Toastmaster by Cappelen Damm AS

ll o v k i e L Thomasog la o v r A g Erlin S OG RÅD

G•

PLANLEGGIN

Toastmaster_Materie.indd 3

RING • TIP GJENNOMFØ

2/6/12 2:55 PM

ISBN 978-82-02-35518-0 1. utgave, 1. opplag 2012

Omslagsfoto ved forfatterne Bokdesign, omslag og illustrasjoner: Erlend Askhov Trykk og innbinding: Livonia Print Sia, Latvia 2012 Satt i 10/13 Swift og trykt på 120 g Munken Lynx 1,1 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med Cappelen Damm AS er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. www.cappelendamm.no

Toastmaster_Materie.indd 4

2/6/12 2:55 PM

Innhold 1

Innledning

Toastmasterens historie

Toastmasterens mange oppgaver

Avslapningsøvelser for nervøse toastmastere

Talehåndtering

En god start

Generelt om introduksjoner

Framdriftsplan i forbindelse med bryllup

Introduksjoner: ideer og ferdige forslag

10 Etter maten

123

11 Sjekkliste

129

12 Krisekapittel – for den som er sent ute

133

13 Kjendisråd

143

14 Eksempel på kjøreplan

149

Helt til slutt

Toastmaster_Materie.indd 5

155

2/6/12 2:55 PM

Toastmaster_Materie.indd 6

2/6/12 10:55 AM

Toastmaster_Materie.indd 12

2/6/12 10:55 AM

3 toastmasterens mange oppgaver Det vil nok ikke hjelpe på eventuell nervøsitet å si dette, men toastmasterens oppgaver er mange, og svært ofte er det måten han/hun utfører dem på som avgjør om det blir en god eller dårlig fest. Forberedelser er nøkkelen til suksess. Her som ellers i livet. Ta ansvar. Det er bedre å gjøre for mye enn for lite. Er du ikke sikker på om det du tenker på er din oppgave, så sjekk det eller bare gjør det. Som toastmaster og/eller konferansier utfører du i grunnen en tjeneste. Og da bør du gå inn for å yte så god service som mulig. Arrangøren av festen, det være seg jubilanter, brudepar eller andre, har antakelig tatt på seg mer enn de kan håndtere i forsøket på å få til en minneverdig fest for alle. Om du yter den servicen du skal, vil du bidra til å fjerne noe av byrden fra arrangørens skuldrer, slik at hovedpersonene i større grad kan nyte dagen. Det er bedre at det er du som holder et våkent øye med at alle har vin i glasset, enn at brudeparet sitter og bekymrer seg for det. Her følger en oversikt over de oppgavene man vanligvis tillegger en toastmaster.

Toastmaster_Materie.indd 13

2/6/12 10:55 AM

Seremonimester Som tidligere nevnt kalles toastmasteren «Master of Ceremony» i England og USA. Som norsk toastmaster har du oppgaver utover det rent seremonielle, men det å få ting til å gå i henhold til tradisjonene er en av dine viktigste oppgaver. Tradisjoner er trygghet og grunnlaget for de forventninger både gjester og eventuelle hovedpersoner har. Du gjør dermed lurt i å holde deg til dem. I disse moderne tider er det imidlertid blitt mer og mer vanlig å bryte konvensjonelle ritualer i bryllup etc. Se det derfor som din oppgave i de første møtene med arrangøren av festen å opplyse om hva som er vanlig, slik at eventuelle endringer i tradisjonene er et bevisst valg fra de som arrangerer. Uansett bør du gå inn for å holde hele festen i tøylene til en viss grad. Først og fremst består det seremonielle i hvilken rekkefølge talene skal holdes. Og er det noe du kan være sikker på at andre gjester har en mening om, så er det hvordan en talerekkefølge skal være. Her bør du ikke bli overrasket dersom tante Olga på 93 har noen pauli ord på lager hvis du skulle avvike fra den tradisjonelle talerekkefølgen. Aller viktigst er denne rekkefølgen i bryllup. Men også firmafester, konfirmasjon, jubileum etc. har sine skrevne og uskrevne regler. Dette skal vi komme tilbake til. Nok en gang er det viktig at det er du som setter deg inn i disse reglene og tar dem opp med arrangøren, slik at det er de og ikke du som tar avgjørelsen om å fravike fra det som er vanlig. Andre seremonielle oppgaver er ofte knyttet til ankomster, åpninger og avslutninger. Det er viktig å huske at det i prinsippet ikke lenger finnes noen egentlig rett eller gal måte å gjøre det på. Men tradisjonene er en rettesnor, og for å være på den trygge siden bør man ha gode grunner for å fravike disse.

