO DE INTEGRIDAD

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HONESTIDAD Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.

COMPROMISO Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.

RESPETO Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.

DILIGENCIA

Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.

JUSTICIA Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL

INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN - CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISARALDA FUNCIONALES

COMPORTAMENTALES

Son los resultados, productos o servicios susceptibles de ser medidos y verificados.

¿Cuántos?

No deberá ser superior a cinco (5) en el período anual y máximo podrán ser tres (3) para el período de prueba.

Ejemplos: Verbo: Responder + Objeto: Derechos de petición + Condición de resultado: dentro de los términos previstos por la ley.

Son las características individuales (habilidades, actitudes, conocimientos, aptitudes, rasgos y motivaciones) que están relacionadas con el desempeño observado del empleado público y que le permiten alcanzar las metas institucionales.

¿Cuántos?

Serán entre tres (3) y cinco (5). El nominador podrá proponer a los evaluadores la inclusión de máximo dos (2) compromisos comportamentales que él considere convenientes.

Ejemplos: Las establecidas en los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales de la respectiva entidad, o en su defecto las señaladas en el Decreto 815 de 2018.

PERÍODO ANUAL

PERÍODO DE PRUEBA

Si durante el período de evaluación se producen cambios en los planes institucionales o metras por áreas, dependencia, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión, insumo base para la concertación.

Si durante el período de prueba se producen cambios en los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión, insumo base para la contratación.

Por separación temporan del evaluado del ejercicio de las funciones de su cargo por un término superior a treinta (30) días calendario.

Por interrupción del período de prueba por un lapso igual o superior a veinte (20) días contínuos.

Por cambio definitivo del empleo como resultado del traslado del evaluado o reubicación de su empleo.

Cuando el empleado en período de prueba sea incorporado en un empleo igual o equivalente como consecuencia de la supresión del cargo con ocasión de la reforma total o parcial de la planta de empleos de la entidad, en los términos del artículo 2.2.6.27 del Decreto 1083 de 2015.

Por asiganción de funciones, en los términos del artículo 2.2.5.5.52 del decreto No. 648 de 2017 o la norma que lo modifique.

CALIFICACIÓN DEFINITIVA Período anual: Comprende el período entre el 1 febrero y el 31 de enero del año siguiente, correspondiendo a la sumatoria de las dos (2) evaluaciones parciales semestrales. Esta calificación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento de dicho período.

Período de prueba: Una vez el período de prueba del empleado público, el evaluador efectuará la calificación definitiva dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

TRÁMITE DE VIÁTICOS COMISIÓN DE SERVICIO

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La solicitud de viáticos y/o Autorización de comisión, se recibirá en la Oficina de Talento Humano, con tres (3) días hábiles de anticipación, debidamente diligenciados con todas sus firmas y adjuntar invitación o programación del evento si es del caso; sí lo pasa posterior a este tiempo, la Oficina de Talento Humano no se hace responsable del trámite de pago de estos viáticos.

Se recuerda la obligatoriedad de diligenciar en forma correcta y total los formatos Autorización de comisión y Cumplido de comisión, sin ser modificados y que sean la última versión publicada en el SIG, de lo contrario no serán tramitados.

Pago de Viáticos: estos se cancelarán una vez el servidor público regrese de la Comisión, haga entrega del pasabordo o tiquetes de transporte terrestres y taxis (si hay lugar a ello) en Talento Humano y presente el Cumplido de Comisión debidamente diligenciado.

Las personas que cancelen las comisiones, deben informar la novedad a Talento Humano oportunamente para proceder a revocar la Resolución que la Autorizó.

Si el funcionario requiere un tiquete aéreo, y luego de ser solicitado a la agencia cambia su itinerario, el pago de la penalidad deberá ser por su cuenta.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

PRESTACIONES SOCIALES

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La Corporación cuenta con 136 servidores públicos, de los cuales 13 son de libre nombramiento y remoción que son los que ocupan los cargos directivos y el personal de manejo y confianza del Director General y 123 cargos que son de carrera administrativa, los cuales se vinculan a la Entidad para ocupar un cargo en la

planta, mediante concurso y como tal ingresa a la carrera administrativa, según lo establecido en la Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones y demás decretos reglamentarios.

