ILL ON
Support de cours
EC
HA
NT
SAGE â„¢
Comment utiliser Sage™ Gestion commerciale sous Windows ? Lancer l'application, la fermer, les fenêtres, la barre de titre, le volet gauche, le ruban...
ILL ON
Comment paramétrer Sage™ Gestion commerciale ? Les paramètres société, la structure, les contacts, la logistique, le plan comptable, les tiers, les journaux, les banques, les taux de taxe… Comment gérer les droits d'accès dans Sage™ Gestion commerciale ? Comment gérer les commandes fournisseurs dans Sage™ Gestion commerciale ? La commande, la réception, la facture...
Comment gérer les commandes clients ? Le devis, la commande, la livraison, la facture... Comment gérer les articles et les familles ? Le stock, les entrées, les sorties, la disponibilité, la dépréciation, le réapprovisionnement, l'inventaire... Comment enregistrer les règlements ? L'enregistrement, le lettrage… Comment gérer les représentants ? Les barèmes, les commissions… Comment interroger les comptes ? Fournisseurs, clients, articles...
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Comment éditer les états ? Fournisseurs, clients, articles...
Comment maintenir et pérenniser les données ? La maintenance, la sauvegarde...
EC
HA
Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur.
Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
SOMMAIRE WINDOWS ................................................................................................................................ 3 SOURIS .............................................................................................................................................................. 3 1 2 3 4
B.
CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5 1 2 3 4 5
C.
II.
STRUCTURE DES FENÊTRES ........................................................................................................................................7 LA COMPOSITION DES FENÊTRES ...............................................................................................................................7 BARRE DE TITRE ..........................................................................................................................................................8 RUBAN .........................................................................................................................................................................8 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................................8 BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE .................................................................................................................................8 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................8 BOITES DE DIALOGUE .................................................................................................................................................9
FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 13 1 2 3 4 5
E.
PAVES ..........................................................................................................................................................................5 TOUCHES SPÉCIALES ...................................................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS ........................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES .............................................................................................................................6 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................6
FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 7 8
D.
PRINCIPE......................................................................................................................................................................3 UTILISATION ................................................................................................................................................................3 VOCABULAIRE .............................................................................................................................................................3 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................4
ILL ON
A.
STRUCTURE DES FENÊTRES ..................................................................................................................................... 13 COMPOSITION DES FENÊTRES ................................................................................................................................. 14 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 14 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 15 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 15
NT
I.
GUIDE / LE DIDACTICIEL.................................................................................................................................. 19
SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE .............................................................. 21 A. B. C. D.
CONFIGURATION OPTIMALE .......................................................................................................................... 21 PROCÉDURE D'INSTALLATION ........................................................................................................................ 21 ENTRER / QUITTER.......................................................................................................................................... 22 UTILISER LES EXERCICES ................................................................................................................................. 23
A. B.
ORGANISATION............................................................................................................................................... 25 FENÊTRE D'APPLICATION GESTION COMMERCIALE...................................................................................... 26 1 2 3 4 5
BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 27 MENU SAGE ............................................................................................................................................................. 27 MENU GESTION COMMERCIALE.............................................................................................................................. 27 BARRE VERTICALE .................................................................................................................................................... 28 BARRE D'ÉTAT .......................................................................................................................................................... 28
FENÊTRE DE DOCUMENT GESTION COMMERCIALE ..................................................................................... 28
EC
C.
HA
III. DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE ............................................................... 25
1 2 3 4
D.
DISPOSITION DES FENÊTRES .................................................................................................................................... 29 MANIPULATION DES FENÊTRES .............................................................................................................................. 29 MENU CONTEXTUEL ................................................................................................................................................ 30 PERSONNALISATION DES FENÊTRES ....................................................................................................................... 30
ANNULATION .................................................................................................................................................. 31
IV. L'ORGANISATION ................................................................................................................... 33 A.
STRUCTURE ..................................................................................................................................................... 33 1 2 3
B.
OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL ................................................................................................................. 33 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIAL ..................................................................................................................... 33 EXERCICE .................................................................................................................................................................. 34
PARAMÈTRES SOCIÉTÉ ................................................................................................................................... 34 1 2 3
IDENTIFICATION ....................................................................................................................................................... 34 CONTACTS ................................................................................................................................................................ 35 COMPTES GÉNÉRAUX .............................................................................................................................................. 36
4 5
PARAMÉTRES COMPTABLE .............................................................................................................................38 1 2 3 4 5
TIERS ................................................................................................................................................................43 1 2 3
E.
ARTICLES ..........................................................................................................................................................46 1 2 3
F.
A. B. C.
MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR ....................................................................................................50 CREÉR UN UTILISATEUR............................................................................................................................................51 GÉRER LES AUTORISATIONS .....................................................................................................................................51
LA COMMANDE FOURNISSEUR ............................................................................................. 53
BON DE COMMANDE ......................................................................................................................................53 BON DE RÉCEPTION .........................................................................................................................................55 RÉCEPTION PARTIELLE.....................................................................................................................................56 1 2
D.
FAMILLES...................................................................................................................................................................46 ARTICLES ...................................................................................................................................................................47 NOMENCLATURE ......................................................................................................................................................49
GESTION DES DROITS D'ACCES .......................................................................................................................50 1 2 3
V.
COLLABORATEURS ....................................................................................................................................................43 FOURNISSEURS .........................................................................................................................................................44 CLIENTS .....................................................................................................................................................................45
ILL ON
D.
LE PLAN COMPTABLE................................................................................................................................................38 JOURNAUX ................................................................................................................................................................39 BANQUES ..................................................................................................................................................................39 TAUX DE TAXE ...........................................................................................................................................................41 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT .....................................................................................................................42
MODIFIER LE BON DE LIVRAISON.............................................................................................................................56 CRÉER UN LE BON DE LIVRAISON .............................................................................................................................57
FACTURE ..........................................................................................................................................................58 1 2
TRANSFORMER LE BON DE LIVRAISON ....................................................................................................................58 COMPTABILISER LA FACTURE ...................................................................................................................................59
NT
C.
