mydynasoft 08/2011

Editorial

Dynasoft in action Bei der dynasoft AG geht es nicht nur um unsere Produkte oder deren Qualität. Es geht vielmehr um die Menschen, die beides erst ermöglichen.

Wir möchten Ihnen daher in den kommenden Ausgaben ein paar dieser „Macher“ vorstellen.

Beginnen wir mit Markus Schedler.

Position bei dynasoft: Mitglied der Geschäftsleitung verantwortlich für die Unternehmensbereiche, Produktentwicklung und Beratung Im Unternehmen seit: Gründung, im Jahre 1984 Markus, was ist der Ausgleich zu der anspruchsvollen Tätigkeit bei dynasoft?

Für mich ist es wichtig, dass ich neben meiner beruflichen Tätigkeit - hauptsächlich Kopfarbeit im Sitzen - genügend körperliche Bewegung bekomme. (was meinem Naturell entspricht).

Ich bin viel in der Natur (erste Jurakette) unterwegs, entweder zu Fuß oder mit dem Velo, betätige mich als Freizeitgärtner in unserem grossen Fortsetzung Seite 2

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ir, die dynasoft haben festgelegt, wohin wir als Firma, als Softwarehersteller gehen. Wir haben die Weichen gestellt, damit wir weiterhin konzentriert, zielgerichtet und hoch motiviert die nächsten Jahre angehen können.

Einmal mehr standen Sie als Simon Lüdi Kunde im Zentrum. Es galt eiGeschäftsführer nen Modernisierungspfad zu finden, welcher den Schutz der Investitionen unserer Kunden garantiert. Und wir haben diesen Weg zusammen mit vielen anderen grossen Entwicklern gefunden und uns strategisch positioniert. Wir folgen der Empfehlung von Oracle und werden mit Forms 11g, Pluggable-Java-Components und Weblogic mit all unseren Kunden in eine sehr moderne Zukunft gehen. Unser mydynasoft wird Sie ab der nächsten Ausgabe über diese Entwicklung auf dem Laufenden halten.

Wir sind von ganzem Herzen Softwareentwickler, Lösungsanbieter und Partner unserer Kunden, aber wir sind auch eine Exportfirma. Insofern haben wir uns mit der Währungskrise beschäftigt.

Finanzmärkte und ERP-Systeme haben gemeinsam, dass sie hoch parametrierbar und aufgrund der Vielzahl von Abhängigkeiten beliebig komplex sind. Bei tosca kennen wir uns aus, die Finanzmärkte hingegen können wir lediglich hoffnungsvoll beobachten. Wir sind zum Schluss gekommen, dass Schlechtwetter an den Finanzmärkten an der Tatsache nichts ändert, dass ein gutes Produkt, hervorragende Mitarbeiter und der Kopf voller Ideen sichere Werte sind. Wir meistern diese Krise.

Unser neuer Marketing- und Vertriebschef Knut Mertens hat sich in seinen ersten paar Monaten bei uns kräftig ins Zeug gelegt. Unter anderem hat er, zusammen mit Elvira Conz, die Redaktion unserer Hauszeitung übernommen und bereits die eine oder andere Anpassung vorgenommen.

Viel Spaß und interessante Einblicke mit der neuen Ausgabe.

Hauptsitz Niklaus-Konradstrasse 16 CH-4501 Solothurn Telefon +41(0)32-624 17 77 Fax +41(0)32-624 17 79 www.dynasoft.ch

Niederlassung Basel Marktgasse 5 CH-4051 Basel +41 61 264 95 55 +41 61 262 20 05 www.dynasoft.ch

Niederlassung Deutschland Äußere Sulzbacher Straße 100 CH-90491 Nürnberg Telefon +49(0)911-540 10 74 Fax +49(0)911-540 10 76 www.dynasoftgmbh.de

Fortsetzung dynasoft in aktion

Garten, gehe aber auch gezielt ein- bis zweimal die Woche joggen. Die Zeit mit meiner Familie ist für mich ebenfalls ein wichtiger Ausgleich zur Bürohektik.