TALENTO HUMANO PRESTACIONES SOCIALES Las prestaciones Sociales, a que tienen derecho los empleados públicos del orden nacional, están clasificadas en: Prima de Vacaciones.

Vacaciones.

Prima de Navidad.

Cesantías.

Los factores saláriales, a que tienen derecho los empleados públicos del orden nacional, están clasificadas en: Bonificación por servicios prestados.

Prima de servicios.

Todo servidor público que ingrese a la Corporación, tendrá derecho a que se le cancelen salarios y prestaciones sociales, obedeciendo a las normas generales señaladas en la Ley 4a de 1992, en los decretos reglamentarios y el Decreto 304 de 2020

BONIFICACIÒN POR SERVICIOS PRESTADOS: Se le reconoce al servidor cada vez que cumpla un año continuo de labor en la misma Entidad.

PRIMA DE NAVIDAD: Todos los servidores públicos tienen derecho al reconocimiento y pago de una prima de Navidad equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado el 30 de noviembre de cada año.

Se pagará en la primera quincena del mes de diciembre VACACIONES: Los servidores públicos tienen derecho a quince días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, el monto de las mismas se liquidará con el salario devengado al momento de salir a disfrutarlas.

ASIGNACIÓN BASICA: Será la que fija el Gobierno Nacional anualmente de acuerdo con el nivel, código y grado del cargo.

PRIMA DE VACACIONES: Esta prestación social es equivalente a quince (15) días de salario por cada año de servicios y se paga al mismo tiempo en que se pagan las vacaciones.

Sólo se podrán aplazar las vacaciones correspondientes a dos años de servicio.

PRIMA TÉCNICA AUTOMÁTICA: En la CARDER, le corresponde la citada prima al director general, subdirectores, secretario general y no constituye salario para liquidar ninguna prestación social.

AUXILIO DE CESANTIAS: Durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, la Entidad transfiere al Fondo Nacional del Ahorro, la doceava parte de los valores devengados por el servidor público.

PRIMA DE SERVICIOS: La prima de servicios corresponde a 15 días de salario por cada año completo de servicios o proporcional.

Se pagará los primeros 15 días del mes de julio.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

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OBJETIVO: Garantizar condiciones de trabajo seguras y saludables en el desarrollo de las diferentes actividades en la Corporación, a través de la promoción de la salud y de la identificación, evaluación y control de los riesgos ocupacionales, con el fin de evitar la presentación de accidentes de trabajo y de enfermedades laborales y otras situaciones que afecten la calidad de vida de los trabajadores (servidores públicos, contratistas).

Responsabilidades de los Trabajadores en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): Procurar el cuidado integral de su salud.

Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.

Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.

Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG–SST. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato o al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

CONCEPTOS IMPORTANTES INCIDENTE DE TRABAJO Es un evento reprentino que no genera lesión mayor, pero con la posibilidad de haber sido u accidente. Es un “casi accidente”.

ACCIDENTE DE TRABAJO Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y que produce al trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

ENFERMADAD LABORAL Estadopatológico que sobreviene como consecuencia de la clase de trabajo que se realiza o del medio donde se trabaja.

Su relación debe ser comprobada.

REPORTE DEL ACCIDENTE DE TRABAJO LLAMAR A: (6) 311 6511 EXT: 162 - 105 (Talento Humano) 01 8000 111 170 (ARL Positiva) Ellos se encargarán de hacer el reporte del accidente de trabajo ante la ARL

DIRÍJASE A Esta es la red asistencial para atención de

urgencias por accidente de trabajo de nuestra ARL Positiva.

Pereira: Clínica Fracturas y Fracturas (Carrera 12bis No. 9-22 / Tel. 325 2346) Clínica Comfamiliar (Av Circunvalar No. 3-01 / Tel. 313 5600) Clínica Los Rosales (Carrera 9 No. 25-25 / Tel. 335 7454) Dosquebradas: ESE Hospital Santa Mónica.

