Cours Word 2007 2ème niveau, les longs documents, le modèle

Support de cours

WORD 2007™ NIVEAU 2 - FAIRE UN LONG DOCUMENT (RAPPORT, THÈSE, LIVRE…)

Qu’est-ce qu’un modèle ? À quoi sert-il, comment le créer, le rattacher, comment utiliser les styles, intégrer un composant quick part, enregistrer des macro-commandes, les exécuter, les modifier?

Comment créer un document long document ? Quelles sont les règles à suivre pour saisir les données ?

Comment enrichir le document ? Créer des entêtes, des pieds de page, écrire des notes de bas de page, faire des renvois, une bibliographie, une table des illustrations, un index, une table des matières ?

Comment réviser le document ? Insérer un commentaire, suivre les modifications effectuées ?

Comment intégrer un objet externe ? Une zone de texte, une image, une forme, un objet WordArt, un tableau, un graphique, un objet Smart Art, une équation, un lien hypertexte ?

Comment intégrer un tableau Excel dans Word ? En le figeant, en le gardant à jour ?

Qu’est-ce qu’un document maître ? Quand l’utiliser, comment le créer, comment créer des sous-documents ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,

Cover illustration by Ángel Corral Arias". http://trazo.deviantart.com/gallery/ Image des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

LE MODÈLE ................................................................................................................... 1 A.

LE STYLE ............................................................................................................................................ 1 1 2 3 4 5 6 7

B.

LES COMPOSANTS QUICK PARTS .................................................................................................... 11 1 2 3 4

C.

A.

L'ENRICHISSEMENT DU DOCUMENT LONG .................................................................................... 23

LA CRÉATION DU PLAN .......................................................................................................................... 44 LA MODIFICATION DU PLAN .................................................................................................................. 47 LA TABLE DES MATIÈRES ....................................................................................................................... 47

LA RÉVISION DU DOCUMENT ......................................................................................................... 49 1 2 3 4 5 6

D.

LA SECTION ............................................................................................................................................ 23 LES ENTÊTES / LES PIEDS DE PAGE ........................................................................................................ 26 LES NOTES DE BAS DE PAGE .................................................................................................................. 32 LES RENVOIS .......................................................................................................................................... 34 LA BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................................. 36 LA TABLES DES ILLUSTRATIONS ............................................................................................................. 38 L’INDEX .................................................................................................................................................. 39 LE MULTICOLONNAGE ........................................................................................................................... 42

LE PLAN ET LA TABLE DES MATIÈRES .............................................................................................. 44 1 2 3

C.

LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE ....................................................................................................... 18 L'ORGANISER DES ÉLÉMENTS ................................................................................................................ 19 LA MODIFICATION DU MODÈLE ............................................................................................................ 21 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE............................................................................................................... 22

LE DOCUMENT LONG................................................................................................... 23 1 2 3 4 5 6 7 8

B.

L'ONGLET DÉVELOPPEUR ...................................................................................................................... 14 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE ............................................................................... 15 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE ........................................................................................... 16 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE.................................................................................... 17

LES CONTRÔLES .............................................................................................................................. 18 LE MODÈLE ..................................................................................................................................... 18 1 2 3 4

II.

L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART .............................................................................. 11 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS ..................................................................................... 12 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS ............................................................................ 13 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART ................................................................................... 13

LES MACRO-COMMANDES ............................................................................................................. 14 1 2 3 4

D. E.

LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME ................................................................................................... 2 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME .................................................................................................. 3 LE GROUPE STYLE .................................................................................................................................... 4 LE VOLET "STYLES"................................................................................................................................... 5 LA MODIFICATION DU STYLE ................................................................................................................... 7 LA BOITE DE DIALOGUE "STYLE".............................................................................................................. 8 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES ................................................................................................. 10

INSÉRER UN COMMENTAIRE ................................................................................................................. 49 ACTIVER LE SUIVI DES MODIFICATIONS ................................................................................................ 50 AFFICHER LE VOLET DE VÉRIFICATION .................................................................................................. 50 ENTÉRINER LES COMMENTAIRES .......................................................................................................... 51 SUPPRIMER UN COMMENTAIRE ........................................................................................................... 51 AFFICHER LES COMMENTAIRES ............................................................................................................. 52

LES OBJETS ...................................................................................................................................... 53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LA ZONE DE TEXTE ................................................................................................................................. 53 L'IMAGE ................................................................................................................................................. 55 L'IMAGE CLIPART ................................................................................................................................... 62 LES FORMES........................................................................................................................................... 64 OBJET WORDART ................................................................................................................................... 67 LE TABLEAU ........................................................................................................................................... 69 LE GRAPHIQUE ...................................................................................................................................... 76 L'OBJET SMART ART .............................................................................................................................. 82 L'ÉQUATION........................................................................................................................................... 88 LE LIEN HYPERTEXTE .............................................................................................................................. 89

11 LES AUTRES OBJETS ............................................................................................................................... 89 12 LA MISE EN FORME DU CADRE .............................................................................................................. 90

E.

LES LIAISONS ET INCORPORATIONS D'OBJETS ............................................................................... 91 1 2

F.

LES LIAISONS .......................................................................................................................................... 91 LES INCORPORATIONS ........................................................................................................................... 96

LE DOCUMENT MAITRE.................................................................................................................. 98 1 2 3 4 5 6 7 8

CRÉATION DU DOCUMENT MAITRE ...................................................................................................... 98 LA CRÉATION D’UN SOUS-DOCUMENT .................................................................................................. 99 L'AFFICHAGE DU SOUS-DOCUMENT .................................................................................................... 100 LA MODIFICATION DU DOCUMENT ..................................................................................................... 101 L’IMPORTATION DE DOCUMENTS EXTERNES ...................................................................................... 101 FUSION ET DIVISION DE SOUS-DOCUMENTS ....................................................................................... 102 SUPPRESSION D’UN SOUS-DOCUMENT ............................................................................................... 102 VERROUILLAGE D’UN SOUS-DOCUMENT ............................................................................................ 103

III. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES ...................................................................... 105 A. B. C. D. E. F. G. H. I.

LETTRE1.DOC ............................................................................................................................... 105 LETTRE2.DOC ............................................................................................................................... 106 EXERCICE LONG DOCUMENT ....................................................................................................... 107 EXERCICE LONG DOCUMENT OK .................................................................................................. 111 LONG DOCUMENT BRUT exercice de SYNTHÈSE ......................................................................... 113 LONG DOCUMENT OK corrigé ...................................................................................................... 115 DOCUMENT MAITRE BRUT .......................................................................................................... 116 LIAISON ........................................................................................................................................ 117 INCORPORATION.......................................................................................................................... 118

Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : ACTION

<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

<CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve. Pour télécharger les exercices : ouvrir votre navigateur internet saisir l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exosWord07ld.exe <CLIC G> sur la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> sur pour confirmer

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page NOTES

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

ACTION

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows

le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre

le menu de l'application le ruban de l'application

Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I – LE MODÈLE

1

I. LE MODÈLE Un modèle va servir de base à la création de nouveaux documents. C'est en quelque sorte un moule qui permet de prédéfinir les nouveaux documents en y incluant au choix du texte, des styles, des blocs de construction (composant quick part), des outils, des contrôles et des macro-commandes. De nombreux modèles sont proposés avec Microsoft Word 2007 mais il est utile de savoir créer ses propres modèles.

PROCÉDURE DE CRÉATION D'UN MODÈLE ACTION

PASSER EN REVUE LES DOCUMENTS CRÉÉ RÉCEMMENT LES CLASSER PAR CATÉGORIE CHOISIR POUR CHAQUE CATÉGORIE UN DOCUMENT REPRÉSENTATIF CRÉER LES STYLES, LES BLOCS DE CONSTRUCTION, LES OUTILS, LES MACRO-COMMANDES (facultatif) ENLEVER DE CE DOCUMENT TOUS LES ÉLÉMENTS SPÉCIFIQUES ENREGISTRER LE MODÈLE

A A..

LLE ES STTY YLLE E

Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

EXEMPLE

Je donne le nom de "CORPS DE TEXTE" à la mise en forme qui correspond à : police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle).

Ainsi, pour affecter cette mise en forme à un autre paragraphe, j'affecte le style " CORPS DE TEXTE " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points).

En plus, si je modifie " CORPS DE TEXTE " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style sont modifiés automatiquement.

L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

EXEMPLE

ACTION

NOTES

J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1", si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés UTILISATION GÉNÉRALE DES STYLES  <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE OU EFFECTUER LA SÉLECTION  AFFECTER UN STYLE PRÉDÉFINI  MODIFIER SA MISE EN FORME DE CARACTÈRES ET/OU PARAGRAPHES  ENREGISTRER LA NOUVELLE MISE EN FORME DU STYLE tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme

2

1 LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME La mise en forme du texte s'effectue à différents niveaux : LES STYLES DE PARAGRAPHE COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE. ils sont affichés dans la zone de style (MODE NORMAL)ils sont symbolisés par dans la zone "STYLE" de la barre de mise en forme

lorsque celle-ci est déroulée LES STYLES DE CARACTÈRES COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DE CARACTÈRES. Ils sont affichés dans la zone style de la barre de mise en forme - ils sont symbolisés par dans la zone "STYLE" de la barre de mise

en forme.

LES STYLES LIÉS COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE ET DES CARACTÈRES DU PARAGRAPHE. Ils sont affichés dans la zone de style (MODE NORMAL)- ils sont symbolisés par dans la zone STYLE

de la barre de mise en forme lorsque celle-ci est déroulée LES STYLES DE LISTE correspondent à la présentation des listes à puces LES STYLES DE TABLEAUX proposent une présentation complète du tableau LA MISE EN FORME DIRECTE DE PARAGRAPHE OU DE CARACTÈRES (OUTILS DE MISE EN FORME, COMMANDE POLICE, PARAGRAPHE.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement) IL EXISTE DEUX GRANDES FAMILLES DE STYLES : LES STYLES DE L'UTILISATEUR correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

LES STYLES PRÉDÉFINIS sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être modifiée mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

STYLES PRÉDÉFINIS

STYLES DE L'UTILISATEUR

ACTION

CONSEIL

NOTES

Si possible, toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

I – LE MODÈLE

3

2 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.

ACTION

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

<CLIC G>

SUR LE LANCEUR DE BOITES DE DIALOGUE

<CLIC G>

SUR

DE

"INSPECTEUR DE STYLE" (en bas au milieu)

<CLIC G>

SUR "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" FERMER LA BOÎTE "INSPECTEUR DE STYLES" ET LE VOLET "STYLES"

le volet "révéler la mise en forme" s'affiche

ACTION

Des et des permettent de développer ou réduire les groupes d'informations <CLIC G> sur le lien en bleu souligné affiche la boîte de dialogue correspondante ( INFOS

EXERCICE

NOTES

Ouvrir le document "exercice long document ok" Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il yen a Afficher le volet "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" Sélectionner un mot au choix dans le texte par un "DOUBLE CLIC" Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme ; les développer et les réduire Fermer le document

)

4

3 LE GROUPE STYLE Les styles rapides sont affichés dans le groupe "STYLE" du ruban "ACCUEIL". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) ACTION

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de

caractère)

DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION

la sélection affiche temporairement la mise en forme du style <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

INFOS

Utiliser l'ascenseur

pour afficher les styles non visibles ou <CLIC G> sur

pour

afficher tous les styles

Il suffit de déplacer la souris sur les titres rapides pour que la sélection affiche temporairement les caractéristiques du style INFOS

ACTION

BOUTON DROIT

GÉRER LES STYLES RAPIDES <CLIC D> SUR UN STYLE PERMET ENTRE AUTRES DE LE SUPPRIMER, DE LE RENOMMER

I – LE MODÈLE

5

Dans le document "exercice long document" Affecter le style "TITRE 1" aux titres de paragraphe : EXERCICE

4 LE VOLET "STYLES" Le volet "STYLE" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "STYLE" du ruban.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) ACTION

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE DU GROUPE STYLE

<CLIC G> ICI

le volet "STYLES" s'affiche à droite de l'écran <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de caractère)

<CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

APERÇU DÉSACTIVÉ

CRÉE UN NOUVEAU STYLE INSPECTEUR À P ARTIR DE LA MISE EN DE STYLES FORME SÉLECTIONNÉE

NOTES

APERÇU ACTIVÉ

OUVRE LA BOÎTE DE DIALOGUE DE GESTION DES STYLES

DÉTERMINE LES STYLES OU MISES EN FORME À AFFICHER DANS LA ZONE "STYLE"

6 Pour faciliter l'utilisation d'un document, il est plus facile d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles rapides.

AJOUTER UN STYLE RAPIDE ACTION

POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR si le style figure déjà dans la galerie, <CLIC G> sur le volet

s'affiche

du volet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans

AVANCÉ

SÉLECTIONNER LE TEXTE AYANT LA MÊME MISE EN FORME ACTION

POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

réaffecte le style "NORMAL" en lieu et place du style actuel (équivalent de <MAJ> <CTRL> N du clavier) INFOS

EXERCICE

CONSEIL

NOTES

Dans le même document "exercice long document" Afficher le volet "STYLES" Sélectionner toutes les occurrences du style "TITRE1" Annuler la sélection Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en forme, il est conseillé de désactiver les options suivantes de du volet "styles" :

I – LE MODÈLE

7

5 LA MODIFICATION DU STYLE Les styles prédéfinis peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins.

ONGLET "ACCUEIL" ou VOLET STYLES ACTION

GROUPE "STYLE" (avant dernier bloc) AFFECTER LES STYLES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères, attributs,

caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE (groupe "STYLES" ou volet "STYLES") OU RÉAFFECTER LE STYLE (le même et de la même manière)

Word propose de modifier le style existant ou d'écraser la mise en forme ajoutée pour retrouver le style d'origine CHOISIR POUR VALIDER

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent immédiatement la nouvelle présentation

ATTENTION

CONSEIL

A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple) Vérifier que est coché dans les options d'éditions de Word sinon, la mise à jour du style n'est pas demandée par Word. (en bas et à droite du menu)

, "OPTIONS AVANCÉES", groupe "ÉDITION"

Dans le même document "exercice long document" Modifier le style "TITRE1" selon les caractéristiques suivantes : EXERCICE

Paragraphe

NOTES

Bordure

8

6 LA BOITE DE DIALOGUE "STYLE" La boite de dialogue de gestion des styles est complète mais plus complexe.

AFFICHER LA BOÎTE DE DIALOGUE VOLET STYLES AFFICHÉ ACTION

<CLIC G> SUR la boîte de dialogue s'affiche DÉFINIT LE STYLES DISPONIBLES DANS LE DOCUMENT MODIFICATION DU STYLE "NORM AL"

ORDRE DES STYLES

APERÇU ET DESCRIPTION DU STYLE SÉLECTIONNÉ

CRÉE UN NOUVEAU STYLE DE TOUTES PIÈCES ÉTEND LA MODIFICATION AU MODÈLE

MODIFIER UN STYLE EXISTANT (boite de dialogue) POINTER SUR LE STYLE VOULU ACTION

<CLIC G>

SUR

DU STYLE

<CLIC G>

SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

EXERCICE

NOTES

Dans le même document "exercice long document" Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes :

I – LE MODÈLE

9

CRÉER UN NOUVEAU STYLE (boite de dialogue) POINTER SUR LE STYLE VOULU ACTION

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

NOM DU STYLE À CRÉER TYPE DU STYLE À CRÉER STYLE DE BASE DU NOUVEAU STYLE STYLE APPLIQUÉ AU PARAGRAPHE SUIVANT MISE EN FORME ASSOCIÉE AU STYLE

AJOUTE LE STYLE AU GROUPE "STYLE" DU RUBAN

MISE À JOUR AUTOMATIQUE DU STYLE SI MODIFICATION DE TEXTE AYANT CE STYLE

ATTENTION

ACCÈS AUX BOITES DE

INTÈGRE LE STYLE AU

DIALOGUE DE MISE EN FORME

MODÈLE LIÉ AU DOCUMENT

le style "NORMAL" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue Dans le même document "exercice long document" Créer un style nommé "SOMMAIRE" ayant les caractéristiques suivantes

EXERCICE

10

7 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable.