Was sind die Maximen beim Umgang mit Kunden und Mitarbeitern?

Wichtig ist mir die Fairness, dass ein möglichst ausgeglichenes Geben und Nehmen vorhanden ist - und das bei beiden: Kunden und Mitarbeitern. Damit keine Seite das Gefühl bekommt benachteiligt zu werden, sind die Kommunikation und das Vertrauen wichtige Grundpfeiler. Es darf zwischendurch schon auch deutlich gesprochen werden, wenn etwas nicht passt. Aber danach geht man gemeinsam weiter, sucht zusammen Lösungen, um für beide Seiten zufriedenstellende bis optimale Zustände zu schaffen.

Wie sah das Leben vor dynasoft aus?

Wenn man bedenkt, dass dynasoft jetzt bereits 27 Jahre alt ist, ich bei der Gründung dabei war und ich immer noch ein relativ zartes Alter habe, ist in der Zeit vor dynasoft eigentlich gar nicht so viel passiert. Ich war ca. 1.5 Jahre als die Einzelunternehmung ‚Shadow Software‘ selbständig, davor 3 Jahre bei NCR in Bern angestellt, und habe davor eine kaufmännische Ausbildung absolviert.

EDI-Konnektoren in tosca EDI – Electronic-Data-Interchange – hört sich erst einmal kryptisch an. Gemeint ist jedoch lediglich, die Kommunikation zweier Systeme mit wohldefinierten, elektronischen Nachrichten. Was früher per Telefon oder Fax Julian Wagener übermittelt und von zustänProgrammierer digen Mitarbeitern in das System eingegeben wurde, kann so fehlerresistent und von den Systemen eigenständig übernommen werden.

Die Konnektivität zu anderen Systemen ist heute mehr denn je eine Anforderung an Warenwirtschaften. Sei es beispielsweise beim Einlesen von Kundenaufträgen über einen Webshop oder das Rückmelden gerade gelieferter Mengen an den Kunden. tosca wies schon immer eine große Kontaktfreudigkeit zu Fremdsystemen auf; anfallende Schnittstellen wurden mit unseren Kunden laut Spezifikation erarbeitet.

Um Ihnen eine noch größere Kontrolle und einfachere Handhabung der Prozesse zu bieten, wurde für das Release 3 von tosca ein völlig überarbeitetes EDI-Subsystem konzipiert, welches mit fortschreitenden Releases immer weiter verfeinert wurde. Dieses möchte ich Ihnen in diesem Artikel kurz vorstellen und einen Ausblick auf Kommendes gewähren.

Kommunikativ

TOPSOFT 5./6. Oktober 2011

Wir stellen auf der topsoft vom 5./6. Oktober 2011 in Bern aus. Gerne stellen wir Ihnen unsere voll integrierte, modular aufgebaute ERP-Lösung tosca 3.1 mit all ihren Erneuerungen und Vorzügen vor.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit uns. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

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tosca bot schon lange die Möglichkeit, über ein Regelset Bestellungen aus Fremdsystemen einzulesen, die sogenannte EDI-Herkunft. Diese Regeln wurden bei der Einführung beim Kunden definiert und ein Programm aufgesetzt, welches die Dateien an einer definierten Stelle abholte.

Diese Vorgehensweise war robust, hatte allerdings den Nachteil, dass die Kommunikation der Schnittstelle ohne Eingreifen eines Programmierers nicht auf sich wechselnde Umstände anzupassen war.

Um dies zu ändern gibt es in tosca eine neue Komponente, den sogenannten EDI-Kanal. Für jede Schnittstelle, die in Ihrem System vorhanden sein soll, kann per Knopfdruck ein solcher Kanal generiert werden. Innerhalb dessen definieren Sie einen von mehreren angebotenen

Kommunikationstypen, wie zum Beispiel „Dateisystem“ oder „eMail“. Jeder Typ bringt dabei ein unterschiedliches Set von Parametern mit, sei es der Pfad innerhalb des Dateisystems oder auch die Zugangsdaten zu Ihrem Mail-Postfach.