(Cra. 19 Cll 18 B. Santa Mónica / Tel. 330 2507) La Virginia: Hospital San Perdo y San Pablo (Cl 13 No. 11-49 B. Balsillas / Tel. 368 2014)

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST

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El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo es un organismo encargado de la promoción, divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas, dentro de la corporación, propone actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo y cuya política es la de promover a todo el personal de la Entidad condiciones de trabajo seguras, sanas e higiénicas, con el fin de evitar accidente de trabajo y enfermedades laborales.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

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Acoso Laboral: se entiende como toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

BRIGADA DE EMERGENCIA

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Equipo de trabajo conformado por Funcionarios y Contratistas de la Corporación: Organizados, debidamente entrenados y capacitados para actual antes, durante y después de una emergencia en la Entidad. Brigadistas que se desempeñan como promotores del área preventiva y actúan en caso de una emergencia.

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SUBPROCESO DE TALENTO HUMANO

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS

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¿Qué es la matriz de peligros?

Es una herramienta de gestión que permite indentificar peligros, evaluar y controla los riesgos de accidente y enfermedades del trabajo, asociados a los procesos de la Corporación. ¿Para qué sirve?

Sirve para analizar el nivel de riesgo presente en los trabajos, para comprar por nivel de riesgo diferenes tareas, para proponer acciones concretas para disminuir los riesgos y para estimar el impacto que estas acciones tendrán sobre el nivel de riesgo de los trabajadores.

LOS PELIGROS IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD ESTÁN CONSTITUIDOS PRINCIPALMENTE POR: BIOMÉDICOS. Movimientos repetitivos (Miembros superiores), Posiciones sentadas prolongadas e inadecuadas.

BIOLÓGICO Contacto con macroorganismos y microorganismos .

CONDICIONES DE SEGURIDAD Tecnológico: Infraestructura en guadua y madera (Incendios) Mecánico: Gopeado por o contra Eléctrico: COntacto indirecto baja tensión.

Locativo: Orden y aseo, caídas de mismo nivel.

Accidentes de tránsito: Desplazamiento a otros municipios del departamento de Risaralda y otras ciudades del eje cafetero.

Públicos: Secuestro, asesinato y terrorismo.

QUÍMICO Manipulación de sustancias químicas.

FÍSICO: Iluminación en exceso.

FENÓMENOS NATURALES. Sísmo, tormenta y lluvia.

PSICOSOCIAL. Altos ritmos de trabajo, agresiones generadas por clientes-usuarios (físicas o verbales)

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Y EJECUCIÓN SUBPROCESO DE DELELABORACIÓN SISTEMA DE ESTÍMULOS, BIENESTAR SOCIAL. TALENTO HUMANO

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¿Quiénes tienen derecho de educación formal y no formal con presupuesto de la CARDER? Los servidores públicos que están en carrera administrativa y los de libre nombramiento y remoción, son los únicos que pueden disfrutar de la educación formal y no formal con recursos de presupuesto de la Corporación.

Incentivos para los mejores servidores públicos.

En el Programa de Bienestar Social se encuentran incluidos los incentivos y actividades a las cuales pueden acceder los servidores públicos de la Corporación. Igualmente dentro del programa se determina una propuesta de incentivos para los mejores servidores públicos, la cual resulta después de obtener los resultados de las evaluaciones de desempeño anual y es aprobada por el Director General a través de Resolución.

CURSOS DE NATACIÓN (Incluye núcleo familiar).

ACONDICIONAMIENTO FÍSICO (Gimnasio Incluye núcleo familiar).

ESTUDIOS DE INGLÉS (Incluye núcleo familiar).

INCENTIVO ECONÓMICO DEL 2,5 SMMLV (Estudios formales)

Algunas actividades que se desarrollan por el Programa de Bienestar son: CICLORUTAS HOMENAJE A PADRES Y MADRES HOMENAJE A SECRETARIAS Y SECRETARIOS EJECUTIVOS DÍA DEL SERVIDOR PÚBLICO INTEGRACIÓN FAMILIAR VISITA Y CAMINATAS A LAS ÁREAS PROTEGIDAS JORNADAS DE INTEGRACIÓN TORNEOS INTERNOS PREGÓN NAVIDEÑO INTEGRACIÓN DECEMBRINA

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SUBPROCESO DE COMUNICACIONES

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Establecer los pasos para comunicar las actividades que desarrolla la Corporación Autónoma Regional de Risaralda – CARDER, expresando los intereses y objetivos de la entidad a nivel interno, local, regional, nacional e internacional.