CODIFICATION DES TIERS .........................................................................................................................................37 LOGISTIQUE ..............................................................................................................................................................37
VI. LA COMMANDE CLIENT ......................................................................................................... 63 DEVIS ................................................................................................................................................................63 ACCEPTATION DU DEVIS .................................................................................................................................65 BON DE COMMANDE ......................................................................................................................................65 BON DE LIVRAISON ..........................................................................................................................................66 FACTURE ..........................................................................................................................................................67 1 2
TRANSFORMER LE BON DE LIVRAISON EN FACTURE ..............................................................................................67 COMPTABILISER LA FACTURE ...................................................................................................................................68
HA
A. B. C. D. E.
VII. LE STOCK ................................................................................................................................. 69 A. B. C. D. E.
ENTRÉES ...........................................................................................................................................................69 SORTIES ............................................................................................................................................................70 DISPONIBILITÉ..................................................................................................................................................71 DÉPRECIATION .................................................................................................................................................72 RÉAPROVISIONNEMENT..................................................................................................................................73 LE STOCK MINIMUM ................................................................................................................................................73 LE DELAIS FOURNISSEUR ..........................................................................................................................................74 LE RATTACHEMENT DES PRODUITS .........................................................................................................................75 LE RÉAPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................75
EC
1 2 3 4
F. G.
ÉTAT DES STOCKS ............................................................................................................................................77 INVENTAIRE .....................................................................................................................................................79
VIII. LES RÉGLEMENTS CLIENTS ..................................................................................................... 81 A. B.
PARAMÉTRAGE................................................................................................................................................81 GÉNÉRATION ...................................................................................................................................................82
IX. LES REPRÉSENTANTS .............................................................................................................. 83 A. B. C.
BARÊMES .........................................................................................................................................................83 AFFECTATION...................................................................................................................................................84 COMMISSIONS.................................................................................................................................................85
X.
L'INTERROGATION ................................................................................................................. 87 A. B. C. D.
FOURNISSEURS ............................................................................................................................................... 87 CLIENTS ........................................................................................................................................................... 88 ARTICLES ......................................................................................................................................................... 89 IMPRESSION .................................................................................................................................................... 90
XI. LES ÉDITIONS .......................................................................................................................... 91 FOURNISSEURS ............................................................................................................................................... 91 1 2 3
B.
CLIENTS ........................................................................................................................................................... 94 1 2 3
C.
MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 91 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 92 ANALYSE ................................................................................................................................................................... 93
ILL ON
A.
MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 94 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 95 ANALYSE ................................................................................................................................................................... 96
ARTICLES ......................................................................................................................................................... 97 1 2 3
MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 97 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 98 INVENTAIRE.............................................................................................................................................................. 99
XII. LES OUTILS ET LA MAINTENANCE........................................................................................ 101 A. B.
MAINTENANCE ............................................................................................................................................. 101 SAUVEGARDE ................................................................................................................................................ 102
XIII. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ...................................................................................................... 103 IOS.GCM ........................................................................................................................................................ 103 GESTIONI&I.GCM .......................................................................................................................................... 103
EC
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A. B.
ILL ON
NT
HA
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Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
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DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
NT
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip <CLIC G> sur
la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre
HA
<CLIC G> sur
pour confirmer
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
EC
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page
2 SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :
1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
ILL ON
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le clavier
BOUTON DROIT
NT
Avec le bouton droit de la souris
BOUTON GAUCHE
ELLES VONT S'EXERCER LE PLUS SOUVENT SUR : Le menu
EC
HA
Le ruban
Le menu contextuel
La barre verticale qui s'affiche dans un volet à gauche
CLAVIER
I – WINDOWS
3
ILL ON
Il n'est pas possible d'utiliser un logiciel sous Windows sans connaître un minimum le système d'exploitation. Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.
1 PRINCIPE
NT
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette. Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
2 UTILISATION
EC
HA
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).
3 VOCABULAIRE
signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER
4
4 ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.
ILL ON
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
NT
POUR VALIDER
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET
HA
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
<DOUBLE CLIC> SUR
MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic. Modifiez-les éventuellement
EC
(POUR TESTER)
I – WINDOWS
19
h) LISTE DÉROULANTE
CHOIX ACTUEL
<CLIC G>
ILL ON
Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.
CHOIX DISPONIBLES
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ
NT
Afficher Le modifier
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE DE LA boite
TOUCHE <F1>
du clavier
de dialogue active
HA
CASE AIDE
à droite de la barre de titre de l'application
EC
BOUTON
ILL ON
NT
HA
EC
20
II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE
21
ILL ON
SAGE Gestion commerciale permet d'assurer la gestion commerciale d'une entreprise, c’està-dire gérer les stocks de produits, les achats et les ventes en suivant une chaîne devis-bon de livraison-facture.
LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE : ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
ordinateur de type Core™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10 mémoire vive de 6 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 - couleurs 32 bits disque dur 1 To / Ssd 250 Go Lecteur-graveur Dvd/BlueRay Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Accès internet
NT
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de sage Gestion commerciale
Sage Gestion commerciale est constitué de plusieurs modules complémentaires qui correspondent à des fichiers exécutables, notamment : ✓ Sage direct dossier "direct"
HA
✓ La Gestion commerciale même dossier "gecomaes"
EC
Il est recommandé de : Désactiver temporairement l'antivirus Décompresser les fichiers avant de les exécuter Mettre en ligne par défaut l'imprimante "pdf sage" (résoud les éventuels problèmes d'affichage de l'application)
POUR INSTALLER SAGE GESTION COMMERCIALE S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Télécharger la dernière version de Sage Gestion commerciale L'ouvrir avec un <double clic> si c'est un fichier .rar ou .zip éventuellement, décompresser les fichiers dans un dossier temporaire Lancer chacun des exécutables par un <double clic> (fichier .exe : setup.exe, Sagedirect.exe…) Suivre les instructions L’installation est automatique
22
Comme toute application Windows, il suffit d'utiliser l'icône de l'application. MENU DÉMARRER BARRE DES TACHES SAGE
ILL ON
AFFICHER LE BUREAU
<DOUBLE CLIC> SUR L'ICÔNE OU LA BARRE DES TÂCHES
SAGE GESTION
Pour sortir de sage Gestion :
NT
<CLIC G> SUR L'ICONE
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LA CASE DE
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR
(en haut, à gauche du ruban) FERMER (en bas)
HA
FERMETURE
Lancer sage Gestion commerciale Quitter sage Gestion commerciale Lancer sage Gestion commerciale
EC
MENU FICHIER
MENU FICHIER QUITTER
II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE
23
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.