Diese lassen sich einfach über eine Maske in tosca pflegen und anpassen. Sollten sich also die Gegebenheiten Ihrer Schnittstelle ändern, haben Sie damit die Möglichkeit, tosca selbstständig und flexibel daran anzupassen.

Es besteht weiterhin auch die Möglichkeit für Belege, die aus tosca versendet werden, EDI-Kanäle zu definieren. Dazu wurde die EDI-Herkunft dahingehend erweitert, auch für die Ausgabe zu fungieren: Am Kunden oder Lieferanten wird definiert, in welchem Format er seine Daten erhält, seien es Lieferavise oder Bestellungen. Über eine Verknüpfung des EDI-Formats zu einer EDI-Herkunft haben Sie den Komfort der EDI-Kanäle auch beim Export.

Für zukünftige Releases haben wir außerdem geplant, auch kunden- und lieferantenunabhängige Exporte in dieses Konzept einzubinden.

Standardisiert Damit ein System Daten eines anderen Systems übernehmen kann, müssen beide Partner ein Format definieren, in dem die Nachrichten übermittelt werden. Um dem Wildwuchs dieser Formate entgegenzuwirken, verabschieden Gremien aus Industrie und Wirtschaft Standards wie openTRANS oder IDOC, die genaue Angaben darüber machen, wie Dateien aufgebaut sein müssen und welche Informationen übermittelt werden. Über das Konzept der EDI-Formate haben wir in tosca eine Möglichkeit geschaffen, diese Standards ohne großen Aufwand für Sie zu implementieren, sowohl beim Einlesen als auch beim Ausgeben von Daten. Wie auch die StandardFormate der Gremien, definieren wir darin, wie die Daten zu interpretieren oder zu verpacken sind, um sie in die Datenbank zu speichern respektive an den Partner zu schicken. Das spart Zeit und vermeidet Fehler beim erneuten Programmieren.

Da es jedoch oft so ist, dass der eine oder andere Anbieter sich nicht komplett an die Spezifikation hält oder auch Felder anders interpretiert als

vorgesehen, bieten wir beim Einlesen der Daten einen Hook, um kundenindividuelle Anpassungen vorzunehmen. Somit können wir für jede Ihrer Schnittstellen den größtmöglichen Komfort sowie eine hinreichende Individualisierung gewährleisten.

Natürlich können auch all Ihre proprietären Formate als ein neues EDI-Format angebunden werden und fügen sich somit nahtlos in unser EDI-System ein.

Automatisiert Neu kann einer EDI-Herkunft mitgegeben werden, ob die Verarbeitung und die Kommunikation automatisch ablaufen sollen. Dazu wird eine nächste Startzeit und ein Intervall vergeben. Im Hintergrund läuft ein Workflow, der alle automatisch abzuarbeitenden Herkünfte überprüft, ob Sie ausgeführt werden müssen. Wenn dies der Fall ist, wird die Verarbeitung in Gang gesetzt und die nächste Startzeit um das Interval inkrementiert. Im Falle von Kundenaufträgen haben Sie noch die Möglichkeit zu definieren, ob die Zwischendaten aus EDIORDERS direkt als Auftrag angelegt werden sollen. Somit haben Sie in der Hand, wann etwas geschehen soll, oder ob bestimmte Prozesse zeitweise ausgesetzt werden oder ob etwa der komplette Vorgang des Einlesens von Aufträgen automatisch abläuft.

Nachvollziehbar Eine der neusten Entwicklungen in tosca ist der EDI-Monitor. Dort haben Sie den Überblick über alle in Ihr System gekommenen und von Ihrem System verschickten EDI-Dateien, sowie deren aktuelle Status. Sie können außerdem jede Datei noch mal aus der Datenbank exportieren, um sich in einem Programm Ihrer Wahl anzuschau-

Übersicht EDI-Dateien

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en, was genau verschickt oder vom Partner geliefert wurde. Außerdem kann direkt auf den für eine EDI-Datei angelegten Log-Abschnitt im Kommunikations- oder Verarbeitungs-Log zugegriffen werden, ohne lange im Gesamtlog danach suchen zu müssen.