PARA QUÉ SIRVE Y CÓMO SE MANEJA ESTE PROCEDIMIENTO. Este procedimiento se ha diseñado para divulgar la gestión y actividades que desarrolla la entidad a nivel interno y externo, las cuales se difunden a través de comunicación interna y externa para el impacto de sus actuaciones en los diferentes públicos objetivo.

COMUNICACIÓN EXTERNA: Ruedas de prensa Visitas periódicas a medios Comunicación digital a través de Internet y redes sociales institucionales como son:

FACEBOOK INSTAGRAM TWITTER YOUTUBE

REDES SOCIALES

facebook.com/carderisaralda/ twitter.com/carderrisaralda instagram.com/carderrisaralda youtube.com/carderrisaralda.

Diseño y publicación de piezas gráficas o audiovisuales Boletines de Prensa Difusión de pauta pedagógica a través de prensa, radio, televisión, sitios web, etc.

Apoyo en el Diseño de material impreso como: libros, cartillas, plegables, afiches, etc.

Material PoP que es básicamente cualquier objeto o cosa con el logo de la CARDER para reforzar la imagen institucional.

Actualization de información del Portal web: www.carder. gov.co NotiCARDERTV Monitoreo de medios, seguimiento a medios masivos de comunicación para conocer la información que es noticia de la CARDER.

COMUNICACIÓN INTERNA: Cartelera de Comunicaciones, es para información de eventos, encuentros, actividades importantes a realizarse, agendas y recortes noticiosos.

Campañas de comunicación interna NotiCARDER interno virtual, los contenidos estarán orientados a la información corporativa administrativa.

Correos masivos de Comunicación interna.

Publicación en la Página Web Interna a través del Intranet.

CORREO INSTITUCIONAL SAIA

INTRANET

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SUBPROCESO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

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Gestionar la estrategia y el gobierno de las tecnologías de la información, basado en: Servicios tecnológicos e infraestructura Sistemas de información Explotación de datos e información Buen uso y apropiación de la tecnología Busca contribuir a la implementación de soluciones tecnológicas y el logro de los objetivos estratégicos de la Entidad Esquema funcional de acuerdo a lineamientos de la Política de Gobierno Digital

LIDERAZGO TI - Gestión Estratégica (CIO) Gestión de proyectos y estrategia TI

Gestión de infraestructura y servicios

Gestión de datos e información

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

EQUIPO DE TI 2020 GESTIÓN PROYECTOS Y ESTRATEGIA DE TIC GESTIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS.

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SUBPROCESO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

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SERVICIOS TECNOLÓGICOS Buscan garantizar la disponibilidad de la infraestructura tecnológica de la Entidad, tanto en la sede principal como en las otras sedes y Oficinas Verdes: Asistencia al usuario interno en el uso y funcionamiento de Hardware y Software, tanto de manera presencial como remota.

Mantenimiento preventivo y correctivo de Hardware: Equipos de misión crítica: 4 Servidores Físicos, 3 NAS, 19 Servidores Virtualizados, 40 Dispositivos de Interconexión, cableado estructurado, red WiFi Más de 200 Equipos de Computo y Más de 50 Periféricos asignados a usuarios.

Instalación y actualización de software: Sistemas Operativos, Software de utilidad, sistemas de información, bases de datos.

Administración de la infraestructura tecnológica y sus proveedores.

Servicios estables de conectividad y comunicaciones (Internet, Telefonía, Portales Web…) Salvaguarda de la información institucional: Antivirus, Firewall, Respaldo de datos.

¿CÓMO ACCEDER A LOS SERVICIOS TECNOLÓGICOS? Los puntos de contacto para solicitud de los servicios de TI de los clientes internos (tanto funcionarios de la planta de personal como contratistas) son: Requerimiento a través del sistema de información SAIA Correo electrónico al profesional asignado al servicio Extensión Telefónica Ext. 145, 146 y 147 Solicitud Presencial en la oficina 202 (Sistemas) Las solicitudes se someten a revisión según viabilidad, priorización y asignación al profesional encargado de su solución, de acuerdo al esquema y los tiempos del Catálogo de Servicios de TI, disponible para su consulta en la Intranet.