De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base.

RÈGLES le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères) <CTRL> <Q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe <CTRL> <BARRE ESPACE> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option (bouton de commande modifier) seuls les nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle) la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles ATTENTION

la modification du style "NORMAL" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "NORMAL" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours Dans le document "exercice long document" Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit

EXERCICE

Modifier le style normal du texte en arial 11 Sélectionner le texte "sommaire" et le mettre en verdana 14 bleu souligné aligné à gauche Faire <CTRL> Q et <CTRL> <BARRE ESPACE> pour rendre à sommaire son style

NOTES

I – LE MODÈLE

11

B B.. LLE ES SC CO OM MP PO OS SA AN NTTS SQ QU UIIC CK KP PA AR RTTS S Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous une ABRÉVIATION pour être insérés facilement.

Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà disponibles et livrés avec Word INFOS

QUAND UTILISER LE QUICK PART : pour les formules de politesse pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation) pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques Les données sont stockées non pas avec le document mais dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" ou encore avec le modèle de document.

AVANCÉ

1 L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.

ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (6ème bloc)

CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES

SÉLECTIONNER LES DONNÉES

<ALT> F3 la boîte de dialogue s'affiche

<CLIC G> SUR

ACCEPTER L'ABRÉVIATION OU LA MODIFIER INDIQUER LA GALERIE INDIQUER LE MODÈLE POUR VALIDER

le composant Quick Part est enregistré et réutilisable ABRÉVIATION DU COMPOSANT GALERIE OU IL EST STOCKÉ CRÉER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE

(CHOISIR "INSERTION AUTOMATIQUE")

MODÈLE AUQUEL IL EST ATTACHÉ TEXTE SEUL OU AVEC MISE EN FORME

NOTES

(BUILDING BLOCKS OU MODÈLE DU DOCUMENT)

12 CONSEIL

Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer

INFOS

Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "BUILDING BLOCKS" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué Dans le document "exercice long document", Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

EXERCICE

2 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (6ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

CLAVIER POSITIONNER LE POINT D'INSERTION TAPER L'ABRÉVIATION DE L'ENTRÉE

<F3> l'abréviation est remplacée par les données stockées

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR pour trier par catégorie SÉLECTIONNER L'INSERTION <CLIC G> SUR

<CLIC G> POUR TRIER

MODÈLE OU EST STOCKÉ LE COMPOSANT

APERÇU DU COMPOSANT COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

INSÉRER LE COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

I – LE MODÈLE CONSEIL

ATTENTION

EXERCICE

13

lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues utilisez les combinaisons suivantes : <ALT> <F3> pour enregistrer le composant, <F3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <F3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion Créer un nouveau document Insérer le composant précédemment créé (st) Fermer le document sans l'enregistrer

3 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.

ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (6ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR

INFOS

Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification

4 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée.

ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (6ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR CONFIRMER PUIS FERMER

NOTES

14 A partir du document "exercice long document" Supprimer le composant QuickPart "ST" EXERCICE

AVANCÉ

EXERCICE

Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle Créer un nouveau document Saisir deux formules de politesse, une pour les hommes, l'autre pour les femmes ex : "VEUILLEZ AGRÉER, MONSIEUR, MES SINCÈRES SALUTATIONS" "VEUILLEZ AGRÉER, MADAME, MES SALUTATIONS LES PLUS SINCÈRES" Les enregistrer séparément sous forme de composant Quick Part ex : "MR" pour la 1ère et "MME" pour la 2éme Fermer le document Créer un nouveau document et tester les Quick Parts créés Fermer le document sans l'enregistrer

C C..

LLE ES SM MA AC CR RO O--C CO OM MM MA AN ND DE ES S

Une macro-commande est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée par l’utilisateur afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Une macro peut être liée à un document ou à un modèle.

1 L'ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir enregistrer des macro-commandes.

MENU WORD ACTION

(en bas et à droite) CATÉGORIE STANDARD (volet de gauche) <CLIC G> SUR L'onglet "développeur" s'affiche à l'extrémité du ruban <CLIC G> SUR

Afficher l'onglet "DÉVELOPPEUR" EXERCICE

NOTES

I – LE MODÈLE

15

2 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE Pour créer une macro-commande, il faut lancer l’enregistrement, effectuer successivement les actions à enregistrer puis stopper l'enregistrement (comme avec un magnétophone ou un enregistreur mp3).

ONGLET "DÉVELOPPEUR" ACTION

GROUPE "CODE"

(1er

bloc)

TOUT PRÉPARER POUR LE DÉBUT DE L'ENREGISTREMENT

(les conditions doivent être exactement les mêmes que lorsque l'enregistrement sera "joué") <CLIC G> SUR SAISIR SON NOM INDIQUER LE MODÈLE RATTACHÉ RENTRER UNE DESCRIPTION COURTE POUR COMMENCER– EFFECTUER ALORS LES ACTIONS À ENREGISTRER

une cassette s'associe au pointeur de la souris OU ASSOCIER UNE ICÔNE À LA MACRO

DONNER UN NOM COURT

ASSOCIE LA M ACRO À UNE ICÔNE (DE LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE") INDIQUER LE MODÈLE RATTACHÉ

(NORMAL OU AUTRE)

SAISIR UNE COURTE DESCRIPTION

ASSOCIER LA MACRO À UNE ICÔNE ACTION

<CLIC G> SUR la boite de dialogue de personnalisation de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" s'affiche SÉLECTIONNER LA MACRO EN COURS DE CRÉATION

<CLIC G> SUR la macro-commande s'affiche dans le volet droit

SÉLECTIONNER LA M ACRO

CLIQUER ICI POUR L'AJOUTER

NOTES

16 PERSONNALISER L'ICÔNE <CLIC G>

ACTION

SUR SAISIR UN NOM POUR L'ICÔNE CHOISIR UNE IMAGE POUR VALIDER

SÉLECTIONNER UNE IMAGE

DONNER UN NOM COURT

SUSPENDRE OU STOPPER L’ENREGISTREMENT ACTION

EXERCICE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

pour suspendre l’enregistrement de la macro pour reprendre l’enregistrement de la macro

SUR

pour stopper l’enregistrement de la macro

Créer une macro-commande appelé "FAX" modifiant l'imprimante en ligne le temps de l'impression (exemple : imprimante fax) puis remettant en ligne l'imprimante par défaut.

L'associer à un outil disponible pour tous les nouveaux documents dans la barre d'outils "accès rapide"

3 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE Les macro-commandes peuvent être lancées par l'outil "macros", avec le bouton de la barre d’outils "accès rapide" ou éventuellement un raccourci clavier.

BARRE "ACCÈS RAPIDE" ACTION

<CLIC G>

SUR L'ICÔNE

(ex :

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CODE" (1er bloc)

) <CLIC G> <CLIC G>

AVANCÉ

NOTES

SUR SUR

permet de jouer la macro-commande action après action (<F8> pour passer d'une action à l'autre) pour éventuellement déterminer une erreur dans la macro

I – LE MODÈLE

17

LANCE LA M ACRO EXÉCUTE LA M ACRO ACTION APRÈS ACTION

(appuyer sur <f8> pour passer d'une action à l'autre)

AFFICHE LA M ACRO POUR MODIFICATION

ATTENTION

Bien se placer dans un environnement de départ d'exécution identique à celui de l'enregistrement Tester la macro-commande créée

EXERCICE

4 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE Le langage utilisé pour la macro-commande est assez lisible et peut, avec un peu d'expérience, être modifié dans le code.

ACTION

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CODE" (1er bloc)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR la macro-commande s'affiche dans une fenêtre VISUAL BASIC

DÉBUT DE LA M ACRO DESCRIPTION CODE

FIN DE LA M ACRO

NOTES

18

D D.. LLE ES SC CO ON NTTR RÔ ÔLLE ES S Comme dans un modèle prédéfini, des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés au modèle.

ACTION

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES CONTRÔLES INSERTION BLOC DE TEXTE

INSERTION IM AGE

INSERTION DATE

(à partir d'un calendrier)

EXERCICE

Créer un nouveau document Insérer un bloc de texte, une image, une date Tester les contrôles insérés Fermer le document sans l'enregistrer

E E.. LLE EM MO OD DÈ ÈLLE E Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1 LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE Le modèle est créé à partir d'un document existant.

PROCÉDURE DE CRÉATION D'UN MODÈLE ACTION

PASSER EN REVUE LES DOCUMENTS CRÉÉ RÉCEMMENT LES CLASSER EN CATÉGORIES CHOISIR POUR CHAQUE CATÉGORIE UN DOCUMENT REPRÉSENTATIF ET L'OUVRIR CRÉER DES STYLES ET LES ATTACHER AU MODÈLE CRÉER LES BLOCS DE CONSTRUCTION QUICK PART ET LES ATTACHER AU MODÈLE CRÉER LES OUTILS ET LES ATTACHER AU MODÈLE CRÉER LES MACRO-COMMANDES ET LES ATTACHER AU MODÈLE ENLEVER DE CE DOCUMENT TOUS LES ÉLÉMENTS SPÉCIFIQUES ENREGISTRER COMME MODÈLE

MENU WORD ACTION

POINTER SUR

<CLIC G> SUR NOMMER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est enregistré au format dotx

NOTES

I – LE MODÈLE CONSEIL

ATTENTION

EXERCICE

19

Le modèle "NORMAL" est enregistré dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Y enregistrer les nouveaux modèles (chemin par défaut) Les modèles utilisateurs sont enregistrés dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Les modèles prédéfinis sont enregistrés dans : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036 Ouvrir "lettre1.docx" Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image" Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de" Supprimer le texte à partir de "NOUS AVONS LE PLAISIR" jusqu'à "RÉCEPTION DE LA PRÉSENTE" et insérer un contrôle "texte" Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée" Fermer le modèle Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

CONTRÔLE IM AGE

CONTRÔLE BLOC DE TEXTE

2 L'ORGANISER DES ÉLÉMENTS Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les outils sont à priori liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.

NOTES

20 A) MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

BOITE DE DIALOGUE "GÉRER LES STYLES" ACTION

<COCHER>

ATTENTION

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération à été effectuée B) ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODÈLES

Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail.

ORGANISER LES STYLES ACTION

DANS LA BOITE DE DIALOGUE "GÉRER LES STYLES"

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SI NÉCESSAIRE SUR SÉLECTIONNER LES STYLES À COPIER

PUIS OUVRIR LE FICHIER SOUHAITÉ À LA PLACE

<CLIC G>

SUR CONFIRMER LE CAS ÉCHÉANT LA COPIE

<CLIC G>

EXERCICE

SUR

Ouvrir "lettre2.docx" Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques Enregistrer le modèle et le fermer Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND Copier les styles du modèle "lettre envoi de devis" vers le modèle "commande arrivée"

EXERCICE

STYLES COPIÉS DU MODÈLE "ENVOI DEVIS" VERS LE MODÈLE "COMMANDE ARRIVÉE"

I – LE MODÈLE

3 LA MODIFICATION DU MODÈLE Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

CHOISIR INDIQUER LE CHEMIN D'ACCÈS : C:\USERS\NOM UTILISATEUR\APPDATA\ROAMING\MICROSOFT\TEMPLATES SÉLECTIONNER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word (Word se souvient que c'est un modèle).

EXERCICE

NOTES

Ouvrir le modèle "commande arrivée" Appliquer les styles importés aux différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…)

Observer les modifications

21

22

4 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, il est possible de le faire. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est.

MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER "COMPLÉMENTS" EN BAS DU VOLET CENTRAL SÉLECTIONNER "MODÈLES" DANS LA LISTE "GÉRER"

<CLIC G> SUR INDIQUER LE MODÈLE DE DOCUMENT POUR VALIDER

le modèle est attaché au document : les styles et macros du modèle sont disponibles

SI NON COCHÉ, LES STYLES SONT DISPONIBLES M AIS LE DOCUMENT N'EST PAS MODIFIÉ

AUTRE ACCÈS À L A BOÎTE DE DIALOGUE D'ORGANISATION DES STYLES ET M ACROS

CONSEIL

EXERCICE

NOTES

Faire <CTRL> <BARRE ESPACE> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <CTRL> <Q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si n'est pas coché Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers" Attacher le modèle "urban letter" Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle

II – LE DOCUMENT LONG

23

II. LE DOCUMENT LONG Word permet de gérer de manière optimale les documents de grande taille (rapport, thèse, procédure…). Le mode plan permet de concevoir et de modifier les documents avec cohérence.

A A.. LL''E EN NR RIIC CH HIIS SS SE EM ME EN NTT D DU UD DO OC CU UM ME EN NTT LLO ON NG G Divers enrichissements constituent autant de compléments au texte de base.

1 LA SECTION La section est un sous ensemble du document présentant les mêmes caractéristiques de mise en page.

Celles ci concernent : la taille du support

la numérotation des pages

son orientation

la numérotation des lignes

les marges

l'alignement vertical du texte

le nombre de colonnes et leur espacement

les entêtes et pieds de page.

A) CRÉATION DE LA SECTION

Dans un long document, il est souvent nécessaire de créer des sections différentes pour différentes parties du texte : l'introduction, le développement, la conclusion, la table des matières, l'index, etc… ayant des marges, des entêtes/pieds de page, un colonage ou une orientation particulière.

ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LE SAUT DE SECTION SOUHAITÉ le numéro de section de la page affichée est indiquée dans la barre d'état (à gauche)

NOTES

24 SAUT DE SECTION

INFOS

La suppression de la section s'effectue en sélectionnant la double ligne pointillée représentant le saut de section et en la supprimant comme n'importe quel texte. C'est cette marque de section qui comprend les caractéristiques de la section ; sa suppression entraîne donc la perte des caractéristiques particulières de la section actuelle

POSITION DE LA SÉPARATION : insère un saut de page et crée une nouvelle section

crée une nouvelle section à la position du curseur

crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est paire, insère en plus un saut de page automatique sinon crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est impaire, insère en plus un saut de page automatique sinon Dans "exercice long document" Créer une section pour chacune des parties avec le début de la section sur la page suivante EXERCICE

Je clique devant le titre "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME" EXEMPLE

Je vérifie que l'onglet Je clique sur

est activé sinon je clique dessus dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur deux pages

Je clique devant le titre "COMMENT DÉFINIR UN STRUCTURE" Je clique sur

dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur trois pages

Je clique devant le titre "LES DIFFÉRENTES FONCTIONS" Je clique sur

dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur quatre pages

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

25

B) LE FORMAT DE LA SECTION

La plupart des caractéristiques de la section sont définies dans le groupe "MISE EN PAGE" du ruban ou dans la boîte de dialogue.

ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LA SECTION DÉSIRÉE UTILISER LES OUTILS OU

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE ONGLET "DISPOSITION"

DE

DES PAGES VIERGES SERONT INSÉRÉES SI NÉCESSAIRE DIFFÉRENCIE PAGES PAIRES ET IMPAIRES DISTANCE ENTRE BORD DE PAGE ET EN-TÊTE

LES CHOIX S'APPLIQUENT À LA SECTION, À TOUT LE DOCUMENT…

C) LA POSITION DE LA SECTION

Elle peut être modifiée dans cette même boîte de dialogue.

OPTIONS : DÉBUT DE SECTION détermine la position de la nouvelle section (idem saut de section) l'impression de la section commence à la suite de la section précédente ; si le nombre des colonnes n'est pas identique, celles-ci sont équilibrées. l'impression de la section commence dans la 1ére colonne suivant tout saut de colonne l'impression de la section commence à la page suivante (saut de page) l'impression de la section commence sur la première page paire suivante l'impression de la section commence sur la première page impaire suivante

NOTES

26 D) L'ACCÈS À UNE SECTION

Il s'effectue directement par le biais de l'ascenseur.

ACCÈS AUX SECTIONS ACTION

<CLIC G> SUR

DE

EN BAS DE L'ASCENSEUR HORIZONTAL

SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR LES DOUBLES TRIANGLES

SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

Dans "exercice long document" Parcourir le document de section en section EXERCICE

2 LES ENTÊTES / LES PIEDS DE PAGE Les entêtes et les pieds de page sont des données qui sont positionnées respectivement en haut de chaque page à l'intérieur de la marge haut, et en bas de chaque page à l'intérieur de la marge bas. Ils sont affichés à l'écran, à leur position respective, en mode "PAGE" et "APERÇU AVANT IMPRESSION". Ils peuvent être continus d'une section à l'autre.

A) AFFICHAGE DES ENTÊTES ET PIEDS DE PAGE

Normalement, le corps du texte est visible et les entêtes et pieds de page sont en filigrane. Afficher les entêtes et pieds de page inverse la visibilité des éléments.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "EN-TÊTE PIED DE PAGE" (5ème bloc) ACTION

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE D’EN-TÊTE OU

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR UN DES OUTILS

DE PIED DE PAGE POUR Y ACCÉDER

Le corps du document est alors grisé SAISIR LES DONNÉES <DOUBLE CLIC> DANS LE CORPS DU DOCUMENT POUR FERMER

CHOISIR UN TYPE D'ENTÊTE OU DE PIED DE PAGE

Le ruban "CRÉATION DES EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE" s'affiche.

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

27

B) SAISIE DES EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE

Le texte est saisi normalement. Il peut être mis en forme et aligné comme n'importe quel texte ; des outils permettent d'insérer des éléments classiques comme la date, le numéro de page, ou de manipuler les en-têtes et pieds de page entre sections.

AFFICHAGE :

PRINCIPAUX OUTILS INSERTION D'UN EN-TÊTE PRÉDÉFINI

INSERTION D'UN PIED DE PAGE PRÉDÉFINI

INSERTION D'UN NUMÉRO DE PAGE

INSERTION DE LA DATE OU DE L'HEURE

DIFFÉRENCIE LES EN-TÊTES/PIEDS DE PAGE CLONE AUTOMATIQUEMENT L'EN-TÊTE/PIED DE PAGE DE LA SECTION PRÉCÉDENTE

(activé par défaut, indispensable de désactiver pour différencier) DISTANCE ENTRE MARGE HAUT ET MARGE D'EN-TÊTE

(espace dans lequel va s'inscrire l'entête), MARGE BAS ET MARGE DE PIED DE PAGE

(espace dans lequel va s'inscrire le pied de page) Des tabulations prédéfinies permettent de positionner le texte à gauche, à droite ou de le centrer en utilisant simplement les touches <TAB> INFOS

Dans "exercice long document" Créer les entêtes et pieds de page suivants sur la première page: EXERCICE

NOTES

28 Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés Je fais un <DOUBLE CLIC> en haut de la première page EXEMPLE

Je clique sur Je coche

pour que la date se mettre à jour toute seule

Je clique sur

pour valider le choix

la date est insérée à gauche

J'appuie 2 fois sur la touche <TAB>

Je clique sur Je sélectionne un type d'heure en bas de la liste : Je clique sur

pour valider le choix

l'heure est insérée à droite

Je clique sur Je choisis "moderne page impaire"

le pied de page avec le numéro de page est inséré

Je saisis "reproduction réservée"

Je clique sur C) ENTÊTES/PIEDS DE PAGES DIFFÉRENCIÉS

Les entêtes et pieds de page peuvent être définis différemment pour la première page, les pages paires et les pages impaires, et ceci pour chacune des sections. Ils sont accessibles directement en mode page.

ONGLET "CRÉATION" ACTION

GROUPE "NAVIGATION"

(3ème

bloc)

DANS UN DOCUMENT DE PLUSIEURS SECTIONS EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGES AFFICHÉS EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGES DIFFÉRENCIÉS

CLIQUER DANS L'ENTÊTE

<CLIC G> SUR POUR LE DÉSACTIVER maintenant, les deux entêtes sont indépendants SAISIR LE NOUVEL EN-TÊTE <CLIC G> SUR l'entête de la section suivante s'affiche <CLIC G> SUR POUR LE DÉSACTIVER maintenant, les deux entêtes sont indépendants SAISIR LE NOUVEL EN-TÊTE … POUR CHAQUE SECTION AINSI QUE POUR LES PIEDS DE PAGE

II – LE DOCUMENT LONG

29

Dans "exercice long document" Conserver le pied de page suivant : EXERCICE

DISPARAÎT LORSQUE L'ON CLIQUE SUR L'OUTIL DU MÊME NOM

Modifier l'en-tête et mettre le titre de chaque chapitre en en-tête comme ci-dessous

Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'en-tête pour l'afficher s'il ne l'est pas EXEMPLE

Je positionne le point d'insertion dans l'entête devant la date J'appuie sur la touche <TAB> pour reculer la date d'une tabulation Je clique derrière la date j'appuie sur la touche <SUPPR> pour supprimer une tabulation je fais glisser le taquet de tabulation centrée du milieu à 10,5

Je saisis le 1er titre "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE" Je ramène le retrait de 1ère ligne à 0

Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 1ère et ème de la 2 section Je supprime "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE" Je saisis à la place "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME" Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 2ème et ème de la 3 section Je supprime " STRUCTURE ET ORGANIGRAMME " Je saisis à la place "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE" Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 3ème et ème de la 4 section Je supprime "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE" Je saisis à la place "LES DIFFERENTES FONCTIONS" Je clique sur

NOTES

30 D) NUMÉROTATION DES PAGES

Sur la plupart des documents de grande taille, la numérotation des pages est indispensable.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "EN-TÊTE ET PIED DE PAGE" (1er bloc)

<CLIC G>

SUR CHOISIR LA POSITION DU NUMÉRO DE PAGE

Le numéro de page peut aussi être inséré directement en tant que champ : Positionner le point d'insertion AVANCÉ

<CLIC G> sur Sélectionner le champ Renseigner le format

de

Le format du numéro de page peut être modifié à postériori.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "EN-TÊTE ET PIED DE PAGE" (1er bloc)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

CHOISIR ICI LE TYPE DE NUMÉROTATION

PERMET DE REDÉFINIR LA NUMÉROTATION POUR UNE SECTION

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

31

Dans "exercice long document" Modifier la numérotation en EXERCICE

E) INSERTION DE CHAMPS

Il est possible d'insérer des champs particuliers dans les en-têtes/pieds de page.

ONGLET "CRÉATION" ACTION

GROUPE "INSÉRER" (2ème bloc)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP DÉFINIR SON FORMAT POUR INSÉRER

PROPRIÉTÉ "FORM AT" DU CHAMP "PAGE"

ATTENTION

NOTES

S'assurer que les champs sont à jour avant impression ou publication : - L'option des options d'affichage de Word met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression - <F9> sur le champ sélectionné le recalcule

32

AVANCÉ

Si l'on connaît leur syntaxe, ces champs peuvent aussi être crées directement Positionner le pointeur <CTRL> <F9> s'affiche Saisir le code entre les crochets <MAJ> <F9> sur un champ affiche alternativement le nom du champ ou sa valeur

CODES SAISIR

AUTHOR TITLE FILENAME SEQ NUMPAGES PAGE DATE

nom de l'auteur titre du document nom du document numéro de chapitre nombre de pages numéro de page date

le code saisi s'inscrit entre les deux crochets ; il sera remplacé par sa valeur en mode page, aperçu avant impression ainsi qu'à l'impression INFOS

Dans "exercice long document" Modifier les entêtes et pieds de page de la 1ère section comme suit : EXERCICE

tester <MAJ> <F9> sur les champs

3 LES NOTES DE BAS DE PAGE Il est quelquefois utile de préciser des termes ou des références par une note. Le terme à expliquer est alors complété d'un numéro ou APPEL DE NOTE faisant référence à cette NOTE.

ACTION

ONGLET "RÉFÉRENCES" GROUPE "NOTES DE BAS DE PAGE" (2ème bloc) POINT D'INSERTION À LA POSITION DE L'APPEL, EN FIN DE MOT

<CLIC G>

SUR SAISIR LA NOTE

la note est affichée en bas de la page ou <CTRL> <ALT> <F> crée une note en fin de document du menu contextuel convertit la note de bas de page en note de fin INFOS

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

33

Le fait de pointer sur l'appel de notes affiche la note dans une bulle d'aide : BULLE D'AIDE AFFICHANT LA NOTE INFOS

APPEL DE NOTE

Pour supprimer la note, il suffit d'effacer l'appel de note ATTENTION

Word autorise le choix des caractères en tant qu'appel de note (10 caractères maxi).

ACTION

BOUTON DROIT

<CLIC D>

SUR LA NOTE EN BAS DE PAGE

MODIFIER LES OPTIONS DE NOTE

<CLIC G>

SUR

OPTIONS: détermine la position de la note par rapport au texte propose différents types de symboles pour marquer les appels de notes permet d'utiliser le symbole de son choix comme appel de note saisie par l'utilisateur du numéro de départ des notes poursuit la numérotation des notes sans tenir compte des sauts de section

NOTES

34 ACCÈS AUX NOTES ACTION

<CLIC G> SUR

DE

EN BAS DE L'ASCENSEUR HORIZONTAL

SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR LES DOUBLES TRIANGLES OU

<CLIC G> SUR

EXERCICE

SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

DE

Dans "exercice long document" Définir les appels de note et notes suivantes en bas de page: 1 -"entreprise" dans "une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes…." mettre la note : "au sens économique du terme" 2 -"structure" dans "la structure d'une entreprise…" mettre la note : "c'est ici le squelette de l'entreprise " 3 - ""service financier" dans "liste des différentes fonctions" mettre la note : "il inclut le plus souvent un service de gestion de valeurs boursières" Parcourir les notes avec l'ascenseur Supprimer la 2ème note et observer la numérotation Convertir une des notes en note de fin de document puis annuler

4 LES RENVOIS Dans un document important, il est souvent pratique de faire mention d'éléments détaillés relatifs au même sujet et figurant dans un autre endroit du document.

Deux étapes : l'insertion du signet puis l'insertion du renvoi relatif à ce signet A) L'INSERTION DU SIGNET GROUPE "LIENS" (4ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER LE TEXTE VERS LEQUEL ON VEUT RENVOYER LE LECTEUR POUR COMPLÉMENT D'INFORMATION

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR le signet pointe maintenant vers l'emplacement indiqué

II – LE DOCUMENT LONG

35

LE SIGNET POINTE VERS LE DÉTAIL, L'EXPLICATION

B) L'INSERTION DU RENVOI

Le renvoi va indiquer une caractéristique du signet, ici le numéro de page GROUPE "LIENS" (4ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION À LA POSITION DU RENVOI (là SAISIR "VOIR PAGE N°"

ou l'on dit voir page xx pour plus de détail)

(par exemple)

<CLIC G>

SUR CATÉGORIE : SÉLECTIONNER SIGNET, INSÉRER UN RENVOI À : SÉLECTIONNER "NUMÉRO DE PAGE" POUR LE SIGNET : SÉLECTIONNER LE NOM RENTRÉ PRÉCÉDEMMENT

<CLIC G>

CONSEIL

SUR

Pour augmenter la lisibilité, penser à insérer un texte du type "voir page N°… pour plus d'informations" avec le renvoi à l'emplacement du numéro de page

RENVOI

LE RENVOI AFFICHE LE NUMÉRO DE LA P AGE OU FIGURE LE DÉTAIL

Le renvoi insère un champ "PAGEREF" suivi du nom du signet, également accessible par l'outil Quick Part.

AVANCÉ

ATTENTION

NOTES

S'assurer que les champs sont à jour : L'option des options d'affichage de Word met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression <F9> sur le champs sélectionné le recalcule

36 Dans "exercice long document" Mettre un signet désignant le paragraphe suivant : EXERCICE

Insérer un renvoi de page désignant le signet ainsi défini à coté de "organigramme" dans du type (voir page xxx pour une définition plus complète de l'organigramme)

5 LA BIBLIOGRAPHIE Si le document fait appel à des références bibliographiques, il est conseillé de renseigner ces références dans la base de Word.

A) L'INSERTION D'UNE RÉFÉRENCE

Les sources, c'est-à-dire les ouvrages auxquels il est fait référence, sont créées au fur et à mesure des besoins, sont stockées et peuvent être réutilisées.

GROUPE "CITATIONS ET BIBLIOGRAPHIE" (3ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION À LA SUITE DE LA CITATION

<CLIC G>

SUR

CHOISIR UN SOURCE EXISTANTE

OU

<CLIC G>

SUR RENSEIGNER SES CARACTÉRISTIQUES POUR VALIDER

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

37

permet de trier, copier, modifier, supprimer les sources met en forme la citation selon les normes

INFOS

La citation peut être sélectionnée, déplacée, modifiée. <CLIC G> DANS LA CITATION LA SÉLECTIONNE

DÉPLACER LA CITATION

permet de préciser la ou les pages concernées INFOS

B) LA TABLE DES RÉFÉRENCES

Généralement en fin de document, elle liste tous les ouvrages cités.

GROUPE "CITATIONS ET BIBLIOGRAPHIE" (3ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION EN FIN DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G>

SUR CHOISIR UNE PRÉSENTATION OU

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> DANS LA BIBLIOGRAPHIE LA SÉLECTIONNE GESTION DE LA BIBLIOGRAPHIE

Dans "exercice long document", dans la 2ème partie, 3ème ligne après "L'organigramme" Insérer une citation relative à la page 26 de la source suivante : EXERCICE

Créer une nouvelle section en fin de document Indiquer comme entête de cette section "bibliographie" Insérer la bibliographie

NOTES

38

6 LA TABLES DES ILLUSTRATIONS Un document d'importance est souvent complété de tableaux et d'illustrations en tous genres. Word peut gérer les légendes des illustrations et insérer une table des illustrations A) L'INSERTION D'UNE LÉGENDE

La légende donne un nom à une illustration.