Toastmaster_Materie.indd 14

2/6/12 10:55 AM

Kjøkkenets forlengede arm Enten det er røkt svinekam, kalde poteter og billig rødvin, eller en sjuretters gourmetmeny som serveres; maten er hellig i ethvert selskap. Maten styrer absolutt alt som skal skje. Derfor bør du ha et godt og tett samarbeid med kveldens hovmester. Sammen skal dere sørge for at alt går på skinner. Bommer den ene, vil begge komme dårlig ut av det. Dessuten har hovmesteren med all sannsynlighet overvært flere arrangementer enn det du selv har, og er dermed en utmerket kilde til tips og råd. Ha det likevel klart for deg hvem du representerer. Noen ganger vil den/de som har utnevnt deg til toastmaster, ha andre oppfatninger om hvordan middagen skal forløpe enn kjøkkensjefen/hovmesteren. Da er din lojalitet hos vertskapet, og det er derfor din oppgave å sørge for at kjøkkenet utfører oppgavene i henhold til vertskapets (altså de som betaler gildet) ønsker. Hedersgjestene skal du tross alt være venn med også etter denne festen. Hovmesteren ser du neppe igjen med det første. Dessuten er det vel bare rett og rimelig at de som arrangerer festen, og som oftest også betaler for den, får det siste ordet når det gjelder avviklingen. Uansett: Som toastmaster skal du sørge for at mat og drikke blir servert slik at maten ikke blir kald eller talerne sure. Slik blir det din oppgave å være kjøkkenets forlengede arm.

Arrangementets talsmann Som toastmaster er du synlig og tilgjengelig. Derfor blir det helt naturlig at andre gjester henvender seg til deg for å få svar på spørsmål om smått og stort. I din egen stressede situasjon kan det være lett å avvise. Derfor må du huske på at du denne kvelden også må se på deg selv som arrangementets (og ikke minst hovedpersonenes) «pressetalsmann».

Toastmaster_Materie.indd 15

2/6/12 10:55 AM

Folk vil sannsynligvis henvende seg til deg for å få vite om gavebord, meny, parkering, garderobefasiliteter, taxi osv. Som toastmaster er du altså representant for hele arrangementet, og måten du behandler disse spørsmålene på, vil bidra til gjestenes oppfatning av festen. Man trenger ikke vite alt, så lenge man gjør noe for å finne svarene. Og igjen: Det er bedre at gjestene spør deg enn de som skal hedres. På en minnerik dag er det for eksempel bedre at bruden snakker om kjolen enn om parkeringen. Men du trenger ikke selv ta hovedansvaret for alle detaljer. Deleger gjerne oppgaver. Serveringspersonalet kan dele ut sanger, en person kan være ansvarlig for å sette i gang framvisning på storskjerm og å overføre filer til PC, en annen kan ha som oppgave å gruppere folk til fotografering etc. Men du må uansett ha full oversikt på hvem som har ansvaret for hva.

Komiker Selv om du som toastmaster først og fremst skal være ansvarlig for å lose arrangementet trygt i havn, så er det ingen tvil om at mange forventer at du til dels skal være underholdende og vittig. Og til en viss grad er det faktisk en del av din oppgave å være underholdende. Dette betyr ikke at du trenger å være den rene stand up-komiker (med mindre du faktisk er det). Du kan lett løse oppgaven med morsomme introduksjoner, poengterte betraktninger, anekdoter, gode sitater etc. Vi skal gi deg konkrete tips om dette etter hvert. Stol på at du er valgt på grunn av din evne til å kommunisere og skape god stemning.

Toastmaster_Materie.indd 16

2/6/12 10:55 AM

Skålemester Det ligger i benevnelsen at det er du som skal styre skålingen denne kvelden. Dette er kanskje en av toastmasterens mer uformelle og mindre viktige plikter, og ikke så rent sjelden en oppgave øvrige gjester tar på seg med den største iver. I enkelte typer selskaper skal skålene imidlertid utbringes etter visse regler. Er dette tilfellet for det selskapet du leder, er det din oppgave å vite dette og å gjennomføre det.

Etter maten På enkelte fester vil man oppdage at man som toastmaster har oppgaver også etter at maten er spist. Dette er noe man alltid bør klarere med arrangøren på forhånd. Det er ikke nødvendigvis noen selvfølge at avviklingen av selskapsleker, konkurranser, polonese etc. er oppgaver som skal tilfalle toastmasteren. Å lede en større middag er en omfattende oppgave i seg selv, og det er den oppgaven du bør konsentrere deg om å gjøre best mulig. Å lede aktiviteter utover dette er noe du kan gjøre dersom du har lyst og overskudd, eller hvis det faller noenlunde naturlig inn i dine oppgaver for øvrig. For eksempel er det i mange selskaper vanlig at det kommer nye gjester til kaffen. Da vil det være naturlig at det er toastmasteren som tar imot disse, gir praktisk informasjon og opplyser om programmet utover kvelden. Utover dette er det ikke uhøflig for en toastmaster å delegere de øvrige «etter maten»-oppgavene til andre.