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SUBPROCESO DE RECURSOS FÍSICOS

INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN - CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISARALDA PROCESOS GENERALES Plan Anual de Adquisiciones Administración y baja de bienes Devolución bienes de inventario Solicitud Entrada de almacén Autorización de gastos por caja menor Solicitud de bienes devolutivos y consumibles Autorización de salida de elementos

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

ADMINISTRACION Y BAJA DE BIENES

OBJETO: Establecer los pasos para consolidar, elaborar y actualizar la proyección de las adquisiciones de bienes, obras y servicios que tenga la CARDER anualmente.

OBJETIVO: Planificar, Controlar y Administrar los Bienes Muebles (Recepción, almacenamiento, ingreso, suministro, inventarios y Baja de los Bienes) Se clasifican:

UTILIDAD Y MANEJO Al finalizar cada año se elabora el PAA para la vigencia siguiente, con la información suministrada por todos los líderes de procesos de las necesidades de bienes, servicios y obra pública.

La ejecución y actualización es en línea con la asociación de cada proceso contractual incluido en la plataforma del SECOP II; siendo primordial los códigos del clasificador de bienes y servicios.

RESPONSABLES Secretaría General como líder del Plan con el Profesional Universitario de Recursos Físicos.

Los líderes de procesos, con los servidores públicos que aportan la información de las necesidades de adquisiciones de bienes, servicios y obra publica

Bienes de Consumo (Papelería, Aseo, cafetería, repuestos , publicaciones).

Bienes Devolutivos: (Muebles y enseres, equipos, maquinaria , vehículos).

Bienes Devolutivos en Servicio. (a cargo de los Servidores Públicos) El control a través del inventario individual.

DEVOLUCIÓN BIENES DE INVENTARIO OBJETIVO: Generar por parte de los servidores públicos devolución de elementos: Porque no lo requiere.

Por mal estado.

FORMATOS ASOCIADOS FO16A - 14 Devolución bienes de inventario-V4 FO16A - 40 Concepto técnico para baja de bienes-V2

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SUBPROCESO DE RECURSOS FÍSICOS

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SOLICITUD ENTRADA DE ALMACÉN

ADMINISTRACION RECURSOS CAJA MENOR

OBJETIVO: Ingresar al almacén los elementos adquiridos por parte de los servidores públicos en calidad de supervisores.

USO: Atender erogaciones de menor cuantía y se debe sufragar gastos que tengan carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la Entidad.

FORMATO ASOCIADO FO16A - 46 Solicitud Entrada de almacén V3 SOLICITUD DE BIENES DEVOLUTIVOS Y CONSUMIBLES OBJETIVO: Solicitar aquellos elementos devolutivos y/o de consumo, para el desarrollo de las actividades propias de cada uno de los servidores públicos.

FORMATO ASOCIADO FO16A - 46 Solicitud de bienes devolutivos y consumibles V2

FORMATO ASOCIADO FO16A-17 Autorización de gastos de caja menor V3 Diligenciar completamente

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UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

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OBJETIVO: Determinar la responsabilidad de los servidores públicos dentro de la CARDER, aunque se hayan retirado del servicio, en la realización de conductas disciplinariamente relevantes, y en el marco de la función preventiva capacitar a los servidores en prevención de conductas disciplinables.

ALCALCE La actuación Disciplinaria se origina con la recepción de información proveniente de un servidor público, por queja formulada por cualquier persona, por anónimos o por otro medio que amerite credibilidad y finaliza con cualquiera de las siguientes decisiones: un auto inhibitorio, un auto de archivo definitivo, un auto de remisión por competencia y el correspondiente fallo sancionatorio o absolutorio en primera instancia.