GROUPE "LÉGENDES" (4ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER L'ILLUSTRATION (image, tableau…)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

la légende s'inscrit face à l'illustration

LÉGENDE CRÉÉE AUTOM ATIQUEMENT

CRÉE UNE NOUVELLE ÉTIQUETTE À L A PLACE DE TABLEAU

(image, photo,

article…)

MODIFIE LA NUMÉROTATION DES ILLUSTRATIONS

CRÉE UNE LÉGENDE DÉS L'INSERTION D'UN OBJET

La légende s'affiche en vis-à-vis de l'illustration. Sa numérotation est automatique.

B) LA TABLE DES ILLUSTRATIONS

Généralement en fin de document, elle indique la page pour chaque illustration.

GROUPE " LÉGENDES " (4ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION EN FIN DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

II – LE DOCUMENT LONG

39

FONT LE LIEN ENTRE LÉGENDE ET NUMÉRO DE PAGE

EXERCICE

Dans "exercice long document", Créer des légendes pour tous les tableaux, illustrations et autres Insérer en fin de document, dans sa propre section et avec son propre entête, une table des illustrations

7 L’INDEX Word propose l’élaboration d’un index qui permet de retrouver à l'aide de mots clés un sujet précis dans le document. L’index fonctionne à partir d'entrées d’index définies par l’utilisateur.

NOTES

40 A) L'INSERTION D'UNE ENTRÉE D'INDEX

L'entrée d'index est un mot clé à l'intérieur du document identifié par l'utilisateur et désigné comme "entrée d'index".

GROUPE " INDEX " (5ème bloc) ACTION

À PARTIR DU DÉBUT DU DOCUMENT SÉLECTIONNER LA 1ÈRE ENTRÉE D'INDEX

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR la boîte de dialogue reste ouverte SÉLECTIONNER L'ENTRÉE D'INDEX SUIVANTE <CLIC G> SUR la boîte de dialogue reste ouverte ETC …

JUSQU'À LA FIN DU DOCUMENT <CLIC G>

SUR

INSÈRE UNE ENTRÉE D'INDEX POUR LE MOT SÉLECTIONNÉ

INSÈRE UNE ENTRÉE D'INDEX POUR TOUTES LES OCCURRENCES DU MOT SÉLECTIONNÉ

Pour chaque entrée d’index, Word insère un champ EX (Entrée d’index) sous forme de AVANCÉ

NOTES

texte masqué

, que l’on peut afficher ou non avec l’outil

II – LE DOCUMENT LONG

41

B) L'INSERTION DE L'INDEX

Une fois les entrées d’index saisies, il reste à insérer l’index.

GROUPE " INDEX " (5ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION EN FIN DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

FAIT L'INDEXATION À PARTIR D'UN FICHIER EXTERNE DE MOTS CLÉS

MODIFIE LE STYLE DE L'INDEX

L'index est un champ du type AVANCÉ

EXERCICE

NOTES

Dans le document "exercice long document" Marquer les entrées d'index de votre choix Insérer un index à la fin du document sur sa propre page sans numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

42

8 LE MULTICOLONNAGE Un document ou une section de document peut être présenté sur plusieurs colonnes, le texte remplissant une première colonne puis se poursuivant dans les suivantes jusqu'à remplir la page, comme dans un journal.

A) LE PARAMÉTRAGE DES COLONNES

L'entité de texte minimum à laquelle s'applique la notion de colonne est la section.

Par défaut, une section est constituée d'une seule colonne ; le multicolonnage est juste une modification de ce paramétrage de base d'une colonne.

GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION DANS LA SECTION CONTENANT LE TEXTE À PRÉSENTER SUR PLUSIEURS COLONNES

<CLIC G>

SUR CHOISIR UN NOMBRE DE COLONNES OU

<CLIC G>

ATTENTION

SUR

Si la section à présenter sur plusieurs colonnes possède un titre que l'on veut centrer par rapport aux colonnes, il faut isoler ce titre dans une section de type "continue"

La souris permet ici de modifier le paramétrage des colonnes mais ne permet pas de les créer ni de les supprimer

ACTION

BOUTON GAUCHE RÈGLE AFFICHÉE <FAIRE GLISSER> LES MARQUES À LA POSITION DÉSIRÉE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG RETRAITS PARAGRAPHES 1ÈRE COLONNE

43 LIMITE GAUCHE 2ÈME COLONNE

LIMITE DROITE

2ÈME COLONNE

B) LE SAUT DE COLONNE

Le nombre de colonnes étant défini, il est peut être nécessaire de répartir manuellement le texte entre les colonnes, notamment si ce dernier ne remplit pas les colonnes. Pour cela, on utilise le saut de colonne qui renvoie le texte sur la colonne suivante.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU TEXTE À RENVOYER SUR LA COLONNE SUIVANTE

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU

<CLIC G>

TEXTE À RENVOYER SUR LA COLONNE SUIVANTE

SUR

<CTRL> <MAJ> <ENTRÉE>

SAUT DE SECTION CONTINU

SAUT DE COLONNE SAUT DE SECTION NOUVELLE PAGE

EXERCICE

NOTES

Dans "exercice long document" Mettre la 2éme partie "structure et organigramme" sur deux colonnes de tailles égales tout en conservant un titre centré par rapport à la page (comme ci-dessus)

44

B B..

LLE EP PLLA AN NE ETT LLA A TTA AB BLLE ED DE ES SM MA ATTIIÈ ÈR RE ES S

Le plan représente l'ossature du document sur laquelle vont se greffer texte, tableaux, images, etc. Cette ossature peut être affichée avec le mode plan (un peu comme une radio affiche le squelette). Affichée ou non, elle doit être présente dans tout document important sous peine que ce dernier soit bancal. De cette structure, découle naturellement la création automatique de la table des matières.

1 LA CRÉATION DU PLAN Le mode "plan" est le mode idéal pour la conception de documents longs et structurés.

Il associe un style de titre à chaque paragraphe de titre Il présente les niveaux de titres avec un retrait et affiche ou non le texte lié Il offre une présentation structurée du document Il permet des manipulations globales sur la structure Il a l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à mieux conceptualiser ses idées.

A) L'AFFICHAGE DU MODE PLAN

Le mode plan est disponible par le biais des icônes en bas, à droite de l'ascenseur horizontal.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DU DOCUMENT" (1er bloc)

<CLIC G> SUR (4éme icône) <CLIC G>

SUR

PRINCIPES : la structure du document est affichée le texte lié aux différents niveaux de titre peut être ou non développé les niveaux de titre peuvent être modifiés le texte lié à un titre et le titre lui même peuvent être déplacés dans le document les niveaux de titre peuvent être automatiquement numérotés selon le format désiré des styles sont attachés à chaque niveau de titre une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan

MODE PLAN ASSIGNE LE NIVEAU "TITRE 1"

AFFICHE LA MISE EN FORME DANS LE PLAN

AUGMENTE D'UN NIVEAU

ASSIGNE LE NIVEAU "TEXTE" BAISSE D'UN NIVEAU

<CLIC G> POUR DÉPLACER LE TITRE ET SON TEXTE VERS LE HAUT OU LE BAS

<CLIC G> POUR DÉVELOPPER LE NIVEAU

NIVEAUX DE PLAN AFFICHÉ

II – LE DOCUMENT LONG

45

B) LA CRÉATION DU PLAN

Selon la méthode de travail de l'utilisateur (structurée ou selon l'inspiration), le plan peut être constitué au fur et à mesure de la saisie du document, ou postérieurement à celle ci en affectant aux paragraphes concernés un style de titre.

La procédure de création de plan la plus efficace consiste à créer préalablement la structure du document, sans mise en forme et sans saisir le texte associé puis à affecter le niveau de titre de chaque paragraphe.

AVANT LA SAISIE DU TEXTE DU DOCUMENT ACTION

MODE DE SAISIE PAGE OU PLAN SAISIR LES DIFFÉRENTS TITRES (et uniquement eux) SANS MISE EN FORME EN CRÉANT UN PARAGRAPHE POUR CHAQUE TITRE (appuyer sur la touche <entrée> à la fin de chaque ligne) ASSIGNER AUX PARAGRAPHES LE STYLE ADÉQUAT (titre1, titre2, titre3...)

MODIFIER LE CAS ÉCHÉANT LES CARACTÉRISTIQUES PRÉDÉFINIES DE CES STYLES UTILISER LES OUTILS DU MODE PLAN AFIN D'EFFECTUER DES MODIFICATIONS DE STRUCTURE SORTIR DU MODE PLAN ET SAISIR LE TEXTE

La création du plan à posteriori n'est pas plus compliquée.

APRÈS LA SAISIE DU TEXTE DU DOCUMENT ACTION

MODE DE SAISIE PAGE ASSIGNER AUX PARAGRAPHES DE TITRES LE STYLE ADÉQUAT (titre1, titre2, titre3...)

MODIFIER LE CAS ÉCHÉANT LES CARACTÉRISTIQUES PRÉDÉFINIES DE CES STYLES AFFICHER LE DOCUMENT EN MODE PLAN VISUALISER LE DOCUMENT EN MODE PLAN UTILISER LES OUTILS DU MODE PLAN AFIN D'EFFECTUER DES MODIFICATIONS DE STRUCTURE

C) LE DÉVELOPPEMENT DU PLAN

En mode plan, il faut d'abord indiquer le niveau de structure que vous souhaitez visualiser ; ensuite, il est possible de développer les niveaux inférieurs de titre ainsi que le texte qui leur est lié.

ACTION

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

DE SÉLECTIONNER LE NIVEAU LE PLUS BAS VISIBLE

Le niveau de développement peut être défini avec la barre d’outils du mode plan ou directement dans le plan.

ACTION

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc)

<CLIC G> RÉDUIRE

<CLIC G> SUR LES ICONES

NOTES

BOUTON GAUCHE

DANS LE TITRE À DÉVELOPPER OU

<DOUBLE CLIC> SUR LA CROIX EN FACE DU TITRE

POUR DÉVELOPPER OU RÉDUIRE

46

EXERCICE

Dans le document "exercice long document" Afficher le plan du document Développer et réduire les niveaux

D) LA NUMÉROTATION DU PLAN

Le plan peut être numéroté, cette numérotation étant automatiquement mise à jour des modifications de structure.

ACTION

ONGLET "ACCUEIL PLAN" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE NUMÉROTATION

Outre les possibilités offertes dans cette liste, il est possible d’en créer à sa convenance en cliquant sur INFOS

Dans le document "exercice long document" Numéroter de manière personnalisée le plan du document EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

47

2 LA MODIFICATION DU PLAN Le mode plan offre toute opportunité de modification.

A) LA MODIFICATION DES NIVEAUX DE PLAN

A n'importe quel moment, il est possible de modifier la structure du plan en modifiant les niveaux de titres.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA MARQUE DE TITRE <FAIRE GLISSER> LA MARQUE VERS LA GAUCHE OU LA DROITE

BOUTON GAUCHE POINT D'INSERTION SUR LE TITRE À MODIFIER

<CLIC G> SUR LES ICONES

ou

rabaisse le titre en corps de texte INFOS

EXERCICE

hausse un texte en titre 1 Dans le document "exercice long document" Abaisser un par un les "titres 1" en "titre 2" puis en "titre 3" et "titre 4" Revenir à l'état initial B) LA MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT

Il est aussi possible de modifier l'ordre et la position des différentes parties. Le déplacement des titres déplace alors simultanément le texte lié.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA MARQUE DE TITRE <FAIRE GLISSER> VERS LE HAUT OU LE BAS

EXERCICE

BOUTON GAUCHE POINT D'INSERTION SUR LE TITRE À MODIFIER

<CLIC G> SUR LES ICONES

OU

Dans le document "exercice long document" Intervertir l'ordre des parties "les différentes fonctions " et "structure de l'entreprise" Revenir à l'état initial

3 LA TABLE DES MATIÈRES Une table des matières est indispensable dans un document long; dés lors qu'un plan structure le document, la création de la table des matières est simple.

NOTES

48

ACTION

ONGLET "RÉFÉRENCES" GROUPE "TABLE DES MATIÈRES" (1er bloc) EN MODE NORMAL POINT D'INSERTION À LA FIN DU DOCUMENT OU AU DÉBUT DU DOCUMENT (SOMMAIRE)

la table est généralement crée dans sa propre section

<CLIC G>

SUR .

SÉLECTIONNER LE TYPE DE TABLE

La table des matières est un champ que l'on peut afficher en faisant <MAJ> <F9> : AVANCÉ

Il est nécessaire de la mettre à jour à l'impression (options d'impression), avec <F9> ou avec l'outil

INFOS

EXERCICE

Chaque ligne de la table des matières est un paragraphe auquel est affecté le style lié à son niveau de structure (tm 1, tm 2, tm 3, tm 4...). En modifiant ces styles, la mise en forme de la table est très rapidement personnalisée

Dans le document "exercice long document" Faire un sommaire (table des matières) au début du document dans une section à part Personnaliser la présentation avec les styles "tm"

II – LE DOCUMENT LONG

49

C C.. LLA AR RÉ ÉV VIIS SIIO ON ND DU UD DO OC CU UM ME EN NTT La révision permet entre autres à d'autres personnes d'annoter le document et de le modifier, tout en conservant l'original. Les différents commentaires ou modifications pourront alors, ou non, être entérinés par l'auteur et propriétaire du document.

1 INSÉRER UN COMMENTAIRE Les commentaires sont ajoutés pour compléter ou corriger le document. Ils apparaissent en marge ou dans un volet séparé et peuvent au choix être incorporés ou non au document. Le commentaire s'affiche dans une bulle d'aide reliée au texte concerné par un trait.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "COMMENTAIRES" (2ème bloc) POINT D'INSERTION À LA POSITION DU COMMENTAIRE

<CLIC G>

SUR SAISIR LE TEXTE DU COMMENTAIRE

la zone de commentaire s'affiche en face du texte concerné COMMENTAIRE

LE COMMENTAIRE S'AFFICHE DANS UNE BULLE D'AIDE RELIÉE AU TEXTE CONCERNÉ PAR UN TRAIT

INFOS

VOLET DE SUIVI

Pour ne plus afficher les commentaires, choisir "SUIVI DES MODIFICATIONS"

dans le groupe

Pour supprimer le commentaire, <CLIC D> dans le commentaire ATTENTION

ou

du ruban

ACCÈS AUX COMMENTAIRES ACTION

<CLIC G> SUR

DE

EN BAS DE L'ASCENSEUR HORIZONTAL

SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR LES DOUBLES TRIANGLES

EXERCICE

NOTES

SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

Dans "exercice long document" Insérer un commentaire pour "déléguer une responsabilité à un individu" Mettre le commentaire suivant : "essayer de trouver des exemples plus parlants" Ne plus l'afficher puis l'afficher de nouveau

50

2 ACTIVER LE SUIVI DES MODIFICATIONS Toutes les modifications apportées au document par les différents relecteurs peuvent être enregistrées, puis acceptées ou refusées par le propriétaire du document ONGLET "RÉVISION" ACTION

GROUPE "SUIVI"

(3ème

bloc)

<CLIC G> SUR l'outil est activé - idem pour le désactiver TOUTES LES MODIFICATIONS SONT ALORS AFFICHÉES DANS LE VOLET DE RÉVISION ET LES MOTS MODIFIÉS SONT BARRÉS

Je remplace le "E" de legende par "É" "legende" est alors barré en rouge et remplacé par "légende" EXEMPLE

la modification apparaît dans le volet de révision pour acceptation ou suppression

<CLIC D>

sur la modification dans le volet de révision

ou <CLIC G> sur remplace l'ancienne mention et la modification disparait du volet "RÉVISION"

3 AFFICHER LE VOLET DE VÉRIFICATION Le volet de vérification affiche, à gauche du document, tous les commentaires du document à la suite. Il affiche aussi les modifications effectuées par les relecteurs si le suivi des modifications a été activé

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "SUIVI" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche du document <CLIC G> SUR UN COMMENTAIRE AFFICHE LE TEXTE COMMENTÉ

II – LE DOCUMENT LONG

51

Pour choisir les commentaires ou modifications apportées par relecteur, <CLIC G> sur puis cocher les relecteurs voulus

INFOS

AVANCÉ

Pour entrer des commentaires sous un autre nom, <CLIC G> sur

puis

4 ENTÉRINER LES COMMENTAIRES Les commentaires doivent être acceptés par le propriétaire du document.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "COMMENTAIRES" (2ème bloc) COMMENTAIRES AFFICHÉS - LE COMMENTAIRE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR IDEM POUR LES AUTRES COMMENTAIRES À ACCEPTER

valide toutes les modifications INFOS

5 SUPPRIMER UN COMMENTAIRE Les commentaires refusés sont supprimés.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "COMMENTAIRES" (2ème bloc) COMMENTAIRES AFFICHÉS - LE COMMENTAIRE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR IDEM POUR LES AUTRES COMMENTAIRES À REFUSER

refuse toutes les modifications INFOS

NOTES

52

6 AFFICHER LES COMMENTAIRES Les commentaires peuvent être affichés dans le volet de vérification, avec toutes les modifications apportées au document par les différents relecteurs. Ils sont aussi affichés directement dans le document dans un volet à droite du document. Le document peut alors être affiché avec ou sans les commentaires.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "SUIVI" (3ème bloc)

<CLIC G>

SUR

CHOISIR LE TYPE D'AFFICHAGE ORIGINAL OU FINAL AVEC OU SANS LES MARQUES (modifs,

commentaires..)