Auf zwei weiteren Reitern besteht die Möglichkeit, sich gezielt über alle erfolgten EDI-Vorgänge eines Auftrags oder einer Bestellung zu informieren. Die Reiter enthalten eine Auflistung über alle Vorgänge, in denen EDI involviert war und die Möglichkeit, per Direktzugriff einen Vorgang und die dazu gehörigen EDI-Dateien abzufragen. Auf diese Ansicht können Sie auch direkt aus der Auftrags- oder Bestellerfassung per Springfunktion zugreifen. Alternativ funktioniert auch der umgekehrte Weg, sich den kompletten Vorgang zu einer EDI-Datei anzuzeigen.

EDI-Historie Lieferantenbestellungen

BUSINESS INTELLIGENCE Effizienzsteigerung Der Europäische Markt wird momentan beeinflusst durch sinkende Währungskurse und die Subventionen kriselnder EU-Staaten. Gleichzeitig kämpfen alle Branchen, im speziellen die Handelsbranche, mit dem Preisdruck seitens ihrer Mitbewerber und dem damit verbundenen Margenzerfall.

Das Schlagwort Effizienz verkommt in diesen Tagen, trotz seiner ungemeinen Wichtigkeit, zur Plattitüde. Um als Unternehmen erfolgreich bestehen zu können, bedingt es jedoch der Effizienz – im Arbeiten sowie im Entscheiden. Doch wie sieht die Effizienz Ihrer Unternehmung zum heutigen Stichtag aus? Ist Ihr Portfolio mit rentablen Artikeln bestückt? Wie spielen die einzelnen Artikel in Ihrem Portfolio zusammen? Welcher Lieferant bietet Ihnen die besten Konditionen? Wie effizient sind Ihre einzelnen Aussendienstmitarbeiter? In welcher Region erzielen Sie den höchsten Umsatz und die beste Marge? – Wie lange brauchen Sie um diese Fragen detailliert zu beantworten? Genau hier setzen unsere Business Intelligence Lösungen, welche tosca® optimal ergänzen, an.

Das Bedürfnis unserer Kunden einen tiefen und schnellen Einblick in die eigenen Daten zu erhalten und somit wichtige, entscheidungsprägende Informationen zu gewinnen, legte den Grundstein der Partnerschaft zwischen der dynasoft AG und der iNFORMATEC Ltd.liab.co. Bei beiden Partnern stehen gleichermassen der Mensch, das Produkt und die Qualität im Vordergrund ihres Schaffens.

Business Intelligence beginnt bei der Datenqualität Daten für direkte Verarbeitung

Um repräsentative Analysen als Entscheidungsgrundlagen aus den bestehenden Unternehmensdaten generieren zu können, müssen die Daten fehlerfrei vorliegen. Um dies zu gewährleisten nutzen wir die Software InfoZoom®, welche große Unternehmensdatenbanken nach Unstimmigkeiten, Dubletten oder leeren Attributen überprüft.

Eine hohe Datenqualität bildet im Endeffekt die Basis der Effizienzsteigerung. Sie vermindert fehlerhafte oder veraltete Analysen, langwierige

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und kostentreibende manuelle Datenbereinigungsarbeiten und steigert das Vertrauen in das Datenmaterial und die daraus resultierenden Auswertungen.

Nutzen Sie Ihre Daten als Wettbewerbsvorteil Der Kern unseres Portfolios bildet die intuitiv bedienbare BI-Suite QlikView®. Klicken, Sehen, Verstehen: Der Name ist hier Programm. Das Hauptmerkmal dieser Lösung liegt im assoziativen Analyseansatz, welcher Verknüpfungen und Beziehungen zwischen Daten sofort für Sie sichtbar macht. Weitere bestechende Attribute von QlikView® sind Schnelligkeit, Einfachheit, Skalierbarkeit und die visuellen Darstellungsmöglichkeiten.