Esta actuación está destinada a los servidores públicos de la CARDER aunque se encuentren retirados del servicio, excepto el comité de Dirección cuya competencia es de la Procuraduría General de la Nación INDICADOR Eficacia: acciones preventivas sobre la comisión de conductas con incidencia disciplinaria: el N° de acciones preventivas desarrolladas en la vigencia / dos (2) acciones preventivas a desarrollar en la vigencia Efectividad: Disminución de informes disciplinarios: (N° de procesos disciplinarios año en vigencia - N° de procesos disciplinarios año inmediatamente anterior) / N° de procesos disciplinarios año inmediatamente anterior

RESPONSABILIDADES La Unidad de Control Interno Disciplinario de la CARDER tiene como responsabilidades las siguientes: Ejercer la función disciplinaria interna conforme lo establece la Ley. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos de la CARDER. Llevar los libros y documentos necesarios para el adecuado y oportuno registro de todas las actuaciones disciplinarias internas para efectos estadísticos y de control.

Efectuar los registros de las actuaciones disciplinarias debidamente ejecutoriadas.

Rendir oportunamente los informes al Ministerio Público en los términos establecidos en la Ley Disciplinaria.

Efectuar las gestiones necesarias ante quien corresponda para hacer efectiva la ejecución de las sanciones que se impongan a los Servidores Públicos de la CARDER y promover las acciones legales a que hubiere lugar para el cobro por Jurisdicción Coactiva.

Fijar las políticas y planes para un adecuado ejercicio de la función pública dentro del marco preventivo de la función disciplinaria.

Las demás funciones que señalen la Constitución Política y la Ley.

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UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

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LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LA FALTA DISCIPLINARIA Garantía de la función pública: El sujeto disciplinable, para salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o función, ejercerá los derechos, cumplirá los deberes, respetará las prohibiciones y estará sometido al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política y en las leyes.

La falta disciplinaria: Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que conlleve al incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY DISCIPLINARIA La ley disciplinaria se aplicará a los funcionarios y miembros de CARDER que incurran en falta disciplinaria dentro o fuera del territorio de la jurisdicción.

SUJETOS DISCIPLINABLES: Son destinatarios de la ley disciplinaria los funcionarios y miembros de la CARDER, aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares según lo estipulan las normas vigentes.

Es autor quien cometa la falta disciplinaria o

determine a otro a cometerla, aun cuando los efectos de la conducta se produzcan después de la dejación del cargo o función.

ACCIÓN Y OMISIÓN: Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones.

EXCLUSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA Está exento de responsabilidad disciplinaria quien realice la conducta: Por fuerza mayor o caso fortuito.

En estricto cumplimiento de un deber constitucional o legal de mayor importancia que el sacrificado.

En cumplimiento de orden legítima de autoridad competente emitida con las formalidades legales.

Por salvar un derecho propio o ajeno al cual deba ceder el cumplimiento del deber, en razón de la necesidad, adecuación, proporcionalidad y razonabilidad.

Por insuperable coacción ajena o miedo insuperable.

Con la convicción errada e invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria.

En situación de inimputabilidad. En tales eventos se dará inmediata aplicación, por el competente, a los mecanismos administrativos que permitan el reconocimiento de las inhabilidades sobrevinientes.

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SUBPROCESO RECAUDO

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OBJETIVO: Facturar y recaudar todos los conceptos requeridos por la Entidad.

ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los conceptos que requieran ser facturados por la Entidad: En la tesorería de la Corporación.

En las cuentas bancarias que se tienen asignadas para ello.

El sistema automático de pago (SAP).

Cuando los usuarios vayan a realizar el pago mediante consignación en una entidad bancaria,

se le informa que debe registrar: Nombre y número de identificación del deudor.

Número y vigencia de la factura a cancelar.

Posterior a la consignación, debe de hacer llegar el soporte de pago a la tesorería de la Corporación, con el fin de registrar el pago en el sistema y poder continuar con los trámites.

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SUBPROCESO GESTIÓN DE CIERRE DE PRESUPUESTO

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OBJETIVO: Constituir al final de la vigencia las Reservas Presupuestales con los compromisos legalmente constituidos, que cuentan con registro presupuestal, pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y por lo mismo, se pagarán dentro de la vigencia siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior.

ACTIVIDADES: Remisión trimestral de relación con los compromisos que presentan saldos de la vigencia actual y de los de la vigencia anterior a los Lideres de Procesos, para efectos del seguimiento por parte de los supervisores y como preparación para el proceso de cierre presupuestal al finalizar la vigencia.