Le document pourra aussi être imprimé avec les commentaires en choisissant dans INFOS

EXERCICE

les options d'impression Dans "exercice long document" Supprimer le commentaire précédent Saisir les commentaires suivants

Afficher le document original avec et sans les marques puis le document final Afficher le volet de vérification Activer le suivi s'il ne l'est pas Effectuer quelques modifications de texte et de mise en forme (une ou deux) Les accepter ou les refuser dans le volet de vérification

CONSEIL

NOTES

Afficher le document en sans volet droit

pour qu'il s'affiche normalement sur une page A4 et

II – LE DOCUMENT LONG

53

D D.. LLE ES SO OB BJJE ETTS S Le document va pouvoir être enrichi de très nombreux objets, objets déjà existants ou bien créés spécifiquement pour le document (texte, images, tableaux, graphiques, organigrammes, vidéos...).

1 LA ZONE DE TEXTE Le texte est alors saisi dans un cadre que l'on peut déplacer : la zone de texte.

A) INSERTION DE LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte est un des objets les plus courants. Son contenu obéit aux mêmes règles que dans un traitement de texte.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (6ème bloc)

<CLIC G> SUR CHOISIR UN TYPE DE ZONE OU SAISIR LE TEXTE

la zone s'adapte automatiquement à la taille de la saisie

La saisie du texte peut se faire au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne ou en utilisant <MAJ> <ENTRÉE> pour aller à la ligne.

Dans "exercice long document", sur la deuxième page Créer la zone de texte suivante EXERCICE

La zone de texte obéit aux mêmes règles que le texte du document INFOS

B) FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte, en tant que contenant, peut recevoir une mise en forme spécifique.

ACTION

BOUTON DROIT

<CLIC D>

SUR UN BORD DE LA ZONE DE TEXTE

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

la boîte de dialogue s'affiche – si l'image est indépendante, la zone de texte est simplifiée

NOTES

54

"AUCUNE COULEUR" REND L'IM AGE TRANSPARENTE "AUCUNE COULEUR" N'AFFICHE PAS DE BORDURE

C) DISPOSITION DE LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte peut être déplacée et redimensionnée (1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE LA ZONE DE TEXTE la zone est entourée d'un cadre bleu Pour ne plus sélectionner la zone, il suffit de cliquer en dehors INFOS

ATTENTION

Vous êtes directement positionné à l'intérieur de la zone de texte - ne pas modifier les données par erreur (2) LA DIMENSION

La dimension de la zone de texte est automatiquement liée à celle du texte ; sa taille peut cependant à tout moment être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE LA ZONE DE TEXTE ÉTANT SÉLECTIONNÉE

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE LA ZONE

,

,

,

II – LE DOCUMENT LONG (3) LA POSITION

La zone de texte peut être positionnée n'importe où dans la diapositive.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE LA ZONE DE TEXTE la zone est entourée d'un cadre bleu POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

le pointeur de la souris prend la forme d'une croix <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE LA ZONE

EXERCICE

Dans "exercice long document" Enlever la bordure de la zone de texte et la positionner en dessous du texte du chapitre "la structure de l'entreprise"

2 L'IMAGE Des images ou photos enregistrées aux formats courants peuvent être insérées dans une diapositive.

A) INSERTION DE L'IMAGE

Il faut insérer l'image puis adapter sa taille et sa position dans la diapositive.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR L'IMAGE

<CLIC G> SUR INDIQUER L'EMPLACEMENT DE L'IMAGE LA SÉLECTIONNER PUIS <CLIC G> SUR

l'image est insérée dans la diapositive ; adapter sa taille et sa position Dans "exercice long document" Insérer l'image "entreprise.jpg" des exercices en dessous du sommaire EXERCICE

55

56

AVANCÉ

si vous possédez un scanner, vous pouvez numériser l'image de votre choix, l'enregistrer puis l'insérer dans la diapositive ; si vous possédez un appareil photo numérique, il suffit de désigner la photo pour l'insérer.

B) FORMAT DE L'IMAGE

Un grand nombre de caractéristiques de l'image peuvent être modifiées. Ces dernières s'appliquent temporairement dés que l'on survole l'outil avec la souris.

ONGLET "FORMAT" ACTION

<DOUBLE CLIC> DANS L'IMAGE les outils "image" du ruban s'affichent <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LES OPTIONS DE L'OUTIL POINTER SUR CHAQUE OPTION POUR LA VISUALISER <CLIC G> SUR L'OPTION POUR LA VALIDER

(1) LES OUTILS D'AJUSTEMENT

Ils permettent de modifier luminosité, contraste…

ONGLET "FORMAT" ACTION

GROUPE "AJUSTER" (1er bloc) GROUPE "AJUSTER"

IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

DE

POUR MODIFIER LA LUMINOSITÉ DE L'IMAGE

SUR

DE

POUR MODIFIER LE CONTRASTE DE L'IMAGE

<CLIC G>

SUR

DE

POUR FAIRE VARIER LES COULEURS DE L'IMAGE

<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>

CONSEIL

SUR SUR SUR

POUR DIMINUER LE VOLUME DE L'IMAGE (en octets) POUR INSÉRER UNE AUTRE IMAGE POUR REDONNER SES CARACTÉRISTIQUES D'ORIGINE À L'IMAGE

Dans les outils de , choisir puis cliquer sur une couleur dans l'image pour que celle-ci devienne transparente (on voit alors ce qu'il y a derrière) Dans "exercice long document" Diminuer le contraste de l'image et la recolorier selon une variation légère

EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

57

Pour modifier les caractéristiques de l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image EXEMPLE

Je clique sur

de

puis sur

Je clique sur

de

puis sur

Je clique sur

de

puis sur

Je clique sur pour diminuer le volume de l'image afin que mon document ne soit pas trop volumineux (2) LES STYLES D'IMAGE

Ils permettent de choisir une forme et une bordure d'image ainsi que de lui ajouter des effets. Le nombre de combinaisons possibles est important.

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES D'IMAGE" (2ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE <POINTER> SUR UN STYLE D'IMAGE POUR LE VISUALISER <CLIC G> POUR L'ADOPTER

EXERCICE

<CLIC G>

SUR

DE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

DE

SUR

DE

POUR CHOISIR UNE FORME (pas

de prévisualisation)

POUR CHOISIR UNE BORDURE POUR AJOUTER UN EFFET

Dans "exercice long document" et pour l'image "entreprise.jpg" Choisir le style "ellipse à contour adouci" et les effets suivants : Ombre "décalage diagonal bas gauche", "lumière de couleur accentuation 6" et "bordures arrondies 5 points"

58 Pour modifier les caractéristiques de l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image EXEMPLE

Je clique sur

de

pour afficher

Je clique sur Je clique sur

"ellipse à contour adouci" de

Je clique sur

Je clique sur

"décalage diagonal bas gauche"

de

Je clique sur Je clique sur

puis je pointe sur

puis je pointe sur "lumière de couleur accentuation 6"

de

Je clique sur

puis je pointe sur "bordures arrondies 5 points"

C) DISPOSITION DE L'IMAGE

L'image peut être déplacée et redimensionnée (1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE

l'image est entourée de poignées Pour ne plus sélectionner l'image, il suffit de cliquer en dehors INFOS

(2) LA DIMENSION

La taille de l'image peut cependant à tout moment être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE L'IMAGE ÉTANT SÉLECTIONNÉE

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

la souris change de forme : , , , <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE L'IMAGE

II – LE DOCUMENT LONG

59

(3) L'HABILLAGE

L'image est liée au texte et attachée à un paragraphe. Il est possible de la rendre indépendante.

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

OU

<CLIC D> <CLIC G> SUR

SUR L'IMAGE POUR RENDRE L'IMAGE INDÉPENDANTE

(4) LA POSITION

Elle peut alors être positionnée n'importe où dans la diapositive

ACTION

BOUTON GAUCHE L'IMAGE ÉTANT SÉLECTIONNÉE POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE L'IMAGE

(5) LA BOÎTE DE DIALOGUE

La taille et la position de l'image peuvent être facilement manipulées avec la souris mais il est possible de gérer plus finement ses caractéristiques.

ACTION

BOUTON DROIT

TAILLE DE L'IMAGE

<CLIC D>

DANS L'IMAGE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

NOTES

60

CONSERVE LES PROPORTIONS DE L'IM AGE

RÉTABLIT LA TAILLE D'ORIGINE DE L'IM AGE

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE MODIFIER LA HAUTEUR ET/OU LA LARGEUR

(6) L'ORGANISATION DES IMAGES

Elle va permettre de définir les différents niveaux de plan de l'image.

ONGLET "FORMAT" ACTION

GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

POUR METTRE L'IMAGE DEVANT LES AUTRES OBJETS

SUR

POUR METTRE L'IMAGE DERRIÈRE LES AUTRES OBJETS

de chacun des outils va permettre d'avancer ou de reculer l'image par rapport aux autres objets INFOS

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

EXERCICE

EXEMPLE

Dans "exercice long document" et pour l'image "entreprise.jpg" Choisir le style "ellipse à contour adouci" La mettre en arrière-plan et modifier sa position et ses caractéristiques comme cidessous

Pour modifier les caractéristiques de l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image Je clique sur pour la mettre en arrière-plan et voir le texte.

(7) LE ROGNAGE

L'outil "ROGNER" est un outil particulièrement pratique qui permet de rogner l'image en partant d'un coté et donc d'enlever ce qui ne convient pas.

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

POINTER SUR UNE DES MARQUES QUI ENCADRENT L'IMAGE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS VERS L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE

la partie de l'image rognée disparaît

NOTES

61

62

3 L'IMAGE CLIPART Les images CLIPART sont des images de petite taille (souvent au format .gif) qui permettent d'illustrer les documents ; un grand nombre sont disponibles dans la "CLIPART GALLERY" livrée avec Microsoft Word, d'autres peuvent être trouvées aisément sur Internet.

A) INSERTION DE L'IMAGE CLIPART

Elle passe par l'ouverture d'un volet à droite de la fenêtre.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR le volet "images clipart" s'ouvre à droite SAISIR UN MOT CLEF

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR L'IMAGE POUR L' INSÉRER

Dans "exercice long document" sur la page "la structure de l'entreprise" insérer une image "CLIPART" sur le thème de l'entreprise EXERCICE

B) DISPOSITION DE L'IMAGE CLIPART

Comme l'image précédente, l'image "CLIPART" est liée au texte et doit être rendue indépendante avant de pouvoir être déplacée librement.

(1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE "CLIPART"

l'image est entourée de poignées

Pour ne plus sélectionner l'image, il suffit de cliquer en dehors INFOS

II – LE DOCUMENT LONG

63

(2) LA DIMENSION

La taille de l'image peut cependant à tout moment être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE L'IMAGE "CLIPART" ÉTANT SÉLECTIONNÉE

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

la souris change de forme : , , , <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE L'IMAGE

(3) L'HABILLAGE

L'image CLIPART est liée au texte et attachée à un paragraphe. Il est possible de la rendre indépendante.

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

OU

<CLIC D> <CLIC G> SUR

SUR L'IMAGE POUR RENDRE L'IMAGE INDÉPENDANTE

(4) LA POSITION

L'image peut être positionnée n'importe où dans la diapositive.

ACTION

BOUTON GAUCHE L'IMAGE ÉTANT SÉLECTIONNÉE POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE L'IMAGE

NOTES

64

EXERCICE

Dans "exercice long document" sur la page "la structure de l'entreprise" Rendre l'image "CLIPART" indépendante, la redimensionner et la positionner comme cidessous

4 LES FORMES Des formes diverses sont disponibles pour compléter texte et image.

A) INSERTION DE LE FORME

Le cadre de la forme est dessiné par l'utilisateur, sans attachement à un paragraphe (forme libre).

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR LA FORME DESSINER LE CADRE DE LA FORME DANS LA PAGE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS

AVANCÉ

Lorsque la forme est sélectionnée, elle est encadrée de ronds bleus permettant de modifier sa dimension, de ronds jaunes permettant de modifier la forme même et d'un rond vert permettant de lui faire effectuer une rotation Faire glisser la forme entière avec la croix pour la déplacer ou faire glisser un des (sur un coté)

ronds avec une flèche

(sur un angle) pour la modifier DIMENSION

FORME

NOTES

ROTATION

II – LE DOCUMENT LONG B) LE FORMAT DE LA FORME

Un <DOUBLE CLIC> sur la forme affiche les outils de dessin, assez similaires à ceux de l'image WordArt

Parmi les outils classiques de style, de taille et d'organisation, les outils de gestion des ombres et de gestion 3d sont particulièrement élaborés.

GESTION DES OMBRES FORME SÉLECTIONNÉE ACTION

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER UNE OMBRE PORTÉE

INFOS

EXERCICE

NOTES

L'outil

permet de déplacer petit à petit l'ombre dans un sens ou un autre

Dans "exercice long document" sur la page "structure et organigramme" Relier les deux colonnes par la forme Modifier cette forme (dimensions, orientation, ombre, dégradé…) pour obtenir un résultat comme ci-après

65

66

GESTION 3D FORME SÉLECTIONNÉE ACTION

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER UN EFFET 3D

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

INFOS

L'outil

EXERCICE

permet de faire pivoter la forme petit à petit dans un sens ou un autre

Dans "exercice long document" sur la page "Comment définir une structure" En dessous du texte, insérer une forme "éclair" dont vous gérerez les caractéristiques 3d (orientation, rotation, perspective, éclairage…) pour obtenir une forme comme ci-dessous

5 OBJET WORDART L'objet WordArt permet de présenter un texte de manière très élaborée.

A) INSERTION DE L'OBJET WORDART

Il est inséré dans le paragraphe, à la position du point d'insertion ; il faut donc le plus souvent le repositionner à posteriori.

ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (6ème bloc) GROUPE "TEXTE"

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR L'OBJET

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE DE PRÉSENTATION SAISIR LE TEXTE POUR VALIDER

l' Objet "WordArt" est inséré dans la diapositive ; saisir le texte et adapter taille et position

B) DISPOSITION DE L'OBJET WORDART

L'objet peut être déplacé et redimensionné (1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE

L'objet est entouré de poignées

67

68 Pour ne plus sélectionner l'objet, il suffit de cliquer en dehors INFOS

(2) LA DIMENSION

La taille de l'objet peut à tout moment être augmentée ou la diminuée.

ACTION

BOUTON GAUCHE

L'OBJET ÉTANT SÉLECTIONNÉ

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

la souris change de forme : , , , <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE L'OBJET

(3) LA POSITION

L'objet peut être positionné n'importe où dans la diapositive.

ACTION

BOUTON GAUCHE

L'OBJET ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT L'OBJET

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE L'OBJET

EXERCICE

Dans "exercice long document" sur la 1ère page Insérer une image "WordArt" avec le texte "sommaire" Le positionner devant l'image comme ci-dessous

II – LE DOCUMENT LONG

6 LE TABLEAU La conception du tableau est basée sur la notion de cellule.

A) CREATION DU TABLEAU

Le tableau créé est attaché au paragraphe (aligné sur le texte).

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAUX" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR LE TABLEAU

<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LA SOURIS SUR LE TABLEAU VIRTUEL POUR DÉFINIR LE NOMBRE DE CELLULES le tableau est inséré dans le document avec le nombre de cellules choisi

Le ruban "tableau" s'affiche alors.

CONSEIL

Si le ruban "tableau" n'est plus affiché et que vous ayez du mal à le réafficher, faire un <DOUBLE CLIC> sur (sur le coté haut gauche du tableau)

Il est aussi possible de dessiner complètement le tableau ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TABLEAUX"

<CLIC G>

SUR

(2ème

bloc)

de

CHOISIR FAIRE GLISSER LA SOURIS EN FORME DE CRAYON POUR DESSINER LE CADRE DU TABLEAU RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS DESSINER LES SÉPARATIONS DE LIGNE DESSINER LES SÉPARATIONS DE COLONNE

NOTES

69

70

<TAB> <MAJ> <TAB>

déplacement d'une cellule vers la droite en fin de tableau, création d'une nouvelle ligne déplacement d'une cellule vers la gauche

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER> dans la cellule

sélection caractères (si la sélection va au delà de la cellule, les cellules entières sont sélectionnées)

<FAIRE GLISSER> barre sélection ligne

sélection de lignes de cellules

<FAIRE GLISSER> barre sélection cellule

sélection de cellules

<FAIRE GLISSER>

sélection de colonnes SÉLECTION COLONNE

SÉLECTION CARACTÈRES SÉLECTION CELLULE SÉLECTION LIGNE

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Créer un tableau de 6 lignes et 3 colonnes EXERCICE

B) SAISIE DU TABLEAU

Elle s'effectue de manière standard.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CELLULE SAISIR LES DONNÉES <CLIC G> DANS LA CELLULE SUIVANTE…ETC.

CLAVIER SAISIR LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE

<TAB> POUR PASSER À LA CELLULE SUIVANTE SAISIR LES DONNÉES DE LA CELLULE SUIVANTE

en fin de tableau, <tab> crée une nouvelle ligne

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Saisir les données suivantes dans les deux premières colonnes du tableau créé EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

EXERCICE

71

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Compléter la troisième colonne du tableau créé comme ci-dessous Attention, ces données sont des formes dont il va falloir modifier l'habillage en "aligné sur le texte" puis centré

C) STYLE DU TABLEAU

Le ruban "création" permet de personnaliser le tableau.

ONGLET "CRÉATION" (en fin de ruban dans les GROUPE "STYLES DE TABLEAU" (2ème

outils de tableau)

bloc)

ACTION

<CLIC G> SUR

POUR DÉROULER LES STYLES DE TABLEAU DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR LES VISUALISER <CLIC G> SUR LE STYLE VOULU

Le groupe "options de style de tableau" (1er bloc) permet de faire varier la mise en forme du tableau en fonction du fait qu'il y ait des titres, des totaux…

INFOS

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" EXERCICE

Affecter le style

"grille claire, accent1" au tableau

D) BORDURES ET TRAME DU TABLEAU

Les bordures s'appliquent à la sélection ; pour appliquer des bordures à une seule cellule, il suffit de la sélectionner ; pour appliquer des bordures à tout le tableau, il faut sélectionner tout le tableau.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TRAÇAGE DES BORDURES" (3ème bloc) ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION

EXERCICE

NOTES

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE BORDURE

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE ÉPAISSEUR DE BORDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE COULEUR DE BORDURE

(groupe "styles de tableau") APRÈS SÉLECTION DES BORDURES

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Affecter une bordure de type "toutes les bordures" à tout le tableau avec les caractéristiques suivantes : "ligne pleine, 1 point, bleu"

72 Il est aussi possible d'appeler la boîte de dialogue en cliquant sur le lanceur de boîtes de dialogue de INFOS

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES DE TABLEAU " (2ème bloc) ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR

EXERCICE

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE COULEUR OU UN TYPE DE TRAME

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Modifier la couleur de fond Conserver ou annuler selon vos goûts E) STRUCTURE DU TABLEAU

La disposition du tableau va concerner les cellules, les lignes et les colonnes ainsi que leurs caractéristiques.

(1) LA SÉLECTION DES LIGNES

La sélection d'une ou plusieurs lignes entières s'effectue de préférence avec la souris.

ONGLET "DISPOSITION" ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR EN FACE DES LIGNES POUR LES SÉLECTIONNER

GROUPE "TABLEAU"

(1er

bloc)

<CLIC G> DANS UNE CELLULE DE LA LIGNE

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Sélectionner la 2ème ligne du tableau EXERCICE

(2) L'INSERTION DES LIGNES

Les lignes insérées s'ajoutent à la structure du tableau.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

<CLIC D> <CLIC G> SUR OU il y a autant de lignes d'insérées que de sélectionnées Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Insérer une ligne après la 2ème ligne du tableau EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

73

(3) LA SUPPRESSION DES LIGNES

La suppression de lignes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

<CLIC G>

<CLIC D> les lignes sélectionnées sont supprimées

SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Supprimer la ligne insérée EXERCICE

(4) LA HAUTEUR DES LIGNES

La hauteur des lignes peut être modifiée.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "TAILLE DE LA CELLULE" (4ème bloc) BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

<CLIC G>

SUR

OU

DE

POINTEUR SUR LE BORD BAS DE LA LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

permet d'uniformiser la hauteur des lignes INFOS

EXERCICE

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la hauteur de la ligne de titre Uniformiser la hauteur des lignes de données (5) LA SÉLECTION DES COLONNES

La sélection des colonnes s'effectue de préférence avec la souris.

ONGLET "DISPOSITION" ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> AU DESSUS DE LA COLONNE ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR AU DESSUS DES COLONNES POUR LES SÉLECTIONNER

GROUPE "TABLEAU"

(1er

bloc)

<CLIC G> DANS UNE CELLULE DE LA COLONNE <CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Sélectionner la 2ème colonne du tableau EXERCICE

NOTES

74 (6) L'INSERTION DES COLONNES

Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche ou à droite de la colonne sélectionnée.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

<CLIC D> <CLIC G> SUR OU il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Insérer une colonne après la 2ème colonne du tableau EXERCICE

(7) LA SUPPRESSION DES COLONNES

La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

<CLIC G>

<CLIC D> les colonnes sélectionnées sont supprimées

SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Supprimer la colonne insérée EXERCICE

(8) LA LARGEUR DES COLONNES

La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies.

ACTION

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "TAILLE DE LA CELLULE" (4ème bloc) BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA COLONNE

<CLIC G>

ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR

SUR

OU

DE

permet d'uniformiser la largeur des colonnes ; un <DOUBLE CLIC> sur le bord droit de la colonne adapte sa largeur aux données INFOS

EXERCICE

NOTES

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la largeur de la colonne de titre Adapter la largeur des autre colonnes aux données puis l'uniformiser

II – LE DOCUMENT LONG F)

75

DISPOSITION DU TABLEAU

Le tableau peut être redimensionné et déplacé dans le document.

(1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR

EN HAUT À GAUCHE DU TABLEAU

Pour ne plus sélectionner le tableau, il suffit de cliquer en dehors INFOS

(2) LA DIMENSION

La largeur du tableau peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE POINTEUR SUR UNE DES SÉPARATIONS DE COLONNE <MAJ> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA LARGEUR DU TABLEAU

(3) LA POSITION

Le tableau peut être positionné sur un autre paragraphe du document. L'alignement et l'espace avant et après le paragraphe modifieront la position du paragraphe et du tableau contenu

ACTION

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER>

EXERCICE

NOTES

EN HAUT À GAUCHE DU TABLEAU VERS LE NOUVEAU PARAGRAPHE

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la largeur du tableau et rééquilibrer la largeur des colonnes Déplacer le tableau dans le texte puis le remettre à sa position d'origine

76

7 LE GRAPHIQUE Les graphiques complètent utilement les tableaux. Ils permettent de matérialiser les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données.

A) LA CRÉATION DU GRAPHIQUE

Elle obéit aux mêmes règles que pour les autres objets.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR LE GRAPHIQUE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR UN TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER

une feuille de travail s'affiche en mode "côte à côte" LA RENSEIGNER

le graphique se met automatiquement à jour FERMER LA FEUILLE DE TRAVAIL ET REVENIR À WORD

B) LE TYPE DE GRAPHIQUE

Les graphiques se divisent en 2 catégories : Les graphiques en 2 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 2 axes, un axe horizontal et un axe vertical Les graphiques en 3 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 3 axes, un axe horizontal, un axe vertical et un axe de profondeur ATTENTION

Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) est en 3 dimensions ONGLET "CRÉATION"

ACTION

GROUPE "TYPE" (1er bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

C) LA SAISIE DES DONNÉES

La feuille de travail proposée est une feuille Excel.

SAISIE DES DONNÉES ACTION

DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL REMPLACER LES DONNÉES PROPOSÉES PAR LES VÔTRES DÉFINIR LA ZONE REPRÉSENTÉE AVEC LE CADRE BLEU

FAIRE GLISSER POUR DÉFINIR LA ZONE REPRÉSENTÉE GRAPHIQUEMENT

INFOS

ouvre la feuille de travail fermée ou l'affiche en premier plan Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Insérer un graphique et saisir les données suivantes à la place de celles existantes

EXERCICE

Définir la zone affichée puis fermer la feuille de travail

NOTES

77

78

AVANCÉ

intervertit le rapport des données aux axes D) LA PRÉSENTATION DU GRAPHIQUE

Tout un choix de styles de graphique sont proposés avec un ensemble de caractéristiques de mise en forme homogènes et esthétiques.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES DU GRAPHIQUE" (4ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE PROPOSÉ

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Modifier le style du graphique EXERCICE

La mise en forme va concerner le cadre et son arrière-plan.

ACTION

ONGLET "MISE EN FORME" GROUPE "STYLES DE FORMES" (2ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<FAIRE DÉFILER> LES STYLES AVEC <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Modifier le style de la mise en forme du graphique pour un fond blanc EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG 79 La disposition propose des combinaisons d'éléments du graphique et de positionnement de ces éléments dans le graphique (la légende à tel endroit, le titre à tel endroit, les titres des axes dans tel sens, des étiquettes de données à tel endroit…).

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS DU GRAPHIQUE" (3ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Tester les dispositions proposées EXERCICE

E) L'ENRICHISSEMENT DU GRAPHIQUE

Des légendes, titres d'axe et autres étiquettes viennent compléter le graphique.

ONGLET "DISPOSITION" ACTION

GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN DES OUTILS PROPOSÉS

le ruban propose des outils pour chaque élément du graphique

Il est aussi très pratique de sélectionner un élément du graphique INFOS

(ce dernier est alors encadré) puis de faire un <CLIC D> pour afficher les commandes qui permettent de gérer cet élément

EXERCICE

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Ajouter comme titre de graphique "budget" Ajouter comme titre de l'axe vertical "en M€" Réduire la taille de police et présenter comme ci-dessous

80 Graphique sélectionné, dans l'onglet "disposition", EXEMPLE

je clique sur

puis sur

Je saisi aussitôt le titre "Budget" le texte s'affiche au fur et à mesure dans la zone de titre

je clique sur

puis je pointe sur

je clique sur Je saisi aussitôt le titre de l'axe "M€" le texte s'affiche au fur et à mesure dans la zone parallèle à l'axe F) LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE

Le graphique peut être redimensionné et déplacé mais au sein de la structure de Word.

(1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DU GRAPHIQUE

comme le tableau, le graphique est entouré de poignées Pour ne plus sélectionner le graphique, il suffit de cliquer en dehors INFOS

(2) LA DIMENSION

La taille du graphique peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE LE TABLEAU ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

ces zones sont identifiables par 3 points successifs …

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE

NOTES

,

,

,

II – LE DOCUMENT LONG (3) LA POSITION

Le graphique peut être positionné dans n'importe quel paragraphe du document.

L'alignement et l'espace avant et après le paragraphe modifieront la position du paragraphe et du graphique contenu

ACTION

BOUTON GAUCHE LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LE GRAPHIQUE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DU GRAPHIQUE

ATTENTION

Vous êtes automatiquement positionné à l'intérieur du tableau – ne pas modifier les données par erreur

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Présenter les différents objets de la page comme ci-dessus EXERCICE

NOTES

81

82

8 L'OBJET SMART ART L'objet Smart Art peut revêtir plusieurs formes différentes en fonction des besoins.

A) L'INSERTION DE L'OBJET

La plupart des objets "Smart Art" obéissent à ces règles.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR L'OBJET

<CLIC G>

SUR CHOISIR DANS LE VOLET DE GAUCHE LE TYPE D'OBJET <CLIC G> SUR UN TYPE DE SMART ART DANS LE VOLET DU MILIEU

l'explication s'affiche dans le volet droit POUR VALIDER

l'objet "SmartArt" s'affiche dans la diapositive

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG Le Smart Art affiché, il ne reste plus qu'à saisir les données et les images.