Werten Sie beispielsweise Ihren Artikelstamm ausgehend von einer Cockpit-Ansicht bis hinunter auf die Transaktionsebene aus. Oder finden

Sie ganz einfach heraus, welche Artikel gemeinsam gekauft werden und platzieren Sie so Ihre nächste Werbebotschaft am richtigen Ort. Analysieren Sie die Performance Ihrer Aussendienstmitarbeiter in Sekundenschnelle und bauen Sie die Grafiken wunderbar mittels drag & drop in die nächste Vertriebspräsentation ein. Oder bereiten Sie sich per Knopfdruck optimal auf die nächste Verhandlungsrunde mit Ihren Lieferanten vor. Das Arbeiten mit QlikView® ist effizient und verschafft Ihnen somit eindeutige Wettbewerbsvorteile im Markt.

Christian Fischer, iNFORMATEC Ltd.liab.co. (fih@informatec.com)

Praxisbericht: Tonet-Gruppe Die Tonet AG ist seit Jahren die führende Schweizer HolzflächenSpezialistin. Das Ursprungsziel der Unternehmung ist es Möbeloberflächen schnell, fachgerecht und kostenbewusst in Stand zu stellen. In den letzten 10 Jahren hat sich die Tonet AG durch konsequente Sortimentsergänzung zum kompetenten Gesamtlösungs-Anbieter für alle Oberflächen entwickelt.

Die gesamten Firmenprozesse der Unternehmung werden seit vielen Jahren mit dem ERP System tosca gesteuert und verwaltet. Unzählige Daten fallen täglich an und lagern geordnet in der von tosca zu Datenhaltung verwendeten Oracle®-Datenbank. Diese Verwaltung der Daten liefert der Tonet AG interessante Informationen wie; Artikelgruppenumsatz, Gewinnmarge in %, Durchschnittlicher Bestellwert, Kundenumsatz, Umsatztrend (tägliche Erfassung), Zeitachse oder die Top10 Kunden. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, sollte aus genau diesen Informationen Wissen generiert werden, welches die Tonet-Gruppe weiter bringt.

In partnerschaftlicher Kooperation der dynasoft ag und der iNFORMATEC Ltd.liab.co. wurde dazu die Schnittstelle zwischen dem ERP System tosca und der Business Intelligence Suite QlikView erstellt (Qonnector). Durch die Verknüpfung der beiden Systeme erhält die Tonet-Gruppe Zugang zu Millionen von Datensätzen in Echtzeit und erstellt mit wenigen Mausklicks Ad-hoc-Analysen oder –Szenarien. Die ausgefeilten Drill-DownMöglichkeiten bieten den Entscheidungsträgern ein Bild der Unternehmung von der Vogelperspektive bis hinunter auf die Datensatzebene.

Der Qonnector besteht aus einem allgemeingültigen Analysedatenmodell und liefert ein Kennzahlen-Cockpit für den schnellen Überblick, Detailanalysen zu Umsatz, Kunden, Artikel und Vertreter, umfangreiche Filtermöglichkeiten, die Top 10 Kunden auf einen Blick, diverse Artikelund Kundenkennzahlen, einen Lagerbestandsmonitor und die Sicht auf Einkäufer und Lieferanten. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit über den gesamten Datenbestand eine sogenannte „globale Suche“ durchzuführen, bei welcher jedes Objekt im Qonnector in die Analyse miteinbezogen wird.

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tosca in the cloud?

Simon Lüdi Geschäftsführer

Der Begriff Cloud-Computing ist etwas weit gefasst definiert. Entsprechend frei und unbesorgt wird er auch verwendet. Er ist in aller Munde und somit fühlen wir uns aufgerufen unser Statement bezüglich Cloud und tosca abzugeben.

Folgende Merkmale werden zur Umschreibung immer wieder verwendet: Ortsunabhängig, skalierbar, hochverfügbar und günstig.

Ist das alles Neu? Nein, die Cloud ist wie jede gewöhnliche Wolke langsam gewachsen. Heute bietet eine Cloud üblicherweise IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Plattform as a Service) und SaaS (Software as a Service).