ILL ON
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET CLIQUER SUR LE LIEN OU SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
https://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip tout en minuscules <ENTRÉE> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR
SI WINDOWS BLOQUE LE PROGRAMME OU L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
NT
INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : EXERCICES)
:
HA
POUR VALIDER
EC
Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés (à priori "DOCUMENTS\SAGE_GESTCOM ") Toutes les impressions des exercices sont faites en pdf mais vous pouvez aussi, si vous disposez d'une imprimante, les imprimer sur papier.
ILL ON
NT
HA
EC
24
III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE
25
VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :
ILL ON
Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de sa part. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
EC
HA
NT
La gestion commerciale est organisée autour d'un fichier principal qu'il faut ouvrir ou créer après avoir lancé l'application "SAGE GESTION COMMERCIALE " pour que les modules et menus deviennent actifs.
26 MENU FICHIER COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
ILL ON
SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE POUR VALIDER
Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre
NT
Ouvrir le fichier ios.gcm
HA
Elle affiche en fond la fenêtre "SAGE" active.
MENU GESTCOM
RUBAN
BARRE DE TITRE MENU SAGE
EC
VOLET GAUCHE
BARRE D'ÉTAT
III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE
27
Reconnaître sur votre écran les différentes composantes représentées ci-dessus
1 BARRE DE TITRE
BARRE VERTICALE (volet gauche) BARRE D'ÉTAT
ILL ON
BARRE DE TITRE MENU SAGE MENU GESTION COMMERCIALE
La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows et affiche le nom de l'application et du fichier de gestion commerciale.
Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche
2 MENU SAGE
Il propose différents écrans permettant d'accéder à des informations complémentaires. L'accueil permet notamment de lancer le module désiré.
NT
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR UN MENU POUR AFFICHER L'ÉCRAN
HA
Afficher l'un après l'autre chacun des menus
Il est possible de rassembler les éléments du menu les plus utilisés dans l'onglet MENU FENÊTRE COMMANDE
EC
3 MENU GESTION COMMERCIALE
Une fois le fichier ouvert, les différentes commandes gérant la gestion commerciale s'affichent.
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LE MENU POUR LE DÉROULER
<ALT> + LETTRE SOULIGNÉE DU MENU
28 Tester les différents menus avec la souris puis le clavier
4 BARRE VERTICALE
MENU FENÊTRE COCHER
Afficher la barre verticale
5 BARRE D'ÉTAT
ILL ON
La barre verticale affiche un regroupement plus synthétique des commandes que le menu. Pour l'afficher.
La barre d'état donne des informations sur le fichier, la monnaie, la date, etc.
NT
Elle affiche les informations liées à la commande Sage en cours.
Il est recommandé d'utiliser les fenêtres une par une, d'ouvrir celle dont on a besoin puis de la fermer lorsqu'elle est inutile, plutôt que de gérer de multiples fenêtres à l'écran BARRE DE TITRE
HA
CASE DE REDUCTION CASE D'AGRANDISSEMENT
BARRE D'OUTILS
EC
FILTRE DES ÉLÉMENTS
CASE DE FERMETURE D'ACTUALIT LISTE DES ÉLÉMENTS
III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE
29
1 DISPOSITION DES FENÊTRES
case de RÉDUCTION case D'AGRANDISSEMENT case de RESTAURATION case de FERMETURE
réduit la fenêtre en icône
agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre
<CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT
NT
<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION
ILL ON
Les fenêtres ont trois états possibles : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée Les différentes cases en haut et à droite des fenêtres permettent d'afficher ces états :
HA
<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION
<CLIC G> CASE DE FERMETURE
<CLIC G> CASE RESTAURATION
<CLIC G> SUR DE L'ICÔNE EN BAS ET À GAUCHE DE L'ÉCRAN
Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre
2 MANIPULATION DES FENÊTRES
EC
La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
BOUTON GAUCHE
POINTER sur LA BARRE DE TITRE : FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA POSITION
BOUTON GAUCHE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE
formes
ou
du pointeur
FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA TAILLE
30 le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées
3 MENU CONTEXTUEL
ILL ON
Modifier la position et la taille de la fenêtre de la liste des clients Restaurez sa taille et position antérieure
Comme dans toutes les applications sous Windows, il s'affiche avec un clic droit
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER SON MENU CONTEXTUEL
NT
Sélectionner un client Afficher son menu contextuel
4 PERSONNALISATION DES FENÊTRES
HA
La présentation des données dans les fenêtres peut être personnalisée, les colonnes de données, leur largeur, leur ordre…
BOUTON DROIT
<CLIC D> DANS LA FENÊTRE <CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER LE LIBELLÉ DE COLONNE
EC
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE
BOUTON GAUCHE
31
BOUTON GAUCHE POINTER sur LE CÔTÉ DROIT DE LA TÊTE DE COLONNE forme du pointeur FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA COLONNE
ILL ON
POINTER sur LA TÊTE DE COLONNE : FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE
Afficher comme ci-après la liste des clients
Le système permet d'annuler certaines actions (mais pas les actions de suppression)
MENU ÉDITION
EC
HA
<CTRL> Z
NT
<CLIC G> SUR
ILL ON
NT
HA
EC
IV –L'ORGANISATION
33
L'organisation est liée à la structure juridique.
ILL ON
À l'installation du logiciel, un dossier "sage/ i gestion commerciale " est créé : L'un dans les documents personnels ex : C:\Users\xxxxx\Documents\Sage (il contient un fichier .RGC qui est un raccourci vers le fichier de données dont vous pouvez mettre une copie sur le bureau pour accéder directement à votre fichier) L'autre dans les documents publics : C:\Users\Public\Documents\Sage (il contient des fichier de données exemple .MAE et .GCM)
1 OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL
Le fichier contenant la gestion commerciale est ouvert à partir de l'application même. MENU FICHIER COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
NT
SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE POUR VALIDER
Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre
2 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIAL
HA
Pour une nouvelle structure, il est nécessaire d'associer un fichier comptable (commun aux différents logiciels). MENU FICHIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
EC
<CLIC G> SUR
DÉSIGNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
34 <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR (nous allons ici le créer de toutes pièces) <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
ILL ON
SÉLECTIONNER LE DOSSIER ET NOMMER LE FICHIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
3 EXERCICE
NT
Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm
Ces informations, issues du fichier comptable, peuvent être modifiées directement (dans ce même fichier).