Toastmaster_Materie.indd 17

2/6/12 10:55 AM

Ulike roller for ulike fester De fleste tenker først og fremst på bryllup i forbindelse med toastmastere. Og det er for så vidt ikke helt unaturlig. Det er nemlig bryllupstoastmasteren som har de fleste og viktigste oppgavene. Et bryllup er noe de fleste bare opplever én, eller kanskje to ganger i livet. Men man kan ikke ta lett på noen toastmasterjobb. Enten det er barnedåp, bursdager, juletrefester eller kick-off, har toastmasterens innsats stor betydning for hvordan festen oppleves for gjestene. Og grunnprinsippene er i stor grad de samme overalt.

Toastmaster_Materie.indd 18

2/6/12 10:55 AM

Toastmaster_Materie.indd 36

2/6/12 10:55 AM

6 en god start For å si det med et gammelt ordtak: «Godt begynt er halvt fullført.» Det vil alltid være forventninger knyttet til toastmasterens innsats. Dette kommer du ikke utenom. Derfor må du utnytte disse forventningene til din fordel. Heldigvis har du antakelig atskillig høyere forventninger til din egen innsats enn det selskapet for øvrig har. Ikke glem at de ikke har noen idé om hva du skal framføre. De vet bare at du skal framføre noe. Uansett om du velger å være humoristisk, poetisk eller høytidelig (eller en kombinasjon), vil du kunne innfri forsamlingens forventninger om hva en toastmaster skal være. Det viktigste å tenke på er at de ordene du har planlagt å framføre, kommer ut så profesjonelt og sikkert som mulig. Ha klart for deg at du er blant venner, som alle er innstilt på å ha en trivelig kveld. Alle er med andre ord velvillig innstilt. En god start er viktig. Snubler du i starten, er det fort gjort å bli preget av dette et godt stykke ut i maten. Det er imidlertid lett å unngå en dårlig start. Vi skal komme tilbake til hvilke forberedelser du skal gjøre for å unngå ødeleggende tekniske problemer, og her konsentrere oss om hva du personlig skal gjøre for å få en fin start.

Toastmaster_Materie.indd 37

2/6/12 10:55 AM

Bruk tid Når du reiser deg, så bruk god tid selv om du personlig vil føle at forsamlingen venter. I den situasjonen du er i nå, vil hvert sekund føles som minutter, men det er det bare du som føler. Ved å bruke tid på å reise deg, stille deg slik at det er komfortabelt og en siste gang sjekke at papirene ligger som de skal, oppnår du to ting. For det første gir du deg selv et nødvendig pusterom og signaliserer den ro og verdighet jobben din krever. For det andre bygger du opp publikums forventning. Som mennesker er vi ofte slik at vi oppfatter pauser som pinlige, men også som en opptakt til noe. Det som da skjer når du snakker, er at folk ubevisst trekker et lettelsens sukk over at det blir sagt noe, og dette vil gi deg den goodwill og oppmerksomhet du behøver i starten. Dette er et svært vanlig knep blant både stand-up-komikere og skuespillere. Det er verdt å merke seg at slike kunstpauser er noe man med hell også kan bruke utover i arrangementet. Og pauser er definitivt veldig mye bedre enn lange æh-er og åh-er når man skal ta en titt i manuset for å finne neste setning.

Snakk langsomt Snakk så sakte at du tror du snakker for sakte. Du gjør nemlig ikke det. Nervøsitet fører for mange til at tunga løper løpsk. Man snakker for fort og for uklart, og framførelsen blir ofte tvungen og unaturlig. Det bedrer seg etter hvert som man blir varm i trøya, men på de første sidene i manuset ditt kan du gjerne skrive ordet «SAKTE» øverst som en påminnelse til deg selv.

Bruk stolen og bordet Gi deg selv noe å holde i, lene deg mot eller tale fra. Still deg bak stolen for å gi deg selv støtte og trygghet. Den vil også gi deg en følelse av å være på et podium.

