PRIVACYWETGEVING
NIEUWE WET MOET PRIVACY VAN BURGERS IN DE EU BETER WA ARBORGEN
Waken over data Alle organisaties in Europa moeten eraan geloven: op 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevens bescherming (AVG) van kracht. “Een flinke klus om je hierop voor te bereiden”, aldus Rian Groeneweg, financieel directeur van Janssen Kerres. Hij liet zijn bedrijf van top tot teen doorlichten op data(lekken). 26 BOVAGkrant NUMMER 11 / NOVEMBER 2017
D
e nieuwe wet, die voor heel Europa geldt, houdt in dat privacygevoelige gegevens goed beschermd moeten worden. Denk aan persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Vanaf mei 2018 moet je onder andere beschreven hebben hoe je deze gegevens registreert, beveiligt, onderhoudt en verwijdert. Er is vanaf dan veel meer documentatieplicht en dat vraagt om aanpassing van bedrijfsprocessen. Een flinke klus, als je het aan Rian Groeneweg vraagt. Groeneweg is financieel directeur van Janssen Kerres, een dealerbedrijf met dertien vestigingen en 375 medewerkers. Zij begonnen in maart dit jaar met de voorbereidingen. Via hun consultancybureau kwamen ze in contact met twee stagiaires die in twee à drie maanden het hele autobedrijf hebben doorgespit. Maar, ook al zijn ze bijtijds begonnen en trekken
ze er hard aan, het is flink aanpoten willen ze volgend jaar mei helemaal klaar zijn.
Verwijderknop Alle processen waarbij je persoonsgegevens verwerkt of uitwisselt met andere partijen, moeten namelijk onder de loep worden genomen. “Denk aan een simpel proces als: een potentiële klant vraagt een offerte aan, maar koopt uiteindelijk zijn auto bij een ander bedrijf. Je moet met de nieuwe wetgeving gaan documenteren hoe lang je deze gegevens bewaart en een proces inrichten waarbij gegevens na een bepaalde tijd worden verwijderd”, legt Rian Groenweg uit. Ze mogen niet zomaar jarenlang in een CRM-systeem of mailbox blijven staan. “Dat is wel een gedachtenomslag”, vervolgt hij. “In ons CRM-systeem slaan we heel veel op. We hebben het altijd over