1 IDENTIFICATION
HA
Figurent ici les éléments tels que nom, adresse, identifiants administration…
<CLIC G> POUR AFFICHER LES
EC
INFORMATIONS LIÉES
<CLIC G> POUR
MODIFIER LA LARGEUR
IV –L'ORGANISATION
35 MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR POUR VALIDER
ILL ON
RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS
C'est aussi cette fenêtre qui donne accès à la monnaie du compte.
IDENTIFICATION ONGLET CHOISIR "EURO"
HA
NT
POUR VALIDER
EC
Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie comme ci-avant
2 CONTACTS
Les différents contacts de la société sont affichés ici. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
- la liste des contacts s'affiche
<CLIC G> SUR
POUR CRÉER UN NOUVEAU CONTACT
POUR VALIDER
ILL ON
36
Le volet "contact" est un volet spécifique de la fenêtre "identification" <FAIRE GLISSER> POUR
NT
MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES
Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-avant
3 COMPTES GÉNÉRAUX
HA
Les comptes sont préparamétrés mais il est prudent de vérifier ce paramétrage. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
EC
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la structure de la codification, reprise de la comptabilité, s'affiche ici POUR VALIDER
Il faut cliquer sur
après toute modification
IV –L'ORGANISATION
39
2 JOURNAUX Les journaux vont regrouper les écritures par nature. On distingue les journaux d'achat, de ventes, de trésorerie, des immobilisations, de paie, des od… MENU STRUCTURE
<CLIC G> SUR La liste des journaux s'affiche
ILL ON
<CLIC G> SUR
NT
Pour afficher un journal, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur
TYPE DE JOURNAL
HA
DÉTERMINÉ À LA CRÉATION
CRÉE UN NOUVEAU JOURNAL
Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations
EC
3 BANQUES
C'est ici la liste des banques et les comptes bancaires associés.
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
MENU STRUCTURE
40 Afficher la banque ci-avant
NT
ILL ON
Pour afficher la banque, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur
Pour afficher le compte bancaire associé, il suffit de sélectionner l'onglet
EC
HA
faire un double-clic sur le compte ou un <clic g> sur
Afficher le compte associé
et de
IV –L'ORGANISATION
41
4 TAUX DE TAXE Les taux de taxe (Tva) et les comptes associés sont préparamétrés dans le logiciel ; néanmoins, les taux existants peuvent évoluer ou de nouveaux taux voir le jour. MENU STRUCTURE
ILL ON
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la fenêtre des taux de taxe s'affiche
<DOUBLE CLIC> SUR LA LIGNE POUR L'AFFICHER
<CLIC G> POUR MODIFIER
EC
HA
NT
LA SÉLECTION
DOIT ÊTRE COHÉRENT AVEC LE PARAMÉTRAGE DE LA TVA
Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20%
42
5 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT Les modèles créés et modes de règlement associés en comptabilité sont disponibles dans la gestion commerciale où ils peuvent être enrichis. MENU STRUCTURE
ILL ON
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la fenêtre des modèles de règlement s'affiche
NT
Afficher les modèles de règlement existants
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
HA
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS
EC
POUR VALIDER
50
ILL ON
Renseigner les nomenclatures suivantes :
La comptabilité d'une entreprise doit être à l'abri de toute intrusion. Pour ce faire, seuls les utilisateurs répertoriés y ont accès. L'administrateur possède, lui, la totalité des droits.
1 MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR
Si cela n'a pas été fait à l'installation, le mot de passe administrateur doit être personnalisé. MENU FICHIER CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR <CLIC G> SUR
NT
<CLIC G> SUR la fenêtre de modification s'affiche
SAISIR ANCIEN ET NOUVEAU MOTS DE PASSE
EC
HA
POUR VALIDER
Pour qu'un mot de passe soit efficace, il doit comprendre au minimum 8 caractères avec au moins une majuscule et un chiffre
Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter)
IV –L'ORGANISATION
51
2 CREÉR UN UTILISATEUR L'administrateur doit créer les utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR la fenêtre de saisie s'affiche SAISIR LES INFORMATIONS POUR VALIDER
ILL ON
CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
Créer un utilisateur comme ci-dessous
HA
NT
La liste des utilisateurs se met à jour.
3 GÉRER LES AUTORISATIONS
Un utilisateur a des droits limités. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour tenir compte du travail effectif de cet utilisateur (ex : saisie des achats, saisie des ventes, paie…). MENU FICHIER
EC
CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR AFFICHER L'UTILISATEUR À PARAMÉTRER <CLIC G> SUR L'ONGLET les informations d'autorisation s'affichent DÉVELOPPER LA BRANCHE À MODIFIER SÉLECTIONNER L'ÉLÉMENT À PARAMÉTRER (précédé d'un verrou) <CLIC G> SUR OU POUR MODIFIER LES AUTORISATIONS IDEM POUR CHAQUE ÉLÉMENT À MODIFIER POUR VALIDER
52 L'opération doit être effectuée élément par élément et est donc assez longue
ILL ON
ÉTAT ACTUEL DE L'ÉLÉMENT
1- SÉLECTIONNER <CLIC G> sur pourL'développer ÉLÉMENT <CLIC G> sur pour réduire élément verrouillé : élément autorisé : élément accessible élément non accessible
2- MODIFIER LE
VERROUILLAGE
pour l'autoriser
pour le verrouiller pour le verrouiller pour l'autoriser
EC
HA
NT
Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"
V – LA COMMANDE FOURNISSEUR
53
ILL ON
Il existe de nombreux documents permettant de suivre l'évolution de la commande dans le temps, depuis le fournisseur jusqu'à la prise en compte dans les stocks de l'entreprise. Selon la taille de l'entreprise, tout ou seulement les plus indispensables seront suivis.