Toastmaster_Materie.indd 38

2/6/12 10:55 AM

Unnskyld deg aldri Ikke si at du ikke er så godt forberedt eller uvant med situasjonen. Samme hvor nervøs eller usikker du er, må du utstråle sikkerhet og selvtillit. Mange har et naturlig behov for å dra ned forventningene når de er nervøse, og starter dermed med tullete setninger som: «Ja, jeg er jo kanskje ikke verdens mest erfarne toastmaster, men jeg får vel gjøre et forsøk.» Hadde du ikke vært rett person for jobben, hadde du ikke blitt spurt. Og føler du at du ikke har så god kontroll som du burde, så lat som. Påpeker du din egen usikkerhet, er det eneste du oppnår å gjøre publikum oppmerksom på den.

Holdning og kroppsspråk er viktig Skal du ha noe i hendene dine, så la det være notatene dine. For å unngå at du begynner å fikle med dem kan det være lurt å kjøpe litt kraftig kartong som du deler opp i A5-størrelse. Lim inn manuset ditt på disse kortene og nummerer dem i rekkefølge. Husk å sette av plass til overstrykninger, endringer og notater. Det er det samme trikset programledere på TV bruker. En annen idé er å kjøpe et clipboard i en diskré farge, fortrinnsvis svart, som du har manuset på. Dette gir deg orden, verdighet og ikke minst noe å holde i når du trenger det mest. Ikke ha hendene i lomma, dra hånden gjennom håret, ustanselig, dra i slipset eller andre ting man lett gjør når man er nervøs. Vet du at du pleier å gjøre dette, er det enda viktigere å ha noe annet konkret å holde i. Det virker distraherende for lytteren om man henfaller til slike nervøse handlinger. Når du lager manuskort, så husk å bruke stor skrift så du ser teksten selv i dårlig lys. Bruk luft mellom avsnittene. En tommelfingerregel er at du skal kunne lese hva som står på kortene når de ligger på bordet og du står. Det er alltid bra å kunne kaste et diskré blikk på kortene istedenfor å måtte ha dem ti centimeter fra nesa for å kunne lese dem. Et slikt kort kan for eksempel se sånn ut: (Skriv øverst på kortet hvilket nummer i rekken det er. Da er det enkelt å finne det igjen om rekkefølgen endres. Skriv også en påminnelse om å snakke sakte.)

Toastmaster_Materie.indd 39

2/6/12 10:55 AM

Dette er et minimum av hvilken størrelse du bør ha på skriften. Legg dette kortet foran deg på et bord og reis deg så opp. Kan du fortsatt lese dette? • Sett gjerne punkter sånn som dette for å skille talere og vitser etc. Da finner du raskere fram til hvor du er på kortet ditt. En A4-side deles i to for å få en passende størrelse per kort. Bruk eventuelt et clipboard, og ha hele A4-sider. Luft og plass gjør kortet oversiktlig. Bruk heller flere kort enn å skrive tett.

Briller Er du avhengig av briller når du skal lese, så pass på at de sitter trygt på nesa før du reiser deg opp. At du leter etter brillene hver gang du har reist deg, er mer til irritasjon enn glede for gjestene.

Toastmaster_Materie.indd 40

2/6/12 10:55 AM

Ha et glass vann tilgjengelig Å bli tørr i munnen er vanlig når man snakker mye, og spesielt om man er spent. Sørg derfor for å ha et glass vann i nærheten, og ta en liten slurk før du reiser deg for å snakke.

Blikk er viktig Veksle mellom å ha blikket på noen av dem som sitter lengst fra deg, til hedersgjestene. Det gir tilhørerne en følelse av å være inkludert. Og det er jo alltid en god følelse.

Manus Hvordan du skriver dine manus, er selvsagt helt avhengig av hva du foretrekker. Noen trenger bare et stikkord, andre må skrive mer utførlig hva de skal si. Det som sjelden fungerer, er å skrive ned og framføre absolutt alt man skal si ordrett. Prøv å holde deg til stikkord, få eller mange. Jo mer du husker, desto bedre er det for framførelsen. Vitser bør man for eksempel unngå å måtte skrive ordrett ned. En god historieforteller kan få selv den dårligste vits til å bli morsom, og en dårlig historieforteller vil ta livet av den mest hysterisk morsomme vits. De fleste av oss er et sted imellom. Kan du ikke huske en vits uten å måtte lese den, så dropp den. Korte sitater går fint å skrive ned, og prosa i enhver form bør skrives ned. Skriv ut manuset med stor font og nok luft slik at det blir lett å lese og å eventuelt gjøre notater i. Det blir mest ryddig om du bruker manuskort i stivt papir (gjerne i A5 størrelse) og nummerer disse. I tillegg til manus bør du lage en kjøreplan som gir deg en rask oversikt på alt som skal skje. Se eksempel på kjøreplan i kapittel 14.

Toastmaster_Materie.indd 41

2/6/12 10:55 AM