Efectuar en el aplicativo financiero PCT de la entidad, las reducciones en el presupuesto de los saldos sobrantes de las liquidaciones de los contratos recibidas de los interventores.

Una vez ajustados los saldos de los compromisos de la vigencia, efectuar el cierre en el aplicativo PCT de la Entidad y se procede a constituir las Reservas Presupuestales.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE CIERRE: Una vez cerrado el presupuesto, se elabora Acto Administrativo mediante la cual se refrendan las Reservas Presupuestales y las Cuentas por Pagar, el cual debe ser firmado por el Director General, el Líder del Proceso Financiero, el Tesorera y el Profesional Especializado de Presupuesto.

Imprimir y archivar la documentación de la constitución de las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar.

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COBRO ADMINISTRATIVO PERSUASIVO Y COACTIVO

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OBJETIVO: Cobrar las obligaciones en mora, buscando sanear la cartera de la entidad. ¿PARA QUÉ SIRVE? Para recuperar la cartera vencida retornando valores a la entidad que le permitan reinvertir y cumplir con su misión. ¿CÓMO SE MANEJA ESTE PROCEDIMIENTO? Por medio de: Reglamento Interno de Recaudo de Cartera (Resolución A-0710 del 15 de julio de 2019 – Modificada por la Resolución A-1064 del 11 de octubre de 2019)

Y se lleva a cabo mediante el procedimiento de cobro administrativo persuasivo y coactivo interno de la entidad, donde determina el paso a paso de la gestión de cobro de las facturas en mora. ¿Quién o quiénes son los responsables del procedimiento en la entidad?

Secretario General, Tesorero y Profesional universitario

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SUBPROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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Nuestra principal función es la generación y presentación de LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA CORPORACIÓN a través del reconocimiento de hechos económicos inherentes al ejercicio como Autoridad Ambiental.

ESTADOS FINANCIEROS

reconocimiento hechos económicos.

Preparación y prestación de los estados financieros y tributarios.

Conciliación con las fuentes generadoras de los hechos económicos.

Gestión de: · Cuentas por pagar. · Cuentas por cobrar.

50.000

50.000

ESTADOS FINANCIEROS, RESPONSABILIDAD DE TODOS. Todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable como proveedores de información tienen el compromiso de: Suministrar los datos que se requieran para el reconocimiento de hechos económicos asociados con CARDER.

Hacerlo oportunamente.

Con las características necesarias y soportes fidedignos de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente por parte de contabilidad.

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SUBPROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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Facturación ingresos de la Entidad.

Cuentas por pagar a funcionarios, contratistas y demás gastos de la Entidad

Reconocimien to y control de los hechos económicos asociados con el activo, pasivo y gastos.

Conciliación con fuentes de información de las cuentas por cobrar

Atención usuario interno y externo

Reconocimiento, asociados con pasivos de ingresos recibidos por anticipado, e ingresos.

Control y conciliación de hechos económicos asociados al efectivo, las inversiones e ingresos

Conciliación con fuentes de información

Proyección de informes financieros

Generar y revisar los informes contables necasarios para la administración y control financiero de la CARDER y que son requeridos por los Entes de Control, la Asamblea Corporativa, la Dirección General y los demás usuarios de la información contable pública.

Preparación y presentación de la información financiera bajo el Marco Normativo NICSP para Entidades de Gobierno e informes tributarios.

Gestionar de manera efectiva el reconocimiento de los hechos económicos que se derivand de cada

Atención usuario interno y externo

Atención usuario interno y externo

FACTURACIÓN Y CARTERA

CUENTAS POR PAGAR. INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO.

CONCILIACIÓN CON FUENTES DE INFORMACIÓN Y PROYECCIÓN DE INFORMES

uno de los procesos que se realizan en al Entidad, para contribuir a la consolidación de Estados Financieros con información fidedigna y relevante.

Análisis de la información contable registrada en las diferentes subcuentas, a fin de contrastarla y ajustarla, si a ello hubiere lugar, con las fuentes de datos que provienen de aquellas dependencias que generan información relativa a bancos, inversiones, nómina, rentas o cuentas por cobrar, deuda pública, propiedad, planta y equipo , entre otros.