Die Cloud ist ein Produkt eines Serviceanbieters, dessen Kernkompetenz in der Regel das Betreiben eines Rechenzentrums, d.h. Hardware, Datenbankinfrastrukturen, Betriebssysteminfrastrukturen und konkreten Applikationen ist. Es ist eine wahrhaftig externe IT-Abteilung, die vom Nutzer üblicherweise geographisch getrennt ist und über bandbreitenstarke digitale Verbindungen angesprochen wird.

Während dies bei IaaS und PaaS ganz gut funktioniert wird es bei SaaS zum Problem. Denn ähnlich wie bei 32bit und 64bit muss eine Software fundamental auf diesem Paradigma aufsetzen, um es auch real nutzen zu können.

Ein ERP, welches auf einem Datenmodell mit Relationen basiert wird so seine Probleme haben.

Und es ist eine Tatsache, dass alle uns bekannten ERP-Systeme ausufernd viele Relationen pflegen. Während der lesende Zugriff auf möglicherweise geographisch verteilte Daten gut lösbar ist, kann das Schreiben sehr schnell Lockingprobleme generieren.

Wenn nun heute ein ERP in der Cloud angeboten wird, ist in der Regel der Betrieb in einem Rechenzentrum über Fernzugriff gemeint. Die Software selber arbeitet nicht anders als im traditionellen hauseigenen Server, vermutlich aber auf einer real skalierbaren Infrastruktur. Auch das ist Cloud-Computing. Früher sprachen wir in diesem Zusammenhang von ASP (Aplication Service Provider) ein Begriff der nun wohl mit der Cloud, dort als SaaS untergegangen ist.

Tosca kann somit dank IAS und Weblogic bereits seit fast einer Dekade in der Cloud betrieben werden. Und trotzdem steht man auch heute noch vor den alten Fragen: Will man seine Daten außer Haus geben? Wagt man die Abhängigkeit von einem Drittanbieter? Etc.

Das ideale Geschäftsmodell sieht eine Bezahlung der Dienstleistungen „per-Use“, also abhängig von der bezogenen Leistung vor.

Berechtigte Fragen für die es bislang keine eindeutigen Antworten gibt und ein klarer Trend noch immer auf sich warten lässt.

Dieses Geschäftsmodell zeigt direkt den primären Vorteil der Cloud. Sie ist immer da und zwar in genau jener Stärke bzw. Größe wie man sie braucht. Stellen Sie sich einen europaweit agierenden Saatguthersteller vor. Sein Gesamtumsatz wird innerhalb von sechs Wochen im Jahr generiert. In dieser Zeit benötigt er beachtliche IT-Ressourcen, auf die er sich bedingungslos verlassen kann. Für den Rest des Jahres reicht ihm ein kleiner Server. Ohne Cloud dimensioniert er seine Hardware entsprechend der Spitze in der Saison. Notgedrungen muss er Hardware kaufen, die sich die meiste Zeit im Jahr langweilt, aber richtig viel Geld kostet. Das ist die Skalierbarkeit, der bestechende Ansatz des Geschäftsmodells, denn der Saatguthersteller bezahlt nur dann für die IT wenn er sie auch braucht.

Ob die Cloud gerade Ihrem Unternehmen Nutzen bringen kann, klären wir gerne gemeinsam mit Ihnen ab.

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Interview

Markus Schedler Mitglied der Geschäftsleitung

Lösung einführen?

Erneut konnte dynasoft einen weiteren grossen Fachhändler, die IBS Bürosysteme GmbH aus Münster, Deutschland, zum 01.06. dieses Jahres in den Echtbetrieb bringen. mydynasoft sprach mit Markus Schedler, Mitglied der Geschäftsleitung der dynasoft, verantwortlich für den Bereich Consulting.

Markus, erneut ein großer Fachhändler, der auf tosca setzt. Was sind die Argumente, die für tosca sprechen, wenn ein Handelsunternehmen auf der Suche nach einer neuen ERP-Lösung ist.