SAISIE DANS LE SMART ART ACTION

EXERCICE

SAISIR LE TEXTE DANS LES ZONES PRÉVUES INSÉRER LES IMAGES EN CLIQUANT SUR LA ZONE IMAGE MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES CARACTÉRISTIQUES DU SMART ART AVEC LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" insérer un objet Smart Art comme ci-dessus au milieu de la page Renseigner le texte et insérer les images (direction, financier et personnel du dossier Exoswrdld des exercices) B) L'ORGANIGRAMME

L'organigramme hiérarchique est un Smart Art particulier qui permet de présenter des informations de manière structurée avec une lisibilité plus grande.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) ACTION

<CLIC G>

SUR

CHOISIR DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC G> SUR LE TYPE D'ORGANIGRAMME DANS LE VOLET DU MILIEU POUR VALIDER PUIS RENSEIGNER L'ORGANIGRAMME

EXERCICE

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" insérer un objet Smart Art comme ci-dessus dans la partie inférieure de la page Renseigner le texte

83

84 Il est possible d'insérer une personne supplémentaire dans l'organigramme.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "CRÉER UN GRAPHIQUE" (1er bloc) SÉLECTIONNER UNE FORME DE L'ORGANIGRAMME

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LA POSITION DE LA FORME

une nouvelle forme est insérée SAISIR LES INFORMATIONS SUR LA PERSONNE

(nom, fonction)

BOUTON DROIT

<CLIC D>

SUR UNE FORME DE L'ORGANIGRAMME

SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT DE LA FORME

une nouvelle forme s'insère dans l'organigramme à l'emplacement choisi SAISIR LES INFORMATIONS SUR LA PERSONNE (NOM, FONCTION)

Il est aussi possible de déplacer une forme existante en la faisant glisser INFOS

C) LA PRÉSENTATION DU SMART ART

Tout un choix de styles est proposé.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES SMART ART" (3ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

La couleur est la aussi un élément graphique important.

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES SMART ART" (3ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER UN JEU DE COULEURS

pointer sur les jeux de couleur pour les visualiser

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

La mise en forme va concerner les formes mêmes, le cadre et l'arrière-plan.

ACTION

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES DE FORMES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER UNE DES FORMES DU SMART ART

<FAIRE DÉFILER> LES STYLES AVEC <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

INFOS

EXERCICE

proposé dans le ruban "FORMAT" et dans le menu contextuel permet de modifier la forme actuelle d'un élément du Smart Art en une des nombreuses "formes" vues précédemment dans l'onglet "insertion" Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Modifier le style et les styles de forme des 2 Smart Arts insérés pour obtenir un résultat proche de celui-ci-dessus

La disposition propose de retrouver les choix proposés à la création du Smart Art

ACTION

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS" (2ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

NOTES

85

86

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Tester les dispositions proposées sur les Smart Arts EXERCICE

D) LA DISPOSITION DU SMART ART

Le Smart Art peut être déplacé et redimensionné.

(1) SÉLECTION

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTÉRIEUR DU SMART ART

le Smart Art est entouré d'un cadre bleu Pour ne plus sélectionner le SmartArt, il suffit de cliquer en dehors INFOS

(2) LA DIMENSION

La taille du Smart Art peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

ACTION

BOUTON GAUCHE LE SMART ART ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE

ces zones sont identifiables par 3 points successifs …

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE

NOTES

,

,

,

II – LE DOCUMENT LONG

87

(3) LA POSITION

Le Smart Art peut être positionné n'importe où dans le document mais reste attaché à un paragraphe. L'alignement et l'espace avant et après le paragraphe modifieront la position du paragraphe et du Smart Art contenu.

ACTION

BOUTON GAUCHE LE SMART ART ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LE SMART ART

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DU SMART ART

ATTENTION

Vous êtes automatiquement positionné à l'intérieur du Smart Art – ne pas modifier les données par erreur

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Dimensionner et positionner les objets et paragraphes comme ci-dessus EXERCICE

NOTES

88

9 L'ÉQUATION L'éditeur d'équation permet de saisir dans Word toutes les composantes d'une équation mathématique.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "SYMBOLES" (7ème bloc) ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE DEVANT CONTENIR L'OBJET

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LE TYPE D'ÉQUATION LE PLUS PROCHE DE CELLE VOULUE MODIFIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉQUATION

permet de créer sa propre équation, de l'enregistrer dans la liste et dans la galerie "équations" des composants "Quick Parts" INFOS

MODIFIER LA PRÉSENTATION DE L'ÉQUATION

L'onglet "conception" s'affiche et met à disposition tous les symboles nécessaires.

ACTION

INSÉRER UN SYMBOLE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS L'ÉQUATION <CLIC G> SUR LE SYMBOLE Dans le document "exercice long document" page "Les différentes fonctions" Insérer une équation comme ci-dessous à la suite du graphique.

EXERCICE

L'équation étant liée au paragraphe, modifier celui-ci pour modifier la position de l'équation INFOS

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

89

10 LE LIEN HYPERTEXTE Un lien hypertexte peut être associé aux objets ou texte. Ce lien peut pointer vers un autre document, une page web ou une adresse de messagerie qui peuvent alors être appelés.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "LIENS" (4ème bloc) ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR DANS "ADRESSE", SAISIR LE LIEN (ou le coller) POUR VALIDER <CTRL> <CLIC G> SUR LE LIEN AFFICHE SA DESTINATION

RENVOIE VERS UNE PAGE WEB

RENVOIE À UN AUTRE ENDROIT DU MÊME DOCUMENT

Dans le document "exercice long document" page "structure et organigramme" Sélectionner la référence bibliographique du 1er paragraphe EXERCICE

Insérer un lien vers la page "bibliographie"

11 LES AUTRES OBJETS Tout objet créé par une application reconnue peut être inséré dans Word.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (4ème bloc) ACTION

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER L'OBJET POUR VALIDER

NOTES

90

INSÈRE LE CONTENU D'UN FICHIER

INSÈRE UN DES OBJETS DE LA LISTE

Si l'objet existe déjà, il peut être simplement copié/collé à partir du document d'origine INFOS

Un cas fréquent est l'insertion dans un document Word d'un tableau complexe que l'on souhaite faire avec Excel (voir page 96)

12 LA MISE EN FORME DU CADRE Un cadre va contenir l'objet inséré. Ce cadre peut recevoir une mise en forme propre, à savoir une bordure, une trame de fond et des effets d'ombre ou 3D. ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLE" (2ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER L'OBJET

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'OUTIL CHOISI

EXERCICE

NOTES

POUR METTRE DES BORDURES POUR METTRE UNE TRAME OU UNE COULEUR DE FOND POUR AJOUTER UNE EFFET

Dans le document "exercice long document", Reprendre les différents objets et leur affecter selon les besoins des bordures, trames et couleurs de fond et effets de manière homogène

II – LE DOCUMENT LONG

91

E E.. LLE ES S LLIIA AIIS SO ON NS SE ETT IIN NC CO OR RP PO OR RA ATTIIO ON NS SD D''O OB BJJE ETTS S Les données à insérer dans Word peuvent déjà exister sous une autre forme dans une autre application ; plutôt que de refaire un travail identique à celui d'origine dans Word, il est plus simple de copier/coller les données existantes en conservant éventuellement une liaison entre les données ; ainsi, les modifications effectuées dans le document d'origine se retrouvent dans le document Word..

DDE

: direct data exchange

ODE

: object linking embedding

AVANCÉ

1 LES LIAISONS Une liaison permet de faire figurer une copie d'un extrait ou de la totalité d'un fichier d'une application Windows au sein d'un document Word ; la modification du fichier original entraîne la mise à jour de la copie dans Word.

A) LA FEUILLE DE CALCUL EXCEL

Le cas le plus courant est l'importation d'une feuille de travail ou d'un graphique d'un tableur dans un document de traitement de texte.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) ACTION

OUVRIR LE CLASSEUR EXCEL SÉLECTIONNER LES DONNÉES ET LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS REVENIR AU DOCUMENT WORD POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR CHOISIR "FEUILLE MICROSOFT EXCEL OBJET" COCHER POUR VALIDER

CRÉATION D'UN LIEN ENTRE LES DOCUMENTS

NOTES

INSÈRE LES DONNÉES EN TANT QU'OBJET

92

EXERCICE

Ouvrir le ficher Excel "commande.xlsx" Copier le tableau avec liaison dans un nouveau document Word Effectuer des modifications dans Excel S'assurer de la mise à jour dans Word Enregistrer le document sous le nom "liaison"

B) LE GRAPHIQUE EXCEL

Comme le tableau, un graphique Excel existant peut être "collé avec liaison" dans un document Word.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) ACTION

OUVRIR LE CLASSEUR EXCEL SÉLECTIONNER LE GRAPHIQUE À COPIER ET LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS REVENIR AU DOCUMENT WORD POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR CHOISIR "GRAPHIQUE MICROSOFT EXCEL OBJET" COCHER POUR VALIDER

CRÉATION D'UN LIEN ENTRE LES DOCUMENTS

NOTES

INSÈRE LE GRAPHIQUE EN TANT QU'OBJET

II – LE DOCUMENT LONG

EXERCICE

93

Ouvrir le document "liaison" Ouvrir le classeur "commande.xlsx" Copier avec liaison le graphique d'Excel dans Word Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word C) MISE A JOUR D'UNE LIAISON

La ou les liaisons crées au sein d'un document Word sont normalement mises à jour automatiquement à l'ouverture du document. Elles peuvent l'être aussi manuellement.

ACTION

BOUTON DROIT TABLEAU OU GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC D> D) AFFICHER LES LIAISONS

Si les fichiers changent d'emplacement, il est possible que la liaison entre la source et la cible soient perdues ; il est cependant possible de rompre la liaison avant ou de modifier et rétablir la source après.

MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR (en bas de la liste) FAIRE LES MODIFICATIONS POUR VALIDER

OUVRE LE FICHIER EXCEL SOURCE LIAISON ACTUELLE

PERMET DE MODIFIER L'EMPLACEMENT DU FICHIER REND LES DOCUMENTS INDÉPENDANTS

94

ACTION

BOUTON DROIT TABLEAU OU GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC D>

BOÎTE DE DIALOGUE

Vous pouvez ici modifier la méthode de mise à jour des liaisons INFOS

OPTIONS : MISE À JOUR AUTOMATIQUE DES LIAISONS

les valeurs affichées sont toujours les plus récentes MISE À JOUR MANUELLE DES LIAISONS

les valeurs ne sont mises à jour que sur demande VERROUILLÉE

les données sont figées selon la dernière mise à jour.

EXERCICE

Dans le document "liaison" Modifier la liaison avec le tableau de données en "manuelle" Effectuer des modifications dans le classeur Mettre à jour dans Word le tableau et le graphique Remettre la liaison en "automatique E) MISE A JOUR D'UNE LIAISON (SOURCE & CIBLE)

Si les éléments faisant l'objet de la liaison doivent faire l'objet d'une modification, celle-ci peut être faite directement à partir de l'application cible (Word).

ACTION

BOUTON DROIT TABLEAU OU GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC D> <CLIC G>

SUR

l'application gérant le document source est ouverte (Excel) METTRE A JOUR LE DOCUMENT SOURCE (EXCEL) ENREGISTRER LE DOCUMENT SOURCE (EXCEL) REVENIR À W ORD - document source et document cible sont modifiés

EXERCICE

NOTES

Fermer le classeur "commande.xlsx" Dans le document "liaison", ouvrir la source pour les données de "commande.xlsx" Effectuer des modifications sur le classeur Vérifier la mise à jour dans Word du tableau et du graphique

II – LE DOCUMENT LONG F)

95

MISE A JOUR D'UNE LIAISON (A L'IMPRESSION)

Une option d'impression permet de mettre à jour les liaisons avant d'imprimer un document.

MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR COCHER POUR VALIDER

G) MISE A JOUR D'UNE LIAISON (MAJ DES CHAMPS)

Les liaisons utilisent des champs particuliers ; ils obéissent donc aux règles régissant les champs.

ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS L'OBJET LIÉ

<F9> Pour afficher le code du champ au lieu du résultat <MAJ> <F9> dans le champ AVANCÉ

EXERCICE

NOTES

Dans le document "liaison" Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal Mettre à jour les champs de liaison

96

2 LES INCORPORATIONS Lorsque vous incorporez des informations créées à partir d'une autre application, vous créez un objet qui comprend non seulement les données mais aussi les informations relatives à l'application les gérant. Ainsi, les informations incorporées peuvent être directement modifiées dans l'application cible par l'appel automatique et transparent de l'application d'origine.

A) INCORPORATION D'UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL

Si le tableau que vous souhaitez réaliser comporte des calculs et n'existe pas encore, vous pouvez le faire dans Word avec Excel.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" ACTION

(6ème

bloc)

<CLIC G> SUR CHOISIR "FEUILLE BINAIRE MICROSOFT EXCEL " POUR VALIDER

la feuille de travail s'affiche dans son cadre TRAVAILLER COMME DANS EXCEL (vous êtes dans Excel) <CLIC G> EN DEHORS DE LA FEUILLE POUR SORTIR ET REVENIR À W ORD

FAIRE GLISSER POUR AUGMENTER OU DIMINUER LE NOMBRE DE LIGNES OU DE COLONNES

INFOS

ACTION

NOTES

Objet ouvert : <FAIRE GLISSER> la souris sur l'angle bas droite pour augmenter ou réduire le nombre de lignes ou de colonnes du tableau Objet fermé : <FAIRE GLISSER> la souris sur l'angle bas droite pour agrandir ou diminuer la taille de l'image du tableau (sans jouer sur le nombre de lignes ou de colonnes) OUVRIR L'OBJET EXCEL

FERMER L'OBJET EXCEL

<DOUBLE CLIC> DANS LE TABLEAU

<CLIC G> EN DEHORS DU TABLEAU

II – LE DOCUMENT LONG Dans un nouveau document Créer le tableau suivant sous forme d'objet Excel : EXERCICE

L'enregistrer sous le nom "incorporation" B) INCORPORATION D'UN OBJET EXISTANT

L'incorporation d'informations préexistant dans un fichier est très semblable à la liaison.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (6ème bloc) ACTION

<CLIC G> SUR ONGLET DÉSIGNER LE FICHIER

, <CLIC G> SUR

POUR VALIDER

Dans un nouveau document Créer un tableau et graphique incorporé à partir du classeur "commande.xls" EXERCICE

C) MODIFICATION DE L'OBJET

Pour modifier un objet, il suffit de double-cliquer dessus afin d'ouvrir l'application correspondante.

ACTION

BOUTON GAUCHE POINT D'INSERTION SUR L'OBJET <DOUBLE CLIC> MODIFIER L'OBJET

Modifier le tableau de l'objet incorporé Excel précédent EXERCICE

97

98

FF.. LLE ED DO OC CU UM ME EN NTT M MA AIITTR RE E Cette fonctionnalité permettait à l'origine de créer des documents de très grande taille avec Word alors même que la taille de mémoire exigée dépassait les capacités de traitement de Word. Maintenant, cette fonctionnalité permet surtout de partager un travail entre plusieurs personnes et de réunir aisément les différentes parties en un seul document.

Le principe est qu'un document maitre ne conserve pas les données mais uniquement le lien (chemin d'accès) vers des sous-documents qui eux, contiennent les données.