La modification de ce paramétrage peut s'effectuer en ouvrant paramètres société
de
NT
La commande est matérialisée par un bon de commande. VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
HA
SÉLECTIONNER
POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)
<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards. BON DE COMMANDE AFFICHÉ
EC
<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE
(ÉVENTUELLEMENT)
<CLIC G> SUR
La ligne s'affiche dans le volet principal SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
des
54
VOLET HAUT
(infos générales) ENREGISTREMENT DE LA LIGNE DE SAISIE
ILL ON
LIGNE DE SAISIE
EC
HA
NT
Saisir les commandes fournisseurs suivantes :
V – LA COMMANDE FOURNISSEUR
55
Le bon de commande peut passer successivement de l'état "saisi" à "confirmé" puis "envoyé".
ILL ON
Afficher le fournisseur selon vos souhaits : "numéro", "abrégé", "code postal"
LA TOUCHE <TAB> PERMET DE PASSER D'UNE ZONE À L'AUTRE
<ENTRÉE> OU <CLIC G> SUR
VALIDE LA LIGNE
La réception des marchandises commandées au fournisseur peut être rapidement validée si elle est conforme à la susdite commande. Il faut alors afficher le bon de commande VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
NT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
POUR AFFICHER LES BONS DE COMMANDE OUVRIR LE BON DE COMMANDE DÉSIRÉ
Puis transformer ce bon de commande en bon de livraison BON DE COMMANDE AFFICHÉ
HA
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER
EC
POUR VALIDER
SÉLECTIONNER
Réceptionner la première commande "FBC00001" et "FBC00002" aux dates prévues avec le même numéro de bon de livraison
56 Il est aussi possible de réceptionner globalement les commandes d'un ou plusieurs fournisseurs
<CLIC G> SUR SAISIR LES INFORMATIONS POUR VALIDER
ILL ON
VOLET GAUCHE
HA
NT
DÉFINIR
En cas de réception partielle, il existe plusieurs solutions : Réceptionner la totalité puis modifier le bon de livraison Utiliser la procédure de création d'un nouveau bon de livraison.
1 MODIFIER LE BON DE LIVRAISON
EC
Bon de réception ouvert, il faut modifier la ligne incorrecte.
AFFICHER LE BON DE LIVRAISON SÉLECTIONNER LA LIGNE À MODIFIER MODIFIER LA LIGNE
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
VI – LA COMMANDE CLIENT
63
ILL ON
Le processus peut commencer à n'importe quel endroit de la chaine. Cependant, la commande d'un client est le plus souvent précédée d'un devis. Si celui-ci est accepté par le client, il va être suivi de la livraison puis de la facturation.
La modification de ce paramétrage s'effectue dans paramètres société en ouvrant de "documents"
C'est la première étape. Ce document, une fois accepté, sera validé en bon de commande, bon de livraison puis facture, avec ou sans modifications.
<CLIC G> SUR
NT
VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER
HA
POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES
VOLET HAUT
(infos générales)
EC
LIGNE DE SAISIE
LIGNES DE SAISIE ENREGISTRÉES
ENREGISTREMENT DE LA LIGNE DE SAISIE
64 La saisie des informations obéit aux règles standards. DEVIS AFFICHÉ
<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE
(ÉVENTUELLEMENT)
<CLIC G> SUR
ILL ON
La ligne s'affiche dans le volet principal
SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
EC
HA
NT
Saisir les devis suivants
VII – LE STOCK
69
ILL ON
Le stock va indiquer le nombre d'articles disponibles en faisant la différence, à une date donnée, entre ce qui est rentré et ce qui est sorti. Des mouvements de stock peuvent être enregistrés indépendamment des chaînes "fournisseurs" ou "clients", ne serait que pour l'inventaire ou des mises à niveau ponctuelles. Ces mouvements doivent être cependant comptablement justifiés
Les entrées correspondent normalement à des documents fournisseurs (commande, réception, facture…). Néanmoins, les documents de stocks permettent de gérer des entrées indépendamment de l'activité "fournisseurs". VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER
POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)
NT
<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards. MOUVEMENT D'ENTRÉE AFFICHÉ
<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR
(ÉVENTUELLEMENT)
HA
La ligne s'affiche dans le volet principal
SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…
EC
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
70
cond unité unité unité
PU 20 15 15
Qté 2 2 3
ILL ON
Saisir les entrées de stock suivantes : Date Dépot Référence 28-juin dépôt principal ENT18 ref Désignation BR400 Blue ray 400 Go à l'unité BR100 Blue ray 100 Go à l'unité SOLOGITECH Souris Logitech
Comme pour les entrées, des sorties peuvent être saisies indépendamment de la chaîne client. VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER
POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)
NT
<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards. MOUVEMENT DE SORTIE AFFICHÉ
<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR
(ÉVENTUELLEMENT)
HA
La ligne s'affiche dans le volet principal
SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…
EC
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
VII – LE STOCK
71
cond unité unité unité
Qté 1 1 1
ILL ON
Saisir les sorties de stock suivantes : Date Dépot Référence 28-juin dépôt principal SORT18 ref Désignation IMPJEHP Imprimante jet encre Hp LOWINN10 Windows 10 LOEXCEL Excel 2016
Si l'article commandé n'est pas disponible, une fenêtre d'alerte s'affiche lors de la saisie de la commande ou de sa transformation. BON DE COMMANDE AFFICHÉ
SAISIR UNE QUANTITÉ SUPÉRIEURE À LA QUANTITÉ DISPONIBLE UNE FENÊTRE D'INDISPONIBILITÉ PROPOSE DE COMMANDER LA MARCHANDISE MANQUANTE
<CLIC G> SUR
NT
POUR VALIDER
COMMANDÉ : 25
EC
HA
DISPONIBLE : 20
GÉNÈRE LE DOCUMENT D'APPROVISIONNEMENT
72
ILL ON
Saisir la commande suivante et générer le document d'achat si nécessaire" : Fournisseur Date Date Liv. Commercial 41pieces 28-juin 03 juillet Roubert ref Désignation Qté CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 25
C'est ici une notion comptable liée le plus souvent à l'inventaire. Elle correspond à une perte de valeur du stock d'un article (perte, bris, détérioration…). VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER
POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)
<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards.