Ein ganz wichtiger Punkt ist, dass tosca eine sehr große Flexibilität besitzt, d.h. dass in tosca sehr viele kundenspezifische Anpassungen gemacht werden können, ohne dass die Releasefähigkeit verloren geht. Wir haben bei IBS die ganze Logistik vollkommen individuell programmiert, die Grundlagen darunter bezüglich Datenmodell und Basisfunktionalität wie z.B. Lagerbuchung sind aber zu 100% Standard.

Ein weiterer sehr entscheidender Punkt ist, dass wir sowohl Implementierer wie auch Hersteller von tosca sind. Damit kann Zusatzfunktionalität, die der Kunde wünscht, schnell und unbürokratisch in den tosca-Standard aufgenommen werden, wenn wir der Meinung sind, dass andere Kunden davon auch profitieren können. Dabei ergibt sich eine aussergewöhnliche win-winwin-Situation. Der Kunde profitiert, weil er die verlangte Funktionalität schnell bekommt. Die anderen tosca-Kunden können die neue Funktionalität auch nutzen, wenn sie wollen. dynasoft muss nicht eine kundenspezifische Anpassung pflegen.

Und der dritte Punkt ist unsere Erfahrung: Unsere Projektleiter sind mehrheitlich über ein Jahrzehnt mit tosca vertraut, kennen die Möglichkeiten und Kniffe, die nötig sind, um optimale Lösungsansätze für Kundenanforderungen festzulegen.

Die IBS Bürosysteme in Münster gehört mit zu den größten Fachhändlern der Bürowirtschaft in Deutschland. Warum musste IBS eine neue ERP-

Wenn ein Unternehmen mit ca. 200 Angestellten immer noch mit einer COBOL-Lösung fährt, dann ist es sicher an der Zeit die ERP-Lösung zu wechseln. Vor allem im Bereich Abfragen, Auswertungen und Performance hat tosca mit der Oracle-Datenbank als Basis einen sehr grossen Vorteil gegenüber der Technik von COBOL. Auch beim elektronischen Datenaustausch z.B. mit XML-Formaten hilft die neue Technologie sehr.

Allerdings darf man an der Stelle auch sagen, dass die COBOL-Lösung, über Jahrzehnte gewachsen, funktionell recht gut dastand.

Ein erfolgskritischer Moment bei der Einführung von EDV-Lösungen ist das Projektmanagement.

Beschreib doch bitte, wie die Arbeitsteilung zwischen IBS und dynasoft während der Einführungsphase ausgesehen hat.

Die größte Herausforderung beim Projekt IBS war die Breite des Projekts. Neben Bürobedarf mit komplett individuellen Logistik-Prozessen, mussten auch die Prozesse / Anforderungen für die Bereiche Bürotechnik (mit Evatic) und Büromöbel (mit PconBasekt) analysiert und umgesetzt werden. Dazu kam die Anbindung / Umstellung von sieben Aussenstellen, von denen wiederum drei von IBS rechtlich getrennte Firmen sind. Gleichzeitig wurde beim Logistik-Partner Moss von IBS ebenfalls tosca installiert, das bezüglich Artikelstamm und Kundenaufträgen direkt mit tosca von IBS kommuniziert. Und als wenn es nicht bereits genug wäre, mussten noch drei Läden mit insgesamt sieben Kassen installiert und mit tosca verbunden werden. Das alles auf den Starttermin 1.6.2011.

Die Summe dieser Bereiche führte dazu, dass die Einführungsphase für IBS und uns hoch anspruchsvoll war, nicht immer schön nach Plan ablief. Weil in der Praxis nicht alles nach dem Organisationslehrbuch abgewickelt kann, mussten oftmals diejenigen Probleme angegangen werden, deren Lösung für das Tagesgeschäft am Dringlichsten war. IBS hat sich vor allem auf das Testen der Kernprozesse und die Datenübernahme konzentriert. Wir waren stark beschäftigt mit dem Einlesen der Daten aus dem VorgängerERP, den auszuführenden Korrekturen aufgrund der Testergebnisse und dem Implementieren der zusätzlichen Prozesse.