1 CRÉATION DU DOCUMENT MAITRE La gestion du document maître va s'effectuer de deux manières Soit en découpant un document volumineux existant en sous-documents Soit à l'inverse en insérant des documents indépendants en tant que sous-documents OUTILS DOCUMENT MAITRE (mode plan)

PASSE EN MODE DOCUMENT MAITRE

DÉVELOPPE OU RÉDUIT LES SOUS-DOCUMENTS

DÉVELOPPE OU RÉDUIT LES SOUS-DOCUMENTS CRÉE UN SOUS-DOCUMENT À PARTIR D’UNE SÉLECTION DU DOCUMENT MAITRE (MODE PLAN) SUPPRIME LE SOUS-DOCUMENT EN LAISSANT SON CONTENU DANS LE DOCUMENT MAITRE INSÈRE LE CONTENU D’UN AUTRE FICHIER COMME SOUS-DOCUMENT DU DOCUMENT MAÎTRE FUSIONNE LES SOUS-DOCUMENTS SÉLECTIONNÉS EN UN SEUL SOUS-DOCUMENT DIVISE UN SOUS-DOCUMENT EN DEUX AU POINT INDIQUÉ VERROUILLE UN SOUS-DOCUMENT POUR UNE UTILISATION PARTAGÉE DU DOCUMENT MAÎTRE

EXERCICE

NOTES

Ouvrir le document "document maître brut" des exercices L'afficher en plan Passer en mode "document maître"

II – LE DOCUMENT LONG

99

2 LA CRÉATION D’UN SOUS-DOCUMENT La création d’un sous-document suppose que le document maître contienne déjà du texte structuré par au moins un style de titre qui va permettre sa gestion en mode plan.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

N'AFFICHER QUE LE NIVEAU DE TITRE CORRESPONDANT AUX SOUS-DOCUMENTS

(le + souvent "titre1") SÉLECTIONNER TOUT LE DOCUMENT

<CLIC G> ou

SUR

SÉLECTIONNER LA 1ÈRE PARTIE EN CLIQUANT SUR

EN FACE

<CLIC G>

SUR RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE PARTIE

la partie transformée en sous-document est entourée d'un cadre et illustrée de l'icône ENREGISTRER

A chaque partie de niveau 1 va correspondre un sous-document INFOS

Dans le document "document maître brut" Créer un sous-document par chapitre comme ci-dessus EXERCICE

NOTES

100

3 L'AFFICHAGE DU SOUS-DOCUMENT Les sous-documents sont affichés de manière développée avec leur contenu visible ; ils peuvent être affichés sous forme réduite ; alors seul le lien vers le sousdocument lié est affiché.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

<CLIC G>

SUR ENREGISTRER

OU <CLIC G> SUR

seul le lien est affiché ; à l'enregistrement, les différents sous-documents sont enregistrés au format Word ; ils sont alors accessibles par le biais du document d'origine ou directement

Les sous-documents sont enregistrés au format Word et sont accessibles par le biais du document d'origine ou directement

Le document maître affiche les sous-documents sous forme de lien hypertexte.

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

EXERCICE

101

Dans le document "document maître brut" Réduire puis développer les sous-documents Accepter l'enregistrement Vérifier l'existence des sous-documents et leur date/heure d'enregistrement

4 LA MODIFICATION DU DOCUMENT Chacun des fichiers créés peut être modifié individuellement. Des modifications peuvent aussi être effectuées dans le document maître : il s'affiche comme n'importe quel document dés que l'on sort du mode plan.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

<CLIC G>

SUR

Il est aussi possible de pointer sur le lien hypertexte du sous-document réduit et de faire <CTRL> <CLIC G> pour ouvrir le sous-document même INFOS

EXERCICE

Dans le document "document maître brut" Sortir du mode plan Effectuer quelques modifications dans une partie (couleur et graissage d'un mot, forme) Enregistrer et fermer Ouvrir le sous-document correspondant Vérifier les modification effectuées Faire de nouvelles modifications Fermer et enregistrer Ouvrir le document maitre et vérifier les modifications

5 L’IMPORTATION DE DOCUMENTS EXTERNES Le document maître peut recevoir des documents externes comme sous-documents.

Ces documents peuvent contenir ou non des niveaux de titres prédéfinis ; la mise en forme et la structure du sous-document peut se faire par la suite.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

DOCUMENTS DÉVELOPPÉS, POINT D’INSERTION À L’EMPLACEMENT DU FUTUR SOUS-DOCUMENT

<CLIC G> SUR insère le contenu d’un autre fichier comme sous-document du document maître SÉLECTIONNER LE FICHIER À IMPORTER POUR VALIDER

AVANCÉ

NOTES

Si le document source du futur sous-document provient d’un modèle différent de celui du document maître, Word applique au sous-document la mise en forme associée au modèle du document maître

102

EXERCICE

Dans le document "document maître brut" Insérer le fichier "document à inserer.docx" Réduire puis développer le document

6 FUSION ET DIVISION DE SOUS-DOCUMENTS Au sein du document maître, il est possible de fusionner des sous-documents ou de diviser un sous-document en deux. Ce genre d’opération donne de larges possibilités de gestion de fichiers dans le document maître.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER LES SOUS-DOCUMENTS À FUSIONNER (qui doivent se suivre)

<FAIRE GLISSER> EN FACE DES PARTIES À FUSIONNER <CLIC G> SUR Word assemble les sous-documents à la suite du premier OU SÉLECTIONNER LA PARTIE À FRACTIONNER POINTER À L'ENDROIT DE SÉPARATION

<CLIC G> SUR Word fractionne le sous-document en deux Dans le document "document maître brut" Fusionner les parties 1 et 2 EXERCICE

7 SUPPRESSION D’UN SOUS-DOCUMENT La suppression du sous-document supprime le fichier lié.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER LA PARTIE À SUPPRIMER

<CLIC G> SUR Word rompt la liaison avec le fichier source du sous-document en laissant son contenu dans le document maître ou APPUYER SUR <SUPPR> Word supprime du document maître le sous-document ainsi que son contenu Dans le document "document maître brut" Supprimer le fichier "document à insérer" du document maitre EXERCICE

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

103

8 VERROUILLAGE D’UN SOUS-DOCUMENT Le mode document maître facilite le travail en groupe sur un document volumineux en permettant à plusieurs utilisateurs de faire évoluer les différents sousdocuments. Le verrouillage est pratique pour partager la modification des sousdocuments entre les utilisateurs.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) ACTION

SÉLECTIONNER LA PARTIE À VERROUILLER <CLIC G> SUR L’ICONE DU SOUS-DOCUMENT

<CLIC G> Word bloque l’accès du sous document en écriture Un document verrouillé reste cependant accessible en lecture seule c’est à dire sans possibilité de modification INFOS

EXERCICE

NOTES

Dans le document "document maître brut" Verrouiller la dernière partie Vérifier que son accès n'est possible qu'en lecture seule

III – EXERCICES

105

III. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES A A.. LLE ETTTTR RE E11..D DO OC C

NOTES

106

B B.. LLE ETTTTR RE E22..D DO OC C

NOTES

III – EXERCICES

107

C C..

E EX XE ER RC CIIC CE E LLO ON NG GD DO OC CU UM ME EN NTT

Base pour exercice de synthèse

NOTES

108

EXERCICE

1. Ouvrir le document "exercice long document" et en utilisant éventuellement "exercice long document ok" comme modèle : 2. Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit 3. Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes : Modifier le style normal du texte en arial 11 4. Créer une section pour chacune des parties avec le début de la section sur la page suivante 5. Créer les entêtes (titre du chapître) et pieds de page suivants sur la première page:

6. Définir les appels de note et notes suivantes en bas de page: 1 -"entreprise" dans "une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes…." mettre la note : "au sens économique du terme" 2 -"structure" dans "la structure d'une entreprise…" mettre la note : "c'est ici le squelette de l'entreprise " 3 - ""service financier 7. Mettre un signet désignant le paragraphe suivant :

Insérer un renvoi de page désignant le signet ainsi défini à coté de "organigramme" dans du type (voir page xxx pour une définition plus complète de l'organigramme)" dans "liste des différentes fonctions" 8. Insérer une citation relative à la page 26 de la source suivante :

Créer une nouvelle section en fin de document Indiquer comme entête de cette section "bibliographie" Insérer la bibliographie 9. Créer des légendes pour tous les tableaux, illustrations et autres Insérer en fin de document, dans sa propre section et avec son propre entête, une table des illustrations 10. Marquer les entrées d'index de votre choix Insérer un index à la fin du document sur sa propre page sans numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

11. Mettre la 2éme partie "structure et organigramme" sur deux colonnes de tailles égales tout en conservant un titre centré par rapport à la page (comme ci-dessus) 12. Afficher le plan du document Développer et réduire les niveaux 13. Faire un sommaire (table des matières) au début du document dans une section à part Personnaliser la présentation avec les styles "tm" 14. Saisir les commentaires suivants

III – EXERCICES

Afficher le document original avec et sans les marques puis le document final Afficher le volet de vérification Activer le suivi s'il ne l'est pas Effectuer quelques modifications de texte et de mise en forme (une ou deux) Les accepter ou les refuser dans le volet de vérification 15. Sur la deuxième page, créer la zone de texte suivante

16. Insérer l'image "entreprise.jpg" des exercices en dessous du sommaire Diminuer le contraste de l'image et la recolorier selon une variation légère Choisir le style "ellipse à contour adouci" et les effets suivants : Ombre "décalage diagonal bas gauche", "lumière de couleur accentuation 6" et "bordures arrondies 5 points" La mettre en arrière-plan 17. Sur la page "la structure de l'entreprise" insérer une image "CLIPART" sur le thème de l'entreprise Rendre l'image "CLIPART" indépendante, la redimensionner et la positionner 18. Sur la page "structure et organigramme" Relier les deux colonnes par la forme Modifier cette forme (dimensions, orientation, ombre, dégradé…)

19. Sur la 1ère page Insérer une image "WordArt" avec le texte "sommaire 20. Sur la page "les différentes fonctions" Créer un tableau de 6 lignes et 3 colonnes

21.

22. Affecter une bordure de type "toutes les bordures" à tout le tableau avec les caractéristiques suivantes : "ligne pleine, 1 point, bleu" 23. Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Insérer un graphique et saisir les données suivantes à la place de celles existantes

Définir la zone affichée puis fermer la feuille de travail Modifier le style de la mise en forme du graphique pour un fond blanc Ajouter comme titre de graphique "budget" Ajouter comme titre de l'axe vertical "en M€" Réduire la taille de police et présenter comme ci-dessous 24. Sur la page "Comment définir une structure" insérer un objet diagramme au milieu de la page Renseigner le texte et insérer les images (direction, financier et personnel du dossier

109

110 Exoswrdld des exercices) 25. Sur la page "Les différentes fonctions" Insérer une équation comme ci-dessous à la suite du graphique.

26. Sur la page "structure et organigramme" Sélectionner la référence bibliographique du 1er paragraphe

Insérer un lien vers la page "bibliographie" 27. Reprendre les différents objets et leur affecter selon les besoins des bordures, trames et couleurs de fond et effets de manière homogène 28. Utiliser "exercice long document ok" comme modèle

NOTES

III – EXERCICES

D D..

NOTES

111

E EX XE ER RC CIIC CE E LLO ON NG GD DO OC CU UM ME EN NTT O OK K

112

NOTES

III – EXERCICES

113

E E.. LLO ON NG GD DO OC CU UM ME EN NTT B BR RU UTT E EX XE ER RC CIIC CE ED DE ES SY YN NTTH HÈ ÈS SE E

EXERCICE

Ouvrir le document "long document brut" 1 Affecter les styles "titre 1", "titre 2", "titre 3" aux différents paragraphe de titres les différents niveaux sont repérés par des couleurs pour vous faciliter le travail : : titre 1 : titre 2 : titre 3 affecter la mise en forme de votre choix au premier paragraphe de titre et modifier le style "titre1" pour qu'il prenne en compte ces nouvelles caractéristiques Faire la même chose pour "titre 2" et "titre 3" 2 Créer une section pour chacune des parties avec une mise en page verticale et le début de la section sur une nouvelle page mettre la partie II "identification du problème administratif sur 2 colonnes mais en gardant le titre centré 3 Créer un entête et un pied de page spécifique pour chacune des sections reprendre le nom de la partie concernée en entête Indiquer "reproduction interdite" à gauche et le N° de page à droite en pied de page parcourir les sections avec l'ascenseur 4 Définir les appel de notes et notes suivantes avec numérotation en continu: - fin du 1er paragraphe de texte 1ére page : ", mettre la note : - dans "analyse l'existant" - "dates lieux" - fin 2éme paragraphe , mettre la note : - dans "mise en place structure" "numérotation dossiers" mettre la note :

114 parcourir les notes avec l'Ascenseur 5 Insérer un commentaire a l'attention de tous les relecteurs - dernier paragraphe de " mise en place structure" : mettre le commentaire suivant : se déplacer au début du document et revenir au commentaire par l'ascenseur 6 Début de document mettre un signet désignant le paragraphe suivant - le nommer "acfi" :

insérer des renvois de page désignant le signet ainsi défini pour toutes les occurrences de "salon acfi" à partir de ce point 7 Afficher le plan du document numéroter le plan du document - modifier les styles pour qu'ils prennent en compte la numérotation 8 Faire un sommaire (table des matières) au début du document sur une page à part faire en sorte que la numérotation du document n'inclue pas la table des matières 9 Marquer les entrées d'index de votre choix compiler un index à la fin du document sur sa propre page sans continuité de la numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

10 Refaire les tableaux en mode tableau de Word avec une présentation adéquate (il suffit de les sélectionner et de les convertir en tableau) 11 insérer les commentaires suivants :

12 Afficher le document avec et sans les commentaires Utiliser le document "long document brut ok" comme modèle"

NOTES

III – EXERCICES

115

FF.. LLO ON NG GD DO OC CU UM ME EN NTT O OK K C CO OR RR RIIG GÉ É

NOTES

116

G G.. D DO OC CU UM ME EN NTT M MA AIITTR RE EB BR RU UTT

EXERCICE

NOTES

Ouvrir le document " document maitre brut" Créer autant de sous documents que de parties Enregistrer dans un nouveau dossier nommé "exercice document maitre" Constater la création des sous-documents Réduire les sous-documents Modifier un sous-document de votre choix Enregistrer le sous-document modifié Revenir au document maitre L'afficher en mode page et constater les modifications Insérer le fichier "document à inserer.doc" (dossier exercices) Fusionner les parties 1 et 2 Supprimer le fichier "document à insérer" du document maitre Verrouiller la dernière partie Vérifier que son accès n'est possible qu'en lecture seule Voir éventuellement corrigé "document maître ok"

III – EXERCICES

117

H H..

EXERCICE

LLIIA AIIS SO ON N

Dans un nouveau document Insérer le tableau Excel "commande" avec liaison Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word Enregistrer le document sous le nom "liaison" Ouvrir le classeur "commande" Copier avec liaison le graphique Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word Fermer le classeur "commande" Dans le document "liaison", ouvrir la source pour les données de "commande" Effectuer des modifications sur le classeur Vérifier la mise à jour dans Word du tableau et du graphique Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal Voir corrigé "liaison ok"

118

II..

EXERCICE

NOTES

IIN NC CO OR RP PO OR RA ATTIIO ON N

Dans un nouveau document Créer le tableau ci-dessus sous forme d'objet Excel : L'enregistrer sous le nom "incorporation" Insérer un objet "Microsoft équation" Créer un tableau et graphique incorporé à partir du classeur "commande" Modifier le tableau de l'objet incorporé Excel Voir corrigé "incorporation ok"

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® .

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120

Dépôt légal 4ème Trim. 2007 ISBN 978-2-916950-07-5

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows Vista 1er niveau utilisation Excel 2007, 1er niveau utilisation Word 2007, 1er niveau utilisation Outlook 2007, 1er niveau utilisation Powerpoint 2007, 1er niveau utilisation Internet, Explorateur IE8, messagerie LiveMail Windows Vista, 2èm niveau configuration Excel 2007, 2ème niveau, Base de données, tableaux croisés…

Excel 2007, 2ème niveau, Graphiques, solveur, macros…

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