<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR
NT
DOCUMENT DE DÉPRÉCIATION AFFICHÉ
(ÉVENTUELLEMENT)
La ligne s'affiche dans le volet principal
HA
SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…
EC
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
VII – LE STOCK
79
Il va consister à comparer les stocks physiques aux stocks enregistrés et à régulariser éventuellement ces derniers. Cette procédure s'effectue au moins une fois dans l'année à l'époque du bilan. MENU TRAITEMENT
ILL ON
VOLET GAUCHE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
PARAMÉTRER LA FENÊTRE
POUR VALIDER SÉLECTIONNER LA LIGNE À MODIFIER DANS LA FENÊTRE DU HAUT, SAISIR LA NOUVELLE QUANTITÉ
<CLIC G> SUR
EFFECTUER TOUTES LES MODIFICATIONS
<CLIC G> SUR
NT
Modifier la quantité des écran 24" de 10 à 9
ENREGISTRER LES
EC
HA
MODIFICATIONS
VALIDE LA LIGNE
ILL ON
NT
HA
EC
VIII – LES RÉGLEMENTS CLIENTS
81
ILL ON
Les règlements des clients doivent être enregistrés dans la gestion commerciale, notamment pour que les commissions des représentants soient calculées.
Il faut avant tout paramétrer les types de règlement et leurs caractéristiques. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
(VOLET GAUCHE)
RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS
<CLIC G> SUR
HA
NT
POUR VALIDER
EC
Paramétrer les règlements tiers "chéque" et "virement" avec la banque "BQ2" Créer le règlement "CB" avec les caractéristiques : Cb - Carte bancaire - 48 - BQ2 - BQ2 puis fermer
82
Il faut enregistrer les règlements des clients et les imputer à la facture correspondante. MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR AFFICHER LE CLIENT
<CLIC G> SUR Puis imputer le ou les règlements.
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA FACTURE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
ILL ON
<CLIC G> SUR
EC
HA
NT
Régler la facture "Fa000002" de "41PC0000" de "5700,16 €" par chèque à la date du jour
IX – LES REPRÉSENTANTS
83
Si les représentants sont réglés par commission sur leur résultat, il est intéressant de créer un barème basé sur la marge ou le chiffre d'affaires et éventuellement calculé par tranche.
ILL ON
Le type de barème le plus commun définit des tranches de chiffre d'affaires. MENU STRUCTURE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
NOMMER LE BARÈME INDIQUER SES CARACTÉRISTIQUES (MODE DE CALCUL PAR TRANCHE) INDIQUER LES TRANCHES PAR
ASSOCIER LES REPRÉSENTANTS PAR
HA
NT
POUR VALIDER
MODE DE CALCUL
EC
PAR TRANCHES
BARÈME VALABLE POUR LES REPRÉSENTANTS
84 Il est possible de créer plusieurs barèmes et de les affecter aux représentants désirés
ILL ON
Créer le barème des représentants suivant : barème base - par tranche - sur Ca de 0 à 500 10% - de 501 à 1000 8% de 1001 à 5000 6% - de 5001 à 10000 4% Affecter les 2 représentants "Roubert" et "Petit" à ce barème
Il faut aussi mais dans l'autre sens affecter le barème aux représentants. MENU STRUCTURE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR (DANS LE VOLET DE GAUCHE) <DOUBLE CLIC> SUR LE REPRÉSENTANT POUR L'AFFICHER <CLIC G> SUR L'ONGLET <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE BARÈME
NT
POUR VALIDER
HA
POUR VALIDER
EC
Affecter le barème "barème de base" aux représentants "Joubert" et "Petit"
X – L'INTERROGATION DES COMPTES
87
La gestion des comptes permet d'interroger les comptes fournisseurs, clients ou articles.
ILL ON
L'interrogation permet d'afficher le détail des articles commandés, les enregistrements comptables de factures et règlements ou les statistiques mensuelles. VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<DOUBLE CLIC> SUR UN FOURNISSEUR <CLIC G> SUR UN DES ÉLÉMENTS DU VOLET GAUCHE <CLIC G> SUR
permet de filtrer la sélection
NT
, un double clic sur un article affiche le détail de la commande
HA
Dans l'affichage
AFFICHAGE
EC
"COMMERCIALE"
Afficher le détail commercial du compte "Techdat"
88
Idem pour les clients. VOLET GAUCHE
MENU TRAITEMENT
ILL ON
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<DOUBLE CLIC> SUR UN CLIENT <CLIC G> SUR UN DES ÉLÉMENTS DU VOLET GAUCHE <CLIC G> SUR
permet de filtrer la sélection
AFFICHAGE
HA
"COMPTABLE"
, un double clic sur un article affiche le détail de la commande
NT
Dans l'affichage
EC
Afficher le détail comptable du compte "Britta"
XI – LES ÉDITIONS
91
La gestion des éditions s'effectue dans un menu dédié. Ces éditions vont permettre de suivre l'activité commerciale et sa rentabilité de manière détaillée.
1 MOUVEMENTS
ILL ON
Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les fournisseurs. Sont édités ici les mouvements fournisseurs MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les mouvements fournisseurs de l'année
92
2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques fournisseurs par article ou par famille. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille
XI – LES ÉDITIONS
93
3 ANALYSE Sont édités ici les chiffres d'affaires ou une comparaison de périodes par fournisseur. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR CHIFFRE D'AFFAIRES OU COMPARAISON DE CHIFFRE D'AFFAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf les chiffre d'affaires de l'année par fournisseur
94
Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les clients.
1 MOUVEMENTS
MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
Sont imprimés ici les mouvements clients.
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année
XI – LES ÉDITIONS
95
2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques clients par article ou par famille. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille
96
3 ANALYSE Sont édités ici la rentabilité, les risques ou une comparaison de périodes par clients. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR CHIFFRE D'AFFAIRES OU COMPARAISON DE CHIFFRE D'AFFAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf la rentabilité de l'année par fournisseur
XI – LES ÉDITIONS
97
Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les articles.