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Neben dem professionellen Projektmanagement ist die Testphase ein weiterer wichtiger Punkt vor dem „going online“. Wie hat die Testphase ausgesehen?

Wie bei solchen Projekten üblich, wurde zwar viel Zeit für das Testen geplant, die Testphase selber geriet dann aber doch sehr kurz. Die Schwierigkeit war, dass Prozesse erst sauber getestet werden konnten, nachdem die Datenübernahme komplett abgeschlossen, abgenommen und kontrolliert war. Zudem hat sich auch einmal mehr gezeigt, dass die benötigten Ressourcen auf Kundenseite unterschätzt werden resp. es sehr schwierig ist, neben den normalen täglichen Arbeiten Kapazität für das Testen der neuen Prozesse freizuschaufeln.

Kann man die Migrationen von Stamm- und Bewegungsdaten standardisieren?

Eine interessante Frage, die meisten ERP-Verkäufer wohl mit JA beantworten würden. Unsere Erfahrungen aus mehreren Umstellungen zeigen aber, dass es in der Praxis unmöglich ist, eine Datenübernahme zu standardisieren. Dass es sogar sehr gefährlich sein kann, so vorzugehen, selbst wenn aus dem gleichen VorgängerERP Daten übernommen werden.

Die Komplexität der Daten hängt mit der Komplexität der Funktionen zusammen resp. mit den Möglichkeiten des Vorgänger-ERPs. Ein Feld kann in der gleichen Datenstruktur im einen ERP nur informativ, im anderen auch funktionell eine Bedeutung haben. Das wiederum kann das Ziel-Feld in der neuen Datenstruktur beeinflussen. Kommt dazu, dass auch in anderen ERPSytemen Felder individuell genutzt werden können, wodurch jeweils genau analysiert werden muss, wohin das Feld in tosca geschoben werden muss. Grundsätzlich kann man sagen, dass je komplexer ein Vorgänger-ERP eingesetzt wurde, desto schwieriger und damit aufwändiger wird die Datenübernahme.

leistungsfähiger dedizierter Datenbank-Server mit absolut genügend Memory- und Plattenkapazität. Ebenfalls ein dedizierter ApplikationsServer auf dem WEBtosca und ein Teil der Druckerei läuft. Die meisten Clients wurden behalten, die User arbeiten über 4 verschiedene, virtualisierte Terminal-Server.

Was kann IBS heute mit tosca durchführen, was mit der abgelösten Software nicht möglich gewesen ist?

Zuerst einmal muss man den ganzen LogistikBereich erwähnen, in dem grösstenteils nicht mehr mit Papier, sondern mit MDE-Geräten (angeschnallt am Unterarm) und Scannern (aufgesteckt auf den Finger) gearbeitet wird. Damit können viele Prozesse effizienter ausgeführt, besser überwacht und nachvollzogen werden.

Aber auch im Bereich Abfragen und Auswertungen sind sicher gewaltige Verbesserungen da, da eine Oracle-Datenbank mit den nötigen Tools vorhanden ist, um schnell an die nötigen Daten heranzukommen.

Und nicht zuletzt bei den Funktionen, die sicher viel umfassender und (meistens) auch einfacher auszuführen sind.

Heute sind sämtliche Aussenstellen auf der gleichen Datenbank, alle Kassen der Läden sind integriert, das Service-Modul Evatic ist integriert.

Die ganze Lösung ist übersichtlicher, besser zu warten, usw.

Markus, wir danken Dir für das Gespräch.

Neben der Investition in die neue Software ist meistens auch eine Investition in neue Infrastruktur nötig. Wie sah das im Beispiel der IBS aus?

Die neue Infrastruktur bei IBS ist super. Ein sehr

Hauptsitz Niklaus-Konradstrasse 16 CH-4501 Solothurn Telefon +41(0)32-624 17 77 Fax +41(0)32-624 17 79 www.dynasoft.ch

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