1 MOUVEMENTS
MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
ILL ON
Sont imprimés ici les mouvements de stock.
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année
98
2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques par article ou par famille. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf tous les statistiques de l'année par famille d'article
XI – LES ÉDITIONS
99
3 INVENTAIRE Sont édités ici les états d'inventaire indispensables pour joindre au bilan en fin d'année. MENU ÉTAT
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER POUR VALIDER
(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR
ILL ON
CHOISIR ÉTAT PRÉPARATOIRE OU LIVRE D'INVENTAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
(SI PDF)
EC
HA
NT
Imprimer en pdf le livre d'inventaire
ILL ON
NT
HA
EC
100
XII – LES OUTILS ET LA MAINTENANCE
101
ILL ON
En matière d'informatique, il faut toujours prendre des précautions quant à la pérennité des données. Ici, cela va consister à faire des copies du fichier de données et à vérifier la disponibilité et l'intégrité de ces données
En cas de fermeture inopinée du logiciel ou de "plantage" de l'ordinateur, le fichier est considéré comme étant en cours d'utilisation. Il faut le libérer avant de pouvoir l'ouvrir de nouveau. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
La nouvelle fenêtre de maintenance propose les outils adéquats.
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
NT
SÉLECTIONNER LE FICHIER
si le fichier est occupé, le logiciel propose de le libérer ACCEPTER POUR VÉRIFIER L'INTÉGRITÉ DES DONNÉES
MENU MAINTENANCE
<CLIC G> SUR
HA
POUR QUITTER LA MAINTENANCE, CES OPÉRATION EFFECTUÉES
<CLIC G> SUR
MENU FICHIER POUR REVENIR À LA GESTION
EC
Vérifier l'intégrité de vos fichiers de données
102
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Pour sauvegarder les données, il suffit de faire une copie du fichier les contenant. Ce fichier est par défaut situé dans le dossier C:\Users\Public\Documents\Sage\iGestion commerciale sauf si spécifié autrement.
OUVRIR L'EXPLORATEUR OU LE POSTE DE TRAVAIL AFFICHER LE CONTENU DU DOSSIER CONTENANT LES FICHIER DE DONNÉES : GESTION COMMERCIALE (.GCM) ET COMPTABILITÉ (.MAE) COPIER CES FICHIERS SUR UN DOSSIER DE SAUVEGARDE SUR UN AUTRE DISQUE, UN DISQUE EXTERNE, UNE CLÉ USB, UN CD/DVD ROM…
EC
HA
NT
Faire une copie de sauvegarde de votre fichier de données
XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE
103
C'est le fichier qui correspond aux exercices de gestion de l'affichage et des fenêtres.
ILL ON
Ouvrir le fichier ios.gcm Reconnaître sur votre écran les différentes composantes Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche Afficher l'un après l'autre chacun des menus Tester les différents menus avec la souris puis le clavier Afficher la barre verticale Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre Sélectionner un client Afficher son menu contextuel
C'est le fichier qui correspond aux exercices du cours.
NT
Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-après
HA
Modifier la codification des comptes de tiers comme ci- après et vérifier l'existence des modes de règlement "virement" et "chèques"
EC
Ajouter les transporteurs "Tnt" et "France Express" avec des modes de calcul forfaitaires et des frais de transport affectés à "ZPORT" Afficher le plan comptable Afficher le compte 4010000 et visualiser les différentes informations Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations Afficher la banque "caisse d'épargne" et le compte associé Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20% Afficher les modèles de règlement existants Vérifier les modes de règlement chèque et virement Créer les collaborateurs suivants : - Petit Noel commercial Directeur 3005 Le vautreux 50420 Tessy sur vire France 0654128796 petit.noel@i&i.com Vendeur Contrôleur - Thomas Florence Comptabilité fournisseur 3220 13 rue Clemenceau 75012 Paris France 0689874512 thomas.florence@i&i.com Acheteur Chargé de recouvrement - Roubert Frédérique comptabilité Clients 6098 166 rue de la baule 14440 Douvres la délivrande France 0621458432 roubert.frederique@i&i.com Vendeur Chargé recouvrement - Bernard François Comptable Directeur 122 quai vendeuvre 14000 Caen France 0612145784 bernard.francois@i&i.com Resp. financier
104 Vérifier l'existence des fournisseurs suivants : Intitulé PHOTOCOPIES EDF LAPOSTE ORANGE SCI TECHDAT RESEAUX
Abrégé COPY EDF LAPOSTE ORANGE SCI TECHDAT TELEC
Interlocuteur Mr Dupont Thierry Mme Ampére Lucile Mr JEASON Paul Mr DERBAGI Antonio Mr LATOUR Jules Mme LAFFARGUE Juliette Mr REVERSE Louise
Adresse 41 avenue cote de nacre 25 avenue du Gal de Gaulle 18 rue notre-dame BP 578 25 rue Eiffel Le bois aux oiseaux 10 rue Pasteur
CP Ville Pays 14000 CAEN FRANCE 14000 CAEN FRANCE 14000 CAEN FRANCE 75924 PARIS CEDEX 19FRANCE 75017 PARIS FRANCE 92500 RUEIL MALMAISON FRANCE 14000 CAEN FRANCE
ILL ON
Numéro 40COPY00 40EDF000 40LAPOST 40ORANGE 40SCI000 40TECHDA 40TELEC0
NT
Créer le fournisseur suivant avec les infos : Contact : Lemasurier Philippe 0145568412 0652154215 Lemazurier.philippe@infopiece.com Acheteur : Thomas Laurence remise 15% - Banque : Credit Agricole 16606 24213 09104409900 64 - Paramètres règlement selon modèle "fournisseur"
Vérifier l'existence des clients suivants : Abrégé Interlocuteur BRITTA Mr FERLIN Jacques IDA Mr DESJOUET Alain PIECES Mme LESIEUR Alaine
HA
Numéro Intitulé 41BRITTA BRITTARNA 41IDA000 IDASOFT 41PIECES PIECES
Adresse 141 rue du 6 juin 12 rue du canon 18 rue Aumale
CP Ville 14000 CAEN 50000 SAINT LO 61000 ALENCON
EC
Créer le client suivant avec les infos : Paramètres règlement selon modèle "client"
Pays FRANCE FRANCE FRANCE
XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE
105
EC
HA
NT
ILL ON
Créer les familles d'articles en "FIFO" : ORD : ordinateurs (centralisateur des familles suivantes) UC : unités centrales EC : écrans (total) – EC17 (17") – EC21 (21") – EC24 (24") SO : souris CL : claviers IMP : imprimantes (total) – IMPJE (jet encre) – IMPLA (laser) LO : logiciels BR : BlueRay BUND : Bundle PS : prestations de service FRS : frais de déplacement Supprimer éventuellement les autres familles (sauf ZDIVERS) Modifier le conditionnement de "carton" à "pack" de 5, 10 et 50 Créer les articles suivants :
106 Créer les articles suivants
ILL ON
Renseigner les nomenclatures suivantes :
Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter) Créer un utilisateur comme ci-dessous
EC
HA
NT
Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"
XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE
107
HA
NT
ILL ON
Saisir les commandes fournisseurs suivantes :
EC
Réceptionner la première commande "FBC00001" et "FBC00002" aux dates prévues avec le même numéro de bon de livraison Modifier la 1ère commande "FBC00001" avec une quantité de "5" pour les articles "blueray 50" et "blueray 25" Réceptionner manuellement la 3éme commande "FBC00003" à la date prévue avec le même numéro de bon de livraison Associer les bons de livraison précédents à des factures Associer les familles d'articles physiques (sauf BR) aux comptes suivants :
108
EC
HA
NT
Comptabiliser les factures Saisir les devis suivants
ILL ON
Associer la famille "FRS" au compte "7080", la famille "PS" au compte "7060" et la famille "ZDIVERS" au compte "7580" Associer chacun des articles de la famile "BR" aux comptes généraux adéquats comme ci-dessous
Accepter les 3 premiers devis tels quels puis le dernier en modifiant le prix des claviers à 40 € et leur quantité à 8 Transformer les devis en bons de commande : les 3 premiers avec le menu contextuel et le dernier avec le bouton "transformer"
XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE
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HA
NT
ILL ON
Créer les bons de livraison des deux premiers devis au 22 juin et 26 juin et des deux derniers devis au 28 juin Créer les factures à partir des bons de livraison précédents à la date des 22, 26, 29 et 29 juin Comptabiliser les factures à leurs dates de création Saisir les entrées de stock suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal ENT18 ref Désignation cond PU Qté BR400 Blue ray 400 Go à l'unité unité 20 2 BR100 Blue ray 100 Go à l'unité unité 15 2 SOLOGITECH Souris Logitech unité 15 3 Saisir les sorties de stock suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal SORT18 ref Désignation cond Qté IMPJEHP Imprimante jet encre Hp unité 1 LOWINN10 Windows 10 unité 1 LOEXCEL Excel 2016 unité 1 Saisir la commande suivante et générer le document d'achat si nécessaire" : Fournisseur Date Date Liv. Commercial 41pieces 28-juin 03 juillet Roubert ref Désignation Qté CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 25 Saisir les dépréciations suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal DEPREC18 ref Désignation SOMICROSOFT Souris Microsoft SOGENIUS Souris Genius Renseigner un stock minimum de 5 et un stock maximum de 100 pour les articles de la famille "claviers" Paramétrer le délai de de livraison de "infopieces" à 3 jours Rattacher les produits suivants au fournisseur "infopieces" ref lib PA CLAGENIUS Clavier Genius 28,6 CLALOGITECH Clavier Logitech 35,7 CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 32,1
EC
A l'aide du paramétrage du colonnage et du menu contextuel et disposer les colonnes de l'interrogation du stock article comme ci-après
, afficher
Imprimer l'état des mouvements de stock de l'année Modifier la quantité des écran 24" en stock de 10 à 9 Paramétrer les règlements tiers "chèque" et "virement" avec la banque "BQ2" Créer le règlement "CB" avec les caractéristiques : Cb - Carte bancaire - 48 - BQ2 - BQ2 puis fermer Régler la facture "Fa000002" de "41PC0000" de "5700,16 €" par chèque à la date du jour
110
EC
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Créer le barème des représentants suivant : barème base - par tranche - sur Ca de 0 à 500 10% - de 501 à 1000 8% - de 1001 à 5000 6% - de 5001 à 10000 4% Affecter les 2 représentants "Roubert" et "Petit" à ce barème Affecter le barème "barème de base" aux représentants "Joubert" et "Petit" Régler au 30 juillet toutes les factures client restantes et imprimer en pdf les commissions des représentants sans détail Afficher le détail commercial du compte "Techdat" Afficher le détail comptable du compte "Britta" Afficher les stocks de l'article "LOWIN10" Imprimer le détail commercial de l'article "LOWIN10" Imprimer en pdf tous les mouvements fournisseurs de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille Imprimer en pdf les chiffre d'affaires de l'année par fournisseur Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille Imprimer en pdf la rentabilité de l'année par fournisseur Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques de l'année par famille d'article Imprimer en pdf le livre d'inventaire Vérifier l'intégrité de vos fichiers de données Faire une copie de sauvegarde de votre fichier de données
ILL ON
Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de
Sage pour l'éditeur Sage ™, Paie & rh pour Sage ™ Paie & RH I7 V9 ®,
NT
Compta I7 pour Sage ™ Comptabilité & Facturation I7 ®, Gestion
commerciale pour Sage ™ gestion commerciale I7 ®, Windows pour Microsoft ™ Windows 10 ®.
Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites
EC
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avec l'aimable autorisation des éditeurs Sage™ et de Microsoft ™
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.
112 Dépôt légal 3éme Trim 2018 ISBN 978-2-916950-54-9
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Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Les fichiers d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.
Existent aussi
NT
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Joomla 3, faire un site Web
Windows 10, 1er niveau utilisation, 2èm niveau configuration
HA
Word 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau document long,2ème niveau Publipostage Excel 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Access 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau programmation Outlook 2016, Powerpoint 2016, Outlook 2016 Maintenance micro
EC
Réseaux …
Versions Office 2013 et Office 2010 disponibles Sage i7 Paie & Rh V9
Sage i7 Comptabilité V8.x